Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2021 en verder Zaltbommel

Algemeen juridisch kader

De Gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na

Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de Gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

Algemene beginselen bij Inkopen

Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

De Gemeente kan bij haar Inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht nemen:

Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

De Gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

Uniforme documenten

De Gemeente streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd.

Inkoopvoorwaarden

Aanbestedingsreglementen zijn primair bedoeld ter praktische ondersteuning van inkopen en aanbesteden voor gemeenten. De aanbesteding van alle werken, ongeacht de voorgeschreven procedure, vindt plaats volgens het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016) of een nieuwere versie hiervan.

De aanbesteding van leveringen en diensten volgens de Europese procedure vindt plaats volgens de regelgeving uit de Aanbestedingswet 2012. In beginsel worden daar waar niets vooraf geregeld is de VNG Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten gehanteerd.

Inkoopvoorwaarden zijn primair bedoeld om de verantwoordelijkheden van gemeente te reguleren.

De toepasselijkheid van de algemene inkoopvoorwaarden is verplicht voor alle inkopen en aanbestedingen, ongeacht de voorgeschreven procedure. Daar waar algemene voorwaarden bestaan die paritair zijn opgesteld, worden deze toegepast.

De algemene verkoop- en leveringsvoorwaarden van de inschrijvende partijen worden uitdrukkelijk buiten toepassing verklaard.

In uitzonderlijke gevallen kan besloten worden om de Algemene Inkoopvoorwaarden niet of niet integraal van toepassing te verklaren. Deze uitzonderingen worden altijd juridisch getoetst door de inkoopadviseur/jurist en akkoord verklaard door de gemeentesecretaris.

Verder geldt:

• •

  Op alle ICT (software) gebaseerde opdrachten zijn de GIBIT Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT van toepassing;

• •

  Op alle op de RAW-systematiek gebaseerde opdrachten (alleen uitvoering) van werken zijn de ‘Uniforme Administratieve Voorwaarden’ (UAV 2012) van toepassing;

• •

  Ten behoeve van geïntegreerde contracten wordt gebruik gemaakt van de UAV-Geïntegreerde Contracten (UAV-GC 2005);

• •

  Ten behoeve van architecten- en ingenieursdiensten kan DNR2011 toegepast worden.

Mandaat en volmacht

Inkopen vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmacht regeling van de Gemeente. De Gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van het beleid moeten vooraf beargumenteerd ter goedkeuring worden voorgelegd aan de gemeentesecretaris, die hiervoor is gemandateerd door het college. De argumenten kunnen betrekking hebben op markttechnische, beleidsmatige, procedurele en/of bedrijfseconomische aspecten. Voor het verkrijgen van de goedkeuring geldt als richtlijn dat er procesmatig voldoende tijd en budget gereserveerd dient te worden voor de uitvoering van de juiste inkoop- of aanbestedingsprocedure. Tijd- en/of budgetgebrek is derhalve in het algemeen geen reden om af te wijken van het beleid.

De gemeentesecretaris is bevoegd afwijkingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid goed te keuren mits de afwijking niet strijdig is met wettelijke kaders. Een besluit tot afwijking kan enkel genomen worden na een schriftelijk advies van de inkoopadviseur.

Afwijkingen van de geldende inkoopvoorwaarden zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van de gemeentesecretaris op advies van de inkoopadviseur.

Als de gemeente deelneemt aan een aanbesteding waarbij een andere partij penvoerder is dan wordt het beleid van die partij gevolgd, tenzij deze strijdig is met de wet- en regelgeving waar gemeente aan gebonden is. Hiertoe is geen besluit tot afwijken van het eigen beleid nodig.

Klachtenregeling

Gestimuleerd wordt dat de Gemeente en Ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen.

Gemeente spant zich in om alle aanbestedingsprocedures op een zorgvuldige wijze te laten verlopen.

Integriteit

De Gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop

De Gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

Het integriteitsbeleid van de gemeente is van toepassing op alle betrokken medewerkers. Kernpunt is dat medewerkers een zakelijke relatie onderhouden met (potentiële) leveranciers, dienstverleners en aannemers. Functiescheiding in het inkoopproces is daarom geborgd in de toewijzing van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden aan functionarissen binnen het inkoopproces (budgethouders, adviseurs, inkoopcoördinator, medewerkers).

