Verordening van de gemeenteraad van de gemeente IJsselstein houdende regels omtrent de raadscommissies (Verordening op de raadscommissies gemeente IJsselstein 2017)

Artikel 7. Oproep en voorlopige agenda

• 1. De commissievoorzitter zendt ten minste zeven dagen voor een vergadering de commissieleden een schriftelijke oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken, met uitzondering van stukken waarop geheimhouding van toepassing is.

• 2. Als een aanvullende agenda als bedoeld in artikel 8, eerste lid, wordt vastgesteld, wordt deze met de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden.

• 3. Indien een fractie een ingekomen stuk wil agenderen om te behandelen in een volgende commissievergadering, dan dient deze fractie de brief te voorzien van een oplegnotitie waarin wordt omschreven met welke reden het ingekomen stuk geagendeerd wordt en welke vragen aan college of commissieleden moeten worden gesteld danwel worden beantwoord. Deze oplegnotitie moet uiterlijk 2 weken voor de commissievergadering opgeleverd worden en meegezonden worden met de commissiebundel.

Artikel 8. Aanvullende agenda; vaststellen agenda

1. In spoedeisende gevallen kan de commissievoorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende voorlopige agenda opstellen. De daarbij behorende stukken worden openbaar gemaakt.

2. Als omtrent de inhoud van stukken geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage.

3. Een agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de raadscommissie vastgesteld.

Artikel 9. Ter inzage leggen van stukken

• 1. Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een voorlopige agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep op het stadhuis ter inzage gelegd. Als na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raadscommissie en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.

• 2. Stukken die digitaal beschikbaar zijn worden op de website van de gemeente geplaatst.

• 3. Als op stukken geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage.

Artikel 12. Opening vergadering en quorum

• 1. Een vergadering wordt niet geopend voordat meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden aanwezig is.

• 2. Als ingevolge het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissievoorzitter opnieuw een vergadering tegen een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.

• 3. Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.

Artikel 13. Verslag

• 1. De griffier draagt zorg voor verslagen van vergaderingen.

• 2. Een verslag bevat in ieder geval:

  • a.

    de namen van de commissievoorzitter, de griffier, de burgemeester, de wethouders en de commissieleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;

  • b.

    een aantekening van welke commissieleden afwezig waren;

  • c.

    een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

  • d.

    een samenvatting van het advies aan de raad onder vermelding van de namen van de commissieleden die mededeling hebben gedaan van hun goed- of afkeuring, en met aantekening van de namen van de commissieleden die zich niet uitgelaten hebben;

  • e.

    bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 16 door de raadscommissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

• 3. Een conceptverslag wordt gelijktijdig met de verzending aan de commissieleden verzonden aan de overige personen die het woord hebben gevoerd in de vergadering waarop het betrekking heeft.

• 4. Vastgestelde verslagen worden ondertekend door de commissievoorzitter en griffier.

• 5. Als verslagen elektronisch beschikbaar zijn, worden ze op de website van de gemeente geplaatst

Artikel 14. Advies; geen stemmingen

• 1. Als een raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de commissievoorzitter over de inhoud van het advies.

• 2. In het advies worden opgenomen de standpunten van alle fracties en commissieleden die geen raadslid zijn

• 3. . In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van stemmingen over geheimhouding en met betrekking tot de orde.

Artikel 15. Aantal spreektermijnen

• 1. Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in twee delen: een informatieronde gevolgd door debat en per deel in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.

• 2. Spreektermijnen worden door de commissievoorzitter afgesloten.

• 3. Commissieleden mogen in een termijn niet meer dan éénmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

• 4. Bij de bepaling hoeveel malen een commissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

Artikel 17. Spreekrecht burgers

• 1. Burgers kunnen in een vergadering het woord voeren over onderwerpen die geagendeerd zijn (spreekrecht), of over onderwerpen die niet geagendeerd zijn (sprekersplein), behalve

  • a.

    over een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar of beroep op de rechter openstaat of heeft opengestaan;

  • b.

    over (benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van) personen;

  • c.

    indien een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.

• 2. Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit binnen een redelijke termijn voor de aanvang van de vergadering aan de griffier onder vermelding van zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover hij het woord wenst te voeren.

• 3. De commissievoorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De commissievoorzitter kan van de volgorde afwijken, als dit in het belang is van de orde van de vergadering.

• 4. De spreker voert het woord, nadat de commissievoorzitter hem dit heeft verleend. De commissievoorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen.

• 5. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.

• 6. De commissievoorzitter of een commissielid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de burger.

Artikel 18. Handhaving orde en schorsing

• 1. De commissievoorzitter zorgt voor de handhaving van de orde in de vergadering.

• 2. Hij kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

• 3. Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.

• 4. Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven, kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.

Artikel 21. Verslag besloten vergadering

• 1. Conceptverslagen van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de commissieleden ter inzage gelegd bij de griffier.

• 2. Deze verslagen worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een besluit over het al dan niet openbaar maken van het verslag.

• 3. De vastgestelde verslagen worden door de commissievoorzitter en de griffier ondertekend.

Artikel 23. Toehoorders en pers

• 1. Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.

• 2. Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.

• 3. De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.

• 4. Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.