Gedragscode ambtenaren

1. Algemene bepalingen

• 1.1.

  Onder ambtenaar wordt verstaan: een persoon in dienst van of gedetacheerd bij dan wel ingeleend door de gemeente Heemstede.

• 1.2.

  Onder het college wordt verstaan: het college van burgemeester en wethouders.

• 1.3.

  Onder bestuurder(s) wordt verstaan: raadsleden en leden van het college.

• 1.4.

  Deze gedragscode geldt voor de ambtenaren.

• 1.5.

  In gevallen waarin de code niet voorziet of waarbij de toepassing niet eenduidig is, vindt bespreking plaats in het college.

• 1.6.

  De code is openbaar en door derden te raadplegen.

• 1.7.

  De ambtenaren ontvangen bij hun indiensttreding een exemplaar van de code. De ambtenaren die reeds in dienst zijn (dan wel gedetacheerd of ingeleend) op het moment van het van kracht worden van deze code, ontvangen deze code op dat moment.

2. Belangenverstrengeling en aanbesteding/beoordeling offertes

• 2.1.

  Een ambtenaar doet aan het college opgave van zijn financiële belangen in ondernemingen en organisaties waarmee de gemeente zakelijke betrekkingen onderhoudt. De opgave is openbaar en door derden te raadplegen.

• 2.2.

  Bij privaat-publieke samenwerkingsrelaties voorkomt de ambtenaar (de schijn van) bevoordeling in strijd met eerlijke concurrentieverhoudingen.

• 2.3.

  Een ex-ambtenaar wordt het eerste jaar na de beëindiging van zijn dienstverband uitgesloten van het tegen beloning verrichten van werkzaamheden voor de gemeente.

• 2.4.

  Een ambtenaar die familie- of vriendschapsbetrekkingen of anderszins persoonlijke betrekkingen heeft met een aanbieder van diensten aan de gemeente onthoudt zich van deelname aan de voorbereiding van de besluitvorming over de betreffende opdracht.

• 2.5.

  Een ambtenaar neemt van een aanbieder van diensten aan de gemeente geen faciliteiten of diensten aan die zijn onafhankelijke positie ten opzichte van de aanbieder kan beïnvloeden.

• 2.6.

  Het beoordelen van offertes geschiedt door tenminste twee personen.

3. Nevenfuncties

• 3.1.

  Een ambtenaar vervult geen nevenfuncties waarbij strijdigheid is of kan zijn met het belang van de gemeente.

• 3.2.

  Bij twijfel over strijdigheid van een nevenfunctie meldt een ambtenaar de nevenfunctie aan het college, alsmede de eventuele bezoldiging hiervoor, zodat het college kan vaststellen of de belangen van de gemeente worden geschaad.

• 3.3.

  De kosten die een ambtenaar maakt in verband met een nevenfunctie uit hoofde van het ambt (q.q.-nevenfunctie), worden vergoed door de instantie waar de nevenfunctie wordt uitgeoefend.

4. Informatie

• 4.1.

  Een ambtenaar gaat zorgvuldig en correct om met informatie waarover hij uit hoofde van zijn functie beschikt. Hij verstrekt geen geheime informatie.

5. Aannemen en weigeren van geschenken en uitnodigingen

• 5.1.

  Geschenken en giften die een ambtenaar uit hoofde van zijn functie ontvangt, worden gemeld en geregistreerd op het daarvoor beschikbaar gestelde meldingsformulier.

• 5.2.

  Geschenken en giften worden niet op het huisadres ontvangen. Indien dit toch is gebeurd, wordt dit gemeld op het daarvoor beschikbaar gestelde meldingsformulier en besproken met de leidinggevende.

6. Ambtelijke uitgaven

• 6.1.

  Uitgaven worden uitsluitend vergoed als de hoogte en de functionaliteit ervan kunnen worden aangetoond.

• 6.2.

  Ter bepaling van de functionaliteit van ambtelijke uitgaven worden de volgende criteria gehanteerd:

  • -

    Met de uitgave is het belang van de gemeente gediend en

  • -

    De uitgave vloeit voort uit de functie.

7. Declaraties

• 7.1.