Bij gunning kan de gemeente vragen om nadere bewijsstukken aan te leveren. Gemeente zal bij twijfel over de integriteit en/of betrouwbaarheid van een opdrachtnemer een BIBOB-onderzoek laten uitvoeren.

Opdrachtnemers

Opdrachtnemers dienen integer en betrouwbaar te zijn en zich niet bezig te houden met criminele activiteiten.

Als bijlage dient de aanbestedende dienst het Europees Aanbestedingsdocument toe te voegen aan de aanbesteding. Inschrijvers (potentiële opdrachtnemers) dienen dit document verder aan te vullen en rechtsgeldig te laten ondertekenen en toe te voegen aan de inschrijving.

Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkopen (en aanbestedingen) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’ voor bedrijven en de “Verklaring omtrent gedrag” voor personen. De Gemeente kan bij twijfel over de integriteit ook het Bureau Bibob om advies vragen.

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen

Bij Inkopen neemt de Gemeente sociale, ecologische en economische aspecten in acht. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (‘MVI’) betekent dat de Gemeente de effecten op people, planet en profit meeneemt bij Inkopen. Met een goed Inkoop- en aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd (Inkopen met impact). De Gemeente stimuleert daarom sociale, ecologische en economische aspecten te integreren bij Inkopen en aanbestedingen van Werken, Diensten en Leveringen.

De Gemeente heeft ook als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Daarnaast heeft de Gemeente als opdrachtgever en inkoper invloed op Ondernemers om wenselijke maatschappelijke veranderingen teweeg te brengen. Door vooruitstrevende eisen te stellen wil zij een duurzaam beleid door Ondernemers stimuleren. De Gemeente vergroot de impact van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen door haar opdrachtgeverschap en de inkooporganisatie intern goed op elkaar af te stemmen.

De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten. Dit kan tot uitdrukking worden gebracht door het volgende:

• •

  De Gemeente analyseert in welke productgroepen, welke maatschappelijke winst te behalen valt.

• •

  Bij de product- en marktanalyse kan de Gemeente inventariseren welke Werken, Leveringen of Diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden.

• •

  De Gemeente promoot het in dialoog met de markt vóór (marktconsultatie) of tijdens de aanbestedingsprocedure (bijv. concurrentiegerichte dialoog) zoeken naar bestaande of nieuwe MVI- oplossingen.

• •

  In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de minimumeisen of de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst kunnen duurzaamheidscriteria worden opgenomen.

• •

  De Gemeente stimuleert het kijken naar de levensduurkosten en niet enkel de aanschafprijs.

• •

  De Gemeente kan digitaal Inkopen (E-procurement, E-factureren etc.).

• •

  De Gemeente monitort de aangeboden MVI-oplossingen en controleert of MVI-afspraken worden nagekomen.

• •

  De Gemeente deelt goede MVI-voorbeelden met andere overheden via pianoo.nl en via de MVI- Zelfevaluatietool.

Duurzaamheid

Gemeente streeft, binnen de financiële begroting kaders, naar het realiseren van duurzaamheiddoelen om daarmee de markt voor duurzame producten en methodieken te stimuleren.

Gemeente kan hierbij de definitie van het begrip duurzaamheid zoals vastgesteld door RVO.nl volgen in opdracht van de rijksoverheid.

Voor opdrachten met een geraamde opdrachtwaarde boven € 30.000,-:

• •

  worden alle duurzaamheideisen (van Pianoo.nl), indien mogelijk, opgenomen in het bestek;

• •

  kan duurzaamheid worden opgenomen in de gunningscriteria bij inkoop- en aanbestedingstrajecten.

De hieronder genoemde uitgangspunten “Circulair inkopen” en “CO2 neutraal inkopen” vallen in principe ook onder de noemer duurzaamheid, maar worden in dit inkoopbeleid separaat behandeld.

Circulair inkopen

Circulair inkopen houdt in het zo lang mogelijk in de kringloop houden van grondstoffen. Gemeente wil een bijdrage leveren aan de circulaire economie. Dit wil gemeente bereiken door reductie van afvalstromen, optimale benutting van grondstoffen zoals hergebruik en versterking van biodiversiteit en ecologische waarde.

Bij circulair Inkopen wordt het inkoopinstrument ingezet om productie en (her)gebruik van producten en diensten te stimuleren en daarmee de transitie naar een circulaire economie te bevorderen. De Gemeente kan bij Inkopen en aanbestedingen bijvoorbeeld het hergebruik van materialen en afvalreductie vereisen.

