Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Velsen

Geldend van 13-03-2014 t/m heden

Intitulé

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Velsen

1. Inleidende bepalingen

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • Afdeling:

  • Elke eenheid als zodanig door het college aangewezen.

  • Administratie:

  • Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Velsen en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

2. Begroting en verantwoording

Artikel 2. Programma-indeling

  • 1.

    De raad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor de komende raadsperiode vast.

  • 2.

    De raad stelt op voorstel van het college per programma relevante indicatoren vast voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijk beleid.

Artikel 3. Planning en Controlcyclus

Voor aanvang van een begrotingsjaar wordt in onderling overleg tussen college en raad een overzicht opgesteld met daarin in elk geval de data voor het aanbieden door het college en het vaststellen door de raad van de jaarstukken, de perspectiefnota, de bestuursrapportages en de begroting met de meerjaren-raming.

Artikel 4. Inrichting begroting en jaarstukken

  • 1.

    Bij de begroting wordt een overzicht gegeven van de productenraming ingedeeld naar programma’s en bij de jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de productenrealisatie ingedeeld naar programma's.

  • 2.

    Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per programma het benodigde investeringskrediet weergegeven.

  • 3.

    In de jaarstukken wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investerings-kredieten weergegeven.

  • 4.

    De begroting en de jaarstukken bevatten naast de verplichte paragrafen, de paragrafen Subsidies, Investeringen en een paragraaf Informatiemanagement.

Artikel 5. Kaders ontwerpbegroting

  • 1.

    Het college biedt aan de raad een Perspectiefnota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de ontwerpbegroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. De raad stelt deze nota vast.

  • 2.

    De ramingen van onderhoudsbudgetten in de ontwerpbegroting worden gebaseerd op de meerjarige onderhoudsbeleidsplannen zoals die door de raad zijn vastgesteld.

Artikel 6. Autorisatie begroting, investeringskredieten en begrotingswijzigingen

De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en baten per hoofddoelstelling van de programma’s, zijnde een of meer collegeproducten; tevens autoriseert de raad met het vaststellen van de begroting de totale lasten en baten inzake de algemene dekkingsmiddelen.

  • 1.

    Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

  • 2.

    Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college vooraf bij het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan de raad voor.

  • 3.

    In de begroting wordt één post onvoorzien opgenomen. Het college is bevoegd onvoorziene, onuitstelbare, onvermijdelijke uitgaven ten laste van deze post te doen. In de eerstvolgende rapportage wordt de raad hierover geïnformeerd en wordt gevraagd de begroting te wijzigen.

  • 4.

    De raad stelt jaarlijks een subsidieplafond vast.

  • 5.

    Bij de behandeling van de bestuursrapportages in de raad doet het college voorstellen voor wijziging van de geautoriseerde budgetten en investeringen en bijstelling van het beleid.

Artikel 7. Bestuursrapportage

  • 1.

    Het college informeert de raad door middel van minimaal twee bestuursrapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente over het begrotingsjaar.

  • 2.

    Het college zorgt ervoor dat in ieder geval een bestuursrapportage uiterlijk 2 weken vóór bespreking van de begroting van het volgende jaar beschikbaar is voor de raad.

  • 3.

    De bestuursrapportage bevat een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:

    • a. de baten en lasten van de hoofddoelstellingen van de programma’s;

    • b. het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen;

    • c. het resultaat voor bestemming volgend uit de onderdelen a en b;

    • d. de beoogde toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;

    • e. het resultaat na bestemming, volgend uit de onderdelen c en d, alsmede een realisatie en raming van de productenrealisatie en de realisatie en raming van de uitputting van de investerings- kredieten.

  • 4.

    De bestuursrapportage bevat een toelichting van de financiële afwijkingen per autorisatie die een bedrag van € 25.000 te boven gaan waarbij het salderen van afwijkingen niet is toegestaan.

Artikel 8. Informatieplicht

Het college informeert de raad en vraagt toestemming voorafgaand aan het aangaan van een financiële verplichting met een verbonden partij, indien de financiële consequenties nog niet in de begroting zijn opgenomen.

