Protocol geheimhouding gemeente Middelburg 2023

Artikel 1.1 Geheimhouding als uitzondering

1. Als uitgangspunt geldt het algemeen belang van de openbaarheid van bestuurlijke informatie en vergaderingen. Openbaarheid is de regel en geheimhouding de uitzondering.

2. De keuze voor geheimhouding van informatie wordt gemotiveerd, zoveel mogelijk in het openbaar.

Artikel 1.2 Wettelijke kaders voor geheimhouding

1. De Gemeentewet regelt in de artikelen 87 tot en met 89 de kaders voor geheimhouding.

2. De Gemeentewet bepaalt in artikel 23 en 24 de regels voor besloten raadsvergaderingen, in artikel 54 voor het college en in artikel 84 voor commissies.

3. De Wet open overheid geeft in artikel 5:1 eerste en tweede lid de uitzonderingen aan waarin geheimhouding kan worden opgelegd.

4. De Algemene wet bestuursrecht bepaalt in artikel 2:5 in algemene zin dat een geheimhoudingsplicht geldt voor alle gegevens waarvan iemand het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden. Deze bepaling geldt als een algemene regel in verhouding tot de in het eerste en tweede lid genoemde bepalingen inzake geheimhouding uit de Gemeentewet.

5. Het Wetboek van Strafrecht bepaalt in artikel 272 de strafbaarheid als misdrijf van het schenden van geheimen.

Artikel 1.3 Gemeentelijke kaders voor geheimhouding

In het “Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Middelburg”, de “Verordening op de raadscommissies Middelburg’, de “Verordening op de vertrouwenscommissie Middelburg”, de “Gedragscode raadsleden, wethouders en burgemeester” en het “Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders” zijn nadere regels voor besloten vergaderingen en/of geheimhouding opgenomen.

Artikel 2.1 Geheim en vertrouwelijk

1. In het verkeer tussen college, burgemeester, commissie en raad wordt de term ‘geheim’ wel, en ‘vertrouwelijk’ niet gehanteerd.

2. Informatie van het college, de burgemeester, commissie en de raad is openbaar, óf zij is geheim.

Artikel 2.2 Openbaarmaking collegebesluiten

1. Het college maakt een door hem genomen besluit openbaar, tenzij hij besluit tot het opleggen van geheimhouding op dat besluit.

2. Het besluit waarop geheimhouding is opgelegd, wordt opgenomen in de besluitenlijst van de besloten collegevergadering (zogenaamde Kabinetslijst).

Artikel 2.3 Opleggen geheimhouding door college, burgemeester, commissie of raad

1. Het college, de burgemeester, commissie of raad legt enkel geheimhouding op als een belang genoemd in artikel 5:1 eerste en tweede lid van de Wet open overheid van toepassing is, of als er anderszins een wettelijke grondslag voor is.

2. Het college, de burgemeester, commissie of de raad legt in principe terughoudend geheimhouding op over een compleet document. Waar mogelijk wordt de informatie die geheim moet blijven in een bijlage opgenomen. Gelet op artikel 89 van de Gemeentewet wordt op het document “geheim” vermeld.

3. In het format dat wordt gebruikt voor college-, burgemeester-, commissie- of raads-voorstellen wordt het volgende vermeld:

• a.

  motivatie, onder vermelding van de grond(en) uit artikel 5:1 eerste of tweede lid van de Wet open overheid;

• b.

  onder verwijzing naar artikel 87 van de Gemeentewet,

• c.

  de termijn (horizonbepaling);

• d.

  welke onderdelen van het voorstel geheim zijn.

4. Een horizonbepaling bevat een conditie waaronder of een datum waarop geheimhouding geacht wordt te zijn opgeheven. Is een dergelijke bepaling niet mogelijk dan wordt opgenomen “voor onbepaalde tijd”.

Artikel 2.4 Verstrekken geheime informatie aan anderen

Uitsluitend voor zover dit voor de werkzaamheden van het college of de burgemeester nood-zakelijk is in het kader van het dagelijks bestuur, mag het college of de burgemeester informatie waarop hij geheimhouding heeft opgelegd en die verstrekt is aan de raad, ook delen met anderen, onder de vermelding dat geheimhouding in acht wordt genomen door eenieder die kennis van die informatie draagt, totdat de raad deze opheft. Het college of de burgemeester informeert de raad zo spoedig mogelijk over welke informatie om welke reden aan wie is verstrekt.

Artikel 2.5 Publicatie geheime commissie- en raadsstukken

1. Geheime commissie- en raadsinformatie wordt wel op het raadsinformatiesysteem geplaatst, maar is alleen toegankelijk via het besloten deel van het raadsinformatiesysteem voor commissie- en raadsleden, de medewerkers van de griffie, het college, de gemeentesecretaris en een medewerker van documentaire informatievoorziening.

2. Kopiëren (in welke vorm dan ook) van stukken waaromtrent geheimhouding is opgelegd is niet toegestaan. Geheime stukken uit het raadsinformatiesysteem mogen niet aan derden worden doorgestuurd of getoond.

Artikel 3.1 Openbare aankondiging en opening raads- en commissievergaderingen

1. Raads- en commissievergaderingen zijn in principe openbaar. Ze worden in ieder geval in het openbaar aangekondigd en geopend, met uitzondering van de bijzondere raadsvergadering waarin tot aanbeveling voor (her)benoeming van de burgemeester wordt besloten. Deze vergadering is van begin tot einde besloten.

2. Op de agenda wordt in globale termen aangekondigd dat geheime informatie wordt besproken.

3. Als er naast openbare stukken of onderwerpen een geheim stuk of onderwerp wordt besproken, gebeurt dit in een besloten vergadering die aansluitend op de openbare vergadering plaatsvindt. Voor deze vergadering wordt een aparte agenda gemaakt die achter een slotje naast de openbare agenda in het raadsinformatiesysteem zal worden geplaatst.

4. Raadsleden mogen aanwezig zijn bij besloten vergaderingen van raad en commissies. Indien het om een besloten vergadering over geheime informatie gaat, mogen commissieleden die de desbetreffende informatie hebben ontvangen bij de bespreking hiervan aanwezig zijn.

Artikel 3.2 Het sluiten van de deuren

1. Op verzoek van tenminste één vijfde deel van het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend dan wel als de voorzitter dit nodig oordeelt, worden de deuren gesloten.

2. Als de deuren worden gesloten besluit de commissie of de raad of er naast de raads- of commissieleden zelf en de betrokken leden van het college en de gemeentesecretaris nog anderen aanwezig mogen zijn (bijv. betrokken ambtenaren en de notulist).

3. Als de deuren worden gesloten, zorgt de griffie ervoor dat de uitzending via internet wordt stopgezet.

Artikel 3.3 Vergaderen achter gesloten deuren

1. Nadat de deuren zijn gesloten geeft de voorzitter eerst het voorstel om met gesloten deuren te vergaderen in bespreking. Alleen als de raad c.q. de commissie in meerderheid hiertoe besluit zal daadwerkelijk met gesloten deuren worden vergaderd.

2. Voor een besloten vergadering wordt een aparte presentielijst gemaakt. Hierop tekenen behalve de raads- en/of commissieleden ook eventuele overige aanwezigen en derden.

3. a. Het ter vergadering behandelde wordt door de aanwezigen op grond van de wet geheim gehouden. De voorzitter benoemt dit zowel bij het begin als aan het eind van de besloten vergadering als volgt: “Voor de zorgvuldigheid laat ik u weten dat al hetgeen tijdens deze vergadering is c.q. wordt behandeld op grond van artikel 23 vierde lid van de Gemeentewet geheim is”.

b. Ter vergadering behandelde openbare informatie is en blijft openbaar.

4. Raads- en commissieleden die na aanvang van een besloten vergadering aankomen dan wel tussentijds de vergaderzaal verlaten, hebben zonder enige belemmering toegang. Betrokkenen dienen zich hierbij bewust te zijn van het besloten karakter van de vergadering in het kader van geheimhouding. Daarnaast dienen zij zich te melden bij de voorzitter en griffier.

5. Van een besloten vergadering wordt een apart verslag/besluitenlijst gemaakt, die niet openbaar is tenzij de raad of commissie anders beslist. Deze wordt toegevoegd aan het besloten deel van het raadsinformatiesysteem. Een geheim verslag wordt in een volgende besloten vergadering van het desbetreffende orgaan, dan wel ongewijzigd en zonder inhoudelijke behandeling in een volgende openbare vergadering van het desbetreffende orgaan vastgesteld. Het verslag zelf blijft geheim, tenzij het desbetreffende orgaan besluit de geheimhouding op te heffen. Indien een lid van het desbetreffende orgaan inhoudelijke behandeling van het verslag wenst, geschiedt dit in een besloten deel van de vergadering.

6. Beeld- en geluidsbestanden van besloten vergaderingen worden geplaatst in het raadsinformatiesysteem en zijn te bezien en te beluisteren door commissie- en raadsleden, de medewerkers van de griffie, het college, de gemeentesecretaris en een medewerker van documentaire informatievoorziening.

Artikel 3.4 Collegevergaderingen

1. Het college vergadert achter gesloten deuren.

2. De besluiten die tijdens de collegevergadering worden genomen zijn openbaar, tenzij geheimhouding is opgelegd op grond van artikel 87 van de Gemeentewet.

3. De besluiten waarop geheimhouding is opgelegd, worden opgenomen in de Kabinetslijst.

Artikel 4.1 Opheffen geheimhouding

1. Het orgaan dat geheimhouding oplegt, is bevoegd de geheimhouding op te heffen.

2. In afwijking van het eerste lid kan een door een commissie opgelegde geheimhouding worden opgeheven door het orgaan dat de commissie heeft ingesteld.

3. In afwijking van het eerste lid moet de geheimhouding door de raad worden opgeheven indien de informatie aan de raad is verstrekt.

Artikel 4.2 Lijst geheime informatie en besloten vergaderingen

1. De secretaris houdt een overzicht bij van alle informatie ten aanzien waarvan het college of de burgemeester geheimhouding heeft opgelegd.

2. De griffier houdt een overzicht bij van alle besloten raads- en commissie-vergaderingen en van alle informatie die tijdens besloten vergaderingen is verstrekt en waarover geheimhouding is opgelegd.

3. Genoemde overzichten bevatten in ieder geval voor zover van toepassing de datum van de informatie, de datum van de vergadering waarin de geheimhouding is opgelegd, de reden van geheimhouding en de horizonbepaling of de datum waarop de geheime status wordt beëindigd.

Artikel 4.3 Horizonbepalingen

1. De secretaris bewaakt de horizonbepalingen m.b.t. geheime college- en raadsinformatie. De griffier doet hetzelfde voor besloten vergaderingen en voor informatie waarop de raad zelf geheimhouding heeft opgelegd.

2. Indien noodzakelijk besluit het college opnieuw geheimhouding op te leggen.

3. De secretaris en griffier controleren tweemaal per jaar de horizonbepaling en zorgen dat er een voorstel wordt voorgelegd aan het college c.q. de raad (in besloten vergadering) over het al dan niet handhaven van de geheimhouding.

Artikel 4.4 Publicatie openbaar geworden informatie

Zodra een voorstel tot opheffing van geheimhouding is aangenomen, plaatst de griffier de desbetreffende informatie op het openbare deel van het raadsinformatiesysteem, onder vermelding van genoemd besluit.

Artikel 4.5 Geluidsbestanden van besloten raadsvergaderingen

Het college is niet bevoegd om te beslissen op verzoeken van burgers om te kunnen beschikken over geluidsbestanden van besloten raadsvergaderingen. Dergelijke verzoeken worden daarom onmiddellijk doorgezonden naar de raad met het verzoek daarop – in een besloten vergadering – te beslissen. De raad beslist op zo’n verzoek bij volstrekte meerderheid (dat is de helft plus één van de stemmen) van de zitting hebbende leden. Voor het bepalen van de meerderheid wordt gebruik gemaakt van de presentielijst.

Artikel 5.1 Slotbepalingen

1. Het Protocol geheimhouding gemeenteraad Middelburg 2016 wordt ingetrokken.

2. Dit protocol treedt in werking op de dag na de bekendmaking van dit besluit in het elektronische Gemeenteblad.

3. Dit protocol kan worden aangehaald als “Protocol geheimhouding gemeente Middelburg 2023”.