Verordening commissie Financiën Borger-Odoorn 2022

1. De commissie: de commissie financiën is ingesteld op grond van artikel 84 van de Gemeentewet;

2. De raad: de gemeenteraad van de gemeente Borger-Odoorn;

3. Het college: het college van burgemeester en wethouders van Borger-Odoorn;

4. Wethouder financiën: vanuit het college zal de wethouder financiën aanwezig zijn bij de commissie

5. De accountant: een door de raad benoemde registeraccountant of accountantadministratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in artikel 36, lid 1, Wet op het accountantsberoep dan wel een organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

6. De voorzitter: de voorzitter van de commissie;

7. Secretaris: ambtelijk secretaris ter ondersteuning van de commissie financiën;

8. Het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening.

1. Van elke in de raad vertegenwoordigde fractie kan maximaal één raadslid in de commissie worden benoemd;

2. De leden, en de plaatsvervangende leden, worden door de raad benoemd;

3. De benoeming geschiedt voor de zittingsperiode, gelijk aan die van de leden van de zittende raad. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen;

4. Het lidmaatschap van de commissie vervalt door het verlies van de hoedanigheid van raadslid, door ontslagname, of door een met redenen omkleed besluit van de raad;

5. Wanneer er een vacature ontstaat, voorziet de raad onverwijld in de ontstane vacature;

6. Leden van de commissie worden bij afwezigheid vervangen door de plaatsvervangende leden;

7. De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. De voorzitter heeft stemrecht;

8. De commissie wordt bijgestaan door een ambtelijk secretaris, die door de griffier wordt aangewezen;

9. De commissie wordt ondersteund door adviseurs vanuit de afdeling financiën en de wethouder financiën;

10. De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

1. De voorzitter draagt zorg voor een goed verloop van de vergaderingen van de commissie;

2. Onder de in het eerste lid bedoelde zorg wordt in ieder geval begrepen:

• a.

  Het voorbereiden van de agenda;

• b.

  Het tijdig en periodiek bijeenbrengen van de commissie;

• c.

  Het leiden van de vergaderingen;

• d.

  Het bewaken van de uitgangspunten, daaronder begrepen een niet-politieke benadering door de commissie;

• e.

  Het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissie-aangelegenheden.

3. De voorzitter wordt bij de in het tweede genoemde werkzaamheden ondersteund door de secretaris van de commissie;

4. De voorzitter vertegenwoordigt de commissie in de raadsvergaderingen ter toelichting op het werk en de adviezen van de commissie, alsmede extern.

1. De commissie adviseert en overlegt op het gebied van de gemeentelijke financiën, waaronder in ieder geval de P&C-documenten (financieel-technisch van aard);

2. De commissie is belast met de advisering aan en overleg namens de raad over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing op het gebied van rechtmatigheid en doelmatigheid, en het kunnen vervullen door de gemeenteraad van zijn controlerende verantwoordelijkheid.

3. De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college.

1. De commissie is het directe aanspreekpunt voor de door de raad aangewezen accountant;

2. De commissie bevordert de afstemming van diverse onderzoeken en controles die ingevolge de artikelen 182, 212, 213 en 213a van de Gemeentewet door accountant, college worden uitgevoerd en adviseert hierover aan de raad;

3. De commissie ontvangt jaarlijks van de accountant, van het college en de opgave van alle door deze geplande en reeds uitgevoerde onderzoeken voor de gemeente Borger-Odoorn of samenwerkingsverbanden waarvan de gemeente Borger-Odoorn deel uitmaakt;

4. De commissie geeft zowel gevraagd als ongevraagd advies over de opzet en werking van interne beheersingsmaatregelen inzake control en risicomanagement, inrichting va n de financiële organisatie, kwaliteit van het financieel beleid en beheer voor zover dit van belang is voor de kaderstellende en controlerende taak van de raad;

5. De commissie overlegt met de accountant over de controles en de rapportages die deze uitbrengt ten behoeve van de raad en adviseert hierover aan de raad. Ook kan de commissie over andere rapportages van de accountant met hem overleggen en hierover adviseren aan de raad;

6. De commissie adviseert de raad over:

• a.

  Het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole;

• b.

  De selectie, gunning en opdrachtverstrekking van en aan de accountant;

• c.

  De controle van de jaarstukken;

• d.

  Het vaststellen van het controleprotocol;

• e.

  verbeteringsacties en de voortgang daarvan;

• f.

  Tussentijdse rapportages en andere verslagen van de accountant en over verslagen van periodieke onderzoeken van het college;

• g.

  De gemeentelijke financiën, waaronder in ieder geval de P&C documenten.

7. De commissie overlegt met de accountant over de opdrachtformulering voor de controle van de jaarrekening, met name voor wat betreft de volgende onderwerpen

• a.

  Door de raad te verstrekken aanvullende opdrachten;

• b.

  Het besteden van specifieke aandacht aan bepaalde programma's, thema's of paragrafen van de jaarstukken;

• c.

  De wijze van rapporteren door de accountant waaronder de inrichting;

• d.

  Prioriteiten van de raad aangaande de controle van de jaarstukken.

8. De commissie evalueert periodiek zijn werkzaamheden met de accountant en bespreekt daarbij in het bijzonder of de uitvoering van de controle van de jaarrekening overeenkomstig opdracht heeft plaatsgevonden;

9. De commissie is een overlegplatform met betrekking tot de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles;

10. De commissie is een overlegplatform met betrekking tot de financiële informatie die het college in technische zin met de raad wil delen.

1. De commissie vergadert in principe zes maal per jaar;

2. De commissie vergadert niet als er minder dan vier leden aanwezig zijn;

3. De adviseurs en de wethouder financiën worden in principe voor elke vergadering van de commissie uitgenodigd. De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meerdere adviseurs en wethouder ;

4. De vergaderingen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt;

5. De besluiten en adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt;

6. Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de secretaris. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie;

7. Het vastgestelde verslag van niet openbare vergaderingen wordt vertrouwelijk ter kennis gebracht aan de commissie en ligt voor de overige raadsleden vertrouwelijk ter inzage op de griffie.

1. Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden meegezonden met de schriftelijke oproep aan de commissieleden. De stukken worden tevens opgenomen op het raadsinformatiesysteem;

2. Indien voor stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de griffier en verleent de griffier een lid inzage.

1. De leden van de commissie hebben stemrecht. Adviezen van de commissie worden bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen uitgebracht, waarbij de commissie streeft naar consensus;

2. Minderheidsstandpunten worden bij een advies ter kennis gebracht van de raad;

3. De commissie kan slechts beraadslagen en besluiten, wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is;

4. Indien over een voorstel door geen van de leden stemming wordt verlangd, is het aangenomen;

5. Bij het staken van de stemmen wordt een verdeeld advies uitgebracht, waarin de verschillende standpunten zijn terug te vinden.

1. De commissie informeert de raad en het college over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviserende leden en beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden.

2. De commissie informeert en adviseert de raad, deze advisering is financieel-technisch van aard. Bij behandeling van verordeningen en P&C-documenten zal dat schriftelijk gedaan worden, de secretaris zal deze opstellen;

3. Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in de oordeelsvormende of besluitvormende raadsvergadering. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.