Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/273260
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/273260/2
Archiefverordening Waterschap Veluwe
Geldend van 28-11-2008 t/m heden
Het algemeen bestuur van het Waterschap Veluwe;
op voorstel van het college van dijkgraaf en heemraden van Waterschap Veluwe van 24 maart 2010;
gelet op artikel 35 eerste lid, 36 en 37 tweede lid van de Archiefwet 1995;
besluit:
vast te stellen de volgende Archiefverordening Waterschap Veluwe 2010.
Hoofdstuk I Algemene Bepalingen
Artikel 1
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
- a.
de wet: de Archiefwet 1995;
- b.
waterschaporganen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot het waterschap;
- c.
de archiefbewaarplaats: de door het algemeen bestuur overeenkomstig artikel 36 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
- d.
beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de waterschapsorganen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;
- e.
beheerseenheid: een door het college van dijkgraaf en heemraden als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel;
- f.
informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
Hoofdstuk II De zorg van het college van dijkgraaf en heemraden voor de archiefbescheiden
Artikel 2
Het college van dijkgraaf en heemraden draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 3, alsmede voldoende en doelmatige archiefruimten voor de in het kantoor van Waterschap Veluwe bewaarde archiefbescheiden.
Artikel 3
De in artikel 36 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt bij Cultureel onder dak Apeldoorn (CODA) te Apeldoorn.
Artikel 4
Het college van dijkgraaf en heemraden draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s).
Artikel 5
Het college van dijkgraaf en heemraden draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de waterschapsarchiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Artikel 6
-
1. Het college van dijkgraaf en heemraden draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van de bescheiden voldoende is gewaarborgd.
-
2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Artikel 7
Het college van dijkgraaf en heemraden draagt er zorg voor dat jaarlijks op de waterschapsbegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor archiefbescheiden zijn verbonden.
Artikel 8
Het college van dijkgraaf en heemraden stelt desgewenst voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van de waterschapsorganen die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.
Artikel 9
Het college van dijkgraaf en heemraden doet tenminste éénmaal per twee jaar aan het algemeen bestuur verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 35 van de wet.
Hoofdstuk III Het beheer van de archiefbewaarplaats
Artikel 10
Onder de bevelen van het college van dijkgraaf en heemraden is de secretaris-directeur belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. Het college van dijkgraaf en heemraden kan ter ondersteuning van de secretaris een deskundige aanwijzen, die in het bezit is van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
Artikel 11
De secretaris-directeur is bevoegd om in de archiefplaatsen archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties en personen, indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang wordt geacht.
Artikel 12
-
1. Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de secretaris-directeur desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van waterschapsorganen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
-
2. Voor zover wettelijke voorschriften en voorwaarden bij de opneming is de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de secretaris-directeur ten behoeve van derden onderzoek te doen in de archieven en verzamelingen die zich in de archiefbewaarplaatsen bevinden. Hij verstrekt daaruit aan een ieder zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
-
3. De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen uit de archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats, alsmede de kosten gemaakt ten behoeve van onderzoekingen andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de beheerder van de archiefbewaarplaats verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de beheerder van de archiefbewaarplaats vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld. Het raadplegen van de archiefbescheiden is geheel gratis.
Artikel 13
Het college van dijkgraaf en heemraden kan nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de archiefbescheiden en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld.
Artikel 14
De secretaris-directeur brengt eenmaal per jaar verslag uit aan het college van dijkgraaf en heemraden over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk IV Toezicht van de secretaris-directeur op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Artikel 15
De secretaris-directeur is belast met het toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht.
Artikel 16
De secretaris-directeur is bevoegd zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
Artikel 17
-
1. De beheerder(s) verstrekt aan de secretaris-directeur of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin de archiefbescheiden zijn opgenomen.
-
2. De secretaris-directeur en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.
Artikel 18
De secretaris-directeur doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij dit noodzakelijk acht, aan het college van dijkgraaf en heemraden. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Artikel 19
De beheerder doet aan de secretaris-directeur tenminste tijdig mededelingen van het voornemen om aan het college van dijkgraaf en heemraden een voorstel te doen tot:
- a.
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
- b.
bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichtingen en ingebruikneming van ruimte als archiefruimte;
- c.
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
- d.
ontwerp, verandering, aanschaf of invoering van informatiesystemen;
- e.
voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen
Artikel 20
De secretaris-directeuur doet eenmaal per jaar verslag aan het college van dijkgraaf en heemraden betreffende uitoefening van het nalevingstoezicht.
Hoofdstuk V Slotbepalingen
Artikel 21
Deze verordening treedt in werking op de tweede dag na die waarop de verordening is bekendgemaakt.
Artikel 22
De Archiefverordening Waterschap Veluwe 1997 wordt ingetrokken op het moment van de inwerkingtreding van deze verordening.
Artikel 23
Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Waterschap Veluwe 2010.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van 28 april 2010.
, dijkgraaf
, secretaris
Toelichting artikelgewijs
Artikel 1
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
Artikel 2
De Archiefregeling (Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 15 december 2009, nr. WJZ/178205 (8189), met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen, Staatscourant 2010, nr. 70) stelt vast aan welke bouwkundige eisen en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.
Artikel 4
De aanwijzing van de beheerder(s) is opgenomen in de op grond van artikel 8 van de archiefverordening te stellen voorschriften: het Besluit informatiebeheer.
Artikel 6
De Archiefregeling, hoofdstuk II Duurzaamheid van archiefbescheiden, stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. Het waterschap heeft als ontvanger van door overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
Artikel 8
De voorschriften voor de niet overgedragen archiefbescheiden zijn opgenomen in het Besluit informatiebeheer. Voor het beheer van de wel naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden worden de voorschriften gegeven in hoofdstuk III van de archiefverordening.
Artikelen 9, 14 en 18
Binnen één zittingsperiode verneemt het algemeen bestuur aldus ten minste tweemaal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.
Artikel 11
De wet draagt de secretaris-directeur het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van de uit cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de secretaris-directeur. Het college van dijkgraaf en heemraden kan ter ondersteuning van de secretaris een deskundige aanwijzen, die in het bezit is van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
Artikel 12
De wet verschaft een ieder het recht van of uit archiefbescheiden die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken.
Dit artikel geeft de mogelijkheid om leges te heffen voor kopieën e.a. Van deze mogelijkheid wordt op dit moment geen gebruik gemaakt uit dienstverleningsoogpunt en omdat het aantal verzoeken beperkt is.
Artikel 13
Dit artikel bedoelt de juridische basis te zijn voor eventuele nadere voorwaarden voor het archief van waterschap Veluwe en zijn rechtsvoorgangers.
Artikel 17
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term "archiefbescheiden". De wetgever heeft - binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden - bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie kan worden opgevraagd.
Ondanks de ruimere betekenis van "archiefbescheiden" kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als "beheer". Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machineleesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd.
Artikel 19
Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.
Toelichting algemeen
Deze model Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door het algemeen bestuur te worden vastgesteld op grond van artikel 35 in de Archiefwet 1995.
Zij beschrijft in hoofdzaak de regeling voor de zorg, die het college van dijkgraaf en heemraden draagt voor de archieven van de waterschapsorganen. De regeling voor het beheer van de archiefbewaarplaatsen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, wordt beschreven in de gemeenschappelijke regeling met Gemeente Apeldoorn waaraan deze taken en bevoegdheden zijn gedelegeerd.
Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.
Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip "zorg", dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoen en doelmatige archiefruimten zijn (art.2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995.
Hoofdstuk III regelt het beheer van de archiefbewaarplaats, dat de wet aan de secretaris-directeur opdraagt.
Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet naar een archiefbewaarplatas zijn overgebracht, wordt in de Archiefwet 1995 niet bij de secretaris gelegd, indien geen archivaris is benoemd. Met name in organisaties met meerdere beheerseenheden is het nuttig hem met dit toezicht te belasten. Na overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats wordt hij immers als beheerder van de archiefbewaarplaats verantwoordelijk voor de archiefbescheiden. In alle gevallen - en met name ten aanzien van digitale archiefbescheiden - is het dan nuttig, dat hij in een eerder stadium door middel van dit toezicht kan waarborgen, dat de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat in de archiefbewaarplaats kunnen worden opgenomen.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl