Verordening op de auditcommissie gemeente Heerde

Geldend van 11-07-2012 t/m heden

Intitulé

Verordening op de auditcommissie gemeente Heerde

Raadsbesluit

De raad van de gemeente Heerde;

gelezen het voorstel d.d. 29 mei 2012 namens de auditcommissie in oprichting

gelet op artikel 82 en 147 van de Gemeentewet;

besluit:

vast te stellen de “Verordening op de auditcommissie gemeente Heerde”

Artikel 1 Instelling en begripsbepalingen

1.1

Er is een auditcommissie.

1.2

In deze verordening wordt verstaan onder

a.

commissie: de auditcommissie,

b.

commissielid: lid van een door de raad ingevoerde commissie, zijnde auditcommissie (artikel 4.4) of commissie Ruimte of Samenleving (artikel. 4.1)

c.

de raad: de gemeenteraad

d.

het college: het college van burgemeester en wethouders

e.

accountant: de accountant, die belast is met de controle op de in artikel 197 van de

Gemeentewet bedoelde jaarrekening

f.

de voorzitter: de voorzitter van de commissie

g.

het controleprotocol: het door de raad vastgestelde controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening.

Artikel 2 Doel

2.1

De commissie is aanspreekpunt voor de accountant en voert met de accountant af-stemmingsoverleg.

2.2

De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college.

Artikel 3 Taken en bevoegdheden

3.1

De commissie heeft als aandachtsgebied alle activiteiten, die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid binnen het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad.

3.2

Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen :

a.

de voorbereiding van het door de raad vast te stellen controleprotocol;

b.

het zijn van een eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de

raad betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;

c.

een overlegplatform te zijn voor de voorgenomen controleaanpak door

de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te doen besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen;

d.

een overlegplatform te zijn over de uitkomsten van de door de accountant gevoerde controles;

e.

het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;

f.

het voorbereiden van de selectie van de accountant na afloop van het

contract met de accountant;

g.

een afstemmingsoverleg te zijn over de voorgenomen onderzoeken door accountant, rekenkamercommissie en college;

h.

de technische voorbereiding van programmabegroting, jaarstukken en de in artikel 6 van de financiële verordening genoemde rapportages;

i.

het adviseren van de gemeenteraad over genoemde taken.

3.3

De commissie heeft geen directe opdrachtgevende rol naar de externe accountant, andere onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.

Artikel 4 Samenstelling en benoeming

4.1

Commissie bestaat uit één raads- of commissielid per fractie.

4.2

De commissie wordt, afhankelijk van de agenda, bijgestaan door de controller of de teamcoördinator financiën en de wethouder financiën. Zij nemen deel aan de beraadslagingen.

4.3

De griffier is secretaris van de commissie en kan eveneens aan de beraadslagingen deelnemen.

4.4

De fracties dragen een commissielid voor. Het commissielid kan zich bij afwezigheid laten vervangen door een raads- of commissielid uit de fractie.

4.5

De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

Artikel 5 Zittingsduur

5.1

De zittingsperiode van de leden van de commissie eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij ontslag als lid van de raad en/of commissie.

5.2

De raad kan een lid van de commissie tussentijds ontslaan.

5.3

Een lid van de commissie kan te allen tijde ontslag nemen.

Artikel 6 Voorzitter

6.1

De commissie wordt technisch voorgezeten door één van de door de raad benoemde commissievoorzitters.

6.2

De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeen roepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden. De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de secretaris van de commissie.

Artikel 7 Vergaderingen en verslaglegging

7.1

De commissie vergadert in principe 2 keer per jaar of zo vaak zij nodig acht voor een goede uitoefening van haar taak.

7.2

Jaarlijks, in het voorjaar, vindt er specifiek overleg plaats tussen de accountant en de commissie over de speerpunten van controle over het lopende dienstjaar en over het rapport van bevindingen, behorend bij het accountantsrapport van de jaarrekening over het voorafgaande dienstjaar.

7.3

De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

7.4

De besluiten en adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

7.5

Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de griffier. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie.

7.6

Vastgestelde verslagen van niet openbare vergaderingen worden vertrouwelijk ter kennis gebracht van het college, de raadsleden en (plaatsvervangende) steunfractieleden. De technische vragen en beantwoording kunnen als openbare bijlagen bij het raadsvoorstel worden opgenomen.

7.7

De uitnodiging en bijlagen voor de vergadering worden digitaal beschikbaar gesteld aan de andere leden van de raad en (plaatsvervangende) commissieleden.

Artikel 8 Informeren raad

8.1

De commissie informeert de raad en het college over gemaakte afspraken met

de accountant en/of andere adviseurs en beoordeelt of het wenselijk is de raad

tussentijds te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden.

8.2

Op verzoek van de raad geeft de commissie een toelichting in de commissie Samenleving dan wel de raad. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.

Artikel 9 Slotbepalingen

9.1

Bij twijfel over de betekenis of toepassing van de in deze verordening opgenomen bepa-lingen en in gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

9.2

Binnen elke zittingsperiode evalueert de raad het functioneren van de commissie.

Artikel 10 Inwerkingtreding

10.1

Deze verordening treedt in werking daags na de bekendmaking ervan.

Artikel 11 Citeertitel

11.1

Deze verordening kan worden aangehaald als: “Verordening op de auditcommissie gemeente Heerde”.

Aldus besloten in de openbare raadsvergadering d.d. 2 juli 2012.

griffier, voorzitter,

Raadsvoorstel oprichting auditcommissie Heerde.pdf