Permanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR607552
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR607552/1
Regeling Elektronisch verzenden van rechtspositionele besluiten SSC-ZL
Geldend van 25-01-2018 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 19-01-2017
Intitulé
Regeling Elektronisch verzenden van rechtspositionele besluiten SSC-ZLHet Bestuur van het Shared Service Center Zuid-Limburg;
OVERWEGING
gelet op het bepaalde in het artikel 13 van de Gemeenschappelijke regeling Shared Service Center Zuid-Limburg;
mede gelet op artikel 125, 1ste lid onder n van de Ambtenarenwet;
mede gelet op het advies van de Bijzondere Ondernemingsraad;
BESLUIT
vast te stellen de navolgende regeling: Regeling Elektronisch verzenden van rechtspositionele besluiten SSC-ZL.
Beleidsinhoud
Met de Regeling Elektronisch verzenden van rechtspositionele besluiten SSC-ZL wordt geregeld dat conform de Ambtenarenwet (artikel 125, 1ste lid onder n) rechtspositionele besluiten elektronisch worden verzonden; dit uitgezonderd het aanstellingsbesluit en ontslagbesluit.
Artikel 1 Begripsomschrijving
Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder:
-
a. Medewerker: de ambtenaar in de zin van de Arbeidsvoorwaardenregeling SSC-ZL, alsmede de personen die anderszins in dienst van de het SSC-ZL werkzaamheden verrichten.
-
b. Rechtspositionele besluiten: alle besluiten die op grond van de Arbeidsvoorwaardenregeling SSC-ZL of andere wettelijke regelingen ten aanzien van de rechtspositie van een medewerker kunnen worden genomen, met uitzondering van aanstellingsbesluiten en ontslagbesluiten.
-
c. ICT-middelen: alle huidige en toekomstige elektronische communicatie faciliteiten en ICT-apparatuur
-
d. Elektronisch verzenden: versturen door middel van ICT-middelen van een signaal dat de medewerker een rechtspositioneel besluit in een beveiligde omgeving, bij voorkeur via het eigen portal, kan inzien en/of downloaden.
-
e. Het bestuur: Het bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling SSC-ZL.
Artikel 2 Elektronisch verzenden van rechtspositionele besluiten
-
1. Rechtspositionele besluiten kunnen uitsluitend elektronisch worden verzonden door of namens het bestuur.
-
2. Het bestuur draagt er zorg voor dat iedere medewerker een eigen e-mailadres ter beschikking krijgt.
-
3. Het bestuur treft beveiligingsmaatregelen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens die worden verwerkt juist en nauwkeurig zijn.
-
4. Het bestuur treft beveiligingsmaatregelen ter voorkoming van verlies of onrechtmatige verwerking.
Artikel 3 Onvoorziene gevallen
In afwijking van artikel 2, lid 1 kunnen rechtspositionele besluiten in onvoorziene gevallen ook anderszins worden verzonden door of namens het bestuur.
Artikel 4 Slotbepalingen
Deze regeling kan worden aangehaald als "Regeling Elektronisch verzenden van rechtspositionele besluiten" en treedt in werking op 19 januari 2017.
Ondertekening
Aldus vastgesteld in de vergadering van het bestuur van 19 januari 2017
De directeur,
W. Lousberg
De voorzitter,
J. Aarts
Toelichting bij de Regeling
Wettelijke basis voor deze regeling is artikel 125, n Ambtenarenwet. Het aanstellings- en ontslag besluit zijn van elektronische verzending uitgesloten vanwege de aard en impact van deze besluiten. Het SSC-ZL zorgt dat er voldoende voorzieningen zijn voor alle medewerkers, ook die zonder werkcomputer, om van digitaal verzonden besluiten kennis te nemen.
Gebruikers van de e-HRM webportaal kunnen zelf aangeven of zij via hun zakelijk of privé emailadres notificaties willen ontvangen. Standaard is het zakelijk e-mailadres ingesteld. Iedere medewerker kan zelf een privé e-mailadres instellen.
Per e-mail zal worden bekend gemaakt dat de betrokken medewerker via zijn eigen portal (met wachtwoord) kennis kan nemen van een rechtspositioneel besluit; deze e-mails zullen met de opvolgingsvlag privé worden verzonden zodat verzekerd is dat alleen de betrokkene zelf deze emailpost kan lezen (en degenen die ze eventueel voor privé-berichten hebben gemachtigd). Dus het is niet zo dat medewerkers berichten daadwerkelijk toegezonden zullen krijgen. Zij krijgen per e-mail een signalering, waarna zij in een beveiligde omgeving -via het eigen portal- het besluit kunnen inzien en/of downloaden. In de eigen webportaal kan de medewerker een functie instellen om op het moment waarop de digitale loonstrook beschikbaar is, een signaal te ontvangen via e-mail.
De dag waarop het e-mailbericht of de e-mailsignalering verstuurd wordt, is de dag waarmee gerekend dient te worden ter bepaling van de termijn waarbinnen tegen een rechtspositioneel besluit bezwaar gemaakt kan worden. Artikel 6:8 Awb bepaalt dat de termijn voor het indienen van een bezwaar of beroepschrift aanvangt met ingang van de dag na die waarop het besluit op de voorgeschreven wijze is bekend gemaakt. In artikel 3:41, lid 1, Awb staat dat bekendmaking van besluiten geschiedt door toezending of uitreiking aan de belanghebbende, onder wie begrepen de aanvrager. Dus de toezending per e-mail geldt als een bekendmaking in de zin van artikel 3:41 Awb ook al is geen sprake van verzending van het besluit zelf, maar van een e-mailmelding dat er ergens op het internet of intranet een besluit in te zien en te downloaden valt. Artikel 2:17 lid 1 van de AWB is van toepassing: als tijdstip waarop een bericht door een bestuursorgaan elektronisch is verzonden, geldt het tijdstip waarop het bericht toegankelijk wordt voor de geadresseerde, nu het bestuursorgaan en de geadresseerde gebruik maken van hetzelfde systeem voor gegevensverwerking. Wanneer een medewerker echter heeft aangegeven dat zijn privé e-mailadres moet worden gebruikt geldt het tijdstip waarop het bericht een systeem voor gegevensverwerking bereikt waarvoor het bestuursorgaan geen verantwoordelijkheid draagt.
Toelichting bij enkele artikelen
Artikel 1. De signalering als bedoeld in artikel 1,d zal zo mogelijk met de opvolgingsvlag privé worden verzonden zodat verzekerd is dat alleen de medewerker zelf deze e-mailpost kan lezen (en degene die eventueel voor het lezen van privé-berichten is gemachtigd).
Artikel 2. Het woordje "uitsluitend" maakt dat een medewerker met een eigen zakelijk emailadres niet kan weigeren om een rechtspositioneel besluit elektronisch toegezonden te krijgen.
Het betekent niet dat alle rechtspositionele besluiten alleen maar elektronisch kunnen worden toegezonden. In de marsroute van e-HRM wordt deze wijze van verzenden voor de besluiten die daarvoor in aanmerking komen, geëffectueerd.
Artikel 3. Wanneer bijzondere omstandigheden dit wenselijk maken kunnen rechtspositionele besluiten via de post worden verzonden, bijvoorbeeld bij aangetekende brieven, brieven aan de gemachtigde van een medewerker of aan een zieke medewerker waarvan geen privé e-mailadres bekend is.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl