Verordening Rekening- & Auditcommissie 2008

Geldend van 01-08-2013 t/m heden

Intitulé

Verordening Rekening- & Auditcommissie 2008

Ia.RA

De raad van de gemeente Delft,

gelet op het voorstel van het presidium van 6 oktober 2008

gelet op het bepaalde in de artikelen 84 en 147 van de Gemeentewet

b e s l u i t :

vast te stellen:

Verordening Rekening- & Auditcommissie 2008

Artikel 1 De commissie

Ingesteld wordt een commissie genaamd: “Rekening- & Auditcommissie”.

Artikel 2 Taak

  • 1. De Rekening- & Auditcommissie (R&A-commissie) heeft als aandachtsgebied alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad.

  • 2. Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen de voorbereiding van de besluitvorming van de raad aangaande:

    • a)

      Jaarverslag en jaarrekening, financieel beheer en de follow up daarvan:

      • -

        het adviseren over de uitvoering en evaluatie van de verordening ex artikel 213 van de Gemeentewet, te weten de controle op het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie

      • -

        het adviseren over de vaststelling van een (gewijzigde) financiële beheersverordening (artikel 212 Gemeentewet)

      • -

        de aanwijzing van, op de wijze zoals omschreven in artikel 2 van de Controleverordening, alsmede zonodig het beëindigen van de relatie met, de accountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet;

      • -

        afstemmingsoverleg te zijn voor het jaarlijkse onderzoeksprogramma door de accountant, als bedoel in artikel 2, vierde lid van de Controleverordening (art. 213 Gemeentewet);

      • -

        het adviseren over (tussentijdse) rapportages en andere verslagen van de accountant;

      • -

        het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;

      • -

        het adviseren aan de gemeenteraad over de jaarrekening en het jaarverslag;

      • -

        het adviseren over de gemeentelijke planning- en controlcyclus, waarbij onder andere gebruikt wordt gemaakt van de input en feedback die vanuit de raadscommissie waarin de “middelen” worden behandeld;

      • -

        het bepalen van een standpunt over door het college toegezegde of door de raad vastgestelde verbeteringsacties op het gebied van de financiële verantwoording en de voortgang daarvan.

    • b)

      Doelmatigheid en doeltreffendheid:

      • -

        het adviseren over de uitvoering van en het evalueren van de verordening inzake de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door de gemeente gevoerde bestuur (artikel 213a Gemeentewet)

      • -

        het adviseren over de bevindingen uit periodieke onderzoeken van het college als bedoeld in de “Verordening periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur, van de gemeente Delft” (artikel 213a Gemeentewet);

    • c)

      Delftse Rekenkamer:

      • -

        als afstemmingsoverleg en klankbord te fungeren voor de Delftse Rekenkamer.

Artikel 3 Samenstelling

  • 1. De Rekening- & Auditcommissie bestaat uit maximaal één lid per fractie.

  • 2. De commissie bestaat uit tenminste vijf leden.

  • 3. De raad benoemt één van de raadsleden van de commissie tot voorzitter. De fractie die de commissievoorzitter levert, kan een extra lid voor de commissie voordragen.

  • 4. De Rekening- & Auditcommissie wijst uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter aan.

  • 5. Het lidmaatschap van de Rekening- & Auditcommissie vervalt aan het einde van de zittingsperiode van de raad, door het verlies van de hoedanigheid van raadslid of commissielid/niet-raadslid, door ontslagname of door een met redenen omkleed besluit van de raad.

  • 6. De griffier wijst uit de medewerkers van de griffie een commissiegriffier aan.

  • 7. Raadsleden en commissieleden/niet-raadsleden die niet benoemd zijn in de commissie kunnen in elke commissievergadering aan de beraadslaging deelnemen, na een verzoek daartoe aan de voorzitter.

Artikel 4 Vergaderingen en verslaglegging

  • 1. De Rekening- & Auditcommissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter dit nodig oordeelt of ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen.

  • 2. De voorzitter belegt de vergaderingen. Hij draagt er zorg voor dat de oproepingen - spoedeisende gevallen uitgezonderd - ten minste zeven dagen voor de vergadering aan de leden worden verzonden.

  • 3. De oproepingen vermelden datum, tijd, plaats en te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd aan de leden toegezonden.

  • 4. De vergaderingen en de in het tweede en derde lid bedoelde oproepingen en stukken worden ter openbare kennis gebracht.

  • 5. de vergaderingen zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

  • 6. de voorstellen, adviezen en besluiten van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

  • 7. van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt met daarin opgenomen: de aanwezigen, de besluiten en de adviezen van de commissie.

  • 8. de verslagen worden ter kennisname aangeboden aan de raad.

  • 9. de Rekening- & Auditcommissie stelt een vergaderschema en jaaragenda vast en zendt deze ter kennisname naar de raad.

Artikel 5 Wijze van advisering

  • 1. De commissie brengt haar adviezen aan de raad schriftelijk uit.

  • 2. Indien de commissie niet tot een eensluidend advies komt, wordt ook het van de meerderheid afwijkende standpunt ter kennisname van de raad gebracht.

Artikel 6 Bevoegdheden

  • 1. De Rekening- & Auditcommissie is bevoegd aan de raad over de in artikel 2 genoemde onderwerpen voorstellen uit te brengen voorzien van een ontwerp van de door de raad te nemen besluiten.

  • 2. In het kader van de uitoefening van haar in artikel 2 bedoelde taken is de Rekening- & Auditcommissie bevoegd:

    • a)

      zich tot een lid van het college te wenden ter verkrijging van alle stukken waarvan zij de kennis nodig acht voor haar werkzaamheden;

    • b)

      tot het voeren schriftelijk en mondeling overleg met een lid van het college;

    • c)

      externe deskundigen in te schakelen, indien hieraan kosten zijn verbonden geschiedt dit na toestemming van het presidium.

  • 3. De Rekening- & Auditcommissie kan een voorstel bij het presidium van de raad indienen om een externe deskundige de commissie van advies te laten dienen.

  • 4. De commissie krijgt op haar verzoek ambtelijke ondersteuning, als bedoeld in de verordening voorzieningen fracties, raads- en commissieleden.

Artikel 7 Openbaarheid

  • 1. De vergaderingen van de commissie worden in het openbaar gehouden.

  • 2. Aangelegenheden waarvan openbare behandeling zich niet verdraagt met een belang genoemd in artikel 10 van de Wet Openbaarheid van bestuur, alsmede door de voorzitter aangewezen aangelegenheden, worden voor het besloten deel van de vergadering geagendeerd.

  • 3. Van een vergadering met gesloten deuren wordt een afzonderlijk verslag gemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de commissie ander beslist.

  • 4. Over het behandelde in een besloten vergadering wordt door de leden en andere aanwezigen geheimhouding in acht genomen. Bij schending van de geheimhouding is artikel 21 van de Verordening op de Raadscommissies 2008 van toepassing.

Artikel 8 Onvoorzien

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 9 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking na publicatie met ingang van 1 januari 2009, op dezelfde datum wordt de Verordening Rekeningencommissie van 31 maart 2005 ingetrokken.

Artikel 10 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening Rekening- & Auditcommissie 2008.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 27 november 2008.

burgemeester

mr. drs. G.A.A. Verkerk

griffier

R.H. van Luyk

Gewijzigd bij raadsbesluit van 22 april 2010.
Laatstelijk gewijzigd bij raadsbesluit van 13 juni 2013. Bekendgemaakt 24 juli 2013.

TOELICHTING BIJ DE VERORDENING ‘REKENING- & AUDITCOMMISSIE 2008’

Toelichting artikel 2 Taak

Lid 3: De Rekening- & Auditcommissie is bevoegd de handelingen te verrichten die nodig zijn voor de werving en de selectie van of het beëindigen van de relatie met danwel het ontslag van de accountant als bedoeld in artikel 2, eerste lid onder a.

Toelichting artikel 3 Samenstelling

Lid 1: Elke fractie kan maximaal één lid aanwijzen voor de commissie; dit mag zowel een raadslid als een commissielid/niet-raadslid zijn. Er bestaat geen verplichting voor iedere afzonderlijke fractie om een vertegenwoordiger aan te wijzen voor de R&A-commissie. Ingeval van verhindering van het benoemde lid heeft een fractie de mogelijkheid gebruik te maken van een plaatsvervanger.

Lid 2: De commissie dient te bestaan uit minimaal vijf leden.

Lid 3: Bij een artikel 84-commissie is het mogelijk dat een commissielid/niet-raadslid de functie van voorzitter vervult. Het is denkbaar dat in de toekomst de commissie wordt omgevormd tot een gemeentelijke commissie, conform artikel 82 van de Gemeentewet. Dat zou betekenen dat enkel een raadslid de rol van voorzitter kan bekleden. In dat geval zal de verordening daar op worden aangepast.

Lid 6: Van het presidum zijn alleen voorzitters van raadscommissies ex artikel 82 van de Gemeentewet lid, dit impliceert dat de voorzitter van de R&A-commissie (ex artikel 84 van de Gemeentewet) geen formeel lid van het presidium kan zijn. Ook vanwege het afwijkende karakter van deze commissie en de andere vergaderfrequentie is de voorzitter van de R&A-commissie geen lid van het presidium van de raad. Dat laat onverlet dat in voorkomende gevallen de commissievoorzitter uiteraard wel kan voorstellen danwel uitgenodigd kan worden deel te nemen aan een vergadering van het presidium.

Toelichting artikel 4 Vergadering en verslaglegging

Leden 5 en 6: de motivatie voor geheimhouding moet haar grondslag vinden in artikel 7 van de verordening.

Toelichting artikel 6 Bevoegdheden Vergadering en verslaglegging

Lid 3: Een dergelijk verzoek voor extern advies wordt dan schriftelijk, kort inhoudelijk gemotiveerd en onder vermelding van de geraamde kosten bij het presidium aangeboden.

Lid 4. Deze ambtelijke bijstand kan bijvoorbeeld bestaan uit het verstrekken van informatie tijdens vergaderingen van de R&A-commissie.

Toelichting artikel 7 Openbaarheid

De deuren worden gesloten, wanneer een lid daarom verzoekt, of de voorzitter dit nodig oordeelt. De commissie beslist vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd.