Reglement van orde voor de vaste adviescommissies van Waterschap Veluwe

artikelen

Reglement van orde voor de vaste adviescommissies van Waterschap Veluwe 2009

Het algemeen bestuur van Waterschap Veluwe;

op voordracht van het college van dijkgraaf en heemraden van 19 mei 2009;

gelet op de Waterschapswet, het Waterschapsbesluit, het Reglement voor Waterschap Veluwe en op het Reglement van orde voor de vergaderingen van het algemeen bestuur;

besluit vast te stellen de volgende regeling

Artikel 1 adviescommissies

Waterschap Veluwe kent de volgende commissies ter advisering van het college van dijkgraaf en heemraden:

• •

  a. een commissie Water

• •

  b. een commissie Financiële en Bestuurlijke Aangelegenheden (FBA)

Artikel 2 Taken en bevoegdheden  

• •

  1. De commissie Water adviseert over integraal waterbeheer en waterkering en de daarmee verband houdende technische voorzieningen en maatregelen.

De commissie FBA adviseert over onderwerpen van bestuurlijke aard, communicatie en personeel en organisatie, en over onderwerpen van financiële en economische aard.

• •

  2. De in artikel 1 genoemde commissies kunnen uit eigener beweging dan wel op verzoek van het college van dijkgraaf en heemraden advies uitbrengen over voorstellen die door het college van dijkgraaf en heemraden aan het algemeen bestuur worden gedaan.

• •

  3. De commissies kunnen uit eigener beweging, dan wel op verzoek van het college van dijkgraaf en heemraden en/of van het algemeen bestuur advies uitbrengen omtrent onderwerpen op hun terrein liggend.

Artikel 3 Samenstelling van de commissie

• •

  1. Een commissie bestaat uit ten minste één en maximaal twee leden per fractie.

• •

  2. De in het eerste lid genoemde leden en hun plaatsvervangers worden door het algemeen bestuur op voordracht van de fracties benoemd.

• •

  3. Een lid of plaatsvervangend lid kan zowel algemeen bestuurslid als niet-algemeen bestuurslid (= fractiesteunlid) zijn. De artikelen 31,32 en 33 van de Waterschapswet zijn van overeenkomstige toepassing op een lid van een commissie. Fractiesteunleden dienen tijdens de laatste verkiezingen van het algemeen bestuur geplaatst te zijn op de kandidatenlijst van de betreffende fractie, danwel, ingeval van de "geborgde" fracties te zijn aangewezen door de benoemende organisatie.

• •

  4. Per fractie mag maximaal één fractiesteunlid worden aangewezen.

• •

  5. Een fractiesteunlid mag alleen deelnemen aan een commissievergadering als er naast een lid van het college van dijkgraaf en heemraden geen andere leden van zijn fractie deelnemen aan de vergadering.

Artikel 4 Voorzitter

1.         De voorzitter en zijn plaatsvervanger worden door het college van dijkgraaf en heemraden benoemd.

2.         De voorzitter en aanwezige heemraden zijn geen lid van de commissie.

3.         De voorzitter treedt af indien hij ophoudt deel uit te maken van het college van dijkgraaf en heemraden.

4.         Wanneer in het college van dijkgraaf een heemraden meerdere leden zijn belast met de portefeuille waarover de commissie adviezen uitbrengt, dan kan het college meerdere leden uit zijn midden aanwijzen die de vergaderingen van de commissie bijwonen. Er kan in dat geval sprake zijn van een roulerend voorzitterschap. In dat geval zijn het tweede en derde lid  van dit artikel evenzeer van toepassing.

5.         De voorzitter is belast met:

            a. het leiden van de vergadering;

            b. het handhaven van de orde;

            c. het doen naleven van deze verordening;

            d. hetgeen deze verordening hem verder opdraagt.

Artikel 5 Zittingduur

1.         De leden van de commissie treden af op de dag waarop de bestuursperiode van het algemeen bestuur van het waterschap eindigt.

2.         Een (plaatsvervangend)lid houdt op (plaatsvervangend)lid te zijn van een commissie indien hij niet meer voldoet aan de in artikel 3, derde lid, gestelde eisen.