CO2 neutraal inkopen

De CO2-PRESTATIELADDER is een CO2-MANAGEMENTSYSTEEM dat bestaat uit 5 niveaus. Tot en met niveau 3 gaat een organisatie aan de slag met de uitstoot van de eigen organisatie (en alle projecten). Vanaf niveau 4 en 5 wordt er ook werk gemaakt van de CO2-UITSTOOT in de keten en sector.

Het niveau waarop de aanbieder is gecertificeerd op de CO2-PRESTATIELADDER kan, één van de gunningscriteria zijn. Met behulp van de CO2-PRESTATIELADDER kan een aanbieder aantonen dat hij in zijn bedrijf en in projecten maatregelen neemt die leiden tot beperking van CO2-EMISSIES. Op deze manier wordt de duurzaamheid van de aanbiedende partij in de aanbesteding meegenomen.

Sociale, ecologische en economische aspecten kunnen worden vertaald in specifieke MVI-thema’s, waaronder:

Klimaatbewust Inkopen

De Gemeente onderschrijft het Klimaatakkoord van Parijs (2015) waarin 195 landen afspraken om de opwarming van de aarde te beperken tot ruim onder de 2 graden. De Gemeente wil stappen maken naar een klimaat neutrale bedrijfsvoering binnen de Gemeente (zoals in energie, mobiliteit en materiaalgebruik). Daarnaast worden ook Ondernemers aangespoord tot CO2-REDUCTIE.

Biobased Inkopen

Bij biobased Inkopen worden producten ingekocht die geheel of gedeeltelijk van hernieuwbare grondstoffen zijn gemaakt. Het gebruik van fossiele grondstoffen wordt teruggedrongen, waardoor de transitie naar een koolstofarme economie wordt ondersteund. De Gemeente streeft ernaar daar waar mogelijk en gewenst biobased producten in te kopen.

Internationale Sociale Voorwaarden

De Internationale Sociale Voorwaarden (ISV), gebaseerd op de fundamentele arbeidsnormen van de International Labour Organisation (ILO), vereisen dat leveranciers analyseren of er risico’s zijn op schendingen van arbeidsnormen en mensenrechten in hun productieketen (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon). Als er risico’s zijn, dan moeten Ondernemers zich inspannen om deze risico’s te voorkomen of te verkleinen. Hiertoe kan de Gemeente bij Inkopen en aanbestedingen de ISV van toepassing verklaren. In de Offerteaanvraag kan de Gemeente de ISV opnemen als uitvoeringseisen.

De Gemeente wil dat Inkopen ook een social return opleveren

Social return is het principe dat Ondernemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht iets terugdoen voor de Gemeente, op maatschappelijk of sociaal vlak.

Social return is een aanpak om meer werkgelegenheid te creëren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. De Gemeente wil dat haar inkopen ook een sociale opbrengst (return) opleveren voor de maatschappij en onderschrijft het belang van social return bij inkopen en aanbesteden als instrument om het bedrijfsleven te stimuleren in de bedrijfsvoering actief mee te werken aan het scheppen van arbeidsplaatsen, leerwerkplekken en stageplekken voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

Bij de invulling van social returm in een aanbestedingsprocedure is het streven om bij een aanbesteding van leveringen en diensten boven de € 150.000 (excl. btw) en werken boven de € 250.000 een bedrag van minimaal 2% van de opdrachtwaarde of loonsom in te zetten als social return.

Het toepassen van social return blijft echter altijd maatwerk. Dit maatwerk heeft betrekking op:

• •

  De manier waarop er invulling wordt gegeven aan de vorm van social return.

• •

  De match tussen social return kandidaat en de opdracht/opdrachtgever.

• •

  De zwaarte van de social return eisen ten opzichte van de omvang en aard van de opdracht.

• •

  Bedrijven worden uitgenodigd en ondersteund om creatief/innovatief invulling te geven aan social return.

• •

  Social return kan bij inkoop en aanbestedingstrajecten als uitvoeringsvoorwaarde worden toegepast.

