Regeling vervallen per 01-03-2021

mandaatregeling Velsen

Geldend van 11-02-2011 t/m 28-02-2021

Intitulé

mandaatregeling Velsen

Inleiding

Het is voor bestuursorganen ondoenlijk en inefficiënt om alle bevoegdheden zelf uit te oefenen. Daarom biedt de wet onder andere de mogelijkheid om bevoegdheden te mandateren.

Vanwege het grote aantal beslissingen is mandaat voor de bestuurspraktijk een onmisbaar instrument geworden.

Van mandaatverlening kan worden gesproken wanneer, voor zover hier van belang, bevoegdheden door het college van burgemeester en wethouders dan wel de burgemeester worden overgedragen aan functionarissen in de ambtelijke organisatie dan wel aan een functionaris buiten de ambtelijke organisatie. Deze bestuurlijke bevoegdheden zijn opgenomen in diverse wetten dan wel gemeentelijke regelgeving. Bij mandatering worden bevoegdheden opgedragen om in naam van het college van burgemeester en wethouders respectievelijk de burgemeester besluiten te nemen.

Mandaatregeling

In deze mandaatregeling zijn begrippen, spelregels en randvoorwaarden opgenomen die duidelijkheid en uniformiteit moeten bieden bij de uitoefening van gemandateerde bevoegdheden.

Mandaatregister

Het mandaatregister maakt onderdeel uit van de mandaatregeling. In het mandaatregister is een integraal overzicht opgenomen van alle bevoegdheden die door mandaat, volmacht of machtiging afgedaan kunnen worden. Per bevoegdheid is aangegeven welke functionaris binnen de organisatie gemandateerd is en welke voorwaarden hiervoor gelden.

Organogram

Uit het oogpunt van transparantie voor burgers, bestuur en ambtelijke organisatie is een actueel organogram van het ambtelijk apparaat als bijlage aan deze mandaatregeling toegevoegd.

Mandaatregeling gemeente Velsen

Burgemeester en wethouders van Velsen respectievelijk de burgemeester van Velsen, een ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft,

Overwegende,

• Dat het in verband met een overzichtelijke uitvoering en goede voortgang van de werkzaamheden gewenst is een mandaatbesluit en register vast te stellen dat op uniforme wijze door de gehele organisatie wordt toegepast;

• Dat de mandaatregeling en het bijbehorende register in relatie moeten worden gelezen met het door het college meest recent vastgestelde organogram van de organisatie.

• Dat de mandaatregeling en het bijbehorende register in relatie moeten worden gelezen met het door het college meest recente vastgestelde Organisatiebesluit Velsen.

Gelet op de wettelijke voorschriften, in het bijzonder de bepalingen van afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht en de artikelen gemeentewet, art. 59a, 156, gemeentewetgemeentewet, art. 160, 165 gemeentewet, 168 gemeentewet, 171 gemeentewet en 178 van de Gemeentewet;

Besluiten:

I. De volgende regeling vast te stellen:

‘Mandaatregeling gemeente Velsen 2011”

en daarbij de bevoegdheid te verlenen om in naam van burgemeester en wethouders respectievelijk de burgemeester krachtens mandaat besluiten te nemen, overeenkomstig het aan dit besluit als bijlage gevoegde mandaatregister, met dien verstande dat hierbij door de gemandateerde de volgende mandaatbepalingen in acht worden genomen;

II. Te bepalen dat het mandaatregister onderdeel uitmaakt van deze mandaatregeling;

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

  • a.

    Feitelijke handelingen:

  • handelingen die niet gericht zijn op rechtsgevolg;

  • b.

    Gemandateerde:

  • de functionaris, die van de mandaatgever de bevoegdheid heeft gekregen om in naam van de mandaatgever besluiten te nemen;

  • c.

    Machtiging:

  • de bevoegdheid om namens een bestuursorgaan feitelijke handelingen te verrichten;

  • d.

    Mandaat:

  • de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan publiek- en privaatrechtelijke besluiten te nemen en te ondertekenen;

  • e.

    Mandaatgever:

  • het bestuursorgaan dat aan een bij functie in het mandaatregister genoemde functionaris de bevoegdheid geeft om in naam van het bestuursorgaan besluiten te nemen en te ondertekenen;

  • f.

    Mandaatregeling:

  • het besluit waarin artikelsgewijs is aangegeven wanneer mandaat is toegestaan en wat de spelregels inhouden bij uitoefening van mandaat.

  • g.

    Mandaatregister:

  • een overzicht waarin per bevoegdheid is aangegeven welke functionaris bevoegd en onder welke voorwaarden;

  • h.

