Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR101728
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR101728/1
Regeling vervallen per 06-11-2014
Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Geldend van 01-01-2006 t/m 05-11-2014
Intitulé
Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaatsDe raad van de gemeente Haarlemmerliede en Spaarnwoude;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van
gelet op artikel 30 van de Archiefwet 1995;
BESLUIT I:
vast te stellen de verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, inhoudende:
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
Artikel 1
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
- a)
de wet: de Archiefwet 1995;
- b)
gemeentelijke organen: de overheidsorganen bedoeld in artikel 1 onder b van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;
- c)
de archiefbewaarplaats: de door de gemeenteraad overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
- d)
de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;
- e)
beheerder: degene die ingevolge artikel 4 van deze verordening is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, welke bescheiden nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;
- f)
informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
Hoofdstuk II De aanwijzing van de archiefbewaarplaats
Artikel 2
De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt
- a:
bij het Noord-Hollands Archief, Jansstraat 40-42 te Haarlem
- b:
bij de bewaarplaats van het voormalig Rijksarchief in Noord-Holland,Kleine Houtweg 18 te Haarlem.
Hoofdstuk III De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden
Artikel 3
Burgemeester en wethouders bestuur dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Artikel 4
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder.
Artikel 5
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Artikel 6
-
1. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
-
2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden, bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Artikel 7
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Artikel 8
Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden van de gemeentelijke organen voorschriften vast.
Artikel 9
Burgemeester en wethouders doen tenminste éénmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer en het toezicht, bedoeld in de artikelen 15 en 21.
Hoofdstuk IV Het beheer van de archiefbewaarplaats
Artikel 10
Onder de bevelen van burgemeester en wethouders is de archivaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Artikel 11
De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Artikel 12
Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Artikel 13
Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Artikel 14
De kosten voor het in het voorgaande lid beschrevene worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door het bestuur van het Noord-Hollands Archief vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de bezoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.
Artikel 15
De archivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit aan burgemeester en wethouders over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk V Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Artikel 16
De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
Artikel 17
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32 tweede lid van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
Artikel 18
-
1. De beheerder verstrekt aan de archivaris, of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden, alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
-
2. De archivaris en degenen, die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan,hebben, met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.
Artikel 19
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Artikel 20
De beheerder doet aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:
- a)
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
- b)
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
- c)
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
- d)
voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
Artikel 21
De archivaris doet eenmaal per twee jaar aan burgemeesters en wethouders verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.
Hoofdstuk VI Slotbepalingen
Artikel 22
Deze verordening treedt op 1 januari 2006 in werking.
Artikel 23
Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening 2006.
Ondertekening
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl