Reglement van Orde Rekenkamer Kapelle

Reglement van orde van de gemeentelijke rekenkamer van Kapelle

• Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

• Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

• a.

  Rekenkamer: de Rekenkamer van de gemeente Middelburg en de rekenkamer Vlissingen en de rekenkamer van de gemeente Kapelle;

• b.

  Voorzitter: de bestuurder van de Rekenkamer die als zodanig is benoemd door de raad, of diens vervanger;

• c.

  Leden: de leden van de Rekenkamer die als zodanig zijn benoemd door de raad;

• d.

  Externe onderzoekers: personen die door de Rekenkamer zijn ingehuurd voor advies,

uitvoering of medewerking met betrekking tot een Rekenkameronderzoek;

• Artikel 2 De Rekenkamer

  • a.

    De Rekenkamer bestaat uit een voorzitter en vijf leden.

  • b.

    De Rekenkamer is verantwoordelijk voor de taken zoals op grond van de Gemeentewet

  • c.

    De voorzitter is belast met:

  • o

    het leiden van de vergadering

  • o

    het doen naleven van dit regelement

  • o

    het woordvoerderschap van de Rekenkamer

  • d.

    De voorzitter is voorts verantwoordelijk voor de aansturing van de Rekenkamer

  • e.

    Bij of krachtens dit reglement kan de Rekenkamer één of meer taken mandateren aan de voorzitter, de leden .

  • f.

    Bij verhindering of ontstentenis van de voorzitter wordt het voorzitterschap waargenomen door één van de leden als plaatsvervangend voorzitter. Deze plaatsvervangende voorzitter wordt aangewezen door de voorzitter.

• Artikel 3 Externe medewerkers

  • a.

    Indien de rekenkamer besluit om onderzoek uit te besteden aan externen, dan vindt dit onderzoek plaats onder verantwoordelijkheid van de voorzitter;

  • b.

    Indien stagiaires meewerken aan een onderzoek van de Rekenkamer, dan wordt hiervoor een apart contract opgesteld en vinden de werkzaamheden plaats onder verantwoordelijkheid van de voorzitter.

    Hoofdstuk 2 Werkwijze en bevoegdheden

    Artikel 4 Werkwijze en bevoegdheden van de Rekenkamer

    De rekenkamer legt haar werkwijze vast in een document en zorgt voor actualisering van de werkwijze indien hier noodzaak toe is.

    Artikel 5 Gedragscode

    a.In gevallen waarbij sprake kan zijn van belangenverstrengeling of de schijn van

    belangenverstrengeling kan optreden, zal het betreffende lid zich niet met het onderzoek bezighouden.

    • b.

      De leden van de Rekenkamer zijn verplicht om nevenfuncties openbaar te maken en te melden bij de voorzitter en de raadsgriffier;

    • c.

      Leden van de Rekenkamer, alsmede anderen die meewerken aan of ingehuurd zijn voor uitvoering van onderzoek door de rekenkamer zijn gehouden aan geheimhouding over wat er in de vergaderingen besproken wordt en over de lopende onderzoeken. Zij onthouden zich van uitspraken over lopende onderzoeken tegenover eventuele belanghebbenden (raad, college, ambtenaren, burgers, media).

Hoofdstuk 3 Vergaderingen en communicatie

Artikel 6 Vergaderingen

a. De Rekenkamer vergadert in principe één maal per maand of zoveel vaker (of minder vaak) als nodig is voor de uitvoering van de werkzaamheden;

b. De vergaderingen van de Rekenkamer zijn niet openbaar, tenzij de Rekenkamer anders beslist;

c. Voor iedere vergadering wordt een agenda door de voorzitter gemaakt of door diegene die door de voorzitter hiertoe gemandateerd is. Deze agenda wordt ruim van tevoren voorafgaand aan de vergadering aan de leden verstuurd. Bijgaande stukken worden in principe een week van tevoren door de leden ontvangen. In spoedeisende gevallen kan van deze termijn worden afgeweken;

d. Bij aanvang van de vergadering stelt de voorzitter de agendapunten vast. Op verzoek van een lid kan een punt worden toegevoegd aan of afgevoerd van de agenda.

e. Van iedere vergadering wordt bij toerbeurt een kort verslag gemaakt;

f. Besluiten worden in principe in de voltallige rekenkamervergadering genomen, waarbij besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen. Bij het staken van de stemmen beslist de voorzitter. Indien nodig wordt in het verslag melding gemaakt van een minderheidsstandpunt. Om bindende besluiten te kunnen nemen dienen in ieder geval de (plaatsvervangende) voorzitter en één van de twee leden aanwezig te zijn. De leden van de Rekenkamer dragen het standpunt van de Rekenkamer uit.

• Artikel 7 Externe communicatie en samenwerking

• 1.

  De missie, werkwijze, functie, samenstelling en het reglement van orde van de Rekenkamer worden openbaar toegankelijk gemaakt via het internet, sites van de gemeenten en overige vormen van publicatie;

• 2.

  Per onderzoek wordt door de Rekenkamer bepaald hoe de resultaten extern worden gecommuniceerd, waarbij in ieder geval het volgende geldt:

  • a.

    Bij het verschijnen van een onderzoeksrapport maakt de Rekenkamer de resultaten eventueel met een persbericht openbaar;

  • b.

    In navolging van artikel 2c is de voorzitter van de Rekenkamer woordvoerder als het erom gaat informatie te verstrekken over het verloop en de uitkomsten van onderzoek, tenzij krachtens artikel 2f een ander lid van de Rekenkamer de rol van woordvoerder op zich kan nemen;

  • c.

    De leden nemen geen afstand van een eenmaal uitgebracht rapport.

• 3.

  Het onderzoeksprogramma en de onderzoeksrapporten worden via het internet digitaal beschikbaar gesteld;

• 4.

  De leden van de Rekenkamer onthouden zich buiten de vergaderingen van de Rekenkamer altijd van uitspraken over de gedane bevindingen aangaande het onderwerp van lopend onderzoek door de Rekenkamer;

• 5.

  De Rekenkamer zal samenwerking van en met Rekenkamers in regionaal verband bevorderen met als doel de kennis en ervaring over het Rekenkamerwerk op een hoger plan te brengen.

Hoofdstuk 4 De onderzoeken

Artikel 8 Het onderzoeksprogramma

• a.

  De Rekenkamer stelt ieder jaar een onderzoeksprogramma op en stelt dit uiterlijk in maart vast voor het komende jaar;

• b.

  Uiterlijk 1 april biedt de Rekenkamer dit onderzoeksprogramma aan aan de raad;

• c.

  De Rekenkamer maakt haar onderzoeksprogramma openbaar op haar website.

• d.

  In geval van urgentie kan het onderzoeksprogramma lopende het jaar worden aangevuld met grotere of kleinere onderzoeken en kan de planning van de lopende onderzoeken worden gewijzigd.

Artikel 9 Onderwerpselectie

• a.

  Conform artikel 182 van de Gemeentewet bepaalt de Rekenkamer zelf welke onderwerpen zij onderzoekt, op welke wijze en op welk moment zij dat doet.

• b.

  Zowel de raad, als andere instellingen, als de burgers van kunnen voorstellen voor onderzoek indienen bij de Rekenkamer, maar het is aan de Rekenkamer om te beslissen welke onderzoeken uitgevoerd worden. In geval van aantoonbare urgentie kunnen ook gedurende het jaar door de Raad verzoeken bij de Rekenkamer worden ingediend. De Rekenkamer bericht de raad binnen twee weken of en in hoeverre aan een verzoek zal worden voldaan. Indien de Rekenkamer niet aan het verzoek van de raad voldoet, zal zij de afwijzing motiveren. Ook als voorstellen van anderen voor onderzoek niet ingewilligd (kunnen) worden door de Rekenkamer, geeft de Rekenkamer beargumenteerd aan waarom niet;

• c.

  Jaarlijks wordt de raad in oktober opgeroepen om voorstellen voor onderzoek in te dienen bij de Rekenkamer. Hiertoe komt de rekenkamer langs in de fractie-overleggen;

• d.

  Bij de keuze van de onderwerpen voor onderzoek door de Rekenkamer zijn verschillende zaken van belang. De Rekenkamer stelt prioriteiten ten aanzien van de onderwerpen en het soort onderzoek op grond van de Gemeentewet, de eigen taakopvatting, de beschikbare onderzoekscapaciteit en het beschikbare budget. Een onderwerp moet passen binnen de taakopdracht van de Rekenkamer en bijdragen aan de missie van de Rekenkamer. Gedurende het jaar wordt een groslijst van potentiële onderzoeksonderwerpen bijgehouden. Naar deze onderwerpen kan lopende het jaar een oriënterend onderzoek worden gestart, eventueel met het oog op een te starten groter onderzoek in het komende jaar.

• e.

  De volgende criteria spelen een rol bij de onderwerpselectie:

• -

  Maatschappelijke relevantie;

• -

  Het onderwerp dient een (potentieel) leereffect te hebben;

• -

  Financieel, organisatorisch of bestuurlijk belang;

• -

  Twijfel over de kwaliteit van de informatievoorziening aan de Raad;

• -

  Twijfel over de doeltreffendheid, de doelmatigheid en/of de rechtmatigheid;

• -

  Het onderzoek dient een toegevoegde waarde te hebben.

