Gemeente Middelburg – verordening op de raadscommissies 2022

Ondertekening

Toelichting Verordening op de raadscommissies Middelburg 2022

Algemeen

In deze verordening worden gemeentelijk commissies ingesteld en hun taak en samenstelling e.d. omschreven.

Artikel 82 Gemeentewet regelt de mogelijkheid van instelling van raadscommissies die de besluitvorming van de raad voorbereiden en de raad adviseren over verschillende voorstellen. Deze zogenaamde adviescommissies worden in artikel 2 van deze verordening ingesteld.

Artikel 84 Gemeentewet regelt de mogelijkheid van instelling van commissies van meer algemene aard, zoals de in deze verordening ingestelde verdiepende commissies. Deze verdiepende commissies zijn minder aan wettelijke voorschriften gebonden.

Artikelgewijze toelichting

Artikel 1

Om te voorkomen dat de omschrijving van terugkerende begrippen in de verordening moeten worden herhaald, is in deze bepaling een aantal begrippen eenmalig gedefinieerd.

Artikel 2

In deze verordening is gekozen voor een stelsel van meerdere raadscommissies, waarbij aansluiting is gezocht bij een logische clustering van beleidstaken van de gemeente.

Het vierde en vijfde lid zijn coördinatiebepalingen. Als een onderwerp meerdere commissies aangaat moet worden vastgesteld in welke raadscommissie(s) het onderwerp besproken wordt. Er is voor gekozen om de voorzitters van de betrokken raadscommissies hierover zeggenschap te geven.

Artikel 3

Hierin wordt de verdiepende commissie ingesteld. Voorheen was die er ook onder de benaming ‘informatiemarkt’.

Artikel 4

De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet. De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester.

De besluitvorming vindt plaats in de raad. Echter, voor zover in de commissies sterk verschillend wordt gedacht over een onderwerp kan de raad besluiten om daar plenair een debat aan te wijden in de raadsvergadering.

De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in het advies dat door de commissie wordt uitgebracht over een voorstel of onderwerp. De commissie kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen en ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan.

De raadscommissie bepaalt evenals de raad zijn eigen agenda. Dit betekent, dat niet het college maar (de voorzitter van) de raadscommissie bepaalt of een voorstel aan de raadscommissie wordt voorgelegd alvorens het in de raad wordt besproken. Hierover kan uiteraard ook overleg plaatsvinden in het raadspresidium (bestaande uit de fractievoorzitters en de voorzitter van de raad).

In het tweede lid is de taak en het doel van de verdiepende commissie nader omschreven. Wat betreft de invulling van taken zijn de verdiepende commissies ervoor bedoeld om de raadsleden in staat te stellen om zich zo breed mogelijk te oriënteren op een onderwerp waarover de raad op een later moment een besluit gaat nemen. De commissies MZ, RM en AB worden hierdoor ontlast zodat daar meer tijd is voor het voeren van het politieke debat.

Artikel 5

De gemeente Middelburg kent zogenaamde fractieassistenten. Voor fractieassistenten zijn alle relevante bepalingen uit de Gemeentewet van toepassing. Bij raadsleden kunnen GS ontheffing verlenen van het bepaalde in artikel 15 lid 1 (verboden handelingen). Voor fractieassistenten kan de raad ontheffing verlenen.

De voorzitter van de raad benoemt op voordracht van de voorzitters van elke fractie de fractieassistenten.

Artikel 6

Uitgangspunt is dat alle raadsleden en fractieassistenten qualitate qua lid zijn van elke commissie en van de verdiepende commissie.

Bij een raadscommissie kunnen per fractie maximaal drie personen gelijktijdig aan de vergadertafel plaatsnemen.

Tussen de agendapunten door kan een vertegenwoordigers van een fractie de plaats innemen van een fractiegenoot die aan tafel zat. Op deze manier wordt de mogelijkheid geopend om de vertegenwoordiging onderwerpafhankelijk in te vullen, maar wordt tevens de verstoring van de vergadering door wisselingen zoveel als mogelijk beperkt.

Artikel 7

Artikel 82, vierde lid, van de Gemeentewet schrijft voor dat de voorzitter van een raadscommissie raadslid moet zijn. Om die reden en vanwege de belangrijke functie die de raadscommissies ten opzichte van de raad vervullen, bepaalt artikel 5, eerste lid, dat de raad de voorzitters "uit zijn midden" benoemt. De plaatsvervangend voorzitter werd voorheen door de commissie benoemd. Omdat de commissies qua samenstelling kunnen variëren is er nu voor gekozen dat ook de plaatsvervangend voorzitters door de raad uit hun midden worden aangewezen. Het ligt voor de hand dat de voorzitters, evenals de leden, van de raadscommissies in de eerste vergadering van de raad in nieuwe samenstelling worden benoemd, aangezien de zittingsperiode van de voorzitters en de leden aan het einde van de zittingsperiode van de raad eindigt.

Artikel 8

Iedere raadscommissie en ook de verdiepende commissie wordt ondersteund door een commissiegriffier. De commissiegriffier is een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het college is de werkgever. De raad zal in overleg met het college moeten beslissen welke ambtenaar deze functie vervult en wie hem bij zijn afwezigheid of verhindering vervangt. De facto beslist de raad op voordracht van het college wie als commissiegriffier zal optreden.

Artikel 11

De voorzitter bepaalt bij het vaststellen van de voorlopige agenda welke agendapunten worden aangemerkt als bespreekpunt en welke agendapunten als besluitstuk worden beschouwd. Besluitstukken worden tijdens de commissievergadering niet besproken, tenzij één van de commissieleden dat verlangt. Een agendapunt wordt als besluitstuk aangemerkt als het een voorstel betreft met een beperkt politiek-bestuurlijk gewicht. Hierbij kan gedacht worden aan technische aanpassingen van verordeningen, besluiten met een klein financieel belang of de afhandeling van bezwaarschriften. Het stellen van technische vragen over deze onderwerpen kan plaatsvinden voorafgaand aan de vergadering bij de behandelend ambtenaar. Dit kan op grond van de Verordening ambtelijke bijstand.

Een commissie bepaalt haar eigen agenda. De agenderende rol van een commissie komt tot uitdrukking in het zevende tot en met het tiende lid. Dit betekent onder andere dat een commissie kan bepalen dat een onderwerp of voorstel onvoldoende voorbereid is en voor inlichtingen of advies aan het college wordt gezonden. Een commissie bepaalt vervolgens in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt en niet het college. Uiteraard zal hierover wel overleg gevoerd moeten worden met het college.

Artikel 12

Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet moet de voorzitter van een raadscommissie tegelijkertijd met de schriftelijke oproep de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering ter openbare kennis brengen. De gebruikelijke wijze van publicatie is in de gemeente Middelburg op dit moment een publicatie op de gemeentepagina in een huis-aan-huisblad en een melding op de gemeentelijke website.

Artikel 13

Artikel 20 van de Gemeentewet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Artikel 16 voorziet hierin. Indien meer dan de helft van het aantal in de raad vertegenwoordigde fracties aan de vergadertafel is vertegenwoordigd door ten minste één commissielid, kan worden vergaderd. Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet aanwezig is, anders zou de afwezigheid van leden van een raadscommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter bepaalt op welke datum en tijdstip, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zit, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen. Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de raadscommissie over de datum van een nieuwe vergadering.

Artikel 14

Sinds 2020 krijgen fractieassistenten de vergoeding voor het bijwonen van een commissievergadering via de gemeente uitbetaald. Voorheen deden fracties dat uit het fractiebudget. Als bron voor de uitbetaling van de vergoeding wordt door de commissiegriffier een presentielijst opgesteld.

Artikel 15

Het spreekrecht van burgers kan bijdragen aan het vergroten van de betrokkenheid van de burgers bij het lokaal bestuur. Het spreekrecht is in dit artikel gericht op geagendeerde onderwerpen.

In het tweede lid zijn drie onderwerpen opgenomen, waar het spreekrecht niet voor geldt. Als een besluit van de raad of het college vatbaar is voor bezwaar en de burger belanghebbende is, kan de burger een bezwaarschrift indienen. Ook kan een burger beroep instellen bij de rechtbank. Verder zijn de benoemingen, keuzen, voordrachten en aanbevelingen van personen uitgesloten van het spreekrecht van burgers. Omdat inspraak over de benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen - de belangen van - kandidaten al dan niet in de uitoefening van hun ambt of functie kan schaden, kunnen burgers hierover geen uitlatingen doen. Als laatste kunnen burgers zich ook niet uitlaten over onderwerpen, waar zij op grond van artikel 9:2 Algemene wet bestuursrecht een klacht over kunnen indienen. Deze procedure gaat voor het spreekrecht van burgers.

De inspreker kan als hij dat wenst deelnemen aan de beraadslaging van de commissie in eerste termijn. Als er meerdere insprekers zijn over hetzelfde onderwerp kan vanwege de orde van de vergadering door de voorzitter een extra spreektermijn worden voorgesteld aan de commissie. Op de wijze waarop de inspreker aan de beraadslaging deelneemt is artikel 22 van overeenkomstige toepassing.

Artikel 16

Het spreekrecht is in dit artikel gericht op niet geagendeerde onderwerpen. Als een burger zich meldt vindt de inspraak plaats in de commissie waar het onderwerp van de inspraak logischerwijze thuishoort. De commissiegriffier maakt hierover met de burger een afspraak.

In het tweede lid zijn vijf onderwerpen opgenomen, waar het spreekrecht niet voor geldt. Op grond van dit artikel wordt ruimte gecreëerd voor burgers om onderwerpen in de commissie aan de orde te stellen. Hieraan zijn enkele beperkingen gesteld om te voorkomen dat onderwerpen elke keer opnieuw aan de orde komen of er steeds wordt teruggekomen op besluiten die recent zijn genomen.

Artikel 17

De ontwerpnotulen worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep verstuurd aan de leden De voorzitter, de leden, de collegeleden hebben het recht een voorstel tot wijziging te doen. Een voorstel tot wijziging kan tot het moment van vaststelling bij de commissiegriffier worden ingediend. Het recht om aanpassing voor te stellen (derde lid) komt ook toe aan de voorzitter, een lid en een collegelid, dat bij de desbetreffende vergadering niet aanwezig was. Het is aan de raadscommissie om te beslissen of een voorgestelde wijziging of aanvulling geaccepteerd wordt, aangezien de raadscommissie de notulen vaststelt. Een afwijzing van een dergelijk voorstel is niet vatbaar voor beroep (aldus de Afdeling Rechtspraak van de Raad van State). De notulen bevatten een zakelijke samenvatting van hetgeen is besproken. De commissiegriffier stelt de notulen op, maar de griffier is hiervoor eindverantwoordelijk. Na vaststelling van de notulen ondertekenen de voorzitter en de commissiegriffier deze.

Van de verdiepende commissies worden naar de beoordeling van de voorzitter samenvattingen gemaakt die voor de raadsleden en bezoekers kunnen helpen in hun informatiebehoefte.

Artikel 18

Indien er andere sprekers zijn, bepaalt de voorzitter vanaf welke plaats zij spreken.

Het vierde lid bewerkstelligt dat een lid, de voorzitter, de burgemeester of een wethouder op ieder gewenst moment een voorstel van orde kan doen. Een voorstel van orde heeft betrekking op het verloop van de vergadering. Artikel 20 geeft een regeling voor een voorstel van orde.

Artikel 19

Het stellen van vragen geldt ook als een spreektermijn. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten. Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de raadsleden in de eerste en tweede termijn. Een verzoek van een raadslid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. Indien de raadscommissie van mening is, dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan de commissie daartoe besluiten.

Artikel 20

Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de betreffende raadscommissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door een raadscommissie.

Artikel 21

Het eerste lid verzekert dat leden van een raadscommissie vrijelijk kunnen spreken. Wel zijn interrupties uiteraard toegestaan tenzij de voorzitter bij een overvloed aan interrupties of in het belang van de voortgang van de beraadslagingen bepaalt dat een spreker zijn betoog zonder verdere interrupties afrondt. Om te bevorderen dat leden van raadscommissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet bovendien dat artikel 22 van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden.

Op basis van het tweede lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hem zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, kan hij de vergadering sluiten. In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd. Het vierde lid sluit aan bij artikel 26, derde lid, van de Gemeentewet, die een dergelijke regeling geeft ten aanzien van raadsleden.

Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Ook het gebruik van een mobiele telefoon wordt beschouwd als verstoring van de orde. Voor de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 32 van deze verordening.

Artikel 22

Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 Gemeentewet geregelde verschoningsrecht, dat in artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van raadscommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat een raadscommissie bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen. Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders. Deze hebben op grond van artikelen 8, 9 en 19 van deze verordening reeds het recht om aan de beraadslagingen deel te nemen. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel te doen tot wijziging van de notulen, een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering.

Artikel 24

Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover die strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een raadscommissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven.

Gelet op het bijzondere en zwaarwichtige karakter van besloten vergaderingen is reglementering daarvan gewenst. Deze verordening, alsmede de Gemeentewet voorzien hierin. Besloten vergaderingen, al dan niet uitgebreid met een geheimhoudingsverplichting, dienen daarom alleen te worden belegd indien zij onder het bereik van deze verordening kunnen worden gebracht; een officiële commissievergadering dus.

Artikel 25

Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet is artikel 23 van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de Gemeentewet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad en in casu dus een raadscommissie anders beslist. In aanvulling hierop bepaalt het tweede lid van deze bepaling dat de notulen van een besloten vergadering ter inzage liggen bij de commissiegriffier. De raadscommissie beslist over het openbaar maken van deze notulen.

Artikel 26

Artikel 26, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet, het derde lid voorziet hierin. Het gebruik van mobiele telefoons wordt beschouwd als verstoring van de orde.

Artikel 27

Aangezien de vergaderingen van een raadscommissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluids- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft.