Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Noordwijk houdende regels omtrent commissie bezwaar- en klaagschriften Verordening commissie bezwaar- en klaagschriften gemeente Noordwijk

Geldend van 08-01-2019 t/m heden

Intitulé

Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Noordwijk houdende regels omtrent commissie bezwaar- en klaagschriften Verordening commissie bezwaar- en klaagschriften gemeente Noordwijk

De raad, het college en de burgemeester van de gemeente Noordwijk;

ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft;

gelezen het voorstel van de Stuurgroep Fusie d.d. 27 november 2018;

gelet op artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht;

besluiten vast te stellen de volgende verordening:

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a

    verwerend orgaan: bestuursorgaan dat het bestreden besluit heeft genomen of waartegen de klacht is gericht;

  • b

    commissie: vaste commissie van advies voor de bezwaar- en klaagschriften;

  • c

    college: college van burgemeester en wethouders;

  • d

    wet: de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 2 Inleidende bepaling commissie

  • 1 Er is een commissie ter voorbereiding van de beslissing op bezwaar- en klaagschriften;

  • 2 De commissie heeft tot taak het verwerend orgaan te adviseren over de te nemen beslissing op bezwaar- en klaagschriften als bedoeld in artikel 1:5 van de wet, respectievelijk te rapporteren en te adviseren ten aanzien van de afhandeling van klaagschriften (9:4, eerste lid, van de wet);

  • 3 De commissie is niet bevoegd ten aanzien van bezwaarschriften die zijn ingediend tegen besluiten op grond van een wettelijk voorschrift inzake belastingen, de Wet waardering onroerende zaken of besluiten die in mandaat door de Omgevingsdienst West-Holland zijn genomen;

Artikel 3 Samenstelling van de commissie

  • 1 De commissie bestaat uit ten minste drie leden;

  • 2 De leden worden benoemd, geschorst en ontslagen door het college;

  • 3 De commissie wijst uit haar midden een voorzitter aan;

  • 4 De leden van de commissie mogen op geen enkele wijze binding hebben met het bestuur van de gemeente Noordwijk.

Artikel 4 Secretaris

  • 1 Het college voegt ten minste twee ambtenaren van de gemeente als secretaris toe aan de commissie;

  • 2 De secretaris van de commissie is tevens de coördinator van de klachtenbehandeling zoals bedoeld in deze verordening;

  • 3 Het college wijst tevens een of meer plaatsvervangers van de secretaris aan.

Artikel 5 Zittingsduur

  • 1 De leden van de commissie worden benoemd voor een termijn van vier jaar. Het is mogelijk één keer herbenoemd te worden;

  • 2 De leden van de commissie kunnen op elk moment ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan het college;

  • 3 De aftredende of ontslag nemende leden van de commissie blijven hun functie vervullen totdat in de opvolging is voorzien.

Artikel 6 Ingediend bezwaarschrift

  • 1 Op het ingediende bezwaarschrift wordt de datum van ontvangst aangetekend;

  • 2 Het bezwaarschrift met de daarbij overgelegde stukken wordt binnen zeven werkdagen in handen van de commissie gesteld.

Artikel 7 Mondelinge klachten

  • 1. Een mondelinge klacht dient te worden ingediend bij de secretaris van de commissie. In geval van een mondelinge klacht tegen een bestuursorgaan, de griffier of de gemeentesecretaris wordt deze doorgestuurd naar de burgemeester of - in geval van een klacht tegen de burgemeester, naar de locoburgemeester;

  • 2. Wordt de klacht in het gesprek met de klachtbehandelaar niet tot tevredenheid van de klager opgelost, dan dient hem te worden gewezen op de mogelijkheid de klacht schriftelijk in te dienen.

Artikel 8 Schriftelijke klachten

  • 1. Een schriftelijke klacht wordt ingediend bij het college van burgemeester en wethouders;

  • 2. Het klaagschrift met de daarbij overgelegde stukken wordt binnen zeven werkdagen in handen van de commissie gesteld;

  • 3. De secretaris zendt aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft een afschrift van het klaagschrift toe;

  • 4. De secretaris verstrekt aan de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft schriftelijke informatie met betrekking tot de procedure.

Artikel 9 Uitoefening bevoegdheden

De bevoegdheden ingevolge de hierna genoemde artikelen van de wet worden voor de toepassing van deze verordening uitgeoefend door de voorzitter van de commissie:

  • a

    artikel 2:1, tweede lid;

  • b

    artikel 6:6, wat betreft het de indiener stellen van een termijn;

  • c

    artikel 6:17, voor zover het de verzending van stukken betreft tijdens de behandeling door de commissie;

  • d

    artikel 7:4, tweede lid;

  • e

    artikel 7:6, vierde lid.

Artikel 10 Vooronderzoek

  • 1 De voorzitter van de commissie is bevoegd rechtstreeks alle gewenste inlichtingen in te winnen of te laten inwinnen;

  • 2 De voorzitter kan uit eigen beweging of op verlangen van de commissie bij deskundigen advies of inlichtingen inwinnen en hen zo nodig uitnodigen daartoe op de hoorzitting te verschijnen. Indien daaraan kosten zijn verbonden, is vooraf machtiging van het college vereist, voor zover het budget, dat in de gemeentebegroting aan de commissie voor de bezwaarschriften is toegekend, voor het inwinnen van advies of inlichtingen niet toereikend is.

Artikel 11 Hoorzitting

  • 1 De voorzitter van de commissie bepaalt plaats en tijdstip van de zitting waarin de belanghebbenden en het verwerend orgaan in de gelegenheid worden gesteld zich door de commissie te laten horen;

  • 2 De voorzitter beslist over de toepassing van artikel 7:3 van de wet;

  • 3 Indien de voorzitter op grond van het tweede lid besluit af te zien van het horen, doet hij daarvan mededeling aan de belanghebbenden en het verwerend orgaan.

Artikel 12 Uitnodiging zitting

  • 1 De voorzitter nodigt de belanghebbenden en het verwerend orgaan ten minste twee weken voor de zitting schriftelijk uit;

  • 2 Binnen drie dagen na de verzending van de uitnodiging kunnen de belanghebbenden of het verwerend orgaan onder opgaaf van redenen de voorzitter verzoeken het tijdstip van de zitting te wijzigen;

  • 3 De beslissing van de voorzitter op dit verzoek wordt uiterlijk één week voor het tijdstip van de zitting aan de belanghebbenden en het verwerend orgaan meegedeeld;

  • 4 De voorzitter is bevoegd in bijzondere omstandigheden af te wijken of afwijking toe te staan van de termijnen die genoemd zijn in het eerste tot en met het derde lid.

Artikel 13 Quorum

Voor het houden van een zitting is vereist dat ten minste de voorzitter en één van de leden van de commissie aanwezig zijn, evenals de secretaris of zijn plaatsvervanger.

Artikel 14 Niet-deelneming aan de behandeling

De leden van de commissie nemen niet deel aan de behandeling van een bezwaarschrift of klaagschrift indien daarbij hun onpartijdigheid in het geding kan zijn.

Artikel 15 Openbaarheid zitting

  • 1 De zitting van de commissie is openbaar;

  • 2 De deuren kunnen worden gesloten indien de voorzitter van de commissie of een van de aanwezige leden het nodig oordeelt of indien een belanghebbende daartoe een verzoek doet;

  • 3 Indien de commissie vervolgens beslist dat gewichtige redenen aanwezig zijn die zich tegen openbaarheid van de zitting verzetten, vindt de zitting plaats achter gesloten deuren;

  • 4 Het horen in het kader van de behandeling van een klaagschrift vindt plaats achter gesloten deuren.

Artikel 16 Schriftelijke verslaglegging

  • 1 Het verslag als bedoeld in artikel 7:7 van de wet vermeldt de namen van de aanwezigen en hun hoedanigheid;

  • 2 Het verslag houdt een zakelijke vermelding in van wat over en weer is gezegd en wat verder ter zitting is voorgevallen;

  • 3 Indien de zitting geheel of gedeeltelijk achter gesloten deuren plaatsvond, of indien belanghebbenden, respectievelijk hun gemachtigden, niet in elkaars tegenwoordigheid zijn gehoord, maakt het verslag hiervan melding;

  • 4 Het verslag verwijst naar de op de zitting overgelegde bescheiden, die aan het verslag kunnen worden gehecht;

  • 5 Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en de secretaris van de commissie.

Artikel 17 Nader onderzoek

  • 1 Indien na afloop van de zitting maar voordat het advies wordt opgesteld, nader onderzoek wenselijk blijkt te zijn, kan de voorzitter uit eigen beweging of op verlangen van de andere commissieleden dit onderzoek houden;

  • 2 De uit het nader onderzoek verkregen informatie wordt in afschrift aan de leden van de commissie, het verwerend orgaan en de belanghebbenden toegezonden;

  • 3 De leden van de commissie, het verwerend orgaan en de belanghebbenden kunnen binnen een week na verzending van de nadere informatie aan de voorzitter van de commissie een verzoek richten tot het beleggen van een nieuwe hoorzitting. De voorzitter beslist op zo'n verzoek;

  • 4 Op een nieuwe hoorzitting zijn de bepalingen in deze verordening die betrekking hebben op de hoorzitting, zo veel mogelijk van overeenkomstige toepassing.

Artikel 18 Raadkamer en advies

  • 1 De commissie beraadslaagt en beslist achter gesloten deuren over het door haar uit te brengen advies;

  • 2 De commissie beslist bij meerderheid van stemmen over het uit te brengen advies;

  • 3 Indien bij een stemming de stemmen staken, beslist de stem van de voorzitter;

  • 4 Van een minderheidsstandpunt wordt bij het advies melding gemaakt indien die minderheid dat verlangt;

  • 5 Het advies is gemotiveerd en omvat een voorstel voor de te nemen beslissing op het bezwaarschrift;

  • 6 Het advies wordt door de voorzitter en de secretaris van de commissie ondertekend.

Artikel 19 Uitbrengen advies en verdaging

  • 1 Het advies wordt, onder medezending van het verslag, als bedoeld in artikel 16 en eventueel door de commissie ontvangen nadere informatie en nader verslag, tijdig uitgebracht aan het bestuursorgaan dat op het bezwaarschrift dient te beslissen;

  • 2 Indien naar het oordeel van de voorzitter van de commissie de termijn van 12 weken, genoemd in artikel 7:10, eerste lid, van de wet, ontoereikend is voor achtereenvolgens het uitbrengen van een advies en het nemen van een beslissing, verzoekt hij het verwerend orgaan tijdig de beslissing te verdagen;

  • 3 Van een besluit tot verdaging ontvangen de commissie en de belanghebbenden een afschrift.

Artikel 20 Jaarverslag

De commissie brengt jaarlijks aan de bestuursorganen van de gemeente verslag uit van haar werkzaamheden in het voorafgaande kalenderjaar.

Artikel 21 Intrekking oude regelingen

De Verordening commissie bezwaarschriften, de Verordening klachtbehandeling gemeente Noordwijkerhout en de Verordening commissie bezwaar- en klaagschriften 2014 worden ingetrokken.

Artikel 22 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na de datum van haar bekendmaking.

Artikel 23 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening commissie bezwaar- en klaagschriften gemeente Noordwijk.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 2 januari 2019

De voorzitter

De griffier

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 2

In artikel 1:5 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) is omschreven wat onder het maken van bezwaar dient te worden verstaan en in artikel 9:4, eerste lid, van de Awb is neergelegd aan welke eisen een klaagschrift moet voldoen.

In artikel 9:4, tweede lid, van de Awb wordt de taak van de commissie ten aanzien van ingediende bezwaarschriften en klaagschriften nader geduid. De commissie is bevoegd het betreffende bestuursorgaan te adviseren ten aanzien van alle inkomende bezwaarschriften, uitgezonderd de bezwaarschriften die zijn ingediend tegen besluiten op grond van een wettelijk voorschrift inzake belastingen, de Wet waardering onroerende zaken of besluiten die in mandaat door de Omgevingsdienst West-Holland zijn genomen.

Tevens is de commissie bevoegd het dagelijks bestuur te adviseren inzake alle ontvangen klaagschriften, die zich richten tegen een gedraging van een van de bestuursorganen.

Artikel 3

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 4

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 5

De zittingsduur van de leden van de commissie is in deze verordening gemaximeerd tot acht jaar, inclusief herbenoeming. De leden van de commissie worden in principe benoemd voor een periode van vier jaar en kunnen voor een periode van maximaal vier jaar worden herbenoemd. Benoeming, dan wel herbenoeming van de leden geschiedt ingaande 1 januari van een kalenderjaar, met uitzondering van benoeming in geval van een tussentijdse vacature.

Artikel 6

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 7

Onder mondelinge klachten worden ook telefonische klachten verstaan.

Artikel 8

De schriftelijke klachten worden ingediend bij het college van burgemeester en wethouders en vertrouwelijk geregistreerd.

Artikel 9

De in dit artikel opgenomen bevoegdheden gaan over de volgende zaken:

  • -

    Het eventueel opvragen van een schriftelijke machtiging van een gemachtigde;

  • -

    Het stellen van een termijn om een verzuim te herstellen;

  • -

    Het toezenden van stukken aan een gemachtigde;

  • -

    Het ter inzage leggen van stukken voorafgaand aan de hoorzitting;

  • -

    Het op de hoogte stellen van belanghebbenden wanneer deze niet in elkaars aanwezigheid worden gehoord.

Artikel 10

De activiteiten van de commissie of haar voorzitter bij de voorbereiding van de te behandelen zaken kunnen kosten met zich brengen. Daarbij vallen gewone en bijzondere kosten te onderscheiden. Bij gewone kosten kan gedacht worden aan bijvoorbeeld de vergoedingen voor de leden. Het inschakelen van externe deskundigen zal bijzondere kosten met zich brengen. Deze kosten komen ten laste van de gemeentebegroting. Normaal gesproken is in de begroting voorzien in de normale kosten van een commissie.

Dat kan anders liggen als het om bijzondere kosten gaat. Aangezien het college is blast met de uitvoering van de begroting, ligt het in de rede dat bijzondere kosten niet gemaakt worden voordat het college de gelegenheid heeft gehad dit te toetsen aan een begrotingspost. Om deze reden is in deze bepaling voor de kosten van getuigen of deskundigen een machtiging vooraf geïntroduceerd. Uiteraard mag het niet zo zijn dat het college door toetsing het werk van de commissie frustreert en haar onafhankelijke positie hierdoor aantast.

Artikel 11

De artikelen 7:3 en 9:10 van de Awb geven aan in welke gevallen van het horen van betrokkene(n) kan worden afgezien. De bevoegdheid om van het horen af te zien wordt door de verordening toegekend aan de voorzitter van de commissie.

Artikel 12

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 13

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 14

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 15

Uitgangspunt is dat de zitting in bezwaar openbaar is, met uitzondering van de hoorzitting waarin een klacht wordt behandeld. Uitzondering op de regel van een openbare hoorzitting bij bezwaren is mogelijk, bijvoorbeeld indien bijzonder persoonlijke zaken van familiaire, medische of financiële aard of andere zaken met een vertrouwelijk karakter aan de orde komen.

Artikel 16

Gezien de betekenis van de hoorzitting in het kader van de besluitvorming in de bezwaarfase, ligt het voor de hand (hoewel niet voorgeschreven in de Awb) dat het verslag van de zitting uiterlijk gelijktijdig met de beslissing op het bezwaar of met de kennisgeving van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht aan betrokkene(n) wordt toegezonden.

Artikel 17

Een nader onderzoek kan feiten of omstandigheden aan het licht brengen die op het moment van de zitting nog niet bekend waren. Dit kan aanleiding zijn om belanghebbenden en het verwerend orgaan opnieuw te horen. De onderhavige bepaling voorziet in de mogelijkheid de commissie te verzoeken daartoe een nieuwe zitting te houden.

Artikel 18

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 19

In artikel 7:11 van de Awb is bepaald dat, indien het bezwaar ontvankelijk is, een heroverweging van het bestreden besluit dient plaats te vinden. Is een bezwaar niet ontvankelijk, dan komt het bestuursorgaan aan heroverweging niet toe. Voor zover de heroverweging daartoe aanleiding geeft, herroept het bestuursorgaan het bestreden besluit en neemt het voor zover nodig in plaats daarvan een nieuw besluit. Dit nieuwe besluit treedt daarmee in de plaats van het oorspronkelijke (bestreden) besluit. Omdat in het verleden bestuursorganen nogal eens bij de beslissing op bezwaar louter toetsten op rechtmatigheid, is door de wetgever in artikel 7:11, eerste lid, van de Awb vastgelegd dat het om een heroverweging gaat. Dat betekent dat de toetsing niet beperkt moet blijven tot vragen van rechtmatigheid, maar zich, binnen de grenzen van de wet, ook uit dient te strekken tot beleidsmatige en bestuurlijke aspecten. De heroverweging dient ex nunc plaats te vinden, dat wil zeggen dat rekening gehouden moet worden met inmiddels gewijzigde feiten en omstandigheden. De feiten en omstandigheden van het moment waarop het nieuwe besluit wordt genomen zijn van belang.

Daarnaast dient de heroverweging op grondslag van het bezwaar te geschieden. Hieruit vloeit voort dat die onderdelen van het besluit die geheel los van de aangevoerde bezwaren staan, in beginsel buiten beschouwing blijven. Het bestuursorgaan zal daarbij de naar voren gebrachte bezwaren voldoende ruim moeten opvatten. Indien bijvoorbeeld tijdens de hoorzitting blijkt dat deze, ondanks een beperkte omschrijving in het bezwaarschrift, ruimer bedoeld zijn, dan zal daarmee rekening gehouden moeten worden. Verder is de bedoeling van deze bepaling dat de bezwaarprocedure niet leidt tot verslechtering van de positie van degene die bezwaar maakt (verbod van reformatio in peius). Natuurlijk staat dit er niet aan in de weg dat als een derde bezwaar maakt tegen bijvoorbeeld een afgegeven vergunning, die bezwaren gehonoreerd kunnen worden.

Artikel 20

De invulling van het jaarverslag is aan de commissie gelaten. Voor de hand ligt dat wordt aangegeven hoeveel bezwaarschriften en klachten zijn ingediend, hoeveel adviezen zijn uitgebracht, de inhoud van de adviezen (niet-ontvankelijk, ongegrond of (deels) gegrond), of het bestuursorgaan conform of contrair heeft beslist, in hoeveel gevallen beroep of hoger beroep is ingediend en wat hiervan de uitkomst was.

Artikel 21

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 22

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 23

Dit artikel behoeft geen toelichting.