Regeling ambtelijke organisatie gemeente Kerkrade 2002

1. Tenzij de regeling waarop hun bevoegdheid steunt zich daartegen verzet, kan het college respectievelijk de burgemeester voor nader door hen aan te geven categorieën van zaken de besluitbevoegdheid mandateren aan door hen aan te wijzen functionarissen.

2. De gemandateerde bevoegdheid wordt uit naam en onder verantwoordelijkheid van het college respectievelijk de burgemeester, uitgeoefend. Zij geven te dien aanzien zo nodig nadere aanwijzingen.

3. Het college respectievelijk de burgemeester verwerken hun besluiten tot het verlenen van mandaat in een verzamelbesluit, dat voor een ieder ter inzage wordt gelegd.

1. Het aan de gemeentesecretaris in zijn hoedanigheid als algemeen directeur respectievelijk de directeur van een organisatorische eenheid zoals bedoeld in artikel 2, eerste lid, opgedragen dagelijks beheer, omvat de verantwoordelijkheid voor het functioneren van die eenheden.

2. Tot het dagelijks beheer van een organisatorische eenheid zoals bedoeld in artikel 2, eerste lid, wordt eveneens gerekend het realiseren van de met het college overeen te komen omvang en kwaliteit van de dienstverlening en de verantwoordelijkheid voor de daartoe ter beschikking te stellen middelen.

1. Ter uitvoering van het bepaalde in het vorige artikel en onverlet het bepaalde in hoofdstuk XIII van de Gemeentewet, treedt het college in overleg met de gemeentesecretaris in zijn hoedanigheid als algemeen directeur en met de directeuren van de onderscheidene organisatorische eenheden als bedoeld in artikel 2, eerste lid. Voor een begrotingsjaar komt het college daartoe met ieder van hen overeen het budget van elke organisatorische eenheid, tenminste verdeeld naar het toegestane personeelsbudget en het toegestane activiteitenbudget.

2. Indien geen overeenstemming wordt bereikt zoals bedoeld in het eerste lid jo. artikel 7, tweede lid, stelt het college deze aangelegenheid eenzijdig vast.

1. Tot het gemeentelijk middelenbeleid als bedoeld in artikel 7 en artikel 8, eerste lid, worden in ieder geval gerekend:

- het personeelsbeleid;

- het informatiebeleid;

- het organisatiebeleid;

- het financiële beleid;

- het aanschaffingsbeleid;

- het automatiseringsbeleid;

- het huisvestingsbeleid ten aanzien van het gemeentelijk apparaat.

2. De Bestuursdienst is belast met de coördinatie, toetsing en de evaluatie van het gemeentelijk middelenbeleid. Het college stelt nadere regels omtrent de voorbereiding en evaluatie van dit beleid voor zover dit aan de organisatorische eenheden is opgedragen en de rapportage door de directeuren en de gemeentesecretaris als algemeen directeur, inzake de uitvoering ervan. De directeur Bestuursdienst is bevoegd tot het rechtstreeks rapporteren aan het college inzake rekening en verantwoording.

3. Onverminderd het bepaalde in deze paragraaf en onder verwijzing naar de Archiefwet, is de gemeentearchivaris bevoegd het college gevraagd danwel ongevraagd te adviseren aangaande de aan hem op grond van de Archiefwet toekomende taken en bevoegdheden.

1. Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan het ambtelijk apparaat opgedragen taken voeren de gemeentesecretaris in zijn hoedanigheid als algemeen directeur, respectievelijk de directeuren van de organisatorische eenheden zoals bedoeld in artikel 2, tweede lid, regelmatig gezamenlijk overleg. Dit overleg wordt aangeduid met de benaming "Directieteam".

2. De gemeentesecretaris in zijn hoedanigheid als algemeen directeur, is voorzitter van het directieteam.

3. De voorzitter van het directieteam kan in incidentele gevallen functionarissen aanwijzen die tevens aan het overleg deelnemen.

4. De in het eerste lid bedoelde leden van het directieteam wijzen elk afzonderlijk in geval van afwezigheid wegens verlof, ziekte of anderszins een plaatsvervanger aan. In geval van afwezigheid van de voorzitter wijst deze een ander lid als voorzitter aan.

5. Als secretaris van het directieteam treedt op een op voordracht van het directieteam, door het college aan te wijzen ambtenaar. De secretaris van het directieteam vervult een ondersteunende en bewakende rol naar zowel de voorzitter van het directieteam als het directieteam en draagt, mede in overleg met de algemeen directeur, tevens zorg voor:

- de agendering van de vergaderingen van het directieteam;

- de vastlegging van de besluiten van het directieteam.

1. De voorzitter van het directieteam stelt, op voorstel van de secretaris van het directieteam, de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van het directieteam vast. De directeuren kunnen zaken voor agendering indienen bij de voorzitter of de secretaris.

De secretaris zorgt ervoor dat de agenda en bijbehorende stukken worden gereedgemaakt en zo mogelijk ten minste twee dagen voor de vergadering in het bezit zijn van de leden van het directieteam.

2. Het directieteam draagt, binnen daartoe door het college gegeven richtlijnen en het door dezen gevoerde beleid, met inachtneming van de wettelijke bepalingen inzake de positie van de gemeente-secretaris en diens taak, zorg voor:

a. organisatorische eenheid-overschrijdende beleidscöordinatie en integrale advisering op hoofdlijnen en

b. organisatorische eenheid-overschrijdende vormgeving van het middelenbeleid.

3. Het in het tweede lid, sub a, vermelde taakgebied bevat o.a. als deeltaken:

- aangeven van langere-termijnontwikkelingen;

- advisering over bestuursopdrachten;

- coördinatie en bewaking van de beleidscyclus;

- vertaling van bestuursbesluiten in concrete werkplannen voor de ambtelijke organisatie.

4. Het in het tweede lid, sub b, vermelde taakgebied bevat o.a. als deeltaken:

- het op voorstel van de directeur Bestuursdienst adviseren aan het college over de uitgangspunten van het te voeren middelenbeleid zoals het personeels-, organisatie- en huisvestingsbeleid, het financieel beleid en het informatiserings- en automatiseringsbeleid;

- stimulering van een cultuur die bevorderlijk is voor de verwezenlijking van de doelstellingen van de organisatie;

- advisering aan het college over het instellen van tijdelijke, organisatorische verbanden tussen de eenheden zoals bedoeld in artikel 1, tweede lid;

- sturing en beheersing van al dan niet tijdelijke, horizontale, interdisciplinaire samenwerkingsverbanden

5. De in het derde en vierde lid vermelde adviserende taken en de daarbij gegeven adviezen worden gevraagd en ongevraagd door het directieteam aan het college uitgebracht.

6. Het directieteam heeft de bevoegdheid die maatregelen en voorzieningen te treffen die nodig zijn om de taken te kunnen vervullen.

7. De leden van het directieteam streven in hun besluitvorming zoveel als mogelijk unanimiteit na. Indien consensus in het directieteam ontbreekt, wordt bij meerderheid van stemmen besloten. Bij het staken van stemmen heeft de voorzitter een doorslaggevende stem.

1. Indien een zaak het taakgebied van een andere organisatorische eenheid raakt, vraagt de primair met de voorbereiding of uitvoering belaste organisatorische eenheid aanvullend advies aan de andere organisatorische eenheid.

2. De organisatorische eenheid die aanvullend advies uitbrengt, treedt zoveel als mogelijk in overleg met de, met de voorbereiding of uitvoering van het beleid belaste organisatorische eenheid, teneinde te trachten tot geïntegreerde advisering te komen, waarin de argumenten ten aanzien van mogelijke beleidskeuzes worden opgenomen.

3. Het aanvullend advies wordt rechtstreeks uitgebracht aan de organisatorische eenheid die met de voorbereiding of uitvoering belast is.

4. Een organisatorische eenheid kan ook uit eigener beweging aanvullend advies uitbrengen. De voorzitter van het directieteam wordt hiervan op de hoogte gesteld, indien hierdoor eerder afgesproken planningen en procedures zouden worden beïnvloed.

5. Bij blijvend verschil van inzicht voegt de organisatorische eenheid die primair met de voorbereiding of uitvoering van het advies belast is, tijdig, de aanvullende adviezen onverkort aan het eigen advies toe.

Bij blijvend verschil van inzicht tussen de organisatorische eenheden voegt de voorzitter van het directieteam zijn standpunt uitdrukkelijk toe aan de adviezen, welke vervolgens ter besluitvorming aan het college worden voorgelegd.

1. Elke zaak wordt primair voorbereid en uitgevoerd door de organisatorische eenheid tot wier taakgebied de desbetreffende zaak behoort, tenzij in een bestuursopdracht anders wordt bepaald.

2. Indien een zaak zich over het taakgebied van meer dan een organisatorische eenheid uitstrekt én ten aanzien van die zaak geen toepassing is gegeven aan het gestelde in artikel 1, tweede lid, wijst het college op voorstel van het directieteam een organisatorische eenheid aan die primair verantwoordelijk is voor de voorbereiding of de uitvoering alsmede de tijdsplanning en de bewaking van de voortgang.

1. Binnen de vastgestelde hoofdstructuur en onverlet het bepaalde in artikel 1, tweede lid en artikel 4, regelt de directeur de indeling van zijn organisatorische eenheid.

2. Van zijn op grond van het eerste lid genomen besluiten doet de directeur schriftelijk mededeling aan het college en aan het directieteam.

1. Periodiek en in elk geval op nader door het college aangegeven tijdstippen legt de directeur van een organisatorische eenheid aan het college verantwoording af over het door hem gevoerde dagelijks beheer. Hij brengt hiertoe aan hen een managementrapportage (marap) uit.

2. Het college stelt nadere regels vast omtrent de inrichting van de managementrapportage.