Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2021

Geldend van 04-05-2022 t/m heden

Intitulé

Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2021

Voorwoord

Op een goede wijze inkopen en aanbesteden is van groot belang voor onze Veiligheidsregio.

Het is namelijk belangrijk om aandacht te besteden aan de (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk in het licht van de doelmatigheid, rechtmatigheid en integriteit. Een professioneel inkoop- en aanbestedingsbeleid legt de doelen vast die we met inkoop willen nastreven. Inkoop draagt niet alleen bij aan mogelijke besparingen en verbeteringen van de kwaliteit van ingekochte leveringen en diensten, maar draagt ook bij aan de visie en de ambities van de organisatie.

Professionalisering van de aanbestedingspraktijk is niet alleen een kwestie van (Europese) wetten en regels, maar ook van aanvullend beleid.

Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid is in samenwerking met de vakgroep Inkoop van het IFV tot stand gekomen. Hierbij is gekozen voor aansluiting bij het Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). De voornaamste reden hiervoor is dat een Veiligheidsregio een samenwerkingsverband (gemeenschappelijke regeling) van gemeenten is. Daarnaast komen de doelen die de Veiligheidsregio’s nastreven met inkoop overeen met de inhoud van het model van de VNG en hanteren de meeste gemeenten eveneens dit model.

Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid biedt een raamwerk van verschillende beleidsmaatregelen, waarbij we op basis van onze visie en ambitie onze eigen accenten leggen.

Ik ben ervan overtuigd dat het toepassen van dit nieuwe Inkoop-en aanbestedingsbeleid “Waar voor je geld” bijdraagt aan de visie en ambitie van onze Veiligheidsregio.

Mei 2021

Afdelingshoofd Inkoop- en Contractmanagement

André van der Zanden

Inleiding

“Samen maken we de regio veiliger” is onze missie. Wij werken hecht samen met hulpverleners, bestuurders, ondernemers en inwoners aan onze ambitie:

“We zijn een betrouwbare partner in veiligheid en veerkracht”

afbeelding binnen de regeling

Figuur 1: Visie VRMWB:

Vanzelfsprekend is het dan ook van belang dat de Veiligheidsregio haar inkoopbeleid hierop afstemt en zich continu inspant voor een (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk.

Het vorige inkoopbeleid dateert alweer uit 2014. Door de vele ontwikkelingen in onze Veiligheidsregio, maar ook op het gebied van inkopen en aanbesteden is het tijd voor een nieuw inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Hierin wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkopen in de Veiligheidsregio plaatsvindt. De Veiligheidsregio streeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie hoofdstuk 2).

Aangezien Inkopen plaatsvindt in een dynamische omgeving, zijn we continu bezig met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen, rekening houdend met zowel juridische, ethische, economische als ook organisatorische uitgangspunten. (zie hoofdstuk 3 tot en met 6)

De missie en de ambities zijn hierbij leidend. Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit daarom zoveel mogelijk aan op het beleidsplan 2019-2023 “Samenwerken aan Veiligheid en Veerkracht”. Dit houdt in dat wij ons werk professioneel en met passie doen. We werken slagvaardig, vakbekwaam, zichtbaar en samenwerkingsgericht.

1 Definities

In dit Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:

Contractant

De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de Veiligheidsregio.

Diensten

Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

Veiligheidsregio

De Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant (VRMWB)

Inkopen

(Rechts)handelingen van de Veiligheidsregio gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.

Leveringen

Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

Offerte

Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.

Offerteaanvraag

Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de Veiligheidsregio voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aan- bestedingsrichtlijnen.

Ondernemer

Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.

Werken

Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

2 Doelstellingen

De Veiligheidsregio heeft met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen:

a Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.

De Veiligheidsregio leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de Veiligheidsregio efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de publieke middelen staan centraal. De Veiligheidsregio houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor Ondernemers tot opdrachten van de Veiligheidsregio.

b Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.

Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkopen. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen de Veiligheidsregio en de Contractant. De Veiligheidsregio spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.

c Het creëren van de meest maatschappelijke waarde voor de publieke middelen.

Bij Inkopen kan de Veiligheidsregio ook interne en andere publieke en maatschappelijke kosten betrekken in haar afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol.

d Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen van de Veiligheidsregio.

De Veiligheidsregio heeft een grote rol bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken. De Veiligheidsregio wil bij de Inkopen waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan.

e Een continue positieve bijdrage leveren aan het goed presteren van de Veiligheidsregio .

Inkopen heeft een belangrijke invloed op het gehele prestatieniveau van de Veiligheidsregio en draagt daar direct en voortdurend aan bij. De concrete doelstellingen van Inkopen zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de regionale doelstellingen van de Veiligheidsregio.

f Administratieve lastenverlichting voor zowel de Veiligheidsregio als voor Ondernemers.

Zowel de Veiligheidsregio als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De Veiligheidsregio verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan de Veiligheidsregio hiertoe digitaal Inkopen (en aanbesteden). De Veiligheidsregio maakt, waar mogelijk, gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument.

3 Juridische uitgangspunten

3.1 Algemeen juridisch kader

  • a. De Veiligheidsregio leeft de relevante wet- en regelgeving na

  • Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de Veiligheidsregio restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

    Aanbestedingswet

    De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 implementeert sinds 1 juli 2016 de Europese Richtlijnen 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’), Concessierichtlijnen 2014/23/EU en Richtlijn 2007/66/EU (‘Rechtsbeschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheids- en concessieopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.

    Europese wet- en regelgeving

    Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en ‘Concessierichtlijn’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen en ‘Concessierichtlijn’ kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.

    Burgerlijk Wetboek

    Het wettelijke kader voor overeenkomsten.

    Wet veiligheidsregio’s

    Het wettelijke kader voor Veiligheidsregio’s.

    Gids Proportionaliteit

    De (herziene) Gids Proportionaliteit 2016 is in zijn geheel het richtsnoer dat is aangewezen in het Aanbestedingsbesluit en geeft handvatten voor redelijke toepassing van het proportionaliteitsbeginsel.

    Aanbestedingsreglement Werken

    In het ARW 2016 zijn procedurevoorschriften opgenomen met betrekking tot de wijze waarop aanbestedingen voor Werken moeten verlopen.

3.2 Algemene beginselen bij Inkopen

  • a. Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

  • De Veiligheidsregio neemt bij haar Inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

    Gelijke behandeling

    Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

    Non-discriminatie

    Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.

    Transparantie

    De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.

    Proportionaliteit (evenredigheid)

    De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De Veiligheidsregio past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.

    Wederzijdse erkenning

    Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de Veiligheidsregio.

  • b. Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

  • De Veiligheidsregio neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

3.3 Uniforme documenten

De Veiligheidsregio streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De Veiligheidsregio past, mits passend, bij de betreffende Inkopen in ieder geval toe:

Algemeen:

  • •

    Gids Proportionaliteit;

  • •

    Gedragsverklaring aanbesteden (GVA);

  • •

    Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA);

Inkoopvoorwaarden:

  • •

    VNG Algemene Model Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten

  • •

    Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT-overeenkomsten (GIBIT)

In geval van paritair opgestelde voorwaarden: de betreffende voorwaarden, zoals de DNR2011.

In geval van aanbesteding van werken:

  • •

    Aanbestedingsreglement werken 2016 (ARW 2016);

  • •

    Uniforme Administratieve Voorwaarden 2012 (UAV 2012) voor werken;

  • •

    Uniforme Administratieve Voorwaarden geïntegreerde Contracten (UAV-GC 2005);

3.4 Mandaat en volmacht

Inkopen vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaatregeling en budget beheerregeling van de Veiligheidsregio. De Veiligheidsregio wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

3.5 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van de Directie van de Veiligheidsregio en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.

3.6 Klachtenregeling

Gestimuleerd wordt dat de Veiligheidsregio en Ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. Bij een Europese aanbesteding wordt verwezen naar het IFV Klachtenmeldpunt.

