HUURVOORWAARDEN VOOR HET GEBRUIK VAN GEMEENTELIJKE SPORT- EN WELZIJNS- ACCOMMODATIES, VANAF SEIZOEN 2023/ 2024

In de hierna volgende artikelen wordt verstaan onder:

Verhuurder:Gemeente Middelburg;

Huurder: De persoon of vertegenwoordiging van een rechtspersoon aan wie de toestemming tot gebruik van een accommodatie of een gedeelte ervan is verleend;

Gebruiker: Allen die van de accommodatie gebruik maken gedurende de tijd dat aan de huurder de accommodatie of een gedeelte ervan is verhuurd;

Bezoeker: De toeschouwers bij wedstrijden of trainingen;

Beheerder: De door de verhuurder benoemde persoon die belast is met het beheer en toezicht in en om de accommodatie;

Seizoen: Het seizoen loopt van augustus tot en met juli van het volgende kalenderjaar;

Webshop: Website waar je kan zien welke dagen en tijden een Sport- en/ of Welzijnsaccommodatie van de Gemeente Middelburg beschikbaar is en waar je een ruimte in deze Sport- en/of Welzijnsaccommodatie kan reserveren.

Door het huren van een accommodatie of een gedeelte daarvan, verplicht de huurder zich de in deze huurvoorwaarden opgenomen bepalingen en voorschriften na te leven.

De bij de “Huurvoorwaarden voor het gebruik van Gemeentelijke Sport- en Welzijnsaccommodaties, seizoen 2023/ 2024” horende bijlagen maken integraal onderdeel uit van deze huurvoorwaarden.

Deze huurvoorwaarden zijn vastgesteld door het College van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Middelburg, op d.d. 4-4-2023.

2.1 De huurder is gehouden het gehuurde gedurende de huurperiode uitsluitend te gebruiken voor de in de reserveringsbevestiging aangeduide activiteit.

2.2 De huurder is verplicht alle maatregelen, die de verhuurder in het belang van onderhoud, veiligheid en orde stelt op te volgen en voorts te doen wat in zijn vermogen ligt, opdat deze maatregelen ook door de gebruikers en bezoekers van het gehuurde worden opgevolgd. De huurder is gehouden alle personen, door of vanwege de verhuurder met de controle op de door de verhuurder gestelde maatregelen belast, ter uitoefening van die controle in het gehuurde te allen tijde toegang te verlenen.

2.3 De huurder dient de redelijkerwijs mogelijke maatregelen te nemen teneinde te voorkomen dat de verhuurder dan wel derden ten gevolge van het gebruik van het gehuurde schade lijdt.

2.4 Alle gebreken/ klachten en veroorzaakte schade in en aan het gehuurde worden onmiddellijk door de huurder gemeld aan de beheerder. Voor aanvang van de huur dient de huurder het gehuurde en de inventaris te controleren. In de gymzalen dienen gebreken/ klachten en veroorzaakte schade te worden doorgegeven aan stadsbeheer@middelburg.nl.

2.5 De door de huurder, gebruiker en bezoeker aan het gehuurde veroorzaakte schade, anders dan door redelijk gebruik ontstaan, wordt voor rekening van de huurder door de verhuurder hersteld, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

2.6 In geval van oneigenlijk gebruik van het gehuurde worden de veroorzakers daarvan verwijderd van of uit het gehuurde en wordt hen voor een nader te bepalen periode geen toegang meer tot het gehuurde verleend. De als gevolg van het oneigenlijk gebruik ontstane schade en de daaruit voortvloeiende kosten voor noodzakelijke herstellingen komen voor rekening van de huurder.

2.7 Voertuigen/ fietsen dienen in de daarvoor bestemde (stalling)plaatsen te worden geplaatst.

2.8 Alle gehuurde ruimte(n) mogen slechts betreden worden met daarvoor geschikte schoenen die de vloer niet beschadigen of strepen achter laten. Schoeisel met zwarte zolen zijn niet toegestaan in binnensportaccommodaties.

2.9 De huurder dient de activiteit aan te passen aan de gebruiksmogelijkheden van de accommodatie; zij heeft te zorgen voor een ordelijk verloop.

