Privacybeleid Buitengewoon opsporingsambtenaren Gemeente Heemstede

Geldend van 16-07-2022 t/m heden

Intitulé

Privacybeleid Buitengewoon opsporingsambtenaren Gemeente Heemstede

1. Inleiding

De gemeente Heemstede heeft een gemeentebreed privacybeleid vastgesteld. Hierin is opgenomen hoe de gemeente omgaat met de persoonsgegevens van haar inwoners en van andere personen waarmee zij een relatie heeft. Daarnaast wordt voor afdelingen die veel persoonsgegevens verwerken een specifiek privacybeleid opgesteld.

Dit privacybeleid betreft de verwerking van persoonsgegevens door de buitengewoon opsporingsambtenaren (boa’s). De gegevensverwerking door de boa’s valt aan de ene kant onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en aan de andere kant onder de Wet politiegegevens (Wpg). Gegevensverwerking voor de opsporingstaak valt onder de Wpg; de overige gegevensverwerkingen vallen onder de AVG.

De Wpg kent verschillende grondslagen voor het verwerken van politiegegevens. Deze staan in de artikelen 8, 9, 10, 12 en 13. Het Besluit politiegegevens buitengewoon opsporingsambtenaren (Bpg boa) beschrijft in artikel 2 dat voor de boa hiervan alleen op grond van artikel 8, 9 en 13 politiegegevens mogen worden verwerkt. Deze grondslagen worden in dit privacybeleid voor de boa’s verder uitgewerkt.

Het is belangrijk om de verwerking van persoonsgegevens voor de toezichtstaak en de opsporingstaak van elkaar gescheiden te houden. In dit beleid worden de gegevensverwerkingen voor beide wetten dan ook afzonderlijk behandeld.

1.1 Algemene uitgangspunten

Bij de omgang met gegevens passen de boa’s de volgende regels toe:

  • 1.

    Ze muteren altijd kort, zakelijk en objectief. Er worden daarbij zoveel mogelijk redenen van wetenschap vastgelegd: wie, wanneer, waar, wat, waarom, hoe verkregen, van wie, etc.

  • 2.

    De gegevens die worden verwerkt zijn juist, volledig en actueel. Er worden niet meer gegevens vastgelegd dan noodzakelijk voor het doel van verwerking.

  • 3.

    Uit de mutatie blijkt altijd duidelijk of er sprake is van een persoonlijk oordeel of van interpretatie van een feit.

  • 4.

    Er wordt altijd in de daarvoor bestemde systemen gewerkt. Hierdoor wordt de boa geholpen om conform de wet te werken en gegevens bijvoorbeeld tijdig te verwijderen.

  • 5.

    Uit de mutatie in de daarvoor bestemde systemen blijkt altijd of het gaat om een AVG-verwerking (naheffing) of om verwerking van politiegegevens (‘combibon’).

  • 6.

    De gegevens (waaronder ook foto’s) worden zo spoedig mogelijk vanaf gegevensdragers, zoals de smartphone of het zakboekje, verwijderd. Er wordt op gelet dat er niet gesynchroniseerd wordt met een Apple- of Google-server. Het gebruik van privé-telefoons of tablets wordt vermeden.

  • 7.

    Bij een vermoeden dat het gaat om een artikel 9-verwerking wordt dit direct doorgegeven aan de Bevoegd Functionaris.

  • 8.

    Gegevens worden met andere opsporingsambtenaren gedeeld (ter beschikking gesteld). Er geldt een free flow of information in combinatie met het need-to-knowprincipe voor politie, boa, KMar en bijzondere opsporingsdiensten.

  • 9.

    Er wordt geen gebruik gemaakt van WhatsApp of andere commerciële apps voor onderlinge communicatie, ook niet als het ‘slechts’ om gewone gegevens gaat. Er wordt gebruik gemaakt van de C2000-portofoon, er wordt gebeld met een collega of er wordt met Zivver beveiligd gemaild vanuit het werk-account.

  • 10.

    Bij de verstrekking van gegevens wordt de verstrekkingenwijzer gebruikt via https://www.natuurnetwerk.info/BRS-Verstrekkingenwijzer/.

  • 11.

    Een datalek wordt zo spoedig mogelijk en binnen 24 uur gemeld aan de organisatie, ook bij twijfel.

  • 12.

    Als het nodig is om gegevens tijdelijk buiten de informatiesystemen op te slaan (bijvoorbeeld op een laptop of papier), dan worden deze gegevensdragers achter slot en grendel opgeborgen. Deze blijven nooit in de auto liggen.

2. De rol als toezichthouder

De boa heeft toezichts- en handhavingstaken vanuit het bestuursrecht. De taken die de boa als toezichthouder uitvoert, vallen onder de AVG. In dit hoofdstuk wordt ingegaan op hoe met deze gegevens wordt omgegaan. Dit is een aanvulling de werkwijze uit het gemeentebrede privacybeleid.

Vanuit de toezichthoudende taak kunnen processen verbaal opgemaakt worden, kunnen er overtredingen worden gesignaleerd, waarschuwingen worden gegeven, naheffingsaanslagen worden uitgeschreven en meldingen gedaan. Dit wordt geregistreerd in de software die de boa’s gebruiken.

Op dit moment worden de volgende toezichttaken uitgevoerd:

  • het uitvoeren van huisbezoeken in samenwerking met Publiekszaken om te controleren of de ingeschreven bewoners inderdaad op het betreffende adres wonen;

  • fiscale parkeercontroles, waarbij een naheffingsaanslag kan worden uitgeschreven.

Eventuele toekomstige toezichtstaken worden op dezelfde manier ingericht.

2.1 Verstrekkingen

Van de huisbezoeken die de boa’s in samenwerking met Publiekszaken opmaken wordt een proces-verbaal opgemaakt. Dat wordt met de afdeling Publiekszaken gedeeld. Vanuit de software die de boa’s gebruiken voor hun taken worden naheffingsaanslagen doorgezet naar Gemeentebelastingen Kennemerland-Zuid (GBKZ). Als de politie hierom verzoekt, worden de gegevens vanuit de toezichthoudende taak met de politie gedeeld. Daarmee veranderen deze gegevens in politiegegevens. Verder vindt er geen deling van de gegevens plaats.

2.2 Bewaartermijn

De bewaartermijn wordt vanuit de software bewaakt. Op het moment dat de bewaartermijn is verlopen, worden de gegevens verwijderd.

3. De rol als opsporingsambtenaar

De taken die de boa als opsporingsambtenaar uitvoert, vallen onder de Wpg. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen artikel 8- en artikel 9-gegevens. In dit hoofdstuk wordt eerst ingegaan op het verwerken en bewaren van deze gegevens, waarna ingezoomd wordt op het delen van politiegegevens.

3.1 Artikel 8-gegevens

Artikel 8-gegevens komen voort uit de dagelijkse politietaak en kunnen gaan over verdachten, slachtoffers en andere betrokkenen. Bij het verwerken van deze gegevens worden alleen die gegevens opgenomen die nodig zijn om de zaak te behandelen.

Verwerken gegevens

Gedurende het eerste jaar na de datum van eerste verwerking (vastlegging) van de gegevens worden deze -indien nodig- verwerkt voor de uitvoering van de dagelijkse politietaak. Iedereen die geautoriseerd is voor het kunnen inzien en gebruiken van deze gegevens heeft gedurende dit jaar ruime toegang tot deze gegevens.

Na dit eerste jaar kunnen de gegevens gedurende vier jaar geraadpleegd worden met een gerichte zoekopdracht. Als dit nodig is voor de dagelijkse politietaak worden de gegevens die opgeslagen zijn geautomatiseerd vergeleken met politiegegevens die nog in het eerste verwerkingsjaar zitten. Hiermee wordt onderzocht of er een verband bestaat tussen deze gegevens. Als er een verband blijkt te bestaan, kunnen de gegevens verder verwerkt worden. Eventueel is het ook mogelijk dat deze gegevens artikel 9-gegevens worden.

Na afloop van de vier jaar waarin de gegevens alleen met een gerichte zoekopdracht worden benaderd, worden de gegevens nog vijf jaar bewaard. Gedurende deze termijn worden de gegevens -indien nodig- gebruikt voor het afhandelen van klachten en voor audits of een controle door de Autoriteit Persoonsgegevens. Ook kunnen ze tijdens deze bewaartermijn verwerkt worden voor wetenschappelijk onderzoek en statistiek. Alleen in opdracht van het bevoegd gezag worden de gegevens opnieuw ter beschikking gesteld voor vernieuwde verwerking. Na afloop van de bewaartermijn worden de gegevens vernietigd.

In figuur 1 zijn de verwerkingstermijnen schematisch opgenomen.

3.2 Artikel 9-gegevens

Bij artikel 9-gegevens is er sprake van het verwerken van gegevens die gericht zijn op bepaalde personen of gebeurtenissen. Op dit moment verwerkt de gemeente deze gegevens niet. . Op het moment dat de gemeente deze gegevens gaat verwerken wordt conform de daarvoor geldende regels gewerkt en dit privacybeleid op dat onderdeel aangepast.

afbeelding binnen de regeling

Figuur 1. Verwerkingstermijnen artikel 8-gegevens

3.3 Artikel 13-gegevens

Op basis van artikel 13 Wpg kunnen gegevens die oorspronkelijk zijn verwerkt als artikel 8- of artikel 9-gegevens verder verwerkt worden. Dit gebeurt vaak landelijk. Daarbij kan de verwerkingsverantwoordelijke zelf een artikel 13-verwerking starten, nadat deze een bijbehorend artikel 13-protocol heeft opgesteld.

Op dit moment zijn er nog geen artikel 13-verwerkingen voor boa’s bekend. Op het moment dat deze komen, wordt conform de daarvoor geldende regels gewerkt en dit privacybeleid op dat onderdeel aangepast.

3.4 Beoordeling grondslag verwerken politiegegevens bij de opsporingstaak

De scheidslijn tussen artikel 8- en artikel 9-gegevens is niet altijd eenduidig. Het is daarbij wel belangrijk om te weten wat de grondslag van de gegevensverwerking is, omdat beide grondslagen andere voorwaarden en verwerkingstermijnen kennen. Om te beoordelen of het een artikel 9-verwerking is, wordt gebruik gemaakt van de volgende richtlijn, waarbij de opgenomen volgorde ook de volgorde van de beslissing is:

  • 1.

    Het is de verwachting dat er meer dan veertig uur onderzoek nodig is.

  • 2.

    Het gaat om een strafbaar feit waarvoor voorlopige hechtenis is toegestaan.

  • 3.

    Er wordt een verkennend onderzoek als bedoeld in artikel 126gg Wetboek van strafvordering opgestart.

  • 4.

    Er worden bijzondere opsporingsmiddelen toegepast.

  • 5.

    Er worden gericht grote hoeveelheden gegevens verwerkt over personen en locaties (zie toelichting hieronder).

  • 6.

    Er wordt met meerdere opsporingsambtenaren aan een onderzoek gewerkt, bijvoorbeeld samen met de politie (zie toelichting hieronder).

  • 7.

    Er is afscherming van de gegevens gewenst (zie toelichting hieronder).

  • 8.

    Er is een langere verwerkingstermijn van de gegevens gewenst of te voorzien, bijvoorbeeld bij ernstige misdrijven met een onbekende dader.

Toelichting op punt 5

In sommige gevallen kan een artikel 8-verwerking een artikel 9-verwerking worden, waarbij dan een grote hoeveelheid gegevens wordt verwerkt. Hierbij kan bijvoorbeeld sprake zijn geweest van ernstige overlast in een woonwijk of het dumpen van afval in het bos. Aanvankelijk is er sprake van een melding in de dagelijkste opsporingstaak, maar dit kan uiteindelijk voldoende aanleiding geven om gericht allerlei informatie te verzamelen om de probleemsituatie te analyseren. Een ander voorbeeld is het opbouwen van een dossier rondom een veelpleger, waarbij gericht allerlei gegevens worden verzameld en opgenomen in het dossier.

Toelichting op punt 6

Als meerdere opsporingsambtenaren samenwerken bij bijvoorbeeld een horeca- of brandweercontrole en er is sprake van strafbare feiten, dan kan de verwerking aangewezen worden als artikel 9-verwerking. Bij dergelijke samenwerkingen treedt de boa vaak op als toezichthouder en niet als opsporingsambtenaar, waarbij de gegevens die door de toezichthouder worden vastgelegd niet onder de Wpg vallen, maar onder de AVG (zie hoofdstuk 2).

Toelichting op punt 7

Het afschermen van gegevens is niet zonder meer toegestaan, omdat de Wpg verplicht gegevens te delen met iedereen die die gegevens nodig heeft voor het werk. Het ter beschikking stellen van politiegegevens kan alleen worden geweigerd of aan beperkende voorwaarden worden onderworpen als dat is opgenomen in artikel 2:13 van het Bpg. Deze weigeringsgronden zijn beperkt en limitatief. Bijvoorbeeld de angst dat gegevens door collega’s worden geraadpleegd voor eigen belang of uit sensatiezucht is geen reden voor afscherming. De gemeente hanteert daarom een zorgvuldig integriteitsbeleid dat voorkomt dat uit nieuwsgierigheid gegevens worden geraadpleegd. Daarnaast worden alle verwerkingen gelogd, waardoor alle handelingen altijd traceerbaar zijn.

3.5 Soorten verwerkingen politiegegevens

De boa’s hebben vanuit de politie via een ‘Domeinlijst Boa Openbare Ruimte gemeente Heemstede’ een specifieke bevoegdheid gekregen voor de opsporing van strafbare feiten. In deze lijst is per wet en artikel geëxpliciteerd wat de boa’s mogen doen. De boa’s treden niet buiten de gekregen bevoegdheid.

3.6 Samenwerking en verstrekking

Politiegegevens moeten worden gedeeld met iedereen die deze gegevens nodig heeft voor zijn werk: de gegevens worden ter beschikking gesteld. Dit is de ‘free flow of information’, waarbij altijd het ‘need-to-knowprincipe’ geldt. De boa’s van de gemeente Heemstede zijn integer en raadplegen en verstrekken geen gegevens die zij niet mogen raadplegen of verstrekken. Daarbij logt de gemeente de handelingen van zijn boa’s, zodat altijd te achterhalen is wie welke gegevens heeft geraadpleegd of verstrekt. Bij de eerste beoordeling van de verstrekking wordt gebruik gemaakt van het schema in bijlage 3. De verstrekking wordt daarbij gedocumenteerd.

Samenwerken met de politie

Boa’s en politie delen op verschillende manieren gegevens met elkaar:

  • -

    opvragen van informatie via de meldkamer of de C2000-portofoon;

  • -

    ze gaan samen met elkaar op pad met gezamenlijke acties, zoals preventie woninginbraak en verkeerscontroles;

  • -

    de boa’s wonen (in de toekomst) een briefing van de politie bij.

Opvragen van informatie via de meldkamer of de C200-portofoon

De gemeente Heemstede heeft met de politie afgesproken dat informatie bij de politie kan worden opgevraagd. Het gaat hierbij vooral om gevaarindicaties en antecedentgegevens die relevant zijn voor de veiligheid van de boa of om een zaak goed af te handelen als er bijvoorbeeld sprake is van een recidive. Hierbij worden bij de overweging of gegevens gevraagd worden altijd het noodzakelijkheids-, subsidiariteits- en proportionaliteitsbeginsel toegepast: zijn deze gegevens echt nodig, kan ik mijn doel niet bereiken op een manier die een kleinere impact heeft op de betrokkene en staat het verwerken van deze gegevens wel in verhouding tot de inbreuk op de privacy van de betrokkene?

