Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Loon op Zand houdende regels omtrent het evenementenbeleid

1.1 INLEIDING EN AANLEIDING

De gemeente Loon op Zand heeft evenementenbeleid opgesteld. Dit is een actiepunt uit het Economisch Programma Loon op Zand 2016-2020. Daarnaast is de motie van VOOR LOON, Gemeentebelangen, CDA, VVD en Pro3 op 10 november 2016 ook een aanleiding geweest voor het opstellen van een Evenementenbeleid. Zij zeiden het volgende:

“De raad van de gemeente Loon op Zand constateert dat de regelgeving rondom het organiseren van evenementen de afgelopen jaren is toegenomen en er daardoor meer eisen aan een evenementenvergunning worden gesteld. Daarnaast geven de vrijwilligers aan hierdoor steeds meer tijd kwijt zijn met deze regelgeving rondom hun evenement en geven zij aan moeite te hebben om te voldoen aan de eisen van de gemeente. Dit legt een grote druk op vrijwilligersorganisaties en het maakt het organiseren van evenementen er niet makkelijker op. Het college wordt verzocht bij het opstellen van het nieuwe evenementenbeleid een bijeenkomst te organiseren waarbij organisatoren van evenementen worden uitgenodigd om hun inbreng te geven die gebruikt dient te worden bij het opstellen van het nieuwe evenementenbeleid”.

Ten derde heeft het bureau LA Group in 2009 een plan opgesteld voor het evenementenbeleid welke door de raad is vastgesteld op 11 februari 2010. Wij hebben de actiepunten en adviezen van dit plan (voor zover nog actueel) meegenomen.

In deze beleidsnota verwoordt de gemeente Loon op Zand haar ambitie, visie en doelstellingen rondom evenementen. Daarmee geven we richting aan de regulerende, stimulerende en faciliterende rol die wij willen innemen.

De eerste verantwoordelijkheid ligt bij de organisatoren van evenementen. Vandaar dat wij hen proactief hebben betrokken bij het opstellen van dit beleid.

We willen evenementen graag stimuleren omdat zij een positieve bijdrage kunnen leveren aan:

• •

  De lokale economie en werkgelegenheid: evenementen zijn als (dag)attractie een belangrijk onderdeel van de toeristisch-recreatieve sector. Als evenementen beter aansluiten bij de behoeften van toeristen en recreanten, kan de gemeente Loon op Zand meer bezoekers aantrekken. Daarnaast is het de kunst om hun verblijfsduur te verlengen en de toeristisch-recreatieve bestedingen te stimuleren.

• •

  De levendigheid en leefbaarheid in de gemeente: aantrekkelijke evenementen dragen bij aan een gunstig woon- en leefklimaat en sociale cohesie in de gemeente Loon op Zand.

• •

  De branding van de gemeente Loon op Zand als aantrekkelijke woon- en vestigingsgemeente voor nieuwe inwoners en bedrijven. Daarbij kunnen evenementen ook een bijdrage leveren aan het (gewenste) imago van de gemeente Loon op Zand.

1.2 WAT IS EEN EVENEMENT?

In het evenementenbeleid hanteren we de definitie uit de Algemene Plaatselijke Verordening (APV):

“Elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, met uitzondering van:

• •

  bioscoopvoorstellingen;

• •

  markten als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder h, van de Gemeentewet en artikel 5:22 van deze verordening;

• •

  kansspelen als bedoeld in de Wet op de kansspelen;

• •

  betogingen, samenkomsten en vergaderingen als bedoeld in de Wet openbare manifestaties;

• •

  activiteiten als bedoeld in artikel 2:9 en 2:39 van de APV.

Onder evenement wordt mede verstaan:

• •

  een herdenkingsplechtigheid;

• •

  een braderie;

• •

  een optocht, niet zijnde een betoging als bedoeld in artikel 2:3 van deze verordening, op de weg;

• •

  een feest, muziekvoorstelling of wedstrijd op of aan de weg;

• •

  straatspeeldag;

• •

  een rommelmarkt.

Wat is geen evenement?

• •

  bingoavonden en loterijen;

• •

  reguliere sportwedstrijden;

• •

  inpandige bioscoopvoorstellingen;

• •

  optredens van straatartiesten.

Let op: hier is mogelijk wel andere regelgeving van toepassing

De volgende sportactiviteiten vallen niet onder het begrip evenement:

• •

  sportactiviteiten (passend binnen het bestemmingsplan) op sportvelden en de daarbij behorende accommodaties;

• •

  paardensportactiviteiten in maneges.

Verschillende soorten evenementen

De gemeente kent vier verschillende soorten evenementen. De eerste soort zijn de meldingsplichtige evenementen. Dit zijn de kleinschalige evenementen die volstaan met een melding. Voor de overige soorten moet altijd een vergunning aangevraagd worden. De categorie bepaalt verder welke risico’s aan een evenement zitten.

• •

  Meldingsplichtig

• •

  Categorie A: dit is een kleinschalig niet-risicovol evenement.

• •

  Categorie B: dit is een enigszins risicovol evenement.

• •

  Categorie C: dit is een risicovol evenement.

De categorieën A-B-C zijn afhankelijk van het risicoprofiel. Wat het ene jaar een A is kan het volgend jaar plots een B evenement zijn. Dit is ook moeilijk te omschrijven aangezien er meerdere factoren afhankelijk te zijn voor de beoordeling.

In de evenementeninstructie (paragraaf 3.2.1.) staat gedetailleerder beschreven wanneer een evenement meldings- of vergunningplichtig is.

De overlast die omwonenden ervaren van horeca zaken vallen onder het Activiteitenbesluit. Hiervoor kan bij overlast contact worden opgenomen met klachtenlijn van de OMWB. De klachtencentrale is te bereiken op nummer 073 - 681 28 21.

1.3 DOEL EN BEOOGD RESULTAAT

Met het evenementenbeleid willen we het volgende bereiken:

• •

  Actieve stimulering van de organisatie van bijzondere initiatieven en evenementen die inspelen op het DNA van de gemeente;

• •

  Een kwalitatieve verbetering van bestaande evenementen;

• •

  Verduidelijking financiële ondersteuning en daarmee de budgetten efficiënter benutten;

• •

  Verduidelijking en mogelijk vereenvoudiging van het vergunningstraject;

• •

  Voorkomen onnodige belasting van evenementenorganisatoren;

• •

  Het voorkomen van onevenredige overlast voor de inwoners.

De doelstelling voor dit evenementenbeleid is daarmee tweeledig:

• 1.

  In het evenementenbeleid leggen we vast welke (nieuwe) evenementen we ondersteunen. Belangrijk is dat evenementen een bijdrage leveren aan de lokale economie. Met het stimuleren van evenementen willen we de levendigheid en leefbaarheid van de gemeente vergroten. Daarbij willen we echter wel zoveel als mogelijk overlast voorkomen voor inwoners.

• 2.

  We willen de vergunningsaanvraag vereenvoudigen zodat het makkelijker is om een evenement te organiseren.

Onze gemeente bruist van de evenementen. Diversiteit is daarbij een opvallend kenmerk. De evenementen zijn allemaal uniek en hebben een eigen karakter. Opvallend is dat in de maanden februari en april de meeste evenementen georganiseerd worden.

De piek aan het begin van het jaar komt door het grote aantal carnavalsevenementen. Daarnaast zijn april, mei en juni populaire maanden bij organisatoren omdat het dan veelal goed weer is. Daarnaast zijn de meeste mensen nog niet op vakantie. Omdat in de maanden februari en april de meeste evenementen georganiseerd worden is de afstemming van evenementen daar het belangrijkste.

In juli en augustus is het wat evenementen betreft relatief rustig in de gemeente. Dit komt doordat de meeste evenementen gericht zijn op de eigen inwoners, wat ervoor zorgt dat het minder aantrekkelijk is om deze evenementen in de zomervakantie te organiseren. Een organisatie die het dorpsbelang ondergeschikt stelt aan het toeristisch belang kan profiteren van deze kans om in de zomerperiode een evenement te organiseren.

Beredeneerd vanuit de voorgaande informatie is er vooral ruimte voor nieuwe evenementen in de zomermaanden en in maart. November en december zijn logischerwijs vooral interessante maanden voor evenementen rondom de thema’s Sinterklaas, Kerst, winter etc.

Naast de evenementen in onze gemeente hebben we ook Langstraatbrede evenementen en evenementen die onze gemeente aan doen.

2.1 BIJEENKOMST EVENEMENTEN IN LOON OP ZAND: DENK MEE!

Op 29 augustus 2017 is een bijeenkomst georganiseerd voor alle evenementenorganisaties uit de gemeente Loon op Zand. Ruim 30 organisaties waren aanwezig en er hing een positieve en productieve sfeer. Na het plakken van de post-its over knelpunten en kansen werden de onderstaande thema’s in groepen besproken.

• 1.

  Knelpunten, dilemma’s en het waarom van de regelgeving.

• 2.

  Stimulering en ondersteuning

• 3.

  Samenwerking

De onderstaande feedback hebben we meegenomen bij het schrijven van het beleid.

2.1.1 WAT GAAT ER GOED

Tijdens de bijeenkomst hebben we aan de organisaties gevraagd wat er goed gaat omtrent het organiseren van evenementen in onze gemeente. De onderstaande punten zijn genoemd:

• •

  Communicatie met de Evenementencoördinator;

• •

  De ambtenaren zijn goed bereikbaar en de communicatielijnen zijn kort;

• •

  De gemeente is bereid om mee te werken én te denken;

• •

  Evenementen laten de kernen van onze gemeente bruisen;

• •

  Heel veel evenementen worden mede mogelijk gemaakt door vele vrijwilligers;

• •

  Medewerking van ondernemers bij sponsering in natura;

• •

  VVV is belangrijk en werkt goed mee aan de zichtbaarheid van de evenementen;

• •

  De bijeenkomst wordt als positief ervaren en moet vaker georganiseerd worden.