4 Ethische en ideële uitgangspunten

4.1 Integriteit

  • a. De Veiligheidsregio stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.

  • De Veiligheidsregio heeft integriteit hoog in het vaandel. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

  • b. De Veiligheidsregio contracteert enkel met integere ondernemers.

  • De Veiligheidsregio wil enkel zakendoen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkopen (en aanbestedingen) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. De Veiligheidsregio kan bij twijfel over de integriteit ook het Bureau Bibob om advies vragen.

4.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen

  • a. Bij Inkopen neemt de Veiligheidsregio sociale, ecologische en economische aspecten in acht.

    Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (‘MVI’) betekent dat de Veiligheidsregio de effecten op people, planet en profit meeneemt bij Inkopen. De Veiligheidsregio sluit aan bij de organisatie doelstellingen met betrekking tot duurzaamheid.

    Waar mogelijk stimuleert zij de sociale, ecologische en economische aspecten te integreren bij het inkopen en aanbesteden.

    De Veiligheidsregio heeft ook als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Daarnaast heeft de Veiligheidsregio als opdrachtgever en inkoper invloed op Ondernemers om wenselijke maatschappelijke veranderingen teweeg te brengen. Door vooruitstrevende eisen te stellen wil zij een duurzaam beleid door Ondernemers stimuleren. De Veiligheidsregio vergroot het effect van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen door haar opdrachtgeverschap en de inkooporganisatie intern goed op elkaar af te stemmen.

    De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen. Bij het nemen van alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten. Dit kan tot uitdrukking worden gebracht door het volgende:

    • •

      De Veiligheidsregio analyseert in welke productgroepen, welke maatschappelijke winst te behalen valt;

    • •

      Bij de product- en marktanalyse kan de Veiligheidsregio inventariseren welke Werken, Leveringen of Diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden;

    • •

      De Veiligheidsregio promoot het in dialoog met de markt vóór (marktconsultatie) of tijdens de aanbestedingsprocedure (bijv. concurrentiegerichte dialoog) zoeken naar bestaande of nieuwe MVI-oplossingen;

    • •

      In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de minimumeisen of de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst kunnen duurzaamheidscriteria worden opgenomen;

    • •

      De Veiligheidsregio stimuleert het kijken naar de levensduurkosten en niet enkel de (aanschaf)prijs;

    • •

      De Veiligheidsregio kan digitaal Inkopen (E-procurement, E-factureren etc.);

    • •

      De Veiligheidsregio monitort de aangeboden MVI-oplossingen en controleert of MVI-afspraken worden nagekomen;

  • Sociale, ecologische en economische aspecten kunnen worden vertaald in specifieke MVI-thema’s, waaronder:

    • •

      Klimaatbewust Inkopen

      De Veiligheidsregio onderschrijft het Klimaatakkoord van Parijs (2015) waarin 195 landen afspraken om de opwarming van de aarde te beperken tot ruim onder de 2 graden. De Veiligheidsregio wil stappen maken naar een klimaat neutrale bedrijfsvoering binnen de Veiligheidsregio (zoals in energie, mobiliteit en materiaalgebruik). Daarnaast worden ook Ondernemers aan- gespoord tot CO2-reductie.

    • •

      Biobased Inkopen

      Bij biobased Inkopen worden producten ingekocht die geheel of gedeeltelijk van hernieuwbare grondstoffen zijn gemaakt. Het gebruik van fossiele grondstoffen wordt teruggedrongen, waardoor de transitie naar een koolstofarme economie wordt ondersteund. De Veiligheidsregio streeft ernaar daar waar mogelijk en gewenst biobased producten in te kopen.

    • •

      Circulair Inkopen

      Bij circulair Inkopen wordt het inkoopinstrument ingezet om productie en (her)gebruik van producten en diensten te stimuleren en daarmee de transitie naar een circulaire economie te bevorderen. De Veiligheidsregio kan bij Inkopen en aanbestedingen bijvoorbeeld het hergebruik van materialen en afvalreductie vereisen.

    • •

      Internationale Sociale Voorwaarden

      De Internationale Sociale Voorwaarden (ISV), gebaseerd op de fundamentele arbeidsnormen van de International Labour Organisation (ILO), vereisen dat leveranciers analyseren of er risico’s zijn op schendingen van arbeidsnormen en mensenrechten in hun productieketen (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon). Als er risico’s zijn, dan moeten Ondernemers zich inspannen om deze risico’s te voorkomen of te verkleinen. Hiertoe kan de Veiligheidsregio bij Inkopen en aanbestedingen de ISV van toepassing verklaren. In de Offerteaanvraag kan de Veiligheidsregio de ISV opnemen als uitvoeringseisen.

  • b. De Veiligheidsregio wil dat Inkopen ook een social return opleveren.

    Social return is het principe dat Ondernemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht iets terugdoen voor de Veiligheidsregio, op maatschappelijk of sociaal vlak. De Veiligheidsregio wil dat haar Inkopen ook een sociale opbrengst (return) opleveren voor de maatschappij.

    Bij Inkopen en aanbestedingen kan worden gekozen voor sociale uitgangspunten en wordt nagedacht over de kansen die er zijn voor social return bij een specifieke Werk, Dienst en eventueel Levering. De Veiligheidsregio kan social return inzetten voor:

    • •

      Het bevorderen van de participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt;

    • •

      Het stimuleren van sociaal ondernemen;

    • •

      Het bereiken van andere doelen in het sociaal domein, zoals armoedebestrijding, onderwijs en zorg.

  • c. Inkopen draagt bij aan de Duurzame Ontwikkelingsdoelen van de VN.

    Door Maatschappelijk Verantwoord Inkopen draagt de Veiligheidsregio bij aan het verwezenlijken van de Duurzame Ontwikkelingsdoelen (Sustainable Development Goals) van de Verenigde Naties.

    Doel 11 van de 17 Doelen gaat specifiek in op het realiseren van duurzame steden en gemeenschappen. Doel 12 (in het bijzonder doel 12.7) ziet op duurzame praktijken bij overheidsopdrachten. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen draagt onder meer bij aan het zorgen voor duurzame energie (doel 7), het terugdringen van klimaatverandering (doel 13) en het bevorderen van fatsoenlijk werk en gelijk loon voor gelijk werk (doel 8).

5 Economische uitgangspunten

5.1 Product- en marktanalyse

  • a. Inkopen vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

  • De Veiligheidsregio acht het van belang om de markt te kennen door, indien mogelijk, een product en/of markt- analyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. De Veiligheidsregio kan contact opnemen met MVO Nederland voor ondersteuning bij het zoeken naar duurzame oplossingen.

5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

  • a. De Veiligheidsregio acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk.

  • De Veiligheidsregio streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De Veiligheidsregio moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkopen (waar- onder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

5.3 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen

De Veiligheidsregio heeft oog voor:

  • a.

    de regionale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt.

  • In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de regionale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de Veiligheidsregio moet niet onnodig nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van Inkoop.

  • b.

    het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP).

  • Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De Veiligheidsregio houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de Veiligheidsregio doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onder aanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

  • c.

    voor sociale ondernemingen.

  • Bij Inkopen kan de Veiligheidsregio opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben.

5.4 Innovatie

De Veiligheidsregio kan haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid aanwenden om innovatieve oplossingen te stimuleren voor maatschappelijke opgaven. De Veiligheidsregio zal waar mogelijk ruimte laten om innovatieve oplossingen aan te bieden, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te beschrijven. Ook worden ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen.

5.5 Samenwerkingsverbanden

De Veiligheidsregio hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere Veiligheidsregio’s of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten en werkvoorzieningsschappen.

5.6 Bepalen van de inkoopstrategie

De Veiligheidsregio heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken (zelfvoorziening) of deze taken uit te besteden aan de markt. Indien de Veiligheidsregio kiest voor het inkopen van een product, dienst of werk stelt zij in het geval van een aanbesteding conform “Procesbeschrijving II.2.03 Inkopen Aanbesteden” een inkoopstrategie op waarin de keuzes gemotiveerd worden.

5.7 Bepalen van de inkoopprocedure

Een belangrijk aspect is het bepalen van de inkoopprocedure. Bij deze afweging is onder meer het type Werk, Dienst of Levering en de markt van belang.

De Veiligheidsregio zal met inachtneming van de onderstaande figuren, zoals vermeld in de Gids Proportionaliteit, de onderstaande procedures toepassen, tenzij de Veiligheidsregio gemotiveerd aangeeft waarom zij hiervan wenst af te wijken.

afbeelding binnen de regeling

afbeelding binnen de regeling

Figuur 2: Tabellen Gids P. drempelbedragen

Toelichting schema:

  • ■

    Het is niet toegestaan af te wijken van aanbestedingsprocedures boven de Europese drempel. Wel kunnen de uitzonderingen zoals deze in de Aanbestedingswet zijn gedefinieerd, worden gebruikt.

  • ■

    Uitgangspunt is dat er gekozen wordt voor een procedure die valt in het groene gebied van het schema.

  • ■

    Indien men kiest voor een procedure in het oranje gebied van het schema dient daarvoor een met relevante motieven onderbouwd besluit te worden genomen en vastgelegd in het aanbestedingsdossier.

  • ■

    Indien men kiest voor een procedure in het rode gebied dient daarvoor een met relevante motieven onderbouwd besluit te worden genomen door de directie en dit besluit te worden opgenomen in het aanbestedingsdossier.

    (met uitzondering van het rode gebied bij de meervoudig onderhandse aanbesteding tot ca € 25.000,-. Hier is het toegestaan meerdere offertes te vragen zonder onderbouwing)

  • ■

    Het schema geldt niet voor sociale en andere specifieke diensten zoals genoemd in bijlage XIV van Richtlijn 2014/24/EU tot de Europese drempelwaarde van € 750.000.

5.8 Raming en financiële budget

Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De Veiligheidsregio wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

5.9 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

De Veiligheidsregio bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de Veiligheidsregio een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De Veiligheidsregio wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

6 Organisatorische uitgangspunten

6.1 Inkoopproces

Voor de uitvoering van het inkopen is het inkoopproces “Procesbeschrijving II.2.03 Inkopen Aanbesteden” beschreven en vastgesteld door het afdelingshoofd Inkoop en Contractmanagement. Dit proces kan desgewenst tussentijds wijzigen. Uiteraard sluit het proces aan op dit inkoop- en aanbestedingsbeleid.

6.2 Inkoopwiel

Ons inkoopwiel geeft de verschillende fasen van het hele inkoopproces weer. Startend vanuit onze missie en ambities van onze organisatie en eindigend met een advies over de contracten. Onderstaande figuur geeft het cyclische inkoopproces weer.

In de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant is de Inkoop “centraal gecoördineerd” georganiseerd. Dit betekent dat het inkopen onder de verantwoordelijkheid van de integraal manager valt.

Om het inkoopproces te ondersteunen wordt binnen vastgestelde kaders gebruik gemaakt van de afdeling inkoop en contractmanagement (afd.ICM) zodat een functiescheiding (4 ogen principe) is geborgd.

afbeelding binnen de regeling

Figuur 3 : “Het inkoopwiel van Andre van der Zanden”

6.3 Inkoopkaart

Voor diegene die iets gaan inkopen is het onderdeel “inkoopproces” uit het inkoopwiel grafisch weergegeven in een inkoopkaart. Hierin worden de stappen aangegeven van “Ik wil iets kopen” tot het bestellen “Proces II.2.01 Inkopen Bestellen”

6.4 Verantwoordelijkheden

De integraal manager is verantwoordelijk voor het op juiste wijze uitvoeren van de processen. Het bestuur is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Voor een succesvolle toepassing van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid is betrokkenheid van bestuurder, budgethouder/opdrachtgever, contracteigenaar, contractadviseur en inkoopadviseur essentieel.

Ondertekening