GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING METROPOOLREGIO EINDHOVEN 2024

Begripsbepalingen

Artikel 1

In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder:

• a.

  Wet: de Wet gemeenschappelijke regelingen.

• b.

  Regeling: de Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven.

• c.

  Metropoolregio: het openbaar lichaam als bedoeld in artikel 2, eerste lid, van deze gemeenschappelijke regeling.

• d.

  Gemeenten: de raden en colleges van de gemeenten Asten, Bergeijk, Best, Bladel, Cranendonck, Deurne, Eersel, Eindhoven, Geldrop-Mierlo, Gemert-Bakel, Heeze-Leende, Helmond, Laarbeek, Nuenen c.a., Oirschot, Reusel-De Mierden, Someren, Son en Breugel, Valkenswaard, Veldhoven en Waalre.

• e.

  Colleges: de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten.

• f.

  Raden: de gemeenteraden van de gemeenten.

• g.

  Commissie van advies: een commissie als bedoeld in artikel 24, eerste lid van de wet.

• h.

  Bestuurscommissie: een commissie als bedoeld in artikel 25, eerste lid van de wet.

• i.

  Regionale agenda: het periodiek vast te stellen strategische beleidsdocument dat de inhoud van de samenwerking bepaalt.

• j.

  Thema: de in de regionale agenda door de gemeenten benoemde maatschappelijke thema’s, waarop structureel wordt samengewerkt.

• k.

  Regionale opgave: de beleidsinspanningen, die gemeenten in het kader van de regeling leveren met het oog op het bereiken van de doelstellingen op de thema’s van de regionale agenda.

• l.

  RHCe: het dienstonderdeel – Regionaal Historisch Centrum Eindhoven – belast met de taken genoemd in artikel 4, derde lid, van deze gemeenschappelijke regeling.

Openbaar lichaam

Belangen en doelen

Regionale agenda

Organen

Artikel 8

Het openbaar lichaam kent de volgende organen:

• a.

  het algemeen bestuur;

• b.

  het dagelijks bestuur;

• c.

  de voorzitter;

• d.

  de door het bestuur ingestelde bestuurscommissies en commissies van advies.

Samenstelling

Artikel 11

De taken en bevoegdheden, die de Metropoolregio bij of krachtens de wet en deze regeling toegekend heeft gekregen, berusten bij het algemeen bestuur tenzij bij wet of in deze regeling anders is bepaald.

Besluitvorming

Artikel 13

Het Algemeen Bestuur kan conform artikel 23 Wgr geheimhouding opleggen, op grond van de belangen, genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid, over het in die vergadering met gesloten deuren behandelde en over de inhoud van de stukken die aan het algemeen bestuur worden voorgelegd. Die geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen in acht genomen, totdat het algemeen bestuur haar opheft.

Samenstelling

Aanwijzing

Overlegorganen

Betrokkenheid ingezetenen en andere belanghebbenden (inspraak) bij voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid op grond van de regeling

Artikel 27

Het dagelijks bestuur organiseert twee keer per jaar een bijeenkomst voor college- en raadsleden, waarin de ontwikkeling van de regio centraal staat. Aan de orde komen onder meer de regionale opgaven voor de komende periode en de resultaten van de afgelopen periode.

Dagelijks bestuur / algemeen bestuur

Ambtelijke organisatie

Artikel 34

Het dagelijks bestuur besluit over de benoeming, de schorsing en het ontslag van de overige ambtenaren en ander personeel.

Vergoedingen

Artikel 37

Het dagelijks bestuur zendt voor 30 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de algemene financiële en beleidsmatige kaders en de voorlopige jaarrekening aan de raden van de deelnemende gemeenten.

Begroting

Artikel 39

De deelnemende gemeenten betalen jaarlijks voor 1 februari en voor 1 augustus van het betreffende jaar telkens de helft van de verschuldigde bijdrage. Bij niet tijdige betaling is de wettelijke rente verschuldigd.

Jaarrekening

Archiefbescheiden

Artikel 45

Voor de bewaring van de op grond van artikel 12, eerste lid en artikel 13 van de Archiefwet 1995 over te brengen archiefbescheiden van de Metropoolregio is aangewezen de regionale archiefbewaarplaats, aangewezen overeenkomstig artikel 5, derde lid, sub b, van deze regeling.

Verwijzingen naar de Archiefwet

Artikel 46

Zodra het wetsvoorstel tot intrekking van de Archiefwet 1995 en vervanging door de Archiefwet 2021 tot wet is verheven, worden verwijzingen naar de Archiefwet 1995 geacht te zijn gedaan naar overeenkomstige bepalingen van de Archiefwet 2021.

Toetreding

Geschillen

Artikel 51

Geschillen over de toepassing van de regeling, in de ruimste zin, tussen besturen van de gemeenten of tussen besturen van een of meer gemeenten en het bestuur van de Metropoolregio worden, overeenkomstig artikel 28 van de Wgr, beslist door gedeputeerde staten.

Klachten

Artikel 52

Voor de behandeling van klachten als bedoeld in titel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht, wordt door het algemeen bestuur een voorziening getroffen.

Inwerkingtreding

Artikel 54

Deze regeling wordt aangehaald als ‘Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven 2024’.

TOELICHTING GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING METROPOOLREGIO EINDHOVEN 2024

Deze toelichting bevat een algemeen deel en een artikelsgewijze toelichting. De toelichting geeft zicht op de achtergrond en bedoeling van de regeling en de artikelen.

Algemeen

Een traditie van regionale samenwerking

Onze regio kent een lange traditie van regionale samenwerking. In 1993 ontstond het Samenwerkingsverband Regio Eindhoven (SRE) uit de samenvoeging van het Gewest Helmond en

de regio Eindhoven-Kempenland. Het SRE vervulde mede Wgr-plus taken die op 1 januari 2015 door wetswijziging vervielen. Vooruitlopend op deze wetswijziging werd in de vergadering van de SRE Regioraad van 13 december 2012 de basis gelegd voor een transformatie van een van wetswege opgelegde samenwerking met eigen bevoegdheden, naar een netwerksamenwerking. In de SRE Regioraad van 19 februari 2014 werd het tweede deel van het Transformatieplan SRE vastgesteld. De formele vertaling hiervan kreeg vorm in de Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven 2015, als wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerkingsverband Regio Eindhoven 2005. In november 2017 is de regeling gewijzigd in verband met de overdracht van taken op het gebied van de Centrale leerlingen registratie naar de GGD.

Door de Regioraad SRE is bij de vaststelling van het Transformatieplan ervoor gekozen een aantal taken over te dragen aan gemeenten en subregio’s. Tevens gingen na de wetswijziging plus-taken op het gebied van mobiliteit over naar de provincie. Taken welke niet overgedragen konden worden bleven op juridische, financiële en organisatorische gronden onder beheer van de Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven, in juridische opzicht de voortzetting van het SRE.

De samenwerking in de nieuwe opzet is conform afspraak in 2017 geëvalueerd. Die evaluatie en aansluitend het Updateproces (2018) vormden de basis voor het Samenwerkingsakkoord 2019-2022, vastgesteld door het Algemeen Bestuur Metropoolregio Eindhoven op 27 maart 2019.

In het Samenwerkingsakkoord 2019-2022 – tevens de Regionale Agenda voor die periode- is de missie van de samenwerking binnen de Metropoolregio Eindhoven opgenomen. Er is gekozen voor focus op thema’s die invulling geven aan de missie, mede gelet op het totale samenwerkingslandschap in Zuidoost-Brabant en het voorkomen van dubbel werk. Daarnaast bevatte het Samenwerkingsakkoord 2019-2022 afspraken over de vormgeving van de samenwerking en de governance.

Zoals ook de overweging was bij de transformatie van SRE naar MRE is besloten is vast te houden aan het behouden van de zelfstandige juridische entiteit, omdat dit het voordeel biedt dat het kan fungeren als gezamenlijk bestuursorgaan en betaalautoriteit (overheidsbijdrage aan Brainport Development en het stimuleren van de regionale economie door het Stimuleringsfonds).Verder is de kaderstellende en controlerende rol van de raden bij een gemeenschappelijke regeling wettelijk geregeld. Tenslotte draagt dit bij aan de externe uitstraling van onze samenwerking en regio.

Besloten is vast te houden aan een “gemeenschappelijk openbaar lichaam” (Wet gemeenschappelijke regelingen) omdat deze entiteit uitgaat van een geleed bestuur, dat wil zeggen een algemeen bestuur waarin alle deelnemende gemeenten vertegenwoordigd moeten zijn dat toeziet op het dagelijks bestuur. Voorts omdat een gemeenschappelijk openbaar lichaam de mogelijkheid biedt tot eigen personeel en vermogen.

In het Samenwerkingsakkoord 2019-2022 was opgenomen tot en met 2020 ervaring op te doen met de vernieuwde governance en op basis daarvan in 2021 een gewijzigde gemeenschappelijke regeling vast te stellen.

De Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven 2021 was derhalve een gewijzigde voortzetting van de Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven 2015 (inclusief de wijziging in 2017), waarbij de wijzigingen voortkwamen uit:

de afspraken in het Samenwerkingsakkoord 2019 – 2022 over de vormgeving van de samenwerking en de governance;

de ervaring, die werd opgedaan met de vernieuwde governance;

besluiten van het algemeen bestuur over de verhouding van de Metropoolregio Eindhoven tot Gulbergen. Tevens werden bepalingen over overgedragen en afgeronde taken verwijderd, en werden bepalingen waar nodig verduidelijkt of genderneutraal geformuleerd.

Het Samenwerkingsakkoord 2023-2026 gaf geen aanleiding tot wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven.

Wijziging vanwege de wijziging Wet gemeenschappelijke regelingen

Op 1 juli 2022 werd de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen van kracht. Het doel van

de wetswijziging was om de democratische legitimatie van gemeenschappelijke regelingen en

de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraden te versterken. Een aantal wijzigingen

zijn op 1 juli 2022 ingegaan, de overige wijzigingen gingen in op 1 juli 2024.Een van de wijzigingen is dat de gemeenteraden, indien sprake is van een collegeregeling, voordat besluitvorming plaatsvindt ("vaststellingsprocedure”), een zienswijze kenbaar kunnen maken bij het wijzigen van een gemeenschappelijke regeling. De Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven is echter een ‘gemengde’ regeling, waarop deze wettelijke bepaling niet van toepassing is. Niettemin is de ontwerp-gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven 2024 voorgelegd aan de deelnemende gemeenteraden en colleges voor reacties. Na afweging van de ingekomen reacties door het algemeen bestuur op 28 februari 2024 is deze vrijgegeven voor definitieve vaststelling.

In de gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven 2024:

• •

  zijn de wijzigingen uit de Wet gemeenschappelijke regelingen verwerkt die ingingen per

  1 juli 2022, in het algemeen door overneming van de teksten uit de wet;

• •

  is invulling gegeven aan de wijzigingen uit de Wet gemeenschappelijke regelingen die ingingen per 1 juli 2024, op een wijze die past bij de aard van de samenwerking op grond van de Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven;

• •

  zijn genomen besluiten geïmplementeerd, bijvoorbeeld ten aanzien van de bestuurlijke inbedding van het RHCe in de Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven;

• •

  zijn andere verbeteringen aangebracht, waaronder het in overeenstemming brengen van de Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven met toepasselijke wetgeving.

De toelichting is na de doorlopen reactieprocedure aangepast, op basis van de ontvangen reacties en de definitieve wijzigingen. Tevens zijn gedateerde of achterhaalde passages geschrapt en formuleringen verhelderd.

Voorgenomen wijziging met betrekking tot de bepalingen rond de zorg en beheer van archiefbescheiden

De Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven is door de deelnemende gemeenten, met uitzondering van de gemeente Gemert-Bakel, mede getroffen met het oog op het behartigen van de gemeentelijke belangen op het gebied van cultuurhistorie en erfgoedbeheer. Hierbij horen taken en bevoegdheden, die voortvloeien uit het zorgdragerschap dat gemeenten op grond van de Archiefwet 1995 hebben. De Wet gemeenschappelijke regelingen en de Archiefwet 1995 bieden evenwel mogelijkheden bepaalde taken te bundelen. Bijvoorbeeld het toezicht op archiefbescheiden voordat deze worden overgebracht, de aanwijzing van een archivaris, de aanwijzing van een archiefbewaarplaats, en de omstandigheden waaronder overgebrachte archiefbescheiden bewaard blijven en ontsloten worden. Daarnaast is in de Archiefwet 1995 opgenomen dat in een gemeenschappelijke regeling een voorziening is opgenomen over de zorg voor de archiefbescheiden van bij die regeling ingestelde openbare lichamen, alsook de terbeschikkingstelling van archiefbescheiden die verband houden met taken die geheel of gedeeltelijk zijn overgedragen aan een regeling. Op 20 december 2023 heeft het algemeen bestuur besloten een separate wijzigingsprocedure op te starten voor de ‘archiefbepalingen’ in de regeling alsook voor de onderliggende regelingen. Een mogelijkheid tot reactie op de ontwerp-wijzigingen vormt onderdeel van de procedure. Naar verwachting zal deze procedure eind 2024 / begin 2025 leiden tot aanpassingen.

Bepalingen in de Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven 2021, die strijdig zijn gebleken met de Archiefwet 1995 zijn al verwerkt in de nu gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven 2024.

De Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven 2024 in vogelvlucht

Kortheidshalve en vooruitlopend op de navolgende artikelsgewijze toelichting:

• •

  De regeling voorziet in het vaststellen van een regionale agenda na aanvang van een nieuwe bestuursperiode, voor 4 jaar. In de regionale agenda is het toekomstbeeld van de regio beschreven en de strategie op de thema’s waarop wordt samengewerkt, met de missie van de samenwerking als uitgangspunt. Voor deze 4 jaarlijkse regionale agenda wordt een proces ingericht, waarin de colleges en raden van de deelnemende gemeenten centraal staan en input kunnen leveren. Onderdeel van dit proces is tevens een reflectie op de kwaliteit en de vorm van de samenwerking op grond van de regeling. De concept-agenda wordt na vrijgave voor zienswijzen voorgelegd aan de raden. Formele vaststelling vindt plaats in het algemeen bestuur.

• •

  Elk van de thema’s uit de regionale agenda krijgt bestuurlijk uitvoering in een portefeuillehoudersoverleg. Een portefeuillehoudersoverleg is een door het algemeen bestuur in te stellen overlegorgaan. Hun samenstelling en werkwijze is geregeld in een statuut. Alle verantwoordelijke wethouders van de 21 gemeenten hebben zitting in het portefeuillehoudersoverleg. Jaarlijks wordt vanuit de regionale agenda voor elk specifiek thema een werkprogramma vastgesteld door het algemeen bestuur met daarin de concrete acties en te bereiken mijlpalen voor dat specifieke jaar. Besluitvorming vindt plaats in het algemeen bestuur. Het bestuur kan bepalen op welke wijze de raden betrokken worden bij de voorbereiding van het werkprogramma.

• •

  In 2019 is het Statuut Overlegorganen reeds in overeenstemming gebracht met de afspraken in het Samenwerkingsakkoord 2019 – 2022 over de vormgeving van de samenwerking en de governance, voor zover toen mogelijk binnen de grenzen van de Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven 2015. De wijzigingen in de Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven 2021 en 2024 zijn weer verwerkt in een wijziging van het statuut.

• •

  De verplichte wettelijke organen (de voorzitter, het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur) zijn in de Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven 2024 opgenomen met hun taken en bevoegdheden, op grond van de wet en de regeling.

• •

  Het dagelijks bestuur heeft een taak in het borgen van de regionale lange termijn strategie. Daarom werd in het Samenwerkingsakkoord 2019 – 2022 voorzien in uitbreiding van het dagelijks bestuur met de voorzitters van de inhoudelijke portefeuillehoudersoverleggen. Omdat een dergelijke uitbreiding van het dagelijks bestuur toen niet mogelijk was, zijn de voorzitters van de portefeuillehoudersoverleggen benoemd als adviseur van het dagelijks bestuur. De positieve ervaring met deze manier van werken heeft ertoe geleid dat deze invulling van de governance is en wordt voortgezet.

• •

  De regeling biedt de mogelijkheid het aantal leden van het dagelijks bestuur uit te breiden met leden afkomstig uit het algemeen bestuur. In voorkomend geval benoemt de gemeente, waaruit het lid afkomstig is, een nieuw lid van het algemeen bestuur.

• •

  In 2015 is de Raadstafel21 gevormd. De Raadstafel21 biedt een forum voor raadsleden, als een lichte (informele) en flexibele samenwerking, waarin twee raadsleden per gemeente zijn vertegenwoordigd. Deze raadsleden vervullen in hun raden een ambassadeursfunctie, ze zijn de ‘voelsprieten’ van de Metropoolregio Eindhoven naar de gemeenteraden en vice versa van de 21 gemeenten. De ervaring die is opgedaan met de Raadstafel21, leidde er in 2021 toe dat in de regeling werd opgenomen dat de Raadstafel21 een in te stellen overlegorgaan is. In het Statuut Overlegorganen is de rol van de Raadstafel21 nader uitgewerkt. De gewijzigde Wgr biedt de mogelijkheid tot instelling van een gemeenschappelijke adviescommissie. De procedure die de Wgr voorschrijft is reeds doorlopen in 2021 voor de Raadstafel21. In artikel Wgr 24a is aangegeven op welke manier invulling kan worden gegeven aan de adviserende rol. Door de verwijzing naar Wgr artikel 24a in de regeling is beoogd ontwikkelruimte te creëren voor de doorontwikkeling van de Raadstafel21, maar de verwijzing is niet bedoeld om deze doorontwikkeling te verplichten.

  De beschrijving van de taken, bevoegdheden en werkwijze van de Raadstafel21 in het huidige Statuut Overlegorganen laat zien dat er al veel aanknopingspunten voor de Raadstafel21 zijn om invulling te geven aan de mogelijkheden, die art 24a Wgr biedt. Het algemeen bestuur heeft op 20 december 2023 besloten dat de voorzitter van de Raadstafel21 een (staande) uitnodiging heeft om deel te nemen aan de beraadslagingen. Dit in de verwachting dat de inbreng van de voorzitter vooral gebaseerd is op de gevoerde discussie binnen de Raadstafel21. Deelname aan de beraadslaging (zonder stemrecht) is mogelijk op grond van artikel 10, zevende lid van de regeling.

• •

  Zoals hiervoor aangegeven vindt elke 4 jaar bij de voorbereiding van de regionale agenda een reflectie plaats op de kwaliteit en de vorm van de samenwerking op grond van de regeling. Aanvullend kan het algemeen bestuur het dagelijks bestuur verzoeken om een evaluatie, echter niet binnen 24 maanden na vaststelling van de regionale agenda.

• •

  Bij een wijziging van de regeling worden de raden door tussenkomst van de colleges de gelegenheid geboden voor het geven van een schriftelijke reactie op ontwerpvoorstellen. Definitieve voorstellen worden voorgelegd voor besluitvorming conform de Wet gemeenschappelijke regelingen.

Wettelijk kader

Op deze gemeenschappelijke regeling is van toepassing de Wet gemeenschappelijke regelingen.

Met wijziging van de Wet in 2015 zijn een aantal duale elementen ingevoerd in de werkwijze van een gemeenschappelijke regeling, waarbij een openbaar lichaam is ingesteld. Zo heeft het dagelijks bestuur eigen bevoegdheden gekregen en heeft het algemeen bestuur ruimere bevoegdheden bij het controleren van het dagelijks bestuur bij haar taakuitoefening. Ook is de democratische legitimatie verbeterd, bijvoorbeeld door het verruimen van de reactietermijn van raden voor het kenbaar maken

van een zienswijze op de ontwerpbegroting van het openbaar lichaam.

Een verdere wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen trad in werking op 1 juli 2022. In

de gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven 2024 zijn de wijzigingen die ingingen per 1 juli 2022 in het algemeen verwerkt door overneming van de teksten uit de wet. Verder is invulling gegeven aan de wijzigingen die ingingen per 1 juli 2024, op een wijze die past bij de aard van de samenwerking op grond van de Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven.

Democratische legitimatie

De gemeenschappelijke regeling van de Metropoolregio is een gemengde regeling. Hierin worden op beperkte schaal raads- en collegebevoegdheden belegd. Deze bevoegdheden moeten op grond van de wet helder worden omschreven in de gemeenschappelijke regeling. Deels is dat relevant voor de gang van zaken in het rechtsverkeer, deels is dat ook van belang voor de democratische verantwoording aan de raden van de deelnemende gemeenten. De Metropoolregio Eindhoven is aan te merken als een vorm van verlengd lokaal bestuur. Beslissingsmacht over uitvoering van de regionale agenda ligt bij de gemeenten. De eigenstandige bevoegdheden van de Metropoolregio als de plaats waar strategie wordt ontwikkeld, blijven beperkt tot het vaststellen van de regionale agenda, begroting, werkprogramma’s, jaarrekening en het stellen van algemeen verbindende voorschriften inzake het beheer van investerings- en stimuleringsfondsen en de eigen organisatie en bedrijfsvoering.

In het voorgestane besturingsmodel ligt het accent bij de strategische samenwerking op de kaderstelling door de gemeenteraden. Door hun betrokkenheid bij de voorbereiding en het bekrachtigen van de regionale agenda, voordat deze door het algemeen bestuur wordt vastgesteld is de inhoudelijke betrokkenheid bij en finale besluitvorming door de gemeenteraden gewaarborgd. Concrete uitvoering van de regionale agenda is een zaak van de gemeenten gezamenlijk en wordt zo nodig geregeld via af te sluiten convenanten of soortgelijke uitvoeringsarrangementen.

De Metropoolregio is belast met de registratie van de uitvoering van de door de gemeenten gemaakte afspraken, zoals omschreven in de regionale agenda en eventuele uitvoeringsarrangementen. Het is

de bedoeling dat de voortgang van de werkzaamheden door de colleges actief ter hand genomen en gemonitord wordt door het dagelijks bestuur, zodat deze zo nodig bijgestuurd kunnen worden. De colleges van burgemeester en wethouders kunnen daarover periodiek aan hun gemeenteraden rapporteren

De Wet gemeenschappelijke regelingen kent een expliciete regeling van verantwoording, inlichtingenplicht en ontslagmogelijkheid.

Die regeling heeft in de eerste plaats betrekking op de verhouding dagelijks bestuur en algemeen bestuur, maar daarnaast ook op het lid van het algemeen bestuur naar de eigen gemeenteraad. Daarnaast is het college van burgemeester en wethouders zowel individueel als ook gezamenlijk op grond van de Gemeentewet verantwoording verschuldigd aan de gemeenteraad voor het gevoerde bestuur (zie artikel 169 Gemeentewet). De gemeenteraad bestaat uit de gekozen volksvertegenwoordigers, die door hun verkiezing democratisch gelegitimeerd zijn. Zo kan een raad gebruik maken van het enquêterecht ex artikel 155a Gemeentewet ten aanzien van de eigen bestuurders. De gemeentelijke rekenkamer(commissie) kan onderzoek doen naar de doelmatigheid en doeltreffendheid bij de Metropoolregio (artikel 184 Gemeentewet).

Ingevolgde de gewijzigde Wgr is aan de regeling toegevoegd dat het bestuur van de Metropoolregio uit eigen beweging schriftelijk aan de colleges en raden alle inlichtingen verstrekt, die de colleges en de raden nodig hebben voor de uitoefening van hun taken. De wijze waarop het bestuur hieraan invulling geeft is niet vastgelegd in de regeling. Het bestuur kan gebruik maken van verschillende communicatiemiddelen zoals bijeenkomsten, informatiebrieven, publicatie van besluiten et cetera. Met de toegevoegde actieve informatieplicht krijgt dit de voortdurende aandacht van het bestuur van de Metropoolregio.

In financieel opzicht zijn de gemeenteraden in positie, omdat zij jaarlijks hun zienswijze kenbaar kunnen maken over de ontwerpbegroting. Door toezending van de jaarrekening van het openbaar lichaam wordt achteraf verantwoording afgelegd. Eerder is dat intern gebeurd bij de aanbieding van de jaarrekening door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur van het openbaar lichaam. Ten slotte wordt opgemerkt dat indien een tussentijdse begrotingswijziging nodig is, die leidt tot een verhoging van de gemeentelijke bijdrage, de raden van de deelnemende gemeenten wederom in de gelegenheid zijn zich daarover uit te spreken en hun zienswijze kenbaar te maken.

In de regeling was reeds opgenomen dat het algemeen bestuur, in aanvulling op waar dat verplicht is op grond van de wet of op grond van de regeling, zelf kon besluiten andere dossiers te onderwerpen aan een ‘voorhangprocedure’. Deze flexibele bepaling is in de gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven 2024 gehandhaafd en aangevuld met de mogelijkheid dat de raden hierom verzoeken. Voor toepassing van dit laatste moet het verzoek afkomstig zijn van tenminste een vijfde van de gemeenteraden.

Voorafgaand aan het nemen van een besluit waaraan een zienswijzeprocedure voorafging, stelt het dagelijks bestuur de raden en het algemeen bestuur schriftelijk en gemotiveerd in kennis van het oordeel over de zienswijzen, alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt.

Verder is in de gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven 2024 opgenomen dat ingezetenen van de gemeenten en belanghebbenden betrokken kunnen worden bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid, via de reguliere procedures bij de colleges en de raden van de deelnemende gemeenten. Ook het dagelijks bestuur kan besluiten tot een apart participatietraject, voor te nemen besluiten met ingrijpende gevolgen. Dit is verder toegelicht bij het betreffende artikel. Toepassing van die laatste mogelijkheid vindt ook plaats, wanneer ten minste een vijfde van de gemeenteraden het dagelijks bestuur hierom verzoeken.

Het aangaan van een gemeenschappelijke regeling leidt tot een bestuurlijk complexe situatie. Hiervoor is aangegeven dat er voor de gemeenteraden als democratisch gekozen volksvertegenwoordiging wel degelijk juridische mogelijkheden aanwezig zijn betrokken te blijven bij het functioneren van gemeenschappelijke regelingen en de door hen aangewezen leden van het algemeen bestuur verantwoording te blijven vragen. Wel is het zo dat het aangaan van een samenwerking met andere gemeenten binnen een openbaar lichaam leidt tot gezamenlijk genomen besluiten, waarbij de invloed van individuele gemeenteraden afneemt. Rode draad is en blijft ook naar de toekomst toe de zorg voor het goed blijven onderhouden van een tijdige adequate informatievoorziening naar de raden van de deelnemende gemeenten.

ARTIKELGEWIJZE TOELICHTING

Artikel 2 Openbaar lichaam

De Metropoolregio Eindhoven - evenals haar voorganger het Samenwerkingsverband Regio Eindhoven - bezit als openbaar lichaam rechtspersoonlijkheid. De Metropoolregio Eindhoven kan hierdoor zelfstandig aan het rechtsverkeer deelnemen en optreden als betaalautoriteit.

In het vijfde lid wordt gemeld dat de verschillende overlegorganen geregeld worden in een statuut. Enerzijds om veel bestuurlijke drukte te vermijden en anderzijds om slagvaardig te kunnen opereren

bij noodzakelijk geachte wijzigingen in de overlegstructuur. Voor de Raadstafel21 is in die zin een uitzondering gemaakt dat dit overlegorgaan expliciet genoemd is in de gemeenschappelijke regeling. Het bestaan als zodanig van dit beraad als intermediair tussen de bestuursorganen van de Metropoolregio en de raden van de gemeenten is daarmee verzekerd.

Artikel 3 Belangen en Doelen

De Wet gemeenschappelijke regelingen verplicht een of meer belangen te benoemen (artikel 1, eerste lid en artikel 10, eerste lid van de Wgr). Deze moeten helder zijn omschreven, omdat een open taakstelling wettelijk niet is toegestaan (gesloten huishouding). De Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven benoemt verschillende te behartigen belangen. De belangen die de Metropoolregio primair dient, zijn opgenomen in artikel 3, eerste tot en met derde lid.

Thema’s in de regionale agenda

In de regionale agenda bepalen de gemeenten de thema’s van de samenwerking, passend bij het oogmerk van de samenwerking zoals omschreven in artikel 3, eerste lid. Die thema’s kunnen wisselen. Het bevordert enerzijds de flexibiliteit om te kunnen inspelen op maatschappelijke behoeften terwijl anderzijds voldaan wordt aan het wettelijke uitgangspunt dat de gemeenten de huishouding van het samenwerkingsverband bepalen.

De Metropoolregio is niet in staat (tijdelijke) thema’s op zich te nemen voor een deel van de gemeenten, die niet zijn opgenomen in de regionale agenda.

Bij dit alles is het van belang een goed onderscheid te maken tussen thema’s van de samenwerking en de regionale opgaven. Het oppakken van de regionale opgaven binnen de thema’s wordt geregeld via het werkprogramma. Hoewel gemeenten via de overlegorganen een grote mate invloed hebben op de samenstelling van het werkprogramma, ligt de finale besluitvorming daarover bij de Metropoolregio. Het bestuur van de Metropoolregio bepaalt, binnen de bepalingen van de regeling, op welke wijze de raden betrokken worden bij de samenstelling van het werkprogramma.

Voortzetting vanuit Samenwerkingsverband Regio Eindhoven

De in artikel 3, tweede lid genoemde belangen, vloeien voort uit het functioneren van het voormalige Samenwerkingsverband Regio Eindhoven en duren al dan niet tijdelijk voort na het inwerkingtreden van deze gewijzigde gemeenschappelijke regeling.

Cultuurhistorie en erfgoedbeheer

De in artikel 3, derde lid genoemde belangen vormen de basis voor de taken en bevoegdheden van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe). In het rapport Evaluatie Metropoolregio Eindhoven (2017) is onder andere de aanbeveling gedaan werk te maken van het buiten de Metropoolregio plaatsen van relicten uit het verleden, zoals het RHCe (zie ook toelichting bij artikel 4, derde lid).

Op 16 december 2020 heeft het algemeen bestuur MRE op verzoek van de Bestuurscommissie RHCe het volgende besloten:

- De taken van het RHCe, zoals die uit wet- en regelgeving en uit de tekst van de

gemeenschappelijke regeling voortvloeien, onverkort voort te zetten,

- De huidige uitvoeringsactiviteiten, dienstverlening en werkwijzen van het RHCe te continueren,

- De advisering aan gemeenten te intensiveren (met name informatica en archivistiek),

- Met zusterinstelling(en) samen te werken ten voordele van dienstverlening aan gemeenten, instellingen en burgers (o.m. functionaliteit en toepassingsgebieden van het e-depot).

MRE en RHCe worden niet ontvlochten

In juni 2021 heeft het algemeen bestuur verzocht om nader onderzoek naar de governance. In de Gemeenschappelijke Regeling 2021 werd derhalve nog een voorbehoud gemaakt. In januari 2023 heeft de Bestuurscommissie Regionaal Historisch Centrum Eindhoven geconcludeerd dat het niet zinvol is te komen tot aanpassing van de governance, er zijn geen voordelen voor de organisatie. Dit standpunt om niet over te gaan tot enige aanpassing van de governance (ontvlechting MRE en RHCe), en daar in de voorzienbare toekomst ook geen voornemens toe te hebben, is door het algemeen bestuur op

1 maart 2023 onderschreven.

Artikel 4 Taken

Regionale strategie en samenwerking

De in artikel 4, eerste lid, benoemde taken zijn gericht op het tot stand brengen van de regionale strategie op de thema’s. De thema’s worden uitgewerkt in de regionale agenda (thans genoemd het samenwerkingsakkoord, zie hierna). De eigenlijke taken van de Metropoolregio derhalve. In de omschrijving van de taken komt voorts tot uitdrukking dat de Metropoolregio een faciliterende organisatie is ten behoeve van de deelnemende gemeenten. Om de strategische opgaven van de Metropoolregio vorm te kunnen geven is inzet van het regionale investerings- en stimuleringsfonds cruciaal gebleken. Dat vraagt om een adequaat beheer en verantwoording, ook naar andere overheden. Een bijzondere taak van de Metropoolregio op het gebied van regionale stimulering betreft de bestuurlijke deelname aan de Stichting Brainport, het aandeelhouderschap in Brainport Development NV en het verstrekken van de jaarlijkse subsidie (“basisfinanciering”) aan Brainport Development NV.

In de ontstaansgeschiedenis van Brainport Development vormde het Stimuleringsfonds oorspronkelijk een van de financieringsbronnen, geleidelijk is dit overgegaan naar een separaat in de begroting opgenomen bijdrage. Voor de financiering int de Metropoolregio via de begroting separaat de bijdragen van de gemeenten. De Metropoolregio Eindhoven fungeert voor de financierende overheden als enige subsidiënt van Brainport Development NV. Daarmee wordt de administratieve last laag gehouden. De Metropoolregio Eindhoven sluit telkens voor een periode van 4 jaar met Brainport Development een uitvoeringsovereenkomst.

Voorzetting taken vanuit het Samenwerkingsverband Regio Eindhoven

Artikel 4, tweede lid sub a heeft betrekking op het grondeigendom, het beheer en de nazorg van het Landgoed Gulbergen, de voormalige regionale stortplaats op het grondgebied van de gemeenten Nuenen c.a. en Geldrop-Mierlo. Wettelijk is bepaald dat de nazorgplicht moet worden overgedragen aan de provincie. In december 2020 heeft het algemeen bestuur besloten de erfpachtovereenkomst met Attero te ontbinden en het beheer weer op zich te nemen. De lange termijn strategie is gericht op overdracht van het grondeigendom en beheer aan een derde partij.

Om de plannen te toetsen en het dagelijks bestuur te adviseren over onttrekking en aanwending van de financiële middelen bestaat sinds eind 2003 de Adviescommissie Gulbergen. De adviescommissie heeft de taak om het dagelijks bestuur gevraagd en ongevraagd van advies te dienen inzake:

a. het beheer en de inzet van de Voorziening Gulbergen;

b. de eindafwerking en nazorg van de voormalige stortplaats Gulbergen;

c. de toetsing van de plannen voor de ontwikkeling en governance van Landgoed Gulbergen.

De taken genoemd in het tweede lid lopen automatisch af wanneer deze in hun geheel zijn afgerond. Ook de verwijzingen in artikel 48 (Uittreding), zesde lid, naar verplichtingen die hieruit zijn voortgevloeid, lopen automatisch af wanneer de verplichtingen zijn afgerond.

Taken op het gebied van cultuurhistorie en erfgoedbeheer

Artikel 4, derde lid, heeft betrekking op taken die op basis van artikel 3, derde lid door de deelnemende gemeenten aan de Metropoolregio Eindhoven zijn opgedragen. De gemeente Gemert-Bakel heeft de betreffende taken niet opgedragen aan de Metropoolregio Eindhoven en voert de taken zelf uit.

Het bepaalde in het derde lid is daarom niet van toepassing op de gemeente Gemert-Bakel (zoals

ook aangegeven in het vierde lid). De uitvoering van de taken in het derde lid is belegd bij het dienstonderdeel Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe). Het RHCe is rond de eeuwwisseling ontstaan uit het Streekarchief Regio Eindhoven, het Gemeentearchief Helmond en het Streekarchivariaat Peelland. De Gemeenschappelijke regeling SRE zoals van kracht tot 2 april 2015 bevatte ook de taken en bevoegdheden op het gebied van cultuur, met vergelijkbare bepalingen als thans in de Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven. De bepalingen zijn in de voorgaande wijzigingen niet gewijzigd.

Archiefbescheiden zijn, volgens artikel 1 van de Archiefwet 1995:

1°bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;

2°bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt

door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan;

3°bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;

4°reprodukties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 zijn vervaardigd.

Artikel 12, eerste lid van de Archiefwet 1995, draagt aan de zorgdrager op de archiefbescheiden, die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar, over te brengen naar een (door de zorgdrager aan te wijzen) archiefbewaarplaats. Artikelen 13 tot en met 15 van de Archiefwet 1995 en bepalingen in het Archiefbesluit en de Archiefregeling zien verder toe op deze overbrenging.

Op grond van het derde lid, sub a heeft het RHCe (ook) een taak op het vlak van bewaren en toegankelijk maken van het cultureel erfgoed van de regio.

Zorg en beheer van overgebrachte archiefbescheiden

Op grond van het derde lid, sub b heeft de MRE, in casu het RHCe de zorg en beheer van archiefbescheiden, die krachtens de Archiefwet 1995 naar de archiefbewaarplaatsen van de Metropoolregio zijn overgebracht. Conform de definities uit de Archiefwet, kunnen dit archiefbescheiden zijn die zijn overgebracht door de deelnemende gemeenten (inclusief hun voorgangers) of die zijn overgebracht door de Metropoolregio Eindhoven zelf, voor zover deze voortkomen uit de zorg die ze heeft over haar eigen archiefbescheiden (zie hoofdstuk 13 – Archief). Voorts de archiefbescheiden

van personen en instellingen, wier rechten of functies op overheidsorganen van deze partijen zijn overgegaan. Tenslotte ook de archiefbescheiden van instellingen of personen, die op basis van overeenkomsten met of beschikkingen van hen dan wel uit anderen hoofde in de archiefbewaarplaats zijn opgenomen. Bijvoorbeeld de archiefbescheiden van andere gemeenschappelijke regelingen, die het RHCe als archiefbewaarplaats hebben aangewezen.

Het zorgdragerschap voor archiefbescheiden bestaat uit plichten en bevoegdheden, op grond van de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling, zowel met betrekking tot het ontsluiten van archiefbescheiden, het (blijvend) bewaren ervan, het beperken van de openbaarheid ervan, en de omstandigheden waaronder archiefbescheiden opgeslagen en bewaard worden zowel vóór als na overbrenging. Voor gemeenten regelt de Archiefwet 1995 dat het zorgdragerschap over de eigen archiefbescheiden zowel vóór als na overbrenging naar een archiefbewaarplaats is belegd op het niveau van de betrokken overheid, dus van de gemeente, in casu burgemeester en wethouders (Archiefwet 1995, artikel 30.1). Dit zorgdragerschap (in de zin van de Archiefwet) kan niet worden overgedragen of gedelegeerd. Wel kunnen taken en bevoegdheden, die voortvloeien uit de Archiefwet worden overgedragen, zoals dat in dit geval (de zorg voor) het beheer van het overgebrachte archief aan het bestuur van de gemeenschappelijke regeling is overgedragen.

De zorg voor de overgebrachte archiefbescheiden, zoals opgenomen in het derde lid, sub b komt dus neer op een ‘gebundelde’ zorg voor het beheer, dat wil zeggen de omstandigheden, waarin de overgebrachte archiefbescheiden duurzaam bewaard en ontsloten worden. Deze zorg vertaalt zich in feitelijke beheertaken en -handelingen.

De kosten die hieraan zijn verbonden worden verdeeld op basis van óf inwoneraantal óf strekkende meters archief. Het toezicht op de taakuitoefening is sinds 2015 belegd bij de Bestuurscommissie RHCe.

Toezicht op de niet-overgebrachte archiefbescheiden

Op grond van artikel 32, tweede lid, Archiefwet 1995 is de gemeentearchivaris belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens deze wet. Burgemeester en wethouders wijzen de gemeentearchivaris aan. Op grond van het derde lid, sub c is de bevoegdheid tot aanwijzing van de archivaris gedelegeerd aan de Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven en voert de streekarchivaris het toezicht uit. Dit betekent dat de archiefbescheiden, die worden ontvangen of opgemaakt uit hoofde van het toezicht vallen onder de zorg en het beheer van de gemeenschappelijke regeling. De zorgdrager, onder wiens bevelen de archivaris het toezicht uitoefent, kan richting of dwingende aanwijzingen aan de archivaris geven over dit toezicht. De zorgdragers van de deelnemende overheidsorganen maken afspraken met de gemeenschappelijke regeling over de uitvoering van het toezicht. Deze afspraken kunnen worden vastgelegd in een (dienstverlenings-)overeenkomst (Handreiking inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden, 2021). Hetzelfde is van toepassing op de zorgdragers voor archiefbescheiden van de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden indien ze de streekarchivaris hebben aangewezen als toezichthouder.

Advisering over de inrichting van de documentaire informatiehuishouding

Op grond van het derde lid, sub d kan de streekarchivaris in een adviserende rol betrokken worden besluiten op het gebied van de informatiehuishouding. Enerzijds vanuit diens rol als toezichthouder voorafgaand aan overbrenging, anders vanwege de zorg- en beheertaak na overbrenging.

Artikel 5 Bevoegdheden

Algemene bevoegdheden

Het openbaar lichaam is de meest vergaande vorm van samenwerking, waaraan in beginsel alle gemeentelijke bevoegdheden kunnen worden overgedragen, waaronder de verordenende bevoegdheid van de gemeenteraad. Bij het redigeren van de Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven is hiervan een bescheiden gebruik gemaakt. De over te dragen verordenende bevoegdheid van de Metropoolregio is beperkt tot het beheer en instellen van regionale investerings- en stimuleringsfondsen. Die fondsen dienen betrekking te hebben op één van de thema’s, waarop samengewerkt wordt. Het overdragen van verordende bevoegdheden heeft te maken met het wettelijk vereiste dat de te verstrekken uitkeringen (subsidies of renteloze leningen uit genoemde fondsen) gebaseerd moeten zijn op een wettelijke grondslag.

Naast deze overgedragen bevoegdheid, behoeft de organisatie een zelfstandige verordenende bevoegdheid ten behoeve van de eigen organisatie en bedrijfsvoering (bijvoorbeeld Statuut Overlegorganen, Archiefverordening, Verordening Bestuurscommissie Regionaal Historisch Centrum Eindhoven).

De Metropoolregio Eindhoven heeft met uitzondering van het Stimuleringsfonds en het optreden voor de financierende overheden als enige subsidiënt van Brainport Development NV geen bevoegdheden ten aanzien van de uitvoering van de regionale opgaven. Gemeenten zijn zelf verantwoordelijk dat gezamenlijk en al dan niet in samenwerking met het bedrijfsleven en onderwijsinstellingen te regelen. Daarvoor zullen door de bestuurlijke trekkers allianties gesmeed moeten worden via de overlegorganen van de Metropoolregio. Dat is pas anders als de deelnemende gemeenten de Metropoolregio machtigen namens hen gezamenlijke afspraken te maken.

De bevoegdheid van het bestuur om zelfstandig deel te nemen aan andere gemeenschappelijke regelingen vloeit voort uit de wens om slagvaardig te kunnen opereren. Middels de in hoofdstuk 9 opgenomen voorhangprocedure (mede op grond van artikel 31a Wgr) is de terugkoppeling naar respectievelijk de colleges en raden van de deelnemende gemeenten vooraf verzekerd.

Bevoegdheden om privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten

De bevoegdheden in het tweede lid vloeien voort uit de noodzaak om op deze taken, genoemd in artikel 4, als rechtspersoon handelingen te kunnen verrichten.

Bevoegdheden behorend bij de zorg, het beheer en het toezicht op archiefbescheiden

De overdracht van bevoegdheden door gemeenten aan de Metropoolregio op het gebied van respectievelijk de zorg voor en het beheer van overgebrachte archiefbescheiden, en het toezicht op de niet-overgebrachte archiefbescheiden, brengt met zich mee dat zij dienaangaande geen voorschriften kunnen stellen. Zo zijn zij niet bevoegd zelf een gemeentelijke archiefbewaarplaats voor de over te brengen archiefbescheiden aan te wijzen en is ook de aanwijzing van de archivaris overgedragen aan de Metropoolregio.

Bij het vaststellen van de verordening genoemd in het derde lid, sub a en d kan daarbij evenwel

geen inbreuk worden gepleegd op het zorgdragerschap van burgemeester en wethouders. Het zorgdragerschap is een overkoepelend begrip om de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor archiefbescheiden aan een bestuursorgaan op te dragen. Het zorgdragerschap is geen bevoegdheid zoals bedoeld in artikel 10:13 van de Awb en kan dus als zodanig niet worden gedelegeerd.

Het zorgdragerschap is ook niet te splitsen in zorg voor de overgedragen bescheiden en voor de niet overgedragen archiefbescheiden. Zoals toegelicht bij artikel 4 is het wel mogelijk taken te bundelen en worden de verordeningen gericht op deze taken.

In specifieke gemeenschappelijke regelingen, zoals Dommelvallei en de A2, kan hiervan niet worden afgeweken, nu een bevoegdheid maar eenmaal kan worden overgedragen. Deze regel leidt dan in zoverre weer tot de uitzondering, dat in geval aan een openbaar lichaam bevoegdheden worden gedelegeerd of het haar eigen bevoegdheden betreft, de onderliggende gemeenschappelijke regeling een voorziening dient te bevatten over de zorg en het beheer van de eigen archiefbescheiden, waarbij kan worden afgeweken van de regeling over het RHCe.

In 2015 werd voor het behartigen van de belangen van de gemeenten op het gebied van cultuurhistorie en erfgoedbeheer een bestuurscommissie ingesteld op grond van Wgr artikel 25 (Bestuurscommissie Regionaal Historisch Centrum Eindhoven). De bestuurscommissie is thans belast met de uitvoering van de taken genoemd in artikel 4, derde lid van de regeling. Aan de bestuurscommissie zijn thans overgedragen van het algemeen bestuur, de bevoegdheden genoemd in het derde lid, sub a en d, en van het dagelijks bestuur de bevoegdheden genoemd in artikel 18, tweede lid, onder a tot en met d, f

en g van de regeling, voor zover die bevoegdheden betrekking hebben op de uitoefening van taken waarmee de bestuurscommissie is belast. Daartoe behoort in ieder geval het aanwijzen, schorsen en ontslaan van een gemeentearchivaris als bedoeld in artikel 32, derde lid, van de Archiefwet 1995, in de persoon van een streekarchivaris. Bij de voorgenomen wijziging met betrekking tot de bepalingen rond de zorg en beheer van archiefbescheiden wordt ook de positie van de bestuurscommissie betrokken.

Tot slot verdient het opmerking dat per 2023 een wetsvoorstel aanhangig was om de Archiefwet 1995 in te trekken en te vervangen door een nieuwe archiefwet.

Artikel 6 Regionale agenda

De regionale agenda bevat de toekomstvisie en de strategie van de gemeenten in de regio Eindhoven op de thema’s. De regionale agenda is de spreekwoordelijke stip aan de horizon voor de gemeenten. De regionale agenda biedt een lange termijn perspectief en een programma met een doorkijk van 4 jaar. In de praktijk wordt de regionale agenda aangeduid als het samenwerkingsakkoord. Omwille van een uniforme begripsomschrijving zal in het vervolg gesproken worden over een regionale agenda en dus niet over een samenwerkingsakkoord.

De regionale agenda wordt iedere bestuursperiode opnieuw vastgesteld door het algemeen bestuur, nadat alle gemeenten zich daarover uitgesproken hebben. Mocht een nieuwe regionale agenda tot verschuiving leiden in de thema’s waarop wordt samengewerkt, dan zal gemeenten gevraagd worden daarover een expliciet besluit te nemen. Dit met het oog op het bepaalde in artikel; 10, tweede lid, van de Wgr. Bij de voorbereiding van de regionale agenda wordt gereflecteerd op de kwaliteit en de vorm van de samenwerking op grond van de regeling (zie verder de toelichting bij artikel 49 - Evaluatie).

Anders dan bij de thema’s worden de regionale opgaven, dus de beleidsinspanningen die de diverse partijen leveren met het oog op het bereiken van de doelstellingen op de thema’s van de regionale agenda, ieder jaar opnieuw vastgesteld door het algemeen bestuur van de Metropoolregio. Dat zijn de werkprogramma’s. Het bestuur bepaalt op welke wijze deze besluitvorming wordt voorbereid. Het werken met werkprogramma’s stelt de gemeenten in staat de gewenste adaptiviteit een kenmerkend onderdeel van de samenwerking te laten zijn. Randvoorwaarde binnen adaptiviteit is en blijft dat elke keuze meerwaarde moet hebben om met de 21 gemeenten gezamenlijk op te pakken, urgent is, niet op een andere schaal belegd kan worden of door een andere organisatie opgepakt kan worden en, tot slot, van toegevoegde waarde moet zijn voor het grotere doel: het handhaven en uitbouwen van het unieke economische profiel1.

Uitgangspunt is dat de regionale agenda door de deelnemende gemeenten wordt aangemerkt als het strategisch beleidsdocument voor de door de gemeenten gezamenlijk op te pakken regionale thema’s en de daarop gebaseerde opgaven. Met behoud van eigen bevoegdheden conformeren de bevoegde organen van de gemeenten zich aan de algemene doelstelling van de samenwerking: het realiseren

van de opgaven in de regionale agenda ter versterking van de internationale concurrentiepositie van

de regio. Op die manier kunnen gemeenten elkaar aanspreken op het maken van elkaar bindende afspraken. Door op deze manier samen te werken, ondersteund door de Metropoolregio, kan meer bestuurskracht gegenereerd worden. Dat maakt het ook mogelijk de regio Eindhoven landelijk sterker te positioneren als de Brainport van Nederland.

Gemeenten zijn de dragende pijlers van de Metropoolregio. Zij zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de regionale agenda en de daarop gebaseerde jaarlijkse werkprogramma’s. Afspraken hierover kunnen desgewenst vastgelegd worden in convenanten of beleidsovereenkomsten met daarbij behorende financiële arrangementen. Deze financiële afspraken worden niet opgenomen in de begroting van de Metropoolregio Eindhoven doch in de begrotingen van de betrokken gemeenten.

Artikel 7Stimuleringsfonds en investeringsfondsen

Binnen de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerkingsverband Regio Eindhoven was formeel geborgd het Stimuleringsfonds. Bij de voortzetting van voornoemd samenwerkingsverband in de Metropoolregio Eindhoven is besloten dit fonds en de voeding ervan te handhaven. Ook de Metropoolregio Eindhoven wil een bijdrage leveren aan de economische structuurversterking van

de regio. Regionale middelen worden ingezet voor cofinanciering.

Dat wil zeggen dat ook andere partijen (Europa, Rijk, provincie, gemeenten, private partners) een bijdrage leveren aan samenwerkingsprojecten met een aantoonbaar regionaal economisch effect.

De middelen worden met name ingezet op projecten, die bijdragen aan het bereiken van de doelstellingen van de regionale agenda. Daarmee wordt het structuurversterkende karakter van het Stimuleringsfonds geborgd. Het algemeen bestuur stelt voor de wijze van verdeling van de beschikbare middelen voorschriften op.

In de nadere uitwerking is gekozen voor de volgende uitgangspunten:

a. De besluiten van het algemeen bestuur tot vaststelling van de gemeentelijke basisbijdrage zijn gebonden aan het vereiste van een gekwalificeerde meerderheid van het aantal aanwezige stemmen (via de begroting). Uitgangspunt daarbij is met name het creëren van een zo breed mogelijk draagvlak.

b. Bij voorstellen aan het algemeen bestuur over de vaststelling van de inwonerbijdrage en bij het verleggen van accenten in de besteding, laat het dagelijks bestuur zich adviseren door een overleg van portefeuillehouders.

c. De hoogte van de bijdrage is afhankelijk van het regionale ambitieniveau. Dit ambitieniveau dient te zijn aangegeven in de regionale agenda.

Het algemeen bestuur van de Metropoolregio stelt een verordening op, die de werkwijze regelt voor de subsidieverlening ten laste van het Stimuleringsfonds en de daaronder ressorterende subfondsen. In die subsidieverordening kan het dagelijks bestuur bevoegd worden verklaard nadere regels vast te stellen.

Bij de bestedingen uit het Stimuleringsfonds laat het dagelijks bestuur zich adviseren door een adviesgroep bestaande uit vertegenwoordigers van regiogemeenten, bedrijfsleven en kennisinstellingen. Verantwoording achteraf vindt plaats in het algemeen bestuur door de voorzitter van de adviesgroep. De voorzitter brengt het gevoelen van het algemeen bestuur vervolgens weer in bij de adviesgroep van het Stimuleringsfonds.

Investeringsfondsen zijn een middel om de regionale agenda uit te voeren. In tegenstelling tot het Stimuleringsfonds dat gericht is op het stimuleren van projecten van derden, gaat het bij investeringsfondsen om instrumenten, waarmee projecten die invulling geven aan het doel van

de gemeenschappelijke regeling en passen bij de thema’s van de regionale agenda gefinancierd kunnen worden, eventueel in combinatie met middelen van andere overheden en private partijen.

Met het oog daarop kan het algemeen bestuur voorschriften opstellen (door middel van een verordening) over de inrichting, het beheer en voor de wijze van verdeling van de beschikbare middelen van een fonds. Het bestuur kan voor de voeding ook overeenkomsten sluiten met gemeenten en derden. In dergelijke overeenkomsten kan bijvoorbeeld worden vastgelegd op welke manier en op

welke momenten gemeenten middelen committeren aan het fonds.

Artikel 8Bestuursorganen

In dit artikel worden de formele bestuursorganen van het openbaar lichaam vermeld. Zij representeren de ‘government’ van de Metropoolregio. Daarvan moet worden onderscheiden de ‘governance’ van de samenwerking. Met dat Engelstalige begrip wordt de wijze van samenwerken aangeduid langs meer informele lijnen. Die governance kan flexibel worden ingericht al naar gelang de inhoud van de voorliggende maatschappelijke opgaven. In het verleden heeft op deze wijze een regionaal platform gefunctioneerd. Verder waren er bestuurlijke ‘werkplaatsen’ en ‘gesprekstafels’ actief, waarin de thema’s en regionale opgaven nader werden verkend en nader uitgewerkt. Deze zogenaamde overlegorganen zijn inmiddels vervangen door een overleg van portefeuillehouders per thema en de Raadstafel21. Ook de halfjaarlijkse regionale bijeenkomst van collegeleden en raadsleden verdient hier vermelding. Mocht in de werkwijze en samenstelling van deze overlegorganen in de toekomst verandering optreden, dan kan dat relatief eenvoudig geregeld worden via het Statuut Overlegorganen van de Metropoolregio Eindhoven. Op deze wijze wordt uitdrukking gegeven aan het principe om bij de samenwerking het primaat bij gemeenten te leggen, flexibel te zijn en te werken in wisselende coalities.

Vanwege de kaderstellende en controlerende rol van de raden bij de samenwerking is ervoor gekozen de Raadstafel21 in de gemeenschappelijke regeling op te nemen als een in te stellen overlegorgaan. Verwezen wordt naar de toelichting op artikel 21.

Artikel 9Samenstelling algemeen bestuur

In het eerste lid is aangegeven, dat de leden van het algemeen bestuur door de raden van de gemeenten kunnen worden aangewezen: uit hun midden en uit burgemeester en wethouders. Dit vloeit voort uit de Wet gemeenschappelijke regelingen. Raadsleden kunnen bij een gemengde regeling waarbij raads- en collegebevoegdheden worden ingebracht niet uitgesloten worden van het lidmaatschap van het algemeen of dagelijks bestuur. Bij het opstellen van de Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven 2015 is uitgangspunt geweest dat de colleges van burgemeester

en wethouders een centrale rol vervullen als het gaat om beleidsontwikkeling op het niveau van de Metropoolregio. Dat komt ook tot uiting in de centrale rol van het overleg van portefeuillehouders, waarin leden van alle colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten vertegenwoordigd zijn. Om genoemde reden wordt daarom sterk de voorkeur gegeven aan een algemeen bestuur dat is samengesteld uit leden van de colleges van burgemeester en wethouders.

Door het houden van halfjaarlijkse regiobijeenkomsten voor collegeleden en raadsleden worden de raadsleden periodiek bijgepraat over de ontwikkelingen, die spelen op het niveau van de Metropoolregio. De gemeenteraden zijn in positie als het gaat om de oordeelsvorming over de regionale agenda en de begroting. Bij die gelegenheden kunnen zij hun zienswijze kenbaar maken en vervolgens ook verantwoording nemen voor de uitvoering van regionale opgaven, waarbij hun gemeente betrokken is. Verder heeft ook de al eerder genoemde Raadstafel21 een centrale rol bij het in positie brengen van de raden ten aanzien van hun kaderstellende en controlerende rol. De Raadstafel21 kan beschouwd worden als intermediair tussen raden en de Metropoolregio. In de context van artikel 9 tot

en met 13 wordt daarbij opgemerkt dat Raadstafel21 geen formele rol heeft in het functioneren van het algemeen bestuur. Op grond van artikel 10 lid 7 kunnen leden van de Raadstafel21 wel worden uitgenodigd om deel te nemen aan de beraadslagingen. Het algemeen bestuur heeft op 20 december 2023 besloten dat de voorzitter van de Raadstafel21 een (staande) uitnodiging heeft om deel te nemen aan de beraadslagingen. Dit in de verwachting dat de inbreng van de voorzitter vooral gebaseerd is op de gevoerde discussie binnen de Raadstafel21.

Sinds 2015 is expliciet geregeld in de gemeenschappelijke regeling dat de burgemeester van Eindhoven wordt aangewezen als voorzitter van de Metropoolregio. Daarvoor is het nodig dat de gemeenteraad van Eindhoven haar burgemeester aanwijst als lid van het algemeen bestuur. Een

zelfde regeling dient te worden getroffen voor de vicevoorzitter; de burgemeester van Helmond. Hun aanwijzing als lid van het algemeen bestuur dient dus nadrukkelijk in samenhang te worden bezien met de specifieke functie, genoemd in artikel 15 en artikel 19.

Het algemeen bestuur bestaat uit ten minste 24 leden: 18 gemeenten vaardigen één lid af, de gemeenten die een lid van het dagelijks bestuur leveren, ieder 2 leden. Het dagelijks bestuur bestaat uit ten minste 3 leden, maar kan worden uitgebreid. De stemverhoudingen zijn per gemeente gelijk. Zie verder hierna, artikel 12.

Artikel 10Werkwijze algemeen bestuur

In artikel 22, eerste lid van de Wgr is geregeld dat het algemeen bestuur een reglement van orde vaststelt. In het reglement van orde worden minimaal regels opgenomen met betrekking tot:

vaststellen vergaderschema;

opstellen agenda, uitnodiging c.q. kennisgeving vergadering en verslaglegging;

mogelijkheid voor ingezeten en andere belanghebbenden om hun mening kenbaar te maken over een voorstel op de agenda van de vergadering van het algemeen bestuur;

wijze van behandeling van voorstellen en besluitvorming;

handhaving van de orde tijdens de vergadering;

besloten- c.q. openheid van vergadering. In beginsel zijn de vergaderingen openbaar. Onder voorwaarden kan besloten worden tot een besloten vergadering. De onderwerpen waarover niet in een besloten vergadering kan worden beraadslaagd of besloten, zijn limitatief opgesomd in de Wet gemeenschappelijke regelingen.

De coronamaatregelen hebben in 2020 en 2021 digitaal vergaderen noodzakelijk gemaakt. Dat maakt het gewenst in het reglement van orde hier regels voor op te nemen.

Artikel 11Taken en bevoegdheden algemeen bestuur

Het algemeen bestuur is bestuurlijk opdrachtgever voor het dagelijks bestuur via de vaststelling van de regionale agenda en de jaarlijkse werkprogramma’s. Het algemeen bestuur besluit op basis van voorstellen, die door het dagelijks bestuur worden voorbereid.

Ook is het algemeen bestuur de strategische gesprekspartner van het dagelijks bestuur gericht op nieuwe thema’s en binnen bestaande thema’s nieuw op te pakken opgaven. Het algemeen bestuur kan suggesties meegeven aan het dagelijks bestuur voor de uitwerking hiervan.

Ieder lid van het algemeen bestuur is, voor wat de samenwerking in algemene zin betreft, ambassadeur in de eigen gemeente en draagt zorg voor verbinding naar eigen raad en college. De Raadstafel21 kan het lid van het algemeen bestuur in deze rol terzijde staan.

Aan het algemeen bestuur komen in formeel opzicht alle bevoegdheden toe, voor zover deze niet bij wet of delegatie aan het dagelijks bestuur zijn op- of overgedragen. Aan de mogelijkheid tot overdracht van bevoegdheden aan het dagelijks bestuur stelt de wet beperkingen. Zo kunnen de bevoegdheden tot het vaststellen van de begroting en de jaarrekening, ingevolge de Wgr niet worden overgedragen. In de gemeenschappelijke regeling is daaraan toegevoegd dat ook de vaststelling van onder meer de regionale agenda, verordeningen en het Statuut Overlegorganen tot het exclusieve domein van het algemeen bestuur behoort.

Artikel 12Besluitvorming algemeen bestuur

In het sinds 2015 gehanteerde besturingsmodel zijn de gemeenten aan zet. Via de overlegorganen zetten zij de lijnen uit. De vertaling hiervan wordt opgenomen in de regionale agenda, waarover de gemeenteraden zich uitspreken. Het wordt van belang geacht dat over de kerndocumenten begroting, begrotingswijzigingen, jaarrekening en regionale agenda breed gedragen overeenstemming bestaat. Om die reden wordt voorgesteld in zoverre te werken met een gekwalificeerde meerderheid van ¾ van hen die een stem hebben uitgebracht.

Om te garanderen dat de stem van iedere gemeente even zwaar telt, is ervoor gekozen dat het afgevaardigde lid twee stemmen heeft, met uitzondering van de leden van Eindhoven, Helmond en de gemeenten die een lid van het dagelijks bestuur levert. De leden van deze gemeenten hebben ieder één stem. Bij elkaar opgeteld, hebben ook deze gemeenten zo twee stemmen. Bij afwezigheid van één van de leden van het dagelijks bestuur, waardoor dit uitgangspunt in het gedrang komt ware in de geest hiervan nadere afspraken te maken.

Voor het quorum voor besluitvorming is het aantal leden bepalend (eenvoudige meerderheid), voor het bepalen van de meerderheid bij stemmingen, wordt uitgegaan van het aantal uit te brengen stemmen.

Artikel 13Geheimhouding algemeen bestuur

Bepaling is gelijk aan bepalingen uit de Gemeentewet, die gelden voor raadsvergaderingen.

Artikel 14Samenstelling dagelijks bestuur

In Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven 2015 is bepaald dat het dagelijks bestuur bestaat uit de regiovoorzitter en twee leden waaronder de vicevoorzitter. De burgemeesters van beide centrumsteden Eindhoven en Helmond hebben “qualitate qua” een vaste zetel in het dagelijks bestuur. Het derde (wettelijk verplichte) lid van het dagelijks bestuur wordt door het algemeen bestuur uit zijn midden aangewezen.

In deze gemeenschappelijke regeling wordt de mogelijkheid geboden het dagelijks bestuur uit te breiden met andere door het algemeen bestuur uit haar midden aangewezen perso(o)n(en) zitting te nemen in het dagelijks bestuur. De complexiteit van de in het dagelijks bestuur belegde opgaven kunnen het gewenst maken deze opgaven te beleggen bij een extra bestuurslid in plaats van bij een adviseur. Het dagelijks bestuur gaat na of daarbij aanwijzing van een 2e en daaropvolgend vicevoorzitter aan de orde is.

Indien deze mogelijkheid wordt toegepast, dan wijst de gemeenteraad van de gemeente waaruit het ‘extra’ lid van het dagelijks bestuur afkomstig is, een tweede lid aan om namens die gemeente zitting te nemen in het algemeen bestuur. Beide leden hebben dan één stem en de leden van die gemeente hebben bij elkaar twee stemmen, zoals is toegelicht bij artikel 12.

Artikel 15Zittingsduur dagelijks bestuur

De zittingsperiode loopt parallel aan de zittingsperiode van de leden van het algemeen bestuur. Opgenomen is de bepaling dat de leden van het dagelijks bestuur hun functie waarnemen totdat in hun opvolging is voorzien. Daarmee is bestuurlijke continuïteit verzekerd.

Artikel 16Werkwijze dagelijks bestuur

Dit artikel spreekt voor zich.

Artikel 17 Taken en bevoegdheden dagelijks bestuur

Het dagelijks bestuur is bestuurlijk opdrachtnemer van de regionale agenda en heeft als primaire taak het bewaken van de realisatie van de agenda op het gebied van voortgang en integraliteit in procesmatige zin. Daarnaast heeft het dagelijks bestuur een taak in het borgen van de regionale lange termijn strategie. In het dagelijks bestuur kunnen specifieke complexe opgaven worden belegd2. Zoals op dit moment de afronding van het dossier Landgoed Gulbergen. Ook het dagelijks bestuur heeft

een signaalfunctie voor “nieuwe” binnen de Metropoolregio Eindhoven op te pakken thema’s. Daarnaast geeft het dagelijks bestuur sturing aan de samenwerking in het algemeen en de regionale ondersteuningsorganisatie in het bijzonder. Tot slot is het dagelijks bestuur het externe gezicht van de samenwerking. Daarbinnen heeft de voorzitter een speciale rol.

De directeur van de regionale ondersteuningsorganisatie Metropoolregio Eindhoven fungeert als secretaris van het dagelijks bestuur.

In formeel opzicht verdient vermelding dat het dagelijks bestuur ook eigen, geattribueerde bevoegdheden heeft. Speciale aandacht krijgt de bevoegdheid tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen. Als grondeigenaar (in casu van het Landgoed Gulbergen) neemt de Metropoolregio hier een bijzondere positie in. Vanwege het budgetrecht van het algemeen bestuur is in lid 4 bepaald dat privaatrechtelijke rechtshandelingen van het dagelijks bestuur, die van invloed zijn op de eigendomssituatie (van het landgoed) en die financiële implicaties hebben, onderhevig zijn aan instemmingsrecht van het algemeen bestuur. We hebben het dan over het vervreemden van het landgoed, maar ook het (opnieuw) vestigen van een erfpacht op de grond van het landgoed. Verder gelden er geen beperkingen aan de bevoegdheid van het dagelijks bestuur om privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten.

Het dagelijks bestuur heeft een procesrol wanneer ontwerpbesluiten eerst worden voorgelegd aan de colleges, respectievelijk de raden voor een reactie, wensen of bedenkingen, of zienswijzen. Dat geldt zowel wanneer de wetgeving dit voorschrijft, dan wel de regeling, of wanneer het bestuur dat zelf nodig acht. Deze procesrol sluit ook aan bij de taak van het dagelijks bestuur om besluiten door het algemeen bestuur voor te bereiden.

Het dagelijks bestuur is ook belast met de uitvoering van de bepalingen over participatie (artikel 24).

Voorheen benoemde het algemeen bestuur de directeur / secretaris, op voordracht van het dagelijks bestuur. De bevoegdheid van het dagelijks bestuur om ambtenaren te benoemen, te schorsen en te ontslaan omvat echter ook de directeur (als ‘hoogste’ ambtenaar). In de Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven 2024 is dit aangepast. Het dagelijks bestuur hoort het algemeen bestuur (zie artikel 32).

Artikel 18Geheimhouding dagelijks bestuur

Bepaling is gelijk aan bepalingen uit de Gemeentewet, die gelden voor collegevergaderingen.

Artikel 19Aanwijzing voorzitter

Expliciet in dit artikel is opgenomen dat de burgemeester van Eindhoven fungeert als voorzitter van de Metropoolregio. De Wet gemeenschappelijke regelingen maakt dit mogelijk. Ook is in de regeling in artikel 14 opgenomen dat de burgemeester van Helmond zitting heeft in het dagelijks bestuur en in die hoedanigheid optreedt als vicevoorzitter.

Artikel 20Rol en taken voorzitter

De positie van de voorzitter is vergelijkbaar met die van burgemeester in een gemeente.

Indien het noodzakelijk is dat snel en een doortastend gehandeld wordt ligt het voor de hand dat de voorzitter aan het algemeen bestuur een expliciet mandaat of volmacht vraagt om de Metropoolregio te binden. Op die manier kan binnen het kader van de bevoegdheden van het openbaar lichaam juridische binding verkregen worden. In juridisch opzicht kan de voorzitter geen rechtstreekse en formele binding creëren tussen externe partijen en de gemeenten.

De voorzitter is het nationale en internationale boegbeeld van de regio. De voorzitter brengt de agenda van de regio in op (inter)nationale podia en behartigt op basis van deze agenda de belangen van de gemeenten zonder dat de voorzitter daarbij rechtens bindende besluiten neemt. Samen met de overige leden van het dagelijks bestuur is de voorzitter bovendien trekker van de regionale agenda en de internationale acquisitie. In de vertegenwoordigde taken wordt de voorzitter bijgestaan door de vicevoorzitter.

Artikel 21 Overlegorganen

Reeds bij de omzetting van de samenwerking van SRE naar MRE is ervoor gekozen de strategische opgaven en de regionale agenda te laten voorbereiden door de gemeenten bij voorkeur in samenwerking met ondernemers, onderwijs en maatschappelijke organisaties. Via het Statuut Overlegorganen kunnen daarvoor verschillende werkvormen worden ingesteld. Medio 2021 zijn dat de portefeuillehoudersoverleggen en de bestuurlijke koplopersgroepen. De Raadstafel21 functioneert ook als zodanig en is daarom ook in het Statuut Overlegorganen opgenomen.

Ofschoon de taken, bevoegdheden en werkwijze in het Statuut Overlegorganen zijn geregeld en dus niet zijn opgenomen in de gemeenschappelijk regeling, over ieder van die overlegorganen het volgende:

Elk van de benoemde thema’s uit de regionale agenda krijgt bestuurlijk uitvoering in een portefeuillehoudersoverleg. Daarnaast heeft ieder portefeuillehoudersoverleg een signaalfunctie

voor “nieuwe” binnen het thema op te pakken opgaven. Alle verantwoordelijke wethouders van de 21 gemeenten hebben zitting in het portefeuillehoudersoverleg.

Ieder portefeuillehoudersoverleg stelt jaarlijks een concept-deelwerkprogramma met een financiële paragraaf op. Integratie van de deelprogramma’s tot één integraal concept-werkprogramma vindt plaats in het dagelijks bestuur. Wethouders kunnen in hun eigen raad (informeel) ophalen welke zaken er binnen hun portefeuille van belang zijn voor het werkprogramma. Ook tijdens de regionale bijeenkomst wordt dit opgehaald.

Het is geen wettelijke verplichting om het concept-werkprogramma aan de colleges en raden voor te leggen voor zienswijzen. Het werkprogramma dient om aan te geven hoe de ambities en doelen, zoals opgenomen in de regionale agenda en de begroting, in de periode waarop het werkprogramma betrekking heeft, uitgevoerd te worden met projecten en activiteiten. Op grond van ervaringen die de afgelopen jaren zijn opgedaan met een min of meer ‘opgelegde’ zienswijzen procedure, is in deze toelichting aangegeven dat het bestuur zelf de afweging maakt hoe de colleges en raden betrokken worden in de voorbereiding van het werkprogramma. De ‘actieve’ informatieplicht (artikel 29) en de open bepaling in de voorhangprocedure (artikel 25, derde lid) bieden daarvoor de ruimte.

Ieder lid van het portefeuillehoudersoverleg is daarnaast verantwoordelijk voor de lokale vertaling van de in de regionale agenda vastgelegde afspraken, (inhoudelijke) inbreng en het afleggen van verantwoording in eigen college en raad.

De 21 inhoudelijke wethouders van de 21 gemeenten binnen een portefeuillehoudersoverleg formeren uit hun midden een ‘bestuurlijke koplopersgroep’, bestaande uit bestuurders die de diverse deelopgaven verder uitwerken en besluiten voorbereiden. Naast affiniteit en persoonlijke motivatie is ook gespreide herkomst over de Metropoolregio een motivatie voor de samenstelling van een bestuurlijke koplopersgroep.

Per portefeuillehoudersoverleg wordt van enkele gemeenten verwacht dat zij ambtelijke capaciteit leveren voor de uitwerking van de inhoudelijke opgaven. Dit geldt bij voorkeur voor gemeenten, waarvan de portefeuillehouder deelneemt aan de bestuurlijke koplopersgroep. Samen met medewerkers van de uitvoeringsorganisatie ondersteunen zij het portefeuillehoudersoverleg bij alle werkzaamheden. Externe partners kunnen participeren in de koplopersgroep. In het “plenaire” portefeuillehoudersoverleg ligt het accent op de bestuurlijke discussie en (voorbereiding van) besluitvorming tussen de 21 gemeenten. Externen maken daar geen onderdeel van uit.

De leden van ieder portefeuillehoudersoverleg kiezen aan het begin van iedere bestuursperiode uit hun midden een voorzitter en vicevoorzitter. De voorzitters van het portefeuillehoudersoverleg zijn inhoudelijk trekkers van het thema, in lijn met de beschreven opgaven uit deze regionale agenda en bijbehorende acties uit het werkprogramma. De voorzitters van de portefeuillehoudersoverleggen nemen als adviseur deel aan beraadslagingen van het dagelijks bestuur, met name daar waar deze gericht zijn op de strategie. Zij worden echter geen lid van het dagelijks bestuur. Dit bevordert de keuzevrijheid aan het portefeuillehoudersoverleg, omdat het voorzitterschap van het inhoudelijk thema overleg niet verbonden is aan het lidmaatschap van het algemeen bestuur, respectievelijk het dagelijks bestuur. In het Statuut Overlegorganen is geregeld dat de voorzitters in het algemeen bestuur verantwoording afleggen over de realisatie van de opgaven in hun werkprogramma. De leden van het portefeuillehoudersoverleg leggen ook verantwoording af in hun eigen raad.

Naast de portefeuillehoudersoverleggen is voor raadsleden de Raadstafe21 van belang. In de regeling is opgenomen dat het algemeen bestuur dit overlegorgaan in ieder geval instelt, zodat het bestaan ervan formeel is geborgd. De taken, bevoegdheden en werkwijze zijn geregeld in het Statuut Overlegorganen en komen neer op het volgende.

De Raadstafel21 is ontstaan in 2015, toen het Samenwerkingsverband Regio Eindhoven (SRE) werd omgevormd tot Metropoolregio Eindhoven. Betrokken raadsleden wilden de afstand tussen de Metropoolregio Eindhoven en de gemeenteraden verkleinen en de betrokkenheid van de raadsleden vergroten. Een klankbordgroep met raadsleden bedacht de Raadstafel21. De eerste Raadstafel21 bijeenkomst was op 25 november 2015.

Alle gemeenteraden in de Metropoolregio benoemen in beginsel twee raadsleden in de Raadstafel21. Iedere gemeente kan ook een plaatsvervangend lid benoemen.

De Raadstafel21 is het overlegplatform van raadsleden in de Metropoolregio Eindhoven. De Raadstafel21 heeft geen besluitvormende bevoegdheden, noch maakt zij in formele zin onderdeel uit van de besluitvorming in het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur. Met het oog op de primaire taak van de Raadstafel21 is dit overlegorgaan gerechtigd procesvoorstellen in te dienen bij het algemeen bestuur, waaruit volgt dat dit zowel gevraagd als ongevraagd kan zijn. Informatie-uitwisseling, kennisdeling en vervullen van de ambassadeursrol naar de eigen gemeenteraad zijn de belangrijkste functies, die de leden vervullen.

De Raadstafel21 fungeert als:

schakel tussen gemeenteraden en Metropoolregio;

sparringpartner voor de portefeuillehoudersoverleggen, c.q. voorzitter en vicevoorzitter van het portefeuillehoudersoverleg;

de verbinder tussen bestuur en raad in hun eigen gemeente. raadstafelleden zijn adviesgevers aan de raad en de portefeuillehouders, t.b.v. het bevorderen van de informatie-uitwisseling.

klankbord bij de voorbereiding van de Metropoolconferenties.

De ambitie van de Raadstafel21 is het samenwerken van 21 autonome gemeenteraden samenwerken als één regio op de thema’s, die voor alle 21 gemeenten van belang zijn.

Als doel hanteert zij hierbij:

- Het in positie brengen van gemeenteraadsleden, zodat zij hun kaderstellende en controlerende rol in de samenwerking kunnen vervullen.

- Vergroten van de betrokkenheid van gemeenteraadsleden bij de regionale opgaven.

De gewijzigde Wgr biedt de mogelijkheid, op grond van artikel 24a tot instelling van een gemeenschappelijke adviescommissie. De procedure, die de Wgr voorschrijft is reeds doorlopen in 2021 voor de Raadstafel21. In de gewijzigde regeling is aangegeven dat artikel Wgr 24a van toepassing is op de Raadstafel21. Dit houdt in dat de Raadstafel21 wordt aangemerkt als gemeenschappelijke adviescommissie van de MRE.

In artikel Wgr 24a is aangegeven op welke manier invulling kan worden gegeven aan de adviserende rol. Door de verwijzing naar Wgr artikel 24a in de regeling is beoogd ontwikkelruimte te creëren voor de doorontwikkeling van de Raadstafel21, maar niet om deze doorontwikkeling te verplichten.

De beschrijving van de taken, bevoegdheden en werkwijze van de Raadstafel21 in het huidige Statuut Overlegorganen laat zien dat er al veel aanknopingspunten voor de Raadstafel21 zijn om invulling te geven aan de mogelijkheden, die art 24a Wgr biedt. Mocht blijken dat er in de toekomst behoefte is aan uitbreiding, dan kan het Statuut Overlegorganen hierop worden aangepast. De raden moet dan, zoals ook vereist wordt door de Wgr, de mogelijkheid worden geboden wensen en bedenkingen kenbaar te maken. Het algemeen bestuur stelt het statuut vast.

Artikel 22Bestuurscommissies

Het algemeen bestuur regelt bij verordening de bevoegdheden, de samenstelling en de werkwijze van in te stellen bestuurscommissies. Bij de regeling van de werkwijze dient ook de openbaarheid geregeld te worden. Het voorzitterschap van de eventueel in te stellen bestuurscommissies berust bij een lid van het dagelijks bestuur. Dit om zoveel mogelijk de integraliteit van het bestuur te waarborgen.

Het algemeen bestuur heeft een verordening vastgesteld, regelend de instelling en het functioneren van de Bestuurscommissie RHCe.

Artikel 23 Commissies van advies

De bevoegdheid tot instelling van vaste commissies van advies aan het dagelijks bestuur, algemeen bestuur en de voorzitter, berust bij het algemeen bestuur.

Het algemeen bestuur regelt de bevoegdheden, de samenstelling en de werkwijze. Het voorzitterschap van de commissies van advies berust bij leden van het dagelijks bestuur. Per 2024 zijn ingesteld de Commissie van advies voor Gulbergen en de Commissie van advies voor financiën, die het dagelijks bestuur voorziet van adviezen over documenten in het kader van de planning en control cyclus, zoals de begroting.

De gemeenschappelijke regeling biedt de mogelijkheid ook tijdelijke commissies van advies aan het dagelijks bestuur en de voorzitter in te stellen. De bevoegdheid tot regeling van de bevoegdheden en de samenstelling ligt bij het dagelijks bestuur en de voorzitter zelf.

Artikel 24Betrokkenheid van ingezetenen en andere belanghebbenden (inspraak) bij voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid op grond van de regeling

De gewijzigde Wgr (artikel 10, lid 7) schrijft voor dat gemeenschappelijke regelingen bepalingen moeten inhouden “omtrent de wijze waarop ingezetenen van de deelnemende gemeenten en belanghebbenden bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid op grond van deze regeling betrokken worden”.

Uit de Memorie van Toelichting blijkt dat het om inspraak en andere vormen van participatie kan gaan. Artikel 24 van de regeling heeft derhalve betrekking op inspraak, en andere vormen van participatie, door inwoners van de deelnemende gemeenten, en andere partijen die een belang hebben bij het beleid dat op grond van de regeling wordt voorbereid, uitgevoerd of wordt geëvalueerd.

Primair gebeurt dit via de reguliere procedures bij de colleges en de raden van de deelnemende gemeenten, op grond van hun eigen ‘inspraakbeleid / participatiebeleid’. Zoals ook elders in deze toelichting wordt aangegeven, ligt de beslissingsmacht over de uitvoering van de regionale agenda bij hen. Zij bepalen dus zelf of en op welke wijze ingezetenen en andere belanghebbenden betrokken worden.

Daarnaast kan het dagelijks bestuur besluiten dat een apart participatietraject wordt doorlopen. De mogelijke ingrijpende gevolgen van een te nemen besluit zijn hiervoor leidend. Deze ruime omschrijving laat naast de feitelijke gevolgen van een te nemen besluit, ook toe mee te nemen welke beleidsvrijheid gemeenten nog hebben, nadat het betreffende besluit is genomen en of ze hier überhaupt nog aan te pas komen. Ook kan hiermee worden voorzien in een uniforme inspraakprocedure voor de hele regio. Het dagelijks bestuur kan ook besluiten dat een apart participatietraject wordt doorlopen als tenminste 1/5 deel van de deelnemende raden daarom vraagt. Dit past bij de versterking van de democratische legitimatie, zoals voorzien bij de wijziging van de Wgr. Voorkomen wordt dat willekeur kan optreden.

Het dagelijks bestuur informeert immers alle deelnemende gemeenten.

Artikel 25Voorhangprocedure gemeenteraden

Op grond van de Wgr, artikel 10, lid 5 houdt de Gemeenschappelijk Regeling Metropoolregio Eindhoven bepalingen in over de besluiten van het bestuur, waarover de raden van de deelnemende gemeenten een zienswijze naar voren kunnen brengen voorafgaand aan het nemen van het besluit. Deze bepalingen kunnen dus zowel betrekking hebben op besluiten van het algemeen bestuur als van het dagelijks bestuur.

De Gemeenschappelijke Regeling MRE is een gemengde regeling (college- en raadsregeling). Om de inhoudelijke betrokkenheid van de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten te borgen is in het eerste en tweede lid een voorhangprocedure opgenomen met betrekking tot besluiten, die de positie van de gemeenten direct raken. Daartoe behoren ingevolge de Wet gemeenschappelijke regelingen ook besluiten inzake deelneming dan wel ontbinding of beëindiging van participatie in privaatrechtelijke rechtspersonen. Ook het aangaan, wijzigen etc. van een gemeenschappelijke regeling is onderworpen aan de voorhangprocedure, althans voor zover het om een raadsregeling handelt, die het algemeen bestuur aangaat.

In het derde lid is bepaald dat het bestuur kan besluiten ook andere onderwerpen voor te hangen bij de raden van de deelnemende gemeenten. Uit de toelichting op de gewijzigde Wgr blijkt dat ervoor is gekozen niet dwingend voor te schrijven voor welke besluiten een zienswijze aan de raden moet worden gevraagd, maar dit over te laten aan de deelnemers en de raden. De wijziging is bedoeld om een bewuste afweging hierover te bevorderen. In deze afweging kan het bestuur bijvoorbeeld betrekken, wat de consequenties zijn voor gemeenten van het te nemen besluit. Denk aan inzet van capaciteit, middelen, aanpassing van eigen beleid, et cetera. Ook het draagvlak bij raden voor een te nemen besluit kan van belang zijn. In een zienswijze kunnen raden deze en andere relevante aspecten opnemen, zodat het bestuur dit kan betrekken in hun besluitvorming.

Het vierde lid biedt de raden een mogelijkheid te verzoeken om een zienswijzeprocedure. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer dat door het dagelijks of algemeen bestuur aanvankelijk niet wordt voorgesteld.

Het zesde lid biedt het bestuur de mogelijkheid af te zien van een zienswijzeprocedure in spoedeisende gevallen. Uiteraard geldt dit niet wanneer een dergelijke procedure wettelijk vereist is. Het dagelijks bestuur dient de raden hiervan schriftelijk op de hoogte te stellen en te motiveren waarom wordt afgezien van een zienswijzeprocedure. Deze verlengt immers de besluitvormingstermijn met minimaal 8 tot 12 weken. Dit kan ongewenst zijn vanwege bijvoorbeeld een termijn waarbinnen een besluit genomen moet worden, of een situatie waarin snel gehandeld moet kunnen worden. Het bestuur dient deze belangen af te wegen tegen het belang van betrokkenheid van de raden. Het is niet gewenst de redenen van spoed in de regeling te omschrijven, omdat dit in gaat tegen de beoogde flexibiliteit zoals is toegelicht bij het derde lid.

Het zevende lid is overeenkomstig de Wgr, artikel 10, zesde lid.

Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat een inspraakprocedure op grond van artikel 24 niet uitsluit dat ook een voorhangprocedure wordt toegepast op grond van artikel 25, en vice versa.

Leden 8, 9 en 10 hebben betrekking op een wijziging van de gemeenschappelijke regeling zelf.

Bij een wijziging van de gemeenschappelijk regeling heeft het algemeen bestuur een procesrol. De besluitvorming over de gemengde regeling bestaat uit eensluidende besluiten van de raden en de colleges om de gewijzigde regeling te treffen. Een en ander conform Wgr artikel 1.

De gewijzigde Wgr artikel 1, tweede lid en derde lid zien erop toe dat een ontwerp van de regeling wordt toegezonden aan de raden van de deelnemende gemeenten voor zienswijzen, met uitzondering van het ontwerp van een regeling die getroffen of mede getroffen wordt door de raden. In het achtste en negende lid is evenwel opgenomen dat bij wijziging van de gemeenschappelijke regeling een reactieprocedure wordt gevolgd. Beoogd is een procedure die hetzelfde beoogt als Wgr artikel 1, tweede en derde lid. Omdat echter geen sprake is van een verplichte zienswijze procedure is gekozen voor de duiding als een reactieprocedure.

Artikel 26Voorhangprocedure colleges

De gemeenschappelijke regeling is een gemengde regeling (college- en raadsregeling). Om ook de inhoudelijke betrokkenheid van de colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten te borgen is in het eerste en tweede lid vastgelegd dat voorstellen die leiden tot een aangaan van een gemeenschappelijke collegeregeling door het dagelijks bestuur van de Metropoolregio met een ander openbaar lichaam dan wel het wijzigen van of het uitreden uit een dergelijke regeling, worden voorgelegd aan de colleges. Door uit te gaan van een reactietermijn van acht weken kunnen de colleges van de deelnemende gemeenten, indien zij daartoe besluiten, hun eigen gemeenteraad nog raadplegen over het kenbaar gemaakte voornemen.

Doordat de regionale beslissingsmacht van het dagelijks bestuur hoofdzakelijk is beperkt tot de eigen organisatie en bedrijfsvoering, is het niet nodig de voorhangprocedure voor de colleges verder uit te breiden.

De strekking van het derde lid is overeenkomstig de Wgr, artikel 10, zesde lid.

Artikel 27Regionale bijeenkomst

In de gemeenschappelijke regeling is verankerd de verplichting voor het dagelijks bestuur om twee keer per jaar bijeenkomst te organiseren voor de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten om hen te informeren over actuele ontwikkelingen, die betrekking hebben op de Metropoolregio. Collegeleden ontvangen tevens een uitnodiging. Doorgaans zullen dergelijke bijeenkomsten zich afspelen in de avonduren om zo rekening te houden met de werkzaamheden van raadsleden overdag. Het spreekt voor zich dat het dagelijks bestuur daarnaast gehouden is de gemeenteraden ook buiten deze twee ontmoetingsmomenten actief te informeren over relevante zaken, mede op grond van artikel 29, derde lid van de regeling.

Artikel 28Dagelijks bestuur / algemeen bestuur

Dit artikel heeft betrekking op de interne verantwoordingsrelatie binnen het openbaar lichaam Metropoolregio Eindhoven. Het algemeen bestuur als hoogste orgaan kan aan het dagelijks bestuur inlichtingen vragen en vervolgens het dagelijks bestuur of een lid daarvan ter verantwoording roepen. Daartoe behoort sinds 2015 ook een actieve inlichtingenplicht van het dagelijks bestuur. Die invoering hangt samen met een wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen (artikel 19a Wgr), die op 1 januari 2015 in werking is getreden. Sluitstuk van dit artikel is de ontslagbevoegdheid van het algemeen bestuur indien een lid van het dagelijks bestuur niet meer het vertrouwen geniet van het algemeen bestuur.

Artikel 29Metropoolregio / gemeenteraden

De bestuursorganen van het openbaar lichaam verstrekken de raden van de deelnemende gemeenteraden de door hen gevraagde informatie. Primair wordt deze taak ingevuld door het dagelijks bestuur, maar het artikel heeft betrekking op alle bestuursorganen. Deze informatieplicht vloeit voort uit artikel 17 van de Wgr. De strekking van artikel 17 Wgr is in zoverre aangevuld dat dit ook betrekking heeft op de colleges van de deelnemende gemeenten, en uit eigen beweging wordt verstrekt. De wijze waarop het bestuur hieraan invulling geeft is niet vastgelegd in de regeling. Het bestuur kan gebruik maken van verschillende communicatiemiddelen, zoals bijeenkomsten, informatiebrieven, publicatie van besluiten et cetera. Met de actieve informatieplicht krijgt dit de voortdurende aandacht van het bestuur van de Metropoolregio.

Artikel 30Lid algemeen bestuur / gemeenteraad

Dit artikel regelt de verantwoordingsrelatie tussen een lid van het algemeen bestuur en de gemeenteraad, die hem of haar heeft aangewezen. In eerste instantie gaat het om een inlichtingenplicht. Vervolgens kan de gemeenteraad besluiten het betreffende lid, indien dit lid niet meer het vertrouwen van de gemeenteraad geniet, ontslag verlenen als lid van het algemeen bestuur van de Metropoolregio Eindhoven. Met dit artikel wordt voldaan aan het bepaalde in artikel 16, eerste, tweede en vierde lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

Artikel 31Ambtelijke organisatie

Ter ondersteuning van de samenwerking van de 21 gemeenten is een gezamenlijke regionale ondersteuningsorganisatie beschikbaar. Deze organisatie is op maat toegesneden en werkt samen met de gemeentelijke ambtelijke organisaties aan de bestuurlijke realisatie van de regionale agenda. Actieve ambtelijke inzet vanuit de gemeenten, samen met de ondersteuningsorganisatie, is cruciaal voor slagkracht, eigenaarschap en vertrouwen.

De ambtelijke ondersteuning richt zich op:

het ondersteunen van de portefeuillehoudersoverleggen, de bestuurlijke koplopersgroepen, de Raadstafel21 (procesmatig), het dagelijks en het algemeen bestuur bij het realiseren van de opgaven, zoals opgenomen in de regionale agenda;

het signaleren, verkennen en agenderen van maatschappelijke ontwikkelingen en mogelijk daaruit voortvloeiende opgaven, die door de gemeenten in de Metropoolregio Eindhoven kunnen worden belegd.

De regionale ondersteuningsorganisatie bestaat primair uit programmaregisseurs en procesmanagers, die de samenwerking van de 21 gemeenten ondersteunen, aanjagen en doorontwikkelen. Samen met hun gemeentelijke collega’s organiseren, faciliteren en begeleiden zij het regionale samenwerkingsproces in de portefeuillehoudersoverleggen, dagelijks bestuur en algemeen bestuur. Ook worden (bestuurlijke) netwerken en regionale ontmoetingsmomenten van raden en colleges georganiseerd. De ambtelijke voorbereiding en opvolging van portefeuillehoudersoverleggen/ bestuurlijke koplopergroepen vindt plaats in periodieke ambtelijke overleggen. Hierin hebben de relevante regionale programmaregisseurs en procesmanagers en gemeentelijke (vak)ambtenaren zitting. De regionale procesmanagers initiëren en faciliteren deze overleggen. Voorstellen met betrekking tot de samenwerking in algemene zin worden ambtelijk voorbereid in samenspraak en overleg met de bestuursadviseurs van de 21 gemeenten. De regionale programmaregisseurs en procesmanagers nemen actief deel in landelijke kennisnetwerken en ontsluiten deze voor de gemeenten. De regionale ondersteuningsorganisatie Metropoolregio Eindhoven wordt aangestuurd door het dagelijks bestuur. Actualisering van de regionale agenda kan andere accenten leggen en om andere vormen van ondersteuning vragen. Het is van belang dat de regionale ondersteuningsorganisatie adaptief meebeweegt met ontwikkelingen en veranderende opgaven. Tegelijkertijd is ook van belang dat de organisatie stabiel en robuust is en in staat is – samen met gemeenten – de verschillende bestuurlijke opdrachten uit te voeren.

Artikel 32Directeur / secretaris

De bevoegdheid tot benoeming van de directeur als hoogste ambtelijke leidinggevende binnen de ondersteunende organisatie berust bij het dagelijks bestuur. Er is op grond van het tweede lid sprake van een personele unie tussen de directeur en het vervullen van het secretarisschap van dagelijks bestuur en algemeen bestuur. Derhalve hoort het dagelijks bestuur het algemeen bestuur over de benoeming, schorsing en ontslag van de directeur.

Artikel 33Taak directeur

De directeur is het hoofd van de ambtelijke organisatie en geeft daaraan leiding en sturing. Daarnaast is de directeur gesprekspartner voor andere directeuren, directie provincie en dergelijke en strategisch adviseurs en gemeentesecretarissen.

Artikel 34 Rechtspositie

Het dagelijks bestuur besluit over de benoeming, de schorsing en het ontslag van het personeel. In dit artikel wordt gesproken over overig personeel, omdat artikel 32 betrekking heeft op de directeur. Het dagelijks bestuur kan, overeenkomstig het bepaalde in artikel 168, lid 1 van de Gemeentewet resp. hoofdstuk 10 van de Algemene wet bestuursrecht, de uitoefening van zijn bevoegdheid, zowel geheel als gedeeltelijk, mandateren aan een of meer van leden van het dagelijks bestuur c.q. mandaat verstrekken aan de regiodirecteur.

Artikel 35Toepasselijke rechtspositieregels

De Metropoolregio Eindhoven volgt qua rechtspositie van de medewerkers de CAO-SGO (samenwerkende gemeentelijke organisaties). Verder zijn lokale rechtspositieregelingen van kracht. Voorbeelden zijn de werktijdenregeling, de reiskostenregeling, het beloningsbeleid, de IKB doelen, de verlofregeling. Deze zijn vastgelegd in het personeelshandboek van de Metropoolregio Eindhoven.

Artikel 36Vergoedingen

Uitgangspunt is dat zo min mogelijk bestuurskosten ten laste van het openbaar lichaam Metropoolregio Eindhoven worden gebracht. Denkbaar is dat in incidenteel gevallen een uitzondering gemaakt moet worden op deze hoofdregel. In een op te stellen verordening zal dit uitgewerkt moeten worden. In het derde lid is voorzien dat ook de leden van de Bestuurscommissie RHCe onder de werking van dit artikel vallen.

De strekking van het vierde lid is gelijk aan de strekking van de Wgr, artikel 24a, zesde lid. Het gaat om een ‘kan’ bepaling, waarbij gekeken kan worden welke (bindende) afspraken hierover landelijk worden gemaakt.

Artikel 37Kadernota en voorlopige jaarrekening

De verplichting tot het opstellen van een kadernota vloeit voort uit de Wet gemeenschappelijke regelingen. Artikel 34b van deze wet schrijft voor dat het dagelijks bestuur voor 30 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de algemene financiële en beleidsmatige kaders en de voorlopige jaarrekening aan de raden van de gemeenten toestuurt. In de huidige praktijk wordt de kadernota in december vastgesteld en vervolgens toegezonden aan de gemeenten. De techniek van planning en control is onderhevig aan wijzigingen. Met uitzondering van wettelijk voorgeschreven termijnen en bepalingen wordt in de regeling daarom verwezen naar het ter zake vastgestelde document, zodat bij wijziging van de techniek de gemeenschappelijke regeling deze wijziging niet in de weg staat of ook gewijzigd moet worden. De voorlopige jaarrekening kan in een beleidsdocument met een andere benaming ondergebracht worden.

Artikel 38 Begroting

De begrotingsprocedure is, met inachtneming van artikel 34 en 35 Wgr, als volgt:

Het dagelijks bestuur maakt jaarlijks (bij voorkeur voor 1 april) de ontwerpbegroting op (lid 1).

Het dagelijks bestuur zendt de ontwerpbegroting minimaal 12 weken voordat zij aan het algemeen bestuur wordt aangeboden toe aan de gemeenteraden (lid 4).

De raden kunnen over de ontwerpbegroting het dagelijks bestuur hun zienswijze doen toekomen (lid 4).

De begroting wordt tijdig vastgesteld door het algemeen bestuur, mede gelet op de termijn, waarop deze moet worden toegezonden aan gedeputeerde staten.

Voorafgaand aan de besluitvorming voegt het dagelijks bestuur de commentaren uit de zienswijzen bij de ontwerpbegroting (lid 6). Tevens worden de raden voorafgaand aan de besluitvorming geïnformeerd over het oordeel over de zienswijzen en de consequenties van

dat oordeel (lid 7).

Indien daartoe aanleiding bestaat worden afschriften van de vastgestelde begroting toegezonden aan de raden van de deelnemende gemeenten (lid 8).

Het dagelijks bestuur stuurt de vastgestelde begroting voor 15 september toe aan gedeputeerde staten (lid 9).

Op grond van Wgr, artikel 35, tweede lid wordt de ontwerpbegroting door de zorg van de besturen van de deelnemende gemeenten voor een ieder ter inzage gelegd en, tegen betaling van de kosten, algemeen verkrijgbaar gesteld. Deze bepaling is opgenomen in het vijfde lid van de regeling. Elke gemeente kan hieraan invulling geven op een wijze, die aansluit bij de lokale praktijk. De Metropoolregio Eindhoven kan dit faciliteren door publicatie van de ontwerpbegroting op haar eigen website.

In dit artikel van de regeling is tevens de bijdrageverplichting van de deelnemende gemeenten opgenomen. Als uniforme sleutel wordt gehanteerd een bedrag per inwoner (lid 2 en lid 3). Dit maakt dat de bijdrage per gemeente kan fluctueren naar gelang uit het aantal inwoners op de vastgestelde peildatum een stijging of daling van het aantal inwoners blijkt in vergelijking met het voorgaande jaar.

De gemeenten kunnen op grond van artikel 35, lid 4 Wgr, nadat zij de vastgestelde begroting hebben ontvangen, bij gedeputeerde staten zo nodig hun zienswijze naar voren brengen.

De besturen van de openbare lichamen, waaraan de gemeenten van de Metropoolregio deelnemen, hebben afgesproken dat zij hun planning en control cyclus zo veel als mogelijk uniformeren. Dit vergemakkelijkt de controlerende taak van de raden. Het betreft de besturen van de Metropoolregio Eindhoven, de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant, GGD Brabant Zuidoost en de Veiligheidsregio Zuidoost-Brabant. De berekeningsmethodiek (inclusief de wijze van indexering) is vastgelegd in een gezamenlijk opgestelde beleidsnotitie.

Begrotingswijzigingen volgen in beginsel de procedure als voorgeschreven voor de begroting. Dit artikel zondert in het elfde lid daarvan uit die begrotingswijzigingen, die niet leiden tot verhoging van de gemeentelijke bijdragen alsmede blijven binnen het door het algemeen bestuur vastgestelde financiële beleid. De formele procedure daarvoor is: dagelijks bestuur – algemeen bestuur.

Artikel 39Voorschotbetaling

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting. Het is een continuering van het systeem, zoals dat al bij het Samenwerkingsverband Regio Eindhoven werd gehanteerd.

Artikel 40Jaarrekening

Artikel 34 van de Wgr bepaalt dat de jaarrekening uiterlijk 15 juli van het jaar, volgend op het jaar waarop deze betrekking heeft, wordt toegezonden aan gedeputeerde staten. Rekening houdend met de vaststelling van de voorlopige jaarrekening voor 30 april, betekent dit dat de definitieve jaarrekening in die tussenliggende periode wordt vastgesteld door het algemeen bestuur.

Het is goed gebruik dat de voorlopige cijfers van het voorgaande jaar opgenomen worden als vergelijkingsmateriaal in de begroting van het komend jaar.

Artikel 41Financiële gegoedheid

Het openbaar lichaam zal bancaire relaties moeten aangaan. Deze bepaling is op verzoek van de Bank Nederlandse Gemeenten opgenomen. De bank verkrijgt hiermee de zekerheid dat het openbaar lichaam alle maatregelen zal nemen om de gemeenten aan hun verplichtingen te laten voldoen. De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft in een circulaire uit 1999 aangedrongen op het opnemen van deze bepaling in gemeenschappelijke regelingen.

Artikel 42Financiële voorschriften

De verordenende bevoegdheid als genoemd in dit artikel wordt ontleend aan de Gemeentewet hoofdstuk XIV-artikelen 212 en 213.

Artikel 43 Archiefbescheiden

De Archiefwet 1995, artikel 40, eerste lid vereist dat een gemeenschappelijke regeling een voorziening inhoudt over de zorg voor de archiefbescheiden van bij die regeling ingestelde openbare lichamen. Het eerste lid van artikel 43 van de Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven belast het dagelijks bestuur met die zorg, overeenkomstig een door het algemeen bestuur vast te stellen archiefverordening. De zorg omvat alle plichten en bevoegdheden, die op grond van de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling zijn toegekend aan de zorgdrager. Het gaat om de zorg voor de archiefbescheiden van de organen van de Metropoolregio Eindhoven, zowel voor, tijdens als na overbrenging van deze archiefbescheiden naar de daarvoor aangewezen archiefbewaarplaats.

Het algemeen bestuur heeft de bevoegdheid een archiefverordening vast te stellen, op grond van artikel 5 en 11 van de gemeenschappelijke regeling. In de overeenkomstig vastgestelde archiefverordening zijn in ieder geval nader geregeld de zorg en beheer over de archiefbescheiden van de organen van de Metropoolregio, en de verantwoording daarover.

De taken en bevoegdheden genoemd in artikel 4 en 5 van de regeling staan in zoverre los van artikel 43 van de regeling, dat het in artikel 4 en 5 gaat over de (overgebrachte) archiefbescheiden van gemeenten. Niettemin is in het tweede lid de archivaris, als bedoeld in artikel 5, eveneens belast met het toezicht op de bewaring en beheer van de archiefbescheiden van de organen van de Metropoolregio Eindhoven. In artikel 45 van de regeling is de aangewezen archiefbewaarplaats, dezelfde als aangewezen is in artikel 5. Het dienstonderdeel Regionaal Historische Centrum Eindhoven voert de feitelijke (beheer)taken uit.

Het derde lid voorziet erin dat bij opheffing van de regeling een voorziening wordt getroffen ten aanzien van de archiefbescheiden van de organen van de Metropoolregio, zowel de archiefbescheiden die zijn overgebracht, als die nog niet zijn overgebracht. Dit lid volgt de Archiefwet1995, artikel 4, eerste lid.

De Archiefwet, artikel 5, verplicht de zorgdrager tot het ontwerpen van selectielijsten waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen. Op grond van het vierde lid van artikel 43 van de regeling zijn de daartoe vastgestelde selectielijsten van de gemeente Eindhoven van toepassing, tenzij het bestuur van de Metropoolregio zelf nieuwe en/of aanvullende selectielijsten vaststelt.

Het vijfde lid van de regeling zorgt ervoor dat, voor zover niet anders daarin is voorzien, de voorziening in de regeling zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van de Archiefwet is, zoals die gesteld zijn voor gemeenten. Een en ander zoals vereist is in de Archiefwet 1995, artikel 40, tweede lid.

Conform de landelijke handreiking van het LOPAI, KIA en KVAN is in het zesde lid van de regeling vastgelegd dat de streekarchivaris tweejaarlijks aan het dagelijks bestuur verslag uitbrengt over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de organen van de Metropoolregio, die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Conform de landelijke handreiking van het LOPAI, KIA en KVAN is in het zevende lid van de regeling vastgelegd dat het dagelijks bestuur tweejaarlijks verslag uitbrengt aan het algemeen bestuur over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden en de uitvoering van het archiefbeheer van de organen van de Metropoolregio.

Deze verantwoording is nu ook staande praktijk op grond van de Archiefverordening Metropoolregio Eindhoven 2023. De achterliggende gedachte voor verankering in de regeling (en niet alleen in de archiefverordening) is de deelnemende gemeenten meer grip te laten krijgen op het informatiebeheer bij de regeling.

Artikel 44 Terbeschikkingstelling

De Archiefwet 1995, artikel 4 derde lid vereist dat een regeling, waarbij taken van een overheidsorgaan geheel of gedeeltelijk worden overgedragen aan een rechtspersoon, een voorziening inhoudt over de terbeschikkingstelling aan die rechtspersoon van de op die taken betrekking hebbende archiefbescheiden. Deze voorziening, indien van toepassing, dient in de regeling te zijn opgenomen. De voorziening in de regeling volgt de Handreiking inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden.

Artikel 4, derde lid, van de Archiefwet 1995 is van toepassing op de Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven 2024, omdat hierbij zijn overgedragen:

• •

  als taken het toezicht op de niet overgebrachte archiefbescheiden (artikel 4, derde lid, sub c van de regeling), de advisering op het gebied van de inrichting van de documentaire informatiehuishouding (artikel 4, derde lid, sub c van de regeling),

• •

  de bevoegdheid tot het aanwijzen van de gemeentelijke archiefbewaarplaats(en) (artikel 5, derde lid, sub b, en de bevoegdheid tot het aanwijzen, schorsen en ontslaan van een gemeentearchivaris (artikel 5, derde lid, sub c).

Met uitzondering van de gemeente Gemert-Bakel (op grond van artikel 4, vierde lid, en artikel 5, vierde lid) dienen de overige gemeenten de bescheiden, die nodig zijn voor de uitvoering van deze taken ter beschikking te stellen aan het dagelijks bestuur. Denk aan de lokale archiefverordening en de raadsvoorstellen waarmee deze zijn vastgesteld, en rapportages die betrekking hebben op het interbestuurlijk toezicht door de provincie.

Volledigheidshalve wordt hier opgemerkt dat in de Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven 2024 geen andere taken voor uitvoering zijn overdragen van de organen van de gemeenten. Artikel 44 van de regeling heeft dus geen betrekking op andere archiefbescheiden.

Mocht daar bij wijziging van de regeling toe worden overgegaan, dan krijgt artikel 44 ook toepassing op de archiefbescheiden, die nodig zijn voor de uitvoering van die overdragen taken.

Artikel 45Archiefbewaarplaats

De noodzaak tot aanwijzing van de archiefbewaarplaats volgt uit artikel 43, vijfde lid van de regeling en bijgevolg artikel 31 van de Archiefwet 1995. Ook voor het aanwijzen van de bewaarplaats van de over te brengen archieven van de Metropoolregio is aangesloten bij de voortgezette regeling van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven. Met het toezicht is belast de door het dagelijks bestuur te benoemen streekarchivaris. Wettelijk kader bij deze taken is de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling.

Artikel 46Verwijzingen naar de Archiefwet

Zoals ook aangegeven is in de inleiding, is een wetsvoorstel in procedure dat strekt tot intrekking van de Archiefwet 1995 en vervanging door de Archiefwet 2021. Zekerheidshalve is daarom artikel 46 opgenomen in de regeling als overgangsbepaling.

Overigens bevat dit wetsvoorstel ook overgangsbepalingen en voorziet het wetsvoorstel in een overgangstermijn van twee jaren om gemeenschappelijke regelingen met de artikelen in de nieuwe wet in overeenstemming te brengen.

Artikel 47 Toetreding

Een gemeenschappelijke regeling dient een regeling te bevatten over toetreding en uittreding. De bepaling van de condities bij toetreding wordt bepaald door het algemeen bestuur in overleg met de toetredende gemeente. Toetreding vereist wijziging van deze gemeenschappelijke regeling.

Artikel 48Uittreding

De gevolgen van uittreding en de daaraan te stellen voorwaarden worden geregeld door het algemeen bestuur.

Op grond van (het gewijzigde) artikel 9, eerste lid van de wet, bevatten de leden 2 tot en met 7 bepalingen over de gevolgen voor het vermogen van de Metropoolregio Eindhoven als rechtspersoon. Het algemeen bestuur zal rekening hebben te houden met jurisprudentie ter zake, die kan veranderen. Belangrijk is dat de uiteindelijke voorwaarden redelijk en billijk zijn, waarbij zowel de belangen van de uittredende deelnemer, de belangen van de deelnemers met wie de regeling wordt voortgezet, als die van de Metropoolregio Eindhoven als rechtspersoon tegen elkaar zijn afgewogen. De bepaling in het achtste lid geeft het algemeen bestuur derhalve de mogelijkheid af te wijken van de bepalingen wanneer de feiten en omstandigheden dat vereisen.

In het algemeen ligt aan de leden 2 tot en met 7 de gedachte ten grondslag, dat het karakter van de MRE anders is dan die van bijvoorbeeld de Veiligheidsregio. Als een gemeente uit de Veiligheidsregio treedt, moeten hun wettelijke taken wel door blijven gaan. Het is dan logisch dat de uittredende gemeente materialen, middelen en mensen overneemt van de gemeenschappelijke regeling. Hiermee zijn de frictiekosten bij -in dit voorbeeld- de Veiligheidsregio beperkt. Als een gemeente uit de Metropoolregio Eindhoven treedt, kan niet 1/21 van de Metropoolregio Eindhoven worden overgedragen. Dit geeft hogere frictiekosten. En deze hogere frictiekosten komen voor rekening van de gemeenten, die blijven samenwerken in de Metropollregio Eindhoven. Dan is een langere afbouwregeling (dan, in het voorbeeld, bij de Veiligheidsregio ) legitiem.

Het tweede lid voorziet erin dat er voldoende tijd is de regeling aan te passen, maar is ook nodig omdat in het jaar van opzegging mogelijk al een begroting is vastgesteld voor het eerste jaar na het jaar van opzegging, die nog gebaseerd is op deelname van de uittredende gemeente.

Voor het derde lid geldt dat de bijdrage van de uittredende deelnemer aan het Stimuleringsfonds wel kan vervallen, omdat vanaf dat moment geen middelen meer worden toegekend aan partijen gevestigd in de gemeente van de uitgetreden deelnemer. Omdat het besluit om uit te treden geen gevolgen mag hebben voor dergelijke partijen aan wie voor de ingang van de uittreding nog middelen zijn toegekend, geldt dat deze nog worden afgehandeld conform het subsidiebesluit (overgangsrecht).

Het vierde lid voorziet in een geleidelijke afbouw van de bijdragen, op basis van voorgaande toelichting met betrekking tot frictiekosten, in het bijzonder de doorlopende organisatie kosten en de bijdrage aan Brainport. Voor de berekening wordt steeds uitgegaan van de inwonerbijdrage, zoals berekend in de laatste begroting die is vastgesteld door het algemeen bestuur waar de uitgetreden deelnemer nog onderdeel van uitmaakte. Het bedrag wordt daarna niet meer geïndexeerd of anderszins aangepast, aangezien de uitgetreden deelnemer niet meer betrokken is bij de vaststelling van de indexering of aanpassingen anderszins.

Het vijfde lid dient om te voorkomen dat wanneer een gemeente na uittreding diensten blijft afnemen op grond van een overeenkomst, de betreffende gemeente via de afbouwregeling deze kosten in de vorm van een (gereduceerde) inwonerbijdrage ‘dubbel betaalt’. Bijvoorbeeld voor de afname van diensten van het RHCe.

Wanneer een gemeente uittreedt, deelt deze gemeente niet in toekomstige verliezen in het algemeen. Wel deelt de uittredende of uitgetreden gemeente op grond van het zesde lid in eventuele verplichtingen (verliezen) vanuit de nazorg van Gulbergen. Dit is een collectieve onderwerp, waarvan de grondslag van een mogelijke verplichting al lang geleden is ontstaan.

Het delen in opgebouwd vermogen is niet mogelijk (zevende lid). De algemene reserve dient ervoor om risico’s op te kunnen vangen. De risico’s nemen voor de MRE niet af als een gemeente uittreedt. Naast de algemene reserve kent de MRE ook bestemmingsreserves. Hiervoor geldt dat de voorziene kosten, die met deze reserves worden gedekt, niet afnemen wanneer een gemeente uittreedt. Dit maakt dat uit deze reserves geen betaling kan worden gedaan aan een uittredende gemeente.

Artikel 49Evaluatie

Op grond van Wgr, artikel 11a houdt een regeling bepalingen in over de evaluatie van de regeling. De gemeenschappelijke regeling vormt daarbij de juridische grondslag. De regeling is geen doel op zich, maar een middel om de samenwerking te faciliteren. Derhalve zijn de bepalingen over de evaluatie primair gericht op het functioneren van de samenwerking. Daarbij zal ook gekeken worden naar de relatie tussen de samenwerking en de regeling. Een en ander kan reden geven de regeling te gaan wijzigen en daarvoor de procedure op te starten, zoals vereist door de wet en de regeling.

De voorbereiding van de regionale agenda is een natuurlijk moment om, naast het bepalen van het gezamenlijk toekomstbeeld van de regio, de strategie en de opgaven, te reflecteren op de kwaliteit en de vorm van de samenwerking, omdat deze ook nodig is om de strategie te kunnen realiseren. De (gewenste) aanpassingen in de governance worden dan opgenomen in de regionale agenda en voor zover al mogelijk binnen de regeling geïmplementeerd. Reflectie is een vorm van zelfevaluatie. Het algemeen bestuur stelt bij de start van de voorbereiding een proces vast, waarin ook is opgenomen op welke wijze de reflectie plaatsvindt. Een dergelijke reflectie vond ook plaats bij de voorbereiding van het Samenwerkingsakkoord 2023-2026. Door de reflectie te koppelen aan de regionale agenda, wordt tenminste een maal in elke vier jaar de samenwerking en de regeling geëvalueerd.

Het tweede en derde lid voorzien in de mogelijkheid het functioneren van de samenwerking en de regeling te doen evalueren. Dit op grond van een verzoek vanuit het algemeen bestuur. Het dagelijks bestuur legt aan het algemeen bestuur een voorstel voor op welke aspecten van het functioneren van de samenwerking, respectievelijk de regeling de evaluatie, als bedoeld in het tweede lid, betrekking heeft.

De ervaring met de evaluatie in 2017 is dat een evaluatie een langdurig proces kan zijn dat ook met onzekerheid gepaard gaat. De samenwerking is er niet bij gebaat, wanneer deze ‘voortdurend’ ter discussie staat. Daarom is in het tweede lid opgenomen dat een evaluatieverzoek pas gedaan kan worden na 24 maanden na vaststelling van de regionale agenda. Overigens kan een dergelijk verzoek ook neerkomen op aandachtspunten voor de volgende reflectie.

Artikel 50Wijziging of opheffing

Gekozen is voor wijziging van de gemeenschappelijke regeling alleen ingeval alle colleges en raden hierover eensluidend besluiten. Dit doet niet alleen recht aan de intentie tot samenwerking, maar is ook vereist, omdat de colleges en raden anders niet dezelfde regeling treffen. Datzelfde uitgangspunt geldt voor een opheffingsbesluit. Ook hier is unanimiteit vereist.

Het vaststellen van een liquidatieplan is voorbehouden aan het algemeen bestuur en is onderworpen aan de voorhangprocedure van artikel 25. De Metropoolregio blijft als rechtspersoon bestaan voor zover dit tot vereffening van het vermogen nodig is, overeenkomstig het bepaalde in de Wgr, artikel 9, derde lid.

Artikel 51 en 52 Geschillen en klachtenregeling

Opname van deze artikelen vloeit voort uit wettelijke verplichtingen een klachtenvoorziening in het leven te roepen over gedragingen van de bestuursorganen c.q. medewerkers van het openbaar lichaam.

Artikel 53Inwerkingtreding

Het heeft de voorkeur een vaste datum van inwerkingtreding te noemen. Gekozen is voor de datum 1 juli 2024. Voorwaarde daarbij is wel dat de wijzigingsprocedure op dat moment in alle colleges en raden is afgerond. Is dat niet het geval, dan treedt de gemeenschappelijke regeling pas in werking op het moment dat het college van burgemeester en wethouders van Eindhoven de gewijzigde regeling op de wettelijk voorgeschreven wijze bekend heeft gemaakt in het door dat gemeentebestuur uitgegeven gemeenteblad. Dit volgt uit artikel 26, eerste lid, van de Wgr (zoals gewijzigd door de Wet elektronische publicaties).