Regeling vertrouwenspersonen

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze regeling wordt verstaan dan wel mede verstaan:

• a.

  betrokkene: degene op wie het vermoeden van schending van de integriteit of een misstand, de melding of klacht betrekking heeft.

• b.

  college: het college van burgemeester en wethouders van Middelburg.

• c.

  medewerker: degene die werkzaamheden verricht of heeft verricht voor het college.

• d.

  ongewenste omgangsvormen: gedrag dat valt binnen de begrippen (seksuele)intimidatie, agressie, geweld, pesten en treiteren, zoals bedoeld in artikel 1, derde lid, sub e van de Arbeidsomstandighedenwet, alsmede discriminatie zoals bedoeld in de Algemene wet gelijke behandeling, waarop de Klachtenprocedure ongewenste omgangsvormen van toepassing is.

• e.

  vermoeden van misstand: hetgeen daaronder wordt verstaan in artikel 1, aanhef en onder d van de Wet Huis voor klokkenluiders, waarop de Regeling melden vermoeden misstand van toepassing is.

• f.

  vertrouwenspersoon: de persoon, die is aangewezen om als vertrouwenspersoon voor de gemeente Middelburg te fungeren op het gebied van de gedragscode, ongewenste omgangsvormen en vermoeden van misstanden.

Artikel 2 Benoeming, ontheffing en beëindiging op verzoek

• 1.

  Het college wijst, na hierover advies van de Ondernemingsraad te hebben ingewonnen, minimaal twee vertrouwenspersonen aan, bij voorkeur één man en één vrouw. Een MT-lid, personeelsadviseur, bedrijfsmaatschappelijk werker en een OR-lid mag geen vertrouwenspersoon zijn.

• 2.

  De benoeming geschiedt voor onbepaalde tijd. Het college kan de vertrouwenspersoon eenzijdig ontheffen uit de functie van vertrouwenspersoon.

• 3.

  De benoeming eindigt van rechtswege bij uitdiensttreding van de vertrouwenspersoon. De benoeming eindigt eveneens op verzoek van de vertrouwenspersoon.

• 4.

  De vertrouwenspersoon ontvangt geen toelage. De aan deze taak bestede uren zijn werkuren.

Artikel 3 Rol

• 1.

  De medewerker die een schending van de integriteit of een misstand vermoedt als bedoeld in de Regeling melden vermoeden misstand of de gedragscode kan zich tot de vertrouwenspersoon wenden.

• 2.

  De medewerker die is geconfronteerd met ongewenste omgangsvormen als bedoeld in de Klachtenprocedure ongewenste omgangsvormen dan wel de gedragscode kan zich wenden tot de vertrouwenspersoon.

• 3.

  Betrokkene kan zich eveneens tot de vertrouwenspersoon wenden.

• 4.

  De vertrouwenspersoon kan niet in alle gevallen tegelijk voor zowel de medewerker als de betrokkene vertrouwenspersoon zijn. De vertrouwenspersoon kan in voorkomende gevallen een van partijen doorverwijzen naar een andere vertrouwenspersoon dan wel naar de bedrijfsmaatschappelijk werker.

Artikel 4 Taken, verantwoordelijkheden en procedure

• 1.

  De vertrouwenspersoon heeft tot taak:

  • a.

    Het opvangen, begeleiden en adviseren van de medeweker of betrokkene.

  • b.

    Het verlenen van nazorg.

  • c.

    Het geven van voorlichting.

• 2.

  De taken van de vertrouwenspersoon in het kader van de ongewenste omgangsvormen zijn nader omschreven in artikel 15:1:1:2d, derde lid, van Klachtenprocedure ongewenste omgangsvormen. De klachtenprocedure omtrent ongewenste omgangsvormen verloopt conform de Klachtenregeling ongewenst gedrag voor de decentrale overheid, waarbij de Landelijke klachtencommissie ongewenst gedrag voor de decentrale overheid is aangewezen als klachtencommissie.

• 3.

  De taken van de vertrouwenspersoon en de daarbij te volgen procedure voor het omgaan van vermoeden van misstanden zijn beschreven in de Regeling Melding Vermoeden Misstand. Vermoeden van misstanden kunnen extern worden gemeld bij het Huis voor Klokkenluiders, zoals beschreven in voornoemde regeling.

Artikel 5 Bevoegdheden

De vertrouwenspersoon geeft gevraagd en ongevraagd advies aan het college over het bevorderen van de integriteit, het voorkomen van ongewenst gedrag of discriminatie binnen de organisatie.

Artikel 6 Opleiding

Het college verschaft de vertrouwenspersoon de mogelijkheid zich op kosten van de gemeente nader te bekwamen voor de functie.

Artikel 7 Faciliteiten

Het college verschaft de vertrouwenspersoon de nodige faciliteiten waardoor hij op vertrouwelijke wijze schriftelijk, mondeling en telefonisch kan worden geraadpleegd.

Artikel 8 Verslaglegging, rapportage en archivering

• 1.

  Jaarlijks verstrekt de vertrouwenspersoon aan het college een geanonimiseerd verslag aangaande de geregistreerde meldingen. In het overzicht staat hoeveel meldingen er zijn geweest, waarover zij gingen en hoe zij zijn afgehandeld. Dit verslag wordt opgenomen in het sociaal jaarverslag van de organisatie.

• 2.

  De vertrouwenspersoon zorgt ervoor, dat de gegevens apart in een archief komen, zodat rekening wordt gehouden met de privacy en de geheimhouding.

Artikel 9 Geheimhouding, privacy en verschoningsrecht

• 1.

  De vertrouwenspersoon is verplicht tot geheimhouding van de informatie die hij heeft gekregen bij de uitoefening van deze taak. Dit geldt zelfs wanneer de vertrouwenspersoon is gestopt als vertrouwenspersoon. Daarbij doet de vertrouwenspersoon er alles aan om de privacy van de medewerker en betrokkene te waarborgen.

• 2.

  Personen, die met de vertrouwenspersoon praten over een kwestie, zijn verplicht om geheim te houden wat zij besproken hebben.

• 3.

  De vertrouwenspersoon heeft verschoningsrecht. Het verschoningsrecht geldt niet wanneer er sprake is van een (ambts)misdrijf. De vertrouwenspersoon is verplicht hiervan melding te doen aan het college. Wanneer er sprake is van een vermoeden van een strafbaar feit is de vertrouwenspersoon verplicht samen met het college daarvan aangifte te doen.

Artikel 10 Verantwoording

De vertrouwenspersoon is voor de uitvoering van zijn taken uitsluitend verantwoording verschuldigd aan het college, waarbij de vertrouwelijkheid van de informatie wordt gerespecteerd.

Artikel 11 Bescherming

• 1.

  De vertrouwenspersoon geniet dezelfde rechtsbescherming als de leden van de Ondernemingsraad.

• 2.

  Een medewerker die zich te goeder trouw tot de vertrouwenspersoon heeft gewend, ondervindt in zijn positie als medewerker geen nadeel van zijn handelwijze.

Artikel 12 Overgangsrecht

De aanwijzing als vertrouwenspersoon wijzigt niet met de invoering van deze regeling.

Artikel 13 Inwerkingtreding en citeertitel

De regeling vertrouwenspersonen treedt in werking op 1 februari 2019 en wordt aangehaald als “Regeling vertrouwenspersonen”.