Archiefverordening gemeente Hoorn 2015

Geldend van 30-12-2015 t/m heden

Intitulé

Archiefverordening gemeente Hoorn 2015

Zaaknummer: 1016204

De Raad van de gemeente Hoorn

  • -

    gelet op het voorstel 1016204 van het college van Burgemeester en Wethouders d.d. 18-08-2015

  • -

    gelet op artikelen 30, eerste lid, artikel 31 en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995 en zijn wijzigingen en de Gemeenschappelijke regeling West-Fries Archief, Regionaal Historisch Centrum voor West-Friesland uit 2011 geregistreerd met zaaknummer 11.19076;

besluit vast te stellen

Archiefverordening gemeente Hoorn 2015

Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders van de gemeente Hoorn voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, het aanwijzen en het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening gemeente Hoorn 2015).

Hoofdstuk I. Algemene bepalingen

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

a.

archiefbescheiden

:

documenten en andere informatieobjecten, ongeacht hun vorm overeenkomstig het gestelde in artikel 1, onder c, van de wet;

b.

archiefbewaarplaats

:

de overeenkomstig artikel 31 van de wet door burgemeester en wethouders aangewezen gemeentelijke archiefbewaarplaats;

c.

archiefruimte

:

een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging ingevolge artikel 12, eerste lid of 13, eerste lid, van de wet;

d.

beheerder

:

degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

e.

beheereenheid

:

een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel / organisatieonderdelen;

f.

de wet

:

de Archiefwet 1995;

g.

archivaris

:

overeenkomstig artikel 32 van de wet, de benoemde gemeentearchivaris;

h.

gemeenschappelijke regeling

:

de Gemeenschappelijke regeling Westfries Archief;

i.

gemeentelijke organen

:

de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1°, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;

j.

informatiesystemen

:

een samenhangend geheel van documentatie, mensen, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd;

k.

ordeningssysteem

:

een systeem van ordening van archiefbescheiden of archief-bestanddelen binnen een (deel van een) archief Informatiebestand.

Hoofdstuk II. De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden

Artikel 2

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 3

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s).

Artikel 4

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm of status.

Artikel 5

  • 1. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd gedurende de in de geldende gemeentelijke selectielijst vastgestelde bewaartermijn.

  • 2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, waar redelijkerwijze van kan worden aangenomen dat de bescheiden voor dezen als archiefbescheiden (ongeacht of deze voor vernietiging of blijvende bewaring bestemd zijn) in aanmerking komen.

Artikel 6

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 7

Burgemeester en wethouders stellen voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht vast in het Besluit Informatiebeheer.

Artikel 8

Het college doet verslag aan de raad in de jaardocumenten onder de paragraaf ‘Interbestuurlijk toezicht’ omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet.

Artikel 9

Burgemeester en wethouders bevorderen /zien erop toe dat bij deelname door de gemeente in privaatrechtelijke rechtspersonen die overheidstaken uitvoeren, het beheer van de archiefbescheiden bij deze rechtspersoon zoveel mogelijk geschiedt in overeenstemming met de bepalingen van de wet.

Hoofdstuk III Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Artikel 10

De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.

Artikel 11

De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek (of vergelijkbaar niveau) als bedoeld in artikel 22 van de wet.

Artikel 12

  • 1. De beheerders verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

  • 2. De archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden, de ruimten en informatiesystemen waarin deze zich bevinden.

Artikel 13

De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders en, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. De archivaris geeft daar naar zijn oordeel aan, welke voorzieningen in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Artikel 14

De beheerders doen aan de archivaris tijdig mededeling van tenminste het voornemen tot:

  • a.

    opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

  • b.

    bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefbewaarplaats respectievelijk archiefruimte;

  • c.

    verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

  • d.

    ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering, conversie, migratie of emulatie van een informatiesysteem;

  • e.

    voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

  • f.

    vervanging door reproducties, teneinde de originele bescheiden te vernietigen, conform artikel 7 van de wet.

Artikel 15

De archivaris doet eenmaal per twee jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.

Hoofdstuk IV Slotbepalingen

Artikel 16

De Archiefverordening gemeente Hoorn 1998 wordt ingetrokken.

Artikel 17

Deze verordening treedt in werking de dag na bekendmaking in het gemeenteblad.

Artikel 18

Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente Hoorn 2015.

Ondertekening

Vastgesteld in de vergadernig van de raad van de gemeente Hoorn d.d. 15 september 2015
de griffier, de voorzitter,