Beleidsregel vertrouwelijke omgevingsvergunningen Den Haag 2019

Toelichting

Op grond van de Wabo artikel 2.1 en 2.2 is het college bevoegd tot het behandelen van aanvragen om omgevingsvergunningen. In de gemeentelijke praktijk zijn er voorbeelden van aanvragen om omgevingsvergunningen die niet (geheel) openbaar worden gemaakt, vertrouwelijk worden behandeld. Het gaat om dossiers van bijzondere panden of locaties. Hoewel het college bij het nemen van beslissingen streeft naar een hoge graad van publieksparticipatie, is het voor eigenaren/gebruikers van deze percelen zeer wenselijk de dossiers of een deel daarvan uit veiligheidsoverwegingen af te schermen voor algemeen openbaar gebruik. Als een object vertrouwelijk is bepaalt het college in overleg met de aanvrager welke stukken openbaar zijn in te zien, de zogenoemde ‘publieks-set’.

De afgelopen jaren is gebleken dat er bij aanvragen om omgevingsvergunningen die vertrouwelijk werden behandeld, van de kant van de aanvragers en belanghebbenden (burgers), vragen zijn over hoe de gemeente met de aangeleverde (vertrouwelijke) stukken omgaat. Daarnaast is te merken dat aanvragers steeds meer waarborgen verlangen van de gemeente. In de toelichting wordt verder ingegaan op de wijze waarop de gemeente met deze specifieke categorie aanvragen omgaat en welke criteria daarbij worden gehanteerd. Daarbij gaat het college uit van maximale openheid. De beleidsregel legt deze handelswijze en criteria bestuurlijk/juridisch vast.

Besluitvorming

Het college van burgemeester en wethouders van Den Haag,

gelet op:

• -

  artikel 3.2 van de Wabo,

• -

  artikel 10 van de Wob, en

• -

  artikel 4:81 van de Awb,

besluit vast te stellen de Beleidsregel vertrouwelijke omgevingsvergunningen Den Haag 2019:

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze beleidsregel wordt verstaan onder:

• -

  AVG: Algemene verordening gegevensbescherming;

• -

  Awb: Algemene wet bestuursrecht;

• -

  centraal register: interne lijst met percelen die vertrouwelijk worden behandeld;

• -

  college: het college van burgemeester en wethouders van Den Haag;

• -

  geautoriseerde ambtenaar: door het college aangewezen medewerker in vaste dienst van de gemeente Den Haag, die beschikt over een VOG en die de ambtseed of ambtsbelofte heeft afgelegd;

• -

  perceel: grond en opstallen, gekoppeld aan een adres;

• -

  UOV: uniforme openbare voorbereidingsprocedure;

• -

  VOG: Verklaring omtrent gedrag;

• -

  Wabo: Wet algemene bepalingen omgevingsrecht;

• -

  Wob: Wet openbaarheid van bestuur.

Artikel 2 Indeling in beschermingsniveaus

Het college deelt aanvragen om omgevingsvergunningen in 3 beschermingsniveaus in, naar de mate van vertrouwelijkheid en geheimhouding. Dezen zijn als volgt:

• a. standaard: beschermingsniveau 1;

• b. vertrouwelijk: beschermingsniveau 2;

• c. geheimhouding: beschermingsniveau 3.

Artikel 3 Beschermingsniveau 1 standaard

• 1.

  Beschermingsniveau 1 betreft het standaard beschermingsniveau. Aanvragen om omgevingsvergunningen, die niet vallen onder de categorie vertrouwelijk of geheim (bedoeld in artikel 2) vallen hieronder.

• 2.

  Het college handelt aanvragen om omgevingsvergunningen, die onder beschermingsniveau 1 vallen, zoveel mogelijk in de openbaarheid af. Dit houdt in:

  a. dat het dossier openbaar is in te zien met inachtneming van de bepalingen uit de AVG;

  b. dat de ontvangst van de aanvraag om een omgevingsvergunning en de bekendmaking van de beschikking conform de wettelijke bepalingen worden gepubliceerd;

  c. dat het aanvraagformulier en de bijlagen, die bij de bekendmaking van de aanvraag om een omgevingsvergunning horen, online zijn op te vragen via de publicatie; en dat de beschikking online is in te zien.

Artikel 4 Beschermingsniveau 2 vertrouwelijk

Beschermingsniveau 2 betreft de dossiers die vertrouwelijk worden behandeld. Het gaat om aanvragen die betrekking hebben op percelen die vermeld staan in het Centraal register (als bedoeld in artikel 6).

Onder vertrouwelijk vallen onder meer ambassades, rijksgebouwen, politiebureaus en risicovolle locaties waar de algemene veiligheid van (veel) mensen in het geding kan komen. Het college behandelt aanvragen om omgevingsvergunningen, die onder beschermingsniveau 2 vallen, als vertrouwelijk. Dit houdt in:

• a. dat alleen geautoriseerde ambtenaren het dossier in kunnen zien en handelingen kunnen verrichten;

• b. dat de ontvangst van de aanvraag om een omgevingsvergunning en de bekendmaking van de beschikking conform de wettelijke bepalingen worden gepubliceerd;

• c. dat (een deel van) de onderliggende stukken zonder toestemming van het college niet openbaar zijn in te zien; en

• d. dat bij toepassing van de UOV het college bepaalt welke stukken vrij worden gegeven voor terinzagelegging.

Artikel 5 Beschermingsniveau 3 geheimhouding

Niveau 3 heeft het hoogste beschermingsniveau. Het gaat hierbij om de geheime dossiers. Het zijn aanvragen waarbij de eenheid van de Kroon en de veiligheid van de Staat in het geding kunnen zijn; aanvragen betreffende het koningshuis, bepaalde rijksgebouwen, woningen van ministers en beveiligde politici, bepaalde residenties en bepaalde gebouwen van internationale instellingen. Het college behandelt op een gemotiveerd schriftelijk verzoek van de aanvrager en ter beoordeling van het college, met inachtneming van de Wob, de aanvraag om een omgevingsvergunning onder geheimhouding. Dit houdt in:

• a. dat alleen geautoriseerde ambtenaren het dossier in kunnen zien en handelingen kunnen verrichten;

• b. dat de ontvangst van de aanvraag om een omgevingsvergunning en de bekendmaking van de beschikking niet worden gepubliceerd;

• c. dat onderliggende stukken niet openbaar zijn in te zien; en

• d. dat de toepassing van afdeling 3.4 (UOV) en artikel 3:44 van de Algemene wet bestuursrecht achterwege wordt gelaten.

Artikel 6 Centraal register van bestaande percelen waarvan de dossiers vertrouwelijk worden behandeld of onder geheimhouding vallen

• 1.

  Het college hanteert een centraal register van bestaande percelen waarvan de dossiers (tijdens de behandeling van de aanvraag om een omgevingsvergunning en na archivering) vertrouwelijk worden behandeld (beschermingsniveau 2, als bedoeld in artikel 4) of onder geheimhouding vallen (beschermingsniveau 3, als bedoeld in artikel 5);

• 2.

  De onderliggende stukken zijn zonder toestemming van het college niet openbaar in te zien.

Artikel 7 Criteria voor plaatsing van percelen onder een verhoogd beschermingsniveau

Het college hanteert de volgende criteria (reden van bescherming) voor plaatsing van percelen in het centrale register als bedoeld onder artikel 6:

Geheim: De staatsveiligheid betreffende (waaronder de bescherming van de eenheid van de Kroon);

Vertrouwelijk: De algemene- of internationale veiligheid betreffende.

Artikel 8 Inwerkingtreding

Deze beleidsregel treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Gemeenteblad waarin het wordt geplaatst.

