Inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Noordenveld 2021

Geldend van 14-09-2021 t/m heden

Intitulé

Inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Noordenveld 2021

Vaststelling van interne regels voor inkoop en aanbesteden bij de gemeente Noordenveld door burgemeester en wethouders van de gemeente Noordenveld

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Noordenveld

besluit:

vast te stellen het Inkoop- en aanbestedingsbeleid van gemeente Noordenveld

Artikel 1

De inleiding van het Inkoopbeleid gemeente Noordenveld is hieronder weergegeven.

Artikel 2

Dit besluit is in werking getreden op 14 september 2021 en kan aangehaald worden als Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Noordenveld

Inleiding

Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Noordenveld 2021 biedt de organisatie een kader om de inkoopactiviteiten professioneel en goed uit te voeren. Professioneel is het wanneer alle inkoopactiviteiten voldoen aan juridische, economische en maatschappelijke voorwaarden en de gemeente wordt gezien als een volwaardige en betrouwbare partner om zaken mee te doen. Goed is het wanneer inkoop leidt tot het uitvoeren van taken waarbij doelmatig- en rechtmatigheid, effectiviteit, duurzaamheid en innovatieve oplossingen centraal staan.

Het proces rondom inkoop en aanbesteden is al een aantal jaren op basis van een decentrale inkoopfunctie stevig in de organisatie verankerd. Aangezien het inkoopproces voortdurend aan veranderingen onderhavig is en de professionalisering van de inkoopfunctie een continu proces is, is dit document opgesteld om het huidige inkoopbeleid van de gemeente Noordenveld te herzien.

In dit beleid benoemt de gemeente haar doelstellingen en ambities en geeft zij daarbij aan op welke wijze zij zoveel mogelijk maatschappelijke waarde wenst te realiseren bij haar inkoopactiviteiten.

Dit inkoopbeleid is primair geschreven voor de eigen organisatie, maar geeft potentiële leveranciers ook inzicht in hoe de gemeente Noordenveld haar inkoop heeft georganiseerd.

Algemeen

2.1 Inkoop en aanbesteden

De mate van uitvoering en bereiken van gestelde doelen van veel taken van de gemeente valt en staat met inkoop van werken, diensten en leveringen. Dit betekent dan ook dat de gemeente bij al haar inkoopactiviteiten specifieke aandacht heeft voor de gemeentelijke doelstellingen. Hierbij moet ook rekening worden gehouden met het in 2019 vastgestelde actieplan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen 2019-2021 en het in 2020 vastgestelde Uitvoeringsplan Maatschappelijk verantwoord inkopen.

2.2 Beleidsdoelen

Regionale economie en Midden- en kleinbedrijf (MKB)

Indien mogelijk zal de gemeente, daar waar de wet- en regelgeving de ruimte biedt, de regionale economie stimuleren en zal de gemeente de toegang voor het Midden- en Kleinbedrijf (MKB) voor het uitvoeren van overheidsopdrachten zoveel mogelijk optimaliseren. Hiertoe zal de gemeente geschiktheidseisen en selectiecriteria niet zwaarder maken dan noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht. MKB bedrijven zijn bedrijven tot maximaal 250 medewerkers.

Maatschappelijke waarde

De gemeente wenst zoveel mogelijk maatschappelijke waarde te creëren bij haar inkoopactiviteiten. Opdrachten zullen dan ook in principe worden gegund op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding. In die gevallen waarin de kwaliteit geen of nauwelijks onderscheidend vermogen heeft, kan de gemeente gemotiveerd kiezen om een opdracht te gunnen op basis van de laagste prijs of op basis van laagste kosteneffectiviteit.

Sociale aspecten

Binnen de sociale aspecten onderscheiden we Sociale voorwaarden en Social return.

Sociale Voorwaarden

De gemeente wil bijdragen aan het uitbannen van kinderarbeid, hongerlonen, onmenselijke arbeidsomstandigheden door sociale voorwaarden te gebruiken. Sociale voorwaarden dragen bij aan een meer sociaal verantwoorde productie. Bij de specificatie van opdracht en aanbesteding past de gemeente de Sociale Voorwaarden indien het mogelijk is toe.

Social return

Social return bij inkoop is het maken van afspraken met opdrachtnemers over arbeidsplaatsen, leer-werkplekken en stageplekken voor doelgroepen bij inkoop van diensten, werken en leveringen. Het is een instrument om zoveel mogelijk mensen uit de doelgroep (mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt) gelijke kansen te bieden en zo regulier mogelijk te laten werken naar vermogen met het doel deze mensen aan werk of werkervaring te helpen. Voor het toepassen van social return moet met meerdere factoren rekening worden gehouden zoals de situatie op de arbeidsmarkt, de omvang van de aanbesteding, het type werkzaamheden bij de opdrachtnemer, de beschikbaarheid van geschikte kandidaten enz. Dit maakt dat het toepassen van social return bij aanbestedingsprocedures maatwerk is.

De gemeente Noordenveld heeft zich voor de uitvoering van social return aangesloten bij het project Werk in Zicht. Werk in Zicht is het samenwerkingsverband van gemeenten, UWV en SW bedrijven in Groningen en Noord-Drenthe met als doel om werkzoekenden en werkgevers te verbinden. Werk in Zicht streeft naar een arbeidsmarkt die voor iedereen werkt.

Onze gemeente past social return toe bij meervoudige onderhandse aanbestedingen en Europese aanbestedingen tenzij de in de markt gezette opdracht er niet geschikt voor is. In het laatste geval moet het niet toepassen voldoende worden gemotiveerd. In de offerteaanvraag bij aanbesteding van werken, leveringen en diensten wordt daar waar het mogelijk en verantwoord is een nader te bepalen voorwaarde opgenomen dat de opdrachtnemer de met social return beoogde doelgroep inzet.

Milieu- en duurzaamheidsaspecten

Voor alle opdrachten geldt dat de productie van leveringen en de uitvoering van werken en diensten een bijdrage dienen te leveren aan het behalen van de doelstelling Energieneutraal in 2050. Voor diverse productgroepen zijn zogenaamde Criteriadocumenten ontwikkeld. Deze documenten bevatten (minimale) milieu- en duurzaamheidscriteria en verwijzen daarnaast naar de generieke contractvoorwaarden die voor de hiervoor behandelde sociale aspecten zijn opgesteld. Bij de specificatie van een opdracht neemt de gemeente deze criteria in het aanbestedingsdocument op.

Product- en marktanalyse

Voor het effectief en efficiënt inkopen van het product en het behalen van de bovenstaande doelen kan het nodig zijn dat de gemeente, voordat een inkoopproces wordt gestart, zowel het product als de markt die het product aanbiedt inventariseert, analyseert en definieert.

De behoefte om een marktanalyse uit te voeren kan vanuit verschillende behoeftes ontstaan.

  • Het kan zijn dat het in te kopen product helder gedefinieerd is, maar dat er twijfel bestaat of de markt het kan aanbieden;

  • het kan zijn dat het in te kopen product niet helder gedefinieerd kan worden en dat inzicht nodig is in wat de markt kan bieden;

  • het kan zijn dat het duidelijk is wat er ingekocht moet worden en dat het ook duidelijk is dat de markt het kan bieden, maar dat de markt overspannen is en alleen bereid is te leveren tegen bepaalde condities.

De bekendste vormen van marktanalyse zijn desk research (vanachter het eigen bureau bijvoorbeeld via internet) en field research (direct contact met marktpartijen). Door middel van dit marktonderzoek kan de opdracht beter worden afgestemd op de markt.

Innovatiegericht inkopen

Bij innovatiegericht inkopen laat de gemeente de ruimte aan de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’. Innovatiegericht inkopen kan bestaan uit het toepassen van innovatieve contractvormen, gunningscriteria en/of innovatieve inkoopprocedures zoals innovatiepartnerschap.

Onafhankelijkheid en keuze voor ondernemer

De gemeente streeft er naar bij ieder afzonderlijk inkoopproces onafhankelijk te zijn van ondernemers. De gemeente moet vrij zijn in het maken van keuzes tijdens een inkoopproces. Voor zover binnen lopende contracten afhankelijkheid bestaat tussen gemeente en leverancier mag deze niet leiden tot afhankelijkheid bij een nieuw inkoopproces. Afhankelijkheid of verplichtingen buiten de inkoopfunctie hebben mogelijk een nadelige impact op de prijs en kwaliteit van het product.

Daarnaast bevordert de gemeente eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de gemeente een eerlijke mededinging. Dit betekent ook dat mocht de gemeente gebruik maken van adviesbureaus ter voorbereiding op een aanbesteding deze bureaus en eventuele zusterondernemingen niet aan de aanbesteding mee mogen doen.

Procedurele uitgangspunten

3.1 Aanbestedingsprocedures

De gemeente kan gemotiveerd kiezen voor verschillende aanbestedingsprocedures. Uitgangspunt is dat de gemeente, binnen de wettelijke kaders, kiest voor een procedure die het proportioneel en meest geschikt is en daarmee passend is bij de inkoopbehoefte.

3.2 Drempelbedragen Europees aanbesteden

De Europese Commissie stelt eens in de twee jaar de drempelwaarden voor Europese aanbestedingen vast. Indien de totale geraamde waarde van de opdracht, exclusief BTW en inclusief mogelijke opties en verlengingen boven het van toepassing zijnde drempelbedrag ligt, bestaat er een verplichting om de opdracht Europees aan te kondigen. Voor 2020 en 2021gelden voor de gemeente de volgende drempelwaarden (exclusief BTW):

Werken € 5.350.000,00

Leveringen € 214.000,00

Diensten € 214.000,00

Sociale en andere specifieke diensten € 750.000,00

Concessie voor diensten en openbare werken € 5.350.000,00

3.3 Begrippen werken, leveringen en diensten

Overheidsopdrachten zijn onderverdeeld in opdrachten voor werken, leveringen en diensten.

Werk

Er is sprake van een werk wanneer van het geheel van bouwkundige of civieltechnische werkzaamheden een product ontstaat dat ertoe bestemd is om als zodanig een economische of technische functie te vervullen.

Levering

Onder levering wordt naast de aanschaf van goederen ook de lease-, huur- of huurkoopovereenkomst van goederen verstaan. In sommige gevallen wordt een levering als dienst bestempeld wanneer de waarde van de dienst bij de levering van het product hoger is dan het tastbare product zelf.

Dienst

Alle inkopen die geen levering en geen werk betreffen vallen onder het begrip dienst.

3.4 Drempelbedragen Sociale en andere specifieke diensten

Voor de zogenaamde Sociale- en andere specifieke diensten (vermeld in bijlage XIV van Richtlijn 2014/24/EU) geldt een verhoogd drempelbedrag van € 750.000,00 en een vereenvoudigde Europese aanbestedingsprocedure. Voor opdrachten met een waarde onder de € 750.000,00 moet de gemeente deze opdrachten zoveel mogelijk in concurrentie laten plaatsvinden. Het uitgangspunt is dan ook dat opdrachten onder de Europese drempel van € 750.000,00 en boven de drempel van enkelvoudig onderhands aanbesteden voor diensten van € 50.000,00 zoveel mogelijk meervoudig onderhands zullen worden aanbesteed, tenzij er sprake is van duidelijk grensoverschrijdend belang. In dat geval zal de gemeente een passende mate van openbaarheid betrachten.

Enkele voorbeelden van diensten die onder deze vereenvoudigde procedure vallen zijn:

maatschappelijke dienstverlening;

gezondheidsdiensten;

diensten op het gebied van cultuur;

onderwijsdiensten:

bepaalde juridische diensten;

horeca diensten.

3.5 Onderhandse aanbestedingen

Indien de opdrachtwaarde onder het van toepassing zijnde Europese drempelbedrag blijft, geldt het uitgangspunt dat de gemeente boven het drempelbedragen van ‘enkelvoudig’ de opdracht meervoudig onderhands aanbesteed.

Lokale en regionale economie

Bij de keuze voor de uit te nodigen partijen wenst de gemeente, binnen de kaders van de wet- en regelgeving, de lokale en regionale economie te stimuleren. Hiervoor gelden de volgende uitgangspunten:

- vraagt de gemeente bij een enkelvoudige onderhandse procedure bij voorkeur lokale of regionale ondernemers.

- vraagt de gemeente bij een meervoudige onderhandse procedure bij het uitnodigen van 3 of 4 partijen minimaal 2 regionale partijen en bij het uitnodigen van 5 partijen minimaal 3 regionale partijen.

Onder lokaal wordt verstaan het grondgebied binnen de grenzen van de gemeente Noordenveld. Onder regionaal verstaan we de Economische regio Groningen – Assen (bestaand uit de gemeenten Westerkwartier, Het Hogeland, Groningen, Midden-Groningen, Noordenveld, Tynaarlo en Assen)

Hierbij wordt wel opgemerkt dat als er geen regionale ondernemers beschikbaar zijn die aan de minimale eisen voldoen er dan alleen ondernemers worden uitgenodigd buiten de regio.

Midden- en Kleinbedrijf

Uitgangspunt bij het aanbesteden van een opdracht is dat alle ondernemers gelijke kansen krijgen. Om de kansen van het Midden- en Kleinbedrijf (MKB) dichterbij de kansen van grote ondernemers te brengen gaat de gemeente de omvang van opdrachten zorgvuldig beoordelen om deze zo optimaal mogelijk te splitsen en op te delen in percelen.

Bij het definiëren van een opdracht let de gemeente er zorgvuldig op dat geen disproportionele eisen worden gesteld aan bijvoorbeeld de financiële draagkracht en technische capaciteiten van inschrijvers. De eisen moeten relevant zijn en in verhouding staan tot de aard en omvang van de opdracht. Daarnaast let de gemeente er op dat de administratieve lasten van de inschrijver zo beperkt mogelijk blijven.

3.6 Uitzonderingen

In specifieke gevallen kan de gemeente ervoor kiezen een opdracht niet aan te besteden of op een andere manier aan te besteden. De gemeente gebruikt hierbij de mogelijkheden die wet- en regelgeving haar biedt. Zo kan zij bijvoorbeeld gebruik maken van de mogelijkheden tot (quasi)inbesteden en het aangaan van publiek-publieke samenwerkingen of het voorbehouden van opdrachten aan sociale werkplaatsen of -ondernemingen.

Met betrekking tot de inkoopmethodiek voor het sociale domein heeft zich de laatste jaren het “Open House” principe ontwikkeld. Dit principe lijkt op inkoopmethoden zoals het oorspronkelijke Zeeuws model en bestuurlijk aanbesteden. Open House is geen (wettelijk voorgeschreven) aanbestedingsprocedure. Het is een wijze van contracteren die onder bepaalde voorwaarden niet gezien moet worden als een opdracht die op grond van de aanbestedingsregelgeving in de markt gezet moet worden.

3.7 Afwijkingsbevoegdheid

Indien blijkt dat op grond van de omvang van de opdracht, de transactiekosten voor zowel de gemeente als ook de inschrijvers, het aantal potentiële inschrijvers, het gewenste eindresultaat, de complexiteit van de opdracht en het type opdracht/betrokken sector een andere aanbestedingsprocedure als meer proportioneel en passend wordt geacht, kan de gemeente gemotiveerd afwijken van het inkoopbeleid.

Afwijken van het inkoopbeleid is enkel mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk motivering voor zover één en ander mogelijk is op basis van de geldende wet- en regelgeving. Het voorstel om af te wijken dient door de teamleider op het inkoopmeldformulier te worden opgenomen en aan de inkoopadviseur te worden voorgelegd.

Hierbij geldt dat een ‘zwaardere’ aanbestedingsprocedure, binnen de grenzen van de proportionaliteit, altijd mogelijk is. Hiervoor is niet vereist dat de gemeente gemotiveerd van dit aanbestedingsbeleid hoeft af te wijken.

3.8 Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaatregeling van de gemeente. De gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging. In het Mandaatbesluit en de daarbij behorende Mandatenlijst/Volmachten/Machtigingen en de Regeling budgethouderschap is opgenomen wie er bevoegd is rechtshandelingen namens de gemeente te verrichten en de gemeente te binden aan een derde.

4. JURIDISCHE UITGANGSPUNTEN

4.1 Algemeen juridisch kader

De voor inkoop en aanbesteden meest relevante wet- en regelgeving zijn:

  • Gewijzigde aanbestedingswet 2012: dit wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijnen 2014/23/EU, 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’) en Richtlijn 2007/66/EG (‘Rechtbeschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen en is van kracht sinds 1 juli 2016.

  • Europese wet- en regelgeving: wet – en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen momenteel de belangrijke basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.

  • Het EU-verdrag en het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie: de overheidsinstellingen uit de lidstaten van de Europese Unie zijn voor wat betreft al hun handelen, dus ook bij het inkopen en aanbesteden, onderworpen aan de basisbepalingen van het EU-verdrag inzake de interne markt.

  • Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten

  • Algemene wet bestuursrecht: met daarin de (gedeeltelijk) opgenomen algemene beginselen van behoorlijk bestuur.

  • Gemeentewet: het wettelijk kader voor gemeenten.

  • Gids Proportionaliteit: De naleving van de Gids Proportionaliteit is verplicht boven en onder de drempel voor Europees aanbesteden. Het proportionaliteitsbeginsel houdt in dat de keuzes die de gemeente maakt en de eisen en voorwaarden die zij stelt bij een aanbesteding, in redelijke verhouding staan tot de aard en omvang van de betreffende opdracht. De laatste versie van de Gids Proportionaliteit is van kracht sinds 1 juli 2016

  • Aanbestedingsreglement werken (‘ARW’ 2016): Het ARW is een reglement voor de aanbesteding van werken en aan werken gerelateerde leveringen en diensten. In het ARW staan aanbestedingsprocedures zowel boven als onder de Europese drempel beschreven. Het toepassen van het ARW is verplicht voor opdrachten onder de Europese drempelbedragen en kan worden toegepast bij Europese aanbestedingen. ARW 2016 is van kracht sinds 1 juli 2016

4.2 Algemene beginselen

De gemeente is verantwoordelijk voor een rechtmatige, doelmatige, en integere wijze van besteding van het gemeenschapsgeld. Dat betekent dan ook dat de gemeente bij haar inkoopactiviteiten naast de algemene beginselen van behoorlijk bestuur, de aanbestedingsrechtelijke beginselen van gelijkheid, transparantie en proportionaliteit te allen tijde zal respecteren.

4.3 Inkoopvoorwaarden

Bij alle inkopen door de gemeente zijn in beginsel de onderstaande algemene inkoopvoorwaarden van toepassing:

  • Voor leveringen en diensten algemeen: De algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Noordenveld.

  • Voor ICT-leveringen en diensten: Gemeentelijke voorwaarden bij IT-overeenkomsten (GIBIT).

  • Voor werken: Uniforme Administratieve Voorwaarden op de uitvoering van werken en van technische installatiewerken 2012 (UAV) of Uniforme Administratieve Voorwaarden voor Geïntegreerde Contractvormen (UAV GC).

De algemene (levering- of verkoop)voorwaarden van de leverancier worden uitdrukkelijk van de hand gewezen. Echter, niet in alle gevallen worden de hierboven genoemde inkoopvoorwaarden van de gemeente door de potentiële leverancier geaccepteerd of toepasbaar, deze acceptatie verschilt per branche en is afhankelijk van de grootte van de opdracht. Bij iedere aanbesteding zullen potentiële leveranciers in de gelegenheid gesteld worden vragen te stellen dan wel suggesties te doen voor afwijking op de van toepassing verklaarde algemene inkoopvoorwaarden met als doel deze te laten aansluiten bij de aard en omvang van de opdracht.

Wanneer er algemene voorkoopvoorwaarden bestaan die in onderling overleg tussen belanghebbenden zijn opgesteld (paritair opgestelde voorwaarden) en deze dusdanig specifiek zijn waardoor er strijdt ontstaat met onze algemene inkoopvoorwaarden dan zal de gemeente er mee instemmen dat deze paritair opgestelde voorwaarden integraal worden toegepast. (Een voorbeeld van paritaire voorwaarden zijn de algemene voorwaarden die zijn opgesteld door de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants).

4.4 Klachtenregeling

Bij een aanbestedingsprocedure kan het voorkomen dat tussen de gemeente en een ondernemer ontevredenheid ontstaat over hoe tijdens de aanbestedingsprocedure gehandeld wordt. Als de ondernemer ontevreden is, kan dit ertoe leiden dat hij een klacht indient.

Bij de afhandeling van klachten maakt de gemeente Noordenveld gebruik van diensten van andere gemeenten. Dit kan de gemeente Westerkwartier, Assen, Tynaarlo, Hunze en Aa’s en Midden-Drenthe zijn. Per aanbesteding wordt gekeken welke gemeente als klachtenbehandelaar kan optreden.

Bij het afhandeling van klachten wordt de volgende werkwijze gehanteerd

  • Aanbieder stuurt zijn klacht aan het e-mailadres van het klachtenmeldpunt;

  • In deze klacht maakt aanbieder duidelijk waarover hij klaagt en hoe volgens hem het knelpunt zou kunnen worden verholpen. De klacht bevat verder de dagtekening, naam en adres van de aanbieder;

  • Het klachtenmeldpunt bevestigt de ontvangst van de klacht en meldt in de bevestiging de naam en e-mail adres van de onafhankelijke behandelaar, niet zijnde een medewerker die bij de aanbesteding is betrokken;

  • Het klachtenmeldpunt onderzoekt, eventueel aan de hand van door de aanbieder en de aanbestedende dienst aanvullend verstrekte gegevens, of de klacht terecht is. Het klachtenmeldpunt houdt bij de behandeling van de klacht rekening met de planning van de aanbestedingsprocedure;

  • Het klachtenmeldpunt brengt advies uit aan de aanbestedende dienst. In het advies wordt gemotiveerd aangegeven of het klachtenmeldpunt de klacht gegrond, gedeeltelijk gegrond of ongegrond acht. Het advies van het klachtenmeldpunt is zwaarwegend, maar niet bindend voor de aanbestedende dienst;

  • Wanneer de aanbestedende dienst na het onderzoek door het klachtenmeldpunt tot de conclusie komt dat de klacht terecht of gedeeltelijk terecht is en de aanbestedende dienst corrigerende en/of preventieve maatregelen treft, dan deelt de aanbestedende dienst dit zo spoedig mogelijk schriftelijk mee aan de aanbieder. Ook de andere (potentiële) inschrijvers/gegadigden worden op de hoogte gesteld;

  • Wanneer de aanbestedende dienst na het onderzoek tot de conclusie komt dat de klacht niet terecht is, dan wijst hij de klacht gemotiveerd af en bericht hij de aanbieder;

  • Het klachtenmeldpunt kan op verzoek van de aanbieder of de aanbestedende dienst voorstellen dat de klacht, voordat daarop door de aanbestedende dienst wordt beslist, voor bemiddeling of advies wordt voorgelegd aan de Commissie van Aanbestedingsexperts. Het advies van de Commissie van Aanbestedingsexperts is niet bindend voor de aanbestedende dienst.

Organisatie

De gemeente Noordenveld heeft de inkoopfunctie ingericht volgens het decentrale model. Dit betekent dat de vakafdelingen zelf verantwoordelijk zijn voor de het in de markt zetten van de opdrachten. Het team inkoop treedt hierbij adviserend en faciliterend op.

Ondertekening

Aldus vastgesteld op 14 september 2021

Burgemeester en wethouders voornoemd,

Secretaris

Burgemeester

Bijlage

Hieronder zijn de 7 stappen van het inkoopproces weergegeven.

  • 1.

    Voorbereiding

Bij een inkoopvraag onder de € 10.000,00 mag de budgethouder met inachtneming van de budgetregels zijn gang gaan zonder tussenkomst van de het inkoopteam.

Bij inkoopvragen boven de € 10.000,00 is de budgethouder verplicht om gebruik te maken van het inkoopmeldformulier.

Dit formulier wordt gebruikt om aan de vakafdelingen een zo goed mogelijk advies te geven (o.a. de meest passende aanbestedingsvorm te kiezen) en zicht te houden op de diverse aanbestedingen die door de verschillende vakafdelingen worden uitgevoerd.

Het inkoopteam beheert standaardformats voor aanbestedingsdocumenten en brieven en zorgt ervoor dat deze aan de organisatie ter beschikking worden gesteld.

  • 2.

    Specificeren

De vakspecialist en inkoopadviseur bepalen in overleg het optimale aantal opdrachtnemers. Maak een bewuste afweging over minder of meer leveranciers, wel of niet bundelen van opdrachten, combinatievorming, onderaanneming en perceelindeling.

  • 3.

    Selecteren

De vakspecialist en inkoopadviseur definiëren selectie- en gunningscriteria met het team inkoop. Bekijken alle kosten in de hele keten en niet alleen de aanschafprijs.

Doorlopen het proces van voorlopige en definitieve gunning bij aanbestedingen.

  • 4.

    Contracteren

De vakspecialist legt alle gemaakte afspraken goed vast. Houd indien mogelijk ook rekening met ruimte voor ontwikkelingen en innovaties in de overeenkomst.

Decentrale inkoop houdt bij de gemeente Noordenveld ook in dat de vakafdelingen zelf verantwoordelijk zijn voor het bijhouden van het aanbestedingsdossier en het archiveren er van.

  • 5.

    Bestellen

Hiervoor zal op korte termijn de bestelmodule van het financiële systeem worden geïmplementeerd. De vakspecialist dient bestellingen vanaf € 5.000,00 via dit systeem bij de opdrachtnemers te plaatsen. Uitgezonderd zijn alle maatwerkvoorzieningen binnen het sociaal domein en alle bestellingen die vallen onder een raamovereenkomst zonder mini-competitie.

  • 6.

    Gebruiken

Het contractbeheer en contractmanagement worden door de verantwoordelijke medewerkers van de vakafdelingen uitgevoerd.

  • 7.

    Nazorg

De vakspecialist evalueert in samenwerking met de inkoopadviseur het inkoopproces. De ervaringen worden vastgelegd en worden gebruikt als input voor een volgend traject. De vakspecialist dient regelmatig gesprekken te voeren met de opdrachtnemers om de wijze van contracteren en of inhoud van de contracten te toetsen.