Financiële verordening WerkSaam Westfriesland

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de gemeentelijke organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• b.

  Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV): voorschriften voor de begrotings- en verantwoordingsdocumenten, uitvoeringsinformatie en informatie voor derden van provincies en gemeenten;

• c.

  doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen;

• d.

  doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald;

• e.

  financiële administratie: onderdeel van de administratie die zich richt op het verzamelen, vastleggen en verstrekken van financiële gegevens voor de onder het begrip administratie genoemde doelstellingen;

• f.

  inkomsten: totaal van de baten voor toevoegingen en onttrekkingen van reserves;

• g.

  openbaar lichaam: de Gemeenschappelijke Regeling WerkSaam Westfriesland;

• h.

  rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving;

• i.

  overhead: alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van medewerkers in het primaire proces;

• j.

  taakvelden: eenheden waarin de programma’s bedoeld in artikel 8, tweede lid BBV zijn onderverdeeld.

Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording

Artikel 2. Programma-indeling

• 1.

  Het algemeen bestuur stelt bij aanvang van iedere zittingsperiode een programma-indeling voor deze zittingsperiode vast. De programma-indeling volgt de taakvelden bedoeld in artikel 66 van het BBV.

• 2.

  Het algemeen bestuur stelt op voorstel van het dagelijks bestuur de beleidsindicatoren vast. Het voorstel van het dagelijks bestuur bevat ten minste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het BBV.

• 3.

  Het algemeen bestuur stelt bij aanvang van iedere zittingsperiode vast over welke onderwerpen hij in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen in de begroting en rekening kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

Artikel 3. Kaders begroting

Het dagelijks bestuur biedt voor 15 december jaar t-2 het algemeen bestuur de uitgangspunten voor de begroting aan voor het begrotingsjaar (jaar t) en de drie opvolgende jaren. In deze uitgangspunten wordt betrokken de per programma relevante indicatoren voor het meten en het afleggen van verantwoording over de dienstverlening van WerkSaam.

Artikel 4. Inrichten begroting en jaarstukken

Bij het opstellen van de begroting en jaarstukken worden de bepalingen gevolgd van het BBV, waaronder:

• 1.

  Bij de begroting en de jaarstukken wordt het overzicht van overhead en de baten en lasten weergegeven.

• 2.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investering het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.

• 3.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het BBV inzicht gegeven in de ontwikkeling in de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de investeringen.

• 4.

  In de jaarrekening wordt van de investeringen en meerjarige projecten de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

Artikel 5. Autorisatie begroting

• 1.

  Het dagelijks bestuur biedt voor 15 april voorafgaand aan het begrotingsjaar de ontwerpbegroting aan, aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten.

• 2.

  De raden kunnen bij het dagelijks bestuur hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen.

• 3.

  Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerpbegroting en biedt de ontwerpbegroting aan bij het algemeen bestuur.

• 4.

  Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en lasten per programma alsmede de in de begroting opgenomen investeringskredieten.

• 5.

  Bij de behandeling van de voorjaarsnota en de najaarsnota in het algemeen bestuur doet het dagelijks bestuur voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde budgetten, de investeringskredieten en het bijstellen van het beleid indien nodig.

• 6.

  Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het dagelijks bestuur voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan het algemeen bestuur voor. In het voorstel is het effect van de investering op de schuldpositie van WerkSaam opgenomen.

Artikel 6. Tussentijdse rapportage

• 1.

  Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van twee tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van het lopende boekjaar.

• 2.

  De tussentijdse rapportages bevatten een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:

• • a.

    de baten en de lasten en het totale saldo

  • b.

    de (beoogde) toevoeging en onttrekking aan reserves

  • c.

    het resultaat, volgend uit de onderdelen a en b

  • d.

    de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten

• 3.

  In de rapportage worden afwijkingen van de baten en lasten en investeringskredieten groter dan € 50.000,- ten opzichte van de begroting toegelicht.

Artikel 7. Jaarstukken

• 1.

  Het dagelijks bestuur biedt voor 15 april de ontwerp-jaarrekening aan, aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten.

• 2.

  De raden kunnen bij het dagelijks bestuur hun zienswijze over de ontwerp-jaarrekening naar voren brengen.

• 3.

  Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerp-jaarrekening en biedt de ontwerp-jaarrekening aan bij het algemeen bestuur.

• 4.

  Het algemeen bestuur stelt de jaarrekening vast voor 15 juli in het jaar volgende op het jaar waarop deze betrekking heeft.

Artikel 8. Uitvoering begroting

• 1.

  Het dagelijks bestuur stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

• 2.

  Het dagelijks bestuur draagt ten aanzien van de financiële raming er zorg voor dat:

• • a.

    de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen;

  • b.

    de budgetten en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de begroting;

  • c.

    de lasten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere taken binnen de begroting onder druk komen.

Artikel 9. Informatieplicht

Indien de aan- en verkoop van goederen, werken en diensten niet in de begroting is opgenomen en groter dan € 100.000, besluit het dagelijks bestuur hierover nadat het algemeen bestuur is geïnformeerd over dit voornemen en in de gelegenheid is gesteld hiertoe zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het dagelijks bestuur te brengen.

Artikel 10. EMU-saldo

Wanneer het Rijk bericht dat alle gemeenten en hun gemeenschappelijke regelingen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het dagelijks bestuur een aanpassing nodig acht, doet het dagelijks bestuur een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

Hoofdstuk 3. Rechtmatigheidsverantwoording

Artikel 11. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1.

  Voor de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten van de gemeenschappelijke regeling, inclusief de toevoegingen aan de reserves.

• 2.

  In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan 1% van de totale lasten nader toegelicht.

Artikel 12. Voorwaardencriterium

Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur jaarlijks uiterlijk op 31 december voorafgaande aan het verantwoordingsjaar ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 13. Begrotingscriterium

• 1.

  De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het algemeen bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.

• 2.

  Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

• 3.

  Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

  • a.

    Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

  • b.

    Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

  • c.

    De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage of afzonderlijke begrotingswijziging.

• 4.

  Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 14. Misbruik en oneigenlijk gebruik

Het algemeen bestuur zorgt voor en legt regels vast ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Hoofdstuk 4. Financieel beleid

Artikel 15. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  Immateriële en materiële vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals vermeld in de bijlage afschrijvingstermijnen bij deze verordening.

• 2.

  Kosten voor het afsluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio wordt niet geactiveerd en afgeschreven.

• 3.

  Boekwinsten op activa worden als resultaat verantwoord.

• 4.

  Het minimum te activeren bedrag is € 2.000.

Artikel 16. Reserves en voorzieningen

• 1.

  Het algemeen bestuur geeft in de nota reserves en voorzieningen de bepalingen aan welke worden gehanteerd voor het vormen en besteden van reserves en voorzieningen.

• 2.

  Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen wordt minimaal aangegeven:

• • a.

    het specifieke doel van de reserve

  • b.

    de voeding van de reserve

  • c.

    de maximale hoogte van de reserve

  • d.

    de maximale looptijd

• 3.

  Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat bij het vormen van reserves en voorzieningen de richtlijnen worden gevolgd zoals vastgelegd in de nota reserves en voorzieningen.

• 4.

  Voor vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.

Artikel 17. Prijzen economische activiteiten

• 1.

  Voor de levering van goederen, diensten of werken door WerkSaam aan overheidsbedrijven en derden waarbij WerkSaam in concurrentie treedt met marktpartijen, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht.

• 2.

  Voor diensten geleverd aan WerkSaam verloning BV geldt de betreffende regeling.

• 3.

  Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het dagelijks bestuur vooraf voor elke activiteit afzonderlijk een voorstel aan het algemeen bestuur, waarin het publiek belang van de levering van de betreffende goederen, diensten of werken wordt gemotiveerd.

Artikel 18. Financieringsfunctie

Het dagelijks bestuur draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor de uitvoering van de richtlijnen zoals vastgelegd in het Treasurystatuut WerkSaam Westfriesland.

Hoofdstuk 5. Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 19. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• 1.

  Het sturen en het beheersen van activiteiten en processen van WerkSaam als geheel en de bedrijfsonderdelen.

• 2.

  Het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts.

• 3.

  Het verschaffen van informatie over uitputting van toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties.

• 4.

  Het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de dienstverlening van WerkSaam.

• 5.

  Het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving.

• 6.

  Het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde beleid in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving.

• 7.

  De controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde beleid in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving.

Artikel 20. Financiële organisatie

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor:

• 1.

  Een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen.

• 2.

  Een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden.

• 3.

  De verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten.

• 4.

  De te maken interne afspraken met de bedrijfsonderdelen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen.

• 5.

  De kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van baten en lasten aan de programma’s.

• 6.

  Het beleid en de interne regels voor de inkoop en aanbesteding van goederen, werken en diensten.

• 7.

  De inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving.

• 8.

  De verstrekking van vereiste informatie aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd.

Artikel 21. Interne controle

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor een adequate interne controle, zodanig dat een getrouw beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening is gewaarborgd. Ook draagt het dagelijks bestuur zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel.

Artikel 22. Registratie bezittingen, activa en vermogen

• 1.

  Het dagelijks bestuur draagt zorg voor een actuele en volledige registratie van bezittingen.

• 2.

  Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van het openbaar lichaam jaarlijks wordt gecontroleerd.

Hoofdstuk 6. Overgangs- en slotbepalingen

Artikel 23. Intrekking oude regeling

De Financiële verordening Gemeenschappelijke Regeling WerkSaam Westfriesland, vastgesteld d.d. 14 juli 2022, wordt gelijktijdig met het inwerkingtreden van deze verordening ingetrokken.

Artikel 24. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag na publicatie.

Artikel 25. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Financiële verordening Gemeenschappelijke Regeling WerkSaam Westfriesland’.