Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college

Geldend van 23-08-2005 t/m heden

Intitulé

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college

burgemeester en wethouders van de gemeente Winterswijk;

gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;

b e s l u i t e n :

vast te stellen het:

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging
  • 1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

  • 2. Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders.

  • 3. Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.

  • 4. Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen
  • 1. Het college vergadert in de regel eenmaal per week en wel op dinsdag op een in onderling overleg vast te stellen tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

  • 2. Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen.

  • 3. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor een extra vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden. Verzending per e-mail is toegestaan indien de genoemde termijn van 24 uur overschreden moet worden.

  • 4. De vergaderingen worden als regel in het raadhuis gehouden.

Artikel 3 Verhindering
  • 1. Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.

  • 2. Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

Artikel 4 Agenda
  • 1. Voor elke vergadering wordt, als regel tenminste twee maal 24 uur van tevoren, door de secretaris aan de leden van het college een agenda met bespreekstukken toegezonden. De volledige verzameling vergaderstukken ligt voor de leden op het raadhuis ter inzage.

  • 2. Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerst lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk acht uur voor de vergadering worden aangemeld bij de secretaris.

Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning

De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.

Artikel 6 Deelneming van derden aan de vergadering

Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

Artikel 7 Stemmingen
  • 1. Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

  • 2. Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.

  • 3. a. Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

    b. Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

    c. Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

  • 4. Het nemen van een parafenbesluit is toegestaan, mits besluitvorming niet plaatsvindt zonder dat in een collegevergadering de mogelijkheid bestaat tot beraadslaging en besluitvorming over het te nemen besluit en tevens duidelijk is wanneer het besluit wordt genomen.

Artikel 8 Verslag en besluitenlijst
  • 1. De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst en een verslag van de vergadering met inbegrip van een besluitenlijst.

  • 2. Het verslag en de besluitenlijst bevatten ten minste:

    • a.

      de namen van de afwezige leden;

    • b.

      de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

  • 3. Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

  • 4. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

  • 5. Het college hanteert drie verschillende besluitenlijsten:

    • a.

      de openbare besluitenlijst met directe openbaarheid,

    • b.

      de openbare besluitenlijst met uitgestelde openbaarheid,

    • c.

      de niet openbare besluitenlijst.

  • 6. De in het vijfde lid bedoelde besluitenlijst sub a wordt zo spoedig mogelijk na de vergadering en de besluitenlijst sub b binnen een week na de vergadering ter kennisneming toegezonden aan de raad en openbaar gemaakt door toezending aan de pers. Uitgaande van de reguliere vergadering op dinsdag vindt die toezending in de regel per e-mail plaats op de donderdag respectievelijk de maandag daarna. De besluitenlijsten sub a en sub b worden vervolgens gepubliceerd in de eerstvolgende, in een plaatselijk huis-aan-huisblad verschijnende, gemeentelijke inforubriek.

  • 7. De niet openbare besluitenlijst, ten aanzien waarvan altijd de geheimhouding geldt als bedoeld in artikel 55, eerste lid Gemeentewet, wordt zo spoedig mogelijk na de vergadering toegezonden aan de fractievoorzitters van de raad. Het college heeft met deze toezending niet de intentie zich te richten tot de raad als bedoeld in artikel 55, derde lid Gemeentewet.

Artikel 9 Openbare vergadering
  • 1. Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

  • 2. De bepalingen van dit reglement zijn voorzover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 10 Inwerkingtreding

Dit reglement treedt onmiddellijk in werking. Het op 19 april 1994 vastgestelde reglement wordt ingetrokken.

Winterswijk, 23 augustus 2005

burgemeester en wethouders

J.P.M. Scheinck M.J. van Beem

gemeentesecretaris burgemeester

Toelichting op het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college

Algemeen

Ingevolge artikel 52 Gemeentewet stelt het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder “andere werkzaamheden” wordt blijkens de memorie van toelichting bij de nieuwe Gemeentewet (1994) onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten.

Dit reglement is evenals de vorige uit 1994 geënt op het modelreglement van de VNG dat recentelijk is herzien, maar wijkt daar ook op meerdere plaatsen van af. Het zelfde geldt voor deze toelichting die hier en daar ook wat uitgebreider is. Zo worden, om een volledig beeld van het toepasselijke recht te geven, in deze toelichting de relevante artikelen uit de Gemeentewet aangehaald.

Het bestaande reglement is achterhaald vanwege de dualisering van het gemeentebestuur en de daarmee samenhangende ingrijpende wijzigingen in de positie van de secretaris en de nieuwe functie van griffier. De op grond van artikel 103 lid 2 Gemeentewet vereiste instructie voor de secretaris is reeds vernieuwd als onderdeel van het door het college op 21 december 2004 vastgestelde Organisatiebesluit gemeente Winterswijk 2004. De Wet dualisering gemeentebestuur heeft verder overigens weinig concrete wijzigingen in het reglement van orde voor het college als gevolg. Gekozen is voor een beknopte en flexibele opzet die het college de ruimte laat details afzonderlijk te regelen. Zoals gezegd wordt niet overal het VNG-model gevolgd. Waar nodig wordt hier in de toelichting aandacht aan besteed.

Artikel 34 Gemeentewet (samenstelling college)

1. De burgemeester en de wethouders vormen te zamen het college van burgemeester en wethouders.

2. De burgemeester is voorzitter van het college.

Artikel 52 Gemeentewet (reglement van orde)

Het college stelt een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast, dat aan de raad wordt toegezonden.

Artikel 53a Gemeentewet (bevoegdheden burgemeester)

1. De burgemeester bevordert de eenheid van het collegebeleid.

2. De burgemeester kan onderwerpen aan de agenda voor eenvergadering van het college toevoegen.

3. De burgemeester kan ten aanzien van geagendeerde onderwerpen een eigen voorstel aan het college voorleggen.

Artikel 54, eerste lid Gemeentewet (besloten vergadering)

1. De vergaderingen van het college worden met gesloten deuren gehouden, voor zover het college niet anders heeft bepaald.

Artikel 57 Gemeentewet (onschendbaarheid)

De leden van het college en andere personen die deelnemen aan de beraadslaging kunnen niet in rechte worden vervolgd of aangesproken voor hetgeen zij in de vergadering van het college hebben gezegd of aan het college schriftelijk hebben overgelegd.

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt er op gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die in artikel 168 Gemeentewet geboden wordt (mandaat aan individuele leden van het college).

Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld. Door de Wet dualisering gemeentebestuur is het niet meer mogelijk een raadslid aan te wijzen als vervanger van een wethouder. De vervanging zal onderling geregeld moeten worden of, indien mogelijk gezien het aantal wethouders (artikel 36 Gemeentewet), door het (tijdelijk) aanstellen van een extra wethouder. Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering. Het vierde lid is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.

Artikel 77 Gemeentewet(waarneming)

1. Bij verhindering of ontstentenis van de burgemeester wordt zijn ambt waargenomen door een door het college aan te wijzen wethouder. Het voorzitterschap van de raad wordt in dat geval waargenomen door het langstzittende lid van de raad. Indien meer leden van de raad even lang zitting hebben, vindt de waarneming plaats door het oudste lid in jaren van hen. De raad kan een ander lid van de raad met de waarneming belasten.

2. Bij verhindering of ontstentenis van alle wethouders wordt het ambt waargenomen door het langstzittende lid van de raad. Indien meer leden van de raad even lang zitting hebben, vindt de waarneming plaats door het oudste lid in jaren van hen. De raad kan een ander lid van de raad met de waarneming belasten.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

Met het eerste en vierde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, eerst lid Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een algemeen flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. In afwijking van het VNG-model is in het eerste lid de tekst uit het oude reglement gehandhaafd waarin tot uitdrukking wordt gebracht dat dinsdag de reguliere vergaderdag is. Elk collegelid kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. Uit de imperatieve formulering van het eerst lid kan worden afgeleid dat aan de burgemeester (voorzitter van het college) niet de bevoegdheid toekomt een extra vergadering tegen te houden.

Het derde lid geeft de procedure voor een extra vergadering weer.

Artikel 53, eerste lid Gemeentewet(dag, plaats, tijdstip vergadering)

1.De burgemeester stelt, met inachtneming van hetgeen het college heeft bepaald, dag en plaats van de vergadering van het college en het tijdstip van de opening vast.

Artikel 3 Verhindering

Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt (artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen. Zie verder artikel 7.

Artikel 4 Agenda

In dit artikel wordt aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda aan de collegeleden.

Tevens is kort aangegeven hoe zaken van spoedeisend belang worden geagendeerd. De secretaris zal al naar gelang de omstandigheden dienen af te wegen of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit in de vergadering gebeurt.

Hier zij nog herinnerd aan de bevoegdheid van de burgemeester om onderwerpen aan de agenda voor een vergadering van het college toe te voegen (art. 53a lid 2 Gemeentewet).

Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning

De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 105 van de Gemeentewet geregeld. Nadere uitwerking van de taken van de secretaris vindt enerzijds plaats in dit reglement, anderzijds in de in het Organisatiebesluit opgenomen instructie voor de gemeentesecretaris.

Artikel 103 Gemeentewet(taakomschrijving secretaris)

1. De secretaris staat het college, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde.

2. Het college stelt in een instructie nadere regels over de taak en de bevoegdheden van de secretaris.

Artikel 104 Gemeeentewet(aanwezigheid bij vergaderingen)

De secretaris is in de vergadering van het college aanwezig.

Artikel 105 Gemeentewet (ondertekening stukken)

1. De stukken die van het college uitgaan, worden door de secretaris medeondertekend.

2. Het eerste lid is niet van toepassing indien de ondertekening van stukken die van het college uitgaan ingevolge artikel 75, tweede lid, aan de secretaris of een andere gemeenteambtenaar is opgedragen.

Artikel 106 Gemeentewet (vervanging secretaris)

1. Het college regelt de vervanging van de secretaris.

2. De artikelen 101 tot en met 105 zijn van overeenkomstige toepassing op degene die de secretaris vervangt.

Organisatiebesluit gemeente Winterswijk 2004, § 3 Instructie secretaris

Artikel 9 Ondersteuning college

1. De secretaris draagt onverminderd de verantwoordelijkheid van de burgemeester de zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.

2. De secretaris draagt desgevraagd en uit eigen beweging er zorg voor dat de leden van het college over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

3. De secretaris draagt zorg voor een tijdige en gedegen advisering aan het college. Zo nodig adviseert de secretaris het college bij het nemen van beslissingen.

4. De secretaris is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van de voorbereiding van de besluitvorming.

5. De secretaris is verantwoordelijk voor een tijdige en correcte uitvoering van de beslissingen van het college.

6. De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst, het vastleggen van de beslissingen van het college in een besluitenlijst en het openbaar maken van de besluitenlijst van het college.

Artikel 6 Deelname van derden aan vergadering

Artikel 57 en 55 eerste lid Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze wetsartikelen geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt.

Artikel 7 Stemmingen

In de eerste plaats moet hier worden gewezen op artikel 56 Gemeentewet, dat een regeling bevat met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het college. Hoewel het ingevolge de Memorie van Toelichting bij dit artikel aan het college vrijstaat in het reglement van orde een zwaarder quorumvereiste te stellen, is hiervoor niet gekozen; het in de wet terzake opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing.

In het college wordt in de praktijk slechts zelden gestemd. Het stemmen hoeft dan ook niet zo uitgebreid geregeld te worden als de raad heeft gedaan in zijn reglement van orde. Opvallend is dat in artikel 59 Gemeentewet het voor de raad geldende artikel 31 niet van overeenkomstige toepassing is verklaard. Artikel 31 bepaalt voor de raad dat de stemming over het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen bij gesloten en ongetekende stembriefjes geschiedt. Verder is bepaald dat indien de stemmen over personen tot wie de keuze door een voordracht of herstemming is beperkt, staken, er in dezelfde vergadering een herstemming wordt gehouden. Staken de stemmen opnieuw, dan beslist het lot.

Het college heeft dus de ruimte dit anders te regelen. De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd indien één van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus óf niet óf mondeling gestemd.

Indien gebruik wordt gemaakt van een zogenoemd parafenbesluit, een conceptbesluit dat door de leden van het college van parafen wordt voorzien waarna dit door het college als een definitief meerderheidsbesluit wordt beschouwd, is de uitspraak van de Raad van State van 16 juli 2003 van belang (LJN-nr AH9850, zaaknr. 200200757/1). Doordat met een parafenbesluit in materiële zin besluitvorming buiten de collegevergadering plaatsvindt, dient dit bekend gemaakt te zijn hetzij op grond van het reglement van orde hetzij op grond van een bekend gemaakte vaste praktijk. Daarbij moet bepaald zijn dat in een collegevergadering de mogelijkheid bestaat tot beraadslaging en besluitvorming over het te nemen (parafen)besluit en moet tevens duidelijk zijn wanneer het besluit wordt genomen.

Een en ander is geregeld in het vierde lid. De tekst is letterlijk ontleend aan de uitspraak van de Raad van State.

Artikel 56 Gemeentewet(vergaderquorum)

1. In de vergadering van het college kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

2. Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de burgemeester, onder verwijzing naar dit artikel, opnieuw een vergadering.

3. Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. Het college kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de eerdere vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

Artikel 58Gemeentewet

De artikelen 28, eerste tot en met derde lid, 29 en 30 zijn ten aanzien van de vergaderingen van het college van overeenkomstige toepassing.

Van overeenkomstige toepassing voor het college:

Artikel 28, eerste tot en met derde lid Gemeentewet (stemverbod)

1. Een lid van de raad neemt niet deel aan de stemming over:

a. een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijkpersoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger is betrokken;

b.de vaststelling of goedkeuring der rekening van een lichaam waaraan hij rekenplichtig is of tot welks bestuur hij behoort.

2.Bij een schriftelijke stemming wordt onder het deelnemen aan de stemming verstaan het inleveren van een stembriefje.

3. Een benoeming gaat iemand persoonlijk aan, wanneer hij behoort tot de personen tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt.

Artikel 29 Gemeentewet (stemmingsquorum)

1. Een stemming is alleen geldig, indien meer dan de helft van het aantal leden dat zitting heeft en zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden, daaraan heeft deelgenomen.

2. Het eerste lid is niet van toepassing:

a. ingeval opnieuw wordt gestemd over een voorstel of over een benoeming, voordracht of aanbeveling van een of meer personen ten aanzien van wie in een vorige vergadering een stemming op grond van dat lid niet geldig was;

b. in een vergadering als bedoeld in artikel 20, tweede lid, voor zover het betreft onderwerpen die in de daaraan voorafgaande,ingevolge artikel 20, eerste lid, niet geopende vergadering aan de orde waren gesteld. (dit betreft de nieuwe vergadering nadat in een eerdere vergadering het quorum ontbrak)

Artikel 30 Gemeentewet (besluitquorum)

1. Voor het tot stand komen van een beslissing bij stemming wordt de volstrekte meerderheid vereist van hen die een stem hebben uitgebracht.

2. Bij een schriftelijke stemming wordt onder het uitbrengen van een stem verstaan het inleveren van een behoorlijk ingevuld stembriefje

Artikel 59 Gemeentewet(staken stemmen)

1. Indien bij een stemming, anders dan over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen, de stemmen staken, wordt opnieuw gestemd.

2. Staken de stemmen andermaal over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter.

Artikel 8 Verslag en besluitenlijst

Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris en de wijze waarop het verslag wordt vastgesteld. De VNG merkt hierover in de toelichting op het modelreglement op: “Als op grond van artikel 55 van de Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijk verslag moeten worden gemaakt. Dit zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven.”

In de praktijk beperkt de verslaglegging over de genomen besluiten zich meestal tot het vastleggen van de besluiten in de besluitenlijst. Ten aanzien van de niet openbare besluitenlijst en de bijbehorende stukken wordt standaard geheimhouding in acht genomen. Het “afzonderlijk verslag” is dan dus ook niet meer dan een plaatsing van het besluit op de niet openbare besluitenlijst.

De Wet dualisering gemeentebestuur heeft het begrip ‘besluitenlijst’ in de wet geïntroduceerd (in art. 60 lid 3 Gemeentewet). Als gevolg daarvan is de bepaling over de verslaglegging ten opzichte van het vorige reglement aangepast. Onder “besluiten” moeten niet alleen besluiten als bedoeld in de Algemene wet bestuursrecht worden verstaan, maar ook andere beslissingen. Overigens staan heel veel Awb-besluiten van het college niet op de besluitenlijst omdat deze in mandaat door een ambtenaar worden genomen.

Artikel 60 Gemeentewet regelt twee van elkaar te onderscheiden zaken. In lid 1 is bepaald dat de raad kanregelen van welke beslissingen van het college de raad op de hoogte gesteld wil worden (wat meer kan inhouden dan alleen maar de beknopte samenvatting op de besluitenlijst), waarbij de raad kan bepalen in welk geval kan worden volstaan met terinzagelegging. Artikel 60 lid 3 regelt de openbaarmaking (dus de algemene bekendmaking) van de besluitenlijst.

In het modelreglement van de VNG wordt er ten onrechte van uitgegaan dat de in artikel 60 lid 3 bedoelde besluitenlijst een relatie heeft met de materie geregeld in lid 1 en dat de besluitenlijst dus met name voor de raad wordt gemaakt.

De genoemde bevoegdheid van de raad om een regeling te treffen is facultatief. Geheel los daarvan houdt het college de raad op de hoogte van genomen beslissingen door bij openbaarmaking van de besluitenlijsten als bedoeld in artikel 60 lid 3 ook een exemplaar toe te zenden aan de raadsleden (openbare besluitenlijsten), respectievelijk de fractievoorzitters (niet openbare besluitenlijsten).

In 2004 is de besluitenlijst met uitgestelde openbaarheid geïntroduceerd om het mogelijk te maken belanghebbenden in te lichten voordat de beslissing “in de krant komt”. Aangezien met dat uitstel maar twee werkdagen gemoeid zijn, wordt nog steeds voldaan aan het uitgangspunt dat de besluitenlijst snel beschikbaar is en dat niet gewacht wordt totdat het verslag is vastgesteld.

Omdat de regeling van de openbaarmaking van de besluitenlijst een zekere externe werking heeft (dus van belang is voor de buitenwacht), is er voor gekozen om de huidige praktijk concreet in het reglement vast te leggen.

Ten aanzien van de toezending van de niet openbare besluitenlijsten aan de fractievoorzitters is bepaald dat het college met deze toezending niet de intentie heeft zich te richten tot de raad als bedoeld in artikel 55, derde lid Gemeentewet, teneinde hiermee aan te geven dat het niet de bedoeling van het college is dat de raad de geheimhouding kan opheffen, dus de niet openbare besluitenlijst openbaar maakt.

Artikel 60 Gemeentewet (actieve informatieplicht, openbaarmaking besluitenlijst)

1. De raad kan regelen van welke beslissingen van het college aan de leden van de raad kennisgeving wordt gedaan. Daarbij kan de raad de gevallen bepalen waarin met terinzagelegging kan worden volstaan.

2. Het college laat de kennisgeving of terinzagelegging achterwege voor zover deze in strijd is met het openbaar belang.

3. Het college maakt de besluitenlijst van zijn vergaderingen op de in de gemeente gebruikelijke wijze openbaar. Het college laat de openbaarmaking achterwege voor zover het aangelegenheden betreft ten aanzien waarvan op grond van artikel 55 geheimhouding is opgelegd of ten aanzien waarvan openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang.

Artikel 55 Gemeentewet(geheimhouding)

1. Het college kan op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan het college worden overgelegd, geheimhouding opleggen. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat het college haar opheft.

2. Op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door de burgemeester of een commissie, ten aanzien van de stukken die zij aan het college overleggen. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd, dan wel de raad haar opheft.

3. Indien het college zich ter zake van het behandelde waarvoor eenverplichting tot geheimhouding geldt tot de raad heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat de raad haar opheft.

Artikel 9 Openbare vergadering

Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. In dit artikel wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.

Artikel 54, tweede lid Gemeentewet (openbare vergadering)

2.Het reglement van orde voor de vergaderingen kan regels geven omtrent de openbaarheid van de vergaderingen van het college.

Artikel 53, tweede lid Gemeentewet (dag, plaats, tijdstip openbare vergadering)

2.De burgemeester maakt dag en plaats van te houden openbare vergaderingen en het tijdstip van de opening bekend.

Artikel 10 Inwerkingtreding

Dit artikel behoeft geen nadere uitleg.