Integraal evenementen-beleid Oldenzaal

1.1 AANLEIDING

In 2020 heeft het bevoegde gezag de Nota Regels Evenementen Oldenzaal 2020 opgesteld. De geschetste kansen en uitdagingen vragen om een integrale afweging van de wijze waarop de gemeente het evenementenbeleid wil neerzetten en uitvoeren. Deze rapportage vormt het integrale evenementenbeleid van de gemeente Oldenzaal.

1.2 DEFINITIE EVENEMENTEN

De definitie van ‘evenementen’ is aangegeven in de Algemene Plaatselijke Vergunning (APV) van Oldenzaal, 2022, artikel 2.24 tot 2.26, te weten:

Definitie evenementen

Elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, met uitzondering van:

• •

  Bioscoop- en theatervoorstellingen.

• •

  Markten als bedoeld in artikel 160, eerste lid, aanhef en onder g, van de Gemeentewet.

• •

  Kansspelen als bedoeld in de Wet op de kansspelen.

• •

  Het in een inrichting in de zin van de Alcoholwet gelegenheid geven tot dansen.

• •

  Betogingen, samenkomsten en vergaderingen als bedoeld in de Wet openbare manifestaties.

• •

  Activiteiten als straatartiest, straatfotograaf, tekenaar, filmoperateur of gids op aangewezen openbare plaatsen en speelgelegenheden.

Onder evenementen worden ook verstaan:

• •

  Een herdenkingsplechtigheid.

• •

  Een braderie.

• •

  Een optocht op de weg, niet zijnde een betoging als bedoeld in artikel 2:3.

• •

  Een feest, muziekvoorstelling of wedstrijd op of aan de weg.

• •

  Een straatfeest of buurtbarbecue.

• •

  Full contact vechtsportwedstrijden of -gala’s.

• •

  Sportwedstrijden die qua aard of omvang niet tot amateursportwedstrijden gerekend kunnen worden.

Onderscheid wordt gemaakt in1:

• •

  Kleine evenementen:

  • o

    Eendaagse evenementen.

  • o

    Het aantal gelijktijdig aanwezigen is niet meer dan 150 personen.

  • o

    De activiteiten vinden plaats tussen 07.00 uur en 00.00 uur.

  • o

    Er wordt geen muziek ten gehore gebracht tussen 23.30 uur en 07.00 uur, en het maximaal toelaatbare geluidsniveau van 70 dB(A) en 80 dB(C) op de gevels van omringende woningen wordt niet overschreden.

  • o

    De activiteiten vinden niet plaats op de rijbaan, weg, (brom)fietspad, parkeerplaats of anderszins dat een belemmering vormt voor het verkeer en de hulpdiensten.

  • o

    Gebruikte objecten zijn niet groter dan 50 m² per object.

• •

  Categorie A: evenementen zonder noemenswaardige risico’s die niet of nauwelijks inzet vragen van hulpdiensten.

• •

  Categorie B: evenementen met mogelijke risico’s waar nadere regels nodig zijn om de veiligheid te borgen.

• •

  Categorie C: evenementen die risico’s met zich meebrengen zodat nadere regels nodig zijn om de veiligheid te kunnen borgen.

Voorliggend beleid richt zich op evenementen die vallen onder bovenstaande definitie.

1.3 DOELSTELLING EVENEMENTENBELEID

Met het Integraal Evenementenbeleid Oldenzaal heeft de gemeente de volgende doelstellingen:

• •

  Het creëren van meer economisch rendement.

• •

  Het stimuleren van kwalitatief hoogwaardige en gevarieerde evenementen.

• •

  Het bieden van duidelijkheid over de regels en het beleid.

• •

  Het bieden van handvatten en duidelijkheid vooraf aan alle belanghebbenden door middel van praktische informatie.

• •

  Het tegemoet komen van evenementenorganisaties, ondernemers en inwoners door het vereenvoudigen van de regels.

• •

  Het bijdragen aan duurzaamheid, gezondheid en toegankelijkheid voor alle inwoners (jongeren, ouderen, mindervaliden en alle andere doelgroepen).

• •

  Het leveren van een bijdrage aan het welbevinden van de inwoners met behulp van aansprekende evenementen.

• •

  Het vastleggen van de identiteit van Oldenzaal binnen de regio.

• •

  Het vastleggen van de rollen en taken van de gemeente op het gebied van evenementen.

Het integrale evenementenbeleid is ingestoken vanuit het gedachtegoed van de nog vast te stellen Omgevingswet. Het geeft aan hoeveel evenementen jaarlijks per evenementenlocatie mogen worden georganiseerd en hoeveel bezoekers maximaal zijn toegestaan.

Om het evenementenbeleid voor evenementenorganisaties eenvoudiger te maken zijn meerdere beleidsstukken integraal bekeken en verwerkt in het voorliggende beleidsstuk. Vervolgens zijn deze stukken gelijktijdig met de vaststelling van het voorliggende beleidsstuk ingetrokken (Nota Regels Evenementen Oldenzaal 2020, Subsidieregeling evenementen Oldenzaal 2019 en de Beleidsregel ‘Gebruik binnenstadstuinen voor evenementen’).

1.4 PARTICIPATIETRAJECT

Participatie is een belangrijk onderdeel geweest in de totstandkoming van het nieuwe integrale evenementenbeleid. De volgende participatieonderdelen maakten onderdeel uit van het proces:

• •

  Individuele- en groepsgesprekken met specialisten binnen de gemeente Oldenzaal (waaronder vrijetijdseconomie, veiligheid en vergunningen en Team Buitenbeheer), meerdere evenementenorganisaties en diverse partijen in de cultuursector.

• •

  Werkatelier evenementorganisatoren op 19 april 2022 (zie bijlage 1 voor het verslag).

• •

  Bewonersenquête die is uitgezet tussen half mei en begin juni 2022 (zie bijlage 3 voor de uitkomsten) met een respons van 537 ingevulde enquêtes.

• •

  Bewonersavond op 8 juni 2022 (zie bijlage 2 voor het verslag). Tijdens deze avond waren enkele bewoners en meerdere raadsleden, forumleden en gemeenteambtenaren aanwezig.

• •

  Enkele bijeenkomsten met een projectgroep die mee heeft gekeken en gedacht tijdens het ontwikkelingsproces (zie colofon).

• •

  Input van een ambtelijke klankbordgroep naar aanleiding van een kick-off meeting en reflectie op het conceptrapport. Diverse specialisten vanuit de gemeente hebben meegekeken en -gedacht bij de totstandkoming van het beleid, evenals medewerkers van de politie, brandweer en de Veiligheidsregio Twente (VRT).

1.5 LEESWIJZER

Voorliggende rapportage start in hoofdstuk 2 met de uitgangssituatie rond evenementen in Oldenzaal. Het hoofdstuk gaat in op de huidige identiteit van Oldenzaal, de huidige evenementen, landelijke trends en ontwikkelingen rond evenementen, de huidige beleidskaders en een samenvatting van het participatietraject. De uitkomsten zijn bij elkaar geplaatst op basis van de sterkten, zwakten, kansen en bedreigingen, oftewel een SWOT (Strenghts, Weaknesses, Opportunities en Threats) analyse. Hoofdstuk 3 geeft de doelstellingen weer die de gemeente heeft op het gebied van evenementen en ook de doelgroepen worden beschreven.

Hoofdstuk 3 eindigt met een heldere toekomstvisie: Waar moet Oldenzaal naar toe op het gebied van evenementen? Deze visie is nader uitgewerkt in vier ambities.

Vanuit de toekomstvisie met ambities is in hoofdstuk 4 het integrale toetsingskader beschreven. Dit kader geeft alle betrokken partijen duidelijkheid over de wijze waarop de gemeente omgaat met evenementen. Dat betreft onder andere aspecten als vergunningen, stimuleringsfonds, de rol van de gemeente, Oldenzaal Promotie, evenementenorganisaties, veiligheids- en gezondheidsrichtlijnen, op- en afbouw van evenementen, het gebruik van de openbare ruimte, geluidsnormen, de frequentie en het aantal evenementen, natuurbescherming, duurzaamheid en de locatieprofielen per evenementenlocatie.

Hoofdstuk 5 gaat in op de beheeraspecten van evenementen, zoals de financiën, monitoring en evaluatie, handhaving tijdens evenementen en het tegengaan van ondermijning.

FIGUUR 1 INDELING RAPPORT

Bron: Sweco, 2022

Dit hoofdstuk geeft een beeld van de uitgangssituatie en de kaders die van belang zijn voor het opstellen van het evenementenbeleid. Aan bod komen de huidige identiteit van Oldenzaal in de regio (paragraaf 2.1), de huidige evenementen in Oldenzaal en hun kenmerken (paragraaf 2.2), de trends en ontwikkelingen op het gebied van evenementen (paragraaf 2.3) en de huidige beleidskaders (paragraaf 2.4). Als onderdeel van het onderzoek heeft een participatietraject plaatsgevonden (zie ook 1.5). In paragraaf 2.5 zijn de belangrijkste conclusies hiervan uiteengezet. Het hoofdstuk wordt afgesloten met een SWOT-analyse in paragraaf 2.6.

2.1 HUIDIGE IDENTITEIT OLDENZAAL IN DE REGIO

De onderscheidende thema’s van Oldenzaal zijn afgeleid uit diverse rapportages, beleidsstukken en het participatietraject voor het evenementenbeleid. De thema’s tezamen vormen de identiteit van Oldenzaal en kunnen de stad op de kaart zetten.

FIGUUR 2 ONDERSCHEIDENDE THEMA’S OLDENZAAL WAAR EVENEMENTEN OP AAN KUNNEN HAKEN

Bron: Participatietraject, 2022

FIGUUR 3 SLOGAN OLDENZAAL, DE GLIMLACH VAN TWENTE

Bron: Oldenzaal Promotie, 2022

2.2 HUIDIGE EVENEMENTEN OLDENZAAL

Oldenzaal heeft in het bestemmingsplan vijf evenementenlocaties aangewezen, te weten vier in de binnenstad (Groote Markt, Kloosterstraat - Oostwal (Bisschopsplein), Ganzenmarkt en Sint Plechelmusplein) en één daarbuiten, namelijk Het Hulsbeek. Om andere locaties te gebruiken als evenementenlocatie moet toestemming bij de gemeente worden aangevraagd. Dit kan via een ‘afwijking planologische strijdigheid’ (zie paragraaf 4.11).

FIGUUR 4 HUIDIGE EVENEMENTENLOCATIES OLDENZAAL

Bron: Sweco, 2022

Oldenzaal heeft één C-evenement. Dit evenement trekt ieder jaar circa 100.000 bezoekers. Behalve een C-evenement worden in Oldenzaal ook ieder jaar meerdere evenementen in categorie A en B georganiseerd. Tabel 1 geeft een overzicht van meerdere spraakmakende evenementen in Oldenzaal. Zie bijlage 4 voor het complete overzicht van evenementen in 2022.

EVENEMENT	KENMERKEN	SFEERBEELD
Carnaval	• Periode: Eind februari / begin maart • Locatie: Binnenstad • Organisatie: OCV de Kadolstermennekes • Aantal bezoekers: Circa 100.000 • Doelgroep: Iedereen uit de regio
Boeskool is Lös	• Periode: Half augustus • Locatie: Binnenstad • Organisatie: Stichting 'n Boeskool is Lös • Aantal bezoekers: Circa 35.000 • Doelgroep: Iedereen uit de regio
Twente Ballooning	• Periode: Eind augustus • Locatie: Recreatiepark het Hulsbeek • Organisatie: Rien Jurg Promotions • Aantal bezoekers: Circa 35.000 • Doelgroep: Iedereen uit de regio
Hulsbeekdag	• Periode: Half april • Locatie: Recreatiepark het Hulsbeek • Organisatie: Recreatieschap Twente • Aantal bezoekers: Circa 20.000 • Doelgroep: Iedereen uit de regio

TABEL 1 CATEGORIE B- EN C-EVENEMENTEN IN OLDENZAAL 2022 EN HUN KENMERKEN

Bron: Uitinoldenzaal.nl 2022 en foto’s van de gemeente Oldenzaal

2.3 LANDELIJKE TRENDS EN ONTWIKKELINGEN EVENEMENTEN

De landelijke trends en ontwikkelingen die spelen bij evenementen vormen een belangrijk uitgangspunt voor het integrale evenementenbeleid van Oldenzaal. Zij bepalen de kaders waaronder evenementen vandaag en in de toekomst functioneren. Onderstaand de belangrijkste evenemententrends en ontwikkelingen.

2.4 HUIDIGE BELEIDSKADERS EVENEMENTEN

In onderstaande tabel zijn de huidige beleidsstukken en visies van de gemeente Oldenzaal opgenomen, die duidelijke raakvlakken hebben met evenementen en de organisatie ervan. In de tabel is per beleidsstuk en visie een korte samenvatting en reflectie opgenomen.

2.5 SAMENVATTING PARTICIPATIETRAJECT

Als onderdeel van de inventarisatie van de uitgangspunten heeft een participatietraject plaatsgevonden met de volgende groepen:

• •

  12 individuele en groepsinterviews met evenementorganisaties, retailers en gemeenteambtenaren. Vanuit de interviews is meer informatie opgehaald over specialistische onderwerpen die te maken hebben met evenementen, de sterke en verbeterpunten van het huidige evenementenbeleid.

• •

  Werkatelier met evenementenorganisaties, retailers en gemeenteambtenaren. In totaal waren 22 mensen aanwezig. In twee groepen is gediscussieerd over verbeterpunten van het evenementenbeleid en de versterking van de kwaliteit van evenementen (zie het verslag in bijlage 1).

• •

  Bewonersavond: Op de dag zelf waren vier bewoners aanwezig. In de avond waren ook raads- en commissieleden en gemeenteambtenaren aanwezig, waardoor de totale opkomst uit 17 deelnemers bestond. Dat aantal is te laag om representatief te zijn voor de mening van bewoners. De avond heeft wel nuttige informatie opgeleverd ten aanzien van de visie en ambitie van evenementen in Oldenzaal (zie bijlage 2 voor het verslag).

• •

  Bewonersenquête: Tussen 18 mei en 5 juni 2022 konden inwoners van Oldenzaal hun mening geven over evenementen in Oldenzaal. In totaal hebben 537 mensen meegedaan. Dit aantal betekent een hoge mate van betrouwbaarheid van de resultaten (zie de resultaten in bijlage 3).

De opgehaalde informatie uit het gehele participatietraject is gebruikt bij het vormen van een beeld over het huidige evenementenbeleid. Daarnaast is de toekomstige richting van het evenementenbeleid op de verkregen informatie gebaseerd. De insteek is geweest om bij het nieuwe evenementenbeleid zoveel mogelijk tegemoet te komen aan de wensen en behoeften van de evenementenorganisaties, ondernemers en inwoners.

2.6 SWOT-ANALYSE EN CONFRONTATIE

De SWOT-analyse is een veelgebruikte methode om inzicht te krijgen in het functioneren van een gebied. Het gaat om de relatieve positie. Zaken waar de gemeente en andere partijen invloed op hebben, zijn te scharen onder de sterke of zwakke kenmerken. Invloeden die van ‘buiten’ komen en waar geen of nauwelijks invloed op kan worden uitgeoefend, vallen onder de kansen of bedreigingen.

In onderstaande SWOT-analyse zijn de drie belangrijkste sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen geformuleerd met betrekking tot evenementen in Oldenzaal in het algemeen.

TABEL 2 SWOT-ANALYSE EVENEMENTEN IN OLDENZAAL IN HET ALGEMEEN

Wanneer de kansen en bedreigingen worden geconfronteerd met de sterkten en zwakten, dan richt de opgave zich vooral op de volgende aspecten:

• •

  Om de economische functie van evenementen beter tot zijn recht te laten komen is een betere afstemming van de functies evenementen, horeca en detailhandel van belang. Die afstemming moet zich richten op de datum, openingstijden en betrokkenheid. Dat laatste houdt in dat als er een evenement is, de horeca en detailhandel aanhaken op het evenement, bijvoorbeeld met een speciale aanbieding of beleving in de winkel(straat). Zo kunnen partijen optimaal van elkaar profiteren.

• •

  Kansen liggen bij de ontmoetingsfunctie. Belangrijk is dat deze functie van evenementen behouden blijft en een goede invulling krijgt.

De belangrijkste aspecten van het huidige evenementenbeleid zijn in onderstaande SWOT-analyse samengevat.

TABEL 3 SWOT-ANALYSE HUIDIGE EVENEMENTENBELEID OLDENZAAL

Het confronteren van de kansen en bedreigingen met de sterkten en zwakten leveren de volgende opgaven op:

• •

  Behoud de huidige persoonlijke benadering van partijen bij vergunningaanvragen.

• •

  Versterking verduidelijking regelgeving, waaronder een beperking van de complexiteit en komst integraal evenementenbeleid.

• •

  Extra hulp bieden aan partijen met weinig kennis en ervaring of mankracht om het vergunningentraject goed door te doorlopen. Deze hulp kan de gemeente zelf bieden, organiseren via Oldenzaal Promotie of via ervaringsvolle organisaties.

Belangrijk is om de volgende vraag te beantwoorden: zijn evenementen voor Oldenzaal van belang en zo ja, wat moeten de evenementen tot stand brengen? Dit hoofdstuk geeft hier een antwoord op en is gebaseerd op de uitgangssituatie uit het vorige hoofdstuk inclusief de uitkomsten van het participatietraject.

3.1 DOELSTELLINGEN EVENEMENTEN

Op basis van het evenementenbeleid uit paragraaf 2.4 kan worden afgeleid dat de gemeente Oldenzaal in sterke mate belang hecht aan evenementen in haar gemeente. Dit heeft te maken met de betekenis van evenementen voor het realiseren van allerlei doelstellingen van de gemeente. Grofweg dragen evenementen in het algemeen bij aan het realiseren van de volgende doelstellingen:

• •

  Economische waarde: Evenementen trekken bezoekers die consumeren en leveren consumentenbestedingen op. De gevestigde winkels en horeca kunnen hier in directe zin van profiteren. De voorwaarde is dan wel dat er een directe relatie is met winkels en horeca en deze functies ook open zijn tijdens het evenement.

• •

  In indirecte zin profiteren winkels en horeca van evenementen doordat bezoekers op het idee worden gebracht om buiten het evenement om een bezoek te brengen aan de binnenstad. Evenementen zorgen ook voor de naamsbekendheid van Oldenzaal waardoor bezoekers op het idee worden gebracht vaker een bezoek te brengen aan Oldenzaal. Vooral dragen spraakmakende en bijzondere evenementen hier sterk aan bij.

• •

  Versterken leefbaarheid en verbondenheid met de stad: Evenementen zorgen voor reuring voor bewoners en bezoekers. Het geeft de inwoners een doel om naartoe te leven en een moment om elkaar te ontmoeten. Evenementen die inwoners gezamenlijk ervaren, geven hen het gevoel onderdeel uit te maken van een community waar zij zich thuis bij voelen. Wanneer spraakmakende en bijzondere evenementen worden neergezet, roept dit bij inwoners ook een gevoel van trotsheid over hun stad op. Dit versterkt de binding met Oldenzaal.

• •

  Leereffect: Evenementen kunnen worden ingezet als middel om inwoners, vaak een specifieke doelgroep, kennis te laten nemen van een specifiek onderwerp. Op een speelse manier leert men zo meer over onderwerpen zoals voedsel, cultuur, geschiedenis en duurzaamheid. Voorbeelden van evenementen in Oldenzaal die een duidelijk leereffect teweegbrengen zijn Paltival, Beleg van Oldenzaal en de Groenmarkt.

Dit zijn denkbare doelstellingen die evenementen in het algemeen met zich mee kunnen brengen. Daarbij kan een evenement een of meerdere van deze doelstellingen dienen.

Naast bovenstaande doelstellingen zijn vanuit het Oldenzaalse beleid de volgende afgeleide doelstellingen benoemd waar evenementen aan moeten voldoen, te weten:

• •

  Voor iedereen (inclusiviteit). Belangrijk is dat evenementen voor iedereen toegankelijk zijn: voor kinderen, jongeren, (jong)volwassenen en ouderen. Speciale aandacht moet worden besteed aan mindervaliden. Daarnaast moeten alle doelgroepen gedurende het jaar worden aangesproken door meerdere evenementen.

• •

  Veilig. Belangrijk is dat evenementen in een veilige omgeving plaatsvinden zodat het risico op ongelukken zo klein mogelijk blijft.

• •

  Het juiste evenement op de juiste plek. Belangrijk is dat een locatie zich leent voor een bepaald type evenement. De evenementen die plaatsvinden in de binnenstad moeten passen bij de regionale functie van de binnenstad. Er moet ruimte over worden gelaten aan de andere functies in de binnenstad. Daarnaast moeten evenementen passen bij de structuur van het plein of de straat waar deze plaatsvinden. Evenementen die veel ruimte nodig hebben, kunnen uitwijken naar de locatie Het Hulsbeek.

• •

  Duurzaamheid. Het beleid van de gemeente maakt deze koppeling nog niet direct met evenementen. Inspelen op duurzaamheid is echter onvermijdelijk. Belangrijk is dat in ieder geval op landelijke richtlijnen wordt ingespeeld en dat evenementenorganisaties worden gestimuleerd om extra duurzaamheidsmaatregelen te nemen.

• •

  Gezondheid. Een van de pijlers van het gemeentelijk beleid is het stimuleren van een gezonde leefstijl nu en in de toekomst. Dit richt zich op gezonde voeding en dranken en aspecten als het ontmoedigen van roken, verminderen overgewicht, stress, problematisch alcohol- en middelengebruik en het bevorderen van beweging.

• •

  Laagdrempeligheid evenementenbeleid. Om te komen tot krachtige evenementen is het belangrijk dat evenementenorganisaties en ondernemers met zo weinig mogelijk drempels een evenement kunnen organiseren. Insteek van de gemeente is om hen daarin zo veel mogelijk tegemoet te komen. Dat geldt ook voor bewoners met ideeën of klachten. Belangrijk is dat zij hun weg gemakkelijk vinden en het gevoel krijgen dat de gemeente met hen meedenkt.

FIGUUR 5 SAMENVATTING DOELSTELLINGEN EVENEMENTEN OLDENZAAL

Bron: Sweco, 2022

3.2 DOELGROEPEN

Vanuit de doelstellingen kunnen de volgende doelgroepen van evenementen worden geformuleerd: inwoners Oldenzaal, regiobezoekers en bezoekers van verder weg. Onder de laatste twee groepen behoren ook bezoekers uit Duitsland.

Inwoners van Oldenzaal worden aangetrokken door zowel kleine als grote evenementen. Het zijn voornamelijk de grotere evenementen van Oldenzaal die bezoekers van buiten Oldenzaal aantrekken. Belangrijk is dat er gedurende het jaar voor iedereen diverse keren aantrekkelijke evenementen zijn. Ook is het belangrijk dat de evenementen voor iedereen toegankelijk zijn. Dus voor kinderen, jongeren, (jong)volwassenen, ouderen en mindervaliden. Om voor iedereen toegankelijk te zijn is het belangrijk dat een deel van de evenementen gratis toegankelijk is. Niet alle evenementen hoeven altijd iedereen aan te spreken. Belangrijk is dat alle subgroepen zich enkele keren per jaar aangetrokken voelen tot een evenement.

FIGUUR 6 SFEERBEELD INCLUSIVITEIT DOELGROEPEN EVENEMENTEN

Bron: Sweco, 2022

3.3 VISIE EN AMBITIES

Op basis van de uitgangssituatie en de kaders die zijn geschetst in hoofdstuk 2, de conclusies uit het participatietraject en de doelstellingen en de doelgroepen, zijn de volgende visie en ambities voor het Integraal Evenementenbeleid Oldenzaal geformuleerd:

AMBITIE 1: BREED EN DIVERS, KWALITATIEF HOOGWAARDIG >>

Het evenementenaanbod in Oldenzaal moet breed en divers zijn. Dat wil zeggen dat in de gemeente idealiter niet alleen muziekevenementen plaatsvinden, maar dat er ook ruimte moet zijn voor bijvoorbeeld een evenement met onversterkte muziek, cultuur-, sport- en/of foodevenementen. Een grote diversiteit aan type evenementen zorgt ervoor dat er voor alle inwoners in Oldenzaal gedurende het jaar wel iets te beleven is. De gemeente vindt het belangrijk dat de Oldenzaalse evenementen voor alle doelgroepen toegankelijk zijn, ook voor de mindervalide inwoners. Daarnaast dient een deel van het aanbod gratis toegankelijk te zijn, zodat ook inwoners met een kleinere portemonnee kunnen profiteren van de evenementen.

Naast een breed en divers aanbod is het ook van belang dat het evenementenaanbod van kwalitatief hoogwaardig niveau is. Daarbij gaat het met name om de organisatie van (middel)grote evenementen. Het hoogwaardige niveau heeft dan betrekking op het feit dat organisatoren het evenement op een professionele wijze aanpakken en daarbij lokale of regionale partijen betrekken. Daarbij kan het bijvoorbeeld gaan om het regelen van de inzet van beveiliging, de aanvraag van een of meerdere vergunningen en het omgaan met de geluidsbeperkingen op de evenementenlocatie. De verantwoordelijkheid ligt grotendeels bij de organisatie, maar er is ook een rol weggelegd voor de gemeente, die bij een vergunningaanvraag duidelijk de kaders en voorwaarden meegeeft.

Ook inhoudelijk moeten evenementen goed in elkaar zitten. Evenementen zijn het visitekaartje van de (binnen)stad. Daarom moet er een professionele indruk achter worden gelaten en moet de verblijfsduur verlengend werken. Dat vraagt om het krachtig neerzetten van het belevingselement. Het streven moet zijn om bezoekers altijd met een blij gevoel naar huis te laten gaan.

AMBITIE 2: LOKALE / REGIONALE BINDING VERSTERKEN >>

Het streven is dat evenementen een ontmoetingsfunctie hebben voor inwoners en bezoekers van buiten (zie paragraaf 3.1). De onderlinge verbondenheid en gemeenschapszin wordt door evenementen gestimuleerd, wat inwoners sterker bindt aan Oldenzaal. Een groot deel van de evenementen in Oldenzaal heeft een sterke (boven)lokale ontmoetingsfunctie. Belangrijk is dat deze evenementen behouden blijven en alle inwoners van Oldenzaal gedurende het jaar worden aangesproken door verschillende evenementen.

In het eerdere hoofdstuk is al benoemd dat evenementen gunstige economische spin-off effecten met zich mee kunnen brengen voor lokale ondernemers. In de eerste plaats gaat het om combinatiebezoek tijdens evenementen met de gevestigde detailhandel en horeca. Tijdens evenementen kunnen bezoekers ook verleid worden later nog eens terug te komen naar Oldenzaal om een bezoek te brengen aan de Oldenzaalse ondernemers. Op die manier zetten evenementen Oldenzaal op de kaart. Evenementen kunnen dit tot stand brengen door aan te haken op de identiteit van Oldenzaal (zie paragraaf 2.1).

Lokale ondernemers kunnen ook zelf evenementen organiseren en daar financieel beter van worden. Enkele horecaondernemers in Oldenzaal organiseren jaarlijks verschillende evenementen waarbij zij zichzelf en Oldenzaal op de kaart zetten. Het is goed als anderen zich bij hen aansluiten.

Daarnaast gaat het om de inzet van lokale ondernemers bij evenementen op Het Hulsbeek. Daar waar het mogelijk wil de gemeente de binding met lokale ondernemers en organisatoren versterken, zodat de Oldenzaalse ondernemers (en werknemers) mee kunnen profiteren van evenementen op Het Hulsbeek.

Ook stimuleert de gemeente maatschappelijk verantwoord ondernemen onder organisatoren. Dit heeft vooral betrekking op evenementen met een leerfunctie (zie paragraaf 3.1). Daarnaast heeft dit betrekking op de inzet van (regio)werknemers met een afstand tot de arbeidsmarkt, het betrekken van de lokale minima, het tegengaan van voedselverspilling op een evenement, het aanbieden van gezond voedsel, het inzetten van duurzame materialen, of het ophalen van geld voor een lokaal goed doel. Daarmee wordt de binding tussen het evenement en de lokale en regionale context versterkt.

AMBITIE 3: LEEFBARE EN LEVENDIGE STAD >>

Om te zorgen dat de lusten en lasten van evenementen goed worden verdeeld, moet een goede balans tussen leefbaarheid en levendigheid worden gewaarborgd. Daarvoor is het allereerst van belang om evenementen goed te spreiden over het jaar en over verschillende locaties in de gemeente. Belangrijk is dat omwonenden zo weinig mogelijk overlast ervaren van evenementen. Daarom maakt de gemeente voorafgaand aan een evenement afspraken met organisatoren over de wijze waarop omwonenden van een evenementenlocatie worden geïnformeerd over het evenement, bij wie omwonenden gedurende het evenement terecht kunnen bij eventuele hinder en hoe kan worden voorkomen dat afval van het evenement wordt meegenomen naar buiten het terrein. Dit alles om te voorkomen dat de leefbaarheid van bewoners in het gedrang komt door evenementen.

Tot slot wil de gemeente zo veel mogelijk het aantal evenementen beperken op locaties waar andere functies plaatsvinden die tijdens een evenement tijdelijk moeten uitwijken naar een andere locatie. De warenmarkt moet bijvoorbeeld meerdere keren per jaar uitwijken naar een andere locatie in de binnenstad door evenementen die op de Groote Markt plaatsvinden. Momenteel worden ook regelmatig evenementen op een parkeerterrein georganiseerd, waardoor automobilisten moeten uitwijken naar andere parkeerlocaties.

AMBITIE 4: LAAGDREMPELIG BELEID >>

Om te zorgen voor voldoende en krachtige evenementen is het belangrijk dat evenementenorganisaties zo weinig mogelijk drempels opgeworpen worden bij de organisatie van evenementen. Daarnaast moet het voor bewoners duidelijk zijn waar zij terecht kunnen met ideeën of klachten over evenementen. De gemeente gaat aan de slag met het verbeteren van de informatievoorziening op haar website, zodat evenementenorganisaties en inwoners goed worden geïnformeerd. Ook maken we het voor evenementenorganisaties en inwoners eenvoudiger door alle beleidsstukken en andere relevante stukken integraal te verwerken in één beleidsstuk.

Dit hoofdstuk geeft vanuit de toekomstvisie en ambities het beleidskader voor evenementen aan. Alle bepalingen op het gebied van evenementen zijn te vinden in dit rapport en vervangen eerdere toetsingskaders (Nota Regels Evenementen Oldenzaal 2020, Subsidieregeling evenementen Oldenzaal 2019 en de Beleidsregel ‘Gebruik binnenstadstuinen voor evenementen’). Ieder onderwerp is in een aparte paragraaf uitgewerkt.

4.1 VERGUNNINGEN

Welke vergunning(en) je nodig hebt voor het organiseren van een evenement hangt af van het type evenement en de locatie. Bij het aanvragen van vergunningen maken we onderscheid tussen twee verschillende soorten evenementen die ieder een andere procedure kennen:

• 1.

  Meldingsplichtige evenementen.

• 2.

  Vergunningsplichtige evenementen.

Of een evenementenorganisatie een vergunning aanvraag of een melding moet doen, is te zien op www.oldenzaal.nl/evenementenvergunning of via de vergunningschecker. De vergunning of melding wordt gedaan via www.oldenzaal.nl (zoekterm: vergunningintaker).

VERGUNNINGPROCES IN RELATIE TOT DE VISIE >>

Om de visie en doelstellingen/ambities te realiseren, is het nodig om te zorgen voor een goede dienstverlening en informatievoorziening richting organisatoren. We houden vast aan het huidige vergunningenproces. Het huidige vergunningenproces werd namelijk goed gewaardeerd tijdens het participatieproces. Echter, kleinere organisaties vinden het vergunningentraject soms lastig. Een persoonlijke benadering tijdens de vergunningaanvraag behouden we daarom. Tevens kan een buddysysteem, waarbij ervaren organisaties hulp bieden aan kleinere organisaties, hier mogelijk een oplossing voor zijn (zie paragraaf 4.3).

MELDINGSPLICHTIGE EVENEMENTEN: KENMERKEN EN PROCEDURE >>

Kenmerken meldingsplichtige evenementen

• •

  Eendaagse evenementen

• •

  Maximaal 150 bezoekers.

• •

  Tussen 07.00 en 00.00 uur.

• •

  Muziek alleen te horen tussen 07.00 en 23.30 uur.

• •

  Muzieksterkte van maximaal 70dB(A) en 80 dB(C) op de gevels van omringende woningen.

• •

  De activiteiten vinden niet plaats op de rijbaan, weg, (brom)fietspad, parkeerplaats of vormen anderszins een belemmering voor het verkeer en de hulpdiensten.

• •

  Plaatsing objecten niet groter dan 50 m².

• •

  Aanwezigheid organisator.

Procedure meldingsplichtige evenementen

• •

  15 werkdagen voor de aanvang van het evenement moet de melding binnen zijn bij de gemeente.

• •

  De gemeente kan het evenement tot tien werkdagen na ontvangst van de melding verbieden. Gronden zijn verstoring van de openbare orde, verkeersveiligheid, volksgezondheid en milieu.

• •

  De evenementenorganisatie moet zich houden aan algemene regels, zoals geen hinder veroorzaken voor de omgeving en het verkeer.

• •

  Juridische basis meldingsplicht: Artikel 2:24 lid 3 en 2:25 Algemene Plaatselijke Verordening (APV) Oldenzaal 2022. Bij de inwerkingtreding van de Omgevingswet wordt bij afwijkend gebruik ook getoetst aan het Omgevingsplan.

VERGUNNINGSPLICHTIGE EVENEMENTEN: KENMERKEN EN PROCEDURE >>

Kenmerken vergunningsplichtige evenementen

Dit zijn alle evenementen die verder gaan dan de meldingsplichtige evenementen.

Procedure vergunningsplichtige evenementen

• •

  De organisator van een regulier evenement zonder noemenswaardige risico’s (niet of nauwelijks inzet van hulpdiensten) moet tenminste acht weken van tevoren de vergunning aanvragen. Organisatoren van evenementen met (mogelijke) risico’s (mogelijke inzet hulpdiensten) moeten om de veiligheid te kunnen borgen 12 weken voorafgaand aan het evenement via de online tool van de gemeente de vergunning aanvragen4.

• •

  Organisaties moeten de volgende gegevens aanleveren:

  • o

    Een beschrijving van het evenement.

  • o

    De locatie en de datum van het evenement.

  • o

    Naam, adres en contactgegevens van de organisator.

  • o

    Naam, adres en contactgegevens van de contactpersoon.

  • o

    Overhandiging van een tekening bij gebruik van een tent, situatietekening, veiligheidsplan, contract EHBO en beveiliging, en verkeersplan.

• •

  Het bevoegde gezag kan in het belang van de veiligheid, volksgezondheid en het milieu nadere regels vaststellen voor het organiseren en het veilige verloop van een evenement.

• •

  De vergunning wordt geweigerd als sprake is van de volgende zaken:

  • o

    Niet is voldaan aan de indieningsvereisten.

  • o

    Onevenredige schade aan de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid en het milieu wordt verwacht.

  • o

    De natuurlijke- of rechtspersoon die een evenement organiseert en/of als eerste verantwoordelijke aan de evenementorganisatie leiding geeft, van in enig opzicht slecht levensgedrag is.

• •

  Omwonenden en andere belanghebbenden kunnen bezwaar maken tegen de vergunning en vervolgens in beroep gaan bij de rechtbank.

• •

  Juridische basis vergunning: Artikel 2:25 Algemene plaatselijke verordening Oldenzaal 2022 en het Integraal evenementenbeleid Oldenzaal. Bij de inwerkingtreding van de Omgevingswet wordt bij afwijkend gebruik ook getoetst aan het Omgevingsplan.

• •

  De kosten voor het aanvragen van een evenementenvergunning worden in de vorm van leges in rekening gebracht bij de aanvrager:

  • –

    Evenementen categorie A: € 75,00.

  • –

    Evenement categorie B: € 150,00.

  • –

    Evenement categorie C: € 300,00.

MELDINGS- EN VERGUNNINGENPROCES >>

FIGUUR 7 STROOMSCHEMA VERGUNNINGENPROCES

Bron: Sweco, 2022

Bij A-, B- en C-evenementen plant de gemeente met de evenementenorganisatie een (integraal) overleg in, gecoördineerd door de medewerker APV/Bijzondere wetten. In het overleg bespreekt de gemeente de aanvraag van de evenementenvergunning en de bijbehorende documenten met de organisator van het evenement, de hulpdiensten, handhaving, de medewerkers van Team Veiligheid, een constructeur, de medewerkers van Team Buitenbeheer en een verkeersdeskundige.

Bij nieuwe en/of grote risicovolle evenementen organiseert de gemeente een breed overleg, gecoördineerd door de Veiligheidsregio Twente (VRT). Deelnemers aan dit overleg zijn de gemeente Oldenzaal, te weten een medewerker van de afdeling Vergunningen, indien nodig uitgebreid met medewerkers vanuit andere afdelingen, de organisator van het evenement, brandweer Twente, de politie en de geneeskundige hulporganisatie (GHOR).

Zodra de vergunning is verleend, wordt deze naast de evenementenorganisatie naar alle betrokken afdelingen van de gemeente doorgestuurd. De afdelingen zijn vervolgens zelf verantwoordelijk voor het op de hoogte brengen van de dienstdoende medewerkers rond een evenement. Hier valt nog winst te boeken, want momenteel is niet altijd iedereen goed op de hoogte.

SCHAARSE VERGUNNINGEN >>

Een aanvraag kan op basis van een artikel 1:8 van de APV geweigerd worden. Als er sprake is van twee aanvragen voor een evenementenvergunning voor dezelfde locatie en op dezelfde dag(en) kan een vergunning geweigerd worden op basis van schaarse vergunningen volgens de handreiking voor gemeenten van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) voor schaarse vergunningen.

Om willekeur te voorkomen is hieronder aangegeven hoe hiermee om te gaan.

• 1.

  Jaarlijks terugkerende evenementen gaan voor nieuwe initiatieven.

• 2.

  Een evenement aangekondigd met een “vooraankondiging”, gaat voor een evenement die geen vooraankondiging heeft ingediend.

• 3.

  Wie het eerst aanvraagt, wie het eerst maalt principe. De datum van binnenkomst, geregistreerd bij team ondersteuning en informatie, is bepalend.

• 4.

  Als er geen keuze gemaakt kan worden op basis van de eerste drie punten, beslist de burgemeester.

NIEUWE AANVULLINGEN EVENEMENTENVERGUNNINGENTRAJECT >>

• •

  Overnemen van het advies van de Veiligheidsregio Twente (VRT) om geen meer-jarenvergunningen te verstrekken. Dit komt niet ten goede aan een veiligheid-kritisch proces waarin een alerte en (positief) kritische houding essentiële onderdelen zijn. Ook wil de gemeente evenementen stimuleren om te blijven vernieuwen en meerjarenvergunningen stimuleren dat niet.