3. Financieel beleid

Artikel 9. Waardering en afschrijving vaste activa

Het college draagt zorg voor een actuele, door de raad vastgestelde, nota Investeren en afschrijven.

  • 1.

    Om de vier jaar biedt het college een evaluatie van (de uitvoering van) de nota aan, met daarin een voorstel tot aanpassing of handhaving van de bestaande nota.

  • 2.

    De nota bevat het beleid ten aanzien van de investeringen en afschrijvingen.

  • 3.

    De nota bevat een afschrijvingstabel die wordt gehanteerd bij het afschrijven van de investeringen.

Artikel 10. Reserves en voorzieningen

  • 1.

    Het college draagt zorg voor een actuele, door de raad vastgestelde nota Reserves en voorzieningen.

  • 2.

    Om de vier jaar biedt het college een evaluatie van (de uitvoering van) de nota aan, met daarin een voorstel tot aanpassing of handhaving van de bestaande nota.

  • 3.

    De nota geeft beleidsregels over reserves en voorzieningen.

  • 4.

    In de nota wordt de toerekening en verwerking van rente over de reserves vastgelegd.

Artikel 11. Grondbeleid

  • 1.

    Het college draagt zorg voor een actuele, door de raad vastgestelde nota Grondbeleid.

  • 2.

    Om de vier jaar biedt het college een evaluatie van (de uitvoering van) de nota aan, met daarin een voorstel tot aanpassing of handhaving van de bestaande nota.

  • 3.

    In de nota wordt in deelnota’s aandacht besteed aan:

    • a. de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de gemeente;

    • b. de uitgangspunten voor prijsstelling van de verkoop van gronden; deze deelnota wordt tweejaarlijks geactualiseerd.

Artikel 12. Nota’s vastgoedbeleid

  • 1.

    Het college draagt zorg voor een actueel, door de raad vastgestelde nota Vastgoedbeleid aan. Om de vier jaar biedt het college een evaluatie van (de uitvoering van) de nota aan, met daarin een voorstel tot aanpassing of handhaving van de bestaande nota.

  • 2.

    In de nota wordt in deelnota’s aandacht besteed aan:

    • a. het beheer van het vastgoed van de gemeente;

    • b. de uitgangspunten voor prijsstelling van de huurprijzen van het gemeentelijk vastgoed, deze deelnota wordt elke twee jaar geactualiseerd.

Artikel 13. Treasurystatuut

  • 1.

    Het college draagt zorg voor een actuele, door de raad vastgestelde Treasurystatuut. Om de vier jaar biedt het college een evaluatie van (de uitvoering van) het Treasurystatuut aan, met daarin een voorstel tot aanpassing of handhaving van de bestaande nota.

  • 2.

    De nota behandelt:

    • a. uitzetten van overtollige geldmiddelen;

    • b. aantrekken van financiering;

    • c. het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s.

Artikel 14. Afwijkingenbeleid

  • 1.

    Het college draagt zorg voor een actueel, door de raad vastgestelde nota Afwijkingenbeleid. Om de vier jaar biedt het college een evaluatie van (de uitvoering van) het Afwijkingenbeleid aan, met daarin een voorstel tot aanpassing of handhaving van de bestaande nota.

  • 2.

    De nota geeft bepalingen om te voorkomen dat in strijd wordt gehandeld met het budgetrecht van de raad en daarmee begrotingsonrechtmatigheid te voorkomen.

Artikel 15. Toetsingskader garanties borgstellingen en verstrekkingen van geldleningen

  • 1.

    Het college draagt zorg voor een actueel, door de raad vastgesteld Toetsingskader garantie-verstrekkingen, borgstellingen en verstrekking van geldleningen aan. Om de vier jaar biedt het college een evaluatie van (de uitvoering van) het kader aan, met daarin een voorstel tot aanpassing of handhaving van de bestaande nota.

  • 2.

    Het kader behandelt:

    • a. inhoudelijke en financiële criteria waarop een garantie, borgstelling of geldlening verstrekt kan worden;

    • b. voorwaarden waaronder een garantie, borgstelling of geldlening verstrekt kan worden;

    • c. richtlijnen voor het consulteren van de raad voordat een garantie, borgstelling of geldlening wordt verstrekt.

