Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2022-2

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. Fractie: een in de gemeenteraad vertegenwoordigde politieke groepering;

• b. Fractielid: een lid van een fractie;

• c. Commissielid: een lid van een door de gemeenteraad of de burgemeester ingestelde commissie;

• d. Vergoeding: de krachtens deze verordening aan de fracties te verstrekken financiële bijdrage;

• e. College: het college van burgemeester en wethouders van Borger-Odoorn;

• f. Presidium: het overleg van de fractievoorzitters.

Artikel 2. Verzoek om informatie

• 1. Een raadslid wendt zich tot een ambtenaar met een verzoek om:

  • a.

    informatie of advies van geringe omvang;

  • b.

    inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.

• 2. Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.

• 3. Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om technische/tekstuele bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

• 4. De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

• 5. De gevraagde bijstand wordt bij voorrang verleend. Indien de secretaris van oordeel is dat de gevraagde bijstand een dermate omvangrijke inzet van de ambtelijke organisatie vraagt dat deze de normale bedrijfsvoering van de betrokken organisatieonderdelen doorkruist, treedt hij in overleg met de griffier over de wijze en het tijdstip waarop de bijstand kan worden verleend.

Artikel 3. Verlenen van ambtelijke bijstand

• 1. Een ambtenaar verleent op verzoek van de secretaris ambtelijke bijstand aan een raadslid tenzij:

  • a.

    het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

  • b.

    dit het belang van de gemeente kan schaden.

• 2. De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

• 3. Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

• 4. De secretaris verstrekt de betreffende portefeuillehouder in het college desgewenst een afschrift van het verzoek.

• 5. Indien (leden van) het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Artikel 5. Geschil over ambtelijke bijstand

• 1. Indien een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar verleende ambtelijke bijstand kan hiervan mededeling worden gedaan aan de secretaris;

• 2. Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester voorziet zo spoedig mogelijk in de kwestie.

Artikel 6. Recht op financiële vergoeding

• 1. De fracties als bedoeld in artikel 8 van het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

• 2. Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van € 500,-- voor elke fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag van € 100,-- per raadszetel.

• 3. Aan elke fractie kan hardware in bruikleen ter beschikking worden gesteld. Hiervoor wordt een bruikleenovereenkomst met de gemeente ondertekend.

Artikel 7. Besteding financiële vergoeding

• 1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

• 2. De bijdrage mag in ieder geval besteed worden aan:

  • a.

    personele fractieondersteuning door niet-raadsleden (secretarieel, coaching) door middel van een onkostenvergoeding gebaseerd op de fiscale vrijwilligersregeling;

  • b.

    kosten van een door de fractie georganiseerde inwonersavond over een specifiek onderwerp in relatie tot de raadsagenda voor zover die te maken hebben met een (actueel) onderwerp op de agenda van de raad.

• 3. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

  • a.

    uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

  • b.

    uitgaven waarvoor op grond van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers en de Verordening rechtspositie raads- en commissieleden aanspraak op vergoeding bestaat;

  • c.

    betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

  • d.

    giften;

  • e.

    opleidingen voor raads- en commissieleden

  • f.

    verkiezingsactiviteiten

  • g.

    uitgaven voor partijbijeenkomsten en relatiegeschenken.

Artikel 10. Gevolgen splitsen fractie

• 1. Bij afsplitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 8, tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.

• 2. Bij afsplitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het tweede lid.

Artikel 11. Administratieve verplichtingen

• 1. De financiële administratie wordt gevoerd op basis van het stelsel van kasstelsel. Deze administratie wordt op een zodanige wijze gevoerd dat deze steeds een volledig en juist inzicht geeft in alle bezittingen en schulden, verplichtingen, reserves, baten en lasten, alsmede overige gegevens die voor de financiële verantwoording van belang zijn.

• 2. Andere inkomensbronnen dan de financiële bijdrage worden afzonderlijk geadministreerd.

• 3. De administratie wordt zodanig ingericht dat op eerste aanvraag van de in artikel 12, lid 3 genoemde commissie nadere informatie kan worden gegeven en bescheiden of bewijsstukken met betrekking tot de uitgaven kunnen worden overgelegd.

Artikel 12. Verantwoording en controle

• 1. De fractie dient jaarlijks voor 1 april de verantwoording over de besteding van de financiële bijdrage gedurende het vorige kalenderjaar in bij de raad ter attentie van het presidium of fractievoorzittersoverleg, onder overlegging van een financieel verslag, incl. kopieën van bijbehorende nota’s en de betreffende bankafschriften van de betalingen.

• 2. Bij het verslag wordt een ondertekende verklaring door de voorzitter en een fractielid van de fractie over de juistheid van de gegevens gevoegd.

• 3. De controle van de verantwoording vindt plaats door een controlecommissie, bestaande uit drie leden van de raad, elk lid van een andere fractie, volgens een door het presidium op te stellen alternerend schema. De controlecommissie adviseert de raad over de vaststelling van het financieel verslag. De controlecommissie wordt bij haar werkzaamheden bijgestaan door de griffier of diens plaatsvervanger.

• 4. De raad stelt na controle van het financieel verslag de hoogte vast van:

  • a.

    de financiële bijdrage;

  • b.

    het van de fractie terug te vorderen bedrag bij verschil tussen de vastgestelde financiële bijdrage en het ontvangen voorschot.

• 5. In afwijking van het eerste lid wordt door de fracties die na de verkiezingen of tussentijds ophouden te bestaan, rekening en verantwoording afgelegd binnen drie maanden na de datum van beëindiging van de activiteiten.