3.         Het algemeen bestuur kan een lid ontslaan op voorstel van de fractie op wiens voordracht het lid is benoemd.

4.         De leden van een commissie kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij dienen dit ontslag schriftelijk in bij het algemeen bestuur van het waterschap. Zij blijven hun functie vervullen totdat in hun opvolging is voorzien.

Artikel 6 Ambtelijke bijstand

1.         De secretaris-directeur, of een door de secretaris-directeur aangewezen ambtenaar, woont de vergaderingen van de commissies bij en draagt zorg voor de taak van secretaris van de commissie.

2.         De voorzitter bepaalt in overleg met de secretaris-directeur welke ambtenaren bij welke agendapunten aanwezig moeten zijn.

Artikel 7 Vergaderingfrequentie en oproeping

1.         Een commissie vergadert zo vaak als de voorzitter dit wenselijk acht, dan wel indien minimaal drie leden daarom verzoeken.

2.         De voorzitter zendt ten minste 7 dagen voor een vergadering de leden van de commissie  een oproep onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering.

3.         De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de stukken waarop geheimhouding van toepassing is, worden tegelijkertijd met de oproep aan de leden van de commissie verzonden.

4.         De voorzitter kan in bijzondere gevallen met opgave van redenen een vergadering laten vervallen. Hij bericht de leden tenminste één week voor de dag waarop de vergadering zou worden gehouden.

5.         In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van een vergadering een aanvullende agenda opstellen. Deze wordt met de daarbij behorende stukken aan de leden van de commissie verzonden en openbaar gemaakt.

Artikel 8 Ter inzage leggen van stukken

1.         Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de oproep voor een ieder op het kantoor van het waterschap ter inzage gelegd. Indien na het verzenden van de oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de commissie.

2.         Een origineel van een ter inzage gelegd stuk wordt niet buiten het kantoor van het waterschap gebracht.

3.         Indien omtrent stukken geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de secretaris en verleent deze de leden van de commissie inzage.

Artikel 9 Openbare kennisgeving

1.         De vergadering wordt door aankondiging op de voor afkondigingen in het waterschap gebruikelijke wijze en door plaatsing op de website van het waterschap openbaar gemaakt.

2.         De openbare kennisgeving vermeldt:

a. de datum, aanvangstijd en plaats, alsmede de te behandelende onderwerpen van de vergadering;

• •

  b. de wijze waarop en de plaats waar een ieder de bij de vergadering behorende stukken

• •

  kan inzien;

3.         De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden op de website van het waterschap geplaatst.

Artikel 10 Opening vergadering; quorum

1.         De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, indien tenminste de helft van het aantal leden van de commissie aanwezig is.

2.         Wanneer dertig minuten na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, wordt de vergadering niet gehouden.

Artikel 11 Vergaderingen

1.         De vergaderingen van de commissie zijn openbaar, tenzij het openbaar belang zich daartegen verzet of bij de aangelegenheid betrokken personen of derden onevenredig in hun belangen zouden kunnen worden bevoordeeld of geschaad.

2.         Een beslissing over de openbaarheid van de vergadering wordt genomen wanneer twee leden dat verzoeken, of de voorzitter het nodig oordeelt. De commissie beslist vervolgens of al dan niet met gesloten deuren wordt vergaderd. Omtrent het behandelde in een besloten vergadering wordt door de leden en andere aanwezigen, als door leden, die op andere wijze van het behandelde en van de stukken kennis nemen, geheimhouding in acht genomen.

3.         Geheimhouding kan eveneens worden opgelegd door de voorzitter van de commissie, het college van dijkgraaf en heemraden of de dijkgraaf, ten aanzien van stukken die zij aan de commissie overleggen.

4.         De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd haar opheft.

Artikel 12 Agenda

1.         Bij aanvang van de vergadering stelt de commissie de agenda vast. Op voorstel van een lid van de commissie of de voorzitter kan de commissie bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.

2.         Wanneer de commissie een onderwerp of voorstel onvoldoende voor beraadslaging voorbereid acht, kan hij aan het college van dijkgraaf en heemraden nadere inlichtingen of advies vragen.

3          Op voorstel van een lid of van de voorzitter kan de commissie de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.

Artikel 13 Verslag

1.         De secretaris draagt zorg voor een kort verslag van de vergadering.

2.         Het verslag bevat ten minste:

a. de namen van de voorzitter, de secretaris, de leden van de commissie alsmede van de

    leden die afwezig waren en van overige personen die het woord gevoerd hebben;

• •

  b. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

• •

  c. een zakelijke samenvatting van het gesprokene met vermelding van de namen van de

• •

  aanwezigen die het woord voerden;

• •

  d. een omschrijving van alle in de vergadering genomen besluiten, onder vermelding van

• •

  de namen van leden, die aantekening hebben verzocht, dat zij geacht wensen te

• •

  worden een ander standpunt in te nemen. Van dit afwijkend standpunt wordt melding

• •

  gemaakt.

3.         Het verslag wordt, na accordering door de voorzitter, voor de eerstvolgende vergadering van het algemeen bestuur, aan de leden van het algemeen bestuur toegezonden en in de eerstvolgende vergadering van de commissie aan de orde gesteld.

4.         Het verslag van een besloten vergadering wordt afzonderlijk gehouden.

5.         Een verslag van een besloten vergadering wordt aan de leden toegezonden. Indien in de eerstvolgende openbare vergadering geen opmerkingen zijn over dit verslag, wordt het vastgesteld. Zijn er wel opmerkingen dan wordt het verslag direct na de openbare vergadering in een besloten vergadering aan de orde gesteld.

6.         Na vaststelling wordt het verslag door de voorzitter en secretaris ondertekend.

Artikel 14 Aantal spreektermijnen

1.         De beraadslaging over een onderwerp of voorstel geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de commissie anders beslist.

2.         Elke spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten.

3.         Een lid mag in een termijn niet meer dan één maal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

4.         Het derde lid is niet van toepassing op het lid van het college van dijkgraaf en heemraden, dat in het bijzonder belast is met het in behandeling zijnde onderwerp.

5.         Bij de bepaling hoeveel malen een lid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

Artikel 15 Spreekregels

1.         De leden van de commissie en de secretaris spreken vanaf hun plaats en richten zich tot de voorzitter.

2.         Bij bijzondere gelegenheden kan de voorzitter bepalen dat de in het eerste lid genoemde personen vanaf een andere plaats spreken.

3.         Een lid van de commissie voert het woord na het aan de voorzitter gevraagd en van hem verkregen te hebben.

Artikel 16 Spreekrecht burgers

1.         De voorzitter stelt burgers bij een openbare vergadering gezamenlijk in de gelegenheid het woord te voeren over de geagendeerde onderwerpen.

2.         Het woord kan niet gevoerd worden:

a. over een besluit van het bestuur waartegen bezwaar of beroep op de rechter   

    openstaat of heeft opengestaan;

b. over benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen.

3.         Degen die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit  voor aanvang van de vergadering bij de secretaris, onder vermelding van zijn naam en het punt waarover hij het woord wil voeren.

4.         De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken indien dit in het belang is van de orde van de vergadering.

5.         Elke spreker krijgt maximaal vijf minuten het woord. De voorzitter verdeelt de spreektijd evenredig over de sprekers als er meer dan zes sprekers zijn. De voorzitter kan tevens in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.

6.         De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend.

7.         De voorzitter geeft de leden van de commissie gelegenheid vragen van feitelijke aard te stellen aan degene die van het spreekrecht gebruik heeft gemaakt, waarna betrokkene de vraag kan beantwoorden. Betrokkene kan mede de gelegenheid worden geboden om een reactie te geven op hetgeen de commissie antwoordt betrekking hebbend op onderwerp spreekrecht.

Artikel 17 Handhaving orde; schorsing

1.         Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij

• •

  a. de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van dit reglement te herinneren;

• •

  b. een lid hem interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere

• •

  interrupties zijn betoog zal afronden.

2.         Indien een spreker, zich beledigende of onbetamelijke uitdrukt, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de betreffende spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende die vergadering over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.

3.         De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten.

Artikel 18 Beraadslaging

1.         De commissie kan op voorstel van de voorzitter of een lid van de commissie beslissen over één of meer onderdelen van een onderwerp of voorstel afzonderlijk te beraadslagen.

2.         Op verzoek van een lid van de commissie of op voorstel van de voorzitter kan de commissie besluiten de beraadslaging voor een door hem te bepalen tijd te schorsen teneinde het college van dijkgraaf en heemraden of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is.

Artikel 19 Uitbrengen van adviezen

1.         De adviezen worden bij volstrekte meerderheid van stemmen uitgebracht. De leden stemmen mondeling.

2.         Indien een advies niet bij eenstemmigheid wordt uitgebracht, wordt/worden op verzoek van één of meer leden de/het minderheidsstandpunt(en) bijgevoegd.

3.         De door de commissies uitgebrachte adviezen worden gevoegd bij de definitieve voorstellen van het college van dijkgraaf en heemraden aan het algemeen bestuur.

Artikel 20 Toehoorders en pers

1.         De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.

2.         Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.

Artikel 21 Geluid- en beeldregistraties

• •

  1. Degenen die in de vergaderzaal tijdens een openbare vergadering van een commissie geluid- dan wel beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen. Deze aanwijzingen kunnen niet zover gaan dat zij de vrijheid van pers aantasten.

• •

  2. Het algemeen bestuur kan besluiten dat de vergaderingen op de radio of met behulp van internet kunnen worden gevolgd.

Artikel 22 Uitleg reglement

In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 23 Inwerkingtreding

1.         Deze verordening treedt direct na vaststelling in werking.

2.         Op dat tijdstip vervalt de Verordening Commissies van Waterschap zoals vastgesteld door het algemeen bestuur van 21 november 2006.

Artikel 24 Citeertitel

Deze verordening kan aangehaald worden als het Reglement van orde voor de vaste adviescommissies van Waterschap Veluwe 2009

Ondertekening

Aldus besloten in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van Waterschap Veluwe d.d. 24 juni 2009,

ir. G. Verwolf                                                             ing. P. Spaan

dijkgraaf                                                    secretaris

Toelichting

Toelichting Reglement van orde voor de vaste adviescommissies van waterschap Veluwe 2009.

Artikel 1 adviescommissies

Het waterschap kent twee adviescommissies van advies en bijstand aan het college van dijkgraaf een heemraden.

De vergaderingen van de commissies zijn vooral bedoeld om bestuurders informatie te verschaffen over de op de agenda staande dan wel daaraan toegevoegd onderwerpen. Ook worden vragen beantwoord. Hierdoor wordt het mogelijk dat de commissie over het betreffende onderwerp het college van dijkgraaf en heemraden een gefundeerd advies kan geven. Daarnaast kan deze werkwijze de uiteindelijke besluitvorming door het algemeen bestuur vergemakkelijken.

Artikel 2 Taken en bevoegdheden

In dit artikel staan de taken en bevoegdheden van de commissies omschreven.

Een onderwerp komt uitsluitend in één adviescommissie aan de orde.

Artikel 3 Samenstelling van de commissie

Dit artikel regelt de samenstelling van de commissies.

De fractiesteunleden kunnen alleen worden ingezet om er voor te zorgen dat elke lijst in commissie vertegenwoordigd kan zijn met een lid (niet zijnde een lid van het college). De fractiesteunleden brengen in de commissies een advies uit vanuit hun fractie.

Elke lijst kan in totaal één fractiesteunlid aanwijzen.

De vereisten die worden gesteld aan leden van het algemeen bestuur ten aanzien van de onverenigbare functies; openbaar maken andere functies en de incompatibiliteiten zoals opgenomen in de artikelen 31, 32 en 33 zijn van toepassing op de fractiesteunleden.

Artikel 4 Voorzitter

De voorzitter en zijn plaatsvervanger worden door het college van dijkgraaf en heemraden benoemd. De voorzitter is geen lid van de commissie.

Aangezien er onderwerpen van meerdere portefeuillehouders in een commissie kunnen worden behandeld kunnen naast de voorzitter ook andere heemraden de commissie vergaderingen bijwonen,.

Artikel 7 Vergaderingfrequentie en oproeping

Een commissie  vergadert zo vaak als de voorzitter dit wenselijk acht dan wel indien ten minste drie leden van de commissie daarom vragen.

De voorzitter nodigt de leden van de commissie uit voor de vergadering. Het tweede lid bepaalt dat de voorzitter ten minste zeven dagen vóór een vergadering de leden een oproep stuurt, waarin de vergadering wordt aangekondigd. De oproep vermeldt de dag, tijdstip en plaats van de vergadering. Het derde lid stelt verplicht dat de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de stukken waarop geheimhouding van toepassing is, tegelijkertijd met de oproep aan de leden worden verzonden. Van geheimhouding wordt melding gemaakt op de stukken. De oproep wordt per post of digitaal toegezonden. In spoedeisende gevallen kan de oproep mondeling worden gedaan.

De stukken worden per post of, indien digitaal beschikbaar, digitaal beschikbaar gesteld. De leden kunnen aangeven hoe men de oproep en de stukken wenst te ontvangen.

Artikel 8 Ter inzage leggen van stukken

In dit artikel gaat het, naast om de geheime stukken, om de zogenaamde „achterliggende‟ stukken waarvan vaak in het algemeen bestuursvoorstellen melding wordt gemaakt (ambtelijke adviezen, toelichtende nota's, etc.). Een agendapunt kan betrekking hebben op een grote hoeveelheid verschillende stukken. Omdat leden van een commissie zich bezighouden met een groot aantal verschillende onderwerpen en voorstellen, zou ervoor gekozen kunnen worden niet alle leden van de commissie alle onderliggende stukken toe te sturen. Uiteraard dienen alle leden van de commissie en andere geïnteresseerden de mogelijkheid te hebben om alle stukken desgewenst in te zien. Hiervoor hebben ze wel voldoende tijd nodig. Daarom worden alle stukken gelijktijdig met het verzenden van de oproep ter inzage gelegd. Een stuk is een „document‟ in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur (WOB). Een document houdt in: een bij een bestuursorgaan berustend schriftelijk stuk of ander materiaal dat gegevens bevat. Onder documenten vallen niet alleen de door de overheidsorganen gecreëerde stukken of ander materiaal. Ook alle van buiten komende stukken en ander voor overheidsorganen bestemd materiaal zoals agenda‟s, notulen, (concept)adviezen en magneetbanden verkrijgen de status van document in de zin van de WOB. Het kan uiteraard niet de bedoeling zijn, dat een lid van een commissie of een ander het ter inzage gelegde stuk mee naar huis neemt. Een lid van de commissie of een andere geïnteresseerde mag echter wel een kopie van een ter inzage gelegd stuk maken. De stukken met betrekking tot voorstellen aan de commissie die geheim moeten blijven, worden bij de secretaris ter inzage gelegd voor de leden van de commissie.

Artikel 9 Openbare kennisgeving

Voor wat betreft de wijze van publicatie is aangesloten bij artikel 3:12 van de Algemene wet bestuursrecht. Tevens is de verplichting opgenomen de agenda en stukken ook op het internet te plaatsen. Vanuit het oogpunt van service aan de burger is dit gewenst.

Artikel 10 Opening vergadering; Quorum

De vergadering kan beginnen, indien tenminste de helft van het aantal zitting hebbende commissie leden aanwezig is.

Artikel 13 Verslag

Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris en de wijze waarop het verslag wordt vastgesteld.

Artikel 14 Aantal spreektermijnen

Indien de commissie van mening is, dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan hij daartoe uitdrukkelijk besluiten. Het tweede lid benadrukt dat de voorzitter elke spreektermijn afsluit. Dit behoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de commissieleden in de eerste en tweede termijn. Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een verzoek van een lid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren.

Artikel 17 Handhaving orde; schorsing

Het eerste lid verzekert dat leden van commissie vrijelijk kunnen spreken. Wel zijn interrupties toegestaan voor zover de voorzitter bij een overvloed aan interrupties of in het belang van de voortgang van de beraadslagingen niet bepaalt dat een spreker zijn betoog zonder verdere interrupties afrondt. 

Artikel 18 Beraadslaging

Teneinde de vergaderduur niet te zeer te verlengen wordt over een voorstel dat in onderdelen of artikelen is verdeeld, in principe in zijn geheel beraadslaagd. In het eerste lid is een uitzonderingsmogelijkheid opgenomen. Het tweede lid voorziet in de mogelijkheid de vergadering te schorsen voor nader onderling beraad.

Artikel 21 Geluid- en beeldregistraties

Aangezien de commissievergaderingen in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluids- en beeldregistraties maken mits de aanwijzingen van de voorzitter worden opgevolgd. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft. Het algemeen bestuur kan ook besluiten de openbaarheid te vergroten met behulp van internet.