Politie en boa’s gaan samen op pad

Als politie en boa’s samen optrekken, kunnen de noodzakelijke gegevens direct worden gedeeld en zo ter beschikking zijn gesteld. Er kan hierbij sprake zijn van twee situaties:

  • 1.

    Als er sprake is van een strafbaar feit, dan treedt de politie op als opsporingsambtenaar en de boa als toezichthouder. In dat geval verwerkt de boa de gegevens onder de AVG.

  • 2.

    Zowel de boa als de politie werken als opsporingsambtenaar. In dat geval verwerken beiden de gegevens onder de Wpg.

Informatie-uitwisseling via een briefing van de politie

Ook het bijwonen van een briefing van de politie is een vorm van ter beschikking stellen. De chef van de politie beoordeelt daarbij aan de hand van het noodzakelijkheids-, subsidiariteits- en proportionaliteitsbeginsel welke gegevens deze tijdens de briefing met de boa’s deelt.

Verstrekken aan partners buiten het Wpg -domein

In de Wpg is vastgelegd aan welke partijen buiten het Wpg-domein gegevens mogen worden verstrekt. Elke verstrekking wordt geadministreerd, zodat de betrokkene bij een inzageverzoek kan zien aan wie gegevens zijn verstrekt. Bij de beoordeling aan wie welke gegevens mogen worden verstrekt maakt de gemeente gebruik van de verstrekkingenwijzer via: https://www.natuurnetwerk.info/BRS-Verstrekkingenwijzer/.

In het Bpg boa zijn twee verstrekkingsmogelijkheden omschreven, die de politie niet heeft. Het gaat hierbij om opsporingsgegevens die de boa zelf heeft verzameld en mogelijk heeft verrijkt:

  • 1.

    Het college kan structureel verstrekken aan een instantie mogelijk maken. Hiervoor moet een zwaarwegend belang zijn, de Officier van Justitie moet hiermee akkoord gaan en dit moet in de Staatscourant gepubliceerd worden.

  • 2.

    Opsporingsgegevens kunnen verstrekt worden aan de toezichtstaak, mits het toezicht in hetzelfde domein plaatsvindt. Dit geldt zowel voor het delen met een partner als aan zichzelf als toezichthouder.

Bij verstrekkingen buiten het Wpg-domein wordt in een register bijgehouden welke gegevens op welke datum aan wie zijn verstrekt.

3.7 Register verwerking politiegegevens

Ook de Wpg verplicht een register van gegevensverwerkingen, waarbij in dit register meer gegevens moeten worden opgenomen dan op basis van de AVG. De gemeente heeft daarom een apart verwerkingsregister voor politiegegevens, naast het algemene verwerkingsregister.

3.8 Periodieke controle

In het Bpg staat beschreven dat twee jaren na de inwerkingtreding van de wet de verwerkingsverantwoordelijke een externe privacy audit moet laten uitvoeren, conform de Regeling periodieke audit politiegegevens. Daarna moet dit elke vier jaar gebeuren. Daarnaast moet jaarlijks een interne audit plaatsvinden, waarbij deelaspecten worden bekeken. De uitvoering van de periodieke controle is opgenomen in de ‘Auditplanning Wet politiegegevens Heemstede en Bloemendaal 2021-2025’.

4. Rechten van de betrokkene

Betrokkenen hebben rechten. Dit wordt zowel in de AVG als de Wpg vermeld. De rechten van betrokkenen worden op dezelfde manier benaderd als in het gemeentebrede privacybeleid.

Informatieplicht

De betrokkene heeft het recht ervan op de hoogte te zijn dat zijn gegevens worden verwerkt voordat de verwerking plaatsvindt. Op de website is daarom naast de algemene privacyverklaring een privacyverklaring, specifiek voor politiegegevens opgenomen.

Afwijzing van een verzoek

Een verzoek om inzage en een verzoek om verbetering en vernietiging van de politiegegevens kan worden afgewezen als dit een noodzakelijke en evenredige maatregel is voor:

  • -

    het vermijden van belemmering van gerechtelijke onderzoeken of procedures;

  • -

    het vermijden van nadelige gevolgen voor de voorkoming, opsporing, het onderzoek en de vervolging van strafbare feiten of de tenuitvoerlegging van straffen;

  • -

    het beschermen van de openbare veiligheid;

  • -

    het beschermen van de rechten en vrijheden van derden;

  • -

    het beschermen van de nationale veiligheid.

Ook kan het verzoek afgewezen worden als het om een kennelijk ongegrond of buitensporig verzoek gaat.

In alle gevallen wordt de reden van afwijzing geregistreerd.

5. Beveiliging van politiegegevens

Bij de verwerking van de politiegegevens voldoet de gemeente aan de eisen vanuit de BIO. Bij het verstrekken van autorisaties tot de software waarin de politiegegevens worden verwerkt, wordt gebruik gemaakt van een autorisatiematrix voor het verwerken van politiegegevens. In geval van een toekomstige verwerking van artikel 9-gegevens worden de autorisaties voor de specifieke casus verleend door de bevoegd functionaris.

