Archiefverordening gemeente Heusden 2022

Geldend van 01-08-2022 t/m heden

Intitulé

Archiefverordening gemeente Heusden 2022

De raad van de gemeente Heusden;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 17 mei 2022;

gelet op artikelen 30, lid 1 en 32, lid 2 van de Archiefwet 1995 en artikel 149 van de Gemeentewet;

besluit:

vast te stellen de navolgende ‘Archiefverordening gemeente Heusden 2022’

Hoofdstuk I. Zorgplicht burgemeester en wethouders

Artikel 1

1.  Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het ontwikkelen en uitvoeren van het beleid ter zake van de wettelijke taken en verantwoordelijkheden op grond van de Archiefwet 1995 en de interne regels ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden van de gemeentelijke organen.

2.  Burgemeester en wethouders dragen hierbij zorg voor de onderlinge samenhang met andere onderdelen van het gemeentelijk informatiebeleid en treffen daartoe de nodige maatregelen.

Artikel 2

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.

Artikel 3

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.

Artikel 4

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het vaststellen of doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden.

Artikel 5

Burgemeester en wethouders wijzen een archiefbewaarplaats en een archivaris aan.

Hoofdstuk II. Taken van de archivaris

Artikel 6

De archivaris brengt tweejaarlijks aan burgemeester en wethouders verslag uit over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden die hiernaartoe zijn overgebracht en over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 7

De archivaris kan daarnaast op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk III. Verantwoording van burgemeester en wethouders

Artikel 8

Burgemeester en wethouders brengen minimaal eenmaal per twee jaar verslag uit aan de raad over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Zij voegen daarbij in ieder geval:

a.  het verslag van de archivaris, bedoeld in artikel 6;

b.  voor zover van toepassing, de gedurende de betreffende periode door de archivaris aan hen uitgebrachte adviezen, bedoeld in artikel 7.

c. een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming.

Hoofdstuk IV Slotbepalingen

Artikel 9

De Archiefverordening van Heusden 2016, vastgesteld bij raadsbesluit van 29 maart 2016, wordt ingetrokken.

Artikel 10

Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 augustus 2022.

Artikel 11

Deze verordening wordt aangehaald als ‘Archiefverordening gemeente Heusden 2022’.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad, gehouden op 5 juli 2022

de griffier,

drs. F.E.H.M. Backerra

de voorzitter,

drs. W. van Hees

Archiefverordening gemeente Heusden 2022

Memorie van toelichting

Algemeen

Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995, en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995 en de Gemeentewet.

De verordening bestaat in hoofdzaak uit drie delen, namelijk de regeling voor de zorg die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen, de taken van de archivaris met betrekking tot de overgebrachte archieven en het toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archieven en de verantwoording van het college over de zorg.

Archiefbescheiden

Met het wettelijke begrip archiefbescheiden wordt bedoeld het geheel van op één of meer informatiedragers (digitaal of analoog) vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken van de gemeente. Het gaat dus niet alleen om papieren, maar ook digitale archiefbescheiden waaronder databases, websites, agenda’s en berichten via sociale media. Om misverstanden te voorkomen wordt in de praktijk ook vaak de meer neutrale term ‘informatie’ gehanteerd als er over ‘archiefbescheiden’ wordt gesproken of geschreven.

In de Archiefverordening gemeente Heusden 2016 werd nog gesproken over ‘archiefbescheiden en zaken’. In deze verordening is er voor gekozen alleen het begrip ‘archiefbescheiden’ te hanteren en het begrip ‘zaken’ niet meer te gebruiken. Hiervoor zijn twee argumenten. Ten eerste is het begrip archiefbescheiden zo gedefinieerd dat ook het begrip zaken onder de definitie valt. Een zaak is onderdeel van de ‘samenhangende gegevens’, namelijk het gegeven dat documenten met elkaar samenhangen en daarom gebundeld zijn in een zaak. Ten tweede geldt de zorgplicht voor alle archiefbescheiden ongeacht de vorm en de plaats waar ze zijn opgeslagen. Het gebruik van de term zaken kan ten onrechte de indruk wekken dat de zorgplicht alleen van toepassing is op informatie die zaakgericht geordend is in een zaaksysteem. Dit is nadrukkelijk niet het geval. De zorgplicht geldt bijvoorbeeld ook voor informatie op een website, in vakapplicaties, WhatsApp-berichten etc.

Definities

Deze verordening bevat geen definities, aangezien deze hier niet nodig zijn. Dit geldt in de eerste plaats voor die termen die al in de Archiefwet gedefinieerd zijn (zoals ‘archiefbescheiden’). Deze gelden onverminderd ook voor deze verordening, afwijken is niet mogelijk. Ten aanzien van andere (in het verleden wel opgenomen) definities geldt dat het gebruik in de context van deze verordening niet tot misverstanden zal leiden (zoals ‘archivaris’) of dat ze zelfs helemaal niet meer voorkomen in deze sterk gedereguleerde verordening (zoals ‘beheerder’).

Zorg en beheer

Het begrip ‘zorg’ is niet gedefinieerd in de wet. In het algemeen – en in artikel 1 van deze verordening – wordt hieronder verstaan de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het ontvangen, vervaardigen, bewaren en uiteindelijk vernietigen van de archiefbescheiden (die daarvoor in aanmerking komen) op een wijze waarmee de goede, geordende en toegankelijke staat gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn is gewaarborgd en waarbij de authenticiteit van deze archiefbescheiden op ieder moment kan worden vastgesteld. Dit ter onderscheid van het ‘beheer’ van de archiefbescheiden: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de beheerwerkzaamheden, te weten het behouden, bewerken, benutten en ter raadpleging of gebruik ter beschikking stellen aan de ambtelijke organisatie en het publiek. Door het informatiebeheer op orde te hebben wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de gemeente haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen voor het gemeentelijk handelen en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische informatie worden gegarandeerd.

Artikelsgewijze toelichting

Hoofdstuk I. Zorgplicht burgemeester en wethouders

Artikel 1

Dit artikel vormt een uitwerking van de zorgplicht van burgemeester en wethouders.

Naast de algemene bepalingen van de Archiefwet zijn verder in hoofdstuk 3 van de Archiefregeling voorschriften gesteld ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden. De Archiefregeling bevat tevens de verplichting voor burgemeester en wethouders om ervoor zorg te dragen dat het beheer van archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem.

Eerste lid

Dit onderdeel verplicht burgemeester en wethouders ervoor zorg te dragen dat beleid wordt geformuleerd en dat interne regels (bijvoorbeeld werkinstructies) worden opgesteld, beide ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden van de gemeentelijke organen.

Tweede lid

De zorg voor archiefbescheiden staat niet op zichzelf; deze zorg maakt onderdeel uit van het brede gemeentelijk informatiebeleid. Burgemeester en wethouders dienen de zorg voor archiefbescheiden dan ook in samenhang te bezien en af te stemmen op domeinen als informatiemanagement, informatiearchitectuur, informatiebeveiliging, openbaarheid en persoonsgegevensbescherming en zo nodig daartoe maatregelen te treffen. Hierop ziet het tweede lid.

Artikel 4

Het college van burgemeester en wethouders besluit op grond van artikel 4 van deze verordening over voorschriften voor het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden. De bedoelde voorschriften worden opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.

Hoofdstuk II. Taken van de archivaris

Artikel 6

De gemeenteraad verneemt op deze manier tweejaarlijks van de archivaris - middels een ‘verslag informatie- en archiefbeheer’ - wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht heeft plaatsgevonden. Een tweejaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht. Het jaar na het verslag volgt een beknoptere voortgangsrapportage van de archivaris.

Hoofdstuk III. Verantwoording van burgemeester en wethouders

Artikel 8

Bij dit verslag van het college aan de raad kan het college zich baseren op het verslag informatie- en archiefbeheer (het ene jaar) en wanneer gewenst op de voortgangsrapportage (het andere jaar). Het in lid c genoemde voorstel is een verbeterplan waar het interbestuurlijke toezicht om vraagt.