2.20 De huurder zorgt er voor dat bij het gebruik van het gehuurde aan alle geldende publiekrechtelijke voorschriften is voldaan.

2.11 Het is de huurder zonder schriftelijke toestemming van de verhuurder verboden:

a. in/op het gehuurde reclame, in welke vorm dan ook, aan te brengen;

b. in/op het gehuurde werkzaamheden te verrichten;

c. het gehuurde te gebruiken zonder dat voldoende deskundige leiding aanwezig is;

d. eigen spullen/materialen op te slaan.

2.12 Het is niet toegestaan:

a. in de gehuurde ruimte(n), op de sportvelden, alsmede in de kleedkamers en op de tribunes, te roken;

b. de gehuurde ruimte(n) aan derden in gebruik of in verhuur af te staan, al of niet tegen betaling;

c. zich in te laten met de regeling van alle aanwezige installaties;

d. dieren, behalve hulp-honden, in de accommodatie mee te nemen;

e. om overlast te veroorzaken.

2.13 De verhuurder is bevoegd om, indien weersomstandigheden, herstellingen of andere oorzaken dit noodzakelijk maken, een accommodatie onbruikbaar te verklaren zonder hiervoor tot enige schadevergoeding verschuldigd te zijn.

2.14 In beheerde locaties kan voor de zaalopstelling en catering contact opgenomen worden met de beheerder van de betreffende locatie.

2.15 De tijd die nodig is voor het inrichten en opruimen van de gehuurde ruimte(n) valt binnen de huurperiode van de huurder.

2.16 Het, indien van toepassing, inrichten en eventueel opruimen van de gehuurde ruimte in een beheerde locatie ten behoeve van de huurder vindt plaats, door de beheerder, eventueel met medewerking van de huurder, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

2.17 De aanwijzingen van de beheerder van de gehuurde accommodatie dienen, in het belang van de veiligheid en een soepel verloop in en op de gehuurde accommodatie of een gedeelte ervan, stipt te worden opgevolgd.

2.18 De verhuurder heeft het recht om met opgave van redenen personen of groepen voor een bepaalde periode de toegang tot het gehuurde te ontzeggen.

2.19 De verhuurder aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor de schade, door welke oorzaak ook ontstaan, ten gevolge van het gebruik van de accommodatie.

2.20 De verhuurder is niet aansprakelijk voor schade of verlies van eigendommen van de huurder (of individuele leden van de huurder) door brand, stormschade, diefstal en andere denkbare calamiteiten.

2.21 Bij overtreding van enig voorschrift wordt aan gebruiker het verdere gebruik van het gehuurde ontzegd, zonder dat die gebruiker c.q. huurder enigerlei aanspraak op schadevergoeding kan maken.

2.22 Verhuurder verhuurt alleen aan personen die 18 jaar of ouder zijn.

2.23 De huurder kan maximaal 15 minuten voor aanvang in de gehuurde ruimte, mits de beheerder aanwezig is, de gehuurde ruimte niet verhuurd is en er geen andere huurders in aanwezig zijn.

2.24 De huurder kan maximaal 5 minuten na afloop van de huurtijd in de gehuurde ruimte blijven, tenzij de ruimte weer direct is verhuurd. In dat geval dient u de ruimte op eindigen van de huurtijd direct te verlaten.

2.25 In gevallen, waarin deze voorwaarden niet voorzien, beslist het college van Burgemeester en Wethouders. Het geschil wordt niet eerder beslecht dan nadat de huurder een maand de tijd wordt gegund om voor beslechting van het geschil een volgens de wet bevoegde rechter te kiezen.

3. BHV/ EHBO

3.1 De huurder van een locatie is zelf verantwoordelijk voor de EHBO/ bedrijfshulpverleningsorganisatie binnen de accommodatie.

3.2 Voor het verlenen van EHBO dient de huurder zelf over het benodigde materiaal te beschikken.

3.3 Voorwaarden ten aanzien van de brandveiligheid:

a. Bij de vluchtwegen en de uitgangen mogen geen voorwerpen aanwezig zijn, waardoor de benodigde vrije doorgang wordt verminderd of waaraan men zich kan verwonden;

b. de uitgangen en nooduitgangen moeten goed zichtbaar zijn;

c. de blusmiddelen moeten gemakkelijk bereikbaar zijn;

d. aanwijzingen door de brandweer gegeven, in het belang van de brandpreventie, moeten opgevolgd worden.

3.4 Per ruimte is een maximum aantal personen toegestaan, in bijlage 1 zijn de maximum aantal toegestane personen per ruimte voor de Sport- en de Welzijnsaccommodaties opgenomen.

4.1 In het voorjaar wordt een mailing gestuurd naar de huurders die het lopende seizoen gebruik hebben gemaakt van (een) binnensport- en/ of welzijnsaccommodatie(s). Ze worden in de gelegenheid gesteld om voor een bepaalde datum hun huurwensen voor het nieuwe seizoen kenbaar te maken. Medewerkers cluster Verhuur proberen zo veel mogelijk aan de wensen tegemoet te komen met inachtneming van de criteria die bij de toekenning van Sport- dan wel een Welzijnsaccommodatie horen. De criteria bij de toekenning van een zaalsportaccommodatie en de criteria en voorwaarden bij de toekenning van een Welzijnsaccommodatie zijn opgenomen in bijlage 2. Na de indeling ontvangen de aanvragers van cluster Verhuur de reserveringsbevestigingen met reserveringen (reservering is dan definitief) voor het volgende seizoen. Deze kan op onderdelen afwijken van de aanvraag. De Gemeente Middelburg heeft altijd het eerste recht van gebruik, indien een (deel van) accommodatie gebruikt dient te worden voor de verkiezingen en/ of noodsituaties.

4.2 Na de afronding van de aanvragen op basis van de criteria (jaarlijkse mailing) zal de Webshop voor het volgende seizoen worden open gezet. De aanvragen die via de Webshop binnen komen worden afgehandeld op basis van binnenkomst. Een reservering is definitief indien de aanvrager van cluster Verhuur een reserveringsbevestiging heeft ontvangen.

4.3 Aanvragen dienen minimaal 8 dagen voor de gewenste huurdatum te worden ingediend.

4.4 Alleen aanvragen die via de Webshop (of in uitzonderlijke gevallen het aanvraagformulier) binnen komen zullen in behandeling worden genomen.

4.5 Indien binnen 8 dagen reserveren noodzakelijk is, kan in overleg met cluster Verhuur gekeken worden welke mogelijkheden er zijn.

4.6 De openingsdagen, openingstijden, de sluitingsdagen en sluitingstijden van een accommodatie worden voor aanvang van een seizoen kenbaar gemaakt (zie bijlage 3).

5.1 Alle accommodaties worden in hele- en halve uren (12.00u/12.30u) verhuurd met een minimum van 1 uur. Ook het huren van bijv. 1,5 uur behoort tot de mogelijkheden. Alle prijzen zijn per uur en zijn geldig van 1 augustus 2023 t/m 31 juli 2024. De uurtarieven van de Sport- en Welzijnsaccommodaties seizoen 2023/2024 zijn te vinden in bijlage 4.

5.2 De tarieven voor de Sport- en Welzijnsaccommodaties worden voor aanvang van een seizoen vastgesteld.

5.3 Bij niet-tijdige betaling is de verhuurder gerechtigd de incasso al of niet door derden te laten plaatsvinden en de nog lopende overeenkomsten zonder gerechtelijke tussenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden. Alle daarmee gepaard gaande kosten, zowel gerechtelijk als buiten gerechtelijk, zijn voor rekening van de huurder.

5.4 Indien huurder niet aan haar betalingsverplichtingen voldoet heeft verhuurder het recht om huurder de mogelijkheid tot het kunnen huren van een gemeentelijke accommodatie te ontzeggen.

5.5 Verhuurder stuurt een nota die door huurder binnen 30 dagen na de factuurdatum betaalt dient te worden.

5.6 De annuleringsregeling na een definitieve reservering (dit houdt in: een ontvangen reserveringsbevestiging), is als volgt:

- Een annulering van een reservering dient via de mail (verhuur@middelburg.nl) aan cluster Verhuur te worden doorgegeven.

- Bij annulering in de laatste 2 weken voor de reserveringsdatum worden 100% van de kosten in rekening gebracht.

- Verplaatsen dan wel wijzigen van een reservering (datum en/of tijdstip) wordt in de laatste 2 weken gezien als een annulering.

