Verordening herbenoemingsprocedure burgemeester gemeente Waalre 2020

Ondertekening

Bijlage: Toelichting op de verordening herbenoemingsprocedure burgemeester gemeente Waalre 2020

Uit de Gemeentewet vloeit de verplichting voort ter voorbereiding op de aanbeveling over de herbenoeming van de burgemeester een vertrouwenscommissie in te stellen. Daartoe is een gemeentelijke verordening op de herbenoemingsprocedure noodzakelijk.

In hoofdstuk 1 zijn algemene bepalingen opgenomen die voor alle activiteiten van de vertrouwenscommissie van belang zijn. In hoofdstuk 2 zijn bepalingen opgenomen die specifiek betrekking hebben op de voor te bereiden aanbeveling tot herbenoeming. In hoofdstuk 3 zijn de slotbepalingen opgenomen.

TOELICHTING BEPALINGEN HOOFDSTUK 1

In dit onderdeel zijn bepalingen opgenomen ten aanzien van zaken die bij de herbenoeming van belang zijn. Het betreft de volgende punten die vervolgens nader worden toegelicht:

• 1.

  De samenstelling van de commissie

• 2.

  De ambtelijke ondersteuning van de commissie

• 3.

  De vergaderingen van de commissie

• 4.

  Stemming

• 5.

  Het verslag dat van de gevoerde gesprekken moet worden gemaakt

• 6.

  De geheimhoudingsplicht

• 7.

  Archivering

Samenstelling (artikel 1)

De commissie bestaat uitsluitend uit leden van de raad waarbij het aan de gemeenteraad is al dan niet elke fractie in de commissie vertegenwoordigd te doen zijn. Verlies van het raadslidmaatschap betekent automatisch het einde van het lidmaatschap van de commissie. Tijdelijke vervanging is vanwege het bijzondere karakter van de procedure, waarin geheimhouding centraal staat, ongewenst, en is daarom in deze bepaling niet opgenomen.

Ambtelijke ondersteuning (artikel 2)

Ambtelijke ondersteuning wordt door de griffier geleverd, en eventueel door de gemeentesecretaris als plaatsvervangend secretaris. Betrokkenheid van de gemeentesecretaris ligt met name voor de hand indien een wethouder als adviseur aan de commissie is toegevoegd. Adviseurs en ambtelijke ondersteuners hebben geen stemrecht.

Vergaderingen (artikel 3)

Het moment van vergaderen moet vroegtijdig bekend zijn zodat de leden van de commissie en de andere genodigden in staat zijn gehoor te geven aan de oproeping ter vergadering. Als er sprake is van een situatie die een spoedige bijeenkomst van de commissie vereist, kan een kortere termijn van oproeping worden ingesteld.

Stemming (artikel 4)

Met betrekking tot de stemming streeft de commissie naar unanimiteit. Kan een minderheid zich niet vinden in de uitkomst, dan wordt die in het verslag op passende wijze tot uitdrukking gebracht.

Verslag (artikel 5)

Het is van belang er zorg voor te dragen dat het verslag voldoende onderbouwing bevat van de visie van de commissie, nu de gemeenteraad op basis van het verslag van bevindingen besluit over de aanbeveling. Als stelregel geldt dat het hele verloop van de procedure zowel procedureel als inhoudelijk in het verslag van bevindingen zijn weerslag krijgt. De opbouw van een verslag bij herbenoeming kan er bijvoorbeeld als volgt uit zien:

• 1.

  Proces: Na een inleiding volgt procedurele informatie over de samenstelling van de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling heeft voorbereid en over de klankbordgesprekken (frequentie, gesprekspartners) die gedurende de ambtstermijn met de burgemeester zijn gehouden.

• 2.

  Dan volgt chronologisch inhoudelijke informatie over de werkzaamheden van de commissie en over de inhoud van de met informanten en de burgemeester gevoerde gesprekken. Ook de aard en inhoud van eventuele tussentijdse contacten met de commissaris van de Koning wordt vermeld.

• 3.

  Bevindingen: In het verslag wordt kort de inhoud en het verloop van alle beraadslagingen in, en gesprekken door, de commissie verwerkt. Bevindingen met betrekking tot het functioneren van de burgemeester kunnen bijvoorbeeld worden geordend naar criteria uit de profielschets en afspraken uit klankbordgesprekken. Afgesloten wordt met een conclusie.

Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en secretaris van de commissie.

Geheimhouding (artikel 6)

De geheimhoudingsplicht voor de vertrouwenscommissie vloeit rechtstreeks voort uit artikel 61c van de Gemeentewet. De geheimhoudingsplicht omvat alle informatie, niets uitgezonderd: hetgeen tijdens de vergadering is gewisseld, de stukken (de in artikel 5 bedoelde verslagen inbegrepen) en alle andere informatie die langs welke weg ook de commissie bereikt.

De geheimhoudingsplicht strekt zich uit tot de leden van de commissie en ook tot degenen die ambtelijke ondersteuning verlenen en, indien van toepassing, de adviseur. Vanwege de gevoeligheid van de informatie en ook vanwege de mogelijke strafrechtelijke consequenties van de schending van deze plicht, wordt aan het begin van de vergadering door de voorzitter van de vergadering op de geheimhoudingsplicht gewezen.

De geheimhoudingsplicht brengt onder meer met zich mee dat aan raadsleden die geen zitting (meer) hebben in de commissie en aan anderen geen inzage in, of informatie over de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.

Archivering (artikel 7)

Het verdient aanbeveling dat de secretaris van de commissie tijdig overleg pleegt met de beheerder van de archiefbewaarplaats als deskundige op dit terrein over de te volgen werkwijze.

Er zijn twee fasen te onderscheiden.

“Overbrenging” is de uiteindelijke formele overdracht van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats in de zin van artikel 12 van de Archiefwet 1995. Met het oog op de geheimhouding onder de Gemeentewet wordt aangeraden de stukken niet vervroegd formeel over te brengen naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, maar pas na de wettelijke termijn van 20 jaar.

Tot dat moment moeten de archiefbescheiden worden geplaatst in een archiefruimte van de gemeente. Om de geheimhouding te borgen, is het advies om een afspraak te maken met de beheerder van de archiefbewaarplaats (meestal de gemeentearchivaris) dat de archiefbescheiden al wel worden geplaatst in de (op grond van artikel 31 van de Archiefwet 1995 door burgemeester en wethouders aangewezen) gemeentelijke archiefbewaarplaats. De archiefbewaarplaats doet in deze dan dienst als archiefruimte. De secretaris van de commissie en de beheerder van de archiefbewaarplaats plegen tijdig overleg over de plaatsing en het beheer van de archiefbescheiden.

Het aanleveren van de archiefbescheiden direct na afronding van de procedure ter plaatsing in de archiefbewaarplaats van de gemeente geschiedt door de secretaris van de commissie, omdat het college van B&W in die hoedanigheid geen toegang heeft tot deze stukken. Omdat het college formeel wel de zorgdrager is voor de archiefbescheiden, is het advies de secretaris van de commissie in dit specifieke geval te mandateren.

Ten behoeve van de overbrenging van de stukken na uiterlijk 20 jaar naar de archiefbewaarplaats is het van belang de beperking voor openbaarmaking scherp te formuleren. Dat kan dus al worden voorbereid door de secretaris van de vertrouwenscommissie op het moment dat deze de stukken in beheer geeft bij de archiefbewaarplaats. Daarmee wordt bereikt dat bij de overbrenging na uiterlijk 20 jaar niet vergeten wordt deze beperking formeel in een besluit vast te leggen. Met het oog op de persoonlijke levenssfeer van personen die in de dossiers worden genoemd wordt aangeraden de termijn te stellen op 75 jaar na het afsluiten van het dossier.

De Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 maken geen onderscheid naar de vorm van archiefbescheiden en zijn dus zowel op papieren als op digitale archiefbescheiden van toepassing. Digitale archiefbescheiden worden bewaard in een zogenoemde e-depotvoorziening. Ingeval er sprake is van digitale bestanden dienen de daarvoor geldende regels te worden gevolgd en moet op overeenkomstige wijze de geheimhouding van de betrokken bescheiden worden gegarandeerd. Hiervoor zij verwezen naar de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG).

TOELICHTING BEPALINGEN HOOFDSTUK 2

In dit onderdeel zijn bepalingen opgenomen over zaken die ten aanzien van de herbenoeming van belang zijn. Het betreft de volgende punten die vervolgens nader worden toegelicht:

• 1.

  Toevoegen van een adviseur

• 2.

  Informatie over en gesprek met de burgemeester

• 3.

  Bijzondere bepaling bij de verslaglegging bij herbenoeming

• 4.

  Ontbinding van de commissie

Toevoegen van een adviseur (artikel 8)

Het is niet verplicht een of meer van de wethouders als adviseur aan de commissie toe te voegen, maar dit wordt wel wenselijk geacht. Wordt hij daaraan toegevoegd dan zijn de bepalingen over de oproeping ook op die wethouder van toepassing. Een adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.

Informatie over en gesprek met de burgemeester (artikel 9)

De informatiebronnen die de vertrouwenscommissie gebruikt bij het komen tot een aanbeveling over de herbenoeming dienen voor zowel de burgemeester, de gemeenteraad als de commissaris van de Koning, vooraf helder te zijn. De bevindingen die de commissie doet, dienen met de burgemeester besproken te worden. Als vertrekpunt zijn in ieder geval relevant de profielschets bij benoeming en de wettelijke taken van de burgemeester, te weten zijn voorzitterschap van raad en college en zijn taken als eenhoofdig orgaan, in het bijzonder zijn verantwoordelijkheid voor de handhaving van de openbare orde en veiligheid. En verder zijn eventuele portefeuille als lid van het college.

Bijzondere bepaling over verslaglegging herbenoeming (artikel 10)

Artikel 5 bevat de algemene bepalingen over de verslaglegging. Van belang is dat de commissie met een concept voor de aanbeveling over de herbenoeming komt, waarop de raad over de aanbeveling heeft te besluiten. Eventuele afspraken over het functioneren van de burgemeester dienen volstrekt helder te zijn.

Ontbinding (artikel 11)

Uit artikel 13 volgt dat de commissie in stand blijft zolang zij niet wordt ontbonden. Wordt ervoor gekozen de commissie te ontbinden dan kan dit niet zolang er sprake is van een lopende procedure over de herbenoeming.

TOELICHTING BEPALINGEN HOOFDSTUK 3

In dit onderdeel zijn de slotbepalingen opgenomen. Het betreft de volgende punten die vervolgens nader worden toegelicht:

• 1.

  Onvoorziene gevallen

• 2.

  Ontbinding en wijziging van de samenstelling van de commissie

Onvoorziene gevallen (artikel 12)

Dit artikel treft een voorziening over de bevoegdheid van de commissie in gevallen waarover bij verordening geen regeling is getroffen en de bevoegdheidsverdeling niet uit een andere norm voortvloeit.

Ontbinding en wijziging van de samenstelling van de commissie (artikel 13)

De commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden. Wordt ervoor gekozen de commissie te ontbinden dan kan dit niet zolang er sprake is van een lopende procedure over de aanbeveling tot herbenoeming; daar is in hoofdstuk 2 een voorziening voor getroffen. In geval de commissie een permanente status heeft, kan de samenstelling tussentijds worden aangepast, bijvoorbeeld als het wenselijk wordt geacht de klankbordgesprekken in een kleinere kring te voeren.