Participatieleidraad: Breda Brengt het Samen

Participatie is het bij elkaar brengen van kennis, ervaringen, perspectieven, belangen en creativiteit van inwoners en andere betrokkenen. Participatie betekent niet dat alle partijen het met elkaar eens moeten worden.

HET DOEL VAN PARTICIPATIE

Het doel van participatie is betere besluitvorming en hogere kwaliteit van plannen, want alle belangen zijn in beeld en meegewogen.

Dit doen we door:

• 1.

  Vroegtijdig de omgeving betrekken in het proces van besluitvorming

• 2.

  Verzamelen (lokale) kennis, ervaringen, perspectieven, belangen en creativiteit. De opbrengst verrijkt en verbetert de plannen.

DE PARTICIPATIELEIDRAAD:

• •

  wordt gebruikt bij alle ontwikkelingen in de fysieke leefomgeving

• •

  geldt bij visie-, beleid- en planvorming over de fysieke leefomgeving

• •

  helpt initiatiefnemers bij de vormgeving van het traject

• •

  geeft handvatten en is dus geen checklist.

Participatie blijft maatwerk. De invulling van participatie is vormvrij. Aan het begin is voor iedereen helderheid over:

• •

  rollen en verantwoordelijkheid

• •

  participatieproces en niveau

• •

  communicatie en informatie.

“Participatie brengt mensen samen.”

Een goed initiatief vraagt samenwerking en afstemming met inwoners, ondernemers, overheid, organisaties en andere betrokkenen. Dat is participatie.

VOORAF IS DUIDELIJK:

• •

  wat het onderwerp is

• •

  wie wanneer aan zet is

• •

  begin en einde traject

• •

  hoe gecommuniceerd wordt

• •

  wie van welke partij contactpersoon is.

ROL VAN DE INITIATIEFNEMER

De initiatiefnemer is als eerste aan zet en is verantwoordelijk voor het participatieproces.

De initiatiefnemer inventariseert, informeert en verbindt. De taken zijn afhankelijk van het participatieniveau. Verderop staat een toelichting van de verschillende niveaus.

De initiatiefnemer kan zijn:

• •

  inwoner

• •

  ontwikkelaar

• •

  gemeente

• •

  andere partij.

ROL VAN DE GEMEENTE

Gemeente Breda vindt het belangrijk om zichtbaar te zijn. De deur van de gemeente staat altijd open en de gemeente denkt kritisch mee. In het eerste contact met de initiatiefnemer en andere betrokkenen maken we afspraken over het proces, rollen en verantwoordelijkheden.

De gemeente:

• •

  is bevoegd gezag bij besluitvorming

• •

  weegt verschillende belangen af

• •

  is zichtbaar tijdens het participatieproces als procesbewaker en aanspreekpunt

• •

  kan bijsturen als niet of onvoldoende wordt ingezet op participatie.

• •

  kan bijsturen als niet of onvoldoende wordt ingezet op participatie.

Daarnaast kan de gemeente ook:

• •

  initiatiefnemer zijn

• •

  een partij zijn die profijt heeft van een ontwikkeling van derden omdat deze ontwikkeling bijdraagt aan gemeentelijke ambities en doelstellingen

• •

  contactpersoon zijn voor vragen van andere partijen.

ROL VAN DE PARTICIPANT

Is deelnemer aan het participatieproces. Onderdeel van participatie is verzamelen van (lokale) kennis, ervaringen, perspectieven, belangen en creativiteit. De opbrengst wordt gebruikt voor verrijken en verbeteren van de plannen. Voor een succesvolle participatie is het belangrijk dat participanten meedenken en meedoen. Breda maken we tenslotte samen.

Participatie begint vroegtijdig in het proces van planontwikkeling. Bijvoorbeeld al bij een eerste idee. In ieder geval voordat de officiële procedure begint van het ruimtelijke besluit (bestemmings- of omgevingsplan of aanvraag omgevingsvergunning).

De initiatiefnemer is aan zet en verantwoordelijk voor participatie. Hij informeert zo vroeg en zo goed mogelijk de omgeving en andere betrokkenen over het plan. In het proces is er voor iedereen ruimte om belangen op tafel te leggen. De manier waarop de initiatiefnemer de stad betrekt bij het plannen is vormvrij. Dat kan met verschillende communicatiemiddelen. Bij het indienen van een initiatiefplan hoort ook een participatieplan (paragraaf 4).

De stappen van een initiatiefnemer zijn:

• •

  participatieplan maken

• •

  participatieniveau bepalen

• •

  participatieplan uitvoeren

• •

  participatieverslag maken.

“Maak goede afspraken met elkaar, zodatiedereen weet waar hij of zij aan toe is.”

Een initiatiefnemer maakt een participatieplan en dient dit in bij de gemeente. In het plan staat de aanpak van de participatie. Het participatieplan geeft richting. Tijdens het proces is er ruimte voor aanpassingen in het oorspronkelijke plan.

IN HET PARTICIPATIEPLAN STAAN

• •

  onderwerpen waarover geparticipeerd wordt

• •

  motivatie voor keuze participatieniveau wie de participanten zijn en waarom. Dit zijn personen of organisaties die geraakt worden door het initiatief. Wie en hoeveel dat zijn hangt af van het initiatief

• •

  welke participatie activiteiten worden georganiseerd

• •

  hoe en wanneer worden belanghebbenden betrokken. Houd rekening met het gekozen participatieniveau

• •

  hoe te communiceren

• •

  inbreng van belanghebbenden komt in een participatieverslag.

Een participatieplan opstellen en indienen

Dat doet de initiatiefnemer zo vroeg mogelijk. Het participatieplan kan bijvoorbeeld een bijlage zijn bij een initiatiefplan. De gemeente beoordeelt het initiatief en het participatieplan.

Voldoet het plan aan de Participatieleidraad?

Dan volgt de participatie. Dat komt in een participatieverslag. Dit verslag weegt de gemeente mee in haar besluitvorming én zo beoordeelt de gemeente of de initiatiefnemer de participatieleidraad zorgvuldig volgt. En of de omgeving voldoende betrokken is bij het initiatief.

Participatieniveau bepalen

Dit is de eerste stap van het participatieplan. De initiatiefnemer kijkt welk niveau het beste past bij het initiatief, eventueel samen met de gemeente. Het is belangrijk dat de initiatiefnemer zijn keuze motiveert. Doel is altijd een zo’n hoog mogelijk niveau passend bij het initiatief. Het kan ook een combinatie zijn van verschillende participatieniveaus. Bijvoorbeeld per fase een ander niveau.

BREDA HEEFT 4 PARTICIPATIENIVEAUS

“Doel is altijd een zo’n hoog mogelijk niveau.”

Niveau 0: Informeren

Initiatiefnemer informeert vroegtijdig de belanghebbenden over het plan. Hij kan hiervoor het hele scala van communicatiemiddelen gebruiken. De initiatiefnemer doet moeite om alle belanghebbenden te bereiken. Zij hebben geen formele inbreng en zijn voornamelijk toehoorder.

Niveau 1: Raadplegen

Initiatiefnemer gaat in gesprek met belanghebbenden en vraagt hun mening, ervaringen en ideeën over het initiatief. De initiatiefnemer bepaalt de agenda en luistert naar hun input. De initiatiefnemer motiveert waarom hij de input wel of niet gebruikt.

Niveau 2: Adviseren

Initiatiefnemer gaat in gesprek met belanghebbenden en vraagt hun advies over het plan. Belanghebbenden dragen ideeën, bedenkingen en oplossingen aan. De initiatiefnemer gebruikt de opbrengsten bij de uitwerking van het plan. De input zorgt voor een beter plan en meer draagvlak. Gebruikt de initiatiefnemer de opbrengsten niet of wijkt hij af? Dan motiveert hij dit mondeling of schriftelijk met de belanghebbenden.

Niveau 3: Coproduceren

Initiatiefnemer vraagt belanghebbenden om actief mee te doen in de ontwikkeling van het plan. Samen bepalen ze de agenda, uitgangspunten en inrichting van het proces. Samen zoeken ze oplossingen en maken keuzes. Initiatiefnemer verbindt zich aan de gekozen oplossingen bij de uitwerking van het plan.

PARTICIPATIEVERSLAG

Het participatieverslag hoort bij de afronding van het participatietraject. Initiatiefnemer maakt een verslag van alle acties en resultaten en deelt dit met de deelnemers.

In het participatieverslag staat:

• •

  keuze en motivatie van niveau van participatie

• •

  alle doorlopen stappen

• •

  overzicht van alle deelnemers aan de participatie (participanten)

• •

  georganiseerde activiteiten

• •

  communicatie en verslaglegging

• •

  ingebrachte ideeën, bedenkingen en oplossingen door de participanten

• •

  of de inbreng van de participanten is verwerkt in het plan en zo ja, hoe dit is verwerkt.

