Verordening Vertrouwenscommissie en klankbordgesprekken Ridderkerk 2022

Geldend van 25-10-2022 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 13-10-2022

Intitulé

Verordening Vertrouwenscommissie en klankbordgesprekken Ridderkerk 2022

De raad van de gemeente Ridderkerk;

gelezen het voorstel van de griffier d.d. 16 september 2022;

gelet op het bepaalde in de artikelen 61, 61a, 61c, 84, 86, 147 en 149 Gemeentewet, de artikelen 13 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995;

gelet op het bepaalde in de circulaire Benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeesters van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, versie 1 oktober 2017;

BESLUIT:

vast te stellen de

Verordening Vertrouwenscommissie en klankbordgesprekken Ridderkerk 2022

Hoofdstuk 1 Begripsbepalingen

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

  • 1. In deze verordening wordt verstaan onder:

    • a.

      de minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

    • b.

      de commissaris: de commissaris van de Koning in de provincie Zuid-Holland;

    • c.

      de commissie: de vertrouwenscommissie;

    • d.

      de wet: de Gemeentewet

    • e.

      de circulaire: de circulaire Benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeesters van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, versie 1 oktober 2017.

  • 2. Daar waar in de tekst sprake is van de mannelijke vorm kan ook de vrouwelijke vorm worden gelezen.

Hoofdstuk 2 Voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming

Artikel 2 Taak en werkwijze van de commissie

  • 1. De commissie heeft tot taak de aanbeveling van de gemeenteraad tot benoeming van de burgemeester voor te bereiden.

  • 2. Bij de vervulling van haar taak neemt de commissie het bepaalde in de circulaire in acht.

Artikel 3 Samenstelling commissie

  • 1. De commissie bestaat uit maximaal één lid per raadsfractie, te benoemen uit en door de raad.

  • 2. De leden kunnen zich niet laten vervangen.

  • 3. Als de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de commissie zijn, kiest de commissie deze uit haar midden.

  • 4. Alleen de leden van de commissie hebben stemrecht.

Artikel 4 Ambtelijke ondersteuning

  • 1. De griffier is secretaris van de commissie en wordt vervangen door de plaatsvervangend griffier.

  • 2. De gemeentesecretaris is ter ambtelijke ondersteuning aan de commissie toegevoegd.

  • 3. De secretaris en de gemeentesecretaris zijn bij de vergaderingen van de commissie aanwezig.

Artikel 5 Adviseur

  • 1. De gemeenteraad kan een wethouder aan de commissie toevoegen als adviseur.

  • 2. De adviseur kan zich niet laten vervangen.

  • 3. De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.

Artikel 6 Contactpersoon bij benoemingsprocedure

De voorzitter en de secretaris treden op als contactpersonen van de commissie.

Artikel 7 Vergaderingen

  • 1. De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste 4 leden dit noodzakelijk achten. De commissie vergadert slechts indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.

  • 2. De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering tenminste vierentwintig uur tevoren aankondiging aan de leden van de commissie, de adviseur en de gemeentesecretaris.

Artikel 8 Bijzonder bepalingen over de benoemingsprocedure

  • 1. De secretaris nodigt namens de commissie de kandidaten uit voor een gesprek met de commissie.

  • 2. De commissie treft daarbij de voorzieningen die nodig zijn ter bescherming van de privacy van de sollicitanten.

  • 3. De Gemeentewet bepaalt in artikel 61, vierde lid, dat de commissie zich slechts door tussenkomst van de commissaris van de Koning de door haar nodig geachte informatie over de kandidaten verschaft. Elk overleg met derden, schriftelijk of mondeling, is uitgesloten.

Artikel 9 Stemming

De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in de volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen. De commissie streeft naar unanimiteit. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag tot uitdrukking gebracht.

Artikel 10 Verslag van bevindingen

De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming schriftelijk verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koning.

Dit verslag van bevindingen bevat in ieder geval:

  • 1.

    een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;

  • 2.

    een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie. Ook de volgorde van plaatsing van de kandidaten op de aanbeveling wordt gemotiveerd;

  • 3.

    aangegeven wordt of er sprake is van unanimiteit binnen de commissie;

  • 4.

    het verslag van bevindingen wordt vergezeld van de conceptaanbeveling van twee personen.

Artikel 11 Geheimhouding

  • 1. Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.

  • 2. De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht, die rechtstreeks voortvloeit uit artikel 61c van de Gemeentewet.

