Besluit van Provinciale Staten van Zeeland houdende vaststelling van de Verordening vertrouwenscommissie herbenoeming commissaris van de Koning in Zeeland 2018

Artikel 1 Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  de commissie: de Vertrouwenscommissie;

• b.

  de Minister: de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

• c.

  de Secretaris: de secretaris van de commissie.

Artikel 2 Instelling

Er is een commissie in verband met de herbenoeming van de commissaris van de Koning in de provincie Zeeland.

Artikel 3 Taak en bevoegdheden

• 1.

  De commissie is belast met de voorbereiding van een aanbeveling van Provinciale Staten aan de Minister inzake de herbenoeming van de commissaris van de Koning.

• 2.

  De commissie vormt zich een oordeel over het functioneren van de commissaris van de Koning aan de hand van:

  • a.

    de profielschets, zoals vastgesteld door Provinciale Staten op 17 september 2012;

  • b.

    eventuele gewijzigde eisen door ontwikkelingen binnen de provincie waardoor de specifieke rol en de functie van de commissaris wijzigen.

• 3.

  De commissie legt haar bevindingen schriftelijk vast in een verslag aan Provinciale Staten.

• 4.

  Het verslag van de commissie wordt bij meerderheid van stemmen vastgesteld. In het verslag kunnen de leden van de commissie van minderheidsstandpunten blijk geven.

• 5.

  Alvorens het verslag aan Provinciale Staten te zenden, bespreekt de commissie dit met de commissaris van de Koning.

• 6.

  Indien ter zake van zijn functioneren afspraken met de commissaris van de Koning worden gemaakt, worden deze in het verslag aan Provinciale Staten vermeld.

Artikel 4 Samenstelling

• 1.

  De commissie bestaat uit 10 leden die worden benoemd door Provinciale Staten

• 2.

  De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

• 3.

  De vertegenwoordiger van de grootste partij in Provinciale Staten zit de commissie voor. De commissie wijst uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter aan. De voorzitter vertegenwoordigt de commissie en treedt op als contactpersoon en woordvoerder.

• 4.

  Provinciale Staten kunnen een lid van Gedeputeerde Staten tot adviseur van de commissie benoemen. De adviseur is geen lid van de commissie en heeft geen stemrecht.

• 5.

  De griffier van Provinciale Staten is secretaris en adviseur van de commissie. Hij laat zich bijstaan door een Statenadviseur. Beiden nemen deel aan de vergaderingen van de commissie, maar zijn geen lid van de commissie en hebben geen stemrecht. Bij afwezigheid van de griffier wordt hij vervangen door de plaatsvervangend griffier.

Artikel 5 Werkwijze

• 1.

  De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste twee leden dit noodzakelijk achten.

• 2.

  De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering.

• 3.

  De commissie vergadert uitsluitend wanneer meer dan de helft van het aantal commissieleden leden aanwezig is.

• 4.

  De vergaderingen van de commissie vinden plaats achter gesloten deuren.

• 5.

  Van het behandelde ter vergadering wordt door de Statenadviseur een verslag gemaakt. Dit verslag wordt door de commissie vastgesteld. De verslagen van de vergaderingen zijn geheim.

Artikel 6 Geheimhouding

• 1.

  De leden, de adviseur(s), de Gedeputeerde(n) en de secretaris hebben volstrekte geheimhoudingsplicht omtrent hetgeen direct of indirect aan hen mondeling of schriftelijk ter kennis is gebracht.

• 2.

  De voorzitter en de secretaris van de commissie zien erop toe dat aan geheimhouding wordt voldaan.

• 3.

  Ten aanzien van al hetgeen door de commissie aan Provinciale Staten wordt overlegd, medegedeeld of anderszins ter kennis wordt gebracht geldt voor Provinciale Staten, alsmede voor de afzonderlijke leden van Provinciale Staten, de Gedeputeerde en de commissaris van de Koning een volstrekte geheimhoudingsplicht.

• 4.

  De behandeling van de in lid 3 van dit artikel bedoelde stukken, gegevens of informatie door Provinciale Staten zal steeds achter gesloten deuren plaatsvinden. De verslagen van deze vergaderingen zijn geheim.

• 5.

  De geheimhoudingsverplichtingen die krachtens deze verordening gelden, of zullen komen te gelden, blijven onverminderd van kracht na ontbinding van de commissie en na het vervallen van deze verordening.

Artikel 7 Besluitvorming

• 1.

  De commissie besluit bij de voorbereiding van de aanbeveling bij meerderheid van de uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem heeft.

• 2.

  Bij het staken van de stemmen bij de uit te brengen bevindingen wordt het nemen van de beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen.

• 3.

  De commissie streeft naar unanimiteit.

• 4.

  Het verslag van de commissie wordt bij meerderheid van stemmen vastgesteld. In het verslag kunnen leden van de commissie blijk geven van minderheidsstandpunten.

Artikel 8 Aanbeveling

• 1.

  De aanbeveling inzake de herbenoeming van de commissaris van de Koning is openbaar met ingang van het moment waarop deze door Provinciale Staten als zodanig is vastgesteld.

• 2.

  De bij de aanbeveling behorende stukken, alsmede de overige stukken, gegevens of informatie waarop Provinciale Staten de aanbeveling hebben gebaseerd, blijven onverminderd geheim overeenkomstig het dienaangaande in de onderhavige verordening is bepaald.

Artikel 9 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 10 Ontbinding van de commissie

De commissie wordt geacht ontbonden te zijn met ingang van de dag volgende op de dag waarop aan Provinciale Staten door de Minister bekend is gemaakt dat de voordracht van de Minister door een Koninklijk Besluit is gevolgd.

Artikel 11 Archivering

• 1.

  De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat alle door de commissie opgemaakte stukken, alsmede de overige stukken die op grond van de Archiefwet of naar oordeel van de voorzitter van de commissie voor archivering in aanmerking komen, na ontbinding van de commissie onverwijld in verzegelde enveloppen, voorzien van een duidelijk aanduiding ‘GEHEIM’ worden overgebracht naar de krachtens de Archiefwet door Provinciale Staten aangewezen archiefbewaarplaats.

• 2.

  Van de in het eerste lid bedoelde overbrenging wordt een verklaring van overbrenging volgens artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 opgemaakt.

• 3.

  In de verklaring als bedoeld in het tweede lid wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, eerste lid, onder a en c, van de Archiefwet gestelde beperkingen van openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.

• 4.

  Indien voor de uitvoering van het bepaalde in de leden 1 tot en met 3 de tussenkomst van het college van Gedeputeerde Staten in haar hoedanigheid van zorgdrager als bedoeld in de Archiefwet 1995 vereist is, verleent zij daaraan volledig en onverkort haar medewerking. Wanneer dit noodzakelijkerwijze met zich mee mocht brengen dat de enveloppen aan het college van Gedeputeerde Staten dienen te worden overgedragen, zal het dit college niet zijn toegestaan te openen.

• 5.

  Alle stukken die door of vanwege de commissie zijn opgemaakt of aan haar zijn toevertrouwd en niet voor archivering in aanmerking komen, worden door de voorzitter en de secretaris in gezamenlijkheid vernietigd, dan wel worden geretourneerd aan degenen die deze stukken hebben verschaft.

Artikel 12 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: "Verordening Vertrouwenscommissie herbenoeming commissaris van de Koning in Zeeland 2018".