Verordening Auditcommissie Gemeente West Maas en Waal

Geldend van 18-12-2008 t/m heden

Intitulé

Verordening Auditcommissie Gemeente West Maas en Waal

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    de commissie: de auditcommissie;

  • b.

    de raad: de gemeenteraad;

  • c.

    het college: het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente West Maas en Waal;

  • d.

    de accountant: de in de Controleverordening (213 GW)Gemeente West Maas en Waal bedoelde accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekeningen;

  • e.

    de voorzitter: de voorzitter van de commissie;

  • f.

    het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening.

Artikel 2 Instelling en doel

  • 1. Er is een auditcommissie;

  • 2. De commissie heeft als doel afstemmingsoverleg te voeren met de accountant als bedoeld in artikel 4, derde lid van de Controleverordening Gemeente West Maas en Waal en uitvoering te geven aan de taken als omschreven in artikel 3;

  • 3. De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college.

Artikel 3 Taken en bevoegdheden

De auditcommissie heeft de volgende taken:

  • 1.

    De onderzoeken van het college, de rekenkamercommissie en de accountant te coördineren en af te stemmen zodat geen dubbel werk wordt verricht of ongewenste overlap plaatsvindt;

  • 2.

    Een adviesrol bij het samenstellen van het programma van eisen aan de externe accountant, de procedure van aanbesteding van de accountantsdiensten en de keuze van de externe accountant;

  • 3.

    Het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;

  • 4.

    Het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;

  • 5.

    Het adviseren van de raad over aanpassingen in financiële verordeningen;

  • 6.

    Het voorbereiden van de controle op de jaarrekening;

    • a.

      advies aan de raad over het controleprotocol (college doet voorstel voor het controleprotocol);

    • b.

      advies over de goedkeurings- en rapportagetoleranties voor toe te passen percentages omtrent onjuistheden en onzekerheden;

  • 7.

    Het formuleren van een advies aan de raad over de wijze van behandeling van de (interim) rapportages van de accountant;

  • 8.

    Een overlegplatform te zijn voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen;

  • 9.

    Het adviseren van de raad over onderwerpen die naast de reguliere controle in het bijzonder zouden kunnen worden getoetst in het kader van de accountantscontrole en andere aspecten van rechtmatigheid;

  • 10.

    Een overlegplatform voor de rekenkamercommissie;

  • 11.

    Met de rekenkamercommissie overleg plegen over de voortgang van onderzoeken;

  • 12.

    Het adviseren van de raad in het kader van budgetbesteding van de rekenkamercommissie;

  • 13.

    Overleg over kwaliteitsverbetering van planning & control-documenten.

Artikel 4 Samenstelling en zittingsduur

  • 1. De auditcommissie bestaat uit vier raadsleden;

  • 2. De in het eerste lid genoemde leden worden op voordracht van de fracties benoemd door de raad voor een periode gelijk aan hun zittingsduur. De leden nemen zitting namens de raad en niet namens de fracties. Zij treden dus op onafhankelijk van hun fracties;

  • 3. De raad benoemt uit zijn midden één plaatsvervangend lid voor de auditcommissie. Op deze benoeming zijn de voorwaarden van toepassing die op grond van deze verordening ook van toepassing zijn op de leden van de auditcommissie;

  • 4. Een lid houdt op lid te zijn indien zijn raadslidmaatschap vervalt;

  • 5. De auditcommissie laat zich bij haar werkzaamheden bijstaan door de wethouder Financiën, die daarbij wordt ondersteund door ambtelijk adviseurs zijnde de gemeentesecretaris, het hoofd van de afdeling BMO en de concerncontroller;

  • 6. De auditcommissie laat zich desgewenst adviseren door de accountant en/of leden van de rekenkamercommissie;

  • 7. De auditcommissie wijst uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan. De voorzitter kan zelf deelnemen aan de beraadslagingen;

  • 8. De commissie kan andere adviseurs dan de onder artikel 4, lid 4 genoemde adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie;

  • 9. De zittingsperiode van de leden van de auditcommissie eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad;

  • 10. De raad kan een lid tussentijds ontslaan;

  • 11. Een lid kan te allen tijde ontslag nemen.

Artikel 5 Werkwijze en vergaderingen

  • 1. De auditcommissie vergadert zo dikwijls als door de voorzitter of door de meerderheid van de leden met opgaaf van redenen nodig wordt geacht;

  • 2. De vergaderingen van de auditcommissie zijn niet openbaar. De verslagen en de rapportages zijn wel openbaar, tenzij de openbaarheid de belangen van een bepaald onderwerp kan schaden;

  • 3. De auditcommissie legt haar advies aan de raad en/of de resultaten van haar bespreking vast in een rapportage. De rapportage en verslagen worden ter kennis gebracht aan de raad;

  • 4. Verslagen worden vastgesteld door de auditcommissie;

  • 4. Raadsleden zijn gerechtigd de vergadering van de auditcommissie bij te wonen;

  • 5. In stukken waarvoor de auditcommissie geheimhouding heeft besloten en die onderdeel uitmaken van de rapportage aan de gemeenteraad, kunnen leden van de raad en het college inzage verkrijgen bij de raadsgriffier;

  • 6. Voor wat betreft de ambtelijke ondersteuning van de rekeningcommissie wordt op een wijze voorzien analoog aan de bepalingen hieromtrent uit de Verordening op de ambtelijke ondersteuning.

Artikel 6 Betrokkenheid accountant en rekenkamercommissie bij auditcommissie

  • 1. De auditcommissie nodigt de accountant en de voorzitter/leden van de rekenkamercommissie uit voor haar vergaderingen;

  • 2. De auditcommissie kan besluiten zonder de accountant en de voorzitter/leden van de rekenkamer te vergaderen;

  • 3. De rekenkamercommissie en de accountant behouden de mogelijkheid om met de gehele gemeenteraad te vergaderen als dat nodig is.

Artikel 7 Secretariaat

  • 1. De griffier voert het secretariaat van de auditcommissie, draagt zorg voor de verslaglegging en archivering van de commissiebescheiden;

  • 2. De griffier kan aan de beraadslagingen van de auditcommissie deelnemen, zonder lid te zijn van de auditcommissie.

Artikel 8 Geheimhouding

Over zaken die zijn besproken in de vergadering van de auditcommissie en over de inhoud van de stukken van de auditcommissie, kan de auditcommissie geheimhouding opleggen. Ter zake van het eventueel opleggen van geheimhouding is artikel 86 van de Gemeentewet van toepassing. Deze geheimhouding wordt pas opgeheven als de auditcommissie de geheimhouding opheft. De geheimhouding wordt door allen die van de stukken en van het besprokene in de commissie kennis dragen, in acht genomen totdat de commissie haar opheft.

Artikel 9 Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1.

    Deze verordening kan worden aangehaald als: “Verordening auditcommissie Gemeente West Maas en Waal”.

  • 2.

    Deze verordening treedt in werking op 1 juni 2007.