Regeling budgethouders gemeente Land van Cuijk 2022

Geldend van 15-01-2022 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2022

Intitulé

Regeling budgethouders gemeente Land van Cuijk 2022

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Land van Cuijk,

gelezen het besluit van de Stuurgroep Land van Cuijk i.o.;

gelet op artikel 19, sub c, van de "Financiële verordening gemeente Land van Cuijk";

besluit:

  • 1.

    Vervallen te verklaren:

    • Regeling budgethouders CGM

  • 2.

    Vast te stellen: Regeling budgethouders gemeente Land van Cuijk 2022

Regeling budgethouders gemeente Land van Cuijk 2022

Artikel 1 Aanwijzing van budgethouders

  • 1. De concerndirecteur is budgethouder van de budgetten, die door de raad via de programmabegroting of begrotingswijzigingen zijn toegekend en legt daarvoor verantwoording af aan het college.

  • 2. De griffier is budgethouder voor de budgetten die direct ten behoeve staan van de raad en de griffie, en legt hierover verantwoording af aan de raad.

  • 3. De teammanagers zijn budgethouder van de budgetten, die door de directie aan hen zijn toegekend en leggen daarover op verzoek verantwoording af aan de directie.

  • 4. Een budgethouder kan een budget, dat aan hem is toegekend, geheel of gedeeltelijk toewijzen aan een budgetbewaker. Hij kan een investeringsbudget geheel of gedeeltelijk toewijzen aan een budgetbewaker. Dit ontslaat hem niet van zijn verantwoordingsplicht aan degene, die hem het budget heeft toegekend.

  • 5. Voor het aanwijzen van vervangers gelden de volgende richtlijnen:

    • a.

      de griffier wijst iemand van de griffie aan als vervanger,

    • b.

      de leden van de directie vervangen elkaar,

    • c.

      de teammanagers vervangen elkaar,

    • d.

      voor de budgetbewaker wordt een vervanger aangewezen door de budgethouder die hem heeft gemandateerd.

    De vervanging moet aan de Financiële administratie worden doorgegeven en daar vastgelegd.

  • 6. De aanwijzing van de budgetbewakers aan hun budgetten, wordt door de teammanagers vastgesteld en indien nodig gewijzigd. Vastlegging hiervan vindt plaats door de financiële administratie.

  • 7. Alleen personen die in dienst zijn van de gemeente Land van Cuijk (geen externen) kunnen als budgethouder of budgetbewaker worden aangewezen. Een uitzondering op deze regel kan door de teammanager, verantwoordelijk voor de inhuur, gemotiveerd aan de directie worden voorgelegd. Het voorstel aan het directieteam is voorzien van een advies van de concerncontroller en een gedetailleerde opgave van grootboeknummer/kostensoort waarvan de externe medewerker budgethouder dan wel budgetbewaker wordt. Een externe medewerker kan nooit aangewezen worden als budgethouder of als budgetbewaker voor de kosten van extern personeel.

Artikel 2 Budgetverantwoordelijkheid en limieten

  • 1. De budgethouder en/of de budgetbewaker is verantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten die aan hem zijn toegekend en de realisatie van de daarbij afgesproken prestaties.

  • 2. Het aangaan van de financiële verplichtingen geschiedt conform de vastgestelde mandaatregeling Land van Cuijk.

  • 3. De budgethouder en/of de budgetbewaker laat vorderingen vastleggen in de financiële administratie door middel van zijn handtekening/paraaf op de vorderingsopdracht of het aanleveren van een elektronische opdracht met vermelding van afzender.

  • 4. De budgethouder en/of budgetbewaker is, namens het college, bevoegd tot het besteden van zijn budget tot maximaal:

    • a.

      de in de begroting opgenomen budgetten;

    • b.

      de bedragen van de door de gemeenteraad vastgestelde investeringsbudgetten

    • c.

      het bedrag van de door de gemeenteraad ten laste van de reserves en voorzieningen beschikbare gestelde budgetten

  • 5. De budgethouder en/of de budgetbewaker adviseert het college door middel van beleidsnotities en bereidt voor de onderdelen, waarvoor hij verantwoordelijk is, de Planning en control (P&C)-producten voor.

  • 6. De budgethouder is, voor de onderdelen waarvoor hij verantwoordelijk is, verplicht te rapporteren in overeenstemming met de in de planning- en control-richtlijnen aangegeven frequentie en methodiek.

  • 7. De budgethouder en/of de budgetbewaker handelt bij het toewijzen en uitvoeren van het budgethouderschap volgens de geldende regels, zoals onder andere vastgelegd in:

    • a.

      de regeling budgethouders gemeente Land van Cuijk

    • b.

      mandaatregeling Land van Cuijk

    • c.

      nota inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Land van Cuijk

    • d.

      de financiële verordening Land van Cuijk

  • 8. Bij de afhandeling van externe facturen door budgethouder en/of de budgetbewaker dient altijd verklaard te worden dat de prestatie is geleverd tegen de afgesproken prijs en voorwaarden, door het ‘aanvinken’ van het veld ‘Akkoord levering’ in de financiële applicatie.

  • 9. Bij inkopen vanaf € 2.500 dient de prestatieakkoordverklaarder bij de afhandeling van de factuur een bewijsstuk van levering aan de financiële applicatie toe te voegen. De volgende stukken kunnen dienen als bewijsstuk (niet limitatief):

    • Opleveringsdocument

    • Pakbon

    • Urenregistratie derden

    • Contract met daarin opgenomen de gecontracteerde uren

    • Deelname certificaat

    • Foto’s

    • Verslagen

    • Prestatieverklaring

    • Notariële akte van levering

    Verdere voorbeelden worden gegeven in de Bijlage BADO-notitie over Vastlegging en onderbouwing prestatielevering bij inkopen door gemeenten en provincies. Bij onduidelijkheden over een geschikt bewijsstuk, dient de budgethouder en/of de budgetbewaker contact op te nemen met de medewerker interne controle en de gemaakte afspraken vast te leggen in de financiële applicatie bij de betreffende factuur.

  • 10. Facturen van ≥€ 50.000 dienen in het financieel systeem ook geaccordeerd te worden door de teammanager.

  • 11. De budgethouder is bevoegd tot het (budgettairneutraal) overhevelen:

    • a.

      van zijn budgetten binnen hetzelfde beleidsveld.

    • b.

      van gespecificeerde bedragen binnen budgetonderdelen van investeringsbudgetten mits het totaalbedrag van het budgetonderdeel niet overschreden wordt en het budgetonderdeel volgens de vastgelegde specificaties wordt opgeleverd.

    • c.

      Het is niet toegestaan meevallers in aanbestedingen aan te wenden om de vooraf vastgelegde specificaties te verhogen of om over te hevelen naar andere budgetonderdelen.

Artikel 3 slotbepalingen

  • 1. In alle gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het college.

  • 2. Deze regeling treedt in werking de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2022.

  • 3. Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling budgethouders gemeente Land van Cuijk 2022.

Ondertekening

Vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Land van Cuijk.

datum:

de secretaris,

de burgemeester,