Intern controleplan 2021

1.1 Doel intern controleplan 2021

Het doel van dit intern controleplan is de bedrijfsvoering zodanig in te richten, zowel instrumenteel (hard-control), als qua rolinvulling (soft-control), dat dit een goede basis vormt voor het opstellen van een rechtmatigheidsverantwoording. Het jaar 2021 dient hiervoor als pilotjaar. Het ambitieniveau is dat we voldoen aan de nieuwe wetgeving en daarmee een mooie stap zetten naar een “Basis op orde”.

De interne controlefunctie is opgezet om de risico’s in de organisatie te kunnen beheersen. Het doel is onvolkomenheden in de uitvoering tijdig op te sporen en te corrigeren. De resultaten uit interne controles geven informatie over in hoeverre de gemeente Heemstede “in control” is. Jaarlijks wordt een intern controleplan opgesteld en voorgelegd aan het college.

Er is sprake van “Three Lines of Defense” binnen onze organisatie. Schematisch kan dit als volgt worden weergegeven:

De 1e lijn, de proceseigenaar (=domeinmanagers en managers bedrijfsvoeringsafdelingen), is verantwoordelijk voor het managen van de primaire activiteiten. In de 1e lijn vindt de belangrijkste vorm van risicobeheersing plaats. Immers indien tijdens de uitvoering van de 1e lijnactiviteiten zichtbare controles plaatsvinden, is de kans aanzienlijk kleiner dat er fouten/onrechtmatigheden ontstaan. Kortom: de 1e lijncontrole is de basis voor de rechtmatigheidsverantwoording. De 2e lijn betreft de Verbijzonderde Interne Controle (VIC). De 2e lijn is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van methoden en technieken om invulling te geven aan een goed proces van risicomanagement en beheersing in de 1e en 2e lijn. De VIC adviseert de 1e lijn bij het opzetten van de interne controle en checkt achteraf -aan de hand van steekproeven- of de controles in de 1e lijn juist hebben plaatsgevonden. Kortom: de VIC is het sluitstuk voor de rechtmatigheidsverantwoording. De 3e lijncontrole vindt plaats door de accountant.

1.2 Terugblik 2020

In het Intern controleplan 2020 waren vier speerpunten benoemd, namelijk

• (1)

  De lijnorganisatie (1e lijn) geeft zichtbaar invulling aan de interne controles (gestart wordt met het proces “aanbestedingen”.

• (2)

  Een transparante interne controlesystematiek

• (3)

  Interne controles meer risicogericht

• (4)

  Een aantal processen wordt toegevoegd aan het intern controleplan.

Thans wordt kort ingegaan op de realisatie hiervan.

In 2020 is gewerkt aan het verbeteren van het instrumentarium. Er is een Handboek (verbijzonderde) interne controle opgesteld (zie bijlage 5). Aangevuld met dit intern controleplan is invulling gegeven aan een transparante controlesystematiek (punt 2). Uitgangspunt bij deze opzet is dat de interne controles aansluiten bij de risico’s in de processen (punt 3). Conform het advies in de Managementletter 2019 zijn een aantal processen w.o. memoriaalboekingen en investeringen toegevoegd aan het Handboek (punt 4). Kortom het instrumentarium om een rechtmatigheidsverantwoording te kunnen afgeven staat goed in de steigers. Echter door het moeilijk kunnen invullen van de vacature van de VIC-functionaris (=Verbijzonderde interne controleur) heeft onvoldoende uitvoering plaatsgevonden van de interne controles in 2020. Per 1-10-2020 is de vacature ingevuld.

In 2020 is gestart met het onderbrengen van het proces aanbestedingen bij de lijnorganisatie (punt 1). Er is een checklist ontwikkeld en uitgezet bij de lijnorganisatie. Door het invullen van de checklist wordt gecontroleerd of de aanbestedingen voldoen aan de wet- en regelgeving en wordt duidelijk welke informatie in een digitaal dossier moet worden bewaard. De ingevulde checklist wordt periodiek opgevraagd door de VIC-functionaris ter toetsing (2e lijntoets). De juistheid en volledigheid van de aanbestedingsdossiers wordt (mede) aan de hand van een zgn. spendanalyse (crediteurenanalyse laatste 4 jaren) getoetst.

1.3 Speerpunten 2021

De drie speerpunten 2021, welke in deze notitie worden uitgewerkt, zijn:

• (1)

  Actualiseren Raadskaders a.g.v. de nieuwe landelijke wetgeving

  In 2021 dienen de Verordening ex. Artikel 212 gemeentewet (financiële verordening), de Verordening ex. Artikel 213 gemeentewet (inrichten accountantscontrole) en het Controleprotocol (opdrachtverstrekking accountant) te worden geactualiseerd en voorgelegd aan de Raad. Daarnaast is naar aanleiding van de managementletter 2020 besloten een frauderisicoanalyse per proces op te zetten en een overkoepelend M&O beleid (Misbruik & Oneigenlijk gebruik) voor te leggen aan de raad.

• (2)

  Actualisering van de procesbeschrijvingen en uitvoering van interne controles 2021

  Hiermee wordt zowel gedoeld op het verder uitvoering geven aan de zichtbare controle in de lijn (1e lijncontrole), als de verbijzonderde interne controle in de 2e lijn. Een belangrijk punt is het actualiseren van bestaande procesbeschrijvingen, alsmede opstellen van nog ontbrekende procesbeschrijvingen. De procesbeschrijvingen (incl. de risico’s en de beheersmaatregelen) zijn in feite de werkinstructies voor de organisatie. Er dient op de afdelingen zichtbaar te worden vastgelegd of conform deze procesbeschrijvingen wordt gewerkt en daarmee de risico’s in de uitvoering worden beheerst.

• (3)

  Organisatie interne controlefunctie binnen Heemstede

  De interne controlefunctie bestaat voor 0,5 fte bij de IASZ en 1,0 fte bij financiën. In de huidige situatie kan de accountant niet volledig steunen op de VIC-controles, omdat de VIC functionarissen niet onafhankelijk gepositioneerd zijn binnen de organisatie. Dit wordt nu opgelost door, in overleg met de accountant, de interne controleurs aanvullende controles te laten verrichten. Of deze oplossing ook na invoering van de nieuwe wetgeving kan worden toegepast, is op dit moment nog niet duidelijk.

  Na invoering van de nieuwe wetgeving wordt binnen Heemstede 1 rechtmatigheidsverantwoording opgesteld (incl. IASZ) en opgenomen in de jaarrekening. Het is van belang om de verantwoordelijkheden binnen de organisatie in dit kader (o.a. concerncontroller, controller AO/IC, controller IASZ en interne controleur IASZ) goed vast te leggen.

1.4 Indeling

In hoofdstuk 2 wordt uitleg gegeven van de gevolgen van de nieuwe landelijke wetgeving en de reikwijdte hiervan. Bovendien wordt het ambitieniveau voor invulling van de rechtmatigheidsverantwoording vastgelegd. In hoofdstuk 3 wordt de interne controlesystematiek van Heemstede beschreven. Tot slot wordt in hoofdstuk 4 ingegaan op de impact van de nieuwe wetgeving op de organisatie. Er wordt een overzicht gegeven van de raadskaders (A-stukken) die moeten worden aangepast, de rolverdeling en verantwoordelijkheden binnen de organisatie en de organisatie van de interne controlefunctie binnen Heemstede.

2.1 De rechtmatigheidsverantwoording

Het college van B&W is en blijft ook na invoering van de nieuwe landelijke wetgeving verantwoordelijk voor de rechtmatigheid binnen de organisatie. In de huidige vorm vormt de accountant hierover een oordeel en brengt hij of zij er verslag van uit. Vanaf verslagjaar 2022 stelt het college van B&W deze verantwoording op. De commissie BBV (= Besluit Begroting en Verantwoording) heeft hiervoor een standaard tekst opgesteld (zie bijlage 2). Uiteraard is het publiceren van de verantwoordingstekst in de jaarrekening alleen niet voldoende. Er is in de gemeentelijke organisatie een duidelijke grondslag voor deze verantwoording nodig (lees: transparante interne controlesystematiek). Deze grondslag wordt de onderbouwing van de verantwoording genoemd. Doel is met een bepaalde mate van zekerheid vast te stellen dat de financiële handelingen hebben plaatsgevonden binnen de kaders van wet- en regelgeving. Deze wetgeving wordt jaarlijks (aan het eind van het jaar) vastgelegd in een Normenkader. Het Normenkader 2020 (B-stuk) is 9 februari 2021 vastgesteld in het college van B&W (zie bijlage 3).

De commissie Bedrijfsvoering Auditing Decentrale Overheden (hierna BADO) heeft een notitie gepubliceerd over de verwachte veranderingen van verschuiving in verantwoordelijkheid. Schematisch is deze als volgt weergegeven.

2.2 Reikwijdte: financiële rechtmatigheid

Rechtmatigheid is een juridische term. Het geeft aan dat een (voorgenomen) handelswijze in overeenstemming is met de geldende regels en besluiten. Dit begrip is van toepassing op alles wat een gemeente qua taken op zich neemt. Dit betekent dat alle handelingen van een gemeente moeten voldoen aan alle wet- en regelgeving op het gebied van bijvoorbeeld arbeidsomstandigheden (Arbo), aanbestedingen, omgevingswet, subsidievoorwaarden. Raadsbesluiten etc. Van een overheidsorganisatie mag immers verwacht worden dat zij conform wet- en regelgeving handelt. Het begrip rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is echter een minder omvattend begrip. Bij rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet immers worden verantwoord dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat om de financiële beheershandelingen. De vraagstelling is of aanbestedingen, subsidies, omgevingsvergunningen, verkopen, leges burgerzaken etc. rechtmatig tot stand zijn gekomen.

2.3 Drie criteria van financiële rechtmatigheid

De volgende drie criteria worden afgedekt door de verantwoording van het college in de jaarrekening:

Hierna gaan wij kort in op deze drie criteria.

• •

  Bij het begrotingscriterium gaat het om controle op overschrijdingen van de geautoriseerde begroting na begrotingswijzigingen in het boekjaar. Onderdeel van de rechtmatigheidsonderbouwing is vast te stellen of er sprake is van dit soort overschrijdingen en of ze passen binnen het gemeentelijk beleid en met reden zijn toegelicht in de jaarrekening.

• •

  Het gaat bij het misbruik en oneigenlijk criterium (M & O criterium) in het bijzonder om vast te stellen dat in de organisatie effectieve maatregelen zijn getroffen om misbruik te voorkomen, dan wel op te sporen. In 2021 wordt conform de managementletter 2020 een frauderisicoanalyse per proces opgezet en een overkoepelend M&O beleid (A-stuk) opgesteld, welke in oktober 2021 wordt aangeboden aan de Raad.

• •

  Het derde criterium is het voorwaarde criterium. Het criterium omvat de eisen/voorwaarden die afkomstig zijn uit interne- en externe regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

Op basis van de huidige gegevens is duidelijk dat de volgende onderdelen niet vallen onder de rechtmatigheidsverantwoording:

• •

  Verslagleggingsfouten of posten in de jaarrekening die niet in overeenstemming zijn met de regelgeving omtrent de externe verslaggeving (BBV)

• •

  SISA (Single information, Single Audit)

• •

  Prestatieleveringen

• •

  WNT (Wet Normering Topinkomens)

• •

  AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming)

2.4 Varianten voor invulling van de rechtmatigheidsverantwoording

Voor de invulling van de rechtmatigheidsverantwoording binnen gemeenten zijn diverse varianten mogelijk. Het is mogelijk om door te groeien van een rechtmatigheidsverantwoording naar een ‘in control statement’ (hierna: ICS).

Variant 1 Verantwoording gericht op financiële rechtmatigheid

In deze variant wordt een rechtmatigheidsverantwoording opgesteld door het college die alleen iets zegt over het naleven van wet- en regelgeving, die betrekking heeft op financiële beheershandelingen. Dit is gelijk aan de reikwijdte in de huidige situatie, waar thans de accountant een oordeel over geeft. Dit sluit aan bij de toekomstige wettelijke norm.

Variant 2 Verantwoording gericht op financiële rechtmatigheid + aantal relevante processen/thema’s benoemen die aandacht krijgen

De gemeenteraad kan ook vragen andere elementen toe te voegen aan de rechtmatigheidsverantwoording, waarover het college van B&W zich wil verantwoorden richting de gemeenteraad. De gemeenteraad kan ook zelf het initiatief nemen en vragen om verantwoording over specifieke rechtmatigheidsonderwerpen, die van belang zijn binnen de gemeente. Denk hierbij aan de naleving Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) of sociaal domein (prestatielevering zorg). Uiteraard zal dit wel tot extra controle-inspanningen (middelen en formatie) leiden binnen de gemeente.

Variant 3 Verantwoording gericht op de bredere bedrijfsvoering, zogenaamde In Control Statement

In de gedachte van een verdere optimalisatie van de bedrijfsvoering en interne beheersing kan het een logische stap zijn om over het gehele functioneren van de organisatie een “In Control Statement” af te geven. Dit gaat verder dan de rechtmatigheidsverantwoording en zegt ook iets over het functioneren van de interne bedrijfsvoering en betrouwbaarheid van (risicomanagement)processen en ICT-systemen. Elke gemeente kan zelf beslissen om een In Control Statement in te voeren.

Ambitieniveau Heemstede:

De interne controlefunctie in Heemstede bestaat uit 0,5 fte functieschaal 9 bij de IASZ (waarvan 0,25 fte t.b.v. Heemstede en 0,25 fte t.b.v. Bloemendaal) en 1,0 fte functieschaal 10 bij de afdeling financiën. Gezien de formatie en de middelen gaat Heemstede voor variant 1 de wettelijke norm.

3.1 De controleaanpak

De rechtmatigheidsverantwoording dient tot stand te komen op basis van een transparante interne controlesysteem. Deze wordt thans schematisch weergegeven en vervolgens toegelicht.

In- en externe wetgeving

In dit kader gaat het om wet- en regelgeving die bepalingen bevat over financiële beheershandelingen en door de raad (bv. verordeningen) of hogere overheden is vastgesteld en voorgeschreven. Voorbeelden: Aanbestedingswet, gemeentelijke subsidieverordening, belastingverordening etc.

Het normenkader

Het normenkader voor een rechtmatigheidscontrole betreft de inventarisatie van de relevante in -en externe wetgeving. Het normenkader dient uiterlijk voor de aanvang van de jaarrekeningcontrole te zijn vastgesteld. In de huidige situatie wordt jaarlijks een normenkader opgesteld (B-stuk). Na invoering van de nieuwe wetgeving dient het Normenkader te worden vastgesteld door de Raad (A-stuk).

Het toetsingskader

Om het normenkader te kunnen gebruiken voor de interne beheersing moet het normenkader worden geoperationaliseerd. In het toetsingskader is per wet/regeling/verordening vastgelegd welke artikelen relevant zijn voor de toetsing. In Heemstede vindt dit plaats in de controleprogramma’s en checklisten.

Financiele analyse

Jaarlijks wordt –bij aanvang van het jaar– door de controller AO/IC de financiële stromen binnen de gemeente geïnventariseerd. Hiervoor wordt de begroting van het begrotingsjaar als basis gebruikt. Voor het vaststellen van deze stromen wordt de Iv3-categorieen (=kostensoorten) als basis gebruikt. Aan het eind van het jaar wordt nogmaals gecheckt of alle gelstromen zijn meegenomen. Het gaat hierbij om de geldstromen per proces, zoals uitkeringsproces, inkoopproces, subsidieverstrekking etc.

Interne risicoanalyse

Op basis van de relevante bepalingen uit het toetsingskader, en rekening houdend met de omvang van de financiële geldstromen, wordt een interne risicoanalyse gemaakt. Door het in beeld brengen van de risico’s kan worden bepaald welke beheersmaatregelen nodig zijn. Vervolgens worden de procesbeschrijvingen opgesteld en de controleprogramma’s uitgewerkt. Door de risico’s te koppelen aan de interne controlehandelingen is zichtbaar met welk doel de interne controles worden uitgevoerd. Bovendien bepaalt het risicoprofiel mede het aantal controlehandelingen.

Conform de toezegging aan de Raad naar aanleiding van de Managementletter 2020 wordt in 2021 extra aandacht besteed aan frauderisico’s. Er wordt per proces een frauderisicoanalyse opgesteld. Daarnaast wordt in oktober een overkoepelend M & O (=Misbruik en Oneigenlijk gebruik) beleid voorgelegd aan de Raad.

Procesbeschrijvingen en proceseigenaren

In bijlage 4 is een overzicht van de relevante procesbeschrijvingen en proceseigenaren opgenomen. De procesbeschrijvingen zijn een vertaling van de uit te voeren handelingen in de organisatie (werkinstructies) op basis van vastgestelde wet- en regelgeving. Dit is niet vrijblijvend. Een manager of medewerker kan niet zomaar bepalen dat een procesbeschrijving wordt aangepast of deels niet wordt uitgevoerd. De procesbeschrijving is immers gebaseerd op geldende in- en externe wetgeving. Hiervoor zal eerst bv. een verordening door de Raad moeten worden aangepast. Het is dan ook van belang dat de procesbeschrijvingen formeel worden vastgesteld door het MT. Per proces dient een actuele procesbeschrijving aanwezig te zijn, die is vastgesteld in het MT. Voor een overzicht van de aanwezige (vastgestelde) procesbeschrijvingen wordt verwezen naar bijlage 3. Niet voor alle processen zijn procesbeschrijvingen aanwezig, bovendien zijn bestaande procesbeschrijvingen veelal verouderd. De doelstelling voor 2021 is dat voor alle relevante processen opnieuw een procesbeschrijving wordt opgesteld en vastgesteld in het MT.

Het lijnmanagement is verantwoordelijk voor het aanwezigheid en actualiteit van een procesbeschrijving. Een procesbeschrijving is zichtbaar ondertekend door de lijnmanager en wordt vastgesteld door het MT (en wordt daarmee ook zichtbaar ondertekend door de gemeentesecretaris). De controller AO/IC toetst –voorafgaande aan de MT-behandeling– de procesbeschrijving. Voor alle duidelijkheid: de controller AO/IC toetst alleen die procesbeschrijvingen die betrekking hebben op de (financiële) processen in dit interne controleplan. De formeel vastgestelde procesbeschrijving vormt de basis voor de controleprogramma’s. Op de afdelingen dienen de werkzaamheden, overeenkomstig de vastgestelde procesbeschrijvingen, te worden uitgevoerd.

Controleprogramma’s

In 2020 is een Handboek (verbijzonderde) interne controle gemeente Heemstede opgesteld. Per proces is een controleprogramma opgesteld. Hiermee wordt de werking van de interne beheersmaatregelen gecontroleerd. Per controleprogramma zijn checklists opgesteld en is een jaarplanning beschikbaar. De proceseigenaar (=lijnmanager) is eigenaar van een controleprogramma. De controller AO/IC ondersteunt de lijnmanager bij de uitvoering van het controleprogramma. De controles worden digitaal vastgelegd in het Key Control Dashboard (KCD) en bij IASZ in de KICK-applicatie). Voor 2021 zijn de volgende controleprogramma’s per proces van toepassing.

Overzicht controleprogramma’s 2021 en eigenaren

3.2 Controlemethoden

Er worden in essentie twee methoden om een controle uit te voeren onderscheiden:

• •

  Systeemgericht of

• •

  Gegevensgericht

Systeem gericht wil zeggen dat de controle gericht is op het toetsen van het proces zelf: is de opzet (inrichting) van een proces goed en wordt daadwerkelijk gewerkt zoals het proces is opgezet? Dit betreft dus de beoordeling van de procesbeschrijvingen en het houden van steekproeven.

De keuze van een steekproef kan op verschillende manieren plaatsvinden, Voorbeelden: een a-selecte steekproef met een digitaal programma, een risicogerichte steekproef ( bijv. op basis van boekingen, omschrijvingen etc.) en/of een steekproef door toepassing van de 80/20 regel: 80% van de financiële omvang wordt bepaald door 20% van de financiële transacties.

Met een gegevensgerichte controle worden de resultaten en producten van een proces getoetst en niet zozeer de totstandkoming (het procesverloop zelf). Een voorbeeld: een dossiercontrole.

Per controleprogramma is beschreven welke controlemethode wordt gebruikt en waarom. Regelmatig lopen beide methoden in elkaar over.

3.3 Controleomvang

Het aantal deelwaarnemingen per proces is o.a. afhankelijk van de frequentie dat een bepaalde beheersmaatregel in de lijn wordt uitgevoerd. In de tabel zijn de aantallen deelwaarnemingen weergegeven:

Er wordt risicogericht gestuurd. Dit betekent dat naast de frequentie ook het risico (bv. omvang geldstroom) wordt meegewogen in de bepaling van het aantal steekproeven. Als bij het toetsen (relatief veel) fouten worden ontdekt wordt het aantal deelwaarnemingen verhoogd. De verhoging is afhankelijk van de aard van de fout.

Als fouten worden geconstateerd dient eerst te worden vastgesteld of het financiële fouten of niet-financiële fouten betreffen. Niet financiële fouten zijn wel aandachtspunten voor de interne controle en worden gerapporteerd, maar worden niet meegenomen in de foutenevaluatie. Er wordt altijd uitgezocht hoe een fout is ontstaan.

Geconstateerde financiële fouten kunnen in twee categorieën worden ingedeeld:

Structurele fouten; dit zijn fouten waarvan de oorzaak bekend is, zodat de financiële gevolgen zijn door te rekenen en te herstellen. Als die analyse van de gevolgen van de gevonden foutoorzaak voldoende fouten boven tafel haalt, is extrapolatie niet meer nodig.

Incidentele fouten; deze fouten zijn van dien aard dat ze verder niet in de massa voorkomen.

In feite zijn het structurele fouten die zich eenmalig voordoen. Aangetoond moet worden dat de oorzaak van de fout zodanig van aard is dat deze ook daadwerkelijk verder niet meer voorkomt.

Extrapolatie is niet nodig.

3.4 Hoor en wederhoor

Periodiek worden gesprekken gevoerd tussen de controller AO/IC en het management. Deze gesprekken zijn erop gericht om zicht te houden op bijzonderheden, nieuwe ontwikkelingen en wijzigingen in de processen en controleprogramma’s. Ook de uitkomsten van verbijzonderde interne controles worden gedeeld (“Hoor en wederhoor”). De uitkomsten worden door de controller AO/IC vastgelegd in een gespreksverslag. Als er bevindingen zijn, wordt een afweging gemaakt of deze bevindingen geïsoleerd kunnen worden of dat de bevindingen leiden tot een uitbreiding van werkzaamheden.

3.5 Dossiervorming

De werkzaamheden en bevindingen na de controlewerkzaamheden worden vastgelegd in een controledossier. Uiteraard moet in het dossier op eenvoudige en heldere wijze blijken waarop de bevindingen zijn gebaseerd en op welke wijze de werkzaamheden hebben plaatsgevonden. Belangrijk is dat de zogenaamde audittrail gevolgd kan worden.

3.6 Rapportagevormen

Wanneer en aan wie wordt gerapporteerd in de huidige situatie?

Het controleplan wordt jaarlijks ter vaststelling voorgelegd aan het college van B&W. De voortgang en bevindingen van het controleplan worden 2 maal per jaar aan het Managementteam (MT) gerapporteerd, voorzien van een advies van de (concern)controller. Via de managementletter (tussentijdse controle) wordt het college van B&W op de hoogte gehouden van de voortgang en bevindingen van het controleplan. De managementletter wordt met een reactie van het college van B&W toegezonden aan de gemeenteraad. De accountant rapporteert bij de eindcontrole in het accountantsverslag aan de gemeenteraad.

Wanneer en aan wie wordt gerapporteerd in de nieuwe situatie?

De rapportage op ambtelijk niveau wijzigt niet ten opzichte van de huidige situatie. Bestuurlijk wijzigt dit wel. Het college van B&W rapporteert via de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening aan de gemeenteraad over de financiële rechtmatigheid. De accountant rapporteert over de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording.

De paragraaf bedrijfsvoering is de plek om een nadere toelichting te geven door het college ten aanzien van onderwerpen die de rechtmatigheid raken en hoe de beheersing is vormgegeven. In deze paragraaf wordt de visie op rechtmatigheid en de visie op de ontwikkeling en kwaliteit van bedrijfsvoering toegelicht. Ook moet in ieder geval een nadere toelichting worden gegeven op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen, alsmede de maatregelen die zijn genomen om verbeteringen aan te brengen om het handelen conform wet- en regelgeving afdoende in processen te waarborgen.