6.1 De huurder en namens de huurder aanwezigen, mogen van de kleedkamers niet langer gebruik maken dan een half uur vóór en een half uur ná de gehuurde tijd van de Sportaccommodatie.

6.2 Het gebruik van etenswaren en dranken in de verhuurde ruimten, op de sportvelden alsmede in de kleedkamers en op de tribune, is verboden.

6.3 De huurder dient zelf voor het kleine sport- en spelmateriaal te zorgen.

6.4 De huurder mag zonder toestemming van de verhuurder geen eigen sport- en spelmateriaal of ander materialen in de locatie opslaan.

6.5 Het jaarlijkse onderhoud van gymtoestellen, keuring van gymtoestellen en schoonmaak (5 keer in de week) worden in het verhuurrooster van komend seizoen verwerkt. Hiervoor worden periodes in het verhuurrooster geblokkeerd/ gereserveerd.

6.6 In de gymzalen:

a. is geen publiek toegestaan;

b. is de huurder verantwoordelijk voor het openen/ afsluiten van het lokaal en het na afloop van het gebruik uitschakelen van de verlichting, het sluiten van ramen, deuren en hekken en zonder gebreken achter laten van de accommodatie.

c. wordt verhuur voor kinderfeestjes niet toegestaan (uitzonderingen hierop zijn de gymzaal in het Dorpshuis van Nieuw- en Sint Joosland en de gymzalen in ‘de Sprong’; in deze locaties is er een beheerder aanwezig tijdens verhuur).

d. is sprake van sleutelverhuur, waarbij de gymzaal aan de huurder ter beschikking wordt gesteld, zonder dat een beheerder van verhuurder aanwezig is:

- de sleutel dient te worden afgehaald en ingeleverd bij het Stadskantoor, waarvoor een afspraak met de Gemeente Middelburg gemaakt dient te worden. Per sleutel dient een borg betaalt te worden van € 50,- en voor een tag voor de gymzaal in het Palet € 25,-;

- dupliceren van deze sleutel(s) is niet toegestaan;

- bij verlies, vermissing of diefstal van de verstrekte sleutel(s) dient huurder verhuurder hiervan per omgaande in kennis te stellen. De borg zal worden ingehouden en de huurder zal een nieuwe sleutel aan dienen te vragen waar opnieuw borg voor betaald dient te worden. Overige kosten, zoals de kosten van vervanging van sloten, dienen door de huurder te worden voldaan;

- na beëindiging van de huurovereenkomst dient de huurder de verstrekte sleutel(s) binnen één werkdag bij verhuurder in te leveren;

- eventuele kosten die verbonden zijn aan het niet of onjuist afsluiten van de accommodatie komen voor rekening van huurder.

7.1 Het is de huurder verboden in het gehuurde eigen eet- en/ of drinkwaren mee te nemen anders dan afkomstig van de in het gehuurde gevestigde horeca. Vanaf 1 oktober 2023 is in Welzijnsaccommodatie Palet (zowel in het Grand Café als in de zalen) en in Dorpshuis Sint Laurens het meenemen van een kleine traktatie (zoals een koekje of plakje cake) toegestaan. De huurder kan in bijzondere gevallen voor wat betreft de bediening met de beheerder bespreken of een regeling getroffen kan worden.

8.1 De op de buitenvelden (voetbalvelden, korfbalvelden e.d.) te houden wedstrijden en oefeningen mogen zonder toestemming van de verhuurder niet vroeger beginnen en/ of later eindigen dan op de gehuurde tijden. De huurder is verplicht voor de aanvang van ieder nieuw speelseizoen in overleg met de verhuurder tot een overeenstemming te komen inzake de te houden trainingen. Aanvragen voor vriendschappelijke wedstrijden, demonstratie wedstrijden en toernooien welke buiten de huurovereenkomst vallen, dienen tijdig via de mail te worden aangevraagd bij cluster Verhuur.

8.2 Indien het speelveld door de Vereniging/ verhuurder/ Bond voor de aanvang van een wedstrijd als niet bespeelbaar wordt verklaard, mag onder geen omstandigheid het terrein op die tijd worden gebruikt voor andere doeleinden.