Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van de gemeente Leusden 2026

1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

2. Het college regelt de vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van de voorzitter en/of de andere leden van het college.

1. Het college vergadert in de regel elke dinsdag om 10.00 uur als die dag geen algemeen erkende feestdag is. De vergadering vindt plaats op het gemeentehuis.

2. Het college kan besluiten een vergadering op een andere dag, tijdstip of plaats te laten plaatsvinden of een vergadering niet door te laten gaan.

3. Tijdens een door het college aangewezen reces vinden geen collegevergaderingen plaats, tenzij uitstel van besluitvorming leidt tot onwenselijke situaties zoals het overschrijden van wettelijke termijnen.

1. Een extra vergadering van het college vindt plaats als de voorzitter dit nodig acht of als een van de andere leden van het college daarom verzoekt en het bespreekpunt aangeeft.

2. De voorzitter roept de extra vergadering zo spoedig mogelijk bijeen en geeft daarbij het bespreekpunt aan van de extra vergadering.

1. Als de voorzitter vanwege het gebrek aan het aantal vereiste leden een nieuwe vergadering belegt, start deze vergadering minstens 24 uur na het tijdstip van de oorspronkelijke vergadering.

2. De gemeentesecretaris zorgt voor een oproep voor de nieuw belegde vergadering en stuurt deze zo spoedig mogelijk doch uiterlijk 4 uur vóór de vergadering aan de leden van het college.

1.

• a.

  Bij verhindering of ontstentenis van de voorzitter, informeert de voorzitter diens waarnemer en de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;

• b.

  Bij verhindering of ontstentenis van een ander lid van het college, informeert het lid de gemeentesecretaris en de voorzitter daar zo spoedig mogelijk over;

• c.

  Bij verhindering of ontstentenis van de gemeentesecretaris, informeert de gemeentesecretaris diens vervanger en de voorzitter daar zo spoedig mogelijk over.

• d.

  Indien fysieke deelname aan een collegevergadering niet mogelijk is, kan de voorzitter toestaan dat deelname aan een collegevergadering digitaal plaatsvindt.

1. De gemeentesecretaris zorgt, binnen de hem opgedragen taak, voor een vlot verloop van de vergaderingen van het college.

2. De gemeentesecretaris kan zich hierbij ambtelijk laten ondersteunen.

3. Het college kan besluiten derden voor een vergadering uit te nodigen.

1. Voorstellen en andere stukken die voor een vergadering worden geagendeerd, moeten uiterlijk op woensdag 09.00 uur vóór die vergadering bij de gemeentesecretaris zijn aangeleverd.

2. Voorstellen en andere stukken zijn afgestemd met de betreffende portefeuillehouder.

3. Voorstellen en andere stukken moeten worden aangeleverd via het daarvoor bestemde zaaksysteem.

1. Voor elke vergadering stelt de gemeentesecretaris een voorlopige agenda op en stuurt deze uiterlijk op de vrijdag vóór de vergadering naar de leden van het college.

2. Vergaderstukken liggen voor de leden van het college in het digitale zaaksysteem ter inzage. Stukken die niet digitaal kunnen worden aangeboden, liggen ter inzage bij de gemeentesecretaris.

3. Bij een extra vergadering als bedoeld in artikel 4, eerste lid, stuurt de gemeentesecretaris een agenda en de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk naar de leden van het college.

4. Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerst lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie tot de aanvang van de vergadering worden aangemeld bij de gemeentesecretaris. Het college besluit bij meerderheid of het betreffende onderwerp op de agenda wordt geplaatst

1. De voorzitter stelt de agenda vast.

2. Een voorstel wordt zonder stemming aangenomen, tenzij één of meer leden van het college om bespreking of stemming vraagt.

3. Als een lid van het college bij het nemen van een besluit om stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het vierde lid van toepassing is.

4. Als een lid van het college dat vraagt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van één of meer personen, gestemd met gesloten en ongetekende stembriefjes.

5. Als een stemming over een benoeming, voordracht of aanbeveling beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, dan vindt in dezelfde vergadering een herstemming plaats. Staken de stemmen over dezelfde benoeming, voordracht of aanbeveling dan weer, dan beslist het lot.

6. Als de stemming gaat over meer dan één persoon en niemand bij een eerste stemming de volstrekte meerderheid heeft verkregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen met de meeste stemmen. Als de stemmen zijn verdeeld over meer dan twee personen, vindt een tussenstemming plaats om te bepalen tussen welke twee personen de tweede stemming plaats zal vinden. Als de stemmen bij de tweede stemming of tussenstemming staken, beslist het lot.

1. Het college kan in spoedeisende gevallen buiten een vergadering van het college om besluiten nemen in de vorm van een parafenbesluit.

2. Een parafenbesluit komt tot stand als elk lid van het college kennis heeft kunnen nemen van het voorstel, de mogelijkheid heeft gekregen om bespreking en stemming over het voorstel in een vergadering te vragen en de meerderheid van het college het voorstel voor akkoord heeft geparafeerd.

3. De gemeentesecretaris vermeldt op het parafenbesluit de datum waarop het besluit tot stand gekomen is. Een parafenbesluit wordt opgenomen in een besluitenlijst.

1. De gemeentesecretaris zorgt voor de besluitenlijst van de vergaderingen van het college.

2. In de besluitenlijst staan in ieder geval:

• a.

  de naam van de voorzitter, de namen van de andere leden van het college die aanwezig waren, de gemeentesecretaris en de ambtelijke ondersteuning;

• b.

  een aantekening van de leden van het college die afwezig waren;

• c.

  bij het desbetreffende agendapunt, de naam en de hoedanigheid van degene die op grond van artikel 7, derde lid, aanwezig was;

• d.

  een formulering van de door het college genomen besluiten.

3. Stemverhoudingen worden in de besluitenlijst vermeld als een lid van het college hierom vraagt.

4. Een collegelid dat zich niet kan verenigen met een door de meerderheid genomen besluit, kan een minderheidsstandpunt laten opnemen in de besluitenlijst.

1. De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

2. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daar niet tegen verzet, wordt de vastgestelde besluitenlijst zo spoedig mogelijk via de griffie naar de raad gestuurd en aan de andere personen die tijdens de vergadering het woord hebben gevoerd.

3. Nadat de besluitenlijst naar de raad is gestuurd, wordt deze openbaar gemaakt en op de website van de gemeente geplaatst.

4. Het college bepaalt of besluiten eerder worden gedeeld dan na vaststelling van de besluitenlijst.