• f.

  Verder dienen rekenkameronderzoeken te voldoen aan de volgende randvoorwaarden:

• -

  Het moet haalbaar zijn in de tijd;

• -

  Het moet passen in het budget van de Rekenkamer;

• -

  Er moet een normenkader beschikbaar zijn waaraan getoetst kan worden;

• -

  Het moet bijdragen aan de variatie in onderwerpen en gemeentelijke sectoren diebetrokken zijn bij het onderwerp van onderzoek.

• -

  Artikel 10 Kwaliteitseisen uitvoering onderzoek

  De Rekenkamer is gehouden de volgende kwaliteitseisen te hanteren voor de uitvoering van haar onderzoeken:

  a.Objectiviteit:

  Er moet zoveel mogelijk gestreefd worden naar waardevrije eigenschappen, kenmerken of uitspraken. Dat eigen gevoel of voorkeur de waarnemingen beïnvloeden, moet verder worden beperkt door vanuit verschillende invalshoeken naar onderzoeksonderwerpen te kijken.

  b.Onderbouwing:

  De onderzoeksresultaten dienen door controleerbare gegevens te worden onderbouwd en keuzen moeten steeds geëxpliciteerd en beargumenteerd worden.

  c.Consistentie:

  De onderzoeksresultaten en conclusies moeten onweerlegbaar zijn;

  • d.

    Zorgvuldigheid

    Hoor en wederhoor moet consequent worden toegepast.

  • e.

    Controleerbaarheid (extern):

  De onderzoeksresultaten kunnen, indien gewenst door derden, worden getoetst

  f.Onafhankelijkheid:

  De leden doen hun werkzaamheden zonder last of ruggespraak; Mocht dit dreigen, dan zal het betreffende lid niet deelnemen aan het onderzoek.

  g.Doelmatigheid of efficiency:

  het streven om met een zo beperkt mogelijke inzet van de beschikbare middelen het gewenste resultaat te bereiken, door een heldere afbakening van de werkzaamheden, een doelgerichte uitvoering en een juiste afweging op kosten en baten;

  h.Informativiteit:

  Naast beleidsrelevant moet de informatie dusdanig bondig en toegankelijk zijn dat de raad en het college verbetering kunnen bewerkstelligen in het functioneren van de gemeente en/of het bevorderen van het lerend vermogen van de organisatie.

  Artikel 11 Start van het onderzoek

  • a.

    De Rekenkamer start ieder onderzoek met een verkenning van het onderzoeksterrein. Voorafgaand aan het onderzoek wordt een startnotitie opgesteld met de onderzoeksvraag, de onderzoeksopzet, het normenkader en de onderzoekplanning.

  • b.

    Bij de start worden de gemeenteraad en de ‘gecontroleerden’ geïnformeerd over de start en de opzet van het betreffende onderzoek. Hiertoe stuurt de Rekenkamer een aankondigingsbrief aan de raad, het college, de gemeentesecretaris c.q. de directieraad en indien van toepassing de directeur(en) van de betreffende dienst(en)/instelling(en). De rekenkamer zal daarin meestal vragen om een ambtenaar aan te wijzen als contactpersoon tijden het onderzoek.

  Artikel 12 Gegevensverzameling

  • a.

    De Rekenkamer heeft conform de Gemeentewet het recht op inzage van alle interne en externe gemeentelijke documentatie, voor zover zij dit nodig acht voor de vervulling van haar taak. Dit geldt ook als de uitvoering van beleid en/of de zorg voor de administratie aan derden is uitbesteed.

  • b.

    De Rekenkamer verkrijgt deze informatie door eigen onderzoek of krijgt deze op verzoek aangeleverd via het college van Burgemeester & Wethouders en de betreffende

  diensten/sectoren/instellingen. Aan de hand van de onderzoeksopzet worden afspraken gemaakt over het aanleveren van gegevens, welk type sleutelpersonen eventueel

  gesproken/geënquêteerd zullen worden en de planning van het onderzoek.

  • c.

    Indien de Rekenkamer het onderzoeksmateriaal en documentatie aanvraagt via het college van Burgemeester & Wethouders en de betreffende diensten/beleidssectoren gaat de Rekenkamer er vanuit dat alle benodigde documenten betrekking hebbende op het onderzoeksonderwerp aangeleverd worden door de betrokken diensten/beleidssectoren c.q. ‘gecontroleerden’.

  • d.

    Voor een goede weergave van het beleid en de uitvoering is het van groot belang dat de verstrekte informatie en documentatie zo volledig, duidelijk en inzichtelijk mogelijk is. De directie en ‘gecontroleerden’ worden hiervan op de hoogte gebracht.

  • e.

