Beleidsregels Inkoop en aanbesteding

Geldend van 13-02-2020 t/m heden

Intitulé

Beleidsregels Inkoop en aanbesteding

Het college van Burgemeester en Wethouders van Hoogeveen

- gelet op artikel 160 Gemeentewet;

- gelet op de aanbestedingswet 2012, versie 1 juli 2016 en het Aanbestedingsbesluit (o.a. Gids Proportionaliteit en Aanbestedingsreglement Werken).

Overwegende dat:

- gestreefd wordt naar de optimale aanwending van de (financiële) middelen die worden ingezet bij de uitvoering van de taken en beleid, waarbij onder optimaal wordt verstaan dat de prijs en de kwaliteit van het werk, het product of de dienst in de juiste verhouding tot elkaar staan;

- ook voor het verlenen van opdrachten met een waarde die onder de Europese drempelwaarde ligt de fundamentele regels van het EG‐verdrag in acht dienen te worden genomen, waaronder de beginselen van non‐discriminatie, gelijke behandeling, transparantie en proportionaliteit;

- met deze beleidsregels wordt beoogd aan elke potentiele inschrijver een passende mate van openbaarheid te garanderen;

- met deze beleidsregels beoogd wordt de naleving van wet‐ en regelgeving op het terrein van aanbesteden en inkopen te bevorderen, zodat het risico van claims en gerechtelijke procedures zoveel mogelijk wordt teruggedrongen, de integriteit bij aanbestedingen, zowel intern als extern, te waarborgen en de verantwoording van de gevolgde inkoop‐ en aanbestedingsprocedures te waarborgen.

Besluit:

vast te stellen de navolgende beleidsregels ten aanzien van inkoop en aanbesteding:

Artikel 1 Geldigheid

Deze beleidsregels zijn van toepassing op inkopen en aanbestedingen door de Gemeente Hoogeveen, tenzij specifieke regels zijn vastgesteld.

Artikel 2. Afwijken

Het college kan afwijken van deze beleidsregels, voor zover dit niet in strijd is met wet‐ en regelgeving. Een voorstel aan het college om af te wijken van het beleid gaat altijd vergezeld van een advies van de inkoopcoördinator.

Artikel 3. Beginselen

Alle inkopen en aanbestedingen van de Gemeente worden op objectieve, transparante, proportionele en non discriminatoire wijze uitgevoerd. De gedragscode integriteit voor ambtenaren en voor bestuurders zijn daarbij leidend.

Artikel 4. Openbaarheid

Bij elke aanbestedingsprocedure wordt een passende mate van openbaarheid in acht genomen en voldoende concurrentie gewaarborgd, waarbij wordt gelet op het economische belang en de aard van de opdracht, de omvang van de markt en de omstandigheden van het geval. Aan deze openbaarheid kan (onder meer) worden voldaan door publicatie van de aanbesteding op de website en het ter inzage leggen van de aanbestedingsdocumenten. De publicatie van nationale of Europese aanbestedingen geschiedt via daarvoor geschikte media zoals TenderNed.

Artikel 5. Algemene Inkoopvoorwaarden

Bij iedere opdracht voor een werk, levering of een dienst worden, zo mogelijk reeds bij de offerteaanvraag, de Algemene Inkoopvoorwaarden DWH van toepassing verklaard. Voor werken wordt hierin het Aanbestedingsreglement Werken (ARW 2016) en de Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van werken (UAV) van toepassing verklaard met uitzondering van het arbitraal beding. Voor de uitvoering wordt aangegeven welke voorwaarden op het betreffende werk van toepassing zijn. Voor ICT-projecten worden in principe de Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden voor IT (GIBIT) en het door de samenwerkingsorganisatie vastgestelde addendum toegepast.

Artikel 6. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen

De Gemeente heeft een Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) opgesteld.

De onderstaande MVI-thema’s zijn opgenomen in het Actieplan MVI:

  • 1.

    MKB-vriendelijk inkopen;

  • 2.

    Circulair inkopen;

  • 3.

    Social Return.

Bij iedere aanbesteding dienen de ambities, doelstellingen en acties genoemd in het Actieplan MVI in acht te worden genomen.

Artikel 7. Opdrachtverstrekking

Indien een opdracht voor een werk, levering of een dienst wordt verstrekt dient dit op basis van een schriftelijke overeenkomst te geschieden.

Artikel 8. Drempelbedragen

De Europese drempelwaarden voor overheidsopdrachten zijn vastgelegd in artikel 7 van de richtlijn 2004/18/EG. De Europese Commissie stelt elke twee jaar de nieuwe drempelwaarden vast.

De onderstaande Europese drempelwaarden zijn geldig vanaf 1 januari 2020 tot en met 31 december 2021.

Leveringen en diensten

Geraamde waarde (ex BTW)

Procedure

Minder dan € 30.000,-

Enkelvoudig/gunning uit de hand (bij voorkeur lokale/regionale ondernemer)

Boven € 30.000,- en minder dan

€ 214.000,-

Onderhands (minimaal 3 en maximaal 5 offertes)

€ 214.000 en meer

Europees (evt. met voorafgaande selectie)

 

Sociale en andere specifieke diensten

Geraamde waarde (ex BTW)

Procedure

Minder dan € 100.000,-

Enkelvoudig/gunning uit de hand (bij voorkeur lokale/ regionale ondernemer). Vooraf afstemming met Bedrijfsbureau dienstverlening.

Boven €100.000,- en minder dan

€ 750.000,-

Onderhands (minimaal 3 en maximaal 5 offertes) in overleg met Bedrijfsbureau dienstverlening.

Indien een onderhandse aanbesteding niet mogelijk/ realistisch is, in overleg met inkoopadviseurs over mogelijkheden.

€ 750.000,- en meer

Europees (evt. met voorafgaande selectie)

  

Werken

Geraamde waarde (ex BTW)

Procedure:

Minder dan € 150.000,-

Enkelvoudig/gunning uit de hand (bij voorkeur lokale/regionale ondernemer)

Boven € 150.000,- en minder dan

€ 2.000.000,-

Onderhands (minimaal 3 en maximaal 5 offertes)

Boven € 2.000.000,- en minder dan

€ 5.350.000,-

Nationaal (evt. met voorafgaande selectie)

€ 5.350.000,- en meer

Europees (evt. met voorafgaande selectie)

 

N.B. De Europese drempelbedragen gelden tot 1 januari 2022.

Artikel 9. Aanbestedingsstrategie

Bij elke Europese aanbesteding wordt vooraf de aanbestedingsstrategie bepaald en afgestemd met de trojka/directie/programmahoudersoverleg.

Artikel 10. Zwaarte aanbestedingsvorm

Voor opdrachten onder de Europese drempelwaarde geldt nooit een zwaardere vorm dan die zou hebben gegolden wanneer de waarde van de opdracht hoger dan de Europese drempelwaarde zou zijn geweest.

Artikel 11. Onderhandse aanbestedingen

Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen is tenminste 50% van het aantal uit te nodigen partijen uit het lokale bedrijfsleven afkomstig (voor zover aanwezig of geschikt). Vervolgens zal dit worden aangevuld met regionale partijen en tot slot met landelijke partijen.

Bij enkelvoudige onderhandse procedures gaat de voorkeur uit naar een lokale ondernemer. Indien deze niet aanwezig of geschikt is zal bij voorkeur worden gekeken naar een regionale ondernemer.

Artikel 12. Klachten

Klachten over een aanbestedingsprocedure worden afgehandeld op de door het college vastgestelde wijze.

Artikel 13. Groslijsten

Bij onderhandse aanbestedingen wordt voor de selectie van de uit te nodigen bedrijven het systeem van groslijsten toegepast op de door het college vastgestelde wijze en vastgestelde categorieën.

Artikel 14. Aanbestedingsdossier

Bij elke aanbestedingsprocedure dient een aanbestedingsdossier te worden opgebouwd. Na gunning van de opdracht wordt het dossier naar het centraal archief gezonden.

Artikel 15. Slotartikel

  • 1.

    Deze Beleidsregels inkoop en aanbesteding treden in werking op de dag na bekendmaking en werken terug tot en met 1 januari 2020.

  • 2.

    De Beleidsregels inkoop en aanbesteding van 6 juni 2018 worden ingetrokken.

  • 3.

    Deze Beleidsregels inkoop en aanbesteding worden hierna geciteerd als: Beleidsregels Inkoop Hoogeveen.

Ondertekening

Aldus vastgesteld,

op 14 januari 2020 door het college van Burgemeester en Wethouders