Verordening auditcommissie gemeente Reusel-De Mierden 2018

Artikel 2 Instelling en taken commissie

• 1. Er is een auditcommissie;

• 2. De commissie heeft tot taak:

• a.

  het adviseren van de raad over onderwerpen betreffende de financiële functie en de (stukken van de) P&C-cyclus en het daartoe voeren van overleg met het college;

• b.

  de procedure tot periodieke selectie en aanwijzing van een accountant voor te bereiden en aan de raad een advies uit te brengen ten aanzien van die aanwijzing;

• c.

  het voeren van overleg met en het zijn van aanspreekpunt voor de accountant;

• d.

  het adviseren van de raad over de door de accountant uitgebrachte rapporten;

• e.

  het mede voorbereiden van:

  • •

    de vaststelling van het Controleprotocol en het Normenkader en het benoemen van eventuele speerpunten;

  • •

    de behandeling van de Jaarstukken met inbegrip van het Rapport van Bevindingen van de accountant;

  • •

    de vaststelling van de Jaarrekeningen;

• f.

  het voorbereiden van de uitoefening van de taken van de raad als bedoeld in de verordening ex artikel 213, lid 1 Gemeentewet.

Artikel 3 Samenstelling

• 1. De raad benoemt de leden die zitting hebben in de commissie en benoemt uit die leden de voorzitter en diens plaatsvervanger;

• 2. De commissie bestaat uit minimaal 2 en maximaal 4 raadsleden en/of duoleden, met dien verstande dat tenminste de helft van de commissie uit raadsleden bestaat;

• 3. De zittingsperiode eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad;

• 4. Hij/zij die ophoudt raadslid of duolid te zijn kan geen lid meer zijn van de auditcommissie;

• 5. De commissie kan zich laten bijstaan door de concerncontroller, medewerkers en de griffier of diens plaatsvervanger en kan de portefeuillehouder verzoeken ter vergadering een toelichting te geven;

• 6. De accountant treedt op verzoek van de commissie op als externe adviseur van de commissie. De commissie kan deskundigen als externe adviseur aan een vergadering laten deelnemen.

Artikel 5 Verslag

• 1. Een commissiegriffier draagt zorg voor verslagen van vergaderingen.

• 2. Uit een verslag blijkt in ieder geval:

• a.

  de namen van de commissievoorzitter, de griffier, de commissiegriffier, de burgemeester, de wethouders en de commissieleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;

• b.

  een aantekening van welke commissieleden afwezig waren;

• c.

  een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

• d.

  een zakelijke samenvatting van het gesprokene met vermelding van de namen van de sprekers;

• e.

  een samenvatting van het advies aan de raad met vermelding van de namen van de commissieleden die mededeling hebben gedaan van hun goed- of afkeuring en met aantekening van de namen van de commissieleden die zich niet hebben uitgelaten, en

• f.

  bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van artikel 14 door de raadscommissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

• 3. Een conceptverslag wordt gelijktijdig met de verzending aan de commissieleden verzonden aan de overige personen die het woord hebben gevoerd in de vergadering waarop het betrekking heeft.

• 4. Vastgestelde verslagen worden ondertekend door de commissievoorzitter en commissiegriffier.

• 5. Elektronisch beschikbare verslagen worden op de website van de gemeente geplaatst.

Artikel 6 Werkwijze

• 1. De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie en voor het naleven van de verordening en hij leidt de vergaderingen;

• 2. De griffier verzorgt het secretariaat.

Artikel 7 Vergaderingen

• 1. De vergaderingen zijn openbaar;

• 2. De commissie vergadert tenminste 2 keer per jaar of zo veel zij nodig acht voor een goede uitoefening van haar taak;

• 3. Als minder dan de helft van het aantal leden van de commissie aanwezig is, wordt de vergadering niet gehouden en wordt zo spoedig mogelijk een nieuwe vergadering belegd;

• 4. De voorzitter bepaalt in overleg met de griffier de conceptagenda van de vergadering;

• 5. De commissie stelt bij aanvang van de vergadering de definitieve agenda vast.