    Ondermandaat:

  • de bevoegdheid om namens een gemandateerde besluiten te nemen.

  • i.

    Plaatsvervanger:

  • een formeel aangewezen functionaris;

  • j.

    Privaatrechtelijke besluiten:

  • besluiten die hun grondslag hebben in artikel 160 van de Gemeentewet.

  • k.

    Publiekrechtelijke besluiten:

  • besluiten die hun grondslag hebben in een bestuursrechtelijke wet of verordening;

  • l.

    Volmacht:

  • de bevoegdheid om namens een bestuursorgaan privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten;

Artikel 2 Schakelbepaling volmachten en machtigingen

Deze mandaatregeling is van overeenkomstige toepassing indien een bestuursorgaan aan een functionaris volmacht verleent tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen of machtiging verleent tot het verrichten van feitelijke handelingen.

Artikel 3 Mandaat op functie

Het mandaat wordt uitsluitend op functie verleend en niet op naam.

Artikel 4 Mandaat aan functionaris

Door het bestuursorgaan wordt mandaat verleend aan de onder hem ressorterende functionarissen, zoals vermeld op het bij deze regeling behorende mandaatregister. Bij hun afwezigheid is hun formeel aangewezen plaatsvervanger bevoegd. De leidinggevende van genoemde functionaris in het mandaatregister is eveneens bevoegd om in mandaat te beslissen ten aanzien van bevoegdheden waartoe genoemde functionaris gemandateerd is.

Artikel 5 ondermandaat

Ondermandaat is niet toegestaan.

Artikel 6 voorbereiding- en uitvoeringshandelingen

Het mandaat omvat- naast het nemen en ondertekenen van besluiten, tevens het verrichten van alle voorbereiding- en uitvoeringshandelingen die bij de uitoefening van de bevoegdheid horen, zoals:

  • a. het verstrekken van mondelinge en/of schriftelijke informatie en gegevens van feitelijke en objectieve aard;

  • b. het verzenden van ontvangstbewijzen;

  • c. het voeren van overige correspondentie;

  • d. het vragen van adviezen en inwinnen van inlichtingen;

  • e. het verzorgen van publicaties.

Artikel 7 Uitzonderingen op het gebruik van mandaat en voorwaarden

De gemandateerde is bevoegd tot het nemen van besluiten als vermeld in het bijgevoegde mandaatregister, tenzij:

  • 1. Het gaat om besluiten welke afwijken van een (verplicht) ingewonnen advies;

  • 2. Het gaat om het vaststellen van beleidsregels;

  • 3. Het gaat om een voorstel aan de gemeenteraad;

  • 4. Het besluit een afwijking zou inhouden van het door het bestuursorgaan vastgesteld beleid;

  • 5. Het besluit een bezwaar- en of beroepschrift tot onderwerp heeft, met uitzondering van bezwaarschriften op het gebied van Human Resources;

  • 6. Niet voldaan wordt aan de voorwaarden die vermeld staan in het mandaatregister.

Artikel 8 instructies bij gebruik mandaat

De gemandateerde dient bij de uitoefening van zijn mandaat de volgende instructies in acht te nemen:

  • 1. Het mandaat mag niet uitgeoefend worden als het besluit als politiek gevoelig aangemerkt dient te worden;

  • 2. in geval van zaakoverstijgende of (zwaar) wegende belangen wordt vooraf met de portefeuillehouder overlegd over het aankondigen van een handhavingsbesluit (vooraanschrijving) dan wel wordt kort na het aankondigen van een handhavingsbesluit de portefeuillehouder op de hoogte gebracht;

  • 3. Het mandaat mag niet uitgeoefend worden als niet wordt voldaan aan de meest recente vastgestelde budgethoudersregeling;

  • 4. Het mandaat mag niet uitgeoefend worden als de gemandateerde mandataris persoonlijke betrokkenheid heeft bij het te nemen besluit;

  • 5. Het mandaat mag niet uitgeoefend worden als de mandaatgever vooraf te kennen heeft gegeven zelf te willen beslissen.

Artikel 9 Verslaglegging en informatieverstrekking

  • 1. De gemandateerde draagt zorg voor een deugdelijke verslaglegging van de door hem in mandaat genomen besluiten;

  • 2. De gemandateerde informeert het ter zake bevoegd bestuursorgaan desgewenst over de krachtens mandaat genomen besluiten en over de wijze waarop elk bijzonder mandaat wordt uitgeoefend.

Artikel 10 Ondertekening bij een in mandaat genomen besluit

Het in mandaat genomen besluit moet vermelden namens welk bestuursorgaan het besluit is genomen.

Artikel 11 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op 11 februari 2011

Artikel 12 Intrekking bestaande mandaatregelingen

Met ingang van 11 februari 2011 vervalt:

  • - Het algemeen mandaatbesluit van 1 januari 2006 en daarmee alle op dit mandaatbesluit gebaseerde ondermandaten;

  • - De mandaatregeling Personele aangelegenheden Velsen, vastgesteld door het college op 16 oktober 2007;

  • - Het mandaatbesluit Basisregistraties Adressen en gebouwen, vastgesteld door burgemeester en wethouders op 10 augustus 2010;

  • - Het mandaatbesluit voor de afdeling vergunningen & Uitvoering, vastgesteld door burgemeester en wethouders respectievelijk de burgemeester op 28 september 2010;

  • - Alle niet nader genoemde mandaatbesluiten voor zover door onderhavige mandaatregeling wordt voorzien in hetzelfde onderwerp;

Artikel 13 Citeerwijze

Dit besluit wordt aangehaald als “Mandaatregeling gemeente Velsen”.

Aldus vastgesteld in de vergadering van 4 januari 2011.

Toelichting op de Mandaatregeling gemeente Velsen 2011

Artikel 1 Begripsbepalingen

Er kunnen verschillende soorten handelingen uitgeoefend worden namens burgemeester en wethouders respectievelijk de burgemeester. Afhankelijk van het soort handeling kan gesproken worden van mandaat, volmacht of machtiging.

Artikel 2 Schakelbepaling volmachten en machtigingen

Dit artikel regelt dat de deze regeling niet alleen van toepassing is op mandaat, maar ook op situaties waarbij sprake is van een volmacht of een machtiging.

Artikel 3 Mandaat op functie

Het mandaat wordt niet verleend op naam, maar op functie.

Artikel 4 Mandaat aan functionaris

In dit artikel wordt verwezen naar het mandaatregister. In dit register is vermeld welke functionaris bevoegd is om namens het bestuursorgaan te beslissen. Deze functionaris kan –afhankelijk van de soort handeling- worden uitgeoefend door een directeur, afdelingshoofd, teamleider of andere medewerker. De leidinggevende van genoemde functionaris in het mandaatregister is eveneens bevoegd om te beslissen over bevoegdheden die aan genoemde functionaris in mandaat overgedragen zijn.

Artikel 5 Ondermandaat

Het is de gemandateerde niet toegestaan om zijn mandaat aan een ander over te dragen. Enkel rechtstreekse mandaten aan functionarissen door het bestuursorgaan zelf zijn toegestaan.

Artikel 6 Voorbereiding- en uitvoeringshandelingen

Het uitgangspunt is dat degene die bevoegd is een besluit te nemen ook bevoegd is om alle voorbereiding- en uitvoeringshandelingen te verrichten. Dit betekent ook dat het uitoefenen van mandaat zowel een beslissingsbevoegdheid als ondertekeningbevoegdheid inhoudt en dat er geen onderscheid meer bestaat tussen een beslissingsmandaat en ondertekeningmandaat.

Artikel 7 Uitzonderingen op het gebruik van mandaat en voorwaarden

In artikel 10.3 van de Algemene wet bestuursrecht is wettelijk bepaald wanneer mandaat niet toegestaan is. Ter aanvulling op deze wettelijke bepalingen hebben de burgemeester en wethouders respectievelijk de burgemeester 6 voorwaarden gesteld wanneer het mandaat niet van toepassing is:

In het mandaatregister zelf kan per bevoegdheid nog een nadere voorwaarde of voorschrift opgenomen staan. Deze dient dan ter aanvulling op de algemene uitzonderingen zoals die staan vermeld in dit artikel.

Het niet naleven van een voorwaarde heeft, in tegenstelling tot een instructie, als consequentie dat het desbetreffende besluit niet bevoegd is genomen. De reden hiertoe is dat een derde had kunnen controleren of eventuele voorwaarden in acht werden genomen.

Artikel 8 instructies bij gebruik mandaat

In dit artikel zijn instructies geformuleerd.

Een werkafspraak (instructie) geeft aan hoe het mandaat moet worden uitgeoefend en heeft in principe alleen interne werking. Wanneer een instructie niet wordt nageleefd, heeft dit geen consequenties voor de werking van het besluit, in tegenstelling tot het niet nakomen van een voorwaarde. Bij het niet nakomen van een instructie kan gedacht worden aan een disciplinaire maatregel.

  • Ad

    1:

  • Mandaat

    is niet toegestaan als het besluit als politiek gevoelig wordt aangemerkt. Dit kan blijken uit eerdere ervaringen, reacties van inwoners, de aard van het onderwerp of waarvan vermoed wordt dat de burgemeester of het college van burgemeester en wethouders op het betreffende besluit zal worden aangesproken door leden van de gemeenteraad of de pers. De gemandateerde beoordeelt in het voortraject of een bepaald besluit politiek, bestuurlijk of anderszins gevoelig ligt. Indien de gemandateerde tot dit oordeel komt, bespreekt hij dit met de portefeuillehouder die vervolgens aangeeft of dit besluit moet worden genomen door het bevoegde bestuursorgaan (de mandaatgever). De mandaatgever blijft immers te allen tijde bevoegd de gemandateerde bevoegdheid uit te oefenen. Doet één van bovengenoemde omschreven situaties zich voor, dan wordt het nemen van het besluit voorgelegd aan het oorspronkelijk bestuursorgaan.

  • Ad

    2:

  • In

    geval van zaakoverstijgende of (zwaarwegende) belangen wordt vooraf met de portefeuillehouder overlegd over het aankondigen van een handhavingsbesluit (vooraanschrijving) dan wel wordt kort na het aankondigen van een handhavingsbesluit de portefeuillehouder op de hoogte gebracht.

  • Ad

    3:

  • Mandaat

    is niet toegestaan als niet wordt voldaan aan de meest recent vastgestelde budgethoudersregeling. Om budgetten te kunnen aanwenden is het nodig dat bepaalde bestuursrechtelijke, privaatrechtelijke of feitelijke handelingen worden verricht. Mandaten, volmachten en machtigingen zijn dan nodig om deze (rechts) handelingen te kunnen doen. Als uitgangspunt is opgenomen dat conform de meest recente budgethoudersregeling gehandeld dient te worden. Dat houdt in ieder geval in dat voor het doen van uitgaven de volgende beperking is opgenomen:

    • -

      Tot maximaal de in de exploitatiebegroting en kostenplaatsen opgenomen budgetten mag worden uitgegeven;

    • -

      Tot maximaal het saldo van de bestemmingsreserve of voorziening, voor zover dit door de gemeenteraad is vrijgegeven;

    • -

      Tot maximaal het bedrag van de door de gemeenteraad vastgestelde investeringskredieten.

Artikel 9 Verslaglegging en informatieverstrekking

Met verslaglegging over de uitoefening van gemandateerde bevoegdheden wordt een deugdelijke dossiervorming bedoeld. Daarnaast wordt de informatie verstrekt op verzoek aan het bestuursorgaan, maar kan ook het ook structureel plaatsvinden, bijvoorbeeld in de vorm van management- of bestuursrapportages.

Artikel 10 Ondertekening van een in mandaat genomen besluit

Artikel 10.10 van de Algemene wet bestuursrecht bepaalt dat een in mandaat genomen besluit moet vermelden namens welk bestuursorgaan het besluit is genomen.

Op grond van artikel 59a van de Gemeentewet worden de stukken die van het college uitgaan door de burgemeester en door de secretaris medeondertekend.

Het ondertekenen van een privaatrechtelijke overeenkomst betreft geen bevoegdheid van het college maar van de burgemeester. De gemeente wordt namelijk als rechtspersoon op grond van artikel 171 lid 1 Gemeentewet vertegenwoordigd door de burgemeester. De burgemeester kan dan door middel van een volmacht de bevoegdheid om privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten (lees ondertekenen) opdragen aan ambtenaren, of notarissen. In de mandaatregeling is de bevoegdheid van de burgemeester om privaatrechtelijke overeenkomsten te ondertekenen overgedragen.

Bij de uitoefening van een mandaat voor publiekrechtelijk handelen, verleend door het college of de burgemeester, worden uitgaande stukken als volgt ondertekend:

“Burgemeester en wethouders van Velsen,

Namens deze,”

Gevolgd door de functienaam van de gemandateerde, alsmede diens naam, afdeling en handtekening.

“De burgemeester van Velsen,

Namens deze,”

Gevolgd door de functienaam van de gemandateerde, alsmede diens naam, afdeling en handtekening.

Bij uitoefening van mandaat voor privaatrechtelijk handelen en een volmacht van de burgemeester worden uitgaande stukken als volgt ondertekend:

“Gemeente Velsen,

(eventueel indien van toepassing: conform besluit van het college van....)

De burgemeester,

Namens deze”,

Gevolgd door de functienaam van de gemandateerde, alsmede diens naam, afdeling en handtekening.

BijlagenMandaatregister Velsen2017