2.1.2 KNELPUNTEN

Met de post-its en tijdens de aparte groepsbijeenkomsten is o.a. besproken wat beter kon omtrent het organiseren van evenementen in onze gemeente. De onderstaande punten zijn genoemd:

• •

  De gemeente kan haar communicatie verbeteren door meer te luisteren en partijen te verbinden;

• •

  Kosten van hekwerk, containers, schoonmaak e.d. zijn te hoog en leggen een grote druk op organisaties;

• •

  Er is behoefte aan ondersteuning vanuit de gemeente op een aantal onderwerpen. Denk aan ondersteuning bij het vergunningstraject (formulier, tekeningen), vrijwilligers, verzekeringen, hulpverlening, promotie, aansprakelijkheid, subsidie;

• •

  Het is van belang om de vergunnings- en subsidie aanvraag te vereenvoudigen;

• •

  Meer vooroverleg bij de vergunningsaanvraag;

• •

  Meer helderheid over het posterbeleid;

• •

  Duidelijker aangeven waaraan men moet voldoen. Wat moet wél en wat moet niet ingevuld worden;

• •

  Organisaties missen voorzieningen voor aankondiging evenementen;

• •

  Betere evaluatie met hulpdiensten en gemeente;

• •

  Betere financiële ondersteuning. Vooral voor de kleinere evenementen. Gemeente zou voor kleinere evenementen aanjager moeten zijn (stimuleringsrol);

• •

  Organisaties kunnen elkaar moeilijk vinden.

2.1.3 KANSEN

Ook zijn er tips gegeven met het oog op het evenementenbeleid en de samenwerking. De tips zien we als kansen.

• •

  Verschil maken in definitie evenement. Denk aan grootte maar ook aan commercieel/niet-commercieel;

• •

  Richt een centraal platform/community op waar iedereen (ondernemers, stichtingen, verenigingen, gemeente) evenementen kan melden. Centraal punt communiceert als één platform naar buiten en behoudt overzicht;

• •

  Op dit platform kan er ook een faciliteitengroep komen die materialen in (gezamenlijk) beheer heeft;

• •

  Online zetten inventarisatielijst materieel;

• •

  Gemeentelijke event-app;

• •

  Vaker overleg tussen evenementenorganisaties onderling;

• •

  Vrijwilligersplatform voor evenementen waar vrijwilligers zich aan kunnen melden;

• •

  Een advies checklist politie/brandweer verstrekken aan evenementen organisaties;

• •

  Vergunning voor meerdere jaren;

• •

  Een stempelkaart voor inwoners om te stimuleren dat ze aan veel evenementen deelnemen;

• •

  Zet een lijst online waar de contactgegevens en kerncompetenties van iedere organisatie in beeld worden gebracht.

Vanwege het economische en sociale belang kunnen evenementen rekenen op draagvlak vanuit de gemeente. Aan evenementen kleven ook nadelen voor omwonenden, verkeer, milieu, openbare orde en veiligheid. Daarom vormt een aantal regels en richtlijnen over deze aspecten een belangrijk kader voor dit evenementenbeleid. Elke evenement is echter uniek dus sommige regels in dit kader zijn misschien niet van toepassing voor uw evenement. U kunt dit hoofdstuk daarom het beste gebruiken als een scanhoofdstuk, sla over wat niet van toepassing is voor uw evenement.

3.1 ECONOMISCH PROGRAMMA LOON OP ZAND 2016-2020

In samenwerking met Stichting Ondernemend Loon op Zand (SOL) en de Lokaal Toeristische Adviesraad (LTA) hebben we het Economisch Programma Loon op Zand 2016-2020 opgesteld, die door de gemeenteraad is bekrachtigd.

In het Economisch Programma wordt het volgende aangegeven over evenementen:

“Evenementen leveren een belangrijke bijdrage aan de lokale economie. Evenementen versterken de aantrekkelijkheid van de omgeving voor zowel de eigen inwoners als toeristen. Het kernproduct ‘verhalen en avonturen’ kan worden uitgebouwd met behulp van evenementen. Er kan een koppeling gelegd worden naar het actiethema gericht op het zichtbaar maken van de cultuurhistorie. En ook de zichtbaarheid van Loon op Zand als duurzame toeristische bestemming kan worden versterkt met de organisaties van evenementen. Hiermee leveren evenementen een bijdrage aan de marketing. Dit wordt dan ook onderdeel van het marketingplan.”

Over het evenementenbeleid zelf wordt het volgende gezegd:

“In het evenementenbeleid leggen we vast welke evenementen we ondersteunen. Kwaliteit en duurzaamheid staan hierbij voorop. Belangrijk is dat evenementen een bijdrage leveren aan de lokale economie.”

De visie uit het Economisch Programma is vertaald in de doelstelling van dit beleid en de criteria voor het stimuleringsfonds.

3.1.1 GOUD IN HANDEN

Vanuit het Economisch Programma (EP) is het idee geboren om een stuurgroep te vormen waar de ambities wat betreft marketing en branding uit het EP vormgegeven worden.

De stuurgroep concludeert dat we in gemeente Loon op Zand ‘Goud in Handen’ hebben. Als we de ambities willen realiseren, moeten we samenwerken tussen en binnen de verschillende branches. Zowel in het kader van ontwikkelen en verbeteren van aanbod als in het kader van de communicatie naar de consument. Beide zijn in deze tijd cruciaal om commercieel succesvol te zijn.

Om als toeristische gemeente voorop te lopen, dient er geïnvesteerd te worden in het aanbod en in de communicatie. Dit alles vanuit gezamenlijkheid onder één regie: vraag- en doelgroepgericht. Het verleden leert dat het verbinden en ontwikkelen van gezamenlijk aanbod en dit vervolgens goed communiceren grote inspanningen vergt. De gezamenlijke aanpak moet een meerjarig en continu karakter hebben. Het één kan niet zonder het ander.

In de startnotitie van ‘Goud in Handen’ wordt het volgende gezegd over evenementen:

“We gaan creatieve, actieve bewoners en ondernemers stimuleren en faciliteren bij het ontplooien van initiatieven en uitvoeren van activiteiten en evenementen. Dit is goed voor de sociale cohesie en de leefbaarheid. Samen met het aanbod vanuit de bedrijven in de toeristische branche wordt Loon op Zand nóg aantrekkelijker om te bezoeken. Dit resulteert in economisch rendement en -welvaren.”

Daarnaast wordt het volgende gezegd over de ondersteuning van evenementen:

“Bemensing, systemen, middelen, activiteiten en evenementen moeten gefinancierd of beschikbaar gesteld worden. Bij een aantal stakeholders zijn financiële middelen, kennis en middelen beschikbaar om dit hiervoor aan te wenden. Dit kan door een directe financiële investering of met een indirecte investering (mensen en middelen beschikbaar stellen).”

Ons DNA

De kernvraag die centraal stond bij het bepalen van ons DNA en bijhorende visie is de volgende: “waarin onderscheidt Loon op Zand zich ten opzichte van andere gemeentes?”.

De onderstaande dingen kwamen daarbij naar voren:

• •

  Nationaal Park Loonse en Drunense Duinen (Brabantse Sahara);

• •

  Internationaal bekend attractiepark Efteling;

• •

  Natuurgebied Huis ter Heide;

• •

  Veel mogelijkheden tot recreatie / ontspanning (diversiteit / jaarrond).

Als we dezelfde vraag bekijken vanuit iedere kern, beschrijven de volgende woorden de identiteit van elke kern het beste:

• •

  Kaatsheuvel: winkels & activiteiten

• •

  Loon op Zand: natuur & ontspanning

• •

  De Moer: rust & ruimte

Waar we ons daarbij echt in onderscheiden ten opzichte van andere gemeentes en provincies is de natuur. De focus ligt daarom op: natuur & ontspanning. Daarnaast blijft het gedachtegoed van de verhalen en avonturen vanuit de slogan 1001x Loon op Zand op de achtergrond ook voortbestaan.

Visie op evenementen

Evenementen zijn een groot onderdeel en/of kunnen veel invloed hebben op het DNA van een gemeente. Denk aan wat de Vierdaagse voor de gemeente Nijmegen betekent.

Zoals we in de inleiding van dit beleid hebben geschreven willen we met evenementen allereerst een positieve bijdrage leveren aan de levendigheid en leefbaarheid in de gemeente. Aantrekkelijke evenementen dragen bij aan een gunstig woon- en leefklimaat en sociale cohesie in de gemeente Loon op Zand.

Ten tweede willen we de bezoekers de historie en de Brabantse gezelligheid van onze gemeente laten beleven.Ten slotte willen we een duurzame vrijetijdsbestemming zijn. Daarbij staan duurzaamheid, streekproducten, natuur en ontspanning centraal. Dit alles zien wij dan ook graag terug in ons evenementenaanbod.

Buitengebied

De natuur (en ontspanning) maakt ons uniek. Dit moeten we dan ook koesteren. Daarom maken we onderscheid tussen evenementen in de kern en de daaromheen liggende gronden en het buitengebied. Dit heeft onder andere ook te maken met bepaalde veiligheidsaspecten (buisleidingen, transportroutes, inrichtingen e.d.). Het evenement moet dus goed inpasbaar zijn. In paragraaf 3.3.3. gaan we dieper in op deze veiligheidsaspecten.

3.2 ECONOMISCH PROGRAMMA DE LANGSTRAAT

Naast het Economisch Programma Loon op Zand is er ook een Economisch Programma opgesteld voor de Langstraat. In dit document wordt de ambitie uitgesproken om evenementen binnen de Langstraat te verbinden en te bundelen.

Vanuit het Economisch Programma de Langstraat werken we ook aan een gezamenlijk bureau voor toerisme in de Langstraat. Deze organisatie zal een rol spelen in het vermarkten van evenementen in de Langstraat. Tevens maken we verdere regionale afspraken voor samenwerking rondom evenementen in de Langstraat.

3.3 EVENEMENTENLOCATIES

In de gemeente kennen we twee evenementenlocaties waar specifieke regels aan verbonden zijn; het Anton Pieckplein en de Kasteelweide. In de rest van de gemeente wordt maatwerk toegepast bij de vergunningsaanvraag.

3.3.1 ANTON PIECKPLEIN

Bij het verlenen van een vergunning voor een evenement houden wij rekening met de omgeving. Wij bekijken o.a. of er geen ontoelaatbare geluidsoverlast plaatsvindt. Voor het Anton Pieckplein heeft de gemeente diverse akoestische onderzoeken verricht. Aan het verlenen van een vergunning stellen wij maximale geluidsnormen. Het evenement mag niet boven die norm komen. De normen voor het Anton Pieckplein hebben we vastgesteld in de notitie evenementenlocatie Anton Pieckplein Bruisend Dorpshart (zie bijlage A) hieronder staan de kaders uit deze notitie. In het akoestisch rapport spreken we van geluidscategorieën. Deze categorieën gaan alleen in op de geluidsindeling en zijn dus anders dan de evenement categorieën die aan het begin van het beleid zijn genoemd.