Artikel 16. Kostprijsberekening

  • 1.

    Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

  • 2.

    Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

  • 3.

    De omslagrente voor de rentetoerekening aan de activa wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen en de voorzieningen.

Artikel 17. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen en heffingen.

  • 1.

    Het college biedt eens in de vier jaar de raad een nota aan met de kaders voor de prijzen van gemeentelijke diensten anders dan genoemd in artikel 11 en artikel 12. De raad stelt de nota vast.

  • 2.

    De besluiten voor het vaststellen van nieuwe prijzen en het wijzigen van prijzen worden ter kennisneming aan de raad aangeboden.

4. Paragrafen

Artikel 18 Lokale heffingen

Bij de begroting neemt het college in de paragraaf Lokale heffingen, naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten, eveneens een overzicht redelijk peil belastingdruk op en in de begroting en in het jaarverslag een overzicht kostendekkendheid van het rioolrecht en afvalstoffenheffing.

Artikel 19. Weerstandsvermogen en risicobeheersing

Bij de begroting en de jaarstukken neemt het college in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

  • a. alle te kwantificeren risico’s met de kans dat deze zich voor doen;

  • b. een berekening van de weerstandscapaciteit (ratio).

Artikel 20. Onderhoud kapitaalgoederen

  • 1.

    Bij de begroting en de jaarstukken neemt het college in de paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen, naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten, in ieder geval op:

    • a. de voortgang van het geplande onderhoud van de kapitaalgoederen;

    • b. de omvang van het (eventuele) achterstallig onderhoud.

  • 2.

    Het college draagt zorg voor een, door de raad vastgesteld, actueel onderhoudsbeleidsplan openbare ruimte. Het plan geeft (in deelplannen) het kader weer voor het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud en de kosten van het onderhoud voor het openbaar groen, water, wegen, kunstwerken en straatmeubilair. Om de vier jaar biedt het college een evaluatie van (de uitvoering van) het onderhoudsbeleidsplan aan, met daarin een voorstel tot aanpassing of handhaving van het bestaande plan.

  • 3.

    Het college biedt de raad tenminste eens in de acht jaar een rioleringsplan aan. Het plan geeft het kader weer voor het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud, de uitbreiding van de riolering en de kosten van het onderhoud en de eventuele uitbreidingen. De raad stelt het plan vast. Om de vier jaar biedt het college een evaluatie van (de uitvoering van) het rioleringsplan aan , met daarin een voorstel tot aanpassing of handhaving van het bestaande plan.

  • 4.

    Het college draagt zorg voor een, door de raad vastgesteld, actueel onderhoudsbeleidsplan gebouwen. Het plan bevat voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de gemeentelijke gebouwen. Om de vier jaar biedt het college een evaluatie van (de uitvoering van) het onderhoudsbeleidsplan aan, met daarin een voorstel tot aanpassing of handhaving van het bestaande plan.

  • 5.

    Het college draagt zorg voor een, door de raad vastgesteld, actueel onderhoudsbeleidsplan sportaccommodaties. Het plan bevat voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de sportaccommodaties. Om de vier jaar biedt het college een evaluatie van (de uitvoering van) het onderhoudsbeleidsplan aan, met daarin een voorstel tot aanpassing of handhaving van het bestaande plan.

Artikel 21. Financiering

In de paragraaf Financiering bij de begroting en de jaarstukken neemt het college, naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten, in ieder geval op:

  • a. de schulden met een looptijd korter dan een jaar en het verschuldigde rentepercentage;

  • b. de schulden met een looptijd langer dan een jaar en het verschuldigde rentepercentage.

Artikel 22. Bedrijfsvoering

In de paragraaf Bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt het college, naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten, in ieder geval op:

  • a. de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten;

  • b. de kosten van inhuur derden;

  • c. de huisvestingskosten;

  • c. de automatiseringskosten.

Artikel 23. Verbonden partijen

In de paragraaf Verbonden partijen bij de begroting en de jaarstukken neemt het college, naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten, in ieder geval van elke verbonden partij op:

  • a. de naam, vestigingsplaats en rechtsvorm;

  • b. doelstelling van de verbonden partij;

  • c. het doel van deelname en het financieel belang van de gemeente;

  • d. de overige deelnemende partijen;

  • e. financiële gegevens en risico’s die de gemeente zou kunnen lopen;

  • f. de bestuurlijke en ambtelijke vertegenwoordiging;

  • g. informatie over stuur- en beïnvloedingsmogelijkheden van de raad.

Artikel 24. Grondbeleid

In de paragraaf Grondbeleid bij de begroting en de jaarstukken neemt het college, naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten, in ieder geval op:

  • a. de verwerving van gronden;

  • b. de te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten;

  • c. het saldo van de boekwaarde van strategische verwervingen in het kader van actief grondbeleid.

Artikel 25. Subsidies

In de paragraaf Subsidies van de begroting wordt het meerjarig beleid uiteengezet evenals het financieel meerjarenbeeld. In het jaarverslag wordt, gegroepeerd per hoofddoelstelling, indien het een bedrag boven de € 50.000 betreft, per subsidieontvanger het bedrag aan subsidies vermeld, in het andere geval wordt per beleidsveld een bedrag vermeld. In de begroting wordt het bedrag per hoofddoelstelling in een totaal bedrag opgenomen.

Artikel 26. Investeringen

In de paragraaf Investeringen wordt in de begroting een (meerjarig) overzicht van de investeringen opgenomen; in het jaarverslag wordt in een overzicht de uitputting van de nog lopende kredieten weergegeven. In de begroting en het jaarverslag wordt een overzicht per programma van de kapitaallasten opgenomen.

Artikel 27. Informatiebeleid

In de paragraaf Informatiebeleid wordt in de begroting (en het jaarverslag) het meerjaren beleid toegelicht van informatiemanagement en het serviceniveau van de informatieverstrekking in relatie met het overheidsprogramma I-NUP en het meerjarenbeleid van informatieveiligheid gebaseerd op de verplichte Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BING).

5. Financieel beheer en interne controle

Artikel 28. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

  • a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;

  • b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

  • c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

  • d. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

  • e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

  • f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 29. Interne controle

Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

Artikel 30. Misbruik en oneigenlijk gebruik

  • 1.

    Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen.

  • 2.

    Het college draagt zorg voor een actuele, door de raad vastgestelde nota met de uitgangspunten voor het beleid voor de bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen en eigendommen.

  • 3.

    Om de vier jaar biedt het college een evaluatie van (de uitvoering van) de nota aan, met daarin een voorstel tot aanpassing of handhaving van de bestaande nota.

6. Financiële organisatie

Artikel 31. Financiële organisatie

Het college zorgt voor en legt vast:

  • a. een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

  • b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

  • c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • d. de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

  • e. de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productraming en de productrealisatie.

Artikel 32. Inkoop en aanbesteding

Het college zorgt voor en legt vast in een nota Inkoopbeleid, de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten. De nota wordt ter kennisname aan de raad gestuurd.

Artikel 33. Subsidieverstrekking en steunverlening

Het college zorgt voor en legt vast in een door de raad vast te stellen subsidieverordening, de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen.

7. Slotbepalingen

Artikel 34. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt 1 week na besluitvorming in de raad in werking met dien verstande dat bepalingen inzake de begroting en jaarstukken met ingang van het begrotingsjaar 2015 gelden. De stukken voor dit begrotingsjaar en latere begrotingsjaren voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

Met het vaststellen van deze financiële verordening vervalt de op 10 april 2008 vastgestelde financiële verordening.

Artikel 35. Overgangsbepalingen

Investeringen in maatschappelijk nut die zijn geactiveerd voor 1 januari 2005 worden afgeschreven volgens de destijds vastgestelde afschrijvingstermijnen en methodiek, voor zover de raad niet heeft aangegeven dat deze investeringen vervroegd moeten worden afgeschreven.

Artikel 36. Citeertitel

Deze verordening wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de naam ‘Financiële verordening gemeente Velsen’.