  De ambtenaar declareert geen kosten die reeds op andere wijze worden vergoed.

• 7.2.

  Declaraties worden afgewikkeld volgens een daartoe vastgestelde administratieve procedure.

• 7.3.

  Een declaratie wordt ingediend door middel van een daartoe vastgesteld formulier. Bij het formulier wordt een betalingsbewijs gevoegd en op het formulier wordt de functionaliteit van de uitgave vermeld.

• 7.4.

  Gemaakte kosten worden binnen een maand gedeclareerd. Eventuele voorschotten worden voor zover mogelijk binnen een maand afgerekend.

• 7.5.

  De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor een deugdelijke administratieve afhandeling en registratie van declaraties. Declaraties van ambtenaren worden administratief afgehandeld door een daartoe aangewezen ambtenaar.

• 7.6.

  In geval van twijfel omtrent een declaratie wordt de declaratie ter besluitvorming aan het managementteam voorgelegd.

8. Creditcards

• 8.1.

  Het gebruik van gemeentelijke creditcards is niet mogelijk, behoudens door de door het college aangewezen functionarissen.

9. Gebruik van gemeentelijke voorzieningen

• 9.1.

  Gebruik van gemeentelijke eigendommen of voorzieningen voor privé-doeleinden is niet toegestaan, tenzij een leidinggevende daarvoor toestemming heeft verleend. Eventuele schade komt voor rekening van de gebruiker.

• 9.2.

  Als het belang van de gemeente daarmee is gediend kan de gemeentesecretaris besluiten dat ambtenaren voor hun dienstreizen gebruik mogen maken van een dienstauto (met of zonder chauffeur). Het gebruik van deze voorziening wordt op het daarvoor beschikbaar gestelde meldingsformulier geregistreerd.

10. Reizen buitenland

• 10.1.

  Een ambtenaar die het voornemen heeft als zodanig een aan het werk gerelateerde buitenlandse reis te maken op kosten van de gemeente, heeft toestemming nodig van het college.

• 10.2.

  Een ambtenaar die het voornemen van zo'n reis meldt, verschaft informatie over het doel van de reis, de bijbehorende beleidsoverwegingen, de samenstelling van het gezelschap en de geraamde kosten.

• 10.3.

  Uitnodigingen voor buitenlandse reizen, werkbezoeken, hotelverblijf en dergelijke op kosten van derden worden altijd voorgelegd aan het college en onder meer getoetst op het risico van belangenverstrengeling. Het gemeentelijk belang van de reis e.d. is doorslaggevend voor de besluitvorming.

• 10.4.

  Van de reis wordt een verslag opgesteld. Buitenlandse reizen worden vermeld in een jaarverslag.

• 10.5.

  Het ten laste van de gemeente meereizen van de partner van een ambtenaar is uitsluitend toegestaan wanneer dit gebeurt op uitnodiging van de ontvangende partij en het belang van de gemeente daarmee gediend is. Het meereizen van de partner wordt bij de besluitvorming van het college betrokken.

• 10.6.

  Het anderszins meereizen van derden op kosten van de gemeente is niet toegestaan. Het meereizen van derden op eigen kosten is toegestaan en wordt in dat geval meegedeeld aan het college.

• 10.7.

  Het verlengen van een buitenlandse dienstreis voor privé-doeleinden is toegestaan, mits dit is betrokken bij de besluitvorming van het college. De extra reis- en verblijfkosten komen volledig voor rekening van de ambtenaar.

• 10.8.

  De in verband met de buitenlandse dienstreis gedane functionele uitgaven worden vergoed conform de geldende regelingen. Uitgaven worden vergoed voor zover zij redelijk en verantwoord worden geacht.

11. Uitnodigingen voor reizen en verblijven binnenland

• 11.1.

  Uitnodigingen voor reizen, werkbezoeken, hotelverblijf en dergelijke in Nederland op kosten van derden worden altijd voorgelegd aan het college en onder meer getoetst op het risico van belangenverstrengeling. Het gemeentelijk belang van de reis e.d. is doorslaggevend voor de besluitvorming.

  De punten 10.5, 10.6, 10.7 en 10.8 zijn mutatis mutandis van overeenkomstige toepassing.