Evenementen zoals Sinterklaas, aankomst Avonddriedaagse enzovoorts zijn lastig onder te brengen in een geluidscategorie. Dat zijn namelijk kort durende evenementen met alleen aankomst of vertrek op het Anton Pieckplein zonder daarop volgend buitenfeest. In de geluidsnotitie (Bijlage A) worden deze evenementen uitgezonderd van de geluidcategorieën.

De notitie wordt nog aangepast omdat de woningen van de Zuidwand anders komen te staan dan in het huidige rapport is opgenomen.

Akoestisch rapport Anton Pieckplein

Voor de reeds bestaande evenementen zijn diverse akoestisch onderzoeken uitgevoerd naar de geluidbelasting vanwege de geluidgevoelige omgeving (omliggende woningen) op het Anton Pieckplein.

Om voor verschillende soorten evenementen een hierop toegesneden pakket aan voorwaarden

te stellen, is er een indeling gemaakt in geluidscategorie van evenementen op basis van geluidbelasting naar de omgeving. Bij elke categorie wordt aangegeven hoeveel evenementen van deze categorie georganiseerd mogen worden op het Anton Pieckplein. De burgemeester kan bij uitzondering gemotiveerd afwijken van de genoemde aantal evenementen per locatie.

Geluidscategorie 1

Een evenement met een lage geluidbelasting op de omgeving (zonder versterkte muziek). Van geluidscategorie 1-evenementen wordt gesproken indien vrijwel geen geluidsoverlast is te verwachten.

Er is geen maximum aan het aantal geluidscategorie 1-evenementen.

Geluidscategorie 2

Een evenement met een middelgrote geluidbelasting. Van geluidscategorie 2-evenementen wordt gesproken indien er sprake is van versterkt (muziek)geluid. Het equivalente geluidniveau (LAeq of LCeq) bedraagt dan circa maximaal 75 dB(A) en 90 dB(C) op de dichtstbijzijnde gevel.

Evenementen die vallen onder geluidscategorie 2 vinden maximaal 12 keer per jaar op het Anton Pieckplein plaats.

Geluidscategorie 3

Een evenement met een grote geluidbelasting op de omgeving. Van geluidscategorie 3-evenementen wordt gesproken indien het equivalente geluidniveau (LAeq of LCeq) op de dichtstbijzijnde gevel 75 dB(A) t/m met 85 dB(A) en 90 dB(C) t/m 100 dB(C) bedraagt. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld een muziekfestival of popconcerten.

Evenementen die vallen onder geluidscategorie 3 vinden maximaal 12 keer per jaar op het Anton Pieckplein plaats.

Geluidscategorie 4

Een evenement met een zeer grote geluidbelasting op de omgeving. Van geluidscategorie 4-evenementen wordt gesproken indien het geluidniveau (LAeq of LCeq) op de dichtstbijzijnde gevel meer dan 85 dB(A) en 100 dB(C) bedraagt. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld grote popconcerten of dance-evenementen.

Evenementen die vallen onder geluidscategorie 4 vinden maximaal 1 keer per jaar op het Anton Pieckplein plaats.

Meerdaagse evenementen

Een meerdaags evenement wordt als één evenement aangemerkt, voor zover deze op niet meer dan twee aaneengesloten dagen plaatsvindt met uitzondering van kermissen (maximaal 5 aaneengesloten dagen).

Incidentele festiviteit

Op het Anton Pieckplein mag een inrichting maximaal 6 x per jaar een incidentele festiviteit organiseren.

Duur van evenementen

• 1.

  Evenementen die op het Anton Pieckplein plaatsvinden, eindigen uiterlijk op:

  voor zondag tot en met donderdag:

  • -

    in de categorie 2 en categorie 3: om 24.00 uur;

  • -

    in de categorie 4: om 23.00 uur;

• voor vrijdag en zaterdag:

  • -

    om 24.00 uur;

• de dag vóór een officiële feestdag:

  • -

    om 24.00 uur.

• 2.

  Evenementen die op het Anton Pieckplein plaatsvinden, beginnen niet voor 09.00 uur, met dien verstande dat op zon- en feestdagen de geluidsproductie niet voor 13.00 uur mag aanvangen.

3.3.2 KASTEELWEIDE

De kasteelweide is bestemd als een beperkt evenemententerrein. We onderzoeken de gebruiksmogelijkheden van de Kasteelweide en voegen dit later nog toe aan het beleid.

Parkeren Kasteelweide

Op 3 april 2012 heeft het college een besluit genomen over het parkeren op de Kasteelweide in Loon op Zand.

Redenhiervoor is dat de parkeerdruk in de omgeving van de Kasteelweide hoog is. Vooral bij activiteiten in De Wetering. Daarnaast is er door het parkeren schade ontstaan aan het terrein. Het college heeft besloten dat de Kasteelweide alleen als overloopparkeerterrein gebruikt wordt voor evenementen waarvoor een evenementenvergunning is verleend, waarbij een overloopparkeerterrein noodzakelijk is.

Visie

Net als bij het Anton Pieckplein willen we voor de Kasteelweide ook een akoestisch rapport laten maken. Uit de toetsing blijkt wat mogelijk is per geluidscategorie. De uitkomsten van dit rapport worden toegevoegd aan dit beleid. Daarnaast gaan we onderzoeken hoe we de evenementenlocatie kunnen versterken, zodat er meer evenementen kunnen plaatsvinden.

3.3.3 EVENEMENTEN IN HET BUITENGEBIED

Evenementen in het buitengebied (al het gebied buiten de bebouwde kom) kunnen alleen plaatsvinden met toestemming van de terreineigenaren die het betreft. Het is de verantwoording van de organisatie om op deze manier voor afstemming te zorgen.

Het duingebied

In het gebied van het Nationaal Park De Loonse en Drunense Duinen is de Duinverordening van toepassing. In dit gebied is een vergunning nodig van de burgemeester voor wedstrijden, evenementen, bijeenkomsten of andere manifestaties. Deze Duinverordening vervangt de APV niet, maar is een aanvulling hierop. In de gevallen waarin de Duinverordening niet voorziet, is de APV van toepassing. De vrijstelling voor een vergunning geldt niet voor activiteiten in het gebied dat valt onder de Duinverordening. De vrijstellingsmogelijkheid is niet in de Duinverordening opgenomen.

Een vergunning voor een activiteit in de Duinverordening toetsen wij op de weigeringsgronden. Deze staan genoemd in artikel 17 van de Duinverordening.

Deze weigeringsgronden zijn:

• •

  de openbare orde;

• •

  het voorkomen en beperken van overlast;

• •

  de verkeersvrijheid of - veiligheid;

• •

  het uiterlijk aanzien van het gebied en van de natuurwaarden.

Een vergunning voor een activiteit in het Nationaal park De Loonse en Drunense Duinen weigeren wij ook:

• •

  als Natuurmonumenten geen toestemming geeft voor het evenement;

• •

  als de politie onvoldoende capaciteit heeft. Hierdoor kunnen wij de openbare orde en veiligheid niet garanderen.

Externe veiligheid

Externe veiligheid is geen formeel toetsingskader bij het verlenen van evenementenvergunningen. Om de veiligheid van evenementenbezoekers toch te waarborgen zal de gemeente Loon op Zand externe veiligheid betrekken bij het afwegingskader voor de beoordeling van evenementen. Het gaat hierbij om de nabijheid van risicovolle buisleidingen, transportroutes en/of inrichtingen. De contouren van de buisleidingen liggen vast in de bestemmingsplannen en beheersverordeningen.

Rekening houden met externe veiligheid is belangrijk omdat hier in geval van een calamiteit een risico op het ontstaan van meer slachtoffers is.

Natuurbrandrisico

Wanneer het natuurbrandrisico code oranje of rood aangeeft, mogen er geen evenementen worden georganiseerd in de natuurgebieden.

3.3.4 STRIJDIGHEID MET BESTEMMINGSPLAN

Kortdurende evenementen met een incidenteel karakter op een terrein waarvan het gebruik strijdig is met de bestemming, mogen worden gehouden. Voor overige evenementen dient een afwijking als bedoeld in de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) te worden toegestaan. Het college besluit wanneer een afwijking mogelijk is. Het evenement duurt ten hoogste vijftien dagen, het opbouwen en afbreken van voorzieningen zijn hierbij inbegrepen.

3.4 ALGEMENE PLAATSELIJKE VERORDENING

In paragraaf 1.2 staat de definitie voor een evenement uit de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) al beschreven. In het kader hieronder staan nog enkele toevoegingen uit de APV die van belang zijn voor het organiseren van een evenement.

De weigeringsgronden onder nummer 3 noemen we in dit beleid de basisweigeringsgronden.

Sportactiviteiten

Als een sportactiviteit een impact op de omgeving heeft, kunnen wij dit als vergunningplichtig evenement beschouwen. Op die manier kunnen wij maatregelen treffen ter bescherming van de openbare orde, de verkeersveiligheid en het voorkomen van overlast. De beoordeling of een activiteit valt onder de definitie van evenement is een bevoegdheid van de burgemeester. Sportverenigingen dienen toernooien en andere activiteiten uiterlijk 8 weken voor de dag van uitvoering te melden.

Ontoelaatbare overlast

Wij kijken of er sprake is van ontoelaatbare overlast. Hier kijken wij naar de volgende punten:

• •

  klachten over de activiteit vanuit de omgeving uit het verleden;

• •

  de wijze waarop de organisator in het verleden reageerde op klachten;

• •

  de maatregelen die de organisator neemt om overlast te voorkomen;

• •

  wettelijke kaders.

Ontheffing geluidhinder

Een ontheffing geluidhinder verlenen wij op grond van artikel 4:6 van de APV. Het gaat hier om een ontheffing van het verbod om geluidsapparatuur in werking te hebben buiten een inrichting. Dit geldt ook als er handelingen worden verricht buiten een inrichting die geluidhinder voor de omgeving veroorzaken.

Het college besluit bij vaststelling van dit beleid om op grond van artikel 4:6 van de APV evenementen vrij te stellen voor een ontheffing geluidshinder buiten een inrichting.

De ontheffing geluidhinder verlenen wij op grond van artikel 4:6 van de APV. In dit artikel staan geen extra weigeringsgronden genoemd. Hiervoor gelden de basis weigeringsgronden in artikel 1:8 en 2:25 van de APV.

Een ontheffing geluidhinder verlenen wij niet:

• •

  als de organisator onvoldoende kan aantonen dat er geen ontoelaatbare overlast ontstaat met betrekking tot geluid.

Als tijdens een evenement muziek ten gehore wordt gebracht, verlenen wij geen vergunning of ontheffing buiten de volgende tijden:

• •

  maandag t/m donderdag tussen 09.00 uur en 23.00 uur;

• •

  vrijdag en zaterdag tussen 09.00 uur en 24.00 uur;

• •

  zondag tussen 13.00 uur en 23.00 uur.

De organisator dient met de programmering van het evenement rekening te houden met deze tijden. Wij kunnen afwijkende begin- of eindtijden voor het evenement bepalen. Dit ter bescherming van het woon- en leefklimaat en/of de openbare orde.

Bij uitzondering kunnen wij besluiten een tijd na 24.00 uur te vergunnen. Het maximale geluidsniveau na 24.00 uur nemen wij in de vergunning op.

Deze uitzondering maken wij alleen als er sprake is van een evenement waarbij het volgende van toepassing is:

• •

  het evenement kan alleen in de nachtelijke uren plaatsvinden. Denk hierbij aan bijvoorbeeld een loopwedstrijd of andere tocht die enige uren duurt. Hieronder verstaan wij niet een evenement met een eindtijd na 24.00 uur vanwege:

  • -

    de duisternis;

  • -

    het tonen van een licht-, vuur- of lasershow;

  • -

    een andere voorstelling of optreden.

• •

  tijdens het evenement wordt overnacht (zoals bij jeugdpret of activiteiten van de scouting);

• •

  er is sprake van een lustrumjaar voor een jaarlijks terugkerend evenement. Uitgangspunt hierbij is dat de omgeving geen ontoelaatbare overlast ondervindt. Bij een lustrum staan wij een maximale eindtijd van 01.00 uur toe. Onze voorkeur ligt hierbij op een zaterdagavond omdat de zondagavond meer overlast veroorzaakt. Dit is echter niet verplicht;

• •

  er is geen concurrentie met lokale horeca te verwachten. Hiervoor kunnen wij een maximale eindtijd van 01.00 uur toestaan.

Wij kunnen besluiten buiten de genoemde tijden een uitloopperiode toe te staan. De afweging vindt plaats door politie of toezichthouders van de gemeente. De uitloop houdt in dat het evenement in fases wordt beëindigd.

Hiermee voorkomen wij dat het aanwezige publiek negatief reageert op een abrupte beëindiging van het evenement. De wijze waarop het evenement wordt beëindigd, gebeurt op aangeven van de politie of toezichthouders. De organisator hoort de aanwijzingen op te volgen. Deze verplichting om aanwijzingen op te volgen, staat als voorschrift in de vergunning.

3.5 GELUIDSNORMEN IN DB(A) EN DB(C)

In de nota “Evenementen met een luidruchtig karakter” van de voormalige Inspectie Milieuhygiëne Limburg (januari 1996), die als handreiking wordt gebruikt voor het opleggen van geluidnormen bij evenementen, is als uitgangspunt gehanteerd dat binnen in woningen geen onduldbare hinder mag optreden als gevolg van een evenement. Uitgangspunt hierbij is de spraakverstaanbaarheid in woningen. In de nota wordt uitgegaan van geluidniveaus in dB(A)-waarden.

De hedendaagse populaire muziek heeft veel meer lage tonen (bassen) dan de populaire muziek van twintig jaar geleden. Een geluidnorm in dB(A) geeft te weinig mogelijkheden om de eventuele hinder van het basgeluid te kunnen beperken. Landelijk wordt tegenwoordig daarom veelal een norm in de grootheid dB(C) aanvullend aan de dB(A)-norm toegevoegd. Bij bepaling van de geluidniveaus volgens de zogenaamde C-weging, tellen de lage tonen uit het muziekspectrum meer mee. Daarom gebruiken we bij het toetsen de normen altijd de C-weging oftewel dB(C).

3.6 ACTIVITEITENBESLUIT EN ONTHEFFING GELUIDSHINDER

Valt een inrichting onder het Activiteitenbesluit, dan vallen evenementen behorende bij deze inrichting onder de zogenaamde festiviteitenregeling (artikel 2.21 Activiteitenbesluit). In dat artikel is er voor festiviteiten binnen de inrichting een ontheffingsmogelijkheid op het toetsen aan de geluidsnormen. Het zijn de normen die zijn bepaald in de artikelen 2.17, 2.17a, 2.19a en 2.20. Maatwerkvoorschriften om te voldoen aan die normen zijn niet van toepassing als gebruik wordt gemaakt van die ontheffingsmogelijkheid.

Het aantal keren dat een inrichting een incidentele festiviteit mag organiseren staat in artikel 2.21, lid 1 onder b. Bij een milieuvergunning mag dit niet meer dan 12 keer per jaar plaatsvinden.

Incidentele festiviteit

Een incidentele festiviteit is een festiviteit waarbij de organisator afwijkt van de reguliere geluidsnormen. De verlichting op een sportpark langer aanlaten dan opgenomen in het Activiteitenbesluit valt hier ook onder. Denk aan een open dag bij een bedrijf, waarbij een drive-in show de muziek verzorgd. Of een sporttoernooi dat tot 24.00 uur duurt. De normen staan in het Activiteitenbesluit. In artikel 4:3 van de APV staat dat een horecabedrijf of een andere inrichting een dergelijke festiviteit moet melden.

In de APV staan ook normen die wij maximaal toestaan. Een melding incidentele festiviteit doet de organisator digitaal via de volgende webpagina: https://www.loonopzand.nl/ondernemen-en-evenementen/incidentele-festiviteit/. Conform de APV mag een incidentele festiviteit maar maximaal 6 keer per jaar voorkomen.

Een melding voor een incidentele festiviteit kunnen wij accepteren of weigeren. Dit is geregeld in artikel 4:3 van de APV. Wij toetsen op de basisweigeringsgronden, zoals genoemd in artikel 1:8 van de APV.

Wij accepteren een melding voor een incidentele festiviteit in hoofdzaak niet als de organisator onvoldoende kan aantonen er geen ontoelaatbare overlast ontstaat met betrekking tot geluid.

In de festiviteitenregeling (artikel 2.21 Activiteitenbesluit) staat ook dat voor collectieve festiviteiten, zoals carnaval (op voorwaarde dat deze is aangewezen in een gemeentelijke verordening) de grenswaarden uit het Activiteitenbesluit niet gelden.

3.7 REGELING VOOR UITZONDERLIJKE TYPE EVENEMENTEN

In deze paragraaf staan alle regelingen voor uitzonderlijke type evenementen. Voor dit type evenement zijn extra regels en kaders van toepassing.

Circussen

Jaarlijks ontvangen wij verzoeken van diverse circussen voor een “speelvergunning”. Een gemeente kan op basis van de ingediende verzoeken besluiten welk circus in aanmerking komt voor een evenementenvergunning.

Het verlenen van een vergunning ingevolge artikel 2:25 van de APV ten behoeve van een circus is een bevoegdheid van de burgemeester. De aanvragen om een speelvergunning (evenementenvergunning) voor circussen behandelen we aan de hand van de volgende beleidsregels:

• a.

  Per kalenderjaar verlenen we twee speelvergunningen voor circussen. Dit doen wij als in dat kalenderjaar een geschikte locatie aanwezig is. Deze locatie kan zowel in Kaatsheuvel (Prins Mauritsplein) als in Loon op Zand (Kasteelweide) zijn. Als wij geen geschikte locatie aan kunnen wijzen, verlenen wij geen speelvergunning;

• b.

  Als (evenementen)organisaties particuliere terreinen vinden om een circus te houden en men heeft daar voldoende parkeermogelijkheden, dan staat ons niets in de weg dit vaker per jaar toe te staan;

• c.

  Een circus dient uiterlijk een aanvraag voor een speelvergunning voor 30 september van het jaar voorafgaand aan het jaar waarin het optreden plaatsvindt in. Voor 15 december delen wij vervolgens de beslissing aan de circussen mee. De circussen zijn dan in staat om aaneensluitende tournees voor te bereiden;

• d.

  Aanvragen om een speelvergunning dient een circus volledig in. Een aanvraag bevat minimaal:

  • •

    De periode van uitvoering;

  • •

    Een zogenaamd circus- c.q. bouwboek waarin alle technische gegevens van de tent, installaties, stoelenplan, etc. staan vermeld.

• e.

  Ontbreken de gevraagde gegevens dan krijgt de aanvrager de mogelijkheid dit binnen 14 dagen aan te vullen. Voldoet men hier niet aan dan leggen wij de aanvraag terzijde;

• f.

  Bij de keuze uit de aanvragen worden de volgende selectiecriteria gehanteerd:

  • •

    circussen die in de voorafgaande twee jaren een speelvergunning hebben gekregen, komen voor het jaar daarop niet meer in aanmerking tenzij er onvoldoende aanvragen zijn;

  • •

    de periode waarvoor de aanvraag is ingediend is bepalend. Circussen die een aanvraag voor de onder 2 genoemde periode hebben ingediend krijgen de voorkeur;

  • •

    beoordeling van het circus c.q. bouwboek;

  • •

    ervaringen van voorgaande jaren;

  • •

    ervaringen van andere gemeenten;

  • •

    een kwaliteitstoets op grond van recensies in de circusbladen (onder andere De Piste en Circusnieuwsbrief);

  • •

    het circus moet voldoen aan de gedragscode van de Vereniging Nederlandse Circus Ondernemingen (VNCO).

• g.

  Het maximaal aantal dagen van een speelvergunning is vijf. Dit voorschrift is opgenomen ter beperking van de mogelijke overlast voor de woon- en leefomgeving;

• h.

  Een circus sluiten wij voor twee jaar uit voor een inschrijving als:

  • •

    het circus de voorschriften niet naleeft;

  • •

    het circus aanwijzingen van bevoegd gezag niet opvolgt;

  • •

    wangedrag is geconstateerd.

• i.

  Besloten circusvoorstellingen die geen entreegelden heffen, vallen buiten dit circusbeleid. Denk hierbij aan speciale doeleinden, zoals bedrijfsfeesten en scholen.

Een aanvrager is leges verschuldigd bij het indienen van een aanvraag. Een uitzondering hierop is de inschrijving voor een speelvergunning ten behoeve van een circus. Aan een inschrijving zijn geen kosten verbonden. Zodra wij de aanvraag voor een speelvergunning in behandeling nemen, zijn er leges verschuldigd.

Kermissen

Een kermis is een evenement of een onderdeel van een evenement. Een kermis bestaat uit meer dan 3 niet permanente kermisstandplaatsen.

Onder kermisstandplaatsen verstaan wij kermisattracties en kermiseetkramen.

Een kermisattractie is:

• •

  een niet permanent geïnstalleerde inrichting ter voortbeweging van personen. Deze is bestemd voor vermaak of ontspanning. De aandrijving gebeurt door een niet-menselijke energiebron;

• •

  een wel of niet roterend attractietoestel. Hiermee kunnen passagiers een snelheid bereiken van niet meer dan 10 meter per seconde. Passagiers kunnen een hoogte bereiken van niet meer dan 5 meter boven het terrein waarop het attractietoestel staat;

• •

  een inrichting bestemd voor vermaak of ontspanning waarbij men gebruik maakt van zwaartekracht of fysieke kracht van de mens;

• •

  tijdelijke bouwwerken, tenten, verzameling speelautomaten en speeltoestellen ter vermaak of gewin.

Onder een kermis eetkraam verstaan wij:

• •

  gebakskraam (oliebollen, wafels, etc.);

• •

  suikerspinkraam;

• •

  zoetwarenkraam (snoepgoed).

Binnen een periode van vier weken mag er niet meer dan één kermis in een kern staan. Dit om ontoelaatbare overlast te voorkomen. Een kermis heeft een impact op de omgeving. Wij vinden het niet wenselijk om meerdere kermissen achter elkaar te houden. Op kleinere evenementen staan wij kermisstandplaatsen toe. Hiervoor geldt een maximum van drie.

Aanvragen voor een kermis of voor kermisstandplaatsen op een evenement beoordelen wij op grond van artikel 2:25 van de APV. Wij toetsen de aanvraag aan de hand van de volgende beleidsregels:

• •

  in de kern Kaatsheuvel start de kermis op de vrijdag voor de eerste zondag van de maand juli;

• •

  in de kern Loon op Zand start de kermis op donderdag met Hemelvaart;

• •

  binnen een periode van vier weken voor of na een kermis verlenen wij geen evenementenvergunning met meer dan 3 kermisstandplaatsen;

• •

  wij verlenen geen vergunning voor het gelijktijdig organiseren van het Pleinfestival met de kermis Loon op Zand;

• •

  wij verlenen geen vergunning voor het plaatsen/exploiteren van meer dan 15 kermisstandplaatsen tijdens het Pleinfestival;

• •

  wij wegen de overige weigeringsgronden mee.

Snuffelmarkt / rommelmarkt

We kennen twee soorten markten: een snuffelmarkt en een rommelmarkt.

Op een snuffelmarkt verhandelt men in hoofdzaak goederen in een gebouw of op een afgesloten terrein. Als de organisator een markt op de openbare weg houdt, dan is er sprake van een rommelmarkt. Een rommelmarkt valt onder een evenement. Voor beiden moet de organisator een vergunning aanvragen.

Buiten het begrip snuffelmarkten vallen ruimten die nagenoeg geheel en voortdurend in gebruik zijn als winkel. Zij houden zich aan de tijden in de Winkeltijdenwet.

Een vergunning voor een snuffelmarkt verlenen wij op grond van artikel 5:23 van de APV. De weigeringsgronden voor de snuffelmarkt zijn de basis weigeringsgronden.

Een vergunning voor een snuffelmarkt weigeren wij ook om de volgende reden:

• •

  strijdigheid met het bestemmingsplan.

Stuntshows

Het is niet toegestaan binnen de bebouwde kom evenementen te organiseren waarbij met gemotoriseerde voertuigen stunts worden uitgevoerd. Op 11 december 2007 heeft het college dit besluit genomen.

3.8 OVERIGE REGELGEVING

In deze paragraaf staat alle overige regelgeving omtrent evenementen. Achteraan staan een aantal zaken waar ook rekening mee gehouden moet worden maar waar geen duidelijke kaders voor vaststaan.

Vuurwerk

Op grond van het Vuurwerkbesluit mag consumentenvuurwerk alleen worden afgestoken rond de jaarwisseling. Vergunning of ontheffing voor andere tijden is niet mogelijk.

Evenementenvuurwerk valt onder de categorie professioneel vuurwerk. Dit mag alleen een gecertificeerd bedrijf dat beschikt over een vergunning van de provincie afsteken. De provincie stuurt een afschrift van deze vergunning ter informatie naar ons.

In de aanvraag moet aan worden gegeven dat de organisator vuurwerk af laat steken. Hiervoor nemen wij extra voorschriften op in de vergunning.

Luchtvaartwet

Op grond van de Luchtvaartwet gelden er eisen voor:

• •

  het opstijgen en landen van helikopters;

• •

  het opstijgen en landen met luchtballonnen;

• •

  zweefvliegtuigen;

• •

  landbouwvliegtuigen;

• •

  ultralight-vliegtuigen.

We verwijzen voor dergelijke activiteiten door naar de provincie, die er toestemmingen voor verleent.

Regeling kabelvliegers en kleine ballons

• •

  Het komt voor dat men binnen de gemeente ballons op wil laten. Het oplaten van ballons is aan regels gebonden. Dit is opgenomen in de Regeling kabelvliegers en kleine ballons;

• •

  Het oplaten van sfeerballons is niet toegestaan als er metalen voorwerpen aan de ballon zijn bevestigd;

• •

  Boven de 1000 stuks moet het oplaten van ballons bij de verkeersleiding van Vliegveld Gilze en Rijen worden gemeld;

• •

  Bij het oplaten van ballons dient rekening te worden gehouden dat ballons zwerfvuil veroorzaken.

Warenwetbesluit attractie- en speeltoestellen

Het plaatsen van speeltoestellen, zoals een springkussen, is aan regelgeving gebonden. De opbouw dient gemeld te worden aan de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit.

Voor kermisattracties die personen voortbewegen dient de organisator uiterlijk 2 weken voor het evenement het Registratie Attractie Speeltoestellen (RAS)-nummer aan de gemeente voor te leggen. De gemeente kan in het RAS-register controleren of een attractie is goedgekeurd. Een niet goedgekeurde attractie mag tijdens een evenement niet in gebruik worden genomen.

Ontheffing gebruik gemeentegrond

Voor het plaatsen van objecten op, aan of boven de weg is een ontheffing nodig. Dit is geregeld in artikel 2:10 van de APV. In het kader van evenementen is een dergelijke ontheffing nodig voor:

• •

  het plaatsen van driehoek borden;

• •

  het hangen van een banier of spandoek met een vooraankondiging;

• •

  het plaatsen van parkeer- en verwijsborden;

• •

  het plaatsen van tijdelijke objecten.

In artikel 2:10 van de APV staan naast de in artikel 1:8 van de APV genoemde basisweigeringsgronden extra weigeringsgronden. De weigeringsgronden voor een ontheffing gebruik gemeentegrond zijn:

• •

  een ontheffing weigeren wij als het beoogde gebruik:

  • -

    schade toebrengt aan de weg;

  • -

    gevaar oplevert voor de bruikbaarheid van de weg;

  • -

    belemmeringen vormt voor het doelmatig en veilig gebruik van de weg;

  • -

    een belemmering kan vormen voor het doelmatig beheer en onderhoud van de weg;

• •

  een ontheffing weigeren wij ook als het beoogde gebruik hetzij op zichzelf, hetzij in verband met de omgeving niet voldoet aan redelijke eisen van welstand;

• •

  het belang van de voorkoming of beperking van overlast voor gebruikers van de in de nabijheid gelegen onroerende zaak.

Reclame

Onder reclame verstaan wij elke vorm van handelsreclame op of aan de openbare weg. In artikel 2:10 van de APV staat dat voor het plaatsen van voorwerpen een ontheffing nodig is. Wij willen geen overdaad aan reclameborden. Hiervoor stellen wij op termijn reclamebeleid vast.

Wij verlenen alleen ontheffingen voor het plaatsen van reclameborden aan binnen de gemeente gevestigde verenigingen of stichtingen. Zij richten zich op sociaal culturele activiteiten of het organiseren van evenementen van niet commerciële aard. Wij verlenen geen ontheffingen voor het plaatsen van reclameborden voor commerciële doeleinden. Ook verlenen wij geen ontheffing aan organisaties buiten de gemeente Loon op Zand. Dit geldt voor promotie van evenementen, diensten, goederen of anderszins.

Uitzonderingen hierop zijn driehoekborden ter promotie van circussen en kermissen.

Posterbeleid

Het gebruik van aanplakbiljetten met opschriften, aankondigingen en afbeeldingen op enig eigendom mag niet.

Driehoek borden

Voor het aankondigen van een evenement kan de organisator gebruik maken van zogenaamde driehoekborden. Een evenement mag maximaal 25 driehoekborden plaatsen. De borden mogen maximaal twee weken voor het evenement worden geplaatst. Als de organisator zich niet aan de voorwaarden houdt, zullen wij de borden verwijderen. De kosten voor het verwijderen brengen wij in rekening bij de organisator.

Aan een ontheffing voor het plaatsen van reclameborden verbinden wij de volgende voorschriften:

• a.

  De organisator mag maximaal plaatsen:

  • •

    15 driehoekreclameborden in de kern Kaatsheuvel;

  • •

    8 driehoekreclameborden in de kern Loon op Zand;

  • •

    2 driehoekreclameborden in de kern De Moer;

• b.

  de reclameborden mogen niet eerder geplaatst worden dan 2 weken voor het begin van het evenement;

• c.

  de reclameborden moeten uiterlijk 1 dag na het evenement verwijderd worden;

• d.

