Reglement voor de portefeuillehoudersoverleggen van de Vervoerregio Amsterdam 2005

Geldend van 29-07-2017 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2017

Intitulé

Reglement voor de portefeuillehoudersoverleggen van de Vervoerregio Amsterdam 2005

Hoofdstuk I. Algemene bepalingen

Artikel 1 Werkterreinen

Er zijn portefeuillehoudersoverleggen voor de volgende beleidsterreinen:

  • 1.

    algemene zaken;

  • 2.

    fysieke omgeving (economische aangelegenheden, ruimtelijke ordening, volkshuisvesting);

  • 3.

    jeugdzorg;

  • 4.

    verkeer en vervoer en voorts voor door de Regioraad te bepalen (andere) (beleids)terreinen.

Artikel 2 Samenstelling

  • 1. De leden van een portefeuillehoudersoverleg worden aangewezen door en uit het college van burgemeester en wethouders van elk van de deelnemende gemeenten en door het dagelijks bestuur van de algemene samenwerkingsverbanden in het gebied.

  • 2. Een lid treedt af wanneer hij/zij niet langer deel uitmaakt van een college van burgemeester en wethouders of van een dagelijks bestuur van een algemeen samenwerkingsverband in het gebied.

Artikel 3 Vervanging

  • 1. In geval van verhindering kan een lid van een portefeuillehoudersoverleg zich laten vervangen door een ander lid van het college van burgemeester en wethouders, dan wel door een ambtenaar van de betreffende gemeente.

  • 2. In geval van vervanging door een ambtenaar wordt aangenomen dat deze vertegenwoordiger gemachtigd is standpunten in te nemen.

  • 3. De vervanging dient te worden gemeld aan de voorzitter van het portefeuillehoudersoverleg.

Artikel 4 Voorzitter

  • 1. De voorzitter(s) van een portefeuillehoudersoverleg is/zijn het lid/de leden van het dagelijks bestuur van de Vervoerregio Amsterdam dat/die het betreffende werkterrein in dat bestuur behartigt/behartigen.

  • 2. De voorzitter wordt bij verhindering vervangen door degene die hem in het dagelijks bestuur vervangt.

  • 3. De voorzitter ondertekent de van het portefeuillehoudersoverleg uitgaande stukken.

Artikel 5 Taken van de voorzitter

  • 1. De voorzitter, ondersteund door de secretaris van het portefeuillehoudersoverleg, stelt agenda voor de vergaderingen vast.

  • 2. De voorzitter leidt de vergadering en is belast met de handhaving van de orde.

Artikel 6 Secretaris

  • 1. Elk portefeuillehoudersoverleg wordt terzijde gestaan door een secretaris, die door de secretaris van de Vervoerregio Amsterdam wordt aangewezen.

  • 2. De secretaris is bij de vergaderingen van het portefeuillehoudersoverleg aanwezig.

  • 3. De secretaris is belast met het verlenen van bijstand aan het portefeuillehoudersoverleg en het ondersteunen van de voorzitter en zorgt voor de verslaglegging van de vergadering.

  • 4. De van het portefeuillehoudersoverleg uitgaande stukken worden door de secretaris medeondertekend.

Artikel 7 Taken van het portefeuillehoudersoverleg

  • 1. Het portefeuillehoudersoverleg adviseert aan de bestuursorganen van de Vervoerregio over – in ieder geval – alle voorstellen op zijn werkterrein die aan het dagelijks bestuur en/of de regioraad worden uitgebracht.

  • 2. De uitgebrachte adviezen worden bij de betrokken voorstellen gevoegd, dan wel wordt melding gemaakt van de inhoud van het advies. Afwijkingen van het advies van het portefeuillehoudersoverleg worden door het betreffende bestuursorgaan gemotiveerd.

Hoofdstuk II. Vergaderingen

Artikel 8 Vergaderfrequentie en -plaats

  • 1. Een portefeuillehoudersoverleg vergadert volgens een jaarlijks vastgesteld schema, in ieder geval voorafgaand aan elke vergadering van de regioraad, en verder zo vaak als de voorzitter dat nodig acht of het door ten minste twee leden schriftelijk en met opgave van redenen wordt gevraagd.

  • 2. De vergadering wordt binnen veertien dagen, nadat het verzoek daartoe ter kennis van de voorzitter is gebracht, gehouden.

  • 3. Een portefeuillehoudersoverleg vergadering is in beginsel in Amsterdam.

Artikel 9 Openbaarheid

De vergadering van de portefeuillehoudersoverleggen zijn openbaar, behoudens het bepaalde in art. 10.

Artikel 10 Beslotenheid

  • 1. Een vergadering van een portefeuillehoudersoverleg zal in beslotenheid plaatsvinden wanneer ten minste drie aanwezige leden daarom verzoeken of de voorzitter dat noodzakelijk acht.

  • 2. De gedachtewisseling in een besloten vergadering is vertrouwelijk.

Artikel 11 Geheimhouding

  • 1. De voorzitter van een portefeuillehoudersoverleg is bevoegd de leden geheimhouding ten aanzien van stukken of mededelingen op te leggen.

  • 2. Stukken zoals bedoeld in het eerste lid liggen voor de leden van een portefeuillehoudersoverleg ter inzage bij de secretaris, tenzij het openbaar belang zich hiertegen verzet.

  • 3. Het opleggen van geheimhouding wordt opgenomen in het verslag als bedoeld in artikel 15.

  • 4. Voor zover de voorzitter van de commissie tot openbaarmaking van het desbetreffende onderwerp overgaat, is ook de geheimhouding, voor zover de openbaarmaking strekt, opgeheven.

Artikel 12 Oproeping en ter inzage legging

  • 1. Behalve in spoedeisende gevallen geschiedt de schriftelijke oproeping voor een vergadering door of namens de voorzitter ten minste 8 dagen van te voren.

  • 2. De oproeping vermeldt datum en aanvangsuur van de vergadering.

  • 3. Met de oproeping worden ook de agenda en de daarbij behorende stukken aan de leden van het portefeuillehoudersoverleg verzonden.

  • 4. Tegelijkertijd met de oproeping komen de agenda en de daarbij behorende stukken digitaal beschikbaar.

  • 5. De agenda en de daarbij behorende stukken worden, voor zover zij niet van vertrouwelijke aard zijn of bestemd voor een besloten vergadering, gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep ten kantore van de Vervoerregio ter inzage gelegd.

Artikel 13 Gezamenlijke vergadering

  • 1. In gevallen waarin naar het oordeel van het dagelijks bestuur aan twee of meer portefeuillehoudersoverleggen advies dient te worden gevraagd kunnen, ter beoordeling van de desbetreffende voorzitters, twee of meer portefeuillehoudersoverleggen gezamenlijk vergaderen.

  • 2. Een gezamenlijke vergadering wordt voorgezeten door een van de voorzitters, door hen in onderling overleg bepaald.

Artikel 14 Genodigden

  • 1. Een portefeuillehoudersoverleg of zijn voorzitter is bevoegd personen die geen lid zijn van het portefeuillehoudersoverleg uit te nodigen een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, ten einde inlichtingen te verstrekken, hun zienswijze ten aanzien van een bepaald onderwerp toe te lichten of aan de beraadslagingen deel te nemen.

  • 2. Leden van de regioraad zijn bevoegd de vergaderingen van portefeuillehoudersoverleggen bij te wonen.

Artikel 15 Verslaglegging en advisering

  • 1. De secretaris draagt er zorg voor dat van het verhandelde in een vergadering verslag wordt gemaakt.

  • 2. Het verslag houdt ten minste in:

    • a.

      de namen van de aanwezigen met afzonderlijke vermelding van de namen van hen, die na de opening gekomen of voor de sluiting vertrokken zijn;

    • b.

      de namen van de voorzitter en de secretaris;

    • c.

      een opsomming van de standpunten; desgewenst wordt van meerderheids- of minderheidsadviezen melding gemaakt.

  • 3. De vaststelling van het verslag geschiedt zoveel mogelijk in de eerstvolgende vergadering. Het wordt door de voorzitter en de secretaris ondertekend.

  • 4. In geval adviezen, als bedoeld in artikel 7, schriftelijk worden uitgebracht, worden deze door de voorzitter en de secretaris ondertekend en houden ten minste in:

    • a.

      vermelding van de leden die aanwezig waren;

    • b.

      de namen van de voorzitter en de secretaris;

    • c.

      het advies dat ten aanzien van een bepaald voorstel is uitgebracht met vermelding van minderheidsstandpunten.

Hoofdstuk III. Beraadslaging

Artikel 16 Quorum

Een portefeuillehoudersoverleg kan beraadslagen en adviseren ongeacht het aantal aanwezige leden.

Artikel 17 Volgorde van de onderwerpen

  • 1. De behandeling van de op de agenda vermelde onderwerpen vindt plaats in de daarin aangegeven volgorde.

  • 2. Van de agenda kan worden afgeweken indien de voorzitter dit nodig oordeelt of het portefeuillehoudersoverleg daartoe besluit.

  • 3. De voorzitter is bevoegd in spoedeisende gevallen ter vergadering een onderwerp aan de agenda toe te voegen. Het portefeuillehoudersoverleg beslist of over een dergelijk onderwerp wordt beraadslaagd en/of besloten.

  • 4. Voor de afloop van de vergadering stelt de voorzitter de leden in de gelegenheid alsnog door middel van een rondvraag onderwerpen aan de orde te stellen, welke tot het werkterrein van het betrokken portefeuillehoudersoverleg behoren.

Artikel 18 Voeren van het woord

  • 1. Geen lid voert het woord dan met toestemming van de voorzitter.

  • 2. De voorzitter verleent het woord in de volgorde waarin het is gevraagd.

  • 3. De beraadslagingen geschieden als regel in twee termijnen. Het portefeuillehoudersoverleg kan afwijkingen daarvan toestaan.

  • 4. Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij de voorzitter hem aan het opvolgen van dit reglement moet herinneren of hem wil vragen beknopt te zijn.

Artikel 19 Tot de orde roepen

  • 1. Indien een spreker van het onderwerp in beraadslaging afwijkt, wijst de voorzitter hem hierop en roept hem tot de orde.

  • 2. Indien een spreker beledigende of onbehoorlijke uitdrukking bezigt of, op welke wijze dan ook, de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen en in de gelegenheid gesteld de woorden die hiertoe aanleiding hebben gegeven, terug te nemen.

  • 3. Onder ‘beledigende of onbehoorlijke uitdrukkingen” worden in ieder geval begrepen het naar het oordeel van de voorzitter doen van uitlatingen, in welke vorm dan ook, met een racistisch, seksistisch of anderszins discriminatoir karakter.

  • 4. Indien een spreker voortgaat van het onderwerp af te wijken, beledigende of onbehoorlijke uitdrukkingen te gebruiken, de orde te verstoren of niet voldoet aan de uitnodiging van de voorzitter, bedoeld in lid 2, ontneemt de voorzitter hem het woord totdat de beraadslaging over het onderwerp is geëindigd.

  • 5. De voorzitter is bevoegd, de gedeelten van het besprokene die hem ertoe hebben geleid een spreker of een lid ter vermanen of het woord te ontnemen, niet in de notulen te doen opnemen.

Artikel 20 Sluiten van de beraadslaging

Na sluiting van de beraadslaging over zaken worden de standpunten van de aanwezigen geïnventariseerd en in het verslag opgenomen.

Hoofdstuk IV. Overige bepalingen

Artikel 21 Toehoorders en pers

  • 1. Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.

  • 2. Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden. Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers moeten zich op een betamelijke manier gedragen. Zij dienen zich te onthouden van uitingen of uitlatingen als bedoeld in artikel 19. Indien zij zich niet aan dit voorschrift houden, worden zij onmiddellijk uit de vergadering verwijderd.

  • 3. De voorzitter draagt zorg voor de handhaving van het in het tweede lid bedoelde voorschrift.

Artikel 22 Geluid- en beeldregistraties

Degenen die in een vergaderzaal tijdens de vergadering van een portefeuillehoudersoverleg geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan voor de aanvang van de raadsvergadering mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen.

Artikel 23 Verbod gebruik mobiele telefoons

In de vergaderzaal, met inbegrip van de publieke tribune, is tijdens de vergadering van een portefeuillehoudersoverleg het gebruik, alsmede het stand-by houden van mobiele telefoons of andere communicatiemiddelen, die inbreuk kunnen maken op de orde van de vergadering, zonder toestemming van de voorzitter niet toegestaan.

Artikel 24 Rookverbod

Het is niet toegestaan te roken in de ruimte waar de vergadering plaatsvindt.

Hoofdstuk V. Slotbepalingen

Artikel 25 Uitleg reglement

In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de regioraad op voorstel van de voorzitter.

Artikel 26 Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op 1 juli 2005. Het Reglement voor de portefeuillehoudersoverleggen van het Regionaal Orgaan Amsterdam van 17 november 1992 wordt bij inwerkingtreding van dit reglement ingetrokken.

Artikel 27 Citeertitel

Dit reglement wordt aangehaald als: “ Reglement voor de portefeuillehoudersoverleggen van de Vervoerregio Amsterdam 2005”.