Permanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR651925
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR651925/5
Regeling vervallen per 14-10-2023
Besluit Algemeen ondermandaat secretaris 2021
Geldend van 02-02-2023 t/m 13-10-2023
Intitulé
Besluit Algemeen ondermandaat secretaris 2021De secretaris:
Overwegende dat het in verband met de organisatieontwikkeling die per 1-1-2021 geldt waarbij de functie van directeur is komen te vervallen en er een nieuwe afdeling Concernzaken en Eenheid Bestuur is gevormd het gewenst is dat er een nieuw ondermandaat secretaris wordt vastgesteld.
Gelet op artikel 2, tweede lid van het door gedeputeerde staten op 14 maart 2017, nummer 2018030, vastgestelde Algemeen Mandaatbesluit Flevoland 2017, waarin algemeen mandaat wordt verleend aan de secretaris, met recht tot ondermandaat;
Besluit:
- I.
In te trekken het Besluit Algemeen onder-mandaat secretaris 2016-1
- II.
Vast te stellen het navolgende
Besluit Algemeen ondermandaat secretaris 2021
Artikel 1. Begripsbepalingen
- a.
Programma-manager: functionaris die door het college van Gedeputeerde Staten is benoemd om uitvoering te geven aan een concern-breed programma neergelegd in een door Gedeputeerde Staten vastgestelde bestuursopdracht.
- b.
Aangewezen medewerker: functionaris opgenomen in een door het betreffende afdelingshoofd ondertekend overzicht waaruit blijkt dat deze binnen de afdeling is aangewezen als behandelend functionaris voor een specifieke taak.
- c.
Budgethouder: ambtelijk functionaris zoals bedoeld in artikel 1, lid 1 Besluit algemeen budgetbeheer. Overzicht is op te vragen bij de provincie.
- d.
PMJP: provinciaal Meerjarenprogramma landelijk gebied.
- e.
IFA: Investeringsprogramma Flevoland – Almere.
- f.
MBVI: Meerjarenprogramma Beheer en Vervanging Infrastructuur.
- g.
pMIRT: provinciaal Meerjarenprogramma Infrastructuur Ruimte en Transport
- h.
AO: ambtelijk opdrachtgever, functionaris opgenomen in een door het betreffende afdelingshoofd ondertekend overzicht waaruit blijkt dat deze functionaris binnen de afdeling Infrastructuur is aangewezen als opdrachtgever van (een) pMIRT- of MBVI-project(en).
- i.
verwerker: verwerker als bedoeld in artikel 4 onder 8 van de Algemene verordening gegevensbescherming
- j.
Verwerkersovereenkomst: overeenkomst gesloten met verwerker, als bedoeld in artikel 28, derde lid, van de Algemene verordening gegevensbescherming
- k.
ZZL: Project Zuiderzeelijn
- l.
Opgave-manager: functionaris die door het college van Gedeputeerde Staten is benoemd om uitvoering te geven aan een maatschappelijke opgave, omschreven in een door Gedeputeerde Staten vastgestelde bestuursopdracht.
- m.
programmamaker: de functionaris die door Gedeputeerde Staten is ingehuurd om uitvoering te geven aan het programmadeel Flevolands Fonds voor culturele ontwikkeling
Artikel 2. Ondermandaat
-
1. De secretaris wijst, op grond van artikel 2 van het Algemeen mandaatbesluit Flevoland 2017 de functionarissen, genoemd in de bij dit besluit behorende bijlage I, als degenen die in het kader van de aan hen opgedragen werkzaamheden, het in deze bijlage genoemde ondermandaat kunnen uitoefenen.
-
2. Onder het in het eerste lid genoemde ondermandaat, wordt eveneens machtiging bij feitelijke handelingen verleend.
-
2a. Onder het in het eerste lid genoemde ondermandaat, wordt eveneens ondermandaat voor het aangaan van een verwerkersovereenkomst verleend.
-
3. De in het eerste lid bedoelde functionarissen oefenen het ondermandaat uit met in achtneming van artikel 2 van het Algemeen Mandaatbesluit Flevoland 2017 en met inachtneming van het bepaalde in de Budgethoudersregeling Flevoland 2015.
-
4. Bij afwezigheid van de functionaris als bedoeld in het eerste lid, wordt het mandaat uitgeoefend door diens plaatsvervanger, die als zodanig is vermeld in het door de secretaris vast te stellen overzicht van budgethouders.
-
5. De uitoefening van het ondermandaat, als bedoeld in het eerste lid, geschiedt binnen de grenzen van de vastgestelde taken en met inachtneming van het ter zake geldende recht alsmede het vastgestelde provinciale beleid.
-
6. Degene aan wie ondermandaat is verleend ziet er op toe dat de te nemen besluiten of handelingen integraal worden voorbereid.
-
7. Degene aan wie ondermandaat is verleend doet periodiek, zo nodig volgens door het college van gedeputeerde staten nader vast te stellen regels, verslag van de in mandaat genomen besluiten.
-
8. Degene aan wie ondermandaat is verleend stelt, zo nodig via de secretaris, het college van Gedeputeerde Staten in kennis van die besluiten en handelingen waarvan redelijkerwijs moet worden aangenomen dat deze informatie bevatten waarvan de kennisneming door het college van gedeputeerde staten van belang is.
Artikel 3. Budgethouders
-
1. De secretaris wijst de functionarissen aan, genoemd in het overzicht budgethouders (edocs 2720791), als budgethouder en plaatsvervanger, als bedoeld in artikel 2 van de Budgethoudersregeling Flevoland 2015.
Artikel 4. Schakelbepaling
Voor zover niet anders bepaald zijn de bepalingen van het Algemeen mandaatbesluit Flevoland 2017 van overeenkomstige toepassing.
Ondertekening
Aldus besloten op 18 december 2020
Gedeputeerde staten van Flevoland
Namens deze
De secretaris
D.J. Tijl
Bijlage 1. behorende bij Besluit algemeen ondermandaat secretaris 2021
Schema mandaat
De hieronder vermelde bevoegdheid:
|
wordt namens de secretaris in ondermandaat uitgeoefend en ondertekend door: |
onder de volgende voorwaarden: |
|||
A. ALGEMEEN
|
|||||
|
Behandelend medewerker |
Ten aanzien van g en h wordt correspondentie inhoudende financiële afspraken in ieder geval uitgesloten van deze bevoegdheid. |
|||
|
Behandelend medewerker |
||||
|
Afdelingshoofd |
Na afstemming portefeuille- houder. |
|||
|
Aangewezen medewerker |
|
|||
|
Aangewezen medewerker |
||||
|
Afdelingshoofd |
||||
|
Afdelingshoofd |
|
|||
|
Afdelingshoofd of programmamanager |
|
|||
|
|
|
|||
|
Hoofd eenheid juridische zaken en inkoop. |
||||
|
|
||||
|
Hoofd eenheid Informatie voorziening |
||||
|
Hoofd eenheid Informatie voorziening |
||||
|
Hoofd eenheid Informatie voorziening |
Inclusief de uitvoering van taken/handelingen die betrekking hebben op het beheer van archiefbescheiden die verband houden met de uitvoering van de ambtsinstructie door de commissaris van de Koning zoals bedoeld in artikel 23 lid 2 Archiefwet 1995 jo artikel 182, lid 1 en lid 2 Provinciewet |
|||
|
Hoofd eenheid Informatie voorziening |
Inclusief het nemen van een besluit dat betrekking heeft op het beheer van archiefbescheiden die verband houden met de uitvoering van de ambtsinstructie door de commissaris van de Koning zoals bedoeld in artikel 23 lid 2 Archiefwet 1995 jo artikel 182, lid 1 en lid 2 Provinciewet. |
|||
|
Hoofd eenheid Informatie voorziening |
Inclusief het nemen van een besluit dat betrekking heeft op het beheer van archiefbescheiden die verband houden met de uitvoering van de ambtsinstructie door de commissaris van de Koning zoals bedoeld in artikel 23 lid 2 Archiefwet 1995 jo artikel 182, lid 1 en lid 2 Provinciewet. |
|||
|
Hoofd eenheid Informatie voorziening |
Inclusief de uitvoering van taken/handelingen die betrekking hebben op het beheer van archiefbescheiden die verband houden met de uitvoering van de ambtsinstructie door de commissaris van de Koning zoals bedoeld in artikel 23 lid 2 Archiefwet 1995 jo artikel 182, lid 1 en lid 2 Provinciewet. |
|||
|
|
||||
|
Afdelingshoofd, Programmamanager |
||||
|
Behandelend medewerker |
||||
|
Hoofd afdeling Strategie & Beleid |
||||
|
medewerker informatie voorziening die belast is met machtigingenbeheer |
In overeenstemming met een door het hoofd van de betrokken vakafdeling vastgesteld overzicht van medewerkers die in het kader van de uitoefening van hun functie e- herkenning nodig hebben |
|||
|
programmamaker |
||||
B. SUBSIDIEBESLUITEN |
|||||
|
Afdelingshoofd of programmamanager
|
|
|||
te kennen, alsmede het aangaan van een uitvoeringsovereenkomst behorende bij het in mandaat genomen besluit tot toekenning subsidie. |
Afdelingshoofd of programmamanager |
De overeenkomst wordt getekend namens de commissaris van de Koning |
|||
|
Afdelingshoofd of programmamanager
|
||||
|
Afdelingshoofd of programmamanager |
|
|||
|
Afdelingshoofd of programmamanager |
De overeenkomst wordt getekend namens de commissaris van de Koning |
|||
|
Afdelingshoofd of programmamanager |
|
|||
|
Afdelingshoofd of programmamanager |
|
|||
|
Afdelingshoofd |
||||
C. BESLUITEN VERGUNNING, ONTHEFFING ETC |
|||||
|
Afdelingshoofd, Bureauhoofd |
|
|||
|
Hoofd afdeling Infrastructuur |
|
|||
|
Afdelingshoofd |
||||
|
Afdelingshoofd |
||||
|
Hoofd afdeling Strategie & Beleid |
||||
|
Hoofd afdeling Infrastructuur |
|
|||
|
Hoofd afdeling Strategie & Beleid |
|
|||
|
Hoofd afdeling Infrastructuur |
||||
|
Hoofd afdeling Infrastructuur |
||||
|
Hoofd afdeling Strategie & Beleid |
||||
|
Hoofd afdeling Infrastructuur |
. |
|||
|
Hoofd afdeling Infrastructuur |
||||
|
Hoofd afdeling Infrastructuur |
||||
|
Hoofd afdeling Infrastructuur |
||||
D. INKOOP/AANBESTEDING |
|||||
Nb. Wanneer het om meerjarige verplichtingen gaat en zover in de provinciale meerjarenraming hiermee rekening is gehouden mogen deze worden aangegaan voor zover het betreft gebruikelijke contracten met betrekking tot bedrijfsvoering en onderhoud van provinciale eigendommen en de daarmee gemoeide jaarlijkse lasten niet groter zijn dan € 250.000,-. |
|
|
|||
|
Bureauhoofd, hoofd eenheid,adjunct-hoofd ambtelijk opdrachtgever p-MIRT- of MBVI-project, als zodanig aangewezen door het afdelingshoofd Infrastructuur, opgavemanager, afdelingshoofd, programmamaker |
Voor zover passend in het aan het betreffende project verstrekte opdrachtsom of als het bedrag lager is dan 2.500. |
|||
|
Afdelingshoofd Programmamaker |
Na consultatie aanbestedingsjurist |
|||
alle bovenstaande besluiten voor zover passend binnen het door het college van gedeputeerde staten vastgestelde p-MIRT en MBVI. |
p-MIRT- of MBVI-project, als zodanig aangewezen door het afdelingshoofd Infrastructuur
Infrastructuur |
Tot € 50.000,-;
|
|||
(omvat tevens paraferen facturen voor levering akkoord). |
Voorzitter ondernemingsraad
|
||||
|
Programmamanager |
Voor bedragen tot maximaal € 100.000 en voor contracten met een looptijd tot 1 jaar. |
|||
E. PERSONELE AANGELEGENHEDEN
|
|
||||
|
|
|
|||
medewerker;
|
Afdelingshoofd |
Passend binnen de geldende wetgeving (Boek 7 titel 10 Burgerlijk wetboek) en vastgelegde grenzen en procedures. |
|||
|
Afdelingshoofd |
||||
|
|
|
|||
|
Afdelingshoofd |
Passend binnen de beschikbare formatieruimte en voor ten hoogste de voor de functie vastgestelde salarisschaal. |
|||
|
Afdelingshoofd |
||||
|
|
|
|||
|
Afdelingshoofd |
Wanneer door de medewerker geen wensen of bedenkingen tegen het plaatsingsvoorstel zijn ingediend, |
|||
|
Afdelingshoofd |
Het besluit dient in overeenstemming te zijn met een eventueel sociaal plan en/of afspraken met de vakbonden |
|||
|
|
|
|||
|
Afdelingshoofd |
|
|||
|
|
||||
|
Hoofd eenheid, Bureauhoofd, Adjuncthoofd, Programmamanager |
|
|||
|
Afdelingshoofd |
Ontslag op staande voet, het toekennen en intrekken van de arbeidsmarkttoelage en bindingspremie en het afnemen van de eed en belofte blijven de bevoegdheid van de secretaris. |
|||
|
Hoofd eenheid HRM |
||||
F. BUDGETBEHEER |
|||||
alleen bij kostensoorten:
|
Budgethouder |
Mutaties tot en met € 100.000 |
|||
|
Afdelingshoofd |
Betreft budget van budgethouder. Hoofd afdeling Concernzaken is bevoegd budget personele lasten en baten over de andere afdelingen te verdelen. Overhevelen is toegestaan voor zover totale personeelslasten of –baten niet toenemen. Wanneer wijziging binnen het programmaonderdeel “bedrijfsvoering” meerdere afdelingen aangaat ondertekenen ook de betreffende afdelingshoofden |
|||
|
Afdelingshoofd |
Betreft budget van de budgethouder. Ophogen is toegestaan voor zover wijziging in de begroting budgetneutraal is binnen het programmaonderdeel “bedrijfsvoering”. |
|||
|
Hoofd afdeling Infrastructuur |
||||
G. AANSPRAKELIJKSTELLINGEN
|
|||||
|
Afdelingshoofd |
||||
|
Afdelingshoofd |
Boven € 2.500,- vindt afhandeling plaats door de verzekeraar van de provincie |
|||
|
Afdelingshoofd |
||||
|
Bureauhoofd |
||||
H. BATEN
|
|||||
1.Het sturen van facturen aan samenwerkingspartners waarmee gezamenlijke activiteiten worden gerealiseerd |
Afdelingshoofd of programmamanager |
tot € 100.000,- totale factuurwaarde, voor zover passend binnen de provinciale beleidsdoelstellingen. |
Toelichting
Het college van gedeputeerde staten heeft aan de secretaris de bevoegdheid toegekend om besluiten te nemen waarvoor zij bevoegd is en waarvoor zij niet aan de portefeuillehouder mandaat heeft verleend (bestuurlijk mandaat), behoudens enkele uitzonderingen (randvoorwaarden). Besluiten mogen alleen in mandaat worden genomen als voldaan is aan de randvoorwaarden zoals opgenomen in artikel 1a onder 2 algemeen mandaatbesluit Flevoland 2017.
Voor wat betreft de bevoegdheden die het college van gedeputeerde staten heeft gegeven aan de secretaris, heeft de secretaris een deel van deze bevoegdheden weer ondergemandateerd in dit ondermandaat. Wanneer een bevoegdheid niet is vastgelegd in het ondermandaat dan is de secretaris bevoegd. Als een bevoegdheid wordt (onder)gemandateerd dan blijft degene die heeft (onder)gemandateerd ook bevoegd.
A. Algemeen
- 1.
Moet passen binnen de normale uitoefening van de functie. De behandelend medewerker stuurt op diens verzoek een afschrift aan het afdelingshoofd.
- 1a.
De behandelend medewerker gaat na of het verstrekken van de feitelijke informatie op grond van de Wet openbaarheid van bestuur wel mogelijk is. Wanneer hij daarover twijfelt pleegt hij overleg met het hoofd eenheid Juridische zaken & inkoop 2. Moet passen binnen de normale uitoefening van de functie. De behandelend medewerker stuurt op diens verzoek een afschrift aan het afdelingshoofd.
19. Conform de algemene maatregel van bestuur ‘Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid’ dienen er toegankelijkheidsverklaringen te staan op websites waar de provincie eigenaar van is. Omdat het hier een actieve rechtshandeling betreft (verklaren dat we aan de wetgeving voldoen) kan de behandelend medewerker dit niet verklaren.
20a.Toelichting basisregistratie ondergrond (BRO)
Voor de werkzaamheden ten behoeve van de BRO wordt belegd wie de naleving borgt van de volgende wetsartikelen in de Wet basisregistratie ondergrond:
- •
artikel 9, betreffende de leverplicht
- •
artikel 12, lid 2 betreffende de verplichting tot correctie en herlevering als de initiële aanlevering is geweigerd
- •
artikel 27, betreffende de gebruiksplicht
- •
artikel 30, lid 1 en 2, betreffende de terugmeldplicht voor gegevens en modellen
- •
artikel 33, lid 3, betreffende de onderzoeksplicht
- •
artikel 40, lid 1, betreffende de regeling voor aanleveren waar dat niet wettelijk verplicht is.
20b.Toelichting basisregistratie grootschalige topografie (BGT)
Voor de werkzaamheden ten behoeve van de BGT wordt belegd wie de naleving borgt van de volgende wetsartikelen in de Wet basisregistratie grootschalige topografie:
- •
artikel 6, betreffende verzamelen en vastleggen
- •
artikel 11, betreffende de leverplicht
- •
artikel 12, betreffende de afstemming met andere bronhouders
- •
artikel 23, betreffende de gebruiksplicht
- •
artikel 25, lid 1, betreffende de terugmeldplicht
- •
artikel 27, betreffende de onderzoeksplicht.
B. Subsidie
Onder het begrip subsidie wordt verstaan: de aanspraak op financiële middelen door het college van gedeputeerde staten verstrekt, met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager.
- 1.
Procedurele correspondentie in het kader van de Algemene wet bestuursrecht en relevante wet- en regelgeving (hieronder valt ook provinciale regelgeving), op het terrein van subsidiering. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het sturen van een ontvangst- bevestiging van een aanvraag om subsidie, besluit om aanvraag niet in behandeling te nemen omdat aanvraag onvolledig is, verzoek om aanvulling van de aanvraag, opschorten/verlengen van de beslistermijn op de aanvraag, inwinnen van advies over de aanvraag, vaststellen ontwerpbesluit en inwinnen van zienswijzen n.a.v. ontwerpbesluit)
- 2.
Toekenning mag slechts plaatsvinden voor het jaar waarvoor de productenraming is vastgesteld. Meerjarige toezeggingen alleen wanneer dat past binnen het vastgestelde beleid en onder het voorbehoud dat door provinciale staten voor komende jaren voldoende middelen op de begroting beschikbaar worden gesteld. Ingeval het afdelingshoofd de steller is van het te nemen besluit en er aan dat besluit financiële consequenties zijn verbonden, is de medeparaaf van de financieel medewerker van de afdeling nodig.
- 3.
Alleen voor het jaar waarvoor de productenraming is vastgesteld. Meerjarige toezeggingen alleen wanneer dat past binnen het vastgestelde beleid en onder het voorbehoud dat door provinciale staten voor deze periode voldoende middelen beschikbaar hebben gesteld).
- 1.
Wanneer het gaat om het toekennen van een bijdrage in het kader van het Europees Programma en de daarop gebaseerde regelingen dient een afschrift van het besluit ter kennisneming te worden geagendeerd voor de Commissie Bestuur en de betreffende vakcommissie.
- 4.
Moet passen binnen besluit om subsidie toe te kennen. Besluit moet bevoorschotting mogelijk maken. Ingeval het afdelingshoofd de steller is van het te nemen besluit en er aan dat besluit financiële consequenties zijn verbonden, is de medeparaaf van de financieel medewerker van de afdeling nodig voordat ondertekening door het afdelingshoofd mag plaatsvinden.
- 5.
Moet passen binnen besluit om subsidie te verlenen. Ingeval het afdelingshoofd de steller is van het te nemen besluit en er aan dat besluit financiële consequenties zijn verbonden, is de medeparaaf van de financieel medewerker van de afdeling nodig voordat ondertekening door het afdelingshoofd mag plaatsvinden.
C. Vergunningen, ontheffingen etc.
- 1.
Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het sturen van een ontvangstbevestiging van een aanvraag, besluit om aanvraag niet in behandeling te nemen omdat aanvraag onvolledig is, verzoek om aanvulling van de aanvraag, opschorten/verlengen van de beslistermijn op de aanvraag, inwinnen van advies over de aanvraag, vaststellen ontwerpbesluit en inwinnen van zienswijzen n.a.v. ontwerpbesluit)
D. Inkoop/aanbesteding
De genoemde bedragen zijn exclusief btw.
- 1.
Uitgangspunt is dat de in mandaat genomen besluiten met financiële gevolgen gelijk of groter dan € 50.000 voorzien zijn van een nota Financiën. De nota Financiën is tenminste geparafeerd door een planning- en controlmedewerker.
-
Onder meerwerk wordt verstaan: onvoorziene werkzaamheden die een relatie hebben met een opdracht en noodzakelijk zijn om die opdracht volledig en juist uit te voeren, vallen binnen de scope van die opdracht
-
Onder bedrijfsvoering wordt verstaan de bedrijfsvoeringsproducten zoals opgenomen in de productenraming waaronder; personeel en organisatie, financiën, communicatie, bestuurlijk-juridische zaken, facilitaire zaken en financiële administratie en Informatievoorziening.
- 2.
Voor zover het verplichtingen betreft die betrekking hebben op begrotingsproducten waarvoor de functionaris is aangewezen als budgethouder en voor zover het verplichtingen betreft die betrekking hebben op de begrotingsproducten instandhouding landwegen en instandhouding wegen.
- 3.
Afwijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid blijft de bevoegdheid van de secretaris (zie ook Edocs 2030600 onder paragraaf 2.5)
- 4.
Het moet passen in de projectraming die in het pMIRT en het MVBI is opgenomen voor uitvoeringskosten, inclusief onvoorzien en indexering. De procedure regels zoals beschreven in de relevante protocollen die zijn opgenomen in de procesbeschrijving “Programmamanagement pMIRT”, moeten daarbij in acht worden genomen.
- 5.
Voor zover redelijkerwijze noodzakelijk voor de vervulling van de taak van de ondernemingsraad.
E. Personele aangelegenheden
F. Budgetbeheer
Conform de Financiële verordening provincie Flevoland stelt het college van gedeputeerde staten regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt. Het college dient er daarbij zorg voor te dragen dat de lasten van de programmaonderdelen zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden
overschreden en dat de baten worden gerealiseerd. In dit mandaatbesluit is vastgelegd welk mandaat budgethouders hebben aangaande inkoop/aanbesteding en budgetbeheer. In
de budgethoudersregeling Flevoland 2015 (e-docs 1738216) die onlosmakelijk onderdeel uitmaakt van het mandaatbesluit, stelt het college nadere regels aangaande de rechten en plichten van budgethouders. In het overzicht van budgethouders (edocs 2720791) worden de budgethouders genoemd.
Artikel II
Dit besluit treed in werking op 1 januari 2021
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl