Controllerstatuut voor de functionaris die belast is met de financiële controlling ten behoeve van de ge­meente Middelburg

Artikel 1

De financiële controller is belast met de werkzaamheden, ten behoeve van het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester, de gemeenteraad, de directie, de projectleiders en de overige daarvoor in aanmerking komende functionarissen, die zijn gericht op de werking van de organisatie en de verwerkingsprocessen.

Toelichting artikel 1

In het duale stelsel heeft de gemeenteraad recht op ambtelijke bijstand. De financiële controller is een ambtenaar met specifieke deskundigheden op financieel gebied. De griffie kan gelijk bij elke ambtenaar een verzoek doen tot ondersteuning van de controller. In de gemeente Middelburg is gekozen voor de positionering van de controller in de lijnorganisatie. Vanwege de specifieke taken en onafhankelijke positie van de controller is dit controllerstatuut opgesteld. Uiteraard vormt de specifieke functiebeschrijving (S-10) het uitgangspunt voor dit statuut.

Met “de overige daarvoor in aanmerking komende functionarissen” worden in ieder geval de afdelingshoofden bedoeld. In alle overige gevallen beslist het hoofd van de afdeling Planning en Control in overleg met de financiële controller of deze functionarissen de financiële controller mogen belasten met werkzaamheden.

Artikel 2

De financiële controller verricht onderzoeken uit contro­letechnische, rechtmatigheids- dan wel doelmatigheidsoverwegingen en rapporteert hieromtrent waarbij zonodig adviezen worden gegeven ten aanzien van nieuw in te voeren of te wijzigen procedures.

Artikel 3

Indien de financiële controller behoefte heeft aan specifieke deskundigheid doet hij aan het hoofd van de afdeling Planning en Control de nodige voorstellen tot het inschakelen van interne en/of externe deskundigen.

Artikel 4

De financiële controller doet jaarlijks in overleg met de juridisch controller en de externe accountant een voorstel aan het hoofd van de afdeling Planning en Control voor een controleplan, conform artikel 212 en 213a Gemeentewet en laat dit vaststellen door het college van burgemeester en wethouders voor 15 november van elk jaar.

Artikel 5

Voorstellen tot wijzigingen van organisatiestructuren dan wel procedures die gevolgen hebben voor de doelmatigheid van de organisatie c.q. de administratieve organisatie en interne controle worden op verzoek van het college van burgemeester en wethouders of de directie door de financiële controller van advies voorzien.

Artikel 6

De financiële controller heeft conform artikel 28 van de Organisatieverordening de bevoegdheid zich gevraagd en ongevraagd rechtstreeks tot het college van burgemeester en wethouders te wenden. Hij stelt hiervan het hoofd van de afdeling Planning en Control en de directie in kennis.

Artikel 7

De financiële controller is verantwoordelijk voor de controllingtaken (inclusief interne controle) binnen de gemeente. De financiële controller is mede-adviseur voor het ontwikkelen van een zodanige bedrijfsvoering dat met de meest effectieve en efficiënte inzet van middelen de gemaakte productafspraken in kwantiteit en kwaliteit gerealiseerd kunnen worden. Het werkterrein van de financiële controller omvat alle aandachtsgebieden van bedrijfsvoering.

De specifieke taken van de financiële controller omvatten het volgende:

• -

  Advisering omtrent te hanteren kaders, tijdschema’s, regelgeving en instructies met betrekking tot de planning- en controlcyclus ten behoeve van alle afdelingen; signalering en oplossing van eventuele knelpunten in de naleving van de planning- en controlcyclus;

• -

  Ondersteuning van adviseurs en vakspecialisten bij het ontwikkelen van aanvullende instrumenten als (beleids- en proces)evaluatiesystemen, kwaliteitszorg, budgetbeheer en budgetbewaking;

• -

  Toetsing op de financiële rechtmatigheid.

Ten aanzien van projecten geldt dat de financiële controller deelneemt in het projectteam. Specifiek in de rol van projectcontroller voert de financiële controller de volgende taken uit:

• -

  Vanaf de aanvang van het project het ondersteunen van de projectleider bij het financieel en administratief structureren, managen en beheersen van projecten;

• -

  Adviseren van de stuurgroep inzake financiële planning en bewaking van budgetten;

• -

  Bewaking van kosten vanaf het offertetraject tot en met de evaluatie;

• -

  Opstellen van cashflowoverzichten en planning van benodigde financiële middelen op verzoek van de treasurer;

Het toetsen van de (tussentijdse) projectinformatie op de financiële rechtmatigheid

Artikel 8

De financiële controller draagt zorg voor een systematische vastlegging van de door hem te verrich­ten werkzaamheden onderverdeeld naar aard en frequentie van de werkzaamheden.

Artikel 9

De financiële controller rapporteert per kwartaal aan de directie en het college van burgemeester en wethouders de resultaten van zijn werkzaamheden. Bij een vermoeden van gepleegde onregelmatigheden rapporteert de financiële controller zonder uitstel.

Artikel 10

In alle gevallen waarin dit statuut niet voorziet, wordt door het college van burgemeester en wethouders een beslissing genomen.

Artikel 11

Dit statuut treedt in werking op 1 augustus 2006 en kan worden aangehaald onder de titel "financieel controllerstatuut".