Logging

In de gebruikte software wordt vastgelegd wie wanneer heeft ingelogd, wie wat heeft vastgelegd en wie wat heeft bekeken. Elke drie maanden worden de logs gecontroleerd op onregelmatigheden.

Datalekken

Voor datalekken gelden dezelfde regels zoals in het algemene privacybeleid gesteld.

Ondertekening

Vastgesteld door burgemeester en wethouders bij besluit van 5 juli 2022.

Bijlage 1: Begrippenkader

In dit beleid worden de volgende begrippen gebruikt, die afwijken van of niet voorkomen in de AVG.:

Artikel 8-gegevens

Dit zijn gegevens die worden verwerkt in het kader van de dagelijkse politietaak. Dit gaat over zaken als wildplassen, foutief aanbieden van afval, alcohol gebruiken op de openbare weg en loslopende honden. Ook het opmaken van proces-verbaal bij reizen zonder geldig vervoerbewijs, onrechtmatig afgeschoten wild of tuinafvaldump valt hieronder.

Artikel 9-gegevens

Dit zijn gegevens die worden verwerkt in het kader van zogenaamde gerichte verwerkingen. Hierbij kan gedacht worden aan onderzoeken waarbij bijzondere opsporingsbevoegdheden worden ingezet, zoals het plaatsen van een baken onder een auto bij verdenking van stroperij of stelselmatige observatie bij verdenking van bepaalde strafbare feiten.

Bewaartermijn

De Wet politiegegevens kent een bewaartermijn; deze volgt op de verwerkingstermijn. Tijdens de bewaartermijn zijn gegevens buiten de operationele omgeving geplaatst, maar nog niet fysiek vernietigd.

Gedurende de bewaartermijn kunnen de gegevens gebruikt worden voor het afhandelen van klachten en voor audits of een controle door de Autoriteit Persoonsgegevens. Verder geldt dat deze gegevens onder bepaalde omstandigheden ter beschikking kunnen worden gesteld voor hernieuwde verwerking. Ze komen dan als het ware opnieuw tot leven in een actueel opsporingsonderzoek. Gegevens mogen gedurende de bewaartermijn ook verwerkt worden voor wetenschappelijk onderzoek en statistiek.

Domein

Het in de akte vermelde maatschappelijke deelterrein waarop de boa werkzaam is:

  • I

    Openbare ruimte, met functies zoals parkeercontroleur/integraal handhaver.

  • II

    Milieu, welzijn en infrastructuur, met functies zoals jachtopziener, boswachter, medewerker bouw- en woningtoezicht, inspecteur dierenbescherming.

  • III

    Onderwijs, met functies zoals leerplichtambtenaar.

  • IV

    Openbaar vervoer, met functies zoals conducteur, controleur openbaar vervoer (BOA-OV).

  • V

    Werk, inkomen en zorg, met functies zoals sociaal rechercheur, medewerkers arbeidsinspectie.

  • VI

    Generieke opsporing, met functies zoals medewerker Dienst Vervoer & Ondersteuning (DJI), medewerker Belastingdienst/douanebeambte, weginspecteurs van Rijkswaterstaat (Dienst Verkeers- en Watermanagement), NVWA-ambtenaar, boa in dienst bij de politie, boa in dienst bij de Koninklijke Marechaussee.

Externe privacy audit

In artikel 6:5, lid 1 Besluit politiegegevens is beschreven dat twee jaar na inwerkingtreding van de Wet politiegegevens de verwerkingsverantwoordelijke een privacy audit moet laten uitvoeren. Dit moet gebeuren volgens de regels uit de Regeling periodieke audit politiegegevens. Daarna moet dat elke vier jaar gebeuren. De audit heeft betrekking op de manier waarop de verwerkingen zijn georganiseerd, de maatregelen en procedures die daarop van toepassing zijn en de werking van deze maatregelen en procedures. Omdat het Besluit politiegegevens boa in 2019 in werking is getreden, moet deze eerste audit in 2021 worden uitgevoerd.

Free flow of information

In principe moeten politiegegevens gedeeld worden met eenieder die de gegevens nodig heeft voor de uitoefening van zijn taak. Het ter beschikking stellen van politiegegevens is beschreven in artikel 15 van de Wet politiegegevens. Uitgangspunt is dat politiegegevens onder voorwaarden kunnen worden gedeeld met een ieder die de gegevens nodig heeft voor zijn (opsporings)taak.

Geautomatiseerd vergelijken

Het met een binaire zoeksleutel van (een) trefwoord(en) zoeken van bepaalde politiegegevens. Het resultaat van deze gerichte zoekslag is een uitkomst in de zin van ‘hit/no hit’.

Geheimhoudingsplicht

Plicht tot geheimhouding van politiegegevens. Iedereen die over politiegegevens beschikt, is verplicht tot geheimhouding. De uitzonderingen op deze geheimhoudingsplicht staan beschreven in paragraaf 3 van de Wet politiegegevens: de verstrekkingen. Als gegevens worden verstrekt, reist de geheimhoudingsplicht mee. Ze vallen na verstrekking onder de AVG: de ontvanger mag de gegevens alleen verwerken voor het doel waarvoor hij ze heeft verkregen en verder is nog steeds de geheimhoudingsverplichting van kracht.

Need-to-know-principe

De ontvanger van de politiegegevens moet de gegevens nodig hebben voor de uitvoering van zijn taak.

Opsporingsbevoegdheid

De minister van Justitie en Veiligheid verleent een titel van opsporingsbevoegdheid als de noodzaak voor (extra) opsporingsbevoegdheid is aangetoond en de betreffende persoon heeft voldaan aan de betrouwbaarheidseis en bekwaamheidseis. Deze toekenning gebeurt formeel tijdens de beëdiging van de persoon als boa door of namens de minister van Justitie en Veiligheid.

Opsporingstaak

De opsporing van strafbare feiten, bedoeld in de akte of aanwijzing van opsporingsbevoegdheid, bedoeld in artikel 142, tweede lid, van het Wetboek van strafvordering.

Politiegegevens

Persoonsgegevens, die verwerkt worden in het kader van de opsporingstaak. Te denken valt hierbij aan de persoonsgegevens van verdachten, getuigen en slachtoffers, maar ook camerabeelden en biometrische gegevens. Hiervoor geldt de Wet politiegegevens.

Rechten van betrokkenen

De rechten van betrokkenen zijn in de AVG en de Wet politiegegevens verschillend opgesteld. Het recht op inzage kan onder de Wet politiegegevens bijvoorbeeld worden beperkt. De Memorie van Toelichting geeft aan dat dit onder meer van toepassing is ter voorkoming van nadelige gevolgen voor de opsporing en vervolging van strafbare feiten en de bescherming van de rechten en vrijheden van derden. Dit is terug te zien in artikel 27 van de Wet politiegegevens. Het recht op inzage en rectificatie zijn geen absolute rechten. Deze rechten kunnen worden beperkt vanwege zwaarder wegende belangen, zoals het belang van opsporingsonderzoek of van strafvervolging.

Ter beschikking stellen

Het delen van politiegegevens binnen het domein van de Wet politiegegevens. Dit is beschreven in artikel 15 van de Wet. Een synoniem is ‘free flow of information’. In principe moeten politiegegevens gedeeld worden met eenieder die de gegevens nodig heeft voor de uitoefening van zijn taak.

Daarbij geldt het altijd het ‘need-to-kow-principe’: de ontvanger moet de gegevens nodig hebben voor zijn taak. De strekking van de wet is dat het breed delen van gegevens de kwaliteit van het werk verbetert.

Verstrekken

Het delen van politiegegevens buiten het domein van de Wet politiegegevens. Denk hierbij aan Bureau Halt, de burgemeester, Belastingdienst of het Centraal Justitieel Incassobureau. Ook in een samenwerkingsverband kunnen, onder voorwaarden, politiegegevens verstrekt worden aan partners, zoals een woningbouwvereniging of winkeliers.

In het Besluit politiegegevens boa zijn twee mogelijkheden beschreven om te verstrekken die niet voor de politie gelden. Artikel 6 en 7 van het Besluit politiegegevens boa spreken over verstrekken van opsporingsgegevens die een boa zelf heeft verzameld en mogelijk heeft verrijkt. Artikel 6 biedt de mogelijkheid om -als boa-werkgever- vaak voor een specifieke groep boa’s structureel verstrekken mogelijk te maken aan een instantie. De officier van justitie moet met de verstrekking akkoord gaan, er moet een zwaarwegend belang zijn en er moet een publicatie over komen in de Staatscourant. Artikel 7 biedt de optie om opsporingsgegevens te verstrekken ten behoeve van de toezichtstaak, voor zover het toezicht binnen hetzelfde boa-domein plaatsvindt. Dit artikel is zowel van toepassing als een boa gegevens wil delen met een partner, als wanneer zijn eigen rol verandert van opsporing naar toezicht.

Verwerkingstermijn

De termijn waarbinnen politiegegevens mogen worden verwerkt. Artikel 8 gegevens hebben een andere verwerkingstermijn dan artikel 9 gegevens. De Wet politiegegevens kent ook een bewaartermijn; deze volgt op de verwerkingstermijn.

Verwerkingsverantwoordelijke

Voor de boa geldt dat zijn werkgever verwerkingsverantwoordelijke is. De verwerkingsverantwoordelijke draagt de gehele verantwoordelijkheid dat politiegegevens worden verwerkt volgens de regels van de Wet politiegegevens.

Werkgever boa

Gelet op de grote impact die het gebruik van opsporingsbevoegdheid en geweldsmiddelen op burgers en ondernemingen kan hebben, blijven deze bevoegdheden een privilege dat voorbehouden is aan de overheid. Dit betekent dat boa’s in beginsel in bezoldigde dienst moeten zijn van een publiekrechtelijk rechtspersoon of een privaatrechtelijk rechtspersoon. Voor de gemeente Heemstede geldt dat die voldoet aan de volgende voorwaarden:

  • 1.

    de rechtspersoon is een overheidslichaam of is volledig in handen van een overheidslichaam;

  • 2.

    de democratische controle op de rechtspersoon moet gewaarborgd zijn zodat de democratische controle op de handhavings- en opsporingsactiviteiten van de rechtspersoon in volle omvang uitgeoefend kan worden;

  • 3.

    de lokale driehoek is het overleg dat plaatsvindt over de taakuitvoering van de politietaken, namelijk door de burgemeester, de (hoofd)officier van justitie, de lokale politiechef en zo nodig de korpschef. De lokale driehoek moet instemmen met het onderbrengen van de betreffende boa-taken in de betreffende rechtspersoon. Het is raadzaam om voor de organisatorische inbedding instemming van de lokale driehoek te vragen. Dit sluit aan op het vereiste van inbedding in het lokale veiligheidsbeleid;

  • 4.

    de boa’s moeten operationeel samenwerken met de politie.

Op het algemene uitgangspunt dat boa’s in bezoldigde dienst moeten zijn van een overheidsorgaan zijn drie uitzonderingen mogelijk:

  • 1.

    functies betreffende de uitoefening van specifieke en beperkte taken waarmee een zwaar maatschappelijk belang is gemoeid. Hierbij kan gedacht worden aan boa’s die van oudsher taken uitvoeren voor een particuliere werkgever met een publieke taak belast of gevallen waarbij als uitvloeisel van privatiseringsoperaties specifieke opsporingsbevoegdheden zijn overgeheveld van de publieke naar de private sector. In dat geval is het dus mogelijk dat de boa niet in overheidsdienst is en ook dat de boa geen loon ontvangt van de betrokken particulier werkgever. Er moet wel sprake zijn van een gezagsverhouding tussen de particuliere werkgever en de boa;

  • 2.

    inhuur van een particuliere functionaris voor boa-functies. Een overheidsorgaan of een particuliere werkgever kan onder de voor het betreffende domein geldende voorwaarden een particuliere functionaris inzetten voor de uitoefening van de opsporingsbevoegdheden in domein I tot en met IV. Hierbij heeft deze boa een arbeidsovereenkomst met een particuliere werkgever en ontvangt van deze werkgever loon. Voor ingehuurde boa’s geldt, dat zij moeten voldoen aan dezelfde eisen en gehouden zijn aan dezelfde voorwaarden zoals deze gelden voor niet-ingehuurde boa’s. Daarnaast worden aan de mogelijkheid van inhuur bijzondere voorwaarden gesteld; deze zijn vermeld bij het betreffende domein;

  • 3.

    het lopen van een stage met de status van buitengewoon opsporingsambtenaar. Als hier gen sprake is van bezoldiging moet er een gezagsverhouding zijn tussen de partij waarbij stage wordt gelopen en de stagiair.

Bijlage 2 Relevante functies in de domeinen van de Wet politiegegevens

In het kader van de Wet politiegegevens zijn de volgende functies van belang:

Bevoegd gezag

Het verwerken van politiegegevens is een aangelegenheid van beheer, en niet van gezag. De Wet politiegegevens richt zich dan ook vooral tot ‘de verwerkingsverantwoordelijke’. Desondanks heeft de officier van justitie vanuit zijn wettelijk gezag over de opsporing van strafbare feiten (artikel 148 van het Wetboek van Strafvordering (Sv) en artikel 12 Politiewet 2012) zeggenschap over het daadwerkelijke gebruik van politiegegevens die zijn verwerkt voor de strafrechtelijke handhaving van

de rechtsorde. Ook kunnen belangen van opsporing en vervolging richtinggevend zijn voor het beheer van politiegegevens.

Buitengewoon opsporingsambtenaar (boa)

De uitvoering en de handhaving van vooral bijzondere wetgeving en verordeningen van provincies, gemeenten en waterschappen, is opgedragen aan een scala aan publiekrechtelijke en aan een beperkt aantal privaatrechtelijke organisaties. Indien nodig kan aan werknemers van zo’n organisatie opsporingsbevoegdheid worden toegekend. Zij zijn dan boa. Daarvoor is nodig dat betrokkene beschikt over een titel van opsporingsbevoegdheid, over de vereiste bekwaamheid en betrouwbaarheid en over een akte van beëdiging (zie artikel 2 van het Besluit

buitengewoon opsporingsambtenaar). De titel van opsporingsbevoegdheid wordt verleend door de minister van Justitie en Veiligheid. De titel van opsporingsbevoegdheid wordt verleend als de noodzaak voor (extra) opsporingsbevoegdheid is aangetoond en de betreffende persoon heeft voldaan aan de betrouwbaarheidseis en bekwaamheidseis. Deze toekenning gebeurt formeel tijdens de beëdiging van een persoon als boa door of namens de minister van Justitie en Veiligheid.

De minister van Justitie en Veiligheid kan bepalen dat een boa geweld of vrijheidsbeperkende middelen kan gebruiken en bevoegd is tot verschillende vormen van fouillering, de zogenaamde politiebevoegdheden. Ook kunnen aan een boa geweldsmiddelen worden toegekend: handboeien, wapenstok, pepperspray, vuurwapen en surveillancehond (gecertificeerde diensthond).

Met het scala aan organisaties belast met de uitvoering en handhaving van een grote variëteit aan wettelijke regelingen is de diversiteit van boa’s een gegeven. Niet alleen het werkveld van boa’s is divers. Omdat bevoegdheden op maat worden toegekend, variëren deze evenzeer. De boa heeft in de regel beperkte opsporingsbevoegdheid die is gerelateerd aan zijn functie en taakomschrijving. De boa wordt ingezet daar waar opsporing door de politie vanwege prioritering niet gewenst is of niet mogelijk is vanwege onvoldoende deskundigheid of capaciteit bij de politie.

Een boa is dus in beginsel geen integrale handhaver met algemene opsporingsbevoegdheid die concurreert met de politie. Immers, de boa zou dan een vierjarige politieopleiding moeten hebben gevolgd om te beschikken over dezelfde bekwaamheid. De boa heeft een specifieke, afgebakende taak waarvoor hij gericht opgeleid kan worden.

Op deze manier is een boa een functionaris die uit hoofde van zijn taak, in ondergeschiktheid aan het bevoegde gezag, in overeenstemming met de geldende rechtsregels en met behulp van de hem daartoe beschikbaar gestelde bevoegdheden en middelen, zorgdraagt voor de opsporing van strafbare feiten en zich bezighoudt met de voorbereiding van de eventuele vervolging van deze feiten.

Bevoegde functionaris (BF)

Dit is de ‘hoeder’ van de artikel 9 gegevens. Deze functionaris is beschreven in artikel 2:10, eerste lid, van het Besluit politiegegevens. Het moet een persoon zijn met voldoende kennis en vaardigheden over dit type gegevens. Deze functionaris beslist bijvoorbeeld wie er toegang mag hebben tot deze gegevens en of ze verstrekt kunnen worden aan een samenwerkingspartner.

Elke artikel 9-verwerking moet een bevoegde functionaris (BF) hebben, ook als dit door een boa wordt gedaan. De BF wordt aangewezen door de werkgever van de boa en heeft onder andere de volgende taken:

  • -

    het doel van de artikel 9-verwerking omschrijven en vastleggen;

  • -

    het autoriseren van personen voor de betreffende verwerking;

  • -

    bepalen of gegevens voor andere doeleinden mogen worden gebruikt;

  • -

    zorgen dat voor alle gegevens de herkomst en wijze van verkrijgen wordt vastgelegd;

  • -

    bewaken dat gegevens rechtmatig worden verkregen en verwerkt. Hierbij moet vooral worden gelet op de termijnen.

Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG)

De FG is een onafhankelijke functionaris die binnen de organisatie van de verwerkings-verantwoordelijke toezicht houdt op naleving van de AVG en/of de Wpg. De FG wordt door de verwerkingsverantwoordelijke aangewezen en wordt betrokken bij alle aangelegenheden die gaan over de bescherming van persoonsgegevens. De FG wordt op grond van haar of zijn professionele kwaliteiten en deskundigheid op het gebied van de wetgeving gekozen en is het eerste aanspreekpunt voor de Autoriteit Persoonsgegevens. Van belang is dat apart voor de Wet politiegegevens een FG moet worden aangewezen, aangezien de Wet politiegegevens een aantal specifieke taken

toebedeelt aan de FG::

  • -

    het toezien op de naleving van het bepaalde bij of krachtens deze wet en op het beleid van de verwerkingsverantwoordelijke met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, met inbegrip van de toewijzing van de autorisaties, bedoeld in artikel 6, de bewustmaking en opleiding van de boa’s die zijn betrokken bij de verwerking van politiegegevens en de audits, bedoeld in artikel 33;

  • -

    het informeren en adviseren van de verwerkingsverantwoordelijke en de boa’s die politiegegevens verwerken over hun verplichtingen op grond van het bepaalde bij of krachtens deze wet en andere gegevensbeschermingsbepalingen op grond van het Unierecht of het Nederlandse recht;

  • -

    het desgevraagd verstrekken van advies over de gegevensbeschermingseffectbeoordeling, bedoeld in artikel 4c, en het toezien op de uitvoering ervan;

  • -

    het samenwerken met de Autoriteit Persoonsgegevens;

  • -

    het optreden als contactpunt voor de Autoriteit Persoonsgegevens bij zaken die verband houden met de verwerking van persoonsgegevens en in voorkomende gevallen overleggen over andere zaken.

Privacyfunctionaris

De privacyfunctionaris geeft advies en houdt toezicht. Deze rol komt alleen voor in de Wet politiegegevens en niet in de AVG. Bij de politie – waar bijna 70.000 mensen werken – zijn

verschillende van deze functionarissen actief. Het Besluit politiegegevens boa schrijft geen

privacyfunctionaris binnen de boa-organisaties voor. In artikel 2, lid 1 van het Besluit politiegegevens

boa staat namelijk dat artikel 34 van de Wet politiegegevens is uitgezonderd.

Dit neemt niet weg dat het verstandig kan zijn toch een privacyfunctionaris aan te stellen. Deze persoon kan een adviserende rol innemen bij bijvoorbeeld het inrichten van het verwerkingsregister, het aanwijzen van bevoegde functionarissen en andere vraagstukken vanuit de Wet politiegegevens.

Bijlage 3: Stroomschema verstrekken of ter beschikking stellen

afbeelding binnen de regeling