Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van Hellendoorn 2024

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1.

  Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

• 2.

  Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één van de wethouders.

• 3.

  Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.

• 4.

  Een lid van het college dat verhinderd is om diens activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de gemeentesecretaris

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

• 1.

  Het college vergadert in de regel eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of de wethouder het nodig acht.

• 2.

  Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De gemeentesecretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

• 3.

  De vergaderingen worden in de regel in het gemeentehuis gehouden. Het college vergadert in voorkomende gevallen in één van de kernen van de gemeente Hellendoorn.

• 4.

  Indien een tweede vergadering, als bedoeld in artikel 56, tweede lid van de Gemeentewet, moet worden gehouden, vindt deze niet eerder plaats dan 24 uur na de oorspronkelijke vergadering.

Artikel 3 Verhindering

• 1.

  Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de gemeentesecretaris.

• 2.

  Wanneer de gemeentesecretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft deze daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de gemeentesecretaris vervangt.

Artikel 4 Agenda

• 1.

  Voor elke vergadering zijn uiterlijk de donderdag, voorafgaand aan de vergadering, om 16.00 uur de agenda met bijbehorende stukken beschikbaar in Notubiz.

• 2.

  Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering, als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van de reden(en) van urgentie uiterlijk op maandag om 15.00 uur worden aangemeld bij de gemeentesecretaris.

Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning

De gemeentesecretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.

Artikel 6 Deelneming derden aan de vergadering

Het college kan op voorstel van de voorzitter besluiten een ambtelijk medewerker of een derde voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

Artikel 7 Stemmingen

• 1.

  Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

• 2.

  Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.

• 3.
  • a.

    Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

  • b.

    Indien daarbij de stemming beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, beslist de voorzitter.

  • c.

    Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussentijdse stemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatsvinden. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist de voorzitter.

Artikel 8 Verslag en besluitenlijst

• 1.

  Een besluit komt tot stand in een collegevergadering. Daarvoor worden ambtelijke adviezen geagendeerd die door één of meer collegeleden voorafgaand aan de vergadering voor ‘bespreken’ zijn geparafeerd in Notubiz of waarvoor de gemeentesecretaris bespreking adviseert.

• 2.

  De adviezen die door alle collegeleden in Notubiz geparafeerd worden als ‘hamerstuk’, zijn een paraaf voor akkoord. Deze adviezen komen wel op de agenda van de collegevergadering te staan en worden vastgesteld in de collegevergadering.

• 3.

  De gemeentesecretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst, een kort verslag en de besluitenlijst van de vergadering. De gemeentesecretaris kan zich daarvoor laten bijstaan.

• 4.

  Van de vergadering wordt een besluitenlijst opgemaakt die te raadplegen is via Notubiz.

• 5.

  De besluitenlijst bevat ten minste:

  • a.

    de namen van de aan- en afwezige leden;

  • b.

    de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de vergadering;

  • c.

    een vermelding van de zaken die relevant zijn voor de besluitvorming;

  • d.

    een formulering van de door het college genomen besluiten.

• 6.

  Stemverhoudingen en minderheidsstandpunten worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

• 7.

  De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 8.

  De besluitenlijst wordt ter kennisname van de raad gebracht, met inachtneming van het bepaalde in artikel 60, eerste en tweede lid van de Gemeentewet.

• 9.

  De besluitenlijst wordt zo spoedig mogelijk openbaar gemaakt, met in achtneming van het overigens bepaalde in artikel 60, derde lid van de Gemeentewet.

Artikel 9 Parafenbesluit

• 1.

  In afwijking van het bepaalde in artikel 8, eerste en tweede lid komt een besluit buiten de collegevergadering tot stand indien sprake is van een collegevoorstel dat deel uitmaakt van de agenda als bedoeld in artikel 4, waarop door geen van de collegeleden is aangegeven dat bespreking in een vergadering is gewenst en dat door hen voor ‘akkoord’ is geparafeerd, waarbij aan het besluitquorum is voldaan.

• 2.

  Het parafenbesluit wordt geacht te zijn genomen op de datum van de collegevergadering waarvoor het oorspronkelijk was geagendeerd.

• 3.

  Het parafenbesluit wordt op de besluitenlijst van de betreffende collegevergadering vermeld.

Artikel 10 Openbare vergadering

• 1.

  Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden. De openbaarheid kan zowel een gedeelte van de vergadering als een gehele vergadering betreffen. Een besluit tot het houden van een openbare vergadering wordt bij unanimiteit van stemmen van de aanwezige leden genomen.

• 2.

  De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 11 Uitleg reglement

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of in het geval dat enige bepaling voor verschillende uitleg vatbaar blijkt te zijn, beslist het college.

Artikel 12 Citeertitel

Dit reglement kan worden aangehaald als ‘Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van Hellendoorn 2024’.

Artikel 13 Inwerkingtreding

• 1.

  Dit reglement treedt in werking op de dag, volgende op die van zijn bekendmaking.

• 2.

  Het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college, vastgesteld bij besluit van 16 april 2011, vervalt op de datum, als vermeld in het eerste lid.

Het college voornoemd,

de secretaris, de burgemeester,