• •

  Hoewel we in Oldenzaal vernieuwing willen stimuleren, zijn er evenementen die jaarlijks op meerdere onderdelen min of meer hetzelfde zijn. Bij sommige onderdelen waarbij vernieuwing minder relevant is, proberen we het voor organisaties makkelijker te maken. Dit kan bijvoorbeeld door het mogelijk te maken om in een vergunningaanvraag te verwijzen naar eerder aangeleverde gegevens.

• •

  Koppelen van vergunningentraject aan evenementenkalender. Meldings- en vergunningsplichtige evenementen meldt de gemeente automatisch aan bij Oldenzaal Promotie, die de gemeentelijke evenementenkalender beheert. Organisaties hoeven dit niet zelf te doen. De gemeente verwijst op haar website naar de evenementenkalender van Oldenzaal Promotie.

• •

  Ontwikkelen van een gemeentelijke evenementenkalender, waarin naast de gemelde en vergunde evenementen ook evenementen worden opgenomen die in behandeling zijn of in de toekomst gepland zijn, maar die nog niet zijn aangevraagd.

• •

  Toevoegen van gezondheids- en duurzaamheidsverplichtingen aan de veiligheidsplanvergunning. Als onderdeel van het veiligheidsplan moeten evenementenorganisaties aantonen hoe zij omgaan met wetgeving en regelgeving op het gebied van gezondheid en duurzaamheid.

• •

  Stimuleren van evenementenorganisaties om omwonenden te informeren over waar zij terecht kunnen met klachten op de dag van het evenement. In de vergunningaanvraag is een verwijzing hiernaar opgenomen.

• •

  Meedenken met organisaties over de evenementenlocatie. Mogelijk is een andere locatie geschikter wanneer gekeken wordt naar de aanwezige voorzieningen. In een vroeg stadium denkt de gemeente met de organisaties mee.

• •

  Opnemen van een verplichting tot het installeren van tijdelijke watertappunten bij sportevenementen en bij andere evenementen wanneer sprake is van 30 graden Celsius of hoger (zie ook paragraaf 4.5).

AFWIJKING PLANOLOGISCHE STRIJDIGHEID / OMGEVINGSVERGUNNING >>

Op de aangewezen evenementenlocaties (Groote Markt, Kloosterstraat – Oostwal (Bisschopsplein), Ganzenmarkt, Sint Plechelmusplein en Het Hulsbeek) kunnen met een vergunning sowieso evenementen worden georganiseerd. Op basis van ambitie 4, laagdrempelig beleid, is de insteek dat de Stadstuin, het Kalheupinkpark en park Stakenkamp in Zuid-Berghuizen ook de status van evenementenlocatie krijgen. De gemeente Oldenzaal vindt deze drie locaties geschikt als evenementenlocatie. Momenteel vinden meerdere keren per jaar op deze locaties evenementen plaats. Bovendien streeft de gemeente ernaar om het voor organisatoren eenvoudiger en laagdrempeliger te maken om een evenement te organiseren. Daarom streeft de gemeente naar een toewijzing van de genoemde locaties als evenementenlocatie in het omgevingsplan5. De afdeling Ruimtelijke Ordening onderzoekt of deze locaties als evenementenlocatie opgenomen kunnen worden in het omgevingsplan, na inwerkingtreding van de Omgevingswet.

Tot die tijd moet voor de locaties die niet aangewezen zijn als evenementenlocatie, naast een evenementenvergunning een ‘afwijking planologische strijdigheid’ worden aangevraagd als tijdelijke evenementenlocatie (of een omgevingsvergunning zodra de omgevingswet in werking treedt). Dit heeft te maken met het feit dat de APV niet aangeeft of een locatie geschikt is (ruimtelijke aanvaardbaar) als evenementenlocatie. De eventuele tijdelijke evenementenlocaties worden getoetst op basis van het omgevingsplan (en onder de Omgevingswet de ‘werkingsgebieden’). Bij de beoordeling van de ruimtelijke relevantie wordt het volgende onderscheid gemaakt6:

• •

  Incidenteel, kortdurend, maximaal eenmaal per jaar. Deze categorie heeft in het algemeen weinig effect op de leefomgeving en is daarmee niet ruimtelijk relevant. Op basis daarvan verleent de gemeente in principe de afwijking (omgevingsvergunning zodra de omgevingswet in werking treedt).

• •

  Op jaarbasis incidenteel, terugkerend, meerdere evenementen. Deze categorie is wel ruimtelijk relevant. De toestemming voor gebruik van de locatie hangt af van de ligging van de locatie in relatie tot de verwachte overlast voor omwonenden. In een woonomgeving zijn eerder negatieve effecten te verwachten dan in een centrumgebied of bedrijventerrein.

• •

  Reguliere grote evenementen. Zie de voorgaande categorie, waarbij eventuele andere evenementen op de locatie op andere momenten betrokken worden.

OVERIGE VERGUNNINGEN >>

Het kan zijn dat evenementenorganisaties nog andere vergunningen of afwijkingen nodig hebben. Bijvoorbeeld voor de verkoop van alcoholhoudende dranken of het organiseren van een loterij. Voor meer informatie hierover kan contact worden opgenomen met de gemeente.

4.2 SUBSIDIES

SUBSIDIEREGELING EVENEMENTEN OLDENZAAL >>

Jaarlijks stelt de gemeente Oldenzaal een financieel budget beschikbaar om uitvoering te geven aan haar toeristisch-recreatief beleid. Met de Subsidieregeling evenementen Oldenzaal blijft de gemeente een deel van dit budget inzetten voor sponsoring van evenementen. De subsidieregeling is een stimuleringsmiddel voor organisatoren van evenementen die een bijdrage leveren aan het op de kaart zetten van Oldenzaal als aantrekkelijke evenementenstad. De Subsidieregeling evenementen Oldenzaal maakt integraal onderdeel uit van het Integraal evenementenbeleid van Oldenzaal (zie bijlage 5). De subsidieregeling treedt samen met het Integraal Evenementenbeleid Oldenzaal in werking. De subsidiebedragen voor evenementen zijn in 2023 geïndexeerd.

Om in aanmerking te komen voor de subsidieregeling kunnen evenementenorganisaties een subsidieaanvraag doen. Om in aanmerking te komen voor een financiële ondersteuning moet een evenement en de evenementenorganisatie voldoen aan de voorwaarden van de subsidieregeling. Vervolgens wordt bepaald hoe de subsidieaanvraag scoort op de beoordelingscriteria. Op basis van de scores op de beoordelingscriteria wordt het uiteindelijke subsidiebedrag bepaald. Het subsidiebedrag bestaat uit de som van het basissubsidiebedrag en het stimuleringsbedrag:

• 1.

  Basissubsidiebedrag: vast bedrag dat toegekend wordt indien voldaan wordt aan minimale beoordelingseis van maximaal 2 keer ‘onvoldoende’ en minimaal 5 keer ‘goed’ op de beoordelingscriteria;

• 2.

  Stimuleringsbedrag: aanvullend bedrag voor elke keer dat de subsidieaanvraag vaker dan 5 keer ‘goed’ scoort op de beoordelingscriteria.

De hoogte van het basissubsidiebedrag en stimuleringsbedrag is afhankelijk van de omvang van het evenement. Zie bijlage 5 voor meer informatie over de subsidieregeling.

Beoordelingscriteria subsidieregeling

• •

  Ambitie 1: Breed en divers, kwalitatief hoogwaardig

  • –

    Het evenement haakt in op een of meerdere van de volgende thema’s: onversterkte muziek, cultuur, sport of food.

  • –

    Het evenement sluit aan bij de identiteit van Oldenzaal (bourgondisch, historisch en cultureel erfgoed).

  • –

    Het evenement is nieuw en een aanvulling op het bestaande evenementenaanbod of laat na eerdere edities een vernieuwende ontwikkeling zien.

  • –

    Het evenement heeft aandacht voor jeugd en ouderen.

  • –

    Het evenement is toegankelijk qua:

    • o

      locatie en voorzieningen, ook voor mensen met beperkingen goed toegankelijk;

    • o

      communicatie, begrijpelijke en duidelijke informatie;

    • o

      financiën, ook voor mensen met minder financiële middelen (deels) toegankelijk.

• •

  Ambitie 2: Lokale/regionale binding versterken

  • –

    De organisatie werkt samen met lokale organisaties, vrijwilligers en/of ondernemers.

• •

  Ambitie 3: Leefbare en levendige stad

  • –

    Het evenement is duurzaam van karakter.

  • –

    De organisatie communiceert richting inwoners en/of ondernemers/instellingen in de omgeving over het evenement en eventuele overlast.

  • –

    Indien van toepassing: evenement biedt verantwoord voedsel en drinken aan.

  • –

    Het evenement vindt plaats in een periode waarin weinig evenementen plaatsvinden (januari, oktober, november en december).

PROVINCIALE SUBSIDIE >>

De provincie Overijssel heeft op dit moment subsidies open staan voor zogenaamde ‘Kleinere evenementen’, ‘Beeldbepalende evenementen’ en ‘Incidentele evenementen’. Meer informatie over de definitie en insteek van de subsidies is te vinden op: Evenementenbeleid - Provincie Overijssel. De subsidie loopt tot eind 2023. Evenementenorganisaties moeten deze subsidie zelf aanvragen.

4.3 DIENSTVERLENING GEMEENTE

Om de ambities te bereiken, zijn een goede dienstverlening en informatievoorziening richting organisatoren en bewoners van belang. De gemeente wil voorspelbaar zijn richting organisatoren en hen enthousiasmeren en motiveren om evenementen te organiseren. Ook ziet de gemeente het als haar taak om bewoners en bedrijven goed en tijdig te informeren over evenementen die in Oldenzaal plaatsvinden. Op die manier wordt het voor iedereen beter voorspelbaar hoe een evenement verloopt en wanneer een evenement precies plaatsvindt.

DIENSTVERLENING RICHTING ORGANISATOREN >>

De gemeentelijke dienstverlening richting organisatoren bestaat uit:

• •

  Verstrekken van informatie over evenementen op de website.

• •

  Bieden van hulp bij meldingen van evenementen en het aanvragen van evenementenvergunningen (zie paragraaf 4.1).

• •

  Verstrekken van informatie over een mogelijke financiële bijdrage (zie paragraaf 4.2).

• •

  Samenwerken en initiëren van evenementen.

• •

  Faciliteren van middelen en inzet van gemeentelijke diensten.

• •

  Aanbieden van water en elektra via gemeentelijke tappunten.

Verstrekken van informatie over evenementen op de website

Op de gemeentelijke website is alle achtergrondinformatie geclusterd bij elkaar beschikbaar over het organiseren van evenementen. Onder de verschillende evenemententhema’s staat aangegeven met wie organisatoren contact kunnen opnemen bij vragen en waar men terecht kan voor meer informatie. Evenementenmeldingen en de aanvraag van evenementenvergunningen en -subsidies vindt online plaats.

Samenwerken en initiëren van evenementen

We willen aandacht geven aan de wensen en initiatieven van de stad en de kracht van de samenleving benutten om de visie tot uitvoer te brengen. Om zaken af te stemmen, kennis te delen vanuit de ervaring en te komen tot passende initiatieven en aanwas van nieuwe evenementen, vindt ieder kwartaal een overleg plaats. Oldenzaal Promotie organiseert dit overleg waar de gemeente en meerdere evenementenorganisaties voor worden uitgenodigd. Samenwerking is ook van belang als het gaat om een link naar andere partijen in de (binnen)stad te leggen.

Faciliteren van middelen en inzet van gemeentelijke diensten

We beschikken over meerdere middelen waar evenementenorganisaties in Oldenzaal een beroep op kunnen doen, zoals de uitleen van afzethekken en de gemeentelijke schoonmaakdienst. Op de gemeentelijke website zijn de kosten hiervan vermeld. Gelet op de extra inzet van de medewerkers, de afschrijving van de middelen en de stijgende energiekosten, dient er een bedrag in rekening te worden gebracht voor het gebruik van middelen en de inzet van gemeentelijke diensten. Na vaststelling worden deze totale kosten inzichtelijk gemaakt richting de evenementorganisator(en), voor de duur van een jaar. Een jaar na vaststelling worden de totale kosten geëvalueerd. Op basis van deze evaluatie wordt besloten of alle kosten, een symbolisch bedrag of een percentage van de gehele kosten in de toekomst in rekening wordt gebracht. In de evaluatie worden de evenementorganisatoren meegenomen, o.a. via het CAFE. Het eerste jaar na vaststelling wordt gebruikt als evaluatiejaar en om evenementenorganisatoren te informeren. Een jaar na vaststelling worden de kosten vermoedelijk (gedeeltelijk) in rekening gebracht richting de evenementenorganisatoren.

Een uitzondering wordt gemaakt voor evenementen die aangewezen zijn als immaterieel erfgoed. In Oldenzaal is momenteel alleen de Carnaval formeel erkend als immaterieel erfgoed. Vanuit deze erkenning wordt de Carnaval vrijgesteld van betaling voor het gebruik van gemeentelijke middelen en diensten.

Het gaat om de volgende middelen en diensten (de actuele lijst is te vinden op de website van de gemeente):

• •

  Middelen: dranghekken, verkeersborden, afzethekken, tekstkarren en afvalcontainers, enzovoort.

• •

  Gemeentelijke diensten: verwijderen van lantaarnpalen, snoeien van groen, inpakken van kunstwerken, afzetten van monumenten en inhuur van de gemeentelijke schoonmaakdienst, enzovoort.

Om gebruik te maken van de middelen en diensten kunnen partijen contact opnemen met het Team Buitenbeheer/ Vergunningen.

De middelen en diensten zijn niet beschikbaar voor evenementen op Het Hulsbeek, omdat de gemeente geen eigenaar is van deze locatie. Evenementenorganisaties moeten daar zelf voor materialen zorgen.

Aanbieden van water en elektra via gemeentelijke tappunten

Evenementenlocaties in de binnenstad beschikken over water- en elektriciteitsinstallaties. Evenementenorganisaties kunnen daar gebruik van maken. Dit moet vooraf worden aangevraagd. Om te stimuleren dat bewust om wordt gegaan met water en elektra moeten alle gebruikers een jaar na vaststelling betalen voor het verbruik. Ook vragen we om een vergoeding voor het dekken van de onderhoudskosten van de tappunten.

De insteek is dat voorafgaand aan het evenement de elektra- en waterstand wordt genoteerd en gefotografeerd. Na afloop van het evenement worden de standen opnieuw genoteerd en gefotografeerd. Op basis van de dan geldende elektra- en watertarieven (die de gemeente ook betaalt aan de leveranciers) wordt het verbruik in rekening gebracht.

Evenementenorganisaties moeten er rekening mee houden dat niet op alle locaties een afvoer voor vuilwater aanwezig is. Het gebruik van de vuilwaterafvoer is gratis op de locaties waar deze voorziening aanwezig is.

DIENSTVERLENING RICHTING BEWONERS EN BEDRIJVEN >>

De gemeentelijke dienstverlening richt zich op:

• 1.

  Informatieverstrekking vooraf.

• 2.

  Klachtenservice.

Informatieverstrekking vooraf

Het is van belang dat bewoners en ondernemers op de hoogte zijn van welk evenement waar en wanneer plaatsvinden. Zo kunnen zij rekening houden met mogelijke activiteiten voor de deur en eventuele wijzigingen in het verkeer, wat invloed kan hebben op de bereikbaarheid van huizen en bedrijven. Dit betekent een goede communicatie richting deze partijen over de bereikbaarheid van de stad, de locatie, inhoud, datum, doelgroep, organisator en tijden van het evenement.

Organisatoren worden dringend verzocht om omwonenden uiterlijk twee weken voor het evenement via een bewonersbrief te informeren. Zo worden inwoners onder andere geïnformeerd over wie zij kunnen bellen of aanspreken bij eventuele geluidshinder. In de vergunning wordt hier een oproep toe gedaan.

Klachtenservice

Wanneer inwoners en ondernemers (geluids)hinder ondervinden van een evenement, kunnen zij een klacht indienen bij de gemeente en/of de politie. Evenementenorganisaties worden geadviseerd om omwonenden voorafgaand aan een evenement te informeren en aan te geven met wie zij op de dag van een evenement contact kunnen opnemen bij klachten. Zo worden bepaalde vormen van overlast mogelijk direct verholpen.

Bewoners kunnen ook via diverse kanalen binnen de gemeente een klacht indienen. Op de evenementenpagina van de gemeentelijke website zijn klachtenformulieren te vinden. Na het indienen van de klacht wordt deze bij de gemeente in behandeling genomen. De procedure is respectievelijk als volgt: melding, registratie, (eventuele) actie en terugkoppeling. Belangrijk is dat de klachten worden bekeken bij de evaluatie van een evenement. De indiener moet geïnformeerd worden over wat de gemeente gaat doen met de klacht. Ook moet de evenementenorganisatie worden geïnformeerd zodat zij een volgende keer overlast kunnen beperken of voorkomen. Dit proces moet helder zijn voor alle betrokkenen.

4.4 ROL OLDENZAAL PROMOTIE EN EVENEMENTENORGANISATIES

ROL OLDENZAAL PROMOTIE >>

Oldenzaal Promotie heeft de volgende rollen binnen Oldenzaal:

• •

  Marketing: het positioneren van Oldenzaal met als doel het trekken van meer bezoekers.

• •

  Binnenstadmanagement: vergroten van economische vitaliteit van de binnenstad, door het professioneel organiseren van samenwerking.

• •

  Evenementencoördinator: onderlinge afstemming en coördinatie tussen lokale evenementenorganisaties.

• •

  Tourist Info: verzorgen van de exploitatie van een toeristisch informatiepunt in de binnenstad van Oldenzaal.

De rollen en taken van Oldenzaal Promotie ten aanzien van evenementencoördinatie kunnen als volgt worden samengevat:

• 1.

  (Eerste) aanspreekpunt voor evenementenorganisaties (nieuw en bestaand) op het gebied van begeleiding bij organisatie, marketing en promotie.

• 2.

  Het voeren van voorbereidende gesprekken en evaluaties met organisatoren (vernieuwing en identiteit Oldenzaal).

• 3.

  Informatievoorziening en begeleiding t.b.v. de organisatie van evenementen.

• 4.

  Verleiden van evenementorganisatoren om tot een goede spreiding van evenementen op jaarbasis te komen.

• 5.

  Het organiseren van kennis- en inspiratiesessies voor evenementen.

• 6.

  Ondersteuning op marketing en promotie van evenementen.

• 7.

  Bijhouden overzicht evenementen in evenementenkalender en evenementen promoten.

• 8.

  Trekker van periodiek overleg met gemeente en organisaties (CAFÉ).

• 9.

  Trekker van periodiek overleg tussen Oldenzaal Promotie en gemeente Oldenzaal om af te stemmen over driehoeksverhouding evenementencoördinatie-subsidieverlening-vergunningverlening.

• 10.

  Het organiseren van kennissessie(s) voor evenementenorganisatoren i.s.m. gemeente.

Vanuit haar rol als evenementencoördinator houdt Oldenzaal Promotie een evenementenkalender bij en promoot deze intensief. Deze is te vinden op www.uitinoldenzaal.nl. Mensen die hun e-mailadres achterlaten, worden periodiek op de hoogte gehouden van evenementen in hun omgeving. De kalender is gekoppeld aan het vergunningen- en meldingstraject van de gemeente (zie paragraaf 4.1). Alle gemelde en vergunde evenementen komen automatisch op de evenementenkalender te staan.

Oldenzaal Promotie pakt de organisatie op van het periodieke evenementenoverleg tussen gemeente, evenementenorganisaties en Oldenzaal Promotie. Oldenzaal Promotie houdt een digitale organisatorengids bij waarin alle contacten van organisatoren zijn gebundeld, zodat alle partijen elkaar goed en snel kunnen vinden.

ROL EVENEMENTENORGANISATIES >>

Evenementenorganisaties hebben de volgende rollen en taken:

• •

  Zorgen voor evenementen in Oldenzaal die zoveel mogelijk aansluiten bij de visie van Oldenzaal op evenementen (zie hoofdstuk 3).

• •

  Zorgen voor de benodigde vergunningen in goed overleg met de gemeente (zie paragraaf 4.1).

• •

  Eventueel deelnemen aan het vierjaarlijkse evenementenoverleg (zie hierboven).

• •

  Buddysysteem: helpen van evenementenorganisaties met minder ervaring.

De laatste rol wijst op het in het leven roepen van een buddysysteem van ervaren organisaties richting organisaties met minder ervaring. Uit het participatietraject is naar voren gekomen dat kleine organisaties het vergunningentraject soms ingewikkeld vinden. Het Centraal Adviesorgaan Festivals en Evenementen (‘t CAFE) en sommige evenementenorganisaties hebben aangeboden hen hiermee te helpen.

4.5 VEILIGHEIDS- EN GEZONDHEIDSRICHTLIJNEN

Veiligheidsmaatregelen

De veiligheid van de bezoeker bij evenementen staat voorop. Het waarborgen van de veiligheid bij evenementen is primair de verantwoordelijkheid van de organisatoren. Als onderdeel van het vergunningenproces moeten organisaties van kleine en grote vergunningsplichtige evenementen aantonen dat de veiligheid van de bezoeker is gegarandeerd en uitgewerkt in een veiligheidsplan. Hierin staat welke maatregelen de organisator heeft genomen om de openbare orde, gezondheid en veiligheid tijdens het evenement te waarborgen en hoe de organisator optreedt bij incidenten. Het veiligheidsplan heeft betrekking op de aspecten crowdmanagement, vluchtroutes en calamiteitenroutes, brandveiligheid (ook indien het evenement plaatsvindt in een bestaand gebouw), inzet van beveiliging, constructies van bouwwerken, glas, geneeskundige inzet, voldoende sanitaire voorzieningen en alcohol- en drugscontrole.

Inzet politie

Het proces om te komen tot een veilig evenement eindigt niet met het verlenen van de (evenementen)vergunning. Het houden van toezicht en eventuele handhaving tijdens het evenement is een belangrijke vervolgstap. Een organisator moet zorgen voor het naleven van de vergunningsvoorschriften.

Verboden tijdens evenementen (op basis van de APV)

• •

  De orde verstoren.

• •

  Op of aan de weg of op voor het publiek toegankelijke plaatsen voorwerpen of stoffen bij zich hebben, te dragen of te vervoeren die kennelijk bestemd zijn om de openbare orde of veiligheid te verstoren.

• •

  Deelname aan of aanwezigheid bij een evenement indien:

  • o

    er geen vergunning is verleend.

  • o

    het een meldingsplichtig evenement betreft dat niet of niet tijdig is gemeld of is verboden.

  • o

    wordt afgeweken van de in de aanvraag of bij de melding verstrekte gegevens, dan wel van de naderhand aan de burgemeester verstrekte nadere gegevens.

  • o

    wordt gehandeld in strijd met door de burgemeester aan de vergunning verbonden voorschriften of nadere regels.

  • o

    door de burgemeester een bevel is gegeven tot het beëindigen van het evenement.

De burgemeester is als bevoegd gezag belast met het toezicht op evenementen en moet handhavend optreden als hij dit noodzakelijk vindt. Met toezicht wordt bedoeld: het uitvoeren van een of meerdere controles voor, tijdens en of na het evenement, waarbij wordt gekeken of aan de vergunningsvoorschriften wordt voldaan. Wanneer hier niet aan wordt voldaan, kan de burgemeester, als bevoegd gezag, handhavend optreden en sancties opleggen. De burgemeester kan worden betrokken bij het toezicht op evenementen.

Of toezicht noodzakelijk is, is afhankelijk van diverse factoren, zoals (rest)risico's van het evenement, ervaringen met de organisator, zowel negatief als positief en eventuele controles bij eerdere edities van het evenement. Van de bevindingen wordt een controlerapport gemaakt.

Aanvullende gezondheidsmaatregelen

Naast de vereiste maatregelen die nodig zijn voor veiligheid, stimuleert de gemeente organisatoren om aanvullende maatregelen te treffen op het gebied van gezondheid. Dit werkt het beste wanneer gezondheidsmaatregelen een voorwaarde zijn om in aanmerking te komen voor een financiële vergoeding door het stimuleringsfonds.

In het kader van de rookvrije generatie is het streven dat ieder kind de kans moet krijgen om volledig rookvrij op te groeien. Dit vertaalt zich naar rookvrije evenementen waar veel kinderen/jongeren komen, bijvoorbeeld het streetsoccer toernooi, de vierdaagse en de kermis.

Ook is het belangrijk om (overmatig) alcoholgebruik onder jongeren en volwassenen te ontmoedigen. Dit kan door alcoholvrije alternatieven aan te bieden of door het promoten van (nieuwe) alcoholische dranken te ontmoedigen.

Vanuit gezondheidsoverwegingen moeten organisaties tijdelijke watertappunten installeren bij hoge temperaturen (30 graden Celsius of hoger) en sportevenementen. De organisator dient hier zelf voor te zorgen en is verantwoordelijk voor het controleren op legionella.

INZET BASIS EERSTE HULP EN EVENEMENTEN EERSTE HULP >>

Als onderdeel van de gezondheidsmaatregelen geldt de verplichting om basis eerste hulp of evenementen eerste hulp op een evenement aanwezig te laten zijn wanneer het evenement de volgende kenmerken heeft7:

• •

  Meer dan 1.000 gelijktijdig aanwezige bezoekers en/of deelnemers.

• •

  Sportwedstrijd vanaf circa 200 deelnemers, waarbij het draait om snelheid en/of fysieke inspanning.

• •

  Autosport en/of motorsport.

• •

  Verwacht bovenmatig alcohol- en/of middelengebruik.

Indien deze punten niet van toepassing zijn, moet de organisator zelf de inschatting maken of het evenement risico's met zich meebrengt die aanwezigheid van hulpverleners en/of een basis eerste hulp/ evenementen eerste hulp gewenst maken. De evenementen-organisaties zijn zelf verantwoordelijk voor zowel het inzetten van de basis eerste hulp en evenementen eerste hulp als het neerzetten van een eerste hulp-post. Het advies uit de veldnorm evenementenzorg is dat per 1.000 gelijktijdig aanwezige personen twee basis eerste hulp en/ of evenementen eerste hulp ingezet moeten worden.

4.6 OP- EN AFBOUW EVENEMENTEN EN GEBRUIK OPENBARE RUIMTE

Op en afbouw van een evenement

Evenementenorganisatoren zijn zelf verantwoordelijk voor de op- en afbouw van hun evenementen. Evenementen in de openbare ruimte mogen vanaf 07.00 uur worden opgebouwd. Als de volgende dag een werkdag betreft, mag de afbouw plaatsvinden tot 00.00 uur. Als de volgende dag een zaterdag, zondag of erkende feestdag betreft, geldt er een afbouwtijd tot 01.30 uur. De burgermeester kan bij speciale gelegenheden een afwijking verlenen.

Grotere evenementen zijn veelal niet binnen één dag op en af te bouwen. Voor de aangewezen evenementenlocaties in de binnenstad is per locatie vastgelegd hoeveel dagen een evenement inclusief op- en afbouw mag duren (zie paragraaf 4.11).

Bij evenementen die op een parkeerplaats plaatsvinden, is de gemeente verantwoordelijk voor het tijdig verwijderen van auto’s van het terrein. Uit het participatietraject is gebleken dat de partijen geen voorstander zijn van het gebruiken van parkeerterreinen voor evenementen. Dit is alleen bij hoge uitzondering, als het niet anders kan, een optie.

Afval

Op basis van de afvalstoffenverordening zijn organisatoren na de afbouw van het terrein zelf verantwoordelijk voor het (netjes) achterlaten van het terrein. Dat wil zeggen in de staat waarin het terrein is aangetroffen voorafgaand aan het evenement. Daar hoort vanzelfsprekend ook het verzamelen van het afval bij. De mogelijkheid bestaat om afvalcontainers die in bruikleen zijn genomen vanuit de gemeente te laten bezorgen, legen en ophalen door het Team Buitenbeheer van de gemeente Oldenzaal. De gemeente brengt per m³ afval kosten in rekening. Deze kosten moeten vooraf worden betaald op basis van een inschatting van de hoeveelheid afval. Om te zorgen dat afval gescheiden wordt ingezameld, werkt de gemeente met een borgstelling. Wanneer het afval gescheiden is ingezameld, wordt de borg teruggestort en anders niet.

Schoonmaak

Evenementenorganisaties zijn zelf verantwoordelijk voor het schoon achterlaten van evenementenlocaties. De evenementenlocatie moet worden achtergelaten zoals deze er voor het evenement bij lag. Organisaties kunnen de reinigingsdienst van de gemeente inschakelen om het terrein na afloop schoon te maken met schoonmaakwagens. De kosten hiervoor staan vermeld op de gemeentelijke website (www.Oldenzaal.nl).

Verkeer en parkeren

Belangrijk is dat er tijdens evenementen een goede verkeersafwikkeling plaatsvindt op het gebied van bereikbaarheid, verkeerscirculatie en parkeren. Mogelijkheden hiertoe zijn de inzet van verkeersbegeleiders, de inzet van (transferium)bussen en het ontwikkelen van een tijdelijk parkeerterrein. Een eventuele afzetting van straten vindt plaats in overleg met de gemeente. Evenementenorganisaties moeten zelf de kosten betalen voor het treffen van maatregelen die nodig zijn voor een goede verkeersafwikkeling.

4.7 GELUIDSNORMEN

GELUIDSNORMERING >>

Onderstaande geluidsnormering is van toepassing op evenementen. Deze is vergelijkbaar met de landelijk gebruikelijke normen.

TABEL 4 HUIDIGE GELUIDSNORMEN OLDENZAAL

Bron: APV en Nota regels evenementen

TIJDSBLOKKEN GELUID >>

Kleine meldingsplichtige evenementen kunnen plaatsvinden vanaf 07.00 uur. Grote evenementen kunnen ook starten om 7.00 uur. Wat betreft de eindtijden met betrekking tot geluid en geluidsnormen, geldt het volgende9:

Tijdsblokken geluid

• •

  Het geluid moet om 00.00 uur uit zijn als de dag die erop volgt een werkdag is.

• •

  Het geluid moet om 01.00 uur uit zijn als de dag die erop volgt een zaterdag, zondag of erkende feestdag is.

• •

  Het geluid bij een melding klein evenement moet om 23.30 uur uit zijn.

• •

  Het geluid in de Binnenstadstuinen moet om 23.00 uur uit zijn.

• •

  Op Het Hulsbeek moet het geluid om 00.00 uur uit zijn.

HANDHAVING GELUID EN TIJDSBLOKKEN >>

Toezichthouders van de gemeente doen geluidsmetingen tijdens evenementen en handhaven de tijdsblokken. Bij de geluidsmetingen houden de gemeentelijke toezichthouders rekening met onderstaande meetvoorwaarden.

Meetvoorwaarden geluid

• •

  Het geluidsniveau dient te worden gemeten over een representatief te achten periode zonder effecten van eventuele pauzes. Daarom wordt het gemiddelde geluidsniveau gemeten bij een meetduur van 1 minuut (kortstondig in dB(A) en/of dB(C)).

• •

  De geluidsmetingen worden uitgevoerd met een geluidmeter klasse 1 of 2.

• •

  Er wordt geen wind-, muziekgeluid- en gevelcorrectie toegepast.

• •

  Er wordt gemeten op een meethoogte van 1,5 meter boven maaiveld en op 2 meter voor de meest nabij de evenementenlocatie gelegen gevel van de dichtstbijzijnde woning(en).

• •

  De meetresultaten worden door de toezichthouder vastgelegd in een korte rapportage.

• •

  Er wordt rekening gehouden met een foutmarge van 1 tot 2 dB(A) / dB(C). Dit betekent dat er pas sprake is van een overtreding als er sprake is van een gemeten normoverschrijding van meer dan 2 dB(A) of dB(C).

4.8 TYPE EN AANTAL EVENEMENTEN

Het type en aantal jaarlijkse evenementen kent geen normering. Het stimuleren van vernieuwende evenementen gebeurt door het gesprek met organisaties aan te gaan. De gemeente stuurt erop aan dat alle inwoners gedurende het jaar diverse keren door een evenement worden aangesproken. Daarnaast is de opgave om een balans te vinden tussen de volgende elementen:

• •

  De doelgroepen: kinderen, jongeren, (jong)volwassenen, ouderen en mindervaliden.

• •

  Onderscheidende vermogen van Oldenzaal: regionaal verzorgend, stad met dorps karakter, bourgondisch, sterke lokale verbondenheid, historisch & cultureel erfgoed en hoogwaardige kwaliteit voorzieningenaanbod.

• •

  Evenemententhema’s die onderbelicht zijn: cultuur, onversterkte muziek, sport en food.

Op dit moment zijn evenementen met de thema’s cultuur, onversterkte muziek, sport en food onderbelicht. De opgave voor de komende jaren richt zich op het versterken van evenementen vanuit deze thema’s.

Een andere opgave is het komen tot een betere spreiding van evenementen over het jaar heen. De nadruk ligt op evenementen in het voorjaar en de zomer. Het weer speelt hier een belangrijke rol bij. Het is goed als er iets meer spreiding van de evenementen over het jaar komt. Om grote evenementen goed aan te kondigen, is tenminste twee tot drie weken nodig, zonder tussenkomst van een ander evenement. Voor kleine evenementen die zich op een specifieke doelgroep richten, geldt dit minder. Voor die evenementen is het van belang dat zoveel mogelijk de specifieke doelgroep wordt benaderd.

We stimuleren bepaalde type evenementen via de geactualiseerde subsidieregeling: Subsidieregeling evenementen Oldenzaal (zie paragraaf 4.2).

4.9 NATUURBESCHERMING

Langdurige evenementen en evenementen die relatief veel geluid produceren, kunnen de natuur verstoren. Dit geldt vooral tijdens het broedseizoen, van 15 maart tot 15 juni10. In deze periode gelden de volgende beperkingen voor evenementen in of bij parken of in natuurgebieden11:

Beperkingen evenementen tijdens broedseizoen

• •

  Het evenement laten plaatsvinden op een moment buiten het broedseizoen.

• •

  Verplaatsing naar een ander terrein.

• •

  Afschermen terreindelen met een kwetsbare natuurwaarde.

• •

  Aanpassen programmatijden om rekening te houden met het dag- en nachtritme van beschermde soorten.

• •

  Voorkomen geluidsoverlast door gebruik te maken van speciale geluidsapparatuur of door overkappingen te plaatsen.

• •

  Schrappen gebruik van vuurwerk.

Buiten het broedseizoen gelden deze beperkingen niet.

Op het moment dat een organisatie een evenement wil organiseren in of in de nabijheid van een Natura2000 gebied moet een afwijking worden aangevraagd van de Wet Natuurbescherming bij de provincie Overijssel. In Oldenzaal geldt dat voor Landgoederen Oldenzaal, aan de voet van de stuwwal van Oldenzaal tussen Oldenzaal, Losser en Lutte.

4.10 DUURZAAMHEID

Evenementenorganisatoren moeten bij het organiseren van evenementen voldoen aan de landelijke wet- en regelgeving op het gebied van duurzaamheid. Daarnaast stimuleert de gemeente dat organisatoren van evenementen actief aan de slag gaan met het thema.

Duurzaamheid is wat betreft de gemeente Oldenzaal een standaard thema tijdens het periodieke evenementenoverleg met evenementenorganisaties (zie paragraaf 4.4). Daarnaast hebben we duurzaamheid als een van de beoordelingscriteria opgenomen in de beoordeling van aanvragen voor de subsidieregeling (zie paragraaf 4.2).

DUURZAME ELEKTRICITEITSVOORZIENINGEN >>

Een belangrijk punt is het gebruik van duurzame elektriciteit op evenementen. Er wordt veel gebruik gemaakt van dieselgeneratoren om elektriciteit op te wekken. Deze zijn zeer vervuilend en maken veel lawaai. Gelukkig zijn er steeds meer initiatieven die een duurzaam alternatief bieden, bijvoorbeeld kleine containers die een grote accu bevatten.

DUURZAAMHEID IN RELATIE TOT AFVAL >>

De hoeveelheid afval kan op meerdere manieren worden gereduceerd. Hieronder is de landelijke wet- en regelgeving ten aanzien van een duurzame omgang met afval uitgewerkt.

Landelijke wet- en regelgeving duurzaamheid in relatie tot afval

Evenementenorganisaties moeten in ieder geval voldoen aan de volgende landelijke regelgeving:

• •

  Statiegeld op kleine flesjes (sinds 1 juli 2021).

• •

  Verbod op single use plastics (sinds 3 juli 2021).

• •

  Verplichte markeringen op bekers (sinds 3 juli 2021).

• •

  Minimaal 90% gescheiden inzameling (sinds 1 januari 2022).

De volgende landelijke wet- en regelgeving is in voorbereiding:

• •

  Vanaf medio 2023 zijn producenten verantwoordelijk voor een kosteloos, landelijk dekkend inzamelsysteem voor kunststoffen.

• •

  Vanaf medio 2024 komt de verplichting om een verbinding tussen kunststof dop en fles na opening te maken (tethered caps) op single use plastic drankverpakkingen met een inhoud tot 3 liter.

• •

  Daarnaast staat een aantal bewustwordingsmaatregelen op stapel voor onder andere voedsel, drankverpakkingen, bekers, ballonnen en sigarettenfilters.

4.11 LOCATIEPROFIELEN

FIGUUR 8 HUIDIGE EN MOGELIJK TOEKOMSTIG AANGEWEZEN EVENEMENTENLOCATIES OLDENZAAL

Bron: Sweco, 2022

Zoals eerder aangegeven zijn de Groote Markt, Kloosterstraat – Oostwal (Bisschopsplein), Ganzenmarkt, Sint Plechelmusplein en Het Hulsbeek aangewezen als evenementenlocaties. Dit hoofdstuk geeft de locatieprofielen van deze evenementenlocaties weer, met de belangrijkste locatiekenmerken en regelgeving rondom geluid, frequentie en tijden.

Naast de huidige evenementenlocaties zijn de afgelopen jaren de locaties Binnenstadstuinen, het Kalheupinkpark en Park Stakenkamp in Zuid-Berghuizen weleens gebruikt als evenementenlocatie. Naast een evenementenvergunning moet voor deze locaties een afwijking planologische strijdigheid aan worden gevraagd als tijdelijke evenementenlocatie. We zijn van mening dat deze drie locaties geschikt zijn als evenementenlocatie. Momenteel vinden er meerdere keren per jaar op deze locaties evenementen plaats. Bovendien streeft de gemeente ernaar het voor organisatoren eenvoudiger en laagdrempeliger te maken om een evenement te organiseren. Daarom onderzoeken we of het mogelijk is om deze drie locaties op te nemen in het omgevingsplan12.

HET HULSBEEK
Locatiebeschrijving	Het Hulsbeek is een recreatiegebied ten zuidwesten van Oldenzaal. Het terrein maakte vroeger onderdeel uit van een landgoed. Momenteel is het eigendom van het Recreatieschap Twente (voorheen Regio Twente). Ten behoeve van de recreatie is op het terrein een zwemplas met een strand van 25 hectare aangelegd. Op Het Hulsbeek zijn naast een groot wandel-, fiets- en ruiternetwerk ook diverse mogelijkheden voor horeca, sport, spel en overnachten aanwezig. Het Hulsbeek wordt daarnaast benut voor diverse sportieve en recreatieve evenementen en (muziek)festivals. Door de ligging in de bosrijke omgeving aan het meer, heeft het terrein een aantrekkelijk karakter.
Evenementen	Vanuit de Stadsvisie 2025 is de ambitie uitgesproken dat evenementen op Het Hulsbeek moeten passen binnen de recreatieve functie van het terrein. Op Het Hulsbeek vinden jaarlijks meerdere kleine en grote festivals plaats. De grootste evenementen zijn: • Twente Ballooning • Enjoy Live Festival • Te land, ter zee en in de lucht
Omvang	212 hectare
Capaciteit	Circa 37.500 bezoekers
Geluid	• 95 dB(A) op 20 meter van de bron. • 105 dB(C) op 20 meter van de bron. • Maximaal drie keer per jaar afwijking voor 5 dB(A)/dB(C) meer.
Duur / eindtijd	• Kleine evenementen van 07.00 tot 23.30 uur. • Categorie A, B en C-evenementen van 07.00 tot 00.00 uur.
Toegestane evenementen	• Categorie A-evenementen: geen maximum. • Categorie B- en C-evenementen: maximaal 12 per jaar.
Op- en afbouw	Tussen 07.00 en 00.00 uur.
Grondeigenaar	Recreatieschap Twente (voorheen Regio Twente)
Contactpersoon	Rob Beverdam, Parkmanager evenementenlocatie Het Hulsbeek te Oldenzaal.
Verkeer en parkeren	Bij de grotere evenementen worden parkeerregelaars ingezet voor de diverse parkeerterreinen in het recreatiegebied. Binnen het gebied zijn vijf grote reguliere parkeervoorzieningen beschikbaar met een totale capaciteit van 1.665 plaatsen. Dat aantal kan nog met 1.800 plaatsen worden uitgebreid door inzet van reserveterreinen. Daarnaast beschikken de afzonderlijke recreatiebedrijven over eigen parkeergelegenheid. De parkeerterreinen liggen verspreid rondom de plassen van Het Hulsbeek.
Aandachtspunten	Relatie met binnenstad Oldenzaal versterken.
Bestemmingsplan	Bestemmingsplan Het Hulsbeek (vastgesteld d.d. 23-09-2013).

KLOOSTERSTRAAT – OOSTWAL (BISSCHOPSPLEIN)
Locatiebeschrijving	Deze kleine evenementenlocatie is gelegen ten noorden van de binnenstad van Oldenzaal. De locatie maakt onderdeel uit van de ring rondom de binnenstad en doet normaliter dienst als parkeerterrein voor centrumbezoekers. Op het parkeerplein zijn meerdere bomen aanwezig, waardoor het een aantrekkelijk groen terrein is. Rondom het terrein zijn enkele winkels aanwezig met daarboven woningen. In de winter staat er een kraam op het plein.
Evenementen	Boeskool is Lös
Omvang	1.647 m²
Capaciteit	Circa 5.640
Geluid	• 80 dB(A) op 20 meter van de bron. • 95 dB(C) op 20 meter van de bron. • Maximaal een keer per jaar een afwijking voor 5 dB(A)/dB(C) meer.
Duur / eindtijd	• Kleine evenementen van 07.00 tot 23.30 uur. • Categorie A, B en C-evenementen van 07.00 tot 00.00 uur als de volgende dag een werkdag is. • Categorie A, B en C-evenementen van 07.00 tot 01.00 uur als de volgende dag een zaterdag, zondag of feestdag is.
Toegestane evenementen	Voor de hele binnenstad maximaal 40 evenementen per jaar: • 1 ééndaags evenement van maximaal 9 dagen per jaar (incl. op- en afbouw) met maximaal 100.000 gelijktijdig aanwezige bezoekers. • 1 ééndaags evenement van maximaal 7 dagen per jaar (incl. op- en afbouw) met maximaal 15.000 gelijktijdig aanwezige bezoekers. • 1 meerdaags evenement van maximaal 50 dagen per jaar (incl. op- en afbouw) met maximaal 5.000 gelijktijdig aanwezige bezoekers. • 5 meerdaagse evenementen van maximaal 9 dagen per evenement per jaar (incl. op- en afbouw) met maximaal 10.000 gelijktijdig aanwezige bezoekers. • 32 één- en meerdaagse evenementen van maximaal 9 dagen per evenement per jaar (incl. op- en afbouw) met maximaal 5.000 gelijktijdig aanwezige bezoekers.
Op- en afbouw	Afhankelijk van type en duur van het evenement.
Grondeigenaar	Gemeente Oldenzaal
Verkeer en parkeren	Wanneer het terrein wordt gebruikt ten behoeve van evenementen is er nog voldoende parkeercapaciteit op andere locaties rondom de binnenstad.
Aandachtspunten	Er moet rekening worden gehouden met het reguliere gebruik van dit terrein voor parkeren.
Bestemmingsplan	Bestemmingsplan Meijbree-Haerbroek (vastgesteld d.d. 07-03-2007).

GROOTE MARKT
Locatiebeschrijving	De Groote Markt is een horecaplein met terrassen en historische bebouwing. Wekelijks vindt hier op maandag en zaterdag een warenmarkt plaats. Boven de horeca wordt op sommige plekken gewoond en gewerkt.
Evenementen	• Maxima’s night out • Kermis • Boeskool is Lös • Halve marathon Oldenzaal
Omvang	3.479 m²
Capaciteit	Circa 5.000
Geluid	• 95 dB(A) op 20 meter van de bron. • 102 dB(C) op 20 meter van de bron. • Maximaal een keer per jaar 5 dB(A)/dB(C) meer.
Duur / eindtijd	• Kleine evenementen van 07.00 tot 23.30 uur. • Categorie A, B en C-evenementen van 07.00 tot 00.00 uur als de volgende dag een werkdag is. • Categorie A, B en C-evenementen van 07.00 tot 01.00 uur als de volgende dag een zaterdag, zondag of feestdag is.
Toegestane evenementen	Voor de hele binnenstad maximaal 40 evenementen per jaar: • 1 ééndaags evenement van maximaal 9 dagen per jaar (incl. op- en afbouw) met maximaal 100.000 gelijktijdig aanwezige bezoekers. • 1 ééndaags evenement van maximaal 7 dagen per jaar (incl. op- en afbouw) met maximaal 15.000 gelijktijdig aanwezige bezoekers. • 1 meerdaags evenement van maximaal 50 dagen per jaar (incl. op- en afbouw) met maximaal 5.000 gelijktijdig aanwezige bezoekers. • 5 meerdaagse evenementen van maximaal 9 dagen per evenement per jaar (incl. op- en afbouw) met maximaal 10.000 gelijktijdig aanwezige bezoekers. • 32 één en meerdaagse evenementen van maximaal 9 dagen per evenement per jaar (incl. op- en afbouw) met maximaal 5.000 gelijktijdige bezoekers.
Op- en afbouw	Afhankelijk van type en duur van het evenement.
Grondeigenaar	Gemeente Oldenzaal
Verkeer en parkeren	Gedurende een evenement kan er geen bevoorrading van de horeca plaatsvinden, dit moet met de horecaondernemers worden afgestemd. (Fiets)parkeren kan buiten het centrumgebied.
Aandachtspunten	1. Bewoners rondom het marktplein. 2. De situering van de geluidsinstallaties is hier relevant.
Bestemmingsplan	Bestemmingsplan Binnenstad Oldenzaal (vastgesteld d.d. 28-02-2011)

SINT PLECHELMUSPLEIN
Locatiebeschrijving	Het Sint Plechelmusplein is een ruim opgezet plein naast de gelijknamige Plechelmusbasiliek. Het plein loopt rondom de basiliek maar het grootste gedeelte bevindt zich aan de zuidzijde hiervan. De zuid- en westzijde van het zuidelijke plein kennen een verhoogde rand die het plein op de hoogte van de omliggende panden brengt. Rondom het plein zijn enkele voorzieningen aanwezig, zoals winkels en horeca. Hierboven wordt veelal gewoond. Het plein wordt omringd door bomen en bevat naast enkele lantaarnpalen en een standbeeld weinig inrichtingselementen.
Evenementen	• Kermis • Boeskool is Lös • Halve marathon Oldenzaal
Omvang	2.433 m²
Capaciteit	Circa 5.850
Geluid	• 90 dB(A) op 20 meter van de bron. • 102 dB(C) op 20 meter van de bron. • Maximaal drie keer per jaar 5 dB(A)/dB(C) meer.
Duur / eindtijd	• Kleine evenementen van 07.00 tot 23.30 uur. • Categorie A, B en C-evenementen van 07.00 tot 00.00 uur als de volgende dag een werkdag is. • Categorie A, B en C-evenementen van 07.00 tot 01.00 uur als de volgende dag een zaterdag, zondag of feestdag is.
Toegestane evenementen	Voor de hele binnenstad maximaal 40 evenementen per jaar: • 1 ééndaags evenement van maximaal 9 dagen per jaar (incl. op- en afbouw) met maximaal 100.000 gelijktijdig aanwezige bezoekers. • 1 ééndaags evenement van maximaal 7 dagen per jaar (incl. op- en afbouw) met maximaal 15.000 gelijktijdig aanwezige bezoekers. • 1 meerdaags evenement van maximaal 50 dagen per jaar (incl. op- en afbouw) met maximaal 5.000 gelijktijdig aanwezige bezoekers. • 5 meerdaagse evenementen van maximaal 9 dagen per evenement per jaar (incl. op- en afbouw) met maximaal 10.000 gelijktijdig aanwezige bezoekers. • 32 één- en meerdaagse evenementen van maximaal 9 dagen per evenement per jaar (incl. op- en afbouw) met maximaal 5.000 gelijktijdige bezoekers.
Op- en afbouw	Afhankelijk van type en duur van het evenement.
Grondeigenaar	Gemeente Oldenzaal
Verkeer en parkeren	(Fiets)parkeren kan buiten het centrumgebied.
Aandachtspunten	Bewoners rondom het plein.
Bestemmingsplan	Bestemmingsplan Binnenstad Oldenzaal (vastgesteld d.d. 28-02-2011).

GANZENMARKT
Locatiebeschrijving	De Ganzenmarkt is een plein van ca. 50 bij 90 meter, dat aan de zuid- en westzijde wordt omsloten door woningen. Aan de noordoostelijke zijde grenst de Ganzenmarkt aan het gemeentehuis van Oldenzaal en aan de noordwestelijke kant aan de achterkant van de Plechelmusbasiliek. De locatie is normaliter in gebruik als parkeerplaats. De parkeerplaats wordt omsloten door een weg en een aantal bomen. Naast een standbeeld aan de noordzijde kent het plein verder weinig inrichtingselementen.
Evenementen	• Kermis • Boeskool is Lös • Finale Bike Circuit (0 - 500 bezoekers) • Bokverbranden (500 - 2.500 bezoekers)
Omvang	4.289 m2
Capaciteit	Circa 8.250
Geluid	• 95 db(A) op 20 meter van de bron. • 102 db(C) op 20 meter van de bron. • Maximaal drie keer per jaar 5 dB(A)/dB(C) meer.
Duur / Eindtijd	• Kleine evenementen van 07.00 tot 23.30 uur. • Categorie A, B en C-evenementen van 07.00 tot 00.00 uur als de volgende dag een werkdag is. • Categorie A, B en C-evenementen van 07.00 tot 01.00 uur als de volgende dag een zaterdag, zondag of feestdag is.
Toegestane evenementen	Voor de hele binnenstad maximaal 40 evenementen per jaar: • 1 ééndaags evenement van maximaal 9 dagen per jaar (incl. op- en afbouw) met maximaal 100.000 gelijktijdig aanwezige bezoekers. • 1 ééndaags evenement van maximaal 7 dagen per jaar (incl. op- en afbouw) met maximaal 15.000 gelijktijdig aanwezige bezoekers. • 1 meerdaags evenement van maximaal 50 dagen per jaar (incl. op- en afbouw) met maximaal 5.000 gelijktijdig aanwezige bezoekers. • 5 meerdaagse evenementen van maximaal 9 dagen per evenement per jaar (incl. op- en afbouw) met maximaal 10.000 gelijktijdig aanwezige bezoekers. • 32 één- en meerdaagse evenementen van maximaal 9 dagen per evenement per jaar (incl. op- en afbouw) met maximaal 5.000 gelijktijdige bezoekers.
Op- en afbouw	Afhankelijk van type en duur van het evenement.
Grondeigenaar	Gemeente Oldenzaal
Verkeer en parkeren	(Fiets)parkeren kan buiten het centrumgebied.
Aandachtspunten	Bewoners rondom het plein.
Bestemmingsplan	Bestemmingsplan Binnenstad Oldenzaal (vastgesteld d.d. 28-02-2011)

BINNENSTADSTUINEN
Locatiebeschrijving	De evenementenlocatie Binnenstadstuinen (ook wel Binnenstadstuinen) bevindt zich achter museum het Palthehuis en stadsbrouwerij Bombazijn. De locatie wordt sinds 2019 opgeknapt om zo een groene oase in de binnenstad te vormen. De locatie wordt omringd door (tuinen van) woningen, die de achteringang aan de Binnenstadstuinen hebben. Verder is de Binnenstadstuinen met name te voet bereikbaar. Per auto is de Binnenstadstuinen te bereiken via de Monnikstraat, echter zijn er op de locatie geen parkeermogelijkheden.
Evenementen	De locatie maakt onderdeel uit van het terrein voor de volgende evenementen die verspreid door Oldenzaal plaatsvinden: • Boeskool is Lös • Paltival • Oldenzaal Muzikaal • Haringparty • Koningsdag
Omvang	791 m2
Capaciteit	Circa 3.000, maar het aantal bezoekers dat tegelijktijdig aanwezig mag zijn is gemaximeerd op 1500.
Geluid	• 75 db(A) op 20 meter van de bron. • 90 db(C) op 20 meter van de bron.
Duur / Eindtijd	Alle evenementen mogen plaatsvinden tussen 07.00 en 23.00 uur.
Toegestane evenementen	Er is een vergunning voor het handelen in strijd met regels ruimtelijke ordening, planologische strijdig gebruik, nodig. Er mogen jaarlijks maximaal 15 evenementen in de Binnenstadstuinen worden gehouden. De duur van het evenement is maximaal negen dagen per evenement per jaar en het maximaal aantal gelijktijdig aanwezige bezoekers is meer dan 150. Evenementenorganisator dient toestemming te hebben van grondeigenaren.
Op- en afbouw	Tussen 07.00 en 23.00 uur.
Grondeigenaar	Gemeente Oldenzaal, Gelderman Stichting, Stichting Oldenzaalse Stadstuinen en Stichting Oldenzaalse Musea.
Verkeer en parkeren	(Fiets)parkeren kan buiten het centrumgebied.
Aandachtspunten	Bewoners rondom het plein.
Beleid	1. Bestemmingsplan Binnenstad Oldenzaal (vastgesteld d.d. 28-02-2011). 2. Beleidsregel ‘Gebruik binnenstadstuinen voor evenementen’ (vastgesteld d.d.19-05-2015).

KALHEUPINKPARK
Locatiebeschrijving	De evenementenlocatie Kalheupinkpark bevindt zich tussen de Haerstraat, Kalheupinklaan en Maetmanpad. Verder is het Kalheupinkpark met name te voet bereikbaar. Per auto is het Kalheupinkpark te bereiken via de Haerstraat er zijn er op de locatie weinig parkeermogelijkheden.
Evenementen	Op de locatie vinden o.a. de volgende evenementen plaats: • Dag van het Park • Oldenzaalse Midzomernacht • Kleine theatervoorstellingen • Oldenzaalse Picknick
Omvang	86.767 m2
Capaciteit	Circa 2.000
Geluid	• 75 db(A) op 20 meter van de bron. • 90 db(C) op 20 meter van de bron.
Duur / Eindtijd	Alle evenementen mogen plaatsvinden tussen 07.00 en 23.00 uur.
Toegestane evenementen	Er is een vergunning voor het handelen in strijd met regels ruimtelijke ordening, planologische strijdig gebruik, nodig. Evenementenorganisator moeten toestemming hebben van grondeigenaren.
Op- en afbouw	Tussen 07.00 en 23.00 uur.
Grondeigenaar	Gelderman Stichting
Verkeer en parkeren	(Fiets)parkeren kan aan de Haerstraat.
Aandachtspunten	Bewoners rondom het Kalheupinkpark en sportpark OLTC Ready

PARK STAKENKAMP
Locatiebeschrijving	De evenementenlocatie Park Stakenkamp bevindt zich tussen de Stakenkamplaan, Haerstraat, IJsvogelstraat, Burg. Wallerstraat en Helmichstraat. Verder is het Park Stakenkamp met name te voet bereikbaar. Per auto is het Park Stakenkamp te bereiken via de Burg. Wallerstraat, Reigerstraat en Helmichstraat er zijn er op de locatie parkeermogelijkheden.
Evenementen	Op de locatie vinden o.a. de volgende evenementen plaats: • Fietsvierdaagse Berghuizen. • Kerst in het park. • Berghuizen in beweging. • Buitenspeeldag • Berghuizen ontspoort
Omvang	15.698 m2
Capaciteit	Circa 2.000
Geluid	• 75 db(A) op 20 meter van de bron. • 90 db(C) op 20 meter van de bron.
Duur / Eindtijd	Alle evenementen mogen plaatsvinden tussen 07.00 en 23.00 uur.
Toegestane evenementen	Er is een vergunning voor het handelen in strijd met regels ruimtelijke ordening, planologische strijdig gebruik, nodig. Evenementenorganisator moeten toestemming hebben van grondeigenaren.
Op- en afbouw	Tussen 07.00 en 23.00 uur.
Grondeigenaar	Gemeente Oldenzaal
Verkeer en parkeren	(Fiets)parkeren kan aan de Haerstraat.
Aandachtspunten	Bewoners rondom het Park Stakenkamp, Stakenboer, eigenaar Winkelcentrum Zuid-Berghuizen b.v. en aanwezigheid van muziekkoepel.

Op basis van de toekomstvisie evenementen (zie hoofdstuk 3) zijn in dit hoofdstuk de beheersaspecten uitgewerkt. Deze hebben betrekking op de in te zetten middelen (paragraaf 5.1), monitoring en evaluatie (paragraaf 5.2), handhaving (pararaaf 5.3) en tegengaan van ondermijning (paragraaf 5.4).

5.1 FINANCIËN

We investeren in evenementen met een jaarlijkse financiële bijdrage vanuit de geactualiseerde Subsidieregeling evenementen Oldenzaal. Uitgangspunt is dat de financiën binnen de beschikbare budgetten blijven. De gemeente stelt jaarlijks een meerjarenraming evenementen op en reserveert in de begroting de benodigde gelden.

De totale kosten die de gemeente Oldenzaal maakt ten aanzien van evenementen komen voort uit:

• •

  Subsidieregeling evenementen Oldenzaal. Hiervoor wordt jaarlijks een (vast) bedrag gereserveerd.

• •

  Inzet van personeel, waaronder het Team Veiligheid (de BOA’s en de toezichthouders). Zij beoordelen onder andere of de evenementorganisaties zich aan de vergunning houden, of de openbare orde niet wordt verstoord en verrichten geluidsmetingen tijdens evenementen. Ook het Team Buitenbeheer wordt ingezet voor bijvoorbeeld het plaatsen van hekken. Deze kosten of een deel daarvan wordt, in rekening gebracht bij de evenementenorganisaties. De kosten worden geëvalueerd. Vervolgens wordt een afweging gemaakt of de volledige kosten, een percentage of een symbolisch bedrag in rekening wordt gebracht van de evenementenorganisaties.

• •

  In bruikleen geven van middelen, zoals dranghekken, verkeersborden, afzethekken, tekstkarren en afvalcontainers. Deze goederen moeten onderhouden en eens in de zoveel tijd vervangen worden. Deze kosten of een deel daarvan wordt in rekening gebracht bij de evenementenorganisaties. Deze kosten worden geëvalueerd. Vervolgens wordt een afweging gemaakt of de volledige kosten, een percentage of een symbolisch bedrag in rekening wordt gebracht van de evenementenorganisaties.

• •

  Verbruik van water en elektra en onderhoud van de water- en elektrakasten op de evenementenpleinen (zie paragraaf 4.3). Deze kosten of een deel daarvan wordt in rekening gebracht bij de evenementenorganisaties. Deze kosten worden geëvalueerd. Vervolgens wordt een afweging gemaakt of de volledige kosten, een percentage of een symbolisch bedrag in rekening wordt gebracht van de evenementenorganisaties.

• •

  Het besluit om de kosten of een deel van de kosten in rekening te brengen bij de evenementorganisatoren wordt een jaar na vaststelling voorgelegd aan het college. Voorafgaande aan het collegeadvies vindt er een gesprek plaats met o.a. het CAFÉ om de gevolgen hiervan door te spreken met evenementorganisatoren.

Naast kosten ontvangt de gemeente ook vergoedingen, te weten:

• •

  Leges vanuit de aanvraag van een vergunning (zie paragraaf 4.1).

• •

  Een jaar na vaststelling van het Integraal Evenementenbeleid ontvang de gemeente ook een vergoeding voor energie- en waterverbruik, de inzet van goederen en levering van diensten.

5.2 MONITORING EN EVALUATIE

Om ervoor te zorgen dat het Integraal Evenementenbeleid Oldenzaal actueel blijft en de visie en ambitie zo goed mogelijk waarmaakt, worden alle evenementen geëvalueerd. Dat geldt zowel voor de meldingsplichtige evenementen als de kleine en grote vergunningsplichtige evenementen. Een en ander op basis van een lijst met vragen over de sterke- en verbeterpunten van het gemeentelijke evenementenbeleid, die na afloop van een evenement digitaal naar de evenementenorganisatie wordt gestuurd. Het evaluatieformulier wordt in 2023 uitgewerkt en uitgezet. Categorie B- en C-evenementen worden daarnaast ook geëvalueerd door middel van een gesprek.

Aan het einde van ieder jaar blikken we terug op alle evenementen en de ontvangen ingevulde vragenlijsten. De resultaten kunnen met behulp van een effectenindicator afgezet worden tegen de gemeentelijke visie en ambities (zie bijlage 6). Zo zien we direct of de evenementen in Oldenzaal voldoende bijdragen aan het behalen aan de ambities in de opgestelde toekomstvisie (zie hoofdstuk 3).

Eénmaal in de drie jaar zet de gemeente een enquête onder evenementenorganisaties uit om te polsen in hoeverre het beleid aansluit op de ambities in de toekomstvisie evenementen (zie paragraaf 5.2). De mate waarin evenementen en het beleid bijdragen aan de ambities in de toekomstvisie kan gedaan worden door de verzamelde resultaten en de reeds beschikbare gegevens te koppelen aan de key performance indicatoren in bijlage 6.

5.3 HANDHAVING TIJDENS EVENEMENTEN

Bij het beheersbaar houden van evenementen speelt toezicht en handhaving een belangrijke rol. De gemeente Oldenzaal gaat ervan uit dat organisatoren zich houden aan de in de vergunning gestelde regels en voorschriften. Toch is het nodig om toe te zien op de gang van zaken bij evenementen en indien nodig handhavend op te treden. Dit optreden is zowel gericht op de organisatoren als op de bezoekers. De handhavingstaken zijn als volgt over de diensten verdeeld:

TABEL 5 HANDHAVINGSTAKEN OP EVENEMENTDAGEN VAN GEMEENTE EN POLITIE

Bron: Sweco, 2022

In het kader van veiligheid is het van belang dat de verantwoordelijkheden tussen de diverse partijen duidelijk zijn verdeeld en dat er voldoende inzet en prioriteit aan de handhaving wordt gegeven teneinde controles en toezicht uit te oefenen. Het Team Veiligheid ziet namens de gemeente toe op de naleving van de lokale wet- en regelgeving, zoals vastgelegd in de APV en het Bouwbesluit. Zij controleert op onderdelen de verleende vergunningen zoals buitentaps, bebording en podia. Ook verwijdert zij obstakels op of rondom de evenementenlocatie, bijvoorbeeld verkeerd geparkeerde voertuigen, boten of fietsen. De Omgevingsdienst handhaaft en controleert op geluid bij evenementen met een vergunning (zie paragraaf 4.7). Bij overtredingen kan de Omgevingsdienst namens de burgemeester een dwangsom opleggen. De politie heeft vooral een rol bij het handhaven van de openbare orde en het tegengaan van wildplassen.

Voorafgaand aan de opbouw wordt een schouw gehouden waar de evenementenorganisatie in overleg met de gemeente Oldenzaal de laatste zaken kan bespreken. Dit kan eventueel verwachte overlast en onveilige situaties voorkomen. Ook biedt dit aan de voorkant meer helderheid voor organisatoren en ondernemers.

5.4 TEGENGAAN ONDERMIJNING

Vormen van ondermijning rond evenementen zijn onder andere arbeidsuitbuiting, illegaal gokken, fraude en witwassen. Om ondermijning te voorkomen toetst de gemeente de integriteit van organisatoren vanuit de Bibob-wet indien er verdenkingen zijn van ondermijning.

Tijdens een evenement kan Team Veiligheid naast de reguliere zaken een extra check op arbeidsomstandigheden uitvoeren en toezien of ondernemers zich houden aan de Wet Arbeid Vreemdelingen en de milieu- en hygiëneregels. Bij overtredingen krijgt de evenementenorganisatie verbeterpunten mee of worden er maatregelen (zoals een boete) opgelegd.