4.1 (Aanpassing) bestuurlijke stukken

De invoering van de nieuwe wetgeving leidt tot aanpassing van diverse bestuurlijke stukken.

Thans volgt een korte toelichting:

Verordening ex artikel 212 gemeentewet (de financiële verordening)

In de financiële verordening zijn de afspraken vastgelegd tussen Raad en het College over de financiële huishouding van de gemeente. Op hoofdlijnen zijn in deze verordening de spelregels vastgelegd voor het financiële beleid, de financiële organisatie en het financieel beheer. De Financiële verordening 2018 gemeente Heemstede is vastgesteld in de raad van 20-12-2017.

Verordening ex artikel 213 gemeentewet

De verordening ex artikel 213 regelt de inrichting van de accountantscontrole van de gemeentelijke jaarrekening. De laatst vastgestelde verordening is vastgesteld in de raad van 30 oktober 2003. Aangezien de rol van de accountant wijzigt dient ook deze verordening te worden aangepast.

Controleprotocol accountantscontrole

De raad stelt periodiek een controleprotocol accountantscontrole vast. Hierin wordt de opdrachtverstrekking van de raad aan de accountant vastgelegd. De laatst vastgestelde controleprotocol betreft het “Controleprotocol accountantscontrole jaarrekening 2019 t/m 2020 gemeente Heemstede” (besluitvorming raad van 30-1-2020). Voor 2021 moet nog een controleprotocol worden vastgesteld in de Raad (op basis van de huidige wetgeving). Vanaf 2022 moet opnieuw een Controleprotocol worden vastgesteld op basis van de nieuwe wetgeving. Wellicht is het mogelijk beide notities te combineren.

In het controleprotocol 2022 en volgende jaren stelt de raad formeel de “verantwoordingsgrens” vast van de door het college op te stellen rechtmatigheidsverantwoording. De nieuwe verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves.

Normenkader

Het Normenkader bevat een inventarisatie van wet- en regelgeving die bepalingen bevat over financiële beheershandelingen en door de raad of hogere overheden is vastgesteld en voorgeschreven. Het Normenkader wordt na afloop van een jaar opgesteld, maar voor de eindcontrole door de accountant heeft plaatsgevonden. Het Normenkader 2020 (B-stuk) is vastgesteld in het college van B&W van 9 februari 2021. Na invoering van de nieuwe wetgeving wordt het Normenkader een A-stuk en daarmee onderdeel van de afspraak tussen Raad en College over de wijze waarop het college verantwoording moet afleggen aan de raad over de rechtmatigheid.

M&O-beleid

Naar aanleiding van de Managementrapportage 2020 is toegezegd een overkoepelend M&O beleid aan de raad aan te bieden. Dit vindt plaats in oktober 2021. Een onderdeel van het M&O beleid is het jaarlijks opstellen van frauderisicoanalyse per proces.

Intern controleplan

Conform de huidige situatie wordt jaarlijks een intern controleplan voorgelegd aan het college van B&W (D-stuk).

4.2 Rollen en verantwoordelijkheden

College

Het college is verplicht (cf. art.2012/213 van de gemeentewet) zorg te dragen voor de interne toetsing van o.a. de rechtmatigheid van de jaarrekening. Het college dient zodanige maatregelen te treffen dat de rechtmatigheid van de algehele uitvoering gewaarborgd is. Een van die maatregelen is het laten opstellen van een intern controleplan.

De verwachting is dat met ingang van 2022 het college een rechtmatigheidsverantwoording dient op te nemen in de jaarrekening, die gebaseerd is op een transparante interne controlesystematiek. Het voltallige college is verantwoordelijk voor het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording. De wethouder financiën vervult wel een coördinerende rol, maar fouten en onduidelijkheden kunnen betrekking hebben op het terrein van de hele gemeente.

Raad

De opdrachtverstrekking aan de accountant vindt plaats door de Raad. De Raad stelt in het controleprotocol de goedkeurings- en rapportagetoleranties vast, vanaf 2022 wordt hier de verantwoordingsgrens opgenomen. De Raad stelt de jaarrekening vast.

Accountant

De accountant controleert de jaarrekening 2021 en verstrekt een verklaring waarin hij een oordeel geeft over het getrouwe beeld en de rechtmatigheid. Daarnaast rapporteert de accountant aan de raad zijn constateringen in een Managementletter 2021 en Accountantsrapport 2021. De accountant maakt hiervoor gebruik van het intern controleplan 2021. Vanaf het verslagjaar 2022 verstrekt de accountant alleen nog een verklaring van getrouwheid. De accountant kijkt nog wel of de rechtmatigheidsverantwoording van het college terecht is, waarmee voor de raad waarborgen zijn ingebouwd dat het college niet zo maar een verklaring kan opstellen.

Domeinmanagers en managers bedrijfsvoeringsafdelingen

De domeinmanagers en managers bedrijfsvoeringsafdelingen zijn ervoor verantwoordelijk dat hij/zij op zijn/haar eigen beleidsveld in control is om rechtmatig te handelen. Dit houdt in dat de domeinmanager/manager bedrijfsvoeringsafdelingen zijn risico’s kent en de nodige maatregelen treft om deze te beheersen of te verminderen. De verantwoordelijk manager geeft uitvoering aan de 1e lijncontrole en legt deze zichtbaar vast. Per significant proces is een proceseigenaar (lees: domeinmanager of manager bedrijfsvoeringsafdeling) aangewezen. De proceseigenaar is ervoor verantwoordelijk dat het proces wordt vertaald en vastgelegd in een procesbeschrijving en dat overeenkomstig deze beschrijving de dagelijkse werkzaamheden worden verricht.

Uitvoerders verbijzonderde interne controle (VIC)

De 2e lijncontrole vindt plaats door 2 VIC medewerkers binnen de gemeente. Eén functionaris bij de IASZ (0,5 fte functieschaal 9) en 1 functionaris (=controller AO/IC) bij Financiën (1,0 fte functieschaal 10). De uitvoering van de verbijzonderde interne controles van de IASZ processen vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de domeinmanager Samenleving. De overige verbijzonderde interne controles vinden plaats onder verantwoordelijkheid van de manager (hiërarchisch leidinggevende). De VIC medewerker financiën rapporteert aan de concerncontroller, de interne controleur IASZ rapporteert -in eerste instantie- aan het hoofd IASZ.

(Concern)controller

De rol van de controller is:

• •

  Advisering over implementatie van de interne controlefunctie in de organisatie door het opzetten van de gemeentebrede kaders voor bedrijfsvoering;

• •

  Advisering van het MT, op basis van de rapportage van de VIC medewerker- over verbeterpunten voor de bedrijfsvoering. Toegevoegd wordt ook de rapportage van de IASZ.

4.3 De inrichting van de interne controlefunctie

De interne controlefunctie is de laatste jaren sterk in ontwikkeling. De accountant gaat bij haar controlewerkzaamheden ervan uit dat onze gemeente beschikt over een zgn. VIC-functionaris variant 3. Dit betekent o.a. dat de VIC-functionaris een onafhankelijk adviesfunctie heeft naar de Auditcommissie. Dit is in onze gemeente niet het geval. Dit heeft als gevolg dat de accountant, in de rapportages aan de raad aangeeft, dat zij niet volledig kunnen steunen op de controlewerkzaamheden van de gemeente. Aanvullende controlewerkzaamheden zijn hiervoor nodig. Na invoering van de nieuwe wetgeving gaat de accountant een oordeel geven over de getrouwheid van de rechtmatigheidsverklaring. Op dit moment is niet duidelijk of het niet hebben van een onafhankelijke VIC functionaris gevolgen heeft voor de oordeelsvorming van de accountant.

Na invoering van de nieuwe wetgeving wordt binnen Heemstede 1 integrale rechtmatigheidsverantwoording opgenomen in de jaarrekening voor de gehele gemeente (incl. IASZ). Duidelijk moet zijn hoe, in de nieuwe situatie, de verantwoordelijkheden liggen voor het opstellen van deze rechtmatigheidsverantwoording. De concerncontroller zal hierover, in samenspraak met het hoofd IASZ, een voorstel voorleggen aan de gemeentesecretaris.