Inkopen draagt bij aan de Duurzame Ontwikkelingsdoelen van de VN

Door Maatschappelijk Verantwoord Inkopen draagt de Gemeente bij aan het verwezenlijken van de Duurzame Ontwikkelingsdoelen (Sustainable Development Goals) van de Verenigde Naties. Doel 11 van de 17 Doelen gaat specifiek in op het realiseren van duurzame steden en gemeenschappen. Doel 12 (in het bijzonder doel 12.7) ziet op duurzame praktijken bij overheidsopdrachten. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen draagt onder meer bij aan het zorgen voor duurzame energie (doel 7), het terugdringen van klimaatverandering (doel 13) en het bevorderen van fatsoenlijk werk en gelijk loon voor gelijk werk (doel 8).

Product- en marktanalyse

Inkopen vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

De Gemeente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. De Gemeente kan contact opnemen met MVO Nederland voor ondersteuning bij het zoeken naar duurzame oplossingen.

Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

De Gemeente acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk De Gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De Gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkopen (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

De Gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie

Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de Gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De Gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.

Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen

Ondernemers zijn het hart van de economie in onze Gemeente en zorgen voor werkgelegenheid, groei en innovatie. In deze paragraaf gaan we in op hoe ondernemers betrokken worden bij onze aanbestedingen.

De Gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP)

Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De Gemeente houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog.

Dit kan de Gemeente doen door:

• •

  daar waar samenvoeging toch van toepassing is, conform artikel 1.5 lid 3 van de Aanbestedingswet in beginsel gebruik maken van percelen;

• •

  het toestaan van het aangaan van combinaties en onder aanneming;

• •

  het verminderen van de lasten;

• •

  bij aanbestedingen de opdrachten conform artikel 1.5 lid 1 van de Aanbestedingswet niet onnodig samen te voegen;

• •

  het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria;

• •

  gebruik maken van platformen, zoals een Dynamisch Aankoop Systeem, waar ook het MKB en ZZP’ers kunnen inschrijven.

De Gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt

In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, wordt rekening gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de Gemeente moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van Inkoop.

Onder lokale ondernemers verstaan wij alle ondernemers met een vestiging binnen of op de grenzen van de gemeente. De Gemeente streeft er altijd naar om de beste ondernemers voor de betreffende opdracht uit te nodigen tot het doen van een offerte. Het is van belang dat voorafgaand aan het uitnodigen duidelijk is aan welke kwaliteitseisen een ondernemer moet voldoen. Hierbij wordt ook gekeken naar de proportionaliteit van de eisen die gesteld worden aan een ondernemer. Voor relatief eenvoudige opdrachten worden lagere eisen gesteld dan voor technisch ingewikkelde opdrachten.

Om opdrachten voor het (lokale) MKB interessant te houden en toegankelijk te maken worden opdrachten daar waar mogelijk in percelen opgedeeld. Voor opdrachten waar dit niet mogelijk of wenselijk is, zullen deze gemotiveerd niet in percelen worden opgedeeld. Voor het MKB is het voor deze opdrachten mogelijk om zich gezamenlijk of als hoofd/onderaannemer in te schrijven.

Selectie bij meervoudig onderhandse aanbestedingen

Het contracteren van een gekwalificeerd bedrijf staat op de eerste plaats. De Gemeente streeft ernaar om lokale bedrijven aan bod te laten komen. Als er onvoldoende gekwalificeerde lokale bedrijven zijn in een betreffend werkveld, dan worden niet-lokale bedrijven uitgenodigd. Daarnaast, om voldoende concurrentie te behouden en gelet op het risico dat er (prijs)afspraken in het lokale veld ontstaan, vindt de Gemeente het belangrijk om bij meervoudig onderhandse aanbestedingen ook niet-lokale bedrijven uit te nodigen.

Bij meervoudige onderhandse aanbestedingen wil de Gemeente zoveel mogelijk lokale bedrijven uitnodigen. Bij de selectie van bedrijven wordt als volgt gehandeld:

• •

  Bij het uitnodigen van drie bedrijven, worden 2 lokale en/of regionale bedrijven geselecteerd en één bedrijf daarbuiten.

• •

  Bij het uitnodigen van vijf bedrijven worden vier lokale en/of regionale bedrijven geselecteerd en één van daarbuiten.

• •

  Vrije keus houdt in dat in principe een bedrijf buiten de gemeente wordt geselecteerd voor de aanbesteding, tenzij de Gemeente gemotiveerd onderbouwt waarom de vrije keuze een lokaal bedrijf moet zijn. Op het moment dat er geen/onvoldoende lokale bedrijven zijn om aan de hierboven gestelde aantallen te komen, dan worden bedrijven van buiten de Gemeente geselecteerd voor de aanbesteding.

De Gemeente heeft oog voor sociale ondernemingen

Bij Inkopen kan de Gemeente opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben.

Innovatie

Gemeente wenst bij ondernemers een innovatie-impuls te creëren om de concurrentiepositie te verbeteren. Gemeente wil deze innovatie-impuls creëren door, bij aanbestedingsprocedures die zich hiervoor lenen:

• •

  functioneel te specificeren;

• •

  gebruik te maken van de expertise van ondernemers, door het Total Cost of Ownership en/of Best Value Procurement-principe toe te passen;

• •

  innovatie stimulerende aanbestedingsvormen zoals concurrentiegerichte dialoog en/of prijsvragen te hanteren;

• •

  contractvormen te hanteren die de markt uitdagen om de beste of meest innovatieve oplossingen te bieden;

• •

  samenwerking met marktpartijen in een zo vroeg mogelijk stadium, mede door gebruik te maken van marktontmoetingen, -verkenningen en -consultaties.

Samenwerkingsverbanden

De Gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkopen als de samenwerking voor de Gemeente op enige wijze kwalitatieve en/of financiële voordelen brengt. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving.

Bepalen van de inkoopprocedure

De Gemeente hanteert − met inachtneming van de Gids Proportionaliteit − bij de onderstaande bedragen de volgende procedures, tenzij de Gemeente gemotiveerd aangeeft waarom zij hiervan wenst af te wijken.

Gemeente mag een zwaardere procedure toepassen mits dit proportioneel geacht wordt.

De keuze van de procedure is niet vrij maar wordt bepaald aan de hand van de volgende criteria:

• •

  Omvang van de opdracht (inclusief mogelijke verlengingen);

• •

  Transactiekosten voor de aanbestedende dienst en de inschrijvers;

• •

  Aantal potentiële inschrijvers;

• •

  Gewenste eindresultaat;

• •

  Complexiteit van de opdracht;

• •

  Type van de opdracht en het karakter van de markt.

De volgende tabellen geven aan welke procedure in beginsel voorgeschreven wordt, aan de hand van de raming van de opdrachtwaarde en de categorie waarbinnen de opdracht valt (leveringen, diensten of werken):

Leveringen & Diensten

• 1

  Bedragen zijn exclusief btw

• 2

  Van het maximumaantal offertes kan worden afgeweken mits dit proportioneel wordt geacht.

Werken

• 1

  Bedragen zijn exclusief btw.

• 2

  Van het maximumaantal offertes kan worden afgeweken mits dit proportioneel wordt geacht.

• 3

  De Europese drempelbedragen worden bij wetgeving aangepast. Wijzigingen in de drempelbedragen worden zonder voorafgaande goedkeuring doorgevoerd. De actuele drempelbedragen zijn vastgelegd in bijlage A.

De hoogte van de drempelbedragen zijn gebaseerd op de Gids Proportionaliteit. Het gebruik van een afwijkende procedure onder de Europese drempel kan uitsluitend als dit kan worden gemotiveerd op objectieve gronden. Gebruik voor de motivatie bovenstaande criteria. Afwijkingen van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van de gemeentesecretaris op advies van de inkoopadviseur.

Het bedrag van de raming dient vakkundig en op realistische en actuele gronden bepaald te worden. De raming betreft de totale looptijd van de opdracht en omvat alle kosten gerelateerd aan de uitvoering van de opdracht. De rechtmatige keuze van de procedure wordt bepaald door het werkelijke bedrag van de overeenkomst.

Bij grensgevallen in de keuze van de categorie wordt geadviseerd de procedure van de hogere categorie te volgen. Ingeval van twijfel over het bedrag van de raming en/of de keuze van de procedure en/of de haalbaarheid van het minimumaantal offertes, dient advies te worden gevraagd bij de inkoopadviseur.

De voorgeschreven procedures onderscheiden zich door de manier waarop de marktpartijen worden gevraagd deel te nemen aan een inkoop- of aanbestedingstraject:

• •

  Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag: De Gemeente vraagt minimaal aan één marktpartij een offerte.

• •

  Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag: De Gemeente vraagt meerdere marktpartijen om een offerte.

• •

  Nationaal aanbesteden: De Gemeente kondigt de aanbesteding nationaal aan en marktpartijen hebben de vrijheid om in te schrijven.

• •

  Europees aanbesteden: Boven de (Europese) drempelbedragen besteed de Gemeente in beginsel Europees aan, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.

Zowel de nationaal openbare als de Europese procedure kennen een tweetal varianten, de openbare variant (iedereen mag inschrijven) en de niet-openbare variant (selectie van aanbieders voor de inschrijvingsfase). Beide varianten worden openbaar gepubliceerd.

De voorgeschreven procedures zijn de meest gangbare procedures. In uitzonderingsgevallen kan worden uitgeweken naar minder gangbare, maar volgens de wettelijke richtlijnen geaccepteerde, procedures (bijvoorbeeld prijsvraag, concurrentiegerichte dialoog, prestatie-inkoop en de onderhandelingsprocedure).

Voor sociale en andere specifieke diensten (vermeld in Bijlage XIV van de Richtlijn) geldt een verlicht regime. Voor opdrachten met een waarde onder de € 750.000,-- kan derhalve een eigen invulling gegeven worden aan de te volgen procedure. Bij het bepalen van de procedure zal de gemeente in ieder geval rekening houden met de opdrachtwaarde en het aantal potentiële inschrijvers.

Voor opdrachten met een waarde van € 750.000,-- of meer geldt een Europese aanbestedingsplicht, waarbij er wel een verlicht regime kan worden toegepast. De regels omtrent communicatie en informatie-uitwisseling, vooraankondiging, aankondiging, technische specificatie, Uniform Europees Aanbestedingsdocument, verslaglegging en bekendmaking zijn van toepassing.

De motivering voor de keuze van de procedure dient in alle gevallen toegevoegd te worden aan het aanbestedingsdossier.

Raming en financiële budget

Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen.

Het is niet toegestaan een inkoopprocedure te starten zonder de beschikbaarheid van een goedgekeurd budget en/of het budget te gebruiken voor een ander doel. Leidend voor de start van een inkoopprocedure is niet de beschikbaarheid van een budget, maar de bedrijfsmatige noodzaak tot uitvoering van een levering, dienst of werk. In alle gevallen dienen de voorschriften uit de geldende budgethouders regeling te worden gevolgd in de uitvoering van het beleid.

Verlichting administratieve lasten

Het verminderen van de administratieve lasten binnen de inkoop- en aanbestedingstrajecten betekent dat in iedere fase van het proces alleen die informatie moet worden gevraagd welke benodigd is voor de voortgang en/of besluitvorming. De vragen moeten betrekking hebben op de inhoudelijke kern van de aanbesteding, niet op de randverschijnselen.

Het nastreven van vermindering van de administratieve lasten impliceert tevens dat uitsluitend offertes worden aangevraagd bij partijen welke een gelijke kans hebben de opdracht daadwerkelijk te verkrijgen. Het aanvragen van offertes met als uitsluitend doel te voldoen aan de interne procedures brengt de integriteit van gemeente in diskrediet en is niet toegestaan.

Het nastreven van vermindering van administratieve lasten betekent ook dat, in samenwerking/overleg met de betrokken eigen diensten, actief moet worden gezocht naar mogelijkheden de inkoopadministratie bij zowel de opdrachtnemers als gemeente te optimaliseren (reductie van het aantal opdrachten, leveranciers, facturen etc.).

Gemeente wil deze administratieve lasten tevens zo veel als mogelijk verlichten door, bij aanbestedingsprocedures die zich hiervoor lenen:

• •

  gebruik te maken van eenduidige aanbestedingsdocumenten;

• •

  indien uitsluitingsgronden en/of geschiktheidseisen worden toegepast het ‘Uniform Europees Aanbestedingsdocument” toe te passen;

• •

  te streven naar meer periodieke facturering door middel van verzamelfacturen.

Balans in beoordeling van prijs en kwaliteit

Gemeente streeft naar een optimale afweging van de prijs/kwaliteit verhouding bij de beoordeling van inschrijvingen waarbij de afweging past in de inkoopstrategie. Een optimale afweging impliceert dat de kwalitatieve criteria doorslaggevend kunnen zijn in de selectie van de marktpartij. Op marktsegmenten waar de kwaliteit geen onderscheidende factor tussen marktpartijen is, is de beoogde kwaliteit onderdeel van het programma van eisen, en kan gekozen worden voor de laagste prijs als enige onderscheidende factor. Dit dient wel in de aanbestedingsdocumenten beargumenteerd te worden.