Subsidieregeling Culturele basisinstellingen, gemeente Zoetermeer, 2021

Geldend van 25-11-2021 t/m heden

Intitulé

Subsidieregeling Culturele basisinstellingen, gemeente Zoetermeer, 2021

Het college van burgemeester en wethouders van gemeente Zoetermeer;

gelet op de Algemene Subsidieverordening Zoetermeer 2016;

besluit vast te stellen de Subsidieregeling Culturele basisinstellingen, gemeente Zoetermeer, 2021

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

  • Afwegingskader: het kader dat als bijlage bij de subsidieregeling is opgenomen.

  • College: het college van burgemeester en wethouders van Zoetermeer.

  • Cultuurvisie: het document: ‘De stad leeft, leve de stad. Zoetermeerse Cultuurvisie 2030’

  • Cultureel Convenant Zoetermeer: de overeenkomst waarin afspraken over de verantwoordelijkheid van de culturele basisinstellingen voor de culturele infrastructuur van Zoetermeer zijn vastgelegd, welke overeenkomst voorwaardelijk is voor het ontvangen van subsidie.

  • Exploitatiesubsidie: een subsidie in de exploitatiekosten van activiteiten van de aanvrager, niet zijnde investeringen;

  • Culturele basisinstelling: een bij de Kamer van Koophandel ingeschreven rechtspersoon zonder winstoogmerk, die gedurende ten minste drie jaar zelfstandig in Zoetermeer in vaste huisvesting op eigen naam is gevestigd, met een stabiele, professioneel geleide bedrijfsvoering, zich houdend aan de geldende landelijke codes voor governance, diversiteit en fair pay, die werkzaamheden verricht op één van de gebieden als bedoeld in artikel 5;

  • Eigen vermogen: het feitelijk aanwezige vrij aanwendbare vermogen van een instelling, waaraan niet een bepaalde bestemming is gegeven.

  • Weerstandsvermogen: Een eigen vermogen van maximaal 10% van de totale jaaromzet. Dit wordt als weerstandsvermogen aangemerkt en bij de beoordeling van de hoogte van het te verlenen subsidiebedrag buiten beschouwing gelaten.

Artikel 2. Toepassingsbereik

Het bepaalde in deze subsidieregeling is enkel van toepassing op de verstrekking van subsidies door het college voor het in artikel 3 genoemde doel.

De Algemene Subsidieverordening Zoetermeer 2016 is van toepassing, tenzij daarvan in deze regeling uitdrukkelijk wordt afgeweken.

Artikel 3. Doel subsidieregeling

Deze meerjarige subsidieregeling heeft tot doel middels exploitatiesubsidies te voorzien in de instandhouding van een culturele basisinfrastructuur die het cultureel vermogen van Zoetermeer duurzaam versterkt met programma’s en activiteiten die passen binnen de doelstellingen, doelgroepen en uitgangspunten zoals vastgelegd in de Cultuurvisie en die aansluiten bij de criteria genoemd in de subsidieregeling.

Artikel 4. Subsidieontvanger

Subsidie kan slechts worden verstrekt aan maximaal één culturele basisinstelling per gebied als bedoeld in artikel 5.

Artikel 5 Activiteiten

Subsidie wordt uitsluitend verstrekt voor de instandhouding van culturele basisinstellingen, die activiteiten verrichten op één van de volgende gebieden:

  • Openbare bibliotheek

  • Theater

  • Museale functie

  • Poppodium

  • Centrum voor cultuureducatie, -participatie en amateurkunst

  • Instelling voor hedendaagse beeldende kunst

Artikel 6. Drempelcriteria voor aanvraag

  • 1. Om voor subsidie als bedoeld in artikel 3 en rangschikking als bedoeld in artikel 12 in aanmerking te komen, dient de subsidieaanvrager tenminste te voldoen aan de volgende drempelcriteria:

    • a.

      de aanvrager is een culturele basisinstelling;

    • b.

      de aanvraag is compleet, op tijd, op de juiste plaats ingediend; middels het daarvoor bedoelde aanvraagformulier;

    • c.

      de aanvraag bevat een uitgewerkt meerjarenbeleidsplan voor de periode waarop de aanvraag betrekking heeft, gericht op het uitvoeren van de Cultuurvisie en het Cultureel Convenant Zoetermeer, voorzien van een sluitende begroting;

    • d.

      het gevraagde subsidiebedrag is niet lager dan € 100.000.

Artikel 7 Weigeringsgronden

De weigeringsgronden als bedoeld in artikel 7 van de Algemene Subsidieverordening Zoetermeer 2016 zijn van toepassing.

Artikel 8 Kosten die voor subsidie in aanmerking komen

  • 1. Voor subsidie komen uitsluitend kosten in aanmerking die in rechtstreeks verband staan tot de exploitatie van de culturele instelling.

  • 2. Kosten zijn uitsluitend subsidiabel indien deze na het indienen van de aanvraag door de culturele instelling zijn gemaakt en betaald.

  • 3. Het college kan besluiten dat andere kosten dan genoemd in lid 1 subsidiabel zijn.

Artikel 9. Hoogte van de subsidie

  • 1. De hoogte van het meerjarige subsidiebedrag wordt door het college vastgesteld op basis van het bij deze regeling gevoegde Afwegingskader. Het college onderbouwt de wijze van verdeling binnen het door de raad beschikbaar gestelde budget.

  • 2. Het college kan besluiten om de hoogte van de subsidie tussentijds te wijzigen, indien het beschikbare budget dan wel de tussentijdse evaluaties hiertoe aanleiding geven.

  • 3. De bepaling over het begrotingsvoorbehoud als genoemd in artikel 3 van de Algemene Subsidieverordening Zoetermeer 2016 is van toepassing.

  • 4. Bij het bepalen van de hoogte van de subsidie kan het college rekening houden met het eigen vermogen van de subsidieaanvrager. Het aanwezige weerstandsvermogen (maximaal 10% van de totale jaaromzet) wordt bij de beoordeling van de hoogte van het te verlenen subsidiebedrag buiten beschouwing gelaten.

Artikel 10. Subsidieduur

Subsidie wordt verstrekt voor een periode van maximaal 4 jaar. Verlenging van de subsidieperiode vergt een nieuwe aanvraag en beoordeling voor een volgende periode van 4 jaar. De vervolgaanvraag dient in het vierde en laatste jaar van de periode binnen de in artikel 14 genoemde aanvraagtermijn ingediend te worden.

Hoofdstuk 2 Subsidieplafond en wijze van verdeling

Artikel 11 Subsidieplafond

  • 1. Het college stelt jaarlijks een subsidieplafond vast.

  • 2. Het college stelt jaarlijks per gebied als bedoeld in artikel 5 een deelplafond vast.

  • 3. Het college kan eerder vastgestelde subsidieplafonds en deelplafonds verhogen of verlagen. Een besluit tot het vaststellen, verhogen of verlagen van een subsidieplafond of deelplafond wordt bekendgemaakt via het gemeentelijk publicatieblad.

  • 4. Indien een deelplafond niet volledig wordt benut, kan het college besluiten het resterende bedrag toe te voegen aan een al eerder vastgesteld ander deelplafond.

Artikel 12. Wijze van verdeling

  • 1. Het voor subsidie beschikbare bedrag wordt verdeeld op basis van een rangschikking van de aanvragen.

  • 2. Voor rangschikking komen uitsluitend de aanvragen in aanmerking die voor behandeling in aanmerking komen en voldoen aan de drempelcriteria als bedoeld in artikel 6.

  • 3. Een ambtelijke commissie beoordeelt de aanvragen inhoudelijk via een puntensysteem en adviseert het college over de beoordeling.

  • 4. De ambtelijke commissie zal de aanvragen per gebied als bedoeld in artikel 5 beoordelen aan de hand van het Afwegingskader. De rangschikking wordt bepaald door het totaal aantal punten dat wordt gehaald. Niet voor rangschikking in aanmerking komen aanvragen die na de beoordeling minder dan 70 van de 100 punten hebben gehaald. Die aanvragen zullen worden afgewezen.

  • 5. Voor de in het Afwegingskader genoemde criteria kan maximaal het volgende aantal punten worden gehaald:

    • a.

      het arrangeren van uitdagende culturele ontmoetingen (totaal 20p.)

    • b.

      het betrekken en bereiken van zoveel mogelijk inwoners van Zoetermeer (totaal 20p.)

    • c.

      het bijdragen aan de specifieke doelen die in de programmalijnen van de cultuurvisie staan benoemd en aan het uitvoering geven aan de bijzondere rol die de basisinstellingen hebben bij het versterken van het cultureel vermogen en de stadscultuur van Zoetermeer zoals beschreven in het Cultureel Convenant Zoetermeer (totaal 20p.)

    • d.

      een samenhangende opbouw van kwalitatief hoogwaardige programma’s, transparant gekoppeld aan de doelstellingen, uitgezet in de tijd, geloofwaardig sturend op effecten en resultaten (totaal 20p.)

    • e.

      Kans van slagen en doelmatigheid (totaal 20p.)

  • 6. Subsidie wordt verleend aan de aanvrager die op basis van de rangschikking op grond van het Afwegingskader het hoogste aantal punten heeft behaald.

Hoofdstuk 3 Subsidieaanvraag en subsidieverlening

Artikel 13 De aanvraag

  • 1. De aanvraagvereisten als bedoeld in artikel 4 van de Algemene Subsidieverordening Zoetermeer 2016 zijn van toepassing.

  • 2. In aanvulling op artikel 4, tweede lid, van de Algemene Subsidieverordening Zoetermeer 2016 legt de aanvrager bij de aanvraag de volgende gegevens over:

    • -

      Een meerjarenbeleidsplan als bedoeld in het Afwegingskader, voldoend aan de eisen gesteld in de Instructie Meerjarenbeleidsplan.

Artikel 14. Aanvraagtermijn

Een aanvraag om een subsidie kan worden aangevraagd vanaf 1 juni tot en met 31 augustus voorafgaand aan het jaar of de jaren waarop de aanvraag betrekking heeft.

Artikel 15. Beslistermijn

Het college beslist binnen 13 weken op een aanvraag.

Artikel 16 Indexering

Het college kan in het besluit tot subsidieverlening bepalingen opnemen over indexering van het subsidiebedrag.

Artikel 17 Opschortende voorwaarde

Subsidieverlening vindt plaats middels een subsidiebeschikking. Het Cultureel Convenant Zoetermeer maakt onlosmakelijk onderdeel uit van de subsidiebeschikking.

Hoofdstuk 4 Verplichtingen van de subsidieontvanger

Artikel 18. Verplichtingen

  • 1. De verplichtingen als bedoeld in artikel 9 en in artikel 10 van de Algemene Subsidieverordening Zoetermeer 2016 zijn van toepassing.

  • 2. In aanvulling op het eerste lid:

    • a.

      dient het college in te stemmen met het opbouwen van andere bestemmingsreserves dan het in artikel 9 bedoelde weerstandsvermogen.

    • b.

      dient de subsidieontvanger uitvoering te geven aan het Cultureel Convenant Zoetermeer.

Hoofdstuk 5 Betaling en verantwoording

Artikel 19. Voorschot

Het college kan de subsidieontvanger een voorschot van maximaal 100% van het in de subsidiebeschikking genoemde bedrag voor één jaar verstrekken.

Artikel 20. Betaling en verantwoording

De bepalingen over betaling en verantwoording als bedoeld in de artikelen 8 en 13b van de Algemene Subsidieverordening Zoetermeer 2016 zijn van toepassing.

Artikel 21. Rapportage en tussentijds wijzigen van het subsidiebedrag

  • 1. In aanvulling van artikel 17 geldt het volgende:

    • a.

      Gedurende de looptijd van de subsidie wordt de voortgang van de activiteiten, inspanningen, resultaten en samenwerking periodiek geëvalueerd volgens de methodiek die in het Cultureel Convenant is beschreven.

    • b.

      Uiterlijk 31 juli van ieder jaar wordt een tussentijdse financiële rapportage ingediend.

    • c.

      Jaarlijks wordt op uiterlijk 1 mei een jaarverslag, jaarrekening en balans over het voorgaande jaar overlegd. Deze dient (conform het bepaalde in artikel 13b. van de Algemene Subsidieverordening Zoetermeer 2016) voorzien te zijn van een controleverklaring, opgesteld door een onafhankelijke accountant.

    • d.

      Jaarlijks wordt op uiterlijk 1 november een begroting overlegd voor het daaropvolgende jaar. Onderdeel van die evaluatie is een jaarlijks overzicht van de gerealiseerde activiteiten, programma’s en resultaten, volgens een daarvoor door de gemeente aangereikt sjabloon.

Artikel 22. Intrekkings- en terugvorderingsgronden

De bepalingen over intrekking en terugvordering van de subsidie als bedoeld in artikel 7 van de Algemene Subsidieverordening Zoetermeer 2016 zijn van toepassing.

Artikel 23. Subsidievaststelling

De bepalingen over vaststelling van de subsidie als bedoeld in artikel 14 van de Algemene Subsidieverordening Zoetermeer 2016 zijn van toepassing.

Artikel 24. Overgangsregeling

  • 1. In afwijking van het bepaalde in deze regeling wijst de raad bij inwerkingtreding van deze regeling, op voordracht van het college, middels het vaststellen van de Cultuurvisie, de instellingen aan die voor het jaar 2022 subsidie kunnen aanvragen op grond van deze regeling.

  • 2. Bij de vaststelling als omschreven in lid 1, stelt het college tevens het subsidieplafond voor deze periode vast.

  • 3. In afwijking van het bepaalde in deze regeling kan het college voor de aanvraagprocedure voor de eerste aanvraagperiode eenmalig afwijken van het gestelde in artikel 13 en 14 van deze regeling. Dit om de implementatie van de subsidieregeling in het eerste aanvraagjaar (2021) soepel te laten verlopen. Het betreft hier mogelijke aanpassing van de aanvraagtermijn en bepalingen rond de vorm en inhoud van in te dienen documenten bij de eerste aanvraag.

Artikel 25. Slotbepalingen

  • 1. Deze subsidieregeling treedt in werking op 1 juni 2021.

  • 2. Deze subsidieregeling wordt aangehaald als: Subsidieregeling Culturele basisinstellingen, gemeente Zoetermeer, 2021.

Ondertekening

Bijlage 1 afwegingskader Subsidieregeling Culturele basisinstellingen gemeente Zoetermeer, 2021

1. Kader

De gemeente Zoetermeer geeft uitvoering aan haar cultuursubsidiebeleid middels de Algemene Subsidieverordening Zoetermeer 2016 en de daarop gebaseerde twee regelingen: de Subsidieregeling culturele basisinstellingen gemeente Zoetermeer 2021 (hierna te noemen Subsidieregeling culturele basisinstellingen) en de Subsidieregeling culturele jaarprogramma’s gemeente Zoetermeer 2021 (hierna te noemen Subsidieregeling culturele jaarprogramma’s).

De Subsidieregeling culturele basisinstellingen voorziet in de meerjarige subsidiëring van specifieke culturele instellingen. Via het Cultureel Convenant Zoetermeer geven deze basisinstellingen en de gemeente gezamenlijk richting en invulling aan de uitvoering van het beleid.

Het beschikbare budget voor de regeling wordt vastgesteld door de gemeenteraad. De verdeling van het beschikbare budget over de basisinstellingen wordt, bij aanvang van de meerjarige subsidierelatie, door het college bepaald aan de hand van het afwegingskader. De instellingen leveren daartoe de benodigde informatie aan, gebruik makend van het in de bijlage bij dit afwegingskader beschreven instructie.

2. Beginsituatie

In artikel 5 van de Subsidieregeling Culturele basisinstellingen is benoemd welke culturele basisfuncties in Zoetermeer aanwezig moeten zijn. Deze functies worden daar aangeduid als ‘gebieden’. In de nieuwe cultuurvisie ‘De stad leeft, leve de stad. Zoetermeerse Cultuurvisie 2030’ (hierna te noemen: Cultuurvisie) worden de beleidsdoelen voor de komende cultuurperiode voor wat betreft de culturele basis benoemd in programmalijn “Stabiele basis”. De instellingen die op basis van artikel 24 van de Subsidieregeling Culturele basisinstellingen bij de inwerkingtreding van de subsidieregeling worden benoemd kunnen een aanvraag indienen op grond van de Subsidieregeling Culturele basisinstellingen gemeente Zoetermeer 2020. 1 Zij verbinden zich daarmee ook aan de uitvoering van het Cultureel Convenant Zoetermeer, waarin is beschreven dat het duurzaam versterken van het cultureel vermogen en de stadscultuur van Zoetermeer een langjarige, georkestreerde inzet vraagt, die de basisinstellingen en de gemeente in het convenant verwoorden, concretiseren en stroomlijnen.

3. Afwegingskader

a. Systematiek van aanvragen

De aanvraag moet worden ingediend in de periode 1 juni tot en met 31 augustus 2020, aan de hand van het aanvraagformulier. De aanvraag beschrijft de specifieke bijdrage van de instelling aan de beleidsdoelen en programmalijnen van de Cultuurvisie, zoals die zijn uitgewerkt in het convenant. Het hoofddoel van de Cultuurvisie, waaraan alle programmalijnen bijdragen, is: het versterken van het cultureel vermogen en de stadscultuur van Zoetermeer.

De instelling geeft in een meerjarenbeleidsplan per programmalijn aan welke inzet en prioriteiten worden gesteld en hoe die worden vertaald naar een samenhangende inzet van activiteiten, programma’s, samenwerking en ontwikkeling, en hoe hierop wordt gestuurd en geëvalueerd.

In de financiële onderbouwing geeft de instelling meerjarig inzicht de verdeling van vaste kosten, sturingskosten en variabele kosten, zoals in het aanvraagformulier en de instructie wordt toegelicht.

b. Beoordeling

De gemeente hanteert bij de beoordeling van de aanvragen drie afwegingen: een drempel, een inhoudelijke afweging en een zakelijke afweging.

De drempel bepaalt of de aanvraag in aanmerking kan komen voor verdere beoordeling. De subsidieaanvraag moet voldoen aan de drempeleisen zoals die zijn geformuleerd in artikel 6 van de Subsidieregeling.

Bij de inhoudelijke beoordeling van de aanvragen beoordeelt een ambtelijke commissie in welke mate de instellingen bijdragen aan het versterken van het cultureel vermogen en de stadscultuur van Zoetermeer en de doelen die in de Cultuurvisie staan geformuleerd. De instellingen dienen dit te beschrijven in hun meerjarenbeleidsplan en -activiteitenplan, aan de hand van het formulier en de instructie die bij dit afwegingskader is gevoegd. Op basis van dit oordeel wordt een ambtelijk advies aan het college uitgebracht, waarna het college over de toe te kennen subsidies een besluit neemt.

De zakelijke afweging betreft de kans van slagen en de doelmatigheid van de plannen. We beoordelen dat we aan de hand vragen over (bijvoorbeeld) de organisatie, PR en financiën. Ook aanvullende documenten (zoals een inhoudelijk jaarverslag, een financieel jaarverslag en accountantsverklaring) zijn daarbij van belang.

De gemeente beoordeelt op basis hiervan in hoeverre de activiteiten en programma’s die in de aanvraag zijn beschreven organisatorisch en financieel deugdelijk zijn onderbouwd. De aanvraag beschrijft:

  • hoe de organisatie is ingericht, en hoe de organisatie zich ontwikkelt;

  • hoe en met wie wordt samengewerkt, in welke netwerken;

  • hoe wordt gewerkt aan de verbreding van uw publieksgroep;

  • hoe de financiële onderbouwing eruit ziet (begroting, dekkingsplan, eigen verdiensten);

  • hoe de organisatie er verder financieel voorstaat (jaarrekening);

  • hoe de organisatie gaat voldoen aan de diverse landelijke codes (governance, inclusie en fair pay) en hoe de organisatie vormgeeft aan duurzaam ondernemen en toegankelijkheid.

4. Procedure

Hoe en door wie worden de aanvragen beoordeeld? Hoe zwaar wegen de verschillende onderdelen ten opzichte van elkaar?

a. Beoordeling

  • 1.

    De aanvraag wordt eerst ambtelijk ‘getoetst’ aan de drempel. Als de aanvraag niet meteen voldoet aan de drempel, dan wordt de aanvrager daarvan op de hoogte gesteld en krijgt de mogelijkheid om binnen een week toch nog aan de drempel te voldoen.

  • 2.

    De aanvragen die voldoen aan de drempel worden inhoudelijk beoordeeld in een ambtelijke commissie via een puntensysteem (zie beoordelingsformulier). Aanvragen die minder dan 70 van het totaal van 100 punten behalen, zullen worden afgewezen.

b. Selectie en weging

Als alle aanvragen zijn beoordeeld en besproken, dan gaat de verdeling van het beschikbaar gestelde budget als volgt in zijn werk:

De aanvragen die 70 of meer punten hebben behaald, worden (indien van toepassing) door de commissie gerangschikt per gebied op volgorde van het aantal toegekende punten. De aanvraag met de meeste punten wordt voor de betreffende categorie gehonoreerd, de aanvragen met minder punten vallen af. Vervolgens kent de commissie, op basis van het aantal punten, per (gehonoreerde) aanvraag een adviesbedrag toe.

Tot slot kijkt de ambtelijke commissie hoe het totaal gevraagde bedrag past binnen het vastgestelde subsidieplafond.

  • Als het totaal geadviseerde bedrag van alle (gehonoreerde) aanvragen binnen het subsidieplafond valt, dan geeft de secretaris aan het college het advies om deze ongewijzigd toe te kennen.

  • Wanneer het bedrag binnen het subsidieplafond niet toereikend is, dan adviseert de commissie op welke wijze het beschikbare bedrag tussen de instellingen wordt verdeeld. De commissie betrekt daarbij de uitkomst van het puntensysteem als bedoeld in onderdeel a.

c. Beslissing

Het college van B&W neemt, met kennis van het advies van de ambtelijke commissie, de uiteindelijke beslissing over de toekenning van de subsidie. De aanvrager ontvangt daarover (binnen 13 weken) bericht in de vorm van een voorlopige subsidiebeschikking. Vervolgens kan de aanvrager tegen dat besluit bezwaar maken. Hoe dat in zijn werk gaat, staat in de beschikking.

Bijlagen

  • Subsidieregeling Culturele basisinstellingen gemeente Zoetermeer 2021

  • Cultureel Convenant Zoetermeer

  • Instructie meerjarenbeleidsplan

  • Beoordelingsformulier


Noot
1

De raad kan besluiten om bij een volgende cultuurperiode opnieuw de instellingen aan te wijzen die kunnen aanvragen, ofwel om daarvan af te zien; in dat geval is de inschrijving open, binnen de categorieën zoals die in de Subsidieregeling culturele basisinstellingen zijn benoemd (artikel 5).