Aanwijzings- en benoemingsbesluiten informatiebeheer Alphen aan den Rijn 2024

Geldend van 01-10-2024 t/m heden

Intitulé

Aanwijzings- en benoemingsbesluiten informatiebeheer Alphen aan den Rijn 2024

Besluit van burgemeester en wethouders van Alphen aan den Rijn tot vaststelling van de Aanwijzings- en benoemingsbesluiten informatiebeheer Alphen aan den Rijn 2024

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Alphen aan den Rijn;

in de hoedanigheid van zorgdrager voor de archiefbescheiden op basis van artikel 30 van de Archiefwet 1995;

gelet op artikelen 31 en 32, derde lid, van de Archiefwet 1995 en artikel 3a van het Archiefbesluit 1995;

besluit:

  • I.

    als gemeentearchivaris aan te wijzen: teamleider Informatiebeheer;

  • II.

    als archiefbewaarplaats(en) aan te wijzen: Het Gouwedepot, Kleine Esch 790, 2841 MK Moordrecht.

  • III.

    een Strategisch informatieoverleg in te stellen waarin tenminste zitting hebben: de gemeentesecretaris, de gemeentearchivaris, de teamleider informatiebeheer en de manager informatievoorziening,

  • IV.

    dat dit besluit in werking treedt op de eerste dag van de maand, volgend op die van de bekendmaking en wordt aangehaald als: Aanwijzings- en benoemingsbesluiten informatiebeheer Alphen aan den Rijn 2024.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van Alphen aan den Rijn op 19 maart 2024.

Burgemeester,

Secretaris,

Toelichting

NB Deze toelichting is geschreven met de (mogelijke) keuzes die in de Model Aanwijzings- en benoemingsbesluiten informatiebeheer gemaakt zijn in gedachte. Als een individuele gemeente op punten andere keuzes maakt, dan sluit deze toelichting mogelijk niet aan. Wel kan ze uiteraard als basis dienen voor een door de gemeente zelf op te stellen toelichting. Voor een goed beeld dient dit model in samenhang met de hierbij behorende VNG ledenbrief gelezen te worden.

In artikel 30, eerste lid, van de Archiefwet 1995 (hierna: Archiefwet) is de zorgplicht voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen bij burgemeester en wethouders (zorgdrager) gelegd.

Dit besluit betreft een aantal besluiten die burgemeester en wethouders moeten nemen om aan hun zorgtaak op grond van de Archiefwet te voldoen.

Onderdeel I betreft de aanwijzing van de gemeentearchivaris overeenkomstig artikel 32, derde lid, van de Archiefwet. In het eerste lid van artikel 32 van de Archiefwet is bepaald dat, indien aangewezen, de gemeentelijke archiefbewaarplaats wordt beheerd door een gemeentearchivaris, die in het bezit dient te zijn van een diploma archivistiek.

Onderdeel II betreft een uitwerking van de bevoegdheid van burgemeester en wethouders om een gemeentelijke archiefbewaarplaats aan te wijzen (artikel 31 van de Archiefwet).

Onderdeel III betreft het instellen van een Strategisch informatieoverleg (hierna: SIO). Het begrip SIO is geïntroduceerd in de toelichting op het in 2012 gewijzigde Archiefbesluit 1995 (hierna: Archiefbesluit). Met het SIO wordt in elk overheidsorgaan een structureel overleg gecreëerd. In dit overleg worden vraagstukken belegd over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding. In het SIO vindt de ketengerichte belangenafweging in de informatiehuishouding plaats. Hierdoor wordt in samenhang het beheer van informatie georganiseerd. Daarnaast heeft een SIO bij besluiten omtrent vervreemding en selectielijsten een wettelijk verplichte functie.

In artikel 2, eerste lid, van het Archiefbesluit wordt voorgeschreven dat de belangen van het bestuur en de burger alsmede historische en culturele belangen bij vervanging, selectielijsten en vervreemding moeten worden afgewogen. De verantwoordelijke voor de informatiehuishouding vertegenwoordigt het belang van het bestuur; de archivaris historie en cultuur. De onafhankelijke deskundige heeft in het bijzonder de positie van de burger als uitgangspunt. Hiertoe dient het SIO een voordracht te doen (artikel 3a, eerste lid, van het Archiefbesluit). Het Archiefbesluit stelt eisen om de deskundigheid en onafhankelijkheid van deze functionaris te borgen (artikel 3a, tweede lid, van het Archiefbesluit). De onafhankelijk deskundige is volgens artikel 2 van het Archiefbesluit alleen verplicht bij het ontwerp van een selectielijst. De gemeente volgt de VNG selectielijst en stelt zelf geen selectielijst op. De onafhankelijke deskundige is dan wenselijk maar niet verplicht.