Artikel 9 Citeertitel

Deze beleidsregel wordt aangehaald als: Beleidsregel vertrouwelijke omgevingsvergunningen Den Haag 2019.

Den Haag, 16 juli 2019

Het college van burgemeester en wethouders,

de wnd. secretaris,

Dineke ten Hoorn Boer

de burgemeester,

Pauline Krikke

NADERE ALGEMENE TOELICHTING

Vertrouwelijke dossiers en geheimhouding:

Er zijn twee vormen van bescherming voor aanvragen om omgevingsvergunningen: dossiers van percelen die vertrouwelijk worden behandeld en dossiers van percelen die geheel onder geheimhouding vallen. Beide categorieën van percelen zijn (of worden) opgenomen in het Centraal register als bedoeld in artikel 6 van deze beleidsregel. De geheimhouding gaat het verst in zijn bescherming. Onder deze categorie wordt de ontvangst van de aanvraag en de bekendmaking van de beschikking niet gepubliceerd en er worden geen stukken openbaar gemaakt. Intern mogen alleen medewerkers (en hun adviseurs), die zijn geautoriseerd, werken aan en inzage hebben in deze dossiers.

Het Rijksvastgoedbedrijf stelt op basis van het Besluit Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst Bijzondere Informatie 2013 (VIRBI 2013) strenge eisen aan informatiebeveiliging. Bij aanvragen om omgevingsvergunningen waarin bijzondere informatie betreffende de staatsveiligheid staat, maakt de gemeente vooraf afspraken met het Rijksvastgoedbedrijf. Betrokken medewerkers moeten een ambtseed/-belofte hebben afgelegd en er moet een recente VOG zijn. Informatie wordt alleen verstrekt via beveiligde datadragers. Er vindt overleg plaats over het screenen van medewerkers en het beperkt aantal keren inzien van stukken in een beveiligde omgeving.

Bij de behandeling van een aanvraag om een omgevingsvergunning over een perceel die is opgenomen in het Centraal register en onder vertrouwelijk valt, is uit beschermingsoogpunt het dossier afgeschermd in het digitale opslagsysteem. In overleg met de aanvrager wordt bepaald welke delen wel openbaar kunnen worden gemaakt, zodat er voor reclamanten voldoende informatie beschikbaar is om voor hun rechten op te komen. De bescherming daarbij betreft meestal de plattegronden, nadere detailleringen of delen daarvan. Aan de aanvrager wordt gevraagd een set tekeningen (‘publieks-set’) samen te stellen, die voldoende informatie voor derde-belanghebbenden biedt en ter inzage kan worden gelegd. Met de aanvrager wordt afgesproken welke stukken openbaar kunnen worden behandeld in de Welstands- en monumentencommissie. In tegenstelling tot de vertrouwelijke dossiers wordt bij een geheim dossier de terinzagelegging achterwege gelaten.

De ontvangst van vergunningsaanvragen over percelen die zijn (of worden) opgenomen in het Centraal register en onder vertrouwelijk vallen worden wel gepubliceerd, echter met de vermelding dat de onderliggende stukken niet openbaar zijn in te zien. Ditzelfde geldt voor de bekendmaking van de beschikking. De dossiers (aanvragen en beschikkingen) waarop geheimhouding rust worden niet gepubliceerd.

Criteria voor bescherming:

Criteria zijn noodzakelijk om objectief te kunnen bepalen of percelen moeten worden aangemerkt als ‘beschermde percelen’. Op basis hiervan wordt de specifieke status vastgesteld en bepaald of van deze percelen de dossiers vertrouwelijk moeten worden behandeld. Deze criteria vloeien voort uit de Archiefwet 1995, de Wob, Awb, Wabo en de AVG. Op grond hiervan is informatie beperkt of niet beschikbaar. Daarbij moet worden gedacht aan de bescherming van de staatsveiligheid, de algemene- en internationale veiligheid en persoonsgegevens.

Onder het criterium bescherming van de algemene veiligheid vallen (ter beoordeling van het college) situatie zoals:

• -

  grote festivals, tentoonstellingen, demonstraties, openbaar vervoer, voetbalwedstrijden of risicovolle locaties waar de algemene veiligheid van (veel) mensen in het geding kan komen,

• -

  bedrijven en locaties met brandbare, explosieve of giftige stoffen, die een risico vormen voor de omgeving (bv gas-, elektriciteits- en drinkwaterleiding maatschappijen),

• -

  lange tunnels (minstens 250 meter), met een verhoogd risico op de veiligheid van betrokkenen.

Daarnaast kunnen instanties de gemeente verzoeken de percelen die zij in gebruik hebben door de gemeente aan te laten merken als beschermd perceel. Deze verzoeken worden door het college getoetst aan de wettelijke criteria, uitgewerkt in deze beleidsregel.

Juridische grondslag:

Geheimhouding kan alleen worden opgelegd op grond van een belang dat is genoemd in artikel 10 van de Wob. Op basis van de Wob kan het college stukken weigeren openbaar te maken. De geheimhouding rust op de stukken zolang zij niet wordt opgeheven. Het is namelijk niet altijd nodig dat de geheimhouding blijft voortduren. Na verloop van tijd kunnen stukken minder prioriteit krijgen. De bescherming eindigt in ieder geval niet met het afronden van de vergunningprocedure. Afgesloten dossiers en vertrouwelijke/geheime dossiers van percelen, die zijn opgenomen in het Centraal register, zijn alleen met machtiging van de eigenaar in te zien. Op grond van artikel 15 en 16 van de Archiefwet 1995 kunnen beperkingen worden gesteld aan de openbaarheid van de stukken.

Voor aanvragen om omgevingsvergunningen die in het kader van de staatsveiligheid een bijzondere behandeling vergen, en waarop de UOV (afdeling 3.4 van de Awb) van toepassing is, biedt artikel 3.2 van de Wabo de mogelijkheid om deze procedure geheel of gedeeltelijk achterwege te laten. Is er sprake van (gehele) geheimhouding dan wordt het ontwerpbesluit niet ter inzage gelegd. Op grond van artikel 3.2. van de Wabo wordt ook de bekendmaking van het besluit aan derden (art. 3:44 van de Awb) achterwege gelaten. De aanvraag en de beschikking worden op grond van artikel 10 van de Wob niet gepubliceerd.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 2 Indeling in beschermingsniveaus

Het beschermingsniveau geeft de mate van bescherming aan, waarbij beschermingsniveau 1 het standaard beschermingsniveau is en beschermingsniveau 3 de hoogste mate van bescherming geeft.

Voor alle aanvragen om omgevingsvergunningen geldt dat de uitwisseling van gegevens (publicatie en openbaarmaking) moet voldoen aan de AVG.

Artikel 3 beschermingsniveau 1 standaard

Deze dossiers zijn in te zien door alle gebruikers van de interne digitale systemen van de gemeente en zijn openbaar voor zover niet in strijd met de AVG (m.b.t. persoonsgegevens) en de Wob (m.b.t. documenten en bijlagen/tekeningen). Via de publicatie kunnen stukken online worden opgevraagd. Bij de bekendmaking van de beschikking is deze online in te zien.

Artikel 4 beschermingsniveau 2 vertrouwelijk

Beschermingsniveau 2 betreft de dossiers die vertrouwelijk worden behandeld. De aanvraag om een omgevingsvergunning en het besluit worden wel gepubliceerd, echter met de vermelding dat de onderliggende stukken niet openbaar zijn in te zien. De centrale intake (afdeling die aanvragen registreert en doorstuurt voor behandeling) classificeert de aanvraag bij binnenkomst als vallend onder het Centraal register en daarmee valt dit dossier onder een verhoogd beschermingsniveau.

Door dit beschermingsniveau krijgt slechts een beperkt aantal medewerkers/adviseurs tijdelijk toegang tot het dossier.

Met de aanvrager wordt afgesproken welke stukken openbaar kunnen worden behandeld in de Welstands- en monumentencommissie. In overleg met de aanvrager wordt bepaald welke delen wel openbaar kunnen worden gemaakt, zodat er voor reclamanten voldoende informatie beschikbaar is om voor hun rechten op te komen. De bescherming daarbij betreft meestal de plattegronden, nadere detailleringen of delen daarvan. Aan de aanvrager wordt gevraagd een set tekeningen (‘publieks-set’) samen te stellen, die voldoende informatie voor derde-belanghebbenden biedt en ter inzage kan worden gelegd.

Artikel 5 beschermingsniveau 3 geheimhouding

Niveau 3 heeft het hoogste beschermingsniveau. Het gaat hierbij om de geheime dossiers. Het zijn aanvragen waarbij de eenheid van de Kroon en de veiligheid van de Staat in het geding kunnen zijn; aanvragen betreffende het koningshuis, bepaalde rijksgebouwen, woningen van ministers en beveiligde politici, bepaalde residenties en bepaalde gebouwen van internationale instellingen. Daarvan worden de ontvangst van de aanvraag en de bekendmaking van de beschikking niet gepubliceerd en worden de stukken ook niet ter inzage gelegd. Geheime aanvragen en bijbehorende stukken worden enkel gedeeld met diegenen die rechtstreeks bij het plan zijn betrokken en hiertoe zijn geautoriseerd.

Het is wel van belang dat de aanvragers bij de aanvraag een schriftelijke motivatie indienen waaruit blijkt dat de aanvraag op grond van de Wob onder geheimhouding moet worden behandeld.

Het plan wordt, indien van toepassing, behandeld in de besloten vergadering van Welstands- en monumentencommissie.

Artikel 6 Centraal register van bestaande percelen waarvan de dossiers vertrouwelijk worden behandeld of onder geheimhouding vallen

Het college hanteert een Centraal register van bestaande percelen (gronden en opstallen) waarvan de dossiers tijdens de behandeling van de aanvraag omgevingsvergunning en na archivering vertrouwelijk worden behandeld (beschermingsniveau 2, als bedoeld in artikel 4) of behandeld worden onder geheimhouding (beschermingsniveau 3, als bedoeld in artikel 5).

Onderscheid moet worden gemaakt tussen de ‘dynamische fase’ en ‘semi-statische fase’ van een dossier:

• -

  ‘Semi-statische fase’

  In de semi-statische fase van een dossier is er sprake van een bestaand perceel. Er vinden op dat moment geen activiteiten plaats. Vertrouwelijke behandeling houdt in dat de archiefstukken, zonder toestemming van het college, niet openbaar zijn. Alleen geautoriseerde gebruikers kunnen de stukken inzien.

• -

  ‘Dynamische fase’

  In de dynamische fase van een dossier gaat het om bestaande percelen (of nieuw toegevoegde percelen) waarop een aanvraag om een omgevingsvergunning is ingediend. Vertrouwelijke behandeling houdt in dat de onderliggende stukken behorende bij de aanvraag om omgevingsvergunning, zonder toestemming van het college, niet of slechts ten dele openbaar zijn. Alleen geautoriseerde gebruikers kunnen de stukken inzien en handelingen verrichten.

  Niet alle aanvragen betreffende een ‘beschermd perceel’ behoeven bescherming. Ter beoordeling van het college kunnen enkelvoudige aanvragen om omgevingsvergunningen voor het maken van bijvoorbeeld een uitweg, het realiseren van een reclameobject of het vellen van een houtopstand als standaard worden behandeld.

Het Centraal register wordt door geautoriseerde ambtenaren, namens het college, actueel gehouden.

Artikel 7 Criteria voor plaatsing van percelen onder een verhoogd beschermingsniveau

Overzicht van soorten percelen en reden van plaatsing onder een verhoogd beschermingsniveau: