Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Overbetuwe houdende regels omtrent klachtafhandeling bij aanbestedingen (Regeling klachtafhandeling bij aanbestedingen gemeente Overbetuwe 2020)

Geldend van 02-12-2020 t/m 19-04-2022

Intitulé

Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Overbetuwe houdende regels omtrent klachtafhandeling bij aanbestedingen (Regeling klachtafhandeling bij aanbestedingen gemeente Overbetuwe 2020)

Burgemeester en wethouders van de gemeente Overbetuwe;

gelet op titel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht;

gelet op artikel(en) 160 van de Gemeentewet;

gelet op de Memorie van Toelichting bij de Aanbestedingswet 2012;

b e s l u i t e n :

vast te stellen de

Regeling klachtafhandeling bij aanbestedingen

gemeente Overbetuwe 2020

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

  • 1.

    klacht: melding aan de gemeente van een ondernemer die belang heeft bij de aanbesteding, waarin de ondernemer gemotiveerd aangeeft op welke punten hij het niet eens is met de aanbesteding of een onderdeel daarvan dat:

    • a.

      ziet op een concrete overheidsopdracht afkomstig van de gemeente Overbetuwe; en

    • b.

      betrekking heeft op aspecten van aanbestedingen die binnen de werking van de Aanbestedingswet 2012 vallen.

  • 2.

    ondernemer:

    • a.

      een in een aanbesteding geïnteresseerde ondernemer;

    • b.

      een (potentiële) inschrijver of (potentiële) gegadigde;

    • c.

      een onderaannemer van een (potentiële) inschrijver of (potentiële) gegadigde;

    • d.

      een brancheorganisatie of branche gerelateerd adviescentrum van ondernemers;

  • 3.

    klachtcoördinator: de medewerker, belast met de coördinatie van de klachtafhandeling op grond van de Klachtenverordening van de gemeente Overbetuwe;

  • 4.

    klachtbehandelaar: de manager van het team waar de inkoopadviseur deel van uitmaakt. De klachtbehandelaar onderzoekt de klacht inhoudelijk en rapporteert daarover. Indien het een aanbesteding betreft die door het team, waar de inkoopadviseur deel van uitmaakt, is / wordt uitgevoerd, neemt de naast hogere manager de klachtbehandeling over;

  • 5.

    inkoopadviseur: de medewerker die adviseert in het kader van de inkoop/aanbesteding van Werken, Leveringen, en Diensten;

  • 6.

    verantwoordelijk ambtenaar: de budgethouder die, conform de Budgetregeling, verantwoordelijk is voor de aanbesteding waarop de klacht betrekking heeft;

Artikel 2. Toepassingsbereik

  • 1. Deze regeling is beperkt tot klachten voortvloeiend uit Europese aanbestedingen, nationale openbare of niet-openbare aanbestedingen en meervoudig onderhandse aanbestedingen waar de gemeente Overbetuwe optreedt als aanbestedende dienst.

  • 2. Deze klachtprocedure heeft geen betrekking op

    • a.

      klachten over het aanbestedingsbeleid van de gemeente;

    • b.

      klachten over aanbestedingen die gezamenlijk met andere aanbestedende diensten worden uitgevoerd, waarbij de gemeente Overbetuwe niet als penvoerder optreedt.

Artikel 3. Indiening klachten

  • 1. Een klacht wordt ingediend ter attentie van de klachtcoördinator.

  • 2. De klacht bevat:

    • a.

      een gemotiveerde omschrijving van de klacht;

    • b.

      een suggestie voor inhoudelijke tegemoetkoming aan de klacht;

    • c.

      naam en contactgegevens van de ondernemer.

Artikel 4. Behandeling van de klacht

  • 1. De klachtcoördinator bevestigt zo spoedig mogelijk schriftelijk de ontvangst van de klacht.

  • 2. De klachtcoördinator geeft de klacht ter behandeling door aan de klachtbehandelaar.

  • 3. De klachtbehandelaar beoordeelt zo spoedig mogelijk of de klacht inhoudelijk kan worden behandeld (ontvankelijkheid).

  • 4. Een klacht wordt niet inhoudelijk behandeld indien:

    • a.

      niet is voldaan aan de vereisten genoemd in de artikelen 2 en 3. Bij gebreken op grond van artikel 3, tweede lid, wordt slechts afgezien van inhoudelijke behandeling van de klacht, nadat de ondernemer een redelijke termijn is gegund om het gebrek te herstellen en deze dit heeft nagelaten;

    • b.

      niet voorafgaand aan het indienen van de klacht over hetzelfde aspect een vraag, opmerking of verzoek is ingebracht aan aanbestedende dienst.

  • 5. De klachtbehandelaar deelt zijn gemotiveerde oordeel over de ontvankelijkheid van de klacht schriftelijk mee aan de ondernemer.

  • 6. Indien de klacht ontvankelijk is, stelt de klachtbehandelaar een onderzoek naar de klacht in. Daarin betrekt hij zo nodig aanvullende informatie van de ondernemer of bij de aanbesteding betrokken verantwoordelijk ambtenaar.

  • 7. De klachtbehandelaar kan besluiten tot het houden van een hoorzitting waarbij partijen worden gehoord.

  • 8. De klachtbehandelaar stemt de duur van het onderzoek en het tijdstip van rapportage over zijn of haar bevindingen zo veel mogelijk af op de planning van de aanbesteding.

  • 9. Het indienen van een klacht schort de lopende aanbestedingsprocedure niet op.

  • 10. De klachtbehandelaar beslist op de klacht en deelt zijn beslissing zo spoedig mogelijk schriftelijk mee aan de ondernemer.

  • 11. De klachtbehandelaar deelt zijn of haar bevindingen aan de verantwoordelijk ambtenaar en aan de inkoopadviseur mee, en geeft daarbij een advies over eventueel te treffen corrigerende of preventieve maatregelen. Dit advies is niet bindend.

  • 12. Andere ondernemers die meedingen in de aanbesteding worden door de verantwoordelijk ambtenaar gelijktijdig geïnformeerd indien er maatregelen worden getroffen die voor hen of voor hun inschrijving gevolgen kunnen hebben.

Artikel 5. Externe klachtafhandeling en Kort Geding

  • 1. De klachtbehandelaar kan beslissen dat de klacht, voordat daarop wordt beslist, voor bemiddeling of advies wordt voorgelegd aan de externe Commissie van Aanbestedingsexperts, of een mediator. De klachtbehandelaar doet dat alleen op voorstel van de ondernemer of de verantwoordelijk ambtenaar.

  • 2. Als een ondernemer het niet eens is met de beslissing op zijn klacht of als er niet binnen een redelijke termijn een beslissing op zijn klacht is gegeven, kan hij zijn klacht voorleggen aan de in het voorgaande lid bedoelde commissie.

  • 3. Indien de ondernemer over het onderwerp van zijn klacht een kort geding aanhangig maakt bij de rechtbank, wordt de behandeling van de klacht gestaakt.

Artikel 6. Inwerkingtreding en intrekken oude regeling

  • 1. Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking.

  • 2. De regeling klachtenafhandeling bij aanbesteden gemeente Overbetuwe 2014 zoals vastgesteld op 18 november 2014 wordt ingetrokken.

Artikel 7. Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling klachtafhandeling bij aanbestedingen gemeente Overbetuwe 2020.

Ondertekening

Aldus besloten in de vergadering van 17 november 2020.

Burgemeester en wethouders,

de gemeentesecretaris,

P.J.E. Breukers.

De burgemeester,

R.P. Hoytink-Roubos .