De gemeente gebruikt het verslag bij de besluitvorming. Zij beoordeelt of de initiatiefnemer zich houdt aan de participatieleidraad. Bij onvoldoende participatie volgt een gesprek met de initiatiefnemer. Of de gemeente gaat zelf in gesprek met betrokkenen.

PARTICIPATIE IS GESLAAGD ALS

• •

  alle belangen vroegtijdig in beeld en meegewogen zijn

• •

  het leidt tot meer draagvlak voor initiatieven, vlotte besluitvorming en een betere kwaliteit van plannen.

De Gemeente Breda hecht veel waarde aan een participatieproces met tevreden participanten. Daarom nodigen we iedere deelnemer uit om ervaringen te delen met de gemeente. Ook zien we hier een rol voor initiatiefnemers. Niet alleen om eigen ervaringen te delen maar ook om zelf het participatieproces met de deelnemers te evalueren.

De ervaringen kunnen gaan over de inhoud, het proces en de communicatie. Ervaringen die gedeeld worden zijn belangrijk om te leren van andere participatieprocessen. Daarnaast evalueren we ook het werken met de Participatieleidraad.

Enkele voorbeelden van participatie in Breda

WAT KOMT ER IN DE KOEPEL? INWONERS VAN BREDA MOGEN HET ZEGGEN!

Wat kun je straks zien, beleven, horen en doen in en rond de voormalige Koepelgevangenis? Die vraag legt de gemeente Breda voor aan alle inwoners. Met een speciaal spel wordt bovendien gekeken wat haalbaar is.

DE TUINEN VAN GENTA: BEWONERSBIJEENKOMSTEN & ONLINE INFORMATIE

Tuinen van Genta is een nieuwbouwproject ten zuiden van het spoor, in de wijk Brabantpark. Het bouwplan is tot stand gekomen in samenspraak met omwonenden en vele partijen. De bewonersbijeenkomsten zijn een goed voorbeeld van een geslaagd participatieproces.

SEELIGKWARTIER: EEN NIEUW STUK BREDA VOOR EN DOOR BREDANAARS

In 2020 hebben veel Bredanaars hardop meegedacht over de toekomst van het Seeligkwartier: het kazerneterrein met de witte huisjes en het voormalig belastingkantoor. De visie die zij samen met ambtenaren en experts maakten, is gepubliceerd in de vorm van een magazine en video.

Inspiratie tip 1 Brainstormsessie

Met behulp van kaarten, praatplaten of scenario’s kunnen deelnemers meedenken over bepaalde onderwerpen en helpen bij het maken van ontwerpkeuzes. Door zelf mee te tekenen of stickers plakken kunnen ze nieuwe ideeën aanleveren. Vaak gebeurt dit in groepjes met een gezamenlijke terugkoppeling van resultaten uit elke groep.

Inspiratie tip 2 Wandeling

Een laagdrempelige manier om omwonenden bij een gebiedsontwikkeling te betrekken en

ze een idee te geven van wat er qua werkzaamheden en transformatie allemaal te gebeuren staat is een wandeling. Een tour waarbij de deelnemers met een gids door het gebied worden rondgeleid langs sfeerimpressies of tekeningen van de toekomstige inrichting.

Inspiratie tip 3 Informatiemarkt

De deelnemers worden uitgenodigd om in het gebied de plannen te komen bekijken. Door een informatiemarkt met kraampjes kunnen geïnteresseerden informatie krijgen en/of meedenken over verschillende thema’s. Bij de stands worden voorlopige tekeningen getoond en kunnen vragen beantwoord worden.

Inspiratie tip 4 Keukentafelgesprekken

Keukentafelgesprekken vormen een laagdrempelige manier om omwonenden één op één bij een gebiedsontwikkeling te betrekken. Dit kan ook een goede aanvullende methode zijn om een aantal mensen waar de ontwikkeling veel invloed op zal hebben extra aandacht te geven.

Inspiratie tip 5 Schetsatelier

Als intensievere variant van een brainstormsessie kan een schetsatelier een interessante werkvorm zijn. Dit is vaak mogelijk in een wat verder stadium van een project, wanneer de plannen al iets concreter zijn. Bijvoorbeeld wanneer het plangebied al bepaald is, maar de invulling van de (openbare) ruimte nog moet worden ingevuld.