  De organisator mag alleen reclameborden rond lichtmasten plaatsen als deze direct op de grond steunen. Daarbij mogen alleen niet corrosie-verwekkende materialen geplaatst worden;

• e.

  De organisator mag geen reclameborden plaatsen korter dan vijf meter van een kruising of splitsing van wegen;

• f.

  De organisator mag geen reclameborden aan bomen of andersoortige beplantingen aanbrengen;

• g.

  De organisator mag geen reclameborden aan lichtmasten waar een lichtbak aanhangt plaatsen;

• h.

  De organisator mag geen reclameborden aan lantaarnpalen met verkeerstekens of om palen met verkeerstekens aanbrengen;

• i.

  De organisator mag geen gebruik maken van reflecterende en / of fluorescerende materialen voor de reclameborden;

• j.

  De organisator hoort er alles aan te doen om te voorkomen dat schade toe wordt gebracht aan eigendommen van derden;

• k.

  aanwijzingen, gegeven door politie of gemeentelijke toezichthouder, moeten gelijk opvolgt worden;

• l.

  uit het oogpunt van verkeersveiligheid mogen op deze punten geen reclameborden geplaatst worden:

  • •

    vanaf de N261 tot aan de Kasteellaan te Loon op Zand;

  • •

    vanaf de N261 Europalaan tot aan het Brugske te Kaatsheuvel;

Ontheffing artikel 35 Drank- en Horecawet

Evenementen trekken veel jongeren. Aan jongeren onder de wettelijke leeftijd mag geen alcoholhoudende drank verkocht worden. Het nuttigen en kopen van alcoholhoudende dranken door jongeren onder de wettelijke leeftijd is strafbaar. Voor het toezicht hierop dient de organisator met polsbandjes te werken. Tijdens het evenement mag de drank alleen in kunststof bekers of onbreekbaar glas worden geschonken. Hier kiezen wij voor om letsel door glas te voorkomen.

Als de organisator alcohol wil verkopen tijdens het evenement, dan is een ontheffing verplicht. Dit is geregeld in artikel 35 van de Drank- en Horecawet. Dit artikel heeft betrekking op het schenken van alcohol buiten een horecabedrijf. Een ontheffing artikel 35 verleent de burgemeester alleen voor gelegenheden van tijdelijke aard. Hiervoor geldt een maximale periode van twaalf aaneengesloten dagen.

Een ontheffing om structureel alcohol te schenken buiten een horecabedrijf is niet mogelijk. Wel kan de burgemeester op grond van de Drank- en Horecawet artikel 35 lid 5 een meerjarige ontheffing verlenen. Dit kan alleen als de verstrekking van zwak alcoholhoudende drank steeds geschiedt onder onmiddellijke leiding van dezelfde persoon.

Om de veiligheid te waarborgen mogen horecagelegenheden in de nabijheid van een evenemententerrein, tijdens het evenement uitsluitend kunststof of onbreekbaar glas buiten de horeca-inrichting (terras) gebruiken.

Een ontheffing op grond van artikel 35 van de Drank- en Horecawet toetsen wij op:

• •

  leeftijd leidinggevende(n);

• •

  levensgedrag leidinggevende(n).

Ontheffing Zondagswet

De Zondagswet geldt als een evenement op zondag georganiseerd wordt. Hiervoor kan de burgemeester ontheffing verlenen. Dit is geregeld in de Zondagswet in artikel 3, 4, 5 en/of 5a. De ontheffing heeft betrekking op het verstoren van de zondagsrust.

Evenementen kunnen op zondag plaatsvinden. Het belang van de zondagsrust wegen wij hiervoor af. Dit is geregeld in de Zondagswet.

Verkeersmaatregelen

De gemeente is wegbeheerder van gemeentelijke wegen. Hiermee zijn wij verantwoordelijk voor de verkeersveiligheid op de openbare weg. Dit betekent niet dat wij de verkeersmaatregel ook daadwerkelijk uitvoeren.

Verkeersplan

Voor het evenement moet de organisator een verkeersplan aanleveren. Als dit niet bij de aanvraag wordt meegeleverd, krijgt de organisator een termijn om dit te herstellen. Als dit niet gebeurt, stellen wij de aanvraag buiten behandeling.

Maatregelen

Tijdens een evenement moet de organisator mogelijk bepaalde verkeersmaatregelen treffen. Mogelijk moet een omleidingsroute ingesteld worden. Wij houden toezicht of de verkeersmaatregelen worden uitgevoerd. Dit om te voorkomen dat er een verkeersonveilige situatie ontstaat. De wegbeheerder blijft uiteindelijk verantwoordelijk voor de veiligheid op de weg.

Hoofdregel is dat de organisator de feitelijke uitvoering van verkeersmaatregelen uitvoert. Voor de benodigde verkeersmaterialen kan de organisator terecht op de milieustraat in Kaatsheuvel, voor zolang de voorraad strekt.

Een uitzondering geldt voor evenementen waarbij wij zelf de verkeersmaatregelen uitvoeren. Dit kan vanwege de complexiteit van de te nemen verkeersmaatregelen (aard en omvang van de afzettingen). Dit stemmen wij vooraf met de organisator af. De kosten voor het uitvoeren van de benodigde verkeersmaatregelen brengen wij in rekening bij de organisator. De kosten staan in de tarievenverordening.

Parkeer- en verkeersoverlast

Tijdens evenementen dienen belangrijke bestemmingen bereikbaar te blijven. Per evenement bekijken wij in hoeverre parkeeroverlast en verkeersonveilige of verkeershinderlijke situaties kunnen ontstaan. De organisator moet zelf voor parkeergelegenheid zorgen.

De aan een vergunning te verbinden voorschriften zullen betrekking hebben op:

• •

  afzetting van wegen;

• •

  voorzien in en toezicht op parkeergelegenheid;

• •

  bereikbaarheid van hulpdiensten;

• •

  voorlichting m.b.t. verkeersomleidingen.

Bij voorgaande maatregelen kan een verkeersbesluit benodigd zijn.

Verkeersregelaars

Om verkeersstromen bij tijdelijke wegafzettingen, zoals tijdens evenementen, in goede banen te leiden moeten verkeersregelaars ingezet worden. In de Regeling verkeersregelaars 2009 staan de eisen waaraan verkeersregelaars moeten voldoen.

Hieronder staan de belangrijkste eisen op een rij:

• •

  Bij elke wegafsluiting op de doorgaande weg zijn verkeersregelaars vereist. Afhankelijk van de wegsituatie zijn dit evenementenverkeersregelaars of beroeps. Zij regelen het verkeer voor de veiligheid van de deelnemers en weggebruikers. Hiervoor moet de organisatie een post- en takenplan aanleveren. Hierin geeft de organisator aan op welke locaties de verkeersregelaars staan en welke taken zij verrichten;

• •

  De kleding van de verkeersregelaar moet voldoen aan het gestelde eisen in de Regeling Verkeersregelaars 2009;

• •

  De verkeersregelaars bij evenementen staan onder direct toezicht van de politie. Zij moeten hiervoor een instructie volgen. De instructie volgen zij via www.verkeersregelaarsexamen.nl;

• •

  De aanstelling van een verkeersregelaar is per jaar. De burgemeester is verantwoordelijk voor de aanstelling. De organisator levert minimaal 4 weken voor aanvang van het evenement houdt een lijst aan. Op deze lijst staan de personen die men inzet als verkeersregelaar;

• •

  De organisator moet een wettelijke aansprakelijkheidsverzekering en een verzekering tegen persoons- en zaakschade hebben;

• •

  Organisaties kunnen voor het evenement verkeershesjes lenen bij het VKR team Loon op Zand.

Wegenverkeerswet 1994 (WVW)

Mogelijk gaat de organisator (gedeelten van) wegen, straten en/of pleinen afsluiten voor een evenement. Hiervoor is een ontheffing nodig van de wegbeheerder. De regels staan in de WVW en het daarop gebaseerd Reglement Verkeersregels en Verkeerstekens 1990 (RVV) en het Besluit administratieve bepalingen inzake het wegverkeer (BABW).

Voor een wedstrijd met voertuigen op/over de openbare weg is een ontheffing ook verplicht.

Extra aandachtspunten

Waar ook rekening mee gehouden moet worden als men een evenement organiseert is:

• •

  De wettelijke aansprakelijkheid;

• •

  Het afval;

• •

  Toiletvoorzieningen;

• •

  Beveiliging;

• •

  Brandveiligheid;

• •

  Toegankelijkheid.

Voor extra toelichting en (praktische) details, zie de Evenementeninstructie in de bijlage.

Wettelijke aansprakelijkheid

De wettelijke aansprakelijkheid is vaak gekoppeld aan het criterium “zorgplicht”. De gemeente Loon op Zand heeft zorgplicht voor de openbare weg en de vrije ruimte. Aan de hand van dit criterium kan worden bepaald of de gemeente in bepaalde gevallen wettelijk aansprakelijk is.

In de vergunning nemen wij voorschriften en beperkingen op voor de veiligheid van de openbare ruimte.

Afval

Bij een evenement komt afval vrij. Vervuiling van het evenementengebied en de directe omgeving kan tot overlast leiden. De organisator is verantwoordelijk voor het schoonhouden van het evenemententerrein. De organisator levert het evenemententerrein en direct aangrenzende wegen rondom dit terrein in oorspronkelijke staat op. Hierover maken wij afspraken over en we nemen deze in de vergunning op.

Het college heeft 31 januari jl. een nieuw Acceptatiereglement milieustraat vastgesteld. Hierin staat dat afval van een geregistreerde vereniging of stichting onder bepaalde voorwaarden wordt geaccepteerd. Een milieupas is dan niet noodzakelijk.

Toiletvoorzieningen

Op elk evenement moeten voldoende toiletten aanwezig zijn. Dit is een teken van goed gastheerschap. Een van de beoordelingsgronden voor een evenement is immers de volksgezondheid. Bij onvoldoende hygiëne kunnen zich grote risico’s voordoen.

Afvalwater

Nog belangrijk: zonder toestemming mag er geen afvalwater worden geloosd op het openbaar riool. Bij gebruik van een toiletwagen stemt de organisator met de gemeente de aansluiting op het gemeentelijke riool af.

Beveiliging

Veiligheid bij evenementen is een verantwoordelijkheid voor gemeente, politie, brandweer en geneeskundige hulpverlening. Daarnaast is de organisator ook verantwoordelijk voor de veiligheid. Vanwege de complexiteit per evenement wordt er maatwerk geleverd bij het advies. Daarom is het ook niet mogelijk om een standaardnorm te noemen.

De burgemeester kan bij evenementen het aantal beveiligers bepalen. De kosten van deze beveiligingswerkzaamheden zijn voor eigen rekening.

Indien een evenement valt onder de meldingsplicht en daardoor vrijgesteld is van de vergunningsplicht is geen beveiliging nodig. Wij nemen hiervoor voorschriften en beperkingen op in de vergunning.

Medische voorschriften

De GHOR verbindt een aantal medische voorschriften aan een evenement. Deze zijn te vinden in paragraaf 3.2.5 van de Evenementeninstructie.

Brandveiligheid

Diverse typen evenementen of bij evenementen voorkomende handelingen kunnen leiden tot brand. Wij besteden bij de beoordeling van een evenement aandacht aan brandveiligheid. De organisator dient rekening te houden met voorschriften en beperkingen in de vergunning voor brandpreventie.

Bereikbaarheid hulpdiensten

De organisatie moet rekening houden dat de evenementenlocatie te allen tijde goed bereikbaar is voor de hulpdiensten. Dat betekent dat de doorgangen minimaal 3,5 meter breed en 4,2 meter hoog moeten zijn.

Toegankelijkheid

Het is in ieders belang om evenementen in Loon op Zand toegankelijk te maken en te houden. Voor mindervaliden en rolstoelgebruikers die uw evenement bezoeken, hoort men rekening te houden met hoogteverschillen, obstakels, sanitaire voorzieningen et cetera. De volledige lijst staat in de evenementeninstructie (paragraaf 3.2.5).

Vrijwilligers

De secundaire vrijwilligersverzekering van de gemeente is een secundaire verzekering. Bij aansprakelijkheid schakelt de organisatie altijd eerst de eigen evenementenverzekering in. Pas daarna kan men een beroep op de gemeentelijke verzekering.

Kwaliteit in bredere zin van het woord is een belangrijk speerpunt van het evenementenbeleid. Dit komt ook terug in het Economisch Programma Loon op Zand 2016-2020 en in de startnotitie van de stuurgroep marketing “Goud in Handen”.

Zoals gezegd blijft de eerste verantwoordelijkheid voor het aanbod in handen van de organiserende partijen. De gemeente wil het evenementenaanbod beïnvloeden en stimuleren. Dit doen we door ondersteuning te bieden aan evenementen die voldoen aan de gestelde criteria.

4.1 EVENEMENTEN STIMULERINGSFONDS

Het budget waarmee evenementen gestimuleerd kunnen worden, was eerst versnipperd over verschillende afdelingen binnen de gemeente. Dit is bij elkaar gebracht in één stimuleringsfonds.

Het nieuwe stimuleringsfonds geeft de mogelijkheid om evenementen te stimuleren die passend zijn bij het DNA van de gemeente. Ook stimuleren we op deze manier nieuwe en unieke initiatieven. Ten slotte willen we op deze manier een flexibel budget bieden die elke organisatie naar eigen inzicht zelf kan besteden.

Iedereen die in aanmerking komt (voldoet aan de indieningsvoorwaarden en de beoordelingscriteria) voor een bijdrage kan in aanmerking komen voor een basisbedrag van maximaal € 750,-. Voor iedere pluscriteria kan de organisatie € 150,- extra krijgen met een maximaal bedrag van € 750,-. De financiële bijdrage bedraagt echter maar maximaal 25 procent van de totale begrote kosten.

Meerdaagse evenementen krijgen een extra bedrag (maximaal €1500,-) per dag mits het programma per dag verschillend is. Dit is ter beoordeling aan de gemeente.

Voor nieuwe evenementen hanteren we een opstartstimulans van € 2500, - waarbij voor iedere pluscriteria € 500.- extra met een maximaal bedrag van € 2500, -. De 25 procent regel geldt niet voor nieuwe evenementen.

Het totale budget is € 45.000 per jaar. Organisatoren hebben per jaar twee mogelijkheden om een aanvraag in te dienen: vóór 1 mei of vóór 1 september. De aanvragen worden behandeld op volgorde van indienen tot het budget is bereikt. De termijn die we aanhouden loopt gelijk met de resterende acties uit het Economisch Programma: 2018-2020. Daarna kijken we met een evaluatie of we de beoordelingscriteria en het budget moeten aanpassen.

4.1.1 INDIENINGSVOORWAARDEN EN BEOORDELINGSCRITERIA

Om verzoeken voor de financiële bijdrage te beoordelen, zijn beoordelingscriteria opgesteld. Uiteraard zijn daar een aantal randvoorwaarden aan verbonden.

Indieningsvoorwaarden

• •

  Het evenement vindt (onder andere) in de gemeente Loon op Zand plaats;

• •

  De kosten van een evenement komen voor maximaal 25% voor het stimuleringsbudget in aanmerking, rekening houdende met bovengenoemde maximale bedragen. Daarnaast willen we eigen kracht en het werven van sponsoren stimuleren;

• •

  Een aanvrager komt alleen in aanmerking voor een bijdrage uit het evenementen stimuleringsfonds als het evenement nog geen gebruik heeft gemaakt van een andere subsidieregeling vanuit de gemeente. Subsidies vanuit andere verstrekkers zijn toegestaan.

• •

  Per evenement wordt slechts één aanvraag in behandeling genomen;

• •

  Stichting Ondernemend Loon op Zand (SOL) kan maximaal acht aanvragen per jaar indienen;

• •

  Commerciële evenementen en buurtgerichte activiteiten kunnen geen aanspraak maken op het stimuleringsfonds.”

• •

  Evenementen binnen een inrichting kunnen geen gebruik maken van dit stimuleringsfonds;

• •

  Een aanvraag mag maximaal één jaar voor aanvangsdatum van het evenement ingediend worden.

Beoordelingscriteria

• •

  Het evenement levert een bijdrage aan de lokale economie;

• •

  Het evenement levert een bijdrage aan de leefbaarheid, cultuur en/of sport in de gemeente;

• •

  Het evenement levert een positieve bijdrage aan het imago van de gemeente Loon op Zand en dient uniek te zijn in zijn soort;

• •

  Het evenement biedt uitzicht op groei de komende jaren;

• •

  Het evenement versterkt de sociale cohesie;

• •

  Het evenement heeft een maatschappelijk (hoofd)doel en dient het algemeen belang;

• •

  Uit het stimuleringsfonds worden uitsluitend evenementen ondersteund die op termijn zonder of met minder financiële ondersteuning georganiseerd kunnen worden;

• •

  Mocht het evenement niet plaatsvinden, dan dient de organisatie het verstrekte bedrag terug te betalen. Bij overmacht is dit niet van toepassing. Onder overmacht verstaan we weersomstandigheden in de categorie code geel, oranje en rood;

• •

  De evenementenorganisatoren moeten kunnen laten zien dat zij in staat zijn externe fondsen, sponsoring en subsidies te verwerven.

Commerciële evenementen

Hiertoe behoren evenementen die voornamelijk gericht zijn op het behalen van winst, danwel evenementen die georganiseerd worden door instellingen met uitsluitend een winstdoelstelling. Voorbeelden van evenementen die gezien worden als commercieel zijn: het Pieckplein Foodtruck Festijn, Fairytale Festival en Vakantiebraderie/Pasar Malam. Indien er sprake is van een twijfelgeval neemt het college hier een besluit over.

Tabel 1: Pluscriteria

De beoordeling wordt gedaan door de gemeente. Het gehele proces zal er als volgt uitzien:

• 1.

  Evenementenorganisatoren kunnen hun aanvraag voor 1 mei of voor 1 september indienen. De aanvragen worden beoordeeld in volgorde van binnenkomst;

• 2.

  Beoordeling aan de hand van de beoordelingscriteria;

• 3.

  Bijdrage wordt schriftelijk bevestigd namens college.

• 4.

  De indiener ontvangt uiterlijk 4 weken na de sluitingsdata bericht of de aanvraag wordt gehonoreerd

4.2 MATERIELE ONDERSTEUNING

De gemeente heeft materialen die zij ter beschikking kan stellen aan evenementenorganisaties. Denk aan dranghekken, kliko’s, bebording voor verwijzingen/omleidingsroutes en vlaggenmasten. Hierbij geldt dat wat aanwezig is, wij uit kunnen lenen. Wat wij niet hebben, kunnen de organisaties op eigen kosten ergens anders huren. Wellicht dat een samenwerking kan ontstaan met andere gemeentes, dat moet nog nader afgestemd worden.

De dranghekken e.d. zijn gratis af te halen. Voor de bezorging vragen wij een vergoeding. In de tarievenverordening staan alle bedragen op een rijtje. De taken voor de buitendienst blijven dus hetzelfde.

4.3 EVENEMENTENLOKET

Tijdens de bijeenkomst op 29 augustus 2017 werd het duidelijk dat de evenementenorganisaties vooral behoefte hebben aan extra ondersteuning. Naast financiële en materiële ondersteuning kwam naar voren dat men ook behoefte heeft aan kennis en extra informatie.

De organisatoren kwamen met tips zoals:

“Richt een centraal platform/community op waar iedereen (ondernemers, stichtingen, verenigingen, gemeente) evenementen kunnen melden. Dit centrale punt communiceert als 1 platform naar buiten en behoudt overzicht. Via ditzelfde platform kan er een faciliteitengroep komen die materialen in (gezamenlijk) beheer heeft waar alle evenementen gebruik van kunnen maken. Denk ook aan het online zetten van een inventarisatielijst waar al het materieel op staat. Ten slotte kan ook een koppeling gemaakt worden met de vrijwilligers.”

In de acties hebben wij het Evenementenloket opgenomen. Daar moeten we in samenwerking met de evenementenorganisaties nog verder vorm aangeven. De richting wordt hieronder verder beschreven.

4.1.1 INFORMATIEVOORZIENING

Op de webpagina van het Evenementenloket kunnen organisatoren informatie vinden over het stimuleringsfonds, vergunningstraject (aanvraagformulier, instructie), vrijwilligers, verzekeringen, subsidie regelingen, hulpverlening, promotie, aansprakelijkheid etc.

Kortom: alle belangrijke informatie rondom het organiseren van evenementen waarbij de meest essentiële informatie opgenomen is in de Evenementeninstructie (zie bijlage B).

4.1.2 ONDERSTEUNING BIJ DE VERGUNNINGSAANVRAAG

Daarnaast kunnen de organisatoren bij het (digitale) loket terecht met vragen en voor extra ondersteuning kan een (voor)overleg ingepland worden.

4.1.3 SAMENWERKING

Een belangrijk aspect bij het slagen van het loket is de samenwerking met en tussen de evenementenorganisaties. De organisaties kunnen van elkaar leren. Er moet dus een plek zijn waar organisaties elkaar kunnen vinden. Denk aan contactgegevens maar ook aan een lijst met kerncompetenties per organisatie. Op deze manier is het makkelijker om elkaar te vinden én te helpen.

Een andere kans omtrent samenwerking is het stimuleren van samenwerking met lokale (horeca)ondernemers. Zij hebben vaak kennis en deskundigheid die vrijwilligers vaak minder hebben.

Ten slotte kunnen we de samenwerking verbeteren door een online platform te creëren waar evenementen organisatoren ideeën en initiatieven met elkaar kunnen delen, elkaar kunnen helpen, materiaal kunnen delen en waar vrijwilligers zich kunnen aanmelden (vrijwilligerspoule). Een aantal tips uit de bijeenkomst van 29 augustus 2017 kunnen we gebruiken om het platform vorm te geven. Denk aan:

• •

  Een faciliteitengroep komen die materialen in (gezamenlijk) beheer heeft;

• •

  Het online zetten van een inventarisatielijst materiaal;

• •

  Vaker overleg tussen evenementenorganisaties onderling;

• •

  Vrijwilligersplatform voor evenementen waar vrijwilligers zich aan kunnen melden;

• •

  Een contactlijst waar de contactgegevens en kerncompetenties van iedere organisatie in beeld worden gebracht.

Voordat het duidelijk is of het platform er komt, stellen we voor om samen met de evenementenorganisaties te bekijken of er met een Facebookpagina/groep gestart kan worden.

4.4 VERMARKTING VAN EVENEMENTEN

Bij de communicatie over, en promotie van het aanbod van evenementen in Loon op Zand

liggen nog kansen die benut kunnen worden. Zoals beschreven in paragraaf 3.3 gaat de stuurgroep “Goud in Handen” de gemeente beter op de kaart zetten doormiddel van e-commerce. De communicatie naar de toeristen en eigen inwoners is daarbij ook een belangrijk speerpunt.

Het Regionaal Bureau Toerisme (in oprichting) gaat zich in de 4 gemeenten (Loon op Zand, Heusden, Waalwijk en Dongen) richten op communicatie naar bezoekers en zijn inwoners.

4.4.1 AFSTEMMING

Afstemming tussen de evenementenorganisaties onderling versterkt de communicatie ook. Op dit moment vindt er nog te weinig afstemming plaats tussen de gemeente, organisatoren van evenementen en de VVV. Hierdoor kan ongunstige spreiding van evenementen in tijd en ruimte ontstaan, zodat ongewild de situatie ontstaat dat op hetzelfde moment meerdere evenementen voor dezelfde doelgroepen worden georganiseerd.

Vanwege de vakantie worden tijdens de zomermaanden de minste evenementen georganiseerd, terwijl dan de meeste toeristen in de gemeente zijn. We zien kansen om hierop in te spelen.

4.4.2 EVENEMENTENKALENDER

De organisatie meldt jaarlijks in oktober het evenement aan voor het volgend jaar. Zo bekijkt de politie of er sprake is van een ongewenste samenloop van evenementen. Het Regionaal College (alle burgemeesters uit de politieregio) stelt de Evenementenkalender van het volgend kalenderjaar rond januari van het desbetreffende kalenderjaar vast.

De evenementenkalender moet compleet en goed vindbaar zijn. Op deze manier kunnen evenementenorganisatoren de data van hun evenementen beter en makkelijker afstemmen.

Op de webpagina van het evenementenloket krijgt de evenementenkalender ook een plek. Daarnaast gaan de stuurgroep Goud in Handen en het Regionaal Bureau Toerisme (in oprichting) de actiepunten rondom de evenementenkalender verder oppakken.

5.1 MELDING OF VERGUNNING?

5.2 AANVRAAGFORMULIER

De evenementenorganisator kan via de website van de gemeente het digitale aanvraagformulier invullen. Om het digitale aanvraagformulier in te kunnen vullen heeft de evenementenorganisator een DigiD nodig. Bedrijven, organisaties en verenigingen kunnen gebruik maken van eHerkenning.

Tijdens het invullen wordt er bepaald of de evenementenorganisator volstaat met een melding of dat een evenementenvergunning nodig is. Tussentijds opslaan is mogelijk. Zie de evenementeninstructie en de handleiding aanvraagformulier voor meer uitleg.

Suggesties voor de verbetering van het aanvraagformulier kunnen worden toegestuurd aan de evenementen coördinator. Dan worden deze bij de volgende update meegenomen.

5.3 MEERJARIGE VERGUNNING

Vanuit economisch oogpunt hebben we de meerjarige vergunning mogelijk gemaakt in het beleid. We vinden het heel belangrijk dat deze mogelijkheid er komt. Ook de Stichting Ondernemend Loon op Zand (SOL) juicht dit voorstel toe. We willen het ook eenvoudiger maken om evenementen te organiseren. Vanwege de risico’s die een meerjarige vergunning met zich meebrengt, starten we met een pilot voor alleen de A-categorie (een kleinschalig niet-risicovol evenement). Daarbij selecteren we zelf de evenementen die hiervoor in aanmerking komen.

De Inspectie voor de Gezondheidszorg en de Inspectie Veiligheid en Justitie zijn gezamenlijk nagegaan hoe gemeenten aanvragen om evenementvergunningen behandelen en hoe zij daarbij met risico’s op veiligheids- en gezondheidsgebied omgaan. Daarbij hebben ze in het rapport “Meer aandacht nodig voor veiligheid en gezondheid bij publieksevenementen” het advies gegeven om geen meerjarige vergunning te verlenen in verband met een te hoog risico. Daarom verbinden we de volgende voorschriften en beperkingen aan een meerjarige vergunning:

• a.

  Voordat er een meerjarige vergunning verstrekt kan worden vindt er een vooroverleg plaats. Dit overleg komt jaarlijks terug om te bespreken of er wijzigingen zijn en in hoeverre die binnen de meerjarige vergunning passen;

• b.

  Een evenement komt pas in aanmerking als het al meerdere jaren georganiseerd is en zich heeft bewezen als een zelfstandig evenement;

• c.

  Een evenement komt niet in aanmerking als er elk jaar grote wijzigingen plaatsvinden;

• d.

  Gezamenlijk stellen we een “masterjaar” op. Hier wordt de vergunning voor uitgegeven.

  Bij wijzigingen heeft de organisatie een meldingsplicht. De gemeente zal het evenement opnieuw beoordelen, inschalen en vervolgens toetsen of de evenementenvergunning wel of niet verleent wordt;

• e.

  Als wijzigingen niet worden vermeldt, vervalt de vergunning;

• f.

  De vergunning staat op naam. Wijzigt de naam van de vergunninghouder, dan vervalt de vergunning;

• g.

  Vindt een editie niet plaats in de vergunde periode, dan geldt de vergunning niet;

• h.

  Een meerjarige vergunning verlenen wij voor de duur van ten hoogste 4 jaar;

• i.

  Jaarlijks in de maand oktober geeft de organisator de datum door waarop het evenement plaatsvindt in het volgend jaar. Gemeente en hulpdiensten controleren de datum met de regionale evenementenkalender. Zijn er geen conflicten, dan kan het evenement doorgaan;

• j.

  De gemeente behoudt het recht de evenementenvergunning in te trekken bij:

  • •

    gewijzigde omstandigheden;

  • •

    onacceptabele samenloop van evenementen;

  • •

    onvoldoende capaciteit van hulpdiensten;

  • •

    het realiseren van een woningbouwproject;

  • •

    beheer en onderhoud van het openbaar gebied;

  • •

    wijziging in wet- en regelgeving;

  • •

    veranderingen in de samenleving.

• k.

  Indien de periode waarvoor de vergunning is verleend is verstreken, vervalt de vergunning. De organisatie is zelf verantwoordelijk voor het aanvragen van een vergunning voor een nieuwe periode.

• l.

  Niet in aanmerking komen evenementen die een verhoogd risico factor hebben (muziek evenementen en gemotoriseerde evenementen)

• m.

  Tijdens het evenement vindt altijd controle door de boa’s plaats.

5.4 EVENEMENTENINSTRUCTIE

In 2010 is er een evenementeninstructie opgesteld. Hierin staat welke regels van toepassing zijn bij het organiseren van een evenement.

Organisatoren ervaren de aanvraag voor de vergunning als ingewikkeld en vaak omslachtig. De wens om dit proces te vereenvoudigen c.q. beter inzichtelijk te maken is beantwoord. Het uitvoeringsdocument is vereenvoudigd en oogt nu meer als een handleiding. Daarnaast is er een handleiding gemaakt voor het invullen van het aanvraagformulier.

5.5 EVALUATIE MET VEILIGHEIDSPARTNERS

Bij evenementen die in categorie B en C vallen wordt er altijd een evaluatie gepland met de veiligheidspartners. Categorie A wordt benaderd voor een evaluatie indien noodzakelijk.

Naar aanleiding van het nieuwe beleid is het onderstaande actieprogramma opgesteld. Hierin staan de acties die nog moeten volgen.

6.1 EVALUATIE

De effecten van het evenementenbeleid worden twee jaar na vaststelling geëvalueerd. Indien nodig wordt het beleid bijgesteld of herzien.

7.1 RELEVANTE (BELEIDS)DOCUMENTEN

Bij het schrijven van dit Evenementenbeleid hebben we de volgende documenten gebruikt:

• -

  Algemene Plaatselijke Verordening

• -

  Regeling verkeersregelaars 2009

• -

  Tarievenverordening

• -

  Regeling kabelvliegers

7.2 BIJLAGEN

Bij dit beleid horen de volgende bijlagen:

• A.

  Notitie evenementenlocatie Anton Pieckplein Bruisend Dorpshart

• B.

  Evenementeninstructie