  • 3. De geheimhoudingsplicht geldt ook ten opzichte van raadsleden die geen lid van de commissie zijn.

  • 4. De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook in het geval de commissie wordt ontbonden van kracht.

  • 5. Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van ‘persoonlijk en geheim’ op de envelop en boven de ingesloten stukken door de voorzitter en secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van ‘persoonlijk en geheim’ gezonden aan de secretaris en onder zijn toezicht bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet erop toe dat de geheimhouding in deze procesgang wordt gegarandeerd.

  • 6. Aan anderen dan de commissieleden, de secretaris, de adviseur en de gemeentesecretaris wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek met sollicitanten.

  • 7. De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

Artikel 12 Archivering

  • 1. De secretaris draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als ‘geheim’ en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.

  • 2. De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid, sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.

  • 3. De voorzitter en de secretaris dragen er bij de benoemingsprocedure zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.

Artikel 13 Onvoorziene gevallen ten aanzien van de benoemingsprocedure

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 14 Ontbinding van de commissie

De commissie is ontbonden met ingang van de dag volgend op die waarop de minister aan de gemeenteraad bekend heeft gemaakt dat de burgemeester bij Koninklijk Besluit is benoemd.

Hoofdstuk 3 Klankbordgesprekken

Artikel 15 Samenstelling delegatie en aantal gesprekken

  • 1. Het presidium wijst, voor de gehele raadsperiode, drie raadsleden aan, waarvan tenminste twee fractievoorzitters zijn, die met de burgemeester jaarlijks een klankbordgesprek hebben over het functioneren. Gedurende deze periode kan het presidium leden vervangen.

  • 2. Als de delegatie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt, houdt de delegatie tussentijds een klankbordgesprek.

  • 3. De delegatie bepaalt wie uit haar midden optreedt als voorzitter voor de klankbordgesprekken.

  • 4. In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt een 100-dagengesprek plaats met alle fractievoorzitters. Voorafgaande daaraan bepalen de fractievoorzitters wie vanuit hun midden de gespreksleider is.

Artikel 16 Ambtelijke ondersteuning

De griffier is secretaris en de plaatsvervangend griffier is plaatsvervangend secretaris voor de delegatie.

Artikel 17 Voorbereiding en inhoud

  • 1. De delegatie maakt voorafgaand aan de klankbordgesprekken aan de burgemeester kenbaar bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester.

  • 2. De delegatie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor het klankbordgesprek vast.

  • 3. De delegatie en de burgemeester krijgen voorafgaand aan het gesprek gelegenheid, voor zover van toepassing, het verslag van het vorige klankbordgesprek in te zien.

  • 4. Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek.

  • 5. De delegatie beschouwt het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de hand van de profielschets en aan de wettelijke taken van de burgemeester. Tevens betrekt de delegatie hierbij het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek.

  • 6. In het laatste klankbordgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure wordt de burgemeester desgewenst een indicatie gegeven of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.

Artikel 18 Bijzondere bepalingen inzake het verslag

  • 1. Van het klankbordgesprek maakt de secretaris een verslag.

  • 2. Als ten aanzien van het functioneren van de burgemeester en de raad afspraken worden gemaakt tussen de delegatie en de burgemeester, worden deze expliciet in het verslag opgenomen.

  • 3. Alvorens de delegatie het verslag vaststelt, krijgt de burgemeester de gelegenheid te reageren op het concept.

  • 4. Het verslag wordt getekend door de voorzitter en de griffier en voor gezien door de burgemeester.

  • 5. Het verslag is niet openbaar. Een afschrift van het verslag wordt gezonden aan de burgemeester en de commissaris van de Koning.

  • 6. Het verslag kan door raadsleden, onder geheimhouding, worden ingezien bij de griffier. De griffier stelt de burgemeester en de delegatie hiervan op de hoogte.

  • 7. De verslagen worden ter beschikking gesteld aan de commissie die belast zal zijn met de voorbereiding van een eventuele herbenoemingsprocedure.

  • 8. De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van het verslag en eventuele andere stukken. Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de raadsgriffier vernietigd.

Hoofdstuk 4 Overige bepalingen

Artikel 19 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt na bekendmaking met terugwerkende kracht in werking met ingang van 13 oktober 2022.

Ondertekening

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Ridderkerk van 13 oktober 2022

De griffier,

mr. J.G. van Straalen

De voorzitter,

mw. A. Attema