Regeling vervallen per 22-12-2011

Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2009

Geldend van 03-08-2010 t/m 21-12-2011 met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2010

Intitulé

Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2009

De raad van de gemeente Boekel;

gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 27 oktober 2009;

gelet op de Wet Gemeenschappelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBVA) en op de wet bescherming Persoonsgegevens (WBP);

BESLUIT:

Tot vaststellen van de ''Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2009'':

Artikel 1 Begripsbepalingen

Deze verordening verstaat onder:

  • a.

    De wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

  • b.

    verordening: de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

  • c.

    GBA: de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

  • d.

    verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders;

  • e.

    beheerder: degene die, op grond van de beheerregeling GBA, bedoeld in artikel 14 van de wet, is aangewezen als beheerder;

  • f.

    beveiligingscoördinator: degene die, op grond van de beheerregeling GBA, bedoeld in artikel 14 van de wet, is aangewezen als beheerder;

  • g.

    bewerker: degene die, niet werkzaam binnen de gemeentelijke organisatie, het geheel of een gedeelte van het geautomatiseerd systeem onder zich heeft waarmee de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens wordt gevoerd;

  • h.

    ingeschrevene: degene over wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet GBA, in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente is opgenomen;

  • i.

    afnemer: Bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (Awb);

  • j.

    derde: elke andere persoon, instelling of rechtspersoon dan een afnemer en de ingeschrevene.

  • k.

    binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente waarvan het college van burgemeester en wethouders de verantwoordelijke is voor de verwerking van persoonsgegevens in de basisadministratie.

Artikel 2 Verplichtingen van de verantwoordelijke

  • 1. Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6, regelt de verantwoordelijke de toegang tot de GBA dan wel de verstrekking uit de GBA voor de binnengemeentelijke afnemers die gegevens uit de GBA nodig hebben voor de vervulling van hun taken, zodanig dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 3b en 62 van de wet kunnen voldoen.

  • 2. In de Bijlage A bij deze verordening worden de in het eeste lid bedoelde afnemers aangewezen.

Artikel 3 Beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

  • 1. Beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is de functionaris als bedoeld in artikel 1 onder e.

  • 2. Bewerker van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is de functionaris als bedoeld in artikel 1 onder g.

  • 3. De beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan:

    • a.

      te leggen verbanden met andere gemeentelijke registraties;

    • b.

      rechtstreekse toegang tot de basisadministratie middels andere geautomatiseerde toepassingen;

    • c.

      verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers of daaraan gelijk gestelden, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisadministratie.

Artikel 4 Verbanden met andere gemeentelijke registraties

Op grond van artikel 96 van de wet GBA worden, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens in de Bijlage A genoemde applicaties cq. registraties ten dienste van de binnengemeentelijke afnemers, ten behoeve van de hun opgedragen taak, registratie en verificatie, de in bijlage B genoemde gegevens verstrekt. Deze registraties worden beheerd door de sectordirecteur van desbetreffende sector.

Artikel 5 Rechtstreekse toegang tot de GBA

Rechtstreekse toegang tot de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens heeft:

  • a.

    de beheerder;

  • b.

    de door de beheerder aangewezen medewerkers;

  • c.

    de bewerker en diens medewerkers, voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen de bewerker en de gemeente;

  • d.

    met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet, de binnengemeentelijke afnemers, ten behoeve van de hun opgedragen taak, tot de gegevens zoals genoemd in Bijlage B behorende bij deze verordening.

Artikel 6 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben en de gegevens die worden verstrekt

  • 1. Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet worden aan binnengemeentelijke afnemers, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisregistratie, systematisch gegevens verstrekt.

  • 2. Deze binnengemeentelijke afnemers, evenals de te verstrekken gegevens ten behoeve van de hun opgedragen taak zijn vermeld in Bijlage C, behorende bij deze verordening.

Artikel 7 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt

  • 1. Met inachtneming van artikel 100, tweede lid van de wet kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in artikelen 98 en 99 van de wet GBA, aan derden op verzoek gegevens worden verstrekt ten behoeve van verificatie, opsporing en benadering van doelgroepen;

  • 2. Deze derden evenals de te verstrekken gegevens ten behoeve van de hen opgedragen taak zijn vermeld in de NVVB verstrekkingentabel GBA welke als Bijlage D bij deze verordening is gevoegd;

  • 3. In bijzondere gevallen kunnen tevens gegevens als bedoeld in artikel 100, derde lid van de wet worden verstrekt, voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad.

Artikel 8 Terugmeldplicht

  • 1. Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de basisadministratie, doet hiervan mededeling aan de verantwoordelijke.

  • 2. In Bijlage A worden de binnengemeentelijke afnemers aangewezen die tevens mededeling doen in verband met andere dan authentieke gegevens die aan hen verstrekt zijn. Aangewezen wordt welke gegevens het betreft.

  • 3. De verantwoordelijke regelt de wijze waarop de mededelingen worden gedaan.

  • 4. De verantwoordelijke regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een terugmelding wordt gedaan, met inachtneming van het bepaalde in artikel 62 van de wet en de artikelen 62 en 63 van het besluit GBA.

Artikel 9 Beveiliging

  • 1. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Boekel stelt zich ten aanzien van de informatiebeveiliging als doelstelling die beveiligingsmaatregelen te treffen die enerzijds uit de wettelijke verplichtingen voortvloeien en anderzijds de beschikbaarheid, data integriteit, vertrouwelijkheid en controleerbaarheid van de gemeentelijke bedrijfsprocessen zoveel mogelijk garanderen. Deze doelstelling geldt ten aanzien van alle gegevensverwerkende processen waarvoor het college van burgemeester en wethouders van Boekel een beveiligingsplan vaststelt en de uiteindelijke verantwoordelijkeheid draagt;

  • 2. De beveiligingscoördinator is verantwoordelijk voor de controle van het beveiligingsplan en ziet erop toe dat eens per jaar de daarin opgenomen procedures worden gecontroleerd;

  • 3. De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het vastgestelde informatiebeveiligingsplan.

Artikel 10 Slotbepaling

  • 1. De verordening voor de gemeentelijke basisadministratie Persoonsgegevens van 21 februari 2002 wordt ingetrokken;

  • 2. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2010;

  • 3. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening gemeentelijke basisregistratie persoonsgegevens 2009;

  • 4. De verordening ligt ter inzage bij cluster Gegevensbeheer;

  • 5. De gemeenteraad mandateert de bevoegdheid om de in de verordening genoemde Bijlage A, B, C en D te wijzigen aan het college van burgemeester en wethouders.

Ondertekening

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Boekel, gehouden op 17 december 2009.

Toelichting op de verordening voor de gemeentelijke GBA

Artikel 1. Begripsbepalingen

In dit artikel worden de begripsbepalingen uitgewerkt. De verordening handelt alleen over de GBA. Termen als bevolkingsadministratie spelen dan ook geen rol meer.

Artikel 2. Verplichtingen van de verantwoordelijke

Dit artikel verwijst naar de verplichtingen van het college van burgemeester en wethouders om de GBA zodanig in te richten dat de aangewezen binnengemeentelijke afnemers aan verplichtingen zoals bedoeld in artikel 3b en 63 wet GBA kunnen voldoen met inachtneming van de verleende autorisaties.

Artikel 3. Beheer

Meestal zal de sectordirecteur Publieksservice belast zijn met de dagelijkse zorg over de GBA. Het kan natuurlijk ook iemand anders zijn. In de beheerregeling is aangegeven wie de beheerder is.

Het tweede lid is alleen van belang wanneer gebruik wordt gemaakt van de bewerkersconstructie die op grond van de wet GBA is toegestaan. Hiervoor is een machtiging nodig van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Artikel 4. Verbanden met andere registraties

Op grond van dit artikel vindt verstrekking van gegevens uit de GBA aan andere gemeentelijke registraties binnen de eigen organisatie plaats. Hoewel dit zonder twijfel deel uit maakt van het decentrale informatiebeleid, is de gemeente verplicht een verband dat voorziet in gegevensverstrekking vanuit de GBA te regelen. Een voorbeeld van een dergelijk verband is die van de koppeling met de basisregistratie (BRS) waarover de gemeente beschikt.

Aangegeven moet worden welke registraties het betreft, waarvoor de gegevens worden gekoppeld, om welke sector het gaat en door wie de gegevens worden beheerd.

In de artikelen 4 t/m 6 wordt de rechtstreekse toegang tot de GBA inzichtelijk gemaakt, aan wie gegevens binnengemeentelijk worden verstrekt, onder welke voorwaarden gegevens worden verstrekt aan vrije derden en wie vrije derden zijn.

Artikel 5. Rechtstreekse toegang tot de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

Rechtstreekse toegang wil zeggen het door een ''online verbinding'' kunnen raadplegen of muteren van gegevens, zonder tussenkomst van anderen. De onderdelen a en b regelen de toegang van de beheerder en de ambtenaren Publiekszaken tot de GBA. Onderdeel c is alleen nodig als de gemeente gebruik maakt van een bewerker. Onderdeel d regelt de toegang, het doel van de toegang en welke gegevens beschikbaar zijn voor binnengemeentelijke afnemers.

Nog steeds geldt dat buitengemeentelijke afnemers en derden geen rechtstreekse toegang mogen hebben tot de GBA. Deze komen dan ook in de verordening niet voor. Bijzondere aandacht is nodig voor een autorisatiestructuur voor het binnengemeentelijk gebruik van de GBA. Ook voor binnengemeentelijke afnemers gelden de eisen van de wet GBA. (artikelen 88 en 89).

De GBA applicatie moet voorzieningen bevatten om gegevens en functies af te schermen.

Artikel 6. Verstrekking van gegevens aan binnengemeentelijke afnemers

Het is voorstelbaar dat aan binnengemeentelijke afnemers wel ''systematisch'' gegevens worden verstrekt zonder het rechtstreekse toegang tot de GBA te geven. In dit verband kan worden gedacht aan periodieke selecties. Deze verstrekkingen moeten eveneens inzichtelijk worden gemaakt in de verordening. Ook hiervoor gelden de vereisten van de wet GBA. Voor verstrekkingen op papier is al een voorziening getroffen in de wet GBA.

Ook hier ligt het voor de hand om een inventarisatie te maken.

In het kader van de uitvoering van proces 15 van het Rampenplan is hier opgenomen het regionaal CRIB waarvan de uitvoering is gemandateerd aan de gemeente 's-Hertogenbosch. Ondanks dat de afdeling Sociale Zaken een binnengemeentelijke afnemer is, wordt deze apart vernoemd, omdat de uitvoering van de uitkeringsadministratie is opgedragen aan de gemeente Gemert-Bakel. Dit geldt eveneens voor het Regionaal Bureau Leerplicht te Oss welke is belast met de leerplichtadministratie van de gemeente Boekel.

Ook de regio politie Brabant Noord Oost, basiseenheid 's-Hertogenbosch wordt hier specifiek genoemd ter verkrijging van gegevens welke nodig zijn voor de case behandling in het Veiligheidshuis.

Artikel 7. Overige verstrekkingen

In dit artikel kunnen de verstrekkingen, die de raad wil toestaan op grond van artikel 100 van de wet GBA, worden geregeld. Dat zijn de verstrekkingen aan de ''vrije derden''. Hier mogen alleen derden worden opgenomen en gegevens aan hen worden verstrekt als wordt voldaan aan de eisen die artikel 100 van de wet GBA stelt.

Deze voorwaarden zijn:

  • 1.

    Er mogen geen gegevens worden verstrekt aan rechtspersonen met winstoogmerk, met andere woorden: commerciële instellingen.

  • 2.

    In de gemeentelijke verordening moet per (categorie) vrije derde(n) het doel van de verstrekking worden aangegeven.

  • 3.

    Verstrekkingen kunnen alleen plaatsvinden voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van betrokkene of van de rechten of vrijheden van anderen.

  • 4.

    Er moet worden nagegaan of de verstrekking een gerechtvaardigd door een dringende maatschappelijke behoefte en in verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd. Dit doel moet niet op een minder ingrijpende wijze te bereiken zijn.

  • 5.

    Elke verstrekking moet worden getoetst op proportionaliteit en subsidiariteit.

  • 6.

    Bij verstrekkingen aan organisaties buiten de Europese Unie moet worden nagegaan of het beschermingsniveau voor verkrijging passend is. (of landen een passend beschermingsniveau bieden kan worden nagevraagd bij het College bescherming persoonsgegevens).

  • 7.

    Wanneer gegevens worden verstrekt aan particulieren, ten behoeve van een persoonlijk niet commerciël belang, is eerst de uitdrukkelijke toestemming van de ingeschrevene vereist.

  • 8.

    Opgenomen zijn die organisaties welke een redelijk belang hebben bij het verkrijgen van informatie.

Alleen de volgende gegevens worden verstrekt:

Algemene en verwijsgegevens over de naam, geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot, dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de gemeente van inschrijving, de geboortedatum en de datum van overlijden. (artikel 100, tweede lid wet GBA).

Artikel 8. Terugmeldplicht

Deze plicht is opgelegd aan binnengemeentelijke en buitengemeentelijke afnemers met het oog op de bijhouding van de authentieke basisadministratie persoonsgegevens. In het Informatie Beveiligingsplan Publiekszaken is een ''Procedure Terugmeldingen'' opgenomen.

Artikel 9. Beveiliging

Artikel 31 van het Besluit GBA stelt dat er voldoende voorzieningen moeten zijn getroffen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de in de GBA vermelde gegevens tegen verlies of aantasting van deze gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van gegevens.

Het daarin gestelde kan worden uitgesplitst naar de volgende aandachtsgebieden welke in het Informatie Beveiligingsplan Publiekszaken is opgenomen:

  • 9.

    het systeem c.q. de methode voor het ontwikkelen, uitvoeren, meten c.q. controleren en bijsturen van beveiligingsmaatregelen;

  • 10.

    de maatregelen van technische aard om verlies, aantasting en onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens te voorkomen;

  • 11

    de maatregelen van organisatorische aard om verlies, aantasting en onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens te voorkomen.

Artikel 10. Slotbepaling

In dit artikel is onder meer opgenomen de citeertitel en de mandatering van de bijhouding van Bijlagen A, B, c en D aan het college van burgemeester en wethouders. Mandatering heeft als voordel dat bij gewijzigde organisatorische dan wel systeemtechnische veranderingen in de Bijlagen accuraat kunnen worden aangepast zonder dat het beleid wordt aangetast. Uiteraard dient de oude verordening te worden ingetrokken.