    De Rekenkamer onderhoudt indien nodig zelf contacten met de ambtelijk en/of extern betrokkenen.

  • f.

    De Rekenkamer gaat zorgvuldig om met de informatie die haar bij de uitvoering van haar taak ter kennis is gekomen. Indien informatie geheim of vertrouwelijk is, maakt de

  Rekenkamer uitsluitend gebruik van deze kennis als dit voor de vervulling van haar taak

  noodzakelijk is.

  Artikel 13 Hoor en wederhoor

  • a.

    Ter verificatie van de feiten worden de bevindingen uit de documentatie en de eventueel gehouden enquêtes/gesprekken voorgelegd aan de betreffende diensten en de geïnterviewden. Indien zaken aantoonbaar niet correct zijn weergegeven, zal de Rekenkamer dit aanpassen.

  • b.

    Na analyse van de documenten en de enquête/interviewresultaten zullen de bevindingen, de conclusies en de aanbevelingen in een conceptrapport worden vastgelegd.

  • c.

    Het conceptrapport wordt vervolgens voor hoor en wederhoor toegezonden aan het college van Burgemeester & Wethouders.

  • d.

    Aan het college van Burgemeester & Wethouders wordt gevraagd binnen 4 weken schriftelijk hun reactie te geven op de bevindingen en op de conclusies en aanbevelingen;

  • e.

    In het definitieve rapport zullen de binnengekomen reacties integraal (in een bijlage) worden opgenomen, gevolgd door een nawoord van de Rekenkamer waarin zij aangeeft wat zij met het wederhoorcommentaar heeft gedaan.

  Artikel 14 Openbaarheid, publicatie

  • a.

    Met de toezending van het definitieve rapport aan de gemeenteraad wordt het rapport openbaar.

  • b.

    Het rapport zal eventueel vergezeld gaan van een persbericht van de Rekenkamer.

  • c.

    Ten behoeve van de behandeling van het rapport in de raad voegt de Rekenkamer in samenspraak met de raadsgriffier een voorstel voor behandeling van het rapport toe en licht zij indien gewenst haar rapport toe bij de behandeling in de raadscommissies en/of de raad. Bij de behandeling van het rapport is met name van belang in hoeverre de raad de conclusies en aanbevelingen in het rapport overneemt.

  Artikel 15 Nazorg

  • a.

    Het ligt in de rede dat het college van Burgemeesters & Wethouders de raad na verloop van tijd informeert over de wijze waarop zij gevolg geeft aan de conclusies en aanbevelingen die door de raad zijn overgenomen.

  • b.

    Daarnaast zal ook de Rekenkamer zelf volgen of haar rapport voldoende benut wordt en of haar aanbevelingen uitgevoerd worden.

  • c.

    Zo nodig start de Rekenkamer zelf een vervolgonderzoek om vast te stellen of en in hoeverre de conclusies en aanbevelingen geïmplementeerd zijn en verbeteringen te constateren zijn.

    Hoofdstuk 5 Verantwoording

    Artikel 16 Evaluatie

    • a.

      De Rekenkamer beoordeelt zelf de geleverde kwaliteit van het onderzoek als onderdeel van de interne kwaliteitsbewaking.

    • b.

      Elke vier jaar houdt de rekenkamer een evaluatie via de raadgriffier bij de gemeenteraad.

    Artikel 17 Jaarverslag

    • a.

      De Rekenkamer brengt jaarlijks een jaarverslag uit. Hierin geeft de Rekenkamer weer welke onderzoeken zijn verricht, welke conclusies en aanbevelingen uit de onderzoeken zijn gekomen en verantwoordt de Rekenkamer haar bestedingen in het betreffende jaar. Ook komt in het jaarverslag aan de orde waartoe de behandeling van de rapporten in de raad heeft geleid, welke toezeggingen het College van B&W heeft gedaan en welke maatregelen de diensten/beleidssectoren/instellingen hebben genomen ter verbetering.

    • b.

      De Rekenkamer stelt uiterlijk op 1 april het jaarverslag vast en biedt dit uiterlijk in april aan de raad aan.

    Hoofdstuk 6 Algemene en slotbepalingen

    Artikel 18 Inwerkingtreding

    1.Dit reglement van orde, vastgesteld door de Rekenkamer in haar vergadering van januari 2017, treedt in werking met ingang van de eerste dag na kennisgeving aan de raad.

    Artikel 19 Bekendmaking

    1.De werkwijze en dit reglement van orde wordt ter kennisneming geplaatst op de website van de gemeente op de webpagina van de rekenkamer.

    Artikel 20 Citeertitel

    1.Dit reglement van orde wordt aangehaald als: reglement van orde Rekenkamer Middelburg of rekenkamer Vlissingen of rekenkamer Kapelle.