Financiële Verordening Groene Metropoolregio

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening en de hierop rustende bepalingen wordt verstaan onder:

• 1. Regeling: de Gemeenschappelijke Regeling Regio Arnhem-Nijmegen;

• 2. Algemeen bestuur: het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Regio Arnhem-Nijmegen;

• 3. Dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Regio Arnhem-Nijmegen;

• 4. Directeur: het hoofd van het regiobureau, zoals bedoeld in artikel 23 van de regeling;

• 5. Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van(onderdelen van) de regeling en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• 6. Beheershandelingen: handelingen die vallen binnen de normale alledaagse bedrijfsvoering

• 7. Indicatoren: een indicator beantwoordt de vraag: “Wat moeten we meten om te weten of onze doelstelling werd verwezenlijkt?”;

• 8. Programma’s: de programma’s van de gemeenschappelijke regeling Groene Metropoolregio Arnhem-Nijmegen betreft de 5 integrale opgaven;

• 9. Overhead: alle kosten die worden gezien als indirect of afkomstig uit secundaire activiteiten;

• 10. Taakveld: een uniforme set van 48 eenheden waar alle taken van decentrale overheden onder vallen.

• 11. Verplichte set: in de Regeling beleidsindicatoren gemeenten is een aantal verplichte beleidsindicatoren genoemd.

Artikel 1 Programma-indeling

• 1. Het algemeen bestuur stelt de programma-indeling (de opgaven) vast.

• 2. Het algemeen bestuur stelt de taakvelden per opgave / speerpunt vast.

• 3. Het algemeen bestuur stelt de indicatoren vast met betrekking tot de beoogde effecten, de te leveren prestaties en eventueel de te leveren goederen en diensten, waarbij rekening houdende met de verplichte set beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25 lid 2-a van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV).

• 4. Het algemeen bestuur stelt, op voorstel van het dagelijks bestuur, vast over welke onderwerpen hij in extra paragrafen (naast de verplichte paragrafen van de begroting en de jaarstukken) kaders wil stellen en geïnformeerd wenst te worden.

Artikel 2 Inrichting begroting en jaarstukken

• 1. Bij de begroting en de jaarstukken worden onder elk van de programma’s (opgaven), het overzicht van de baten en lasten per taakveld weergegeven.

• 2. In de begroting wordt bij de uiteenzetting van de financiële positie inzicht gegeven in de ontwikkeling van de meerjarenraming en van de investeringen;

• 3. Bij de uiteenzetting van de financiële positie met betrekking tot de investeringen wordt:

  • a.

    Voor nieuwe investeringen, per investering, het benodigde investeringskrediet weergegeven;

  • b.

    Voor lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet weergegeven;

  • c.

    Voor lopende investeringen een raming van de uitputting van het investeringskrediet in het lopende boekjaar weergegeven;

  • d.

    In de jaarrekening de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

Artikel 3 Autorisatie begroting, investeringskredieten en begrotingswijzigingen

• 1. Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting van het betreffende jaar, de totale lasten en de totale baten per programma, het overzicht van de overhead, de post onvoorzien en eventuele mutaties op de reserves.

• 2. Indien de directeur voorziet dat een geautoriseerd budget of investeringskrediet dreigt te worden overschreden, wordt dit in de eerstvolgende vergadering van het algemeen bestuur gemeld. De directeur voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het budget of het investeringskrediet of een voorstel voor bijstelling van het beleid.

• 3. Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het dagelijks bestuur vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan het algemeen bestuur voor.

Artikel 8. Reserves en voorzieningen

• 1. Het algemeen bestuur autoriseert voor het instellen van en het opheffen van een reserve. Een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve wordt minimaal aangegeven:

  • a.

    het specifieke doel van de reserve

  • b.

    de voeding van de reserve;

  • c.

    de maximale hoogte van de reserve; en

  • d.

    de maximale looptijd.

• 2. Wanneer een bestemmingsreserve binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot de beoogde bestedingen, dan wel dat er minder bestedingen nodig bleken om het beoogd doel te realiseren, valt de bestemmingsreserve vrij in het resultaat.

• 3. Over de reserves en voorzieningen wordt geen rente toegerekend.

Artikel 10. Kostprijsberekening en overhead

• 1. Kosten worden zoveel als mogelijk toegerekend aan speerpunten.

• 2. Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden toegerekend aan activiteiten welke geheel of deels worden bekostigd met bijdragen of subsidies, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en in de desbetreffende verantwoordingen over de besteding toegerekend aan die activiteiten.

• 3. Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden betrokken in de aangifte vennootschapsbelasting, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en voor de belastingaangifte aan de kostprijs van de vennootschapsbelastingplichtige activiteiten toegerekend.

• 4. In afwijking op artikel 8 lid 3 worden bij vennootschapsbelastingplichtige activiteiten alleen de rentekosten voor de inzet van vreemd vermogen aan de kostprijs toegerekend. Bij projectfinanciering worden dan de werkelijke rentekosten toegerekend. In andere gevallen wordt uitgegaan van het gewogen gemiddelde rentepercentage van de portefeuille leningen.

Artikel 11. Financieringsfunctie

• 1. De financieringsfunctie heeft betrekking op het tijdig beschikbaar hebben van financieringsmiddelen tegen zo gunstig mogelijke prijzen, waarbij rekening wordt gehouden met randvoorwaarden (kasgeldlimiet en renterisiconorm) en de aard van de financieringsbehoefte (kort versus lang).

• 2. De jaarlijkse plannen van de financieringsfunctie worden zoveel mogelijk opgenomen in de begroting. Dit houdt in dat de plannen van de financieringsfunctie worden verwoord in de paragraaf Financiering van de begroting. Mocht er tussentijds een financiering nodig zijn zal dit middels een voorstel van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur worden aangeboden.

• 3. De directeur neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht:

  • a.

    voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden ten minste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; en

  • b.

    er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.

Artikel 12. Bedrijfsvoering

• 1. In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt de directeur naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het BBV in ieder geval op:

• a.

  de arbeidskosten (loonkosten en inhuur derden);

• b.

  de huisvestingskosten;

• c.

  de automatiseringskosten;

• d.

  de budgetten voor de accountant.

Artikel 13. Administratie

• 1. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen binnen de Groene Metropoolregio als geheel, het regiobureau en de verschillende opgaven;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, vorderingen, schulden, contracten;

• c.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de productie van goederen en diensten.

• e.

  het bevorderen van en afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en

• f.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 14. Financiële organisatie

• 1. De directeur draagt zorgt voor:

• a.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• b.

  de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• c.

  de te maken afspraken met de opgavemanagers en collega’s in het Regiobureau over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• d.

  de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van baten en lasten aan de taakvelden;

• e.

  het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• f.

  het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen, eigendommen als ook van data en informatie, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 15. Interne controle

• 1. De directeur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt de directeur maatregelen tot herstel.

• 2. De directeur zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de Groene Metropoolregio, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal in de 4 jaar. Bij afwijkingen in de registratie neemt de directie maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Artikel 16. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2021.